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大型会议的个准备环节

大型会议的个准备环节
大型会议的个准备环节

<<大型会议的30个准备环节>>,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作细节对照落实表格。内容只能是大致上这样,因为每次会议都有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序,因为许多工作都是起头并进或穿插进行,由办公室主任统筹安排。

现在它发给你们,如对您个工作有些许启发,那就非常高兴了;如果您提出修正或补充意见,那就非常感谢!

大家一起来谈谈,共同营造天涯论坛平等,共享的活跃氛围。

1.会议申请,确定会议召开和会议名称主题

2.成立会议组织,确定会议主持人

3.确定会议具体议程

4.会议宣传和气氛渲染

5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训

6.初步确定会议时间、地点

7.会议通知起草、发送;根据反馈信息确定终日程

8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求

9.费用预算、借支票、报销

10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT

11.确定具体会场(设施:停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰等;气氛环境处理;住宿:娱乐、价格;

13.购买或借用会议用品

实物投影仪,激光笔(2),激光笔电池(2)胶片投影仪(检查两个灯泡均正常)投影幕(最大的,检查并试用)胶片(1本),胶片笔白板笔(红绿各2支黑笔4支)、白板擦、吸铁石(6)笔记本(带光驱、软驱)、3寸软盘(若干)打印机、驱动程序、打印纸等

14.会议接站与礼仪;住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器

15.打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单

16.报到,签到、会前文件发放

17.场内负责:调试机器、发放资料、提供办公用品

18.场外负责:传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲

19.会议记录:录音录象、会议记录

20.媒体应对和会议新闻稿纲要提供

21.会议简报、纪要等文书起草

22.引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况

23.休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置

24.会议文件清退

25.返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙

26.检查会议车辆是否按时往返、是否够用;安排与会人员乘车返回

27.报销、结帐

28.会议督查催办

29.会议文书归档

30.会务总结

备注

长江大学会议暨大型活动安排表

新闻来源:长大在线录入时间:07-09-09 11:14:40 点击数:

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第3周2005年9月12日-9月16日时间会议内容参加人主持人承办单位地点月.日星期9.12一上午9:00新生军训协调会黄发恭、刘在洲,机关有关职能处室负责人朱业宏学生处主楼1401会议室上午10:00新生军训工作安排会承训部队教官, 部分机关职能处室负责人,各院系分管学生工作副书记朱业宏学生处12教405报告厅9.13二上午10:00第22次全国计算机等级考试工作协调会校办、教务处、计科院、保卫处、纪委、后勤集团、教育技术服务中心、医保中心主要负责人胡文宝教务处行政楼126会议室下午2:10督导专家会议全体督导员胡文宝教务处行政楼126会议室2:30科技工作会议科技处负责人,省部级重点实验室成员,院系分管科研工作的负责人张昌民科技处主楼1401会议室9.14三上午下午9.15四上午下午9.16五上午下午2:10教学质量优秀奖评审会教务处,教学委员会委员胡文宝教务处行政楼126会议室注:会议通知、会务工作由承办单位负责。党委办公室校长办公室

会议餐饮安排

1.在预算内设计菜单

设计菜单时要考虑花在餐饮上的预算开支有多少,最好的办法是和餐饮部经理、会议服务部经理、餐饮主管等仔细商量。在选菜时还必须考虑与会议的既定目标和目的相符。

六点建议:

1.考虑会议类型和会议目标;

2.考虑娱乐因素(发言人、音乐、跳舞);

3.考虑较受欢迎的菜,新口味或特色菜品,还要考虑当地是否能提供;

4.考虑房间的大小,聚会人数的多少,以及聚会场所;

5.考虑服务类型和客人背景;

6.考虑计划的聚餐时间长短。

2.餐饮活动包括以下几种形式

早餐:早餐事物范围的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐,也可以是自助早餐。品种多样的自助早餐会让人“各食所需”。

会场休息期间的茶点。一般供应咖啡、茶或其他饮料,有时有食品,有时没有。

午餐:午餐如何安排,主要看下午计划做些什么。一般来说,午餐不宜大吃大喝,以免影响下午的会议安排。

正式晚餐:晚餐食物的选择比较宽松,工作了一天,可以轻松欢宴了。

招待会:它可以作为正式餐宴的引子,也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。

为将以上工作做好,应努力为与会者选择健康型的、美味的、人们爱吃的配餐,以便会议期间的每一天,与会者们都感到精力饱满,心情愉快。

3.时间上的协调

会议筹划人员与酒店或其他机构的协调对会议的各项活动的顺利进行是很重要的。如果会议上午的活动没能按计划进行,那么似乎午餐也会与时间脱节(或提前或推迟),这些临时变化都必须及时告知会议服务经理,以便厨房能按新的时间安排来调整行动。

娱乐安排:

会议一般要为与会者及其随行人员安排一次或几次特别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会人员进行的项目,也可以是会议期间专门安排的与会者及其随员共同参加的活动。

