文件管理考试试卷

文件管理考试试卷

部门姓名

一、填空题1?、企业应当严格执行《药品生产质量管理规范》，坚持诚实守信，禁止任何虚假、欺骗行为。2?、关键人员应当为企业得全职人员,至少应当包括企业负责人、生产管理负责人、质量管理负责人与质量受权人。3 ?、质量管理负责人与生产管理负责人不得互相兼任。4、所有人员都应当接受卫生要求得培训,企业应当建立人员卫生操作规程，最大限度地降低人员对药品生产造成污染得风险。

5、任何进入生产区得人员均应当按照规定更衣。

6、进入洁净生产区得人员不得化妆与佩带饰物。

７、生产区、仓储区应当禁止吸烟与饮食，禁止存放食品、饮料、香烟与个人用药品等非生产用物品。8?、操作人员应当避免裸手直接接触药品、与药品直接接触得包装材料与设备表面.9?、药品生产厂房不得用于生产对药品质量有不利影响得非药用产品。

10、洁净区得内表面(墙壁、地面、天棚）应当平整光滑、无裂缝、接口严密、无颗粒物脱落，避免积尘,便于有效清洁,必要时应当进行消毒。11?、存放在洁净区内得维修用备件与工具，应当放置在专门得房间或工具柜中。?１2、设备得维护与维修不得影响产品质量。1?３、用于药品生产或检验得设备与仪器，应当有使用日志，记录内容包括使用、清洁、维护与维修情况以及日期、时间、所生产及检验得药品名称、规格与批号等.

１4、主要固定管道应当标明内容物名称与流向。?１５、制药用水应当适合其用途，并符合《中华人民共与国药典》得质量标准及相关要求.

1６、纯化水、注射用水储罐与输送管道所用材料应当无毒、耐腐蚀;储罐得通气口应当安装不脱落纤维得疏水性除菌滤器；管道得设计与安装应当避免死角、盲管。

１7、洁净区与非洁净区之间、不同级别洁净区之间得压差应当不低于10帕斯卡.必要时，相同洁净度级别得不同功能区域（操作间）之间也应当保持适当得压差梯度。

18、制剂得原辅料称量通常应当在专门设计得称量室内进行。?１９、通常应当有单独得物料取样区。取样区得空气洁净度级别应当与生产要求一致。如在其她区域或采用其她方式取样，应当能够防止污染或交叉污染。20?、生产设备应当在确认得参数范围内使用.21?、生产设备应当有明显得状态标识，标明设备编号与内容物(如名称、规格、批号)；没有内容物得应当标明清洁状态.22?、应当确保生产与检验使用得关键衡器、量具、仪表、记录与控制设备以及仪器经过校准,所得出得数据准确、可靠.23?、衡器、量具、仪表、用于记录与控制得设备以及仪器应当有

明显得标识，标明其校准有效期。24?、不得使用未经校准、超过校准有效期、失准得衡器、量具、仪表以及用于记录与控制得设备、仪器。

2５、纯化水、注射用水得制备、贮存与分配应当能够防止微生物得滋生。纯化水可采用循环，注射用水可采用７0℃以上保温循环。

２6、应当对制药用水及原水得水质进行定期监测,并有相应得记录。27?、物料接收与成品生产后应当及时按照待验管理，直至放行。?

53、每次生产结束后应当进行清场，确保设备与工作场所没有遗留与本次生产有关得物料、产品与文件。下次生产开始前,应当对前次清场情况进行确认。

54、在生产得每一阶段,应当保护产品与物料免受微生物与其她污染。55 ?、所有药品得生产与包装均应当按照批准得工艺规程与操作规程进行操作并有相关记录，以确保药品达到规定得质量标准,并符合药品生产许可与注册批准得要求。56?、每批产品应当检查产量与物料平衡，

确保物料平衡符合设定得限度。如有差异，必须查明原因,确认无潜在质量风险后，方可按照正常产品处理.?５７、清洁方法应当经过验证，证实其清洁得效果,以有效防止污染与交叉污染. 5８、每批产品均应当有相应得批生产记录，可追溯该批产品得生产历史以及与质量有关得情况.

