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Word长篇文档排版技巧(一)

市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改,整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活,小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧,这才发现,这半天的时间,可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。

小王把自己的体会重点总结为两点:

1.制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置

2.不同的篇章部分一定要分节,而不是分页

下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。

单面打印的简单报告

这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。

设置纸张和文档网格

写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是Word 中的页面设置。

从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。

图1 选择纸张

通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的修改。

考虑到阅读报告的领导年龄都比较大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰。

在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。

选中“指定行和字符网格”,在“字符”设置中,默认为“每行39”个字符,可以适当减小,例如改为“每行37”个字符。同样,在“行”设置中,默认为“每页44”行,可以适当减小,例如改为“每页42”行。这样,文字的排列就均匀清晰了。

设置样式

现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文字后,用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式,用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐,但这样的操作要重复很多次,而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。

熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而,如果有几十个、上百个这样的修改,也得刷上几十次、上百次,岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。

样式是什么?简单地说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎所有的格式,设置时只需选择一下某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

样式在设置时也很简单,将各种格式设计好后,起一个名字,就可以变成样式。而通常情况下,我们只需使用Word提供的预设样式就可以了,如果预设的样式不能满足要求,只需略加修改即可。

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式,如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容,在图3中,“显示”为“有效格式”,则其中的内容即有格式,又有样式。例如,“加粗”为格式,“标题1”为样式,“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说,很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”,则显示如图4所示的内容。这时,将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

图4 有效样式

“正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的,因此“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。

“标题1”~“标题9”为标题样式,它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的是标题样式具有级别,分别对应级别1~9。这样,就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中,只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式,如果标题的级别比较多,可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可选择“标题4”~“标题9”样式。

现在,规划一下文章中可能用到的样式。

?对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题1”样式,章节中的小标题,按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。

?文章中的说明文字,采用“正文首行缩进2”样式。

?文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。

规划结束之后,即可录入文字了。

首先,录入文章第一部分的大标题,如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令,在任务窗格中单击“标题1”样式,即可快速设置好此标题的格式,如图6所示。

图5 录入标题

图6 应用“标题1”样式后的格式

用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后,可显示“有效样式”,这样不会显示无用的其他样式。

文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照,图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。

在录入和排版过程中,可能会经常在键盘和鼠标之间切换,这样会影响速度。对样式设置快捷键,就能避免频繁使用鼠标,提高录入和排版速度。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。

单击【格式】按钮,选择【快捷键】命令,显示“自定义键盘”对话框,如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键,例如【Ctrl】+【1】,在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键,而应该按下快捷键。单击【指定】按钮,快捷键即可生效。

用同样的方法为其他样式指定快捷键。

现在,在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键,即可快速设置好格式。

文档中的内容采用系统预设的样式后,格式可能不能完全符合实际需要。例如,“标题1”样式的字号太大,而且是左对齐方式,希望采用小一点的字号,并居中对齐。这时可以修改样式。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头,如图8所示,单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框,如图9所示。选中“自动更新”选项,单击【确定】按钮完成设置。这样,当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时,就会自动更改“标题1”样式的格式。

选中采用了“标题1”样式的某段文字,例如“一、中国互联网络宏观状况”,然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

查看和修改文章的层次结构

文章比较长,定位会比较麻烦。采用样式之后,由于“标题1”~“标题9”样式具有级别,就能方便地进行层次结构的查看和定位。

从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,可在文档左侧显示文档的层次结构,如图11所示。在其中的标题上单击,即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令,即可取消文档结构图。

如果文章中有大块区域的内容需要调整位置,以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时,同样不容易找到位置。

从菜单选择【视图】|【大纲】命令,进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏,如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别,例如“显示级别3”,则文档中会显示从级别1到级别3的标题,如图13所示。

如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后,可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处,按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方,即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置,也会将其中的文字内容一起移动。

从菜单选择【视图】|【页面】命令,即可返回到常用的页面视图编辑状态。

对文章的不同部分分节

文章的不同部分通常会另起一页开始,很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页,这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。

另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚,这种做法就无法实现了。

正确的做法是插入分节符,将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。

定位到第二部分的标题文字前,从菜单选择【插入】|【分隔符】命令,显示“分隔符”对话框,如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”,并单击【确定】按钮,就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节,又分页的功能。

用同样的方法对文章的其他部分分节。

对于封面和目录,同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录,如图15所示,然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。