了解与会者的身份:为与会者安排活动之前要了解他们的身份背景。他们是否与去年的与会者一样今年的新的与会者,可以为他们安排以前成功的活动吗如果与会者还是去年那一群人,那么活动不必比去年的更大或更好,但却必须与去年的活动有所不同。

由于不同会议的与会者有不同的性格特点,所以计划的主要责任就是活动要适合与会者的口味。

会议餐饮安排细节:

餐饮可以由服务人员送餐或自助餐方式,如果在餐会中还安排演讲,用服务人员送餐方式比较好,一般服务人员送餐的价格比自助餐高,自助餐食物种类较多,因为较难控制食物量,比服务人员送餐较花时间。这些都需要好好规划。细则:将下列的核对清单交给酒店餐饮部经理:

3.时间上的协调

1.预计多少人

2.选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)

3.主桌和其他桌要如何摆饰

4.多少人坐在主桌主桌需要放在舞台上吗

5.主桌是否需要讲台和麦克风

6.讲台位置在哪里需要哪种麦克风

7.主桌是否也要供餐,还是哪些贵宾在餐后才来

8.如果采用自助餐,主桌人也自行取用,还是请服务人员先给他们盘子

9.是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要,在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接) 10.是否要收取餐券事先告诉餐饮部经理并提供"餐券样本"。

11.如果来的人没有餐券应如何处理

12.是否在主桌的人也要求给餐券

13.是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌在主桌旁是否要放置奖品桌

14.晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发

15.是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息

16.有人节食、素食等特别安排,如果有最好事先告知。

17.是否要挂布标

18.是否需要衣帽间

19.受奖人坐在主桌还是台下,如果是后者,是否要替他们预留位子他们如何上台

20.当受奖人上台时是否需要投射灯,灯光打在演讲者或司仪

21.是否要安置视听设备

22.是否需要背景音乐或跳舞音乐是否演奏者坐在舞台上

23.是否有表演节目,舞台大小是否足够,如果有表演,舞台尺寸和高度多少

24.舞台四周是否要裙边上面要不要地毯历是否需要预演何时

25.什么时候开门让客人进来

26。每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等。

27.洗手间在哪里,如果门口仍有人看守时,如何让上洗手间的人回来

主题节目:

主题节目可以很简单只有一个乐队表演,或尽心安排特别节目。如果预算允许,就可以特别设计,有时常以会议当地特色作主题,饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西,如果你需要可借用,这样布置费用就比较节省。与餐饮部经理讨论"主题",他们有各种不同主题的活动,可建议你以前做得很成功的案例,同样地创新概念,如果你对布置或娱乐节目没有概念,宴会人员可以一起包办。如果由自己负责,通知宴会人员所有安排都是外包,如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备,并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。主题活动的位置图特别重要,避免拥挤在入口,餐饮部分也要画一份平面图,显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌。会场的餐饮:以往会议中心的餐饮项目有限,只有"点心",现在越来越多的会议中心以签约方式引进全套餐饮服务,目的是要

和饭店竞争,给开会与展览团体提供服务。最先要考虑的是会议中心厨房的位置,供菜的路线如何在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排,大型会议在短时间要提供上千人食物,详细与会议中心代表和合约商讨论,或许你可以考虑由饭店承办外烩。也要了解会议中心是否可供酒,有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。

成本控制:

餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等,所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单,再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动,使用相同菜单是否较便宜,在茶点时间使用纸杯是否比使用瓷器便宜重要的是内部控制,如果报名费中包括餐饮,最好使用餐券,因为有些人并不一定参加所有活动,以餐券比较准确。如果你能确认出席人数,将会减少浪费,这是一个惯例,如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算,预算通常在餐饮决定前编列,询问餐饮部经理这样会比编列预算增加多少百分比。很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费,如果你是请大会重要人士来负责选择菜单,最好价格已包括税金和小费。

保证数量:

餐饮部经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量,虽然有时活动在星期一或星期二,但是要求你在周末前确定保证数量,如果需要较多时间决定名单,可能同意在48小时前提出保证数量,而在24小时前给最后确定数量,但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性,比例约3%-5%,基本上来说通常会多准备5%的分量,例如保证200人会准备210份,不要忘记加上主桌及工作人员。

2008-6-21

一直想为他写点东西,或者说为自己对他写点感觉。他长的不帅,但却吸引我的眼球,他长的不高,但却是我想依靠的对像,他有时很狼狈,但我觉得是如此的真实与朴素。自己本来就没什么眼光,但这次却发现是最没眼光的一次。就像他说的那样,没钱,长得又不帅,未来还茫然,喜欢他什么呢?问了自己上百次,想不出答案,只知道他能让我止住泪水。他说不爱我,我很怕,怕受伤怕没回报还是怕不再相信爱情我琢磨了很久,一直以来,我都认为他爱我就像我爱他那样深,就像吸烟他会顾及我的感受,就像他怎么累也用手臂抱着我睡,就像公司有聚餐,他也会向我报告,跟我“请假”,就像买我喜欢吃的火龙果,西瓜,还有只有我吃,他吃不了的辣脖子……他为我做的事很多很多的。我好想和他在一起,尽管有时他也会发蛮横的脾气,无端端地跟你争执,偏激地不能容忍别人的一点点异议,每当这个时候,我就对他实行冷战策略,让大家静一下也好啊,既然有争执那就表明了这是一个说不清道不明的问题,并非“是”或“不是”就能解决的,观点不一致,总比盲目的附和要好吧。

