物资采购管理制度

物资采购管理制度

为了进一步规范物资采购管理，建立和完善xx集团有限公司（以下简称“集团公司”）物流管理体系，推行网上招标采购，降低采购成本，提高企业经济效益。集团公司2004年6月13日党政联席会议决定，在各生产经营单位实行物资集中招标、分散采购的管理模式。即主要材料由分公司、子公司统一招标，再经谈判压价，确定中标方，由项目部定货付款，执行合同。现将有关内容通知如下：

一、为保证物资集中招标采购工作的顺利开展，各单位要加强组织领导，充分发挥招标领导小组的作用，完善物资管理职能部门（物资部或物资公司），适当补充业务能力强的物资人员，满足招标工作的需要。加强日常管理和监督检查，提高物资管理水平。

二、为实现网上招标采购及进行数据传递，没有配备网络服务器的分公司、子公司需配备服务器一台。职能部门及项目部须配备电脑、传真机及电话，以便满足工作需要。

三、各单位要建立合格供方信息库，即收集各项目已掌握的供应商，通过调查、评价、审核确定并发布的合格供方，全部输入项目管理系统物资管理模块中。主要内容有合格供货商信息、供货商动态评价等。经评审合格的供方，须配备电脑或传真机，并要求其提供投标报价真实有效的承诺书一

份。

合格供方信息表

四、招标范围参照《招标采购管理办法》执行，所有形成批量采购的物资，必须进行招标。分（子）公司每月招标两次（15日、30日），项目经理部根据物资需要时间，使用项目管理系统软件物资计划模块，向分公司提报采购计划。项目急需的小额材料，是否采取招标的方式，由分（子）公司酌情处理。

物资采购计划表

工程名称：

物资主管：制表：填报日期：

五、分公司将各项目部提报的计划汇总后，通过电子邮件或传真向合格供方发布招标信息，同时在网上发布招标信

息，通知不在合格供方之内的潜在厂商参加投标。

招标信息的主要内容包括：物资名称、规格、数量、采购时间、交货地点、质量标准、付款条件、招标有效期限、履约保证金以及售后服务的要求。

六、以电子邮件或传真的形式收到各厂商的投标书后，按照《招标采购管理办法》的规定，对投标文件进行评审，以低价中标的原则，筛选价格较低的2－3家为中标候选厂商。如下表的形式通知项目经理部，并将投标书一起转交项目部。

网上报价统计表

工程名称：

七、将已经入围的候选厂商及报价通知项目管理部，由项目部或项目部与分（子）公司一起进行压价谈判，与满足招标文件要求，报价最低的厂商签订合同。

八、原则上由项目部签订购货合同，采购批量大或与供货商有协作关系的厂商也可以由分（子）公司签订合同，交

项目部执行，并由项目部将合同的主要内容输入项目管理系统软件合同管理模块中（附明细表）。

订货合同登记表

九、按照合同规定，物资进场后，由物资人员在项目管理软件系统的收发料管理模块中输入点验手续。未签订合同的辅助材料、三类水电料及杂备品的点验手续也要输入软件管理系统，财务部门依据必要的程序进行报销。

物资点验单主要包括：点验单编号、合同编号、送货单位、物资名称、进货数量、单价、金额、采购日期、点验日期、发票号、物资主管、材料员、管库员。

十、集团公司将统一所有材料的编号，以便各分（子）公司利用计算机进行分析汇总，并建立集团公司的物资价格动态信息库，为集团及各公司投标报价提供准确的依据。附：物资管理流程

物资采购管理流程