如果要取消分节,只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符,默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮,即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中,分别显示了不同节末尾的分节符。

在段落标记和分节符之间单击,按【Delete】键即可删除分节符,并使分节符前后的两节合并为一节。

为不同的节添加不同的页眉

利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉,只有正文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节,所以很容易实现这个功能。

设置页眉和页脚时,最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。

注意在页眉的左上角显示有“页眉–第1节–”的提示文字,表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面,不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮,显示并设置下一节的页眉。

第2节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容,因此继续单击“显示下一项”

按钮。

第3节的页眉如图19所示,注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字,则此文字将会出现在所有节的页眉中,因此不要急于设置。

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页眉与前一节不同。

此时再在页眉中输入文字,例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉,因为后面节的页眉默认为“同前”,即与第3节相同。

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页眉编辑状态。

用打印预览可以查看各页页眉的设置情况,其中封面和目录没有页眉,目录之后才会在每页显示页眉。

在指定位置添加页码

通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码,从目录之后的内容再添加页码,并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。

按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处,从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。

在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮,显示页脚区域,如图20所示。

注意在页脚的左上角显示有“页脚–第1节–”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面,不需要在页脚区域添加页码,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮,显示并设置下一节的页脚。

第2节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”

按钮。

第3节的页脚如图21所示,注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码,则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮,默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置,这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。

这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。

从菜单选择【插入】|【页码】命令,显示“页码”对话框,如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框,如图23所示。默认情况下,“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数,然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。

第3节之后的其他节无需再设置页码,因为页脚的默认设置为“同前”,而且页码格式默认设置均为“续前节”,将会自动为每一节编排页码。

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮,退出页脚编辑状态。

用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。

插入目录

最后可以为文档添加目录。要成功添加目录,应该正确采用带有级别的样式,例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录,但采用带级别的样式是最方便的一种。

定位到需要插入目录的位置,从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令,显示“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,如图24所示。

在“显示级别”中,可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9。

如果要设置更为精美的目录格式,可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。

单击【确定】按钮,即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹),因此可以进行更新。

当文档中的内容或页码有变化时,可在目录中的任意位置单击右键,选择“更新域”命令,显示“更新目录”对话框,如图25所示。如果只是页码发生改变,可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减,可选择“更新整个目录”。

小结

至此,整篇文档排版完毕。在整个排版过程中,可以注意到样式和分节的重要性。

采用样式,可以实现边录入边快速排版,修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式,并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。

对文档的不同部分进行分节,有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。

有关样式和分节应用,以及页眉页脚的设置,这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。

word排版技巧整理

第一章 word排版技巧 一、快速定位到上次编辑位置 用WPS编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一WPS文件时,光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过,Word却没有直接提供这个功能,但是,当我们在打开Word文件后,如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。 提示:其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。 二、快速打印多页表格标题 选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 三、快速定位到上次编辑位置 用WPS编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一WPS文件时,光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过,Word却没有直接提供这个功能,但是,当我们在打开Word文件后,如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。shang 提示:其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了? 四、快速对齐段落 Ctrl+E :段落居中。 Ctrl+L :左对齐。 Ctrl+R :右对齐。 Ctrl+J :两端对齐。 Ctrl+M :左侧段落缩进。

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Word长篇文档排版技巧(一) 市场部经常要出各种分析报告,一写就就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚得小王写东西自然不在话下,然而每每困扰她得却就是排版得问题,每次都要花大量得时间修改格式、制作目录与页眉页脚。最头疼得就是上司瞧完报告后让她修改,整篇文档得排版弄不好就要重来一遍。制作目录也就是出力不讨好得事,尽管小王知道Word中有插入目录得功能,可就是尝试了几次就弃之不用了,原因就是系统总就是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活,小王花了半天得时间学习了一下长篇文档得排版技巧,这才发现,这半天得时间,可以让她享受无数个闲暇得傍晚与周末。 小王把自己得体会重点总结为两点: 1.制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其就是样式设置 2.不同得篇章部分一定要分节,而不就是分页 下面就瞧瞧她就是怎样用新学得技巧制作一篇几十页得长文档得。 单面打印得简单报告 这份报告要求得格式就是:A4纸;要有封面与目录;单面打印;除封面与目录外,每页得页眉就是报告得题目;页码一律在页面底端得右侧,封面与目录没有页码,目录之后为第1页。 设置纸张与文档网格 写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小得“纸”,这个“纸”就就是Word 中得页面设置。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。