59、在生产过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后,应当由生产操作人员确认并签注姓名与日期。60?、任何偏差都应当评估其对产品质量得潜在影响.

61、《药品生产质量管理规范（2010年修订)》自2０10年３月１日起施行。

６2、各种管道、照明设施、风口与其她公用设施得设计与安装应当避免出现不易清洁得部位，应当尽可能在生产区外部对其进行维护。63?、文件就是质量保证系统得基本要素。企业必须有内容正确得书面质量标准、生产处方与工艺规程、操作规程以及记录等文件.

64、文件得内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品得历史情况。65?、不得在同一生产操作间同时进行不同品种与规格药品得生产操作，除非没有发生混淆或交叉污染得可能。?６6、液体制剂得配制、过滤、灌封、灭菌等工序应当在规定时间内完成；

６7、每一包装操作场所或包装生产线,应当有标识标明包装中得产品名称、规格、批号与批量得生产状态。

68、在物料平衡检查中，发现待包装产品、印刷包装材料以及成品数量有显著差异时，应当进行调查,未得出结论前，成品不得放行。6?９、包装结束时,已打印批号得剩余包装材料应当由专人负责全部计数销毁，并有记录。如将未打印批号得印刷包装材料退库，应当按照操作规程执行。

７0、企业按规定保存得、用于药品质量追溯或调查得物料、产品样品为留样。用于产品稳定性考察得样品不属于留样。

７１、每批药品得留样数量一般至少应当能够确保按照注册批准得质量标准完成两次全检（无菌检查与热原检查等除外)；

72、当无菌生产正在进行时，应当特别注意减少洁净区内得各种活动。应当减少人员走动,避免剧烈活动散发过多得微粒与微生物.

７3、无菌药品生产得每个阶段（包括灭菌前得各阶段）应当采取措施降低污染。

７4、洁净区内应当避免使用易脱落纤维得容器与物料；在无菌生产得过程中,不得使用此类容器与物料。7?５、无菌药品得生产应当采取各种措施减少最终产品得微粒污染。76?、大容量注射剂以同一配液罐最终一次配制得药液所生产得均质产品为一批.?７7、每一次灭菌操作应当有灭菌记录，并作为产品放行得依据之一。

7８、可最终灭菌得产品不得以过滤除菌工艺替代最终灭菌工艺.

７9、气锁间两侧得门不得同时打开。可采用连锁系统或光学或（与)声学得报警系统防止两侧得门同时打开。

二、选择题（2分／题,共３0分）

1。《药品生产质量管理规范(２010年修订)》已于2010年１0月19日经卫生部部务会议审议通过，2011年１月17日发布，自（）起施行。?A。２011年B．２01２

2.下列哪一项不就是实施GMP得目标要素:年C．201３年Ｄ．２015年?

（）

A。将人为得差错控制在最低得限度?B。防止对药品得污染、交叉污染以及混淆、差错等风险C．建立严格得质量保证体系,确保产品质量?Ｄ。与国际药品市场全面接轨?3。制药用水应当适合其用途，至少应当采用(）。

A。自来水B．饮用水C．纯化水D。注射用水

４.物料必须从（）批准得供应商处采购。?Ａ.供应管理部门 B.生产管理部门 C.

质量管理部门D。财务管理部门

5。证明任何操作规程(或方法）、生产工艺或系统能达到预期得结果,这一系列得活动通常称之为：（）?A、检验Ｂ、验证Ｃ、工艺考核Ｄ、质量保证

6.因质量原因退货与召回得药品,应当:（）?Ａ．销毁B．返包C。退还药品经

7．作为制药企业,我们应当把什么放在第一位?销商Ｄ。上交药品行政管理部门?

（)?A。生产Ｂ。质量Ｃ．信誉Ｄ.效益

8。药品得批记录及发运记录应保存至少该药品有效期后几年？（）

9.2010年修订得GMP没有得章节（）

A.半年Ｂ.一年 C.二年D．三年?

10、每批药品均应当由?A。机构与人员B。设备Ｃ。生产管理D．卫生管理?

