自制小信封--打印版

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e r i c o

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Word批量打印信封

Word批量打印信封 如果你在做这样的工作：为每个客户打印信封、为每个员工打印工资条、为每个学生打印证书、向每个参加会议的人发送电子邮件……就会被庞大的数据量导致的巨额加班工作彻底吓倒：客户的数量可能是几百个甚至上千个，每个人的地址都不一样；员工的数量也不少，每个人的工资都不一样；学生的证书包含的姓名、考试科目等都不一样；参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同……尽管公司的数据库或Excel表中已经有了现成的数据，可是，要基于这些数据制作各式各样的文档、邮件或报告，用复制/粘贴的老办法吗？没有人会傻到这种程度，准备熬几个通宵来做这样的重复工作。 当你遇到繁琐的重复工作时，Office一定有好的解决办法。 解决上述各种问题的锦囊妙计就是“邮件合并”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。 批量制作信封 如果要向每个客户发信，就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法，不仅容易出错，还会效率低下，极度疲劳。 用邮件合并就简单多了：首先需要在Word中制作出一个信封文档，这个文档称作“主文档”。然后将它与存放客户数据的Excel表或数据库建立连接关系，存放数据的文件称作“数据源”。最后将主文档和数据源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每个信封上的收信人地址等内容是不一样的。 设计信封 利用向导可以轻松地设计信封。从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【中文信封向导】命令，显示信封制作向导，如图1所示。 图1 信封制作向导

单击【下一步】按钮，选择标准信封样式，如图2所示。在“信封样式”中，可从下拉列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封。 图2 选择标准信封样式 单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式，如图3所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主文档，因此选择“生成单个信封”即可。还可以选中“打印邮政编码边框”选项。 图3 怎样生成信封 单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图4所示。由于此信封是主文档，供将来批量生成的信封做模板，因此无需填写姓名和地址等信息，按图示填写提示文字即可。

信封格式要求

成品尺寸：220x110 展开尺寸：258x233 上机尺寸：545 x262（正8开）出两个上盖：55 下盖：68 左粘口：20 右粘口：18 贴邮票处：上8右8 邮编框：上9左12 5号西式信封（DL）： 成品尺寸：220x110 展开尺寸：260x235 上机尺寸：545 x262（正8开）出两个上盖：45 下盖：80 左粘口：20 右粘口：20 贴邮票处：上8右8 邮编框：上9左12 7号中式信封（C5）： 成品尺寸：229x162 展开尺寸：342x269 上机尺寸：393x272（正8开） 上盖：85 下盖：95 左粘口：20 右粘口：20 贴邮票处：上8右8 邮编框：上15左25 7号西式信封（C5）： 成品尺寸：229x162 展开尺寸：342x269 上机尺寸：393x272（正8开） 上盖：60 下盖：120 左粘口：20 右粘口：20 贴邮票处：上8右8 邮编框：上15左25 9号中式信封（C4）： 成品尺寸：324x229 展开尺寸：480 x380 上机尺寸：545 x393（正4开） 上盖：115 下盖：135 左粘口：25 右粘口：30 贴邮票处：上8右8 邮编框：上15左25