图1 选择纸张 通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型得纸即可。 很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认就是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档得排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时瞧到页面中得内容与排版就是否适宜,避免事后得修改。 考虑到阅读报告得领导年龄都比较大,对于密密麻麻得文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号得办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间得间距,即使不增大字号,也能使内容瞧起来更清晰。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。

公文排版及行文规则

区委办公室公文排版及行文规则 一、页面设置 (一)页边距。 上:3.7cm 下:3.5cm 左:2.8cm 下:2.6cm (二)板式中的页脚为25mm。同时,勾选“奇偶页不同”。 二、行数和字数 一般每面22行,每排28个字,并撑满版心。 三、公文排版要素要求 (一)密级。 如需标注密级一般用三号黑体。定格排在版心左上角第一行。 (二)标题。 一般用二号方正小标宋简体,标题分一行或多行居中排布,通常不超过3行,行距为35磅。 (三)主送机关。 编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时扔顶格,最后 -1-

一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文,应当将主送机关名称移至版记。 (四)正文。 一般用3号仿宋,编排于主送机关下一行,每个自然段左空2字,回行顶格。行距推荐为28.9磅。 正文结构层次一般不超过四层。 (1)第一层为“一、”,后面跟的是顿号,用黑体。 (2)第二层为“(一)”,后面不跟标点符号,用楷体。 (3)第三层为“1.”,后面跟的是小圆点,且是全角小圆点,不是顿号,用仿宋体。 (4)第四层为“(1)”,后面不跟标点符号,用仿宋体。 (五)附件说明 1.编排于正文下空一行,左空2字用3号仿宋字体编排“附件”2字而不是“附”,后标全用全角冒号和附件名称。如有两个或两个以上的附件,附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号,顺序号后面跟全角小圆点。 2.附件名称较长需回行是,应与上行附件名称首字对齐。 3.附件后名称不标注标点符号。 4.附件说明处的标注内容及附件标注内容前后要一致。 (六)成文日期。 成文日期一般有空4字,用3号仿宋体,用阿拉伯数字,不使用汉字。与正文间隔4行。(如需加盖印章需调整行距使所盖-2-

Word编辑排版技巧大全

Word编辑排版技巧大全 1.2 编辑排版技巧(1) 1.2.1页面设置快速进行调整 要对Word进行页面调整,通常大家采用的方法是选择“文件→页面设置”选项的方法进行,请问有没有更快速方便的方法呢? 答:有,如果要进行“页面设置”,只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置窗口。 1.2.2 Word中巧选文本内容 在Word文件中进行编辑操作时,经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理,请问有没有快捷的方法进行选定? 答:在Word 中要选中文件内容时,有一些快捷的操作方法,掌握好它们可以大大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法: (1)字或词的选取: 将指针移到要选的字或词后,双击鼠标左键即可选定。 (2)任意连续的文字选取: 将指针移到要选取的文字首或末,再按住鼠标左键不放往后或往前拖动,直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“Shift”键配合鼠标左键进行选择,可这样进行:将光标移到要选取的文字首(或末),再按住“Shift”键不放,然后将鼠标指针移到要选取的文字末(或首)并单击,此时也可快速选中这段连续的文字。 (3)一行文字的选取: 将指针移到该行的行首,在光标指针变成向右的箭头时,单击鼠标左键即可; (4)一段文字的选取: 将指针移到该段第一行的行首,同样在光标指针变成向右的箭头时,双击鼠标左键即可。 (5)整个文件内容的选取: 把指针移到该文件中任一行首(在指针变成向右的箭头时),快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容(也可利用组合键“Ctrl+A”快速选定)。 另外在平时使用中,还有几个特别的快捷键可以加快选取: Shift+Home:使光标处选至该行开头处。

