收文管理办法

收文管理办法

第一章总则

第一条为规范和严肃公司收文工作，提高收文、办文效率，特制定本管理办法。

第二条公司的收文由办公室统一管理，办公室同时负责收文的归档。

第三条本规定所指收文，仅指公司外部的收文；公司内部的收文依照《发文管理办法》、《档案管理办法》等文件中相关条款办理。

第二章收文程序

第四条收文程序包括登记、分文、批办、分办、催办等程序。

（一）来文收集、登记。

1、外部来文按来源方式分为两种：

1）经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。

2）信函、传真等形式收到外部的正式来文。

2、对于由经办人从外部带回的文件资料，经办人必须在当日工作时间内交到办公室，特殊情况经总经理批准后，可于下个工作日送办公室。经办人从外部带回的公文未在规定时间交办公室，在考核结果中对经办人进行责任处理。

3、外部收文由办公室秘书在"收文登记表"上登记，经办人必须提供对方单位经办部门或经办人名称和办公电话（“收文登记表”见附表）。办公室秘书在收文文件上加盖收文章。

（二）分文、呈批。

办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表（见“发文管理制度”）上加盖“特急”和“急件”字样，签署处理意见。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导批阅。

办公室积压文件未及时上传下达，在考核结果中对办公室相关责任人进行责任处理。

（三）文件批阅。

公司领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件都必须在两个工作日之内阅批完毕，由办公室及时交承办单位。

公文审批未按规定时间完成，在考核结果中对相关领导进行责任处理。

（四）归档

文件在办理完毕后，先放置经办部门，由经办部门在年底整理、立卷、归档。

（五）文件分办、传阅。

1、需要复函的文件

需要复函时，将领导批复的文件及其他所有文件资料、文件呈批单交由办公室通知相关部门办理文件领用手续后领取文件。由相关人员按规定办理回复。

2、不需要复函的文件

不需要复函的文件送相关部门或人员阅处。

（六）文件催办。

办公室负责对公文的办理进行催办。跟踪公文的传递和进程，督促经办部门在规定时间内完成公文的办理。对出现的问题负责协调，协调无效或超出协调权限及时向有关领导汇报。及时向有关领导汇报办理情况。

第五条经办人文书办理期限。

1.传真、机密文件等由批文领导在批示中写明办理期限。

2.一般文件以文到三日内处理完毕为原则。

3.合同审批等特殊文件，按实际需要在既定期限内处理完毕。

4.来文定有答复期限者，应于来文所定期限内处理完毕。

5.传阅文件须在当天完成。

6.经办人未在规定期限内处理完毕，在考核结果中对经办人进行责任处理。

第三章附则

第六条本管理办法由办公室负责解释。

第七条本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执行。第八条本管理办法自颁布之日起实施。

附表一、收文登记簿

收文登记簿