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浅议CAD电子文件归档管理

浅议CAD电子文件归档管理
浅议CAD电子文件归档管理

浅议CAD电子文件归档管理

在工程设计行业,设计生产的主要成果就是设计文件,CAD出图率在有的单位或项目中已高达100%,但验收归档管理还是沿用传统的方法,只对纸质进行验收,电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起,随着时间的推移,电子文件逐渐丢失,各种信息被逐渐忘却,再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高,所以CAD电子文件的归档工作就显得更迫切。

一、CAD电子文件归档现状

1.电子文件归档缺乏规范化、制度化

由于电子文件涉及的技术环境较复杂,采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集通常缺乏制度保障,或即使有明确的制度,执行常常不到位。

2.电子文件归档管理人员职责不明确

在实践中我们发现,有些单位电子文件归档管理由计算机人员操作,有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训,具备了相当强的业务能力,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,而且由于电子计算机的普及,他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点,更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。

3.归档的电子文件质量较差,内容真实性无法保障,且缺乏可读性

有些单位仅处于坐等电子文件归档阶段,且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别,对其内容的真实性、可读性未把关,草率整理刻盘归档,致使归档的电子文件不齐全,内容不真实,形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档,无法提供可利用的资料。

二、CAD电子文件归档前瞻

CAD电子文件是计算机辅助设计形成的产物,随着计算机应用的日益普及,大量电子文件不断涌现,无纸化办公是必然趋势,及时、有效收集电子文件,科学管理电子档案是广大科技档案工作者的职责。

1.CAD电子文件的特点

信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码,对于这种经过复杂编码的“比特”人工无法破译它的含义,只有通过计算机特定的程序解码,使之还原为输入前的状态,人才能识读它。

信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统,包括计算机硬件、操作系统和软件,才具有生命力,才能发挥作用。

信息的可变性。电子文件的增删十分容易,不留痕迹,计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代,动态文档中的数据不断地被更新或补充,以反映最新信息。

信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人

工可识读的信息介质,随着技术的进步,电子介质的存储密度还将继续加大。

信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要,修改、调阅可以跨越时空界限。

2.CAD电子文件非实体归档的可行性、必要性

电子文件不论实际存在什么位置,都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说,人们认为是“集中”归档保存的电子文件,实际上可能分布在计算机网络的各个角落,甚至相距十万八千里。

档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步,电子介质的存储密度将继续加大,把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。

在电子文件制作时,我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据,修改变得很容易 设计行业设计图纸、文件重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数,并对设计中的任何部分加以修改;可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容;工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸,大大提高工程设计效率。

三、完善CAD电子文件归档管理措施

1.完善制度,措施到位,合理配置资源

各单位应根据本单位情况,依据电子文件全程管理、前端控制原

则及完整性、真实性、可读性保障原则,参照国家标准GB/T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,制定本单位电子文件归档管理制度。

明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强,入库前后都要进行修改,档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统,明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一,必要时辅以一定的行政、经济手段,保证电子档案的质量。

统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约,任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中,电子文件管理系统应建立一系列标准,如CAD系统软、硬件平台,制图的编辑软件、字库、图幅、格式,电子文件的数据类型、文件种类,电子文件的编号、著录,电子文件的归档范围和要求,工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等,保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效,便于长久利用。

合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理,都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的,因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外,电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成,尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

2.尊重并贯彻前端控制思想

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档

案管理要求》第一部分:电子文件归档与档案管理4.5明确要求:“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理,以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节,只要根据文件的保存价值,在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存,但电子文件沿用这种方法行不通,如CAD设计图纸,由于文件系统格式不同,造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。

勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起,档案管理者即介入,进行监督、指导,提出文件运行的环境背景、元数据,划定该归档的文件范围,敦促其进行适时归档,防止电子文件的丢失,保证电子文件的完整、准确。