他说他自私。但无论怎样他心里还是有我的。这我也知道的,他无非想多攒点钱,回报家人的养育之恩,同时也能和我吃好吃的,给我买好看的,让我过上滋润的生活而已。这种自私何尝不是伟大的呢?也因为这种种的自私,他的压力何起之大!额上的皱纹老是紧锁着,这样下去哪能不老啊。所以我抱着他时,经常帮他揉揉额头,让他放松一下,暂时舒缓,深深地吸口气,希望自己给他的更多的是甜蜜,而不是透不过气的负担。

他说无论怎样都不可能戒烟,谁都劝不了他。当然,刚开始我也没放弃过劝他少抽烟的念头,每次他要吸烟,我都会盯着他说“不要抽啦”,多次耐心的劝说,软硬兼施的情况下,每每都以失败告终。态度僵

硬的他就像一头拉不回来的倔强的驴,固执任性,灰心地我唯有接受现实了。我并不要他戒烟,只是希望他能少抽些,想想我,也想想他的身体。看着他一口一口地喷出白烟,任由烟雾弥漫在窄小的房间里,大小眼已被熏得眨啊眨,可他自己却完全沉迷于其中。他说吸烟会帮他释放压力,沉淀自己,让自己深思一些问题,说得还瞒有哲学,瞒有道理的嘛,反而觉得劝别人戒烟一族的我们不明事理似的,反省的反倒是我们啊,唉,没办法,包容他就是了。

大型企业商务会议会务接待流程完全手册

大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一、会务工作总体思路 (一)任务分解:将会务工作分解为各专项任务,明确分工、保证质量。 (二)责任到人:每项任务均有专人负责。 (三)周密计划:每项任务均须制订周密的工作计划。(四)逐项落实:计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备 (一)成立会务组 1.会务组组长:总体负责。 2.文秘材料小组:负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组:负责会议的会场、吃饭、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)等后勤保障事宜。 备注:任务分解后形成《会务接待方案》。 (二)明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容:(1)会议主题 (2)级别与规模 (3)参会人员(与会人员的姓名、单位、职务) (4)会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)

注:日程安排形成会务指南。 (5)会议经费申批:根据会议概况,按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费,签报领导批准。 (三)下发会议通知、登记代表名单 1.责任人:文秘材料小组。 2.责任:在落实以上各项工作后,起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括:(1)会议主题 (2)参会人员 (3)会期安排 (4)会议地点与联系电话 (5)会务组联系人与联系电话 (6)报到日期 (7)有关事项(如要求自带有关材料、物品等) (8)会议回执(附表2) (9)会址交通导引 3.落实:会议通知以传真(可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》(附表3),制作会议名册。登记内容应包括: (1)单位

大型会议管理流程

大型会议管理流程 一、会前二个星期: 1、综合管理部召开内部全体会议,成立基地大型会议筹备小组。 2、会上明确会议目的,确定具体的召开时间与会议举办地点。 3、原则上,基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任,分配具体工作。 4、会议筹备小组下设:领导组、秘书组、材料组、宣传组。(附件1:职能图)文秘部落 5、领导组:制定工作进度表(附件2),由组长统一控制会议筹备进度 6、秘书组:A草拟会议通知,经审批后下发各部、中心.。B回收会议通知回执,根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。(附件3) 7、材料组:A购置会场需要的会议设备及装饰物品。(如横幅、花卉、音响设备等)B根据秘书组制作的会场座位图,制作与会人员的桌签。 8、宣传组:明确报道主旨,有针对性的进行会议的前期宣传报道。 二、会前一个星期: 1、综合管理部召开筹备小组碰头会,由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。 2、领导组:A根据工作进度表的执行情况,对四个组的上周的筹备工作进行审核。B在本周内确定此次会议的会议议程(如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。)C最终确定会议的各类分发材料,将定稿交于秘书组,根据与会人数进行印制。 3、秘书组:A开始着手准备会议材料,进行大规模的印刷装订工作。B制作会议签到本。(附件4) 4、材料组:A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试,力求在会议召开时达到最佳视听效果。B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认,力求达到舒适美观的效果。 5、宣传组:A继续对本次会议进行跟踪报道 三、会前3天 1、会议筹备小组在组长的带领下,对会议的所有筹备工作进行验收。

