文件保密管理规定

文件保密管理规定 Prepared on 22 November 2020

文件保密管理制度

目的

为了提高公司内控管理水平，加强公司各类文件的保密，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制定本制度。

范围

公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：各种往来文件、函件、文档、报告、报表、会议纪要等。

2．密级划分

保密文件根据其内容不同，分为绝密、机密、秘密文件。

定义：

绝密”文件：是指包含公司最重要的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有着决定性影响的保密文件，仅限于公司内部个别人员知悉。

机密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件，仅限于文件处理过程中的相关人员知悉。

秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件，仅限于公司内部员工知悉。

3．密级印章

密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加相应印章。

绝密文件应当在其文件首页加“绝密”印章。

机密文件应当在其文件首页加“机密”印章。

秘密文件应在其文件首页加“秘密”印章。

4．文件打印

绝密、机密文件：由直接经办人负责打印。

秘密文件：由直接经办人或指定人员打印。

5．文件分发

绝密文件不允许分发，严禁在内部办公网络上发布、公开和传送。

机密、秘密文件的分发应当有所记录并相关部门指定文件接收人签收。

在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应经部门领导、事业部总经理签字确认，并与之签订保密协议后才能提供。

6.查阅、申请复制

查阅权限：

绝密文件、机密文件：经办人、经办部门负责人、分管领导和公司总经理。

秘密文件：经办人、相关人员、部门所有人、分管领导和公司总经理。

复制权限：

严禁复制绝密文件。

机密文件复印：必须主办部门负责人、分管领导和公司总经理签字批准。

7.文件保管、存档

绝密文件：由文件的经办人保管。

机密、秘密文件：由部门指定人员或者人事行政部资料员。

8.保密责任

绝密、机密、秘密文件不得让无关人员接触这些文件。

严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。

员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密文件。

9.作废文件的处理

文件保管人应对保管的文件进行定期清理。已过时或作废的文件要进行销毁或者解密。绝密、机密、秘密文件的解密和销毁须由部门负责人批准后进行。

10.监督和检查

各部门负责人应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监管，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。