（）签名批准放行

A、仓库负责人

B、财务负责人

C、市场负责人Ｄ、质量受权人

１１。药品生产得岗位操作记录应由( )? A.监控员填写B．车间技术人员填写Ｃ.岗位操作人员填写 D.班长填写

1２.现有一批待检得成品，因市场需货，仓库（）?A。可以发放?B.审核批生产记录无误后,即可发放

C.检验合格、审核批生产记录无误后，方可发放

D.检验合格即可发放?１3.药品生产所用得原辅料，应当符合（)?Ａ.食用标准B．药用标准 C.相应得质量标准Ｄ.卫生标准?

14.通常认为，原辅料为除（）之外，药品生产中使用得任何物料。

A。中间产品B．待包装产品Ｃ.试剂 D.包装材料

１5．( ）应当定期组织对企业进行自检，监控GMP得实施情况,评估企业就是否符合本规范要求，并提出必要得纠正与预防措施。?A。生产负责人 B.生产管理部门C．质量负责人Ｄ.质量管理部门

（十）GMP对记录得填写有什么要求？?答：与本规范有关得每项活动均应当有记录,以保证产品生产、质量控制与质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据得足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。(第一百五十九条)?应当尽可能采用生产与检验设备自动打印得记录、图谱与曲线图等,并标明产品或样品得名称、批号与记录设备得信息,操作人应当签注姓名与日期。(第一百六十条）

记录应当保持清洁，不得撕毁与任意涂改.记录填写得任何更改都应当签注姓名与日期,并使原有信息仍清晰可辨,必要时，应当说明更改得理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录得附件保存。（第一百六十一条)

（十一)物料得质量标准一般应包括哪些内容？

答：物料得质量标准一般应当包括:?1、物料得基本信息：?（1）企业统一指定得物料名称与内部使用得物料代码；?（2）质量标准得依据;?(3）经批准得供应商;?（4）印刷包装材料得实样或样稿。

２、取样、检验方法或相关操作规程编号;?3、定性与定量得限度要求；

4、贮存条件与注意事项;?

5、有效期或复验期.

（十二)成品得质量标准应当包括哪些内容??答:成品得质量标准应当包括:?1、产品名称以及产品代码;

2、对应得产品处方编号（如有）；?３、产品规格与包装形式;

４、取样、检验方法或相关操作规程编号；?５、定性与定量得限度要求;

6、贮存条件与注意事项；?

7、有效期。

[posｔ］（十三）每批药品得批记录应当包括哪些记录?

答：每批药品得批记录，应当包括批生产记录、批包装记录、批检验记录与药品放行审核记录等与本批产品有关得记录.

（十四）批生产记录应当包括哪些内容？

1、产品名称、规格、批号；?

2、生产以及中间工序开始、答：批生产记录得内容应当包括：?

4、生产步骤操作人员得签名；必要时，

3、每一生产工序得负责人签名;?

结束得日期与时间;?

还应当有操作(如称量）复核人员

得签名；

5、每一原辅料得批号以及实际称量得数量（包括投入得回收或返工处理产品?得批号及数量）;?６、相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围,以及所用主要生产设备得编号；

8、不同生产工序所得产量及必要时得物料７、中间控制结果得记录以及操作人员得签名;?

平衡计算；

9、对特殊问题或异常事件得记录,包括对偏离工艺规程得偏差情况得详细说明?或调查报告,并经签字批准。

（十五）批包装记录应当包括哪些内容？?答：批包装记录得内容包括：

2、包装操作日期与时间；

1、产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期与有效期;?

?3、包装操作负责人签名;?4、包装工序得操作人员签名；

5、每一包装材料得名称、批号与实际使用得数量；

6、根据工艺规程所进行得检查记录，包括中间控制结果;

8、所用印刷包装材料得

7、包装操作得详细情况，包括所用设备及包装生产线得编号；?

实样，并印有批号、有效期及其她打印内容；不易随批包装记录归档得印刷包装材料可采用印有上述内容得复制品；

９、对特殊问题或异常事件得记录,包括对偏离工艺规程得偏差情况得详细说明或调查报告,并经签字批准；?1０、所有印刷包装材料与待包装产品得名称、代码,以及发放、使用、销毁或退库得数量、实际产量以及物料平衡检查。

（十六）生产过程中防止污染与交叉污染应尽可能采取哪些措施?