培训安排会议流程

培训安排会议流程 针对我以后经常组织大型会议,根据这次培训班经验总结有关流程,以备参考。 一、人员分工明确 1、确定总负责人:临场负责突发事情,检查监督各项分工的进行。 2、确定会场布置负责人: (1)会标:会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。 (2)就坐安排及台牌:主讲台就坐安排。 (3)讲台按座位摆放面巾纸,矿泉水,台下摆放一次性口杯。 (5)音响准备:北戴河办公室人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试,确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑(讲师自带)务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。 (6)桌椅及室内卫生:会场桌椅要摆放整齐,卫生要打扫干净。 3、确定材料负责人: (1)会议指南,网络传各区一份,自行打印。 (2)领导讲话。人手一份。 (3)会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。 (4)其他参会人员发言材料。 (5)会议材料袋若干。 对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求:纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。 4、确定会场服务负责人: (1)签到发材料。签到时告诉与会者座次。 (2)茶水。安排若干名服务人员倒水,保证会议供水充足。 (3)空调。根据天气情况开放,但要事先调试好。

(4)提出会议纪律要求 (5)会议记录。做好摄影留念。 5、确定用餐负责人: (1)用餐编组(地区式、自定式) (2)专家、领导用餐 (3)备用数量(人员增减) (4)专家餐后休息处 (5)早、晚自助餐用餐人数 (6)宴请的位置摆放、酒水、香烟。 6、确定宾馆接洽负责人: (1)宾馆业务接洽: (1)接待能力符合会议要求 (2)会议相关设施考察一遍、 (3)食宿收费标准 (4)就餐方式:自助、桌餐 (5)菜单模式与基本标准 (6)会议室标准 (7)付费结帐事宜: (8)结算方式 餐:按餐卷,注意人数提前确定,或者按照餐券收费,按桌,或者每个人的标准确定 宿:按实际、按预定,退房时间允许延迟2个小时 (9)热水供应 (10)娱乐活动

最新大型会议活动流程及操作手册1

大型会议活动流程及操作手册1 金凯悦酒店英雄宴地点:金凯悦宾馆活动时间:2011年7月9日参会人员:领导:李董、赵总及随行人员,分公司总经理室,各部门长 分公司:前线部分员工机构:机构总及营销培训负责人业务员:李董有约入围业务员,上半年新晋升主管(04、05、06、08),南阳A大队全体人员,各机构A大队入围英雄宴人员,新机构业务员,南阳外勤30名 “李董有约”工作组会议总指挥:周总会议总督导:罗亮经理荣誉会主持人:周总英雄宴主持人:欧利敏、崔志刚(暂定)策划:朱文婕、李开明 场控组组长:罗亮组员:李开明马德化崔洪武(培训部)钱志刚(南阳)节目组组长:欧利敏组员:李海蒂(南阳)礼仪组组长:朱文婕组员:金艳杰王策(南阳)徐艳丽设计制作组组长:牛志伟组员:张瑾(行政部)史翔资料组组长:徐艳丽组员:钱慧朋欧利敏后勤组组长:陈臻组员:姜华钱志刚(南阳)礼仪人员(6名,人员待定):丁丽丽(财务)李玉琳(财务)楮俏颖(客服)全体工作人员均协助设计组参与7月8日—9日上午的会场布置工作。 2活动议程:时间流程项目工作组13:30—14:00 业务员入场场控组、礼仪组、节目组、资料组 14:00—14:05 领导入场礼仪组、资料组、节目组

14:05—14:10 少儿手语舞《感恩的心》表演资料组、节目组14:10—14:20 主持人出场,介绍参会嘉宾、领导及各系列业务员 资料组、节目组 14:20—14:25 主持人宣布大会正式开始,全体起立,齐唱司歌、司训 资料组14:25—14:35 卢总为大会致辞并作豫南成长PPT汇报礼仪组、资料组、节目组 14:35—15:05 优秀业务员表彰礼仪组、资料组、节目组 15:05—15:20 优秀代表发言(平顶山:金建敏)礼仪组、节目组、资料组 15:20—17:20 李董演讲礼仪组、节目组、资料组 17:20—17:25 为李董献礼礼仪组、节目组、资料组 17:25—17:35 赵总致辞场控组、礼仪组、节目组、资料组、设计组、后勤组 17:35—17:40 全体参会人员共跳手语舞《平安到永远》,主持人宣布会议结束场控组、资料组、设计组、后勤组 17:40—18:10 分机构与领导合影留念场控组、资料组、礼仪组、后勤组、设计组、节目组 18:10—18:20 全体集合安排前往英雄宴会场车辆礼仪组、后勤组、场控组 18:20—18:50 由南阳机构车辆引领车队共同前往南阳宾馆参

大型会议流程安排方案

大型会议流程安排方案 大型会议往往会比较复杂,前期需要做的工作也多。那么一份大型会议流程安排方案就必不可少了。 xx大型会议策划方案范文1 一、活动宗旨: 沟通创造价值、勇气谱写意义、合作通往成功、学习引领成长 二、活动概要: 星期六: (1)团队拓展训练活动(上午空中项目;下午地面项目) ----昆仑生态园 (2)晚宴及篝火晚会(西夏城:黄河金岸) (3)住宿:体育运动训练管理中心宾馆 星期日: 上午集体浏览灵武水洞沟: (1)参观史前旧石器时代的考古遗址博物馆 (2)亲近芦花谷风光美景 (3)抚摸明长城苍桑岁月 (4)浏历大峡谷如入仙景 (5)坐看红山湖,静观水岸城 (6)坐驴车,骑骆驼,享山野风情 (7)外敛内诡“藏兵洞”,古今中外“红山堡” 中午在龙泉山庄吃午饭,午饭后乘车返回

