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中国中铁项目物资管理信息系统V7.0操作说明

中国中铁项目物资管理信息系统V7.0

操作说明书

中国中铁物资管理中心

陕西梦龙科技开发有限公司

2014年10月

目录

一、系统简介

二、集团公司级管理员操作手册

三、子分公司级管理员操作手册

四、项目部材料员操作手册

五、项目部工区材料员操作手册

六、项目部库管员操作手册(条码管理手册)

七、项目部司磅员操作手册

第一部分系统简介

为贯彻落实中国中铁股份公司全面预算管理和精细化管理的要求,进一步完善物资管理信息化建设,提高现场物资收发及核算信息化管理水平,中国中铁物资管理中心要求我公司对中国中铁项目物资管理信息系统进行全面升级,确定中国中铁项目物资管理信息系统V7.0、中国中铁电子商务系统、中国中铁ERP 系统基础数据共用中国中铁物资基础平台信息,通过物资过程控制上手段,延伸开发条码管理子系统、物资过磅影像子系统、自拌混凝土核算管理系统,实现物资验收、盘点、发放的自动化,加强物资现场管理过程控制,实现现场物资管理实时化,满足各级管理部门工作要求。

中国中铁物资管理系统实施小组成员通过四年多时间的努力,中国中铁物资管理系统推广使用取得比较好的效果,在中国中铁物资管理中心领导的安排下,这几年我公司技术人员深入项目部现场调研分析,发现在中国中铁各工程局物资管理普遍存在以下几方面的管理难点:

1、在项目部层面物资管理难点有以下几个方面:

A、项目部物资帐与实物不符,物资追溯难以建立;

B、实物现场收发不规范,发票滞后,预点收量大且不规范,造成工程成本不真实;

C、地材管理问题比较多,亏损比较普遍;

D、砼超耗严重;

E、项目部物资月度需用计划因受其他部门工作制约,不能按时编制提交;

F、工程管理部门收方不及时,成本分析数据不能及时提供。

2、公司层管理难点有以下几个方面:

A、因项目部不能及时提供物资需用计划,集中采购数量难以及时报送;

B、供应商数量比较大,大宗物资及战略供应商集中供应物资数量难统计;

C、以前大多采用分散式管理,管理层各种数据报表不能自动生成,各种消耗指标难以建立,不能给经营及管理工作提供比较准确的数据;

D、因项目部过程控制不严谨,导致公司成本分析不准确,精细化管理难以实现。

针对以上公司及项目部物资管理问题,结合股份公司精细化管理要求,确定了中国中铁项目物资管理信息系统V7.0开发设计的几个基点:

1、以前期推广使用的中国中铁物资

账务管理系统为核心,更换开发语言,

根据施工现场的需要,在项目部日常业

务管理过程中,增加物资现场管控功能,

增加辅助业务控制手段,添加中铁物资

称重影像系统、中铁物资条码化管理系

统、中铁混凝土核算管理系统等子系统的闭环管理,利用比较先进的技术手段强化现场实物收发管理,减少人为干预,实现数据一次性录入,全系统共享。

2、在中国中铁项目物资管理信息系统V7.0版本中实现四大基础资料集中统一管理,便于各管理层级物资数据进行逐级汇总分析,服务于各级公司物资业务管理。

3、以树形结构清晰展现中铁各单位组织架构,系统按股份公司、集团公司、子分公司(专业公司、管理公司)、项目部、工区五级组织模式建立,保证在中国中铁项目物资管理信息系统V7.0组织架构符合集团公司管理实际,各种物资业务审批能够顺畅流转。

组织架构按四级进行设置,在每个层级都设置有相应的物资管理模块及管理者工作页面,兼顾不同层级的管理需求。

4、规范现场物资管理,从基础数据、计划管理、合同管理、进料管理、验收管理、收料管理、发料管理、消耗管理、库存管理、周转材料管理、成本管理、数据查询与报表等12个管理环节入手,规范数据流向,并使物资业务数据受控。

5、在集团公司层面及子分公司层面建立物资数据中心,实现跨部门、跨层级的物资数据信息共享。

7、共用中国中铁物资基础平台,提供多种数据接口,进行深度集成 A: 与中国中铁电子商务系统进行计划、合同管理模块数据交互; B: 与中国中铁物资称重影像系统进行数据交互,实时监控; C: 与中国中铁条码管理系统进行数据交互,实现收发盘控制; D :物资发料单据与中国中铁设备管理信息系统直接交互,实现油料、配件消耗联动控制。 三、软件架构

中国中铁项目物资管理信息系统V7.0在局级层面物资管理中,按四个管理层级,即集团公司、子分公司、项目部、工区四个管理层级,每个管理层级都有相应的管理模块、工作权限、审批流程、数据报表及工作界面。