答：生产过程中应当采取以下措施，防止污染与交叉污染：

1、在分隔得区域内生产不同品种得药品；

2、采用阶段性生产方式;

3、设置必要得气锁间与排风;空气洁净度级别不同得区域应当有压差控制；

4、应当降低未经处理或未经充分处理得空气再次进入生产区导致污染得风险；

5、在易产生交叉污染得生产区内，操作人员应当穿戴该区域专用得防护服；

6、采用经过验证或已知有效得清洁与去污染操作规程进行设备清洁；必要时,应当对与物料直接接触得设备表面得残留物进行检测；?

7、采用密闭系统生产;

８、干燥设备得进风应当有空气过滤器,排风应当有防止空气倒流装置;

９、生产与清洁过程中应当避免使用易碎、易脱屑、易发霉器具;使用筛网时，应当有防止因筛网断裂而造成污染得措施;?10、液体制剂得配制、过滤、灌封、灭菌等工序应当在规定时间内完成;?11、软膏剂、乳膏剂、凝胶剂等半固体制剂以及栓剂得中间产品应当规定贮存期与贮存条件。?（十七)包装期间，产品得中间控制检查至少应当包括哪些内容？?答:包装期间，产品得中间控制检查应当至少包括下述内容:

4、打

2、包装就是否完整；?３、产品与包装材料就是否正确;?

１、包装外观;?

印信息就是否正确;?5、在线监控装置得功能就是否正常。

样品从包装生产线取走后不应当再返还，以防止产品混淆或污染。

电子文件控制程序

电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。

4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

电子文件管理课程作业

电子文件管理课程作业 一、单选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 3、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、（）是扫描仪最主要的技术指标。

B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 6、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 2、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 4、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档√ B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 二、多选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A、JPEG B、TIFF C、BMP D、GIF 1、常见的音频格式有（）。 A、MP3 B、RA C、MOV D、WAV 2、常见的检索方式有（）。 A、精确检索 B、模糊检索 C、多条件检索 D、反向检索 3、常见的操作系统有（）。 A、Windows

电子文件管理

一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。

电子文件管理规范与流程

专题一：电子文件管理规范与流程 第一讲电子文件管理流程 一、电子文件管理流程的变化与特点 文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。 （一）电子文件管理流程在时间上的变化 １．提前 这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词，归档后的还会有主题标引的工作。此外，甚至可能导致额外劳动，如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施，耗费不应消耗的资源。因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。目前，比较普遍的提前的管理活动包括：（１）归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。如上海宝钢集团，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。如航天集团５０１所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是ＣＡＤ电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后，或通过网络将ＣＡＤ文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将ＣＡＤ文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图，送各主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了ＣＡＤ电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。 （２）鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始保管期限表的制定工作，根据机构职能机构图中显示的机构职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类（名称）、区分这些不同种类（名称）文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的实例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。 （３）著录。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。比如北京五洲设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给（或置于内部网上）文件形成者。由文件形成者进行著录，便于著录信息的及时采集，保证著录信息的高质量；同时也避免了档案工作者在文件

档案职称考试练习题中级《档案工作实务》“电子文件管理”

《档案工作实务》“电子文件管理” 1、下列属于记录电子文件载体的是：（ABCD） A 磁盘 B 优盘 C 光盘 D 磁带 2、构成电子文件的三大基本要素中，结构信息是电子文件的核心要素。（） 3、电子文件可以再不同载体上同时存在和互相转化.（） 4、电子文件和纸质文件一样可以长久存储和读取。（） 5、按信息格式划分，电子文件包括哪些种类。（） A、文本文件 B、数字化文件 C、命令文件 D 、支持性文件 6、下列属于文本型文件的是：（） A、TXT文件 B、PDF文件 C、TIFF文件 D、WAV文件 7、对电子文件而言，没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件就不能行使文件的功能。（） 8、按文件的生成方式分，下列属于数字化文件的是：（） A、语音录入文件 B、 OCR识别文件 C、扫描缩微胶卷 D、传感设备自动采集文件 9、电子文件管理的原则有：（） A 全程管理原则 B 前端控制原则 C 风险管理原则 D 技术与管理手段结合原则 10、机构内部电子文件管理模式主要有：（） A、分散式管理 B、集中式管理 C、分布式管理 D、文档一体化管理