3.纸质文件与电子文件同步归档

据《清华大学自动输入及管理系统TH-DAIMS使用指南》统计,在进行系列产品设计时,新型号图纸80%可以采用同一系列原图图纸,无须任何修改,而20%需要修改的图纸中,也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程,其内容在不断变化,设计人员受计算机内存容量影响,常会删除一些过时信息,为确保归档电子文件的完整、准确,必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。

4.重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的

性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出,没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态,同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容,如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料,是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”,不可遗漏。

对于电子文件的可靠性鉴定,主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本,归档的电子文件必须是最终版本,必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别,管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展,一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多,即使在同一主机内,一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐,一份文件便无法再现其全貌。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方,受病毒侵害的机会多,因此对于以介质状态归档的电子文件,应先杀毒,再接收,避免危及整个档案管理系统。

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002) 作者:档案馆文章来源:本站原创点击数:7082 更新时间:2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1) 3.3背景信息context 指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件(3.1)数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件(3.1)内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成,2001年1月通过技术鉴定,同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖,电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况,研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系,该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式,以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统,以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成,资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术,并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上,创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术,有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理,同时也适合实体文件的归档管理,对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式,数据处理技术,较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高,基本覆盖了档案管理的各项工作,其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度,以保证所建‘保障体系’的有效运行。

(完整版)设计文件归档管理办法

设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作,有效地保护和利用设计文件的技术资源,特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类(根据工程具体情况可酌情增减) 2.1设计项目完成后,项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等交院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后,项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料,原则上不得外借。院内借阅者,需填写设计资料借阅登记表。院外借出者,需经院长签字,总工办备案。 3.设计归档的资料包括: 设计原始资料:业主提供的设计依据性文件和资料,设计审批批文、规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等; 设计条件资料:工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等; 设计中间资料:校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件

及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书;设计施工资料:设计交底记录、图纸会审记录,设计变更(补充)通知单及变更附图,设计变更(修改)的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等; 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档,不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续,不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档,并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料,并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单,对归档资料进行统一的归档管理和登记,以方便日后查询 5.2设计资料验收后,档案室应填写该项目设计资料入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后,项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后,负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回,以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸,对外发送均无效。

电子档案管理制度

电子档案管理制度 一、总则 1、为加强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用电子档案,为公司发展服务,特制定本制度。 2、公司电子档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存),项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。 二、归档范围 1、公司资料:规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料:设计规范、产品施工图、项目资料。 3、模板资料:文字类、图纸类及程序类资料。 4、学习资料:读书、技能及拓展学习资料。 三、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号,每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1),以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接,在上级电子文件登记表中建立链接,通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码:M (manuscript)—草稿性电子文件;U (unofficial)—非正式电子文件;F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码:T(text)—文本文件;I(image)—图像文件;C(chart)—图形文件;V(video)—影像文件;A(acoustical)—声音文件;H(hypermedia)—超媒体链结文件;P(program)—程序文件;D(data)—数据文件。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

编号:_______________ 本资料为word版本,可以直接编辑和打印,感谢您的下载 公司电子文件归档与电子档案管理办法 甲方:___________________ 乙方:___________________ 日期:___________________

第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化,对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,为本公司经营与发展提供服务,特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调,指定专门人员负责,保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1.收集方法 (1)及时按照要求制作备份。 (2)需在登记表中登记。 (3)登记表应与备份一同保存。 (4)登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。 (5)电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。 2.具体收集流程 (1)记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,由______确定是否保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 (3)在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 (4)用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性;用扫描仪等设备获得的图象电子文件,应将相关软件一并收集。 (5)用计算机辅助设计(CAD)或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。 (6)用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1.电子文件的整理 电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中;应制成相应电子文件目录;归档电子文件应填写登记表。 2.电子文件的归档 (1)归档时间 逻辑归档应实时进行,物理归档应定期完成。 (2)归档检测与鉴定 在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。 (3)归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种:接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为:公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类:政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如:公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类;5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