二、全体人员必须遵守的重要规定: (一)着装统一: 上衣:由市场部提供的统一的白色或蓝色T恤 裤子:为保证第一天的拓展训练,必须选择舒适、便于活动的 运动裤;女同志第一天不得穿裙子 鞋子:第一天必须穿便于运动的运动鞋 (二)运输工具:两辆豪华大巴(标识为“一号车”和“二号车”) 一号车共36人:主负责人1名、副负责人1名、分片召集人5名 二号车共35人:主负责人1名、副负责人1名、分片召集人3名 因工作需要自驾3人:必须在上午8:00前到达拓展训练基地 (三)时间纪律:活动期间全程实行军事化管理,请大家严格遵 守时间和纪律: (1)上午全体人员必须在上午6:15前准时集合,点名后将准时 于6:30出发,迟到不候。 迟到者将会影响所在单位在本次活动的成绩评价。 (2)上午8:00准时在拓展训练基地开始拓展活动。 (3)拓展活动期间必须严格服从教练要求,除活动允许豁免的情况外,任何队员不得以任何借口逃避活动要求。 违反者将视情况扣除其所在单位在本次活动中的成绩评价。

大型会议注意事项及流程

大型会议注意事项及流程 一、前期的筹备。 1 、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。 2、根据会议层次及预算,考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等,以选择最佳场所。 3、 人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。会议通知一定要落实到人。 4、会议议程安排有参会代表发言的,应提前召集所有发言人开 该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。 5、准备会议需要的文件资料。 6、准备领导讲话稿件,多位领导讲话的注意内容区分层次避免重复。 7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。 8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。

9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等,并与会前安排妥当。 10、结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场条幅文字,会议的主题等。大约提前3-5天制作好,横幅文字大小要适中,一般为红底白字。 11、制作PPT或音乐、MV等宣传资料,用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放 12、提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的应 定聚餐菜单。 二、会场的布置及接待。 1、悬挂会场横幅 2、主席台的安排(几个人,座次怎样安排,有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的,也需提前购买、布置到位,会议期间注意喷水保养。) 3、会场椅子、凳子是否够用,怎样安排。注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。

4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。 5、测试话筒、音响、LED屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用 6、张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员引导。 7、举行颁奖仪式的,奖牌奖状要提前送至主席台。注意安排领奖人员上台路线和现场拍照。 8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。 9,明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会。含安排车辆、路线、住宿、用餐等。 10、会议期间应安排人员在会场值班。 三、会议的过程。 1、会议主持人要随时掌握现场进展,必要时予以调整。 2、会场服务人员具体要求。(1着装得体。2动作要轻、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响。 3注意礼貌。4主持人要避免走动(如有特急的事情,可以通过写纸条的形式来传递)。 5会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责。6安排专人在会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题 7其他注意事

会议组织流程流程图

会议组织流程图 相关负责人 综合部 参会人员 确定会议主题 安排议事日程 确定参加 发布会议信息 安排会议场所 准备参会材料 确定参会人选 信息存档 形成决议 整理会议记录 主持会议 审批 下发会议纪要 执行

一、公司级会议的组织工作 会议分为:大、中、小 大型会议一般较少,以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多,以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢? 绝大多数是在会前的工作:会议的前期,参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备: 1.1 会前通知: 有2大工作:一是通知,二是反馈 1.1.2 先说通知,方式有: 书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议; 口头:小型的、小范围的会议。 内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等) ???注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底) 如果通知作不好,哪就是公司的大事了(哦,是某某部门没有通知到呀!)) 所以,下通知一定要下到人!这要切记!另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头!” 1.1.3 准备会议需要的资料: 设立接待处,一般在进场入门处, 讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份) 会议日程安排表 铅笔和纸(或是其他本笔,这些可以和礼物等一同给与会代表) 签到表,一般小型的技术性会议,如果是社会性大会议,可以不用。 横幅(会议的题目,大约提前3-5天制作) 1.2 会议的日程:中型以上会议: 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁? 4、发奖人是谁? 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求),也可以委托 讲话人:总经理或其他分管领导主持。 另外,要对演讲稿进行审核,特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认,必须我们什么,特别是大会、年会等。 如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查! 排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核! 1.3 会场的布置 1.3.1 会(徽)标:(必须要体现出本次会议的内容)、 1.3.2 主席台的安排:谁?、几个人?、怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会