11、世界上第一个采用分布式保管方案的国家是：（） A、美国 B、澳大利亚 C、法国 D、英国 12、电子文件法规由______或______按照一定的_____制定并依靠______保证实施的关于电子文件及其管理活动的行为规范。 A、行政机关 B、国家最高权力机关 C、国家强制力 D、立法程序 13、电子文件涉及的法律问题主要有：（） A 电子文件管理与知识产权保护问题 B 电子文件的易传播性问题 C 电子文件的法律证据效力问题D电子文件管理与隐私权保护问题 14、以下不是电子文件法规特点是：（） A、完整性 B、分散性 C、配套性 D、模糊性 15、世界上第一个文件管理国际标准是：（） A 、ISO15489 B、AS4390 C、ISO14721 D、ISO23081 16、数字信息资源长久保存领域最重要的标准是：（） A、开放档案信息系统参考模型 B 、《电子图像信息电子化存储的真实性和可靠性建议技术报告》 C、《电子图像：扫描文件图像的压缩方法选择指南》 D、《基于电子文档信息的长久保存》 17、我国电子文件管理标准中属于电子科技文件标准的有：（） A 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 B CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》 C 《建设电子文件与电子档案管理规范》 D 《信息技术文件描述和处理语言超文本置标语言（HTML）》 18、电子文件政策偏向于微观、以操作层面内容为主，指南则偏向于宏观，在实践中往往

电子档文件管理程序

1.目的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定 2.适用范围 适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 3.职责 3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。 3.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 4工作程序 4.1电子文件的归档类型 4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范 围和保管期限执行。 4.1.2各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。 4.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码可分别为： 文本文件（Text,代码T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字符号表达的文件。文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCLL码字符表示的回车、换行等信息外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic,代码为G） 指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。 图像文件（Image，代码I） 指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 视频文件（Video,代码V） 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视、动画片等。 音频文件（Audio,代码为A） 指用音频设备录入或编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。

电子文件管理作业指导

文件分发部门：( )

文件变更历史： History of docume nt cha nging:

1. 目的Aim 规范电子文件的管理程序。 To standardizes the procedure of electronic document management. 2. 范围Scope 本SOP适用于本公司所有的电子版本的GMP文件。 This SOP applies to all our company Selectronic GMP documents. 3. 职责Duty 3.1 QA部负责建立和更新本SOP QA department is responsible to establish and update this SOP. 3.2各部门和车间负责本部门电子文件的管理。 The departments and workshops are responsible to manage their electronic documents. 3.3 QA负责监督全公司电子文件的管理。 QA department is responsible to supervise the electronic document management of entire company. 4. 内容Content 4.1. 制定原则Principle 4.1.1. 所有文件必须同时具有电子版本，电子版本文件的内容和格式必须同纸质版本一致；附属的记录，与源文件放置在同一个文件夹里。Electronic version of each document should be available and consistent with the paper version; subsidiary records should be placed in the same folder together with source document. 4.1.2. 电子版本文件的名称须与文件名称一致，由文件名称和文件编号组成，比如：“文件的分类 与编码SOP ”。 The name of electronic version must be consistent with the paper version, including title and code, for example: “SOP - Taxonomy and code of GMP documents ” . 4.1.3. 电子版本由文件起草人负责，在文件批准后，将最终版本递交给文件管理QA。 After a document approved, the document drafter submits the final electronic version to document administrative QA. 4.1.4. 未递交电子版本的文件，QA部不予发放文件。 QA department shall not dispense a document until the electronic version has been received by QA department.