电子文件归档与电子档案管理细则

电子文件归档与电子档案管理细则 第一章总则 第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作,根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定,结合本市实际,制定本细则。 第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体(以下统称各立档单位),国有企事业单位可参照执行。 第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。 (一)电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 (二)电子档案,是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。 (三)元数据,是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。 (四)逻辑归档,是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 (五)物理归档,是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次为:一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘(DVD—R)。 (六)迁移,是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

(七)真实性,是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。 (八)完整性,是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 (九)有效性,是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 (十)档案信息代码,是指描述档案属性的代码,用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下:文书档案WS;科技档案KJ;财会档案CK;照片档案ZP;录音档案LY;录像档案LX等等。 第四条各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作,档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。 第五条市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期(30年)的电子档案,并依法提供利用;有条件的应当根据国家灾害备份的要求,建立本级电子文件(档案)备份中心或者异地备份库。 第二章电子文件的收集登记与移交 第六条按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。 (一)凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式;收集采用非通用存储格式文件时,应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。

文件归档管理方案计划规定

档案管理规定 第一章总则 第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定,为加强档案管理工作,有效地保护和利用档案,维 护公司合法权益,特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直 接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、 报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件 材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的 历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导、统一监督,分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。 第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。

第二章档案机构及其职责 第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。 第七条档案工作由公司总经理统一领导,综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管 工作。 第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整,装订整齐、牢固,书写字迹清楚、工整,图面清晰,图幅符合要求,签署手 续完备,建立电子版和物理版档案目录,注明序号、编号、归档 资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签 名必须用蓝黑或碳素墨水书写。 第十条归档的照片、底片整理成册,并附有文字说明,注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专 业技术活动。 第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份,财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加,但一式不得少于四 份。 第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等,在办公室保存一份原件或一份复印件。 第十四条综合办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要,规范本单位电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规,结合本单位实际,特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的,具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则,各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用,计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度,指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用,各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求,妥善管理,确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括:文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向档案室移交的过程。推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时,机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份,交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份(一套硬盘,三套光盘),备份介质分开保管,一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

电子档案管理办法

XXXX有限公司电子档案管理办法(暂行)  第一章 总 则  第一条 为了加强公司的电子文件归档管理,保障电子 文件和电子档案的安全保管和科学利用,根据《中华人民共 有限公司档案管理办法(暂行)》有关 和国档案法》、《XXXX 规定制定本规定。  第二条 本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营 业部(以下简称各单位)。  第三条 基本术语解释  (一)电子文件:是指员工在日常工作中形成的数字形 态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文 件,用数字(比特)形态表现出来,通过编码和解码来输入和 输出,也称数字式文件。  (二)电子档案:是指利用计算机技术形成,经鉴定具 有保存和利用价值的归档电子文件。  (三)电子文件的物理归档:指经过归档处理的电子文 件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。  (四)电子文件的逻辑归档:将电子文件的物理地址存

放于档案管理部门控制的网络服务器中,使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。 第二章 管理体制和职责 第四条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,各单位要明确电子文件归档管理的分管领导,协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络,做好电子文件归档的管理工作。  第五条 各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施,对其实施超前管理,以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。  第六条 在电子文件的管理过程中应明确职责,责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作,一般由承办(业务)部门负责;电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作,通常由档案管理部门负责。  第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守,具备计算机专业知识,熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能,组织编写归档电子文件的各种检索工具,并积极主动提供服务,充分发挥归档电子文

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 第一章总则 第一条为了公司信息化建设需要,规范公司形成的电子文件的归档与管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,确保电子文档的安全和信息可用性,充分发挥电子文档的凭据参考作用,特制定本办法。 第二条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。 第三条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。 第四条电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。 第五条明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式,以保证电子档案的质量。 第六条为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。 第七条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 第八条具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并

归档。 第九条基本术语解释 (一)电子文件:是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘(硬盘、移动硬盘等)、光盘(DVD、VCD)等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 (二)归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 (三)电子文件的归档:指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。 (四)电子文件的真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成的原始状况一致。 (五)电子文件的完整性:指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 (六)电子文件的有效性:指电子文件应具备可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 (七)背景信息:指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。 (八)元数据:指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。 第二章电子文件的收集与积累