大型会议组织流程经过标准

大型会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括: 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期,为使会议有充分的准备,一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表,会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是会议是否能够成功的关键,因此,议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括:工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动,包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的,哪些项目是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员:1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调; 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排,为领导小组提供会议筹备的具体细节,提供备选方案,供领导决策,在会议过程中进行接待,并处理突发事件,因而也是承担会议成败重要责任的人员,一个会议通常是千头万绪的,筹备与接待人员是否有好的方案,考虑是否周全,会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作,首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备,接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质,树立强烈的责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象,每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识,保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次,如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施,包括酒店位置、菜单(品)、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等,为领导提供分析资料及使用建议,供届时领导选择。 在接到接待任务时,我们首先了解来宾的基本情况及要求,如:来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等,这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料,提出接待规格和接待方式并制定接待方案,制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则,详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议(会见)、参观等各项活动,充分考虑到各方面的细节,并体现一

(会议管理)会议和重大活动工作流程和要点

会议和重大活动工作流程和要点(试行) 一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例) 会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到(接站)→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束(送站)→会议总结。 2、会议筹备工作事项 (1)印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》,以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等,并附会议回执单。 (2)制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单,报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送;有关部门和相关组织、机构领导的请

柬由相关部门负责发送。 (3)预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。 (4)预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量,并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间,包括套房、单人标间、双人标间等。 (5)安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项,应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请,其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全,尊重民族饮食习惯。 (6)准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有:总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流(表态)发言、总结讲话等。 (7)草拟会议筹备方案。内容包括: ①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 ②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工,做到责任到人。 ③制订会议经费预算。 ④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

大型会议组织接待流程实施办法.

大型会议组织接待流程实施办法 会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括: 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期,选在淡季的时候,大家相对不太忙,争取应参加会的人员都能够参加。为使会议有充分的准备,一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表,会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是会议是否能够成功的关键,因此,议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括:工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动,包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的,哪些项目是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。 XX公司年会议程(范文) 公司将于XX年X月X日举行年度会议,会议主要议程如下: 1、分公司各项目部、部门汇报上一年度工作情况及下年度工作打算。 2、分公司副经理对各主管工作总结 3、通报2010年宣传工作情况 4、分公司总经理讲话 5、优秀员工表彰 XX办公室 XX年X月X日 传发 各主管副总、各部门负责人 三、会议的三类相关人员

会议流程

会议总体工作流程安排 会前准备工作 1.组织会务班子,明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。 2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3.印制会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。 4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6会议费用预算。 7.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜等。 (2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒,并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者事先知道。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放适量花卉。 8.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 9.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 10.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 会间准备工作 1.会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。 2.搞好会议签到、材料分发。 3.主持人前期主持词预热。 3.落实主席台领导、发言人是否到齐。 4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。 5.维持好会场秩序。会议开始前关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。 6.做好会议记录,写好会议简报。 7.组织照相。 8.为与会人员预定车票、机票等。 会后准备工作 1.会议文件资料的立卷归档 1)会议文件的收集整理工作 (1)确定会议文件的收集范围。 (2)选择收集会议文件的渠道。 (3)运用收集文件的不同方法。 2)会议文件的立卷归档

会议组织流程流程图

会议组织流程流程图集团文件发布号:(9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-

会议组织流程图

一、公司级会议的组织工作 会议分为:大、中、小 大型会议一般较少,以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多,以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢? 绝大多数是在会前的工作:会议的前期,参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备: 会前通知: 有2大工作:一是通知,二是反馈 1.1.2 先说通知,方式有: 书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议; 口头:小型的、小范围的会议。 内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等) 注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底) 如果通知作不好,哪就是公司的大事了(哦,是某某部门没有通知到呀!))

所以,下通知一定要下到人!这要切记!另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头!” 1.1.3 准备会议需要的资料: 设立接待处,一般在进场入门处, 讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份) 会议日程安排表 铅笔和纸(或是其他本笔,这些可以和礼物等一同给与会代表)签到表,一般小型的技术性会议,如果是社会性大会议,可以不用。 横幅(会议的题目,大约提前3-5天制作) 会议的日程:中型以上会议: 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁 4、发奖人是谁? 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求),也可以委托 讲话人:总经理或其他分管领导主持。 另外,要对演讲稿进行审核,特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认,必须我们什么,特别是大会、年会等。

大型会议整体流程安排说明

大型会议整体流程安排说明 大部分公司的行政人员都具备有组织开展会议的能力,都那往往仅限于在公司内部的小型会议,在一般大型会议里面,你需要考虑更多方面,比如安排流程、安排场地、安排节目、安排餐饮、安排接待、安排场地布置、安 排场地设备、安排印刷文宣、安排预算等等,如此繁杂的流程安排使你不等不将之委托给一家优秀的会议服务公司,凤腾会议将全部为您安排妥当,让您省时、省心、省力。交给您一份满意的会议策划方案! 一、会议策划的准备与实施优 良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效果。好的会议策划实际已成功了一半,包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐饮、会间及会后相关活动的安排等。 二、会场预约 根据需要,具体分析各种情况作出最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。

三、负责会场的布局,设备安装调试 根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。 四、印刷材料的设计制作 提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;根据需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。 五、参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。 六、参会者的餐饮 根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点。 七、参会者业余时间的安排 根据参会人员的喜好,设计不同的休闲方式;设计专门的旅游线路,方便出行;介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供您选择。