成品尺寸：324x229 展开尺寸：498x364 上机尺寸：545 x393（正4开） 上盖：90 下盖：179 左粘口：20 右粘口：20 贴邮票处：上8右8 邮编框：上15左25 信封正面左上角邮政编码框左边第一个框的位置要求如下：一个框有4个边，即上边、下边、左边、右边；第一个框的上边与信封正面的上边的距离：5号信封为9mm、7号信封为15mm、9号信封也为15mm；第一个框的左边与信封正面的左边的距离：5号信封为12mm、7号信封为25mm、9号信封也为25mm。 现在常用的5号（DL）信封（信封规格可以在该信封背面的左下角找到），用纸为正度12开，即一张正度纸（尺寸为长1092毫米、宽787毫米）可以做12个。3号（B6）、6号（ZL）、7号（C5）、9号（C4）信封分别为大度16开、大度12开、正度8开、正度4开，所以一张纸可以分别做3号信封16个、6号信封12个、7号信封8个、9号信封4个。只是3号信封和6号信封用的是大度纸，而其它信封用的是正度纸。大度纸尺寸为长1194毫米、宽889毫米。 信封必须严格按照国际标准的要求进行设计和制作。 根据国家标准(GB/T1416-2003)，设计制作信封需要注意以下问题： 1、信封一律采用横式，信封的封舌应在信封正面的右边或上边，国际信封的封舌应在信封正面的上边。 2、信封正面左上角的邮政编码框格颜色为金红色，色标为PANTONE 1795C。 3、信封正面左上角距左边90mm，距上边26慢慢的范围为机器阅读扫描区，除红框外，不得印刷任何图案和文字。 4、信封正面离右边55-160mm，离底边20mm以下的区域为条码打印区，应保持空白。 5、信封任何地方不得印广告。 6.信封上可以印美术图案，位置在正面离上边26mm以下的左边区域，占用面积不得超过正面面积的18%。超出美术图案区的区域应保持信封用纸原色。 7、信封背面的右下角应印有印刷单位、数量、出厂日期、监制单位和监制证号等内容，也可印上印制单位的电话号码。

信封及信函的批量制作

1 图14- 2 信封封面效果 任务十四 信封与信函的批量制作 14.1 工作情境描述 在日常生活中，经常会遇到同时给多个人寄发成绩单、贺卡、活动邀请函等等类似重复的工作，这些工作的共同点就是内容相同，称呼不同，邮寄的地址不同。 期末考试结束后，班主任请班长给班里每一位同学制作一张成绩单，并且制作统一风格的信封进行邮寄。在这个任务中，就需要“批量制作学生成绩单”和“信封”，下面以完成这两个任务为例，详细介绍“工具”菜单下的“信函与邮件”命令的操作方法。 14.2 效果展示 14.3 工作任务 分析 14.3.1 能力目标 通过 本实例的操作学习，熟练掌握运用“邮件合并”工具完成信函和信封的设计与批量制作，掌握利用“信封和标签”工具设计与制作名片。 14.3.2 知识要点 1．主文档的概念及建立。 2．数据源的概念及建立。 3．主文档与数据源的合并操作。 4．邮件合并工具栏功能按钮的使用。 14.4 工作过程描述 14.4.1 主文档的建立 “主文档”是指每封信中含有相同内容的部分文本。建立“成绩单”主文档，即输入每封信里相同内容的部分文本，如图14-3所示。 14.4.2 数据源的建立 图14-1 成绩单效果

2 图14-3 主文档 图14-4 数据源 图14-6 打开数据源 图14-7 “邮件合并收件人”对话框 “数据源”是指每封信中含有不同的、特定内容的部分文本。数据源的内容也可以从其它程序中得到，比如Excel 工作表、Access 数据库或者Outlook 通讯录等。本任务的数据源为一个已建立好的Word 表格“成绩数据表”，并完成“总分”和“平均分”的计算，如图14-4所示。 14.4.3 邮件合并 在执行邮件合并操作前，首先要将“主文档”和“数据源”两个文档分别创建好，并且把它们之间的关系连接起来，然后才能“合并”这两个文档，完成批量信函的创建。 打开“成绩单”主文档，点击“工具”菜单中“信函与邮件”下的“邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格，根据邮件合并向导一步一步完成操作选，如图14-5所示。 第一步：选择文档类型，这里 选择“信函”,点击“下一步”。 第二步：选择开始文档，也就 是主文档，这里选择“使用当前文 档”,点击“下一步”。 第三步：选择收件人，也就是 数据源，这里点击“浏览”链接打 开数据源文档，选择“成绩数据表” 所在的盘符路径，点击“打开”按 钮，如图14-6所示。弹出“邮件合并收件人”对话框，选择要合并到主文档中的记录，这里选择默认状态“全选”，如图14-7所示，单击“确定”按钮，返回到主文档窗口。 图14-5 邮件合并向导第1步