酒店物资采购工作流程模板

酒店物资采购工作

流程

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酒店物资采购工作流程

1、为搞好酒店的采购工作, 保证优质廉价的供应, 确保经济指标的完成, 以及防止一些不良倾向的发生, 特制定本制度。

2、财务部是酒店采购工作的专业部门, 酒店所需物品原则上均由其统一购买, 其它部门有参与监督、支持配合权, 未经同意不得擅自采购。

3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。

4、相关人员在采购、收货的过程中, 必须遵守商业道德, 努力提高业务水平, 适应市场经济的发展要求; 讲究文明礼貌, 遵纪守法; 以酒店利益为主, 相互监督, 相互配合, 共同把关。一、采购项目的申请

1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下能够申购; 库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。

2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。

二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买

1.经确认实属必要购买项目, 必须由库房或使用部门填写申购单, 经部门负责人、库管员、分管领导签字, 经总经理审批后交采购统一办理。

2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;

3.采购员应按照申购项目进行采购, 如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后, 应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应, 可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈, 经过对比、筛选, 并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购, 但要做好采购监督工作。

4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有, 任何部门或人员不得占为私有。

5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目, 申购部门需要作详细的说明或提供样品, 供应商报价时必须提供样品或有关资料, 经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。

6.财务部对内要主动与部门保持密切联系, 树立服务意识, 熟知酒店物品的标准和使用情况; 对外经常做好市场调查研究, 掌握市场信息; 积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品; 积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。

7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定; 使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待; 使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合, 对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部, 由其选定质优价廉服务好的供应商。

8.确属疑难采购项目, 财务部应及时与使用部门进行沟通, 研究对策, 必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报, 不得拖延误事。

9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买, 其它部门一般不得自行购买。

10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容, 坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。

三、采购项目的验收

1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系, 由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。

2.对于不符合采购申请表的采购, 库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后, 库管员应开立入库单, 并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。

3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。

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