大型会议的流程

大部分公司的行政人员都具备有组织开展会议的能力,都 那往往仅限于在公司内部的小型会议,在一般大型会议里面,你需要考虑更多方面,比如安排流程、安排场地、安排节目、安排餐饮、安排接待、安排场地布置、安 排场地设备、安排印刷文宣、安排预算等等,如此繁杂的流程安排使你不等不将之委托给一家优秀的会议服务公司,凤腾会议将全部为您安排妥当,让您省时、省 心、省力。交给您一份满意的会议策划方案! 一、会议策划的准备与实施优 良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效 果。好的会议策划实际已成功了一半,包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐 饮、会间及会后相关活动的安排等。二、会场预约根据需要,具体分析各种情况作出最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。三、负责会场的布局,设备安装调试根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。四、印刷材

料的设计制作提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;根据需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。五、参会者的接送根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。六、参会者的餐饮根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点。七、参会者业余时间的安排根据参会人员的喜好,设计不同的休闲方式;设计专门的旅游线路,方便出行;介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供您选择。

会议组织流程

会议组织流程 Prepared on 22 November 2020

大型会议组织工作标准 一、工作流程 1、组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署; 2、研讨会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议材料种类、数量; 3、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员; 4、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组领导确认后开始印刷; 5、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用; 6、确定横幅、参会证、桌签、路引的样式和内容,经会议小组领导确认后,开始制作横幅、参会证、桌签; 7、组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备; 8、检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证; 9、检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南; 10、检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水; 11、跟踪参会人员行程安排,人员到位后发放资料袋,包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示; 12、安排好会议车辆,迎接参会人员到达会议地点,安排参会人员住宿;

13、会议前期,全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员; 14、会议开始前,做好参会签到,向会议主持人通报人员参会情况; 15、会议开始后,安排会议期间茶歇的催要,会后餐饮落实; 16、会议结束后,回收自带设备、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训; 二、注意事项 1、会务组确定会议主题及会议时间、内容后,要制定详细的会议方案,对材料准备、物资准备、组织安排设定专门的人员负责完成; 2、根据会议方案制定会议预算,并提前申请费用,费用要以7分支票和3分现金组成; 3、因会务指南需要确定的事项较多,因此会议通知要提前发布,会务指南可在参会人员到达后分发; 4、会务组要提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜; 5、会后餐饮要与会议安排时间紧密衔接,并要注意餐饮菜单的确定以及台形图设置; 6、整个会议过程中,要安排监控人员,检查会务组各项工作落实情况,所有异常情况记入工作日志,作为会议经验教训总结的依据; 三、例外情况 1、发生安全事故,立即上报会务组领导,并按照 2、发生会议议程的变更,要立即通知所有参会人员,并记入工作日志; 3、发生会务组人员的变更,要重新明确分工,并寻找替补人员,变动情况记入工作日志

大型会议流程介绍及注意事项

一、关于接待工作 1、如何迎接客人? 一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则,即主要迎送人与主宾身份相当,当不可能完全对等时,可灵活变通,由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。 二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点,不能太早,更不能太迟,甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。 三是适时献上鲜花。迎接普通来宾,一般不需要献花。迎接十分重要的来宾,可以献花。所献之花要用鲜花,并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间,通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾,也可向所有来宾分别献花。 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接,可事先准备特定的标志,让客人从远处即可看清;对首次前来,又不认识的客人,应主动打听,并自我介绍;而对比较熟悉的客人,则不必介绍,仅向前握手,互致问候即可。 五是留下一定时间。客人抵达住处后,不要马上安排活动,要给对方留下一定的时间,然后再安排活动。 2、如何称呼、介绍和握手? 关于称呼。国际上,对男子通常称先生,对女子通常称夫人、女士、

小姐。其中对已婚女子称夫人,对未婚女子称小姐;而对不了解婚姻状况的女子可称小姐,年纪稍大的可称女士。对地位高的官方人士,还可直接称其职务、阁下。 迎接一批客人,如何介绍呢?是先介绍客人,还是先介绍主人?通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者,先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时,怎么介绍呢?是先介绍男士,还是先介绍女士?是先介绍年幼者,还是先介绍年长者?是先介绍身份低者,还是先介绍身份高者?是先介绍未婚女士,还是先介绍已婚女士?西方是先卑后尊,我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。伴随介绍客人,就是如何握手的问题?伸手次序:由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手,非公务场合,年长者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏,等等。 3、如何陪车和引导? 客人抵达后,如果需要陪车,宾主双方如何上车,如何就座呢? 乘坐轿车时,通常有两种情况:当有专职司机开车时,小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。