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责: 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责: 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标; b.实现方针、目标和指标的策划; c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于: a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据); b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见; d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告; f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡) h.设施的设计、运行技术资料; i.供应商和承包商档案; j.作业许可证等; k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示:

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构,根据文档管理工作的分工不同分为:信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容,实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接,完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作,同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式,为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性,使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具,可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构,无论是从眼前,还是从长远考虑,都将比

电子文件归档管理办法

电子文件归档管理办法 第一章总则 第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规,特制订本办法。 第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的,具有保存价值的电子文件。 第三条基本术语解释 (一)电子文件:以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取,并可在通信网络上传输的文件。 (二)电子档案:利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值,按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。 (三)真实性 指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。 (四)完整性 指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。 (五)有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 (六)逻辑归档 指在计算机网络上进行,不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 (七)物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。 第二章电子文件归档的管理体制和职责 第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作,要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中,要明确此项工作的分管领导,建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。

第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施,并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,归档前由形成部门负责,归档后由档案馆负责。第六条电子文件的管理应明确职责,责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作,由形成部门负责;电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作,由档案馆负责。 第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备,确保归档电子文件的有效识读。 第三章电子文件的收集 第八条收集围: 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。按照电子文件的信息类型包括: (一)字处理文件:指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 (二)图像文件:指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 (三)图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 (四)影像文件:指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 (五)声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 (六)多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 (七)数据库文件:指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 (八)超文本文件:主要指已组织成网(WEB)的信息文件。 (九)计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 (十)数据文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 第九条收集要求: (一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存,并在容及相关描述上保持一致。 (二)在“无纸化”办公系统中产生的电子文件,应采取格的安全措施,随时备份,存储在能够脱机保存的载体上,保证电子文件的安全性。

GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 (GB/T17678.1—1999) 发布时间:2008-09-08 信息来源:深圳市档案局【内容纠错】 第一部分:电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围,但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB /T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法(eqvISO 8601 :1988 ) GB /T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB /T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB /T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB /T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB /T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构 GB /T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB /T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB /T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB /T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB /T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB /T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB /T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB /T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB /T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB /T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB /T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义: 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档,由CAD 技术总负责人负责,文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下,都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则,电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用,在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明,以保证电子档案的完整性。

公司电子文件归档与电子档案管理办法

公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化,对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,为本公司经营与发展提供服务,特制订本办法。 第二条负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,由_____部门进行指导与监督。部门领导统一协调,指定专门人员负责,保证管理工作的连续性。 第三条电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1.收集方法 (1)及时按照要求制作备份。 (2)需在登记表中登记。 (3)登记表应与备份一同保存。 (4)登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存, 并附有纸张打印件。 (5)电子文件性质代码:R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

2.具体收集流程 (1)记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,由______确定是否保留。 (2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 (3)在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 (4)用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性;用扫描仪等设备获得的图象电子文件,应将相关软件一并收集。 (5)用计算机辅助设计(CAD)或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。 (6)用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1.电子文件的整理

文件收发、归档管理制度

文件收发、归档管理制度 第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据集团公司有关规定,结合我集团的实际情况,特制订本制度。 第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分:行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉,业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉,人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉,技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉,其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。 第三条公文的签收 1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时,办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。 第四条公文的编号保管 1.办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单",作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管,不得个人保存,如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。 2.一般性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件,由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。 3.为加速文件运转,办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第六条文件的传阅与催办 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者:薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体,而办公自动化(OA)是信息管理系统,这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统(OA), 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较,这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 (一)电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 (二)电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 (一)办公自动化系统(OA) 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统,英文缩写OA。 (二)电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的,旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 (三)电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术,实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期,其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式,电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 (一)价值的区别 电子文件具有凭证价值,而电子档案除凭证价值外,还具有保存价值。 (二)文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段,而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下:(一)归档要求

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