其中项目部管理层设置有8个一级模块,40多个二级模块功能结构如下图:

四、硬件网络架构:

中国中铁物资基础平台由股份公司统一部署,中国中铁项目物资管理信息系统V7.0按各集团公司单独部署,各集团公司现有计算机网络系统、服务器基本能够满足物资管理系统的正常使用

五、开发语言、数据库、操作系统

1、开发技术:https://www.sodocs.net/doc/e916282422.html,(https://www.sodocs.net/doc/e916282422.html,)

优点:A.编写速度加快

B.错误率降低

C.可维护性

D.层次关系清晰

E.数据交换更简单

数据库:SQL server 2008

操作系统:WINDOWS 2008 SERVER

六、系统特点

1、稳定性

中国中铁项目物资管理信息系统V7.0是在中国中铁物资管理信息系统5.0版基础上开发完成的,积累了中国中铁物资管理信息系统分散管理版、集中管理版软件的基础上研发而成,以前各版本中存在的很多问题在中国中铁项目物资管理信息系统V7.0中都已经得到完善,中国中铁物资管理信息系统5.0版的稳定性经过两年多时间的使用,得到各使用单位项目部物资人员的一致肯定。

2、先进性

中国中铁项目物资管理信息系统V7.0版不仅仅是作为进、销、存、用工具软件,系统融入先进的物资管理思想和控制流程,实现与电子地磅、条码智能终端设备等硬件设备的充分整合,实现了硬件设备与中铁物资管理信息系统之间数据的自动交互。

3、实用性

中国中铁项目物资管理信息系统V7.0大批量收集项目部的使用意见和修改意见,符合中国中铁项目部物资管理工作的实际业务流程,能够满足项目部的合理需求,解决了项目部物资管理很多实际问题。

4、易用性

项目部物资管理人员受客观条件限制,计算机的操作水平有限,在软件操作方面以直观、简单,容易理解和掌握为主导,注重用户体验。

第二部分集团公司级管理员操作手册

集团公司管理员主要工作内容:

1、规范物资管理业务,规范物资管理制度;

2、在股份公司层面统一材料信息、供应商信息、用料单位信息;

3、按供应商、协作队伍、材料分类统计查询材料进销存用信息;

4、查看各项目所有信息;

5、查询所有项目部采购价格信息;

6、汇总统计各子、分公司数据。

系统登录:

登录地址:http://

用户名:姓名全拼;初始化密码:aaa

一、维护组织机构

中国中铁项目物资管理信息系统V7.0组织机构按五级进行设置,即股份公司、集团公司级、子分公司级(指挥部)、项目部级及工区,组织机构设置维护在中国中铁物资基础平台上完成,与电子商务系统、ERP系统保持一致。集团公司负责集团公司各部门、子分公司及指挥部信息,子分公司部门信息及项目部信息由子分公司管理员负责维护,集团公司可浏览集团公司全部组织机构信息。

组织机构属性有:集团公司、子分公司、指挥部、部门、管理公司(设备或周转材料)、项目经理部、项目部工区。

二、员工管理

员工信息建立与维护在中国中铁物资基础平台上完成,集团公司仅负责建立

集团部门工作人员、子分公司管理员、指挥部工作人员。子分公司管理员负责维护子分公司人员信息及项目部人员信息,集团公司可浏览全部人员信息。

三、用户管理

在中国中铁物资基础平台上完成用户权限维护,集团公司仅负责集团公司各部门工作人员、子分公司管理员、指挥部工作人员等相关人员工作权限。其他人员权限由子分公司管理员负责维护。

系统目前初步设置的用户角色有:股份公司管理员、集团公司管理员、子分公司管理员、项目部管理员四大角色。

四、字典管理

字典信息维护在中国中铁物资基础平台上完成,字典管理中的学历、名族、职务、技术职称、库别、计量单位、项目类型、项目状态、工号状态、队伍类别、企业性质、供应商类别等信息属管理系统基础数据,均由股份公司管理员负责维

护。

五、材料类别及材料信息管理

材料类别和材料信息全股份公司统一,由股份公司数据组人员进行维护,材料分类目前按三级分类设置,目前设置有近30个一级类,100多个二级类,材料类别是数据统计的基础。

目前已经收集了近20万条材料信息。基础数据平台中没有的材料信息,由项目部申请,股份公司指定数据组负责审批,材料信息全股份公司统一。

六、工号模板管理

在中国中铁物资基础平台中设置了工号模板模块,计划在全股份公司层面对工号体系进行规范设置和管理,供项目部下载后稍作维护即可使用,工号体系规范后可为公司经营及项目管理系统参考依据,因牵扯的专业和部门比较多,软件模块已经建立好,不同工程类型的工号体系将逐步完善,工号模板暂定设置到二级工号上,工号模板下载到项目部后可略作修改,三四级工号由项目部根据成本核算需要建立。