大型招商会议组织接待流程实施办法

大型招商会议组织接待流程实施办法 大型招商会议(简称“会议)是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括: 一、大型招商 确定大型招商会议时间要考虑单位的工作任务周期,选在周末的时候,大家相对不太忙,争取应参加会的人员都能够参加。为使大型招商会议有充分的准备,一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,大型招商会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。 二、大型招商 大型招商会议议程是会议要讨论的项目列表,大型招商会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是大型招商会议是否能够成功的关键。因此,议程是整个大型招商会议筹备前需要最早确定的事情之一。 大型招商会议通常的内容包括:企业概况、企业文化、企业发展战略、行业趋势、市场分析、技术介绍、成功案例、推广方案(营销策略或模式)、合作前景、合作优势、公司支持、合作方式及费用、合作流程、盈利分析、权益分配、代理商感言、商户感言等。 在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些内容是一定需要的,哪些内容是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。

三、大型招商 大型招商会议通常有三类相关人员:1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参会人员(嘉宾和员工)。 1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调; 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排,为领导小组提供大型招商会议筹备的具体细节,提供备选方案,供领导决策,在大型招商会会议过程中进行接待,并处理突发事件,因而也是承担会议成败重要责任的人员,一个会大型招商会议通常是千头万绪的,筹备与接待人员是否有好的方案,考虑是否周全,会很重要。 ①精心策划 要做好每一项接待工作,首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备,接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质,树立强烈的责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象,每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识,保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次,如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 在接到接待任务时,我们首先了解来宾的基本情况及要求,如:来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等,这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料,提出接待规格和接待方式并制定接待方案,制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则,详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议(会

大型会议流程策划方案#(精选.)

大型会议流程策划方案
策划方案源自于提案者的初始念头,终结于方案实施者的手头参考,其目的 是将策划思路与内容客观地、清晰地、生动地呈现出来,并高效地指导实践行动。 小编收集了大型会议流程策划方案,欢迎阅读。
大型会议流程策划方案【一】 策划项目背景:
*市为我国重点海滨旅游城市,十月金秋,是人们抒发情怀的日子,我们有 理由把生活的乐章谱写得更加美丽生动,但十月却是*市文化演出,节庆活动的 淡季。我们奉上这台歌舞晚会,将给岛城人民带来一个牧歌式的浪漫之夜,让人 们从金色的旋律里体验到生命的动感。
一、晚会的举办目的和价值定位
近年来,*市的城市文化品位不断提高,文化气氛日益浓厚,民间的文艺团 体、演出团体逐渐增多,演出活动日趋频繁,域外的演出团体也纷纷进军*市。 这些都说明*市的演出市场日渐繁荣。与此同时,文化演出活动企业行为、政府 行为不断结合,创造了许多成功的范例。 本台晚会的举办正是适应*市演出市场 的迫切要求。基于此,本台晚会举办的目的和价值定位为三个主要方面:(一) 在十月金秋里,歌唱丰收,歌唱*市人民一年来的业绩,赞美*市人民的开拓精 神;(二)繁荣*市文化演出市场,活跃文化创作,为*市市民献上一台精彩的文化 节目;(三)推介*市城市形象,展示*市企业的品牌形象和魅力,展示*市市民的良 好精神风貌。
二、晚会举办的优势
除*市正处于演出淡季这一原因处,*市还有许多举办演出的优势,这主要体 现在风俗习惯、市民素质、文化氛围和经济环境等方面。 (一)*市市有举办文艺 演出的天然优势。她地处胶东半岛,濒临黄海,取山海之气,山情海韵,风景秀 丽,是国内少有的旅游胜地,为历来文人骚客所称道。这里的山海风情培育了独 特而又浓郁的人文气息和文化底蕴。*市人用特有的人文风俗把*市装扮得美丽别 致,创造了人间的美好家园,也创造了具有浓厚文化气息的*市国际啤酒节、海 洋节、家博会、*市之夏、风筝节、樱桃节,使*市跻身为全国文明城市,在国际 上享有良好的声誉。 (二)*市市有举办文艺演出的文化氛围。*市聚集了 80 多所 科研院所,20 多所高等院校。近年来,*市走“强强联合”之路,与海内外的科 技学术交流不断加强,许多领域走进了世界科技的行列。她拥有国内先进的体育
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大型会议整体流程安排

大型会议整体流程安排 —明阳天下会议服务公司 大部分公司的行政人员都具备有组织开展会议的能力,都往往仅限于在公司内部的小型会议,在一般大型会议里面,你需要考虑更多方面,比如安排流程、安排场地、安排节目、安排餐饮、安排接待、安排场地布置、安排场地设备、安排印刷文宣、安排预算等等,如此繁杂的流程安排使你不等不将之委托给一家优秀的会议服务公司,明阳天下会议服务公司将全部为您安排妥当,让您省时、省心、省力。交给您一份满意的会议策划方案! 一、会议策划的准备与实施优良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的完美计划。只有通过专业的策划和充分准备的会议、展览才能取得预期效果。好的会议策划实际已成功了一半,包括会场预约、酒店预订、负责会场的布局和会议所需设备安装与调控、广告礼品设计制作、礼仪接待、参会者的接送和餐饮、会间及会后相关活动的安排等。 二、会场预约

根据需要,具体分析各种情况作出最完美的策划;根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。 三、负责会场的布局,设备安装调试 根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。 四、印刷材料的设计制作 提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;根据需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。 五、参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。 六、参会者的餐饮 根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点。

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