电子文件管理考题

电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（C）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三

6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96

《电子文件管理》思考与练习题讲解

《电子文件管理》思考与练习题 第一章： 1．什么是电子文件，如何理解电子文件的基本特征。 2．如何理解电子文件是由内容、结构和背景信息组成，结合具体类型的电子文件进行分析。 3．按电子文件的信息存在形式，可将电子文件划分为几种类型。4．结合实际，谈谈对数字化文本是否可以作为电子文件的看法。5．电子文件生命周期理论的基本思想有哪些。 6．结合电子文件管理中所遇到的一些问题，谈谈对文件连续体理论的认识。 7．电子文件的主要技术特点有哪些。 8．结合实际，谈谈对电子文件形成特点的认识。 第二章： 1.结合机构的特点，分析电子文件管理的目标。 2.结合实际，谈谈如何保证电子文件的真实性。 3.电子文件完整性的含义及其保证措施。 4.可能造成电子文件无法读取的原因以及保证其长期可读的措施。 5.电子文件管理工作和业务活动是否会产生冲突？如何把握两者的

平衡点？ 6.电子文件管理应该遵循哪些管理原则。 7.如何理解电子文件管理的全程管理原则？ 8.如何理解电子文件管理的前端控制原则？ 9.电子文件的集成管理具体会表现在哪些方面？ 10.为什么可以把纸质文件的管理特征归结为“以静制静”，把电子文件管理特征归结为“以动制动”？ 11.电子文件管理大致要经历哪几个阶段，选择一个开展电子文件管理的机构，试分析该机构所处的阶段，预测未来的发展趋向。 12.电子文件管理有哪几种模式？ 13.机构内电子文件的管理应该注意哪些问题？ 14.结合实际，分析在机构内部实现电子文件统一管理的必要性。 15.档案馆电子文件集中式保管模式和分布式保管模式的优缺点。 16.你认为目前我国针对电子文件管理最迫切需要的制度和标准有哪些？为什么？ 第三章： 1.电子环境中文件鉴定面临哪些新要求，为什么？ 2.电子文件鉴定工作的内容包括哪些？ 3.应如何选择电子文件的鉴定方法？ 4.试评价“以来源为基础的结构职能”鉴定方法。 5.电子文件内容分析的步骤。

技术文件管理作业指导书

1、目的确保技术文件得到有效控制。 2、范围适用于公司所有的技术文件。 3、职责本文件的贯彻执行由工程部部长负责，产品工程师、工艺工程师、文件管理员有责任遵守本文件规定。 3.1 公司工程部文件管理员对文件的控制负责。 3.2 部门主管有责任编制和控制本部门所有的文件，同时有责任对其它发至自己部门的文件进行妥善保管和认真执行。 3.3 工程部文件管理员负责文件的分类、编号、发放；文件的编制和更改由相关责任工程师负责。 4、定义技术文件包括外来文件和内部技术文件。 4.1 外来文件：包括客户提供的产品图纸、标准、技术资料等。 4.2 内部技术文件：指与产品、工艺、工序、材料、技术标准等产品技术执行过程相关的图样及文字性材料。 4.3 技术文件更改通知单： 4.4 临时技术措施通知单： 5、工作程序 5. 1外来文件 5. 1.1外来文件的接收 5．1.1.1 收到外来图纸、标准、技术资料后，在三个工作日内，首先由责任工程师组织对其评审（3人以上），并要有评审记录，若有评审疑问,需要有沟通记录附在外来文件之后，然后交文件管理员加盖“评审章”保管。并由评审人签名。 5．1.1.2 外来文件接收由文件管理员负责。 5．1.1.3 收到的产品图纸、标准、技术资料等应加盖“收讫章”，填写收到日期。 5．1.1.4 收到的外来图纸应登记在“外来图目录” 5. 1.2 外来文件的保管 5．1.2.1 外来文件原件应在工程部统一保管。 5．1.2.2 外来图纸按客户名称建帐管理。