七、协作队伍(劳务队伍)管理

由项目部根据项目部实际输入协作队伍,协作队伍唯一识别号为:公司营业执照号,在集团公司层面实现了协作队伍集中管理,对于个体民工队,可用负责人身份证号代替公司营业执照号。

八、供应商管理

供应商由股份公司电子商务系统注册供应商及各单位因业务需要填报的供应商两部分组成。各单位因业务需要填报的供应商由项目部根据项目部实际采购业务输入供应商,供应商识别号为:公司营业执照号、组织机构代码证、税务登记证,在股份公司层面实现了供应商集中管理。

九、信息发布管理

信息发布管理设有:通知公告、管理制度、标准规范、常见问题等模块,由集团公司指定人员和子分公司指定人员进行维护,全集团公司所有材料人员都可浏览。

十、材料价格信息管理

以集团公司为单位,从项目部点收单据中获取每项材料的实际采购价格信息,在全集团公司层面公示了所有项目部采购价格,实现了采购价格透明化管理。在材料信息模块提供了按材料名称、规格、材料分类、所在单位、所在区域等条

件的价格查询。

十一、物资计划管理

在集团公司层面可浏览、统计各项目部工号主要物资总需用量计划、工号主要物资月度需用计划、用料单位主要物资月度需用计划。

十二、施工企业物资统计表

在集团公司层面可按时间段统计各类物资的收料、发料及库存,为领导决策提供准确数据。

十三、项目部数据查询

集团公司授权用户可按子分公司、项目部、工区等管理层级实时浏览各类信

息、单据、统计分析数据。

十四、集团公司级统计报表

1、按工程类型统计:按工程类型统计集团公司所有项目部进销存用

2、按子分公司统计:按子分公司统计集团公司所有项目部进销存用

3、按区域统计:按区域统计集团公司所有项目部进销存用

十五、集团公司级管理门户

集团公司各部门工作人员登录系统后,可直观的浏览各公司、各区域、各种工程类型的材料消耗及付款情况。

第三部分子分公司级管理员操作手册

子分公司级主要业务有:

1、维护组织机构项目信息

2、维护子分公司及项目人员信息并授权

3、申请项目部提交的月度采购计划

4、汇总统计各项目数据,实时监控各项目账务。

系统登录:

登录地址:http://

用户名:姓名全拼;初始化密码:aaa

子分公司管理员新建项目及人员步骤:

一、组织机构建立项目

1、点击组织机构,在组织机构结构树下,点击子分公司,添加子分公司下面的部门(注意添加部门属性选择);

在部门下面添加项目信息;

2、添加完项目信息之后,在项目管理--项目信息中,填写该项目的基本信息(结账日期一旦选定保存之后,不能修改)。

二、项目人员的建立

1、在员工管理中,添加我们公司的项目人员信息;(添加项目人员,必须选中具体项目在点击添加)

2、在系统管理--用户管理中,把该员工添加到基础数据库中,并对该人员进行基础数据库的赋权;

3、进入物资管理系统,系统管理--用户管理,把该用户添加到物资管理系统中去,并对该用户进行物资系统的授权。

三、举例说明

梦龙测试公司新成立项目部:AAA测试项目部,项目部材料员是test.

子分公司管理员操作步骤如下:

1、在中国中铁物资基础平台-组织机构,点击组织机构结构树中梦龙测试公

司-项目部,添加-选择属性为项目经理部,输入编号、项目名称和简称,保存

2、点击项目管理-项目信息,点击AAA测试项目部,在右边填写AAA测试项目部的项目信息,填写完毕之后保存。

3、基础管理-员工管理中,展开组织机构,点击AAA测试项目部,点击添加,输入员工信息,保存,员工添加成功(添加项目人员,必须选中具体项目在点击添加)

4、系统管理-用户管理,点击添加,展开组织机构,点击AAA测试项目部,选择员工-确定

5、选择人员点击下面的添加,选择用户的角色和权限范围(赋予的是该人员基础数据库的权限)

6、点击物资管理系统,点击,点击添加

7、选择test,确定,添加用户成功之后,选择用户添加用户的角色和权限范围(赋予的是该人员物资管理系统的权限)

AAA测试项目和该项目材料员test建立完毕。

用户test 密码aaa登录即可。

注意:在物资系统里赋权限时候,项目上人员只能赋予“材料员”角色,其余无效。

四、子分公司计划审批:

子分公司物资主管对项目部提交的物资计划进行审批,审批时只需要填报审

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