会议筹备工作分工表(范本)

XX会议筹备工作安排

序号内容负责人参加人备注

一、会议筹备

会前2 个月完成，与领导确定会议日期及出席领导名政府领导沟通XXX（领导）XXX（领导）

单

会前2 个月：确定专家及演讲议题（初稿）演讲专家及议题XXX（领导）XXX（执行）会前1 个月：确定专家简介及确切演讲议题

会前20 天：确定专家简介及演讲PPT

会前2 个月：确定会议预邀请函邀请函的编制XXX（执行）XXX（领导）

会议通知

会前1 个月：确定正式邀请函

会前2 个月：汇总需要发放邀请函人员名单（客户名

单）

邀请函发放XXX（领导）XXX（执行）

根据需要发放人员人数，确定跟进邀请函发放工作的

人员人数、名单及各自分工

通过电子邮件、纸质信函、传真等多种形式发放邀请函跟踪XXX（领导）XXX（执行）对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户参会情况，

针对参会人数多少及时提出增加参会人数计划

会前半个月：确定杂志录用论文情况（发送会议预通杂志论文录用XXX（领导）XXX（执行）

知时，发出论文征集通知，对录用的论文及时反馈给

投稿人）

会议论文筛选、评审等XXX（执行）XXX（领导）会前一周：确定会议优秀论文情况

会议资料

论文集编制XXX（执行）XXX（协助）会前一周：编制并印刷论文集

代表证、签到表制作XXX（领导）XXX（执行）会前一周内（会前一个星期内）完成

会议资料准备及装袋

XXX（领导）XXX（执行）会前一周内完成

（会议手册、代表证、日程表等）

公司领导联络、接待及发言稿准备XXX1（领导）XXX（执行）会前一周完成

会议主持及政府领导、专家联络、接待及发言稿

XXX2（领导）XXX（执行）会前一周完成

领导发言安准备

排会前及会中，落实会议安排接口，确保接待总负责人国外代表会议期间跟踪接待XXX（领导）XXX（执行）

与单项工作负责人信息一致

会后资料汇

会议资料整理及会议报导XXX（领导）XXX（执行）会后2天内

总

二、会场安排

会议室布置：主席台、鲜花、水牌、

会前1天内

XXX（领导）XXX（执行）

欢迎牌、茶歇、（桌上水、纸、笔）

会议室

横幅、喷绘背景、水牌制作XXX（执行）XXX（领导）

会议室现场检查、调试电脑、投影仪、

XXX（执行）

音响、会场拍照、录音

会议当天，提前准备好签到表，签到人员比较多时，领导及专家签到XXX（领导）XXX（执行）

建议准备几份签到表

准备好“请赐名片”处，签到表（空表）及签字笔

参会人员、资料发放XXX（执行）会议当天，根据参会人员级别，发放相应会议资料

会议签到

根据会议回执，收取会议费并提供发票给客户，如当现场收费XXX（执行）

时不能提供会议发票，可先提供会议收据，会后再将

会议发票寄回给客户

会议现场我司翻译X名，国外代表自会前15天：将专家简介及会议PPT发给相关议员翻会议翻译

XXX（领导）XXX（执行）

带翻译X名，共同参与翻译工作

译，做好翻译准备工作

会场答疑控XXX（执行）

制

会议用餐会议期间用餐及酒水准备XXX（执行）XXX（协助）会前3天

国外代表自带媒体XXX（联系）会前3天

媒体

电视及平面媒体XXX（联系）会前3天

其他媒体XXX（联系）会前3天

三、其他

国外代表的车辆安排XXX（领导）XXX（执行）

领导、专家的车辆安排XXX（领导）XXX（执行）会前3天排好车单

用车安排

会议前一天告知大家出发时间及出发地点，并安排人参加会议人员集中前往会场XXX（领导）XXX（执行）

跟车

国外代表酒店安排XXX（领导）XXX（执行）会前3天完成

领导、专家酒店安排XXX（领导）XXX（执行）会前3天完成

酒店安排

参会人员酒店代预订XXX（领导）XXX（执行）会前3天完成

汇总各领导、专家的住宿情况XXX（执行）会前2天完成

备注：

会议总负责人：XXX（领导）电话：

会务工作负责人：XXX 电话：

媒体负责人：电话：

国外代表接待负责人：电话：

其他

大型会议会前 2 个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。如果有必要，会前1 个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。

大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。