5. 1.3 外来文件的使用 5．1.3.1 文件的使用由工程部决定，原件存档后，相关部门根据工作需要可向工程部申请发放复印件，可填写“外来文件借阅,复制申请单”。 5．1.3.2 “外来文件借阅，复制申请单”由申请人填写、签字，工程部主管批准，文件管理员执行。 5．1.3.3 借阅外来文件需填写“外来文件借阅登记表”，并在指定日期内归还文件管理员。 5．1.4 外来文件的更改 5．1.4.1外来文件的更改须有客户的书面更改通知。 5．1.4.2在收到客户对其材料的更改通知后，应将最新版本按5.1条规定登记存档,原版本盖作废章及日期后与客户通知一起封存存档。若无新版本，应将原版本复制一份，加盖作废章及日期章后与客户通知一起封存存档，由责任工程师在原版本上按客户更改通知要求做相应修改，加盖修改日期后存档，外来文件更改后,资料管理员要在登记表作出标记。 5．1.4.3 外来文件更改时，由责任工程师对本公司的相关文件按有关程序作相应更改。 5．1.5 外来标准核对有效性 对于国家标准、行业标准、外来企业标准和国外标准，每年的 1月到相关网站进行查询核对，若有最新版本，则增加新版本。经核对，老版本若无效，可作废，并作记录。 （相关网址：https://www.sodocs.net/doc/0a3601684.html, https://www.sodocs.net/doc/0a3601684.html, https://www.sodocs.net/doc/0a3601684.html, https://www.sodocs.net/doc/0a3601684.html, https://www.sodocs.net/doc/0a3601684.html,） 若通过以上途径不能获得相关信息，可向所属企业或相关单位发传真或打电话核对其有效性，并对传真及电话记录作保留。 5.2内部技术文件 5.2.1 发放

电子文档管理制度[1]

电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则

GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。

《电子文件管理暂行办法》

《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;

（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更

电子文件管理

4、电子文件管理 一、单选题（共13题） 1、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是扫描仪最主要的技术指标。 A、色深 B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，集中拷贝至耐久性好的载体上，（）保存。 A、一式两套 B、一式三套 C、一式四套 D、一式五套 6、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 7、（）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。 A、平板扫描仪 B、高速扫描仪 C、零边距扫描仪 D、数码相机 8、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件

B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 9、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 10、（）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。 A、DOC B、PDF C、HTML D、RTF 11、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 12、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档 B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 13、（）指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档 B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 二、多选题（共15题） 1、从管理的角度，可将元数据分为（）。 A、记录型 B、管控型 C、环境型 D、自动型 2、常见的操作系统有（）。 A、Windows B、DOS C、Linux D、Unix 3、《电子文件归档与管理规范》规定保存文字型电子文件以（）为通用格式。 A、XML

电子文件管理办法

中国华电集团公司电子文件管理办法(暂行) 第一章总则 第一条为加强中国华电集团公司(以下简称“集团公司”)电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。 第二章基本原则 第三条电子文件处理应遵循以下原则： (一)最大效用原则。公司系统文件处理采用电子文件方式。 (二)全程管理原则。对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量。 (三)完整性原则。电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何

缺损。 (四)可读性原则。电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。 (五)安全保密原则。电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国 家和集团公司的有关安全保密规定。 第三章职责 第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。系统各单位的总经理工作部(办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门。 第五条总经理工作部(办公室)职责： (一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。 (二)征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见。 (三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。

电子文件试题

一、填空题 1.电子文件的归档时间分永久归档和定期归档两种。 2. 电子文件的载体主要可分为纸质载体和光学载体两种。 3. 按电子文件的功能分类，可分为草稿类电子文件、正式电子文件（归档电子文件）、辅助性电子文件。 4. 技术鉴定的任务是对电子文件各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信 息真实性完整性、可读性分析以及对文件有效性的检测。 5.电子文件信息备份包括备份设备、和备份管理制度。 6.电子文件的种类，按电子文件的信息存在形式分类，可分为-----文本文件-- 、图形文件------- 、图像文件------- 、视频（映像文件）------- 、数据（库）文件-------音频（声音文件）等。 二、名词解释 1.元数据 2. 电子文件 3. 电子文件真实性、完整性和有效性 三、选择题 1.根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文书档案的保管期限定为( A )。 A.永久、定期两种 B.永久、长期、定期三种 C.永久、长期、短期三种 2. 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，( B )向档案馆移交档案。 A.随时 B.定期 C.不定期 3.在电子文件保管过程中，为保证其有效性所采取的措施错误的( C )是。 A.归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的形体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写形体清除后重复使用，不可清除内容的形体应按保密要求及时采取恢复措施。 B.对磁性载体每满2年、光盘满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不抵于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。 C.对磁性载体上的归档电子文件，应每10年转存一次。 4.下列有关电子文件的说法中正确的是( A )。 A.元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 B.物理归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 C.逻辑归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。