Word长文档排版方法

Word长文档排版(Word自动生成目录) 一篇Word文档,内容有大的章,小的节。如何把章节抽出来生成目录? 目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等。Word提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。 【问题描述】 1.页面设置:右、下边距为2.5厘米,左、上边距为2.8厘米,页眉和页脚均为2厘米,使用A4纸。 2.正文首行缩进2字符,字体大小为“小四号”,文中所有非汉字均用Times New Roman 体;字间距设置为“标准”;段落设置为“多倍行距:1.25”。 3.创建目录。“目录”二字用黑体小二号并位于页面上方居中;目录要求列出一、二、三级标题。同时要在各级标题后列出页码;在正文中一级标题字体用“黑体、小二号”,居中,二级标题字体用“宋体、四号”,三级标题字体为“黑体、小四号”,段前12磅。 4.页眉从正文开始。页眉左端顶格为该篇文章的标题。 5.插入页码。目录单独编页码,位于页面下方居中,形式为罗马数字。正文页码在页眉的右端右对齐,用阿拉伯数字,宋体五号。 【案例效果图】如图3-1所示。 图3-1“案例3”效果图 【本案例涉及的知识点】 页面设置 插入页眉和页脚 插入页码 插入分页符、分节符

生成文档目录 【操作步骤】 1.页面设置 打开需排版的素材文件,单击“页面布局”选项卡,在“页面设置”组中,选择“页边距”→“自定义页边距”,打开“页面设置”对话框,如图3-2所示,设置右、下边距为2.5厘米,左、上边距为2.8厘米。选择“纸张”选项卡,在“纸张大小”下拉列表框中选择“A4”;选择“版式”选择卡,在其中设置“距边界”的页眉和页脚均为2厘米。 2.正文字体和段落设置 按组合键,选中整个文档,在“开始”选项卡“字体”组中设置字体大小为“小 四号”;单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,如图3-3所示,在其中设定“特殊格式”为“首行缩进”,“行距”为“多倍行距”、设置值为1.25倍。 图3-2“页面设置”对话框图3-3“段落”对话框3.创建目录,采用三级标题。 (1)设置三级标题。 设置一级标题。选中文字,在“开始”选项卡“样式”组中选择“标题1”样式,字体设置为“黑体、小二号”。居中对齐。 设置二级标题。选中文字,在“样式”组中选择“标题2”样式,字体设置为“宋体、四号”,左对齐。 设置三级标题。选中文字,单击在“样式”组中选择“标题3”样式,字体设置为“黑体、小四号”,单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,在“间距”框中“段前”输入12磅。 使用“格式刷”设置三级标题格式的方法:选中已设为标题格式的文字,双击““格式刷”按钮,移动鼠标到其他需设为相应级别标题的文字上刷一下即可。 (2)生成目录。 将光标定位于文档开始处,单击“插入”选项卡“页”组中的“分页”按钮,文档前增加一张空白页,在其中输入文字“目录”,并回车。 单击“引用”选项卡的“目录”按钮,在下拉框中选择“插入目录”命令,如图3-4所示,打开“目录”对话框,如图3-5所示。选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框,在“制表符前导符”下拉列表中选择“小圆点”样式的前导符;在“常规”区域的“格式”下拉列表中选中“来自模板”,“显示级别”设置为3。

政府公文花式及字体字号标准大全

政府公文格式及字体字号标准大全 公文纸一般采用国内通用的16开型,推荐采用国际标准A4型,供张贴的公文用纸幅度面尺寸,可根据实际需要确定。 保密等级字体:一般用3号或4号黑体 紧急程度字体:字体和字号与保密等级相同(3号或4号黑体) 文头的字体:大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红) 发文字号的字体:一般采用3号或4号仿宋体 签发人的字体:字体字号与发文字号相同(3号或4号仿宋体) 标题的字体:字体一般宋体、黑体,字号要大于正文的字号。 主送机关的字体:一般采用3号或4号仿宋体 正文的字体:常用3号或4号仿宋体 附件的字体:常用3号或4号仿宋体 作者的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 日期的字体:字体字号与正文相同(3号或4号仿宋体) 注释的字体:小于正文的的4号或小4号仿宋体 主题词的字体:常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作] 抄送机关的字体:与正文的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文字印发说明的字体:与抄送机关的字体字号相同(常用3号或4号仿宋体)或小一号的文 主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗) 二级标题为三号黑体 三级标题为三号仿宋加粗。 正文均为三号仿宋。 以上为政府公文规定。且主标题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体,但以三号为最正规。

1、密级用三号黑体字 2、紧急程度,“特急”、“加急”用三号黑体字 3、文号用四号仿宋体字加黑 4、签发人用三号楷体字 5、标题用二号宋体字加黑 6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体;“(一)(二)(三)……”用三号仿宋体字 7、正文用三号仿宋体字(每页19行,每行25个字) 8、批转(转发、印发)……通知,通知正文用三号楷体字,被批转(转发、印发)文件用三号仿宋体字 9、附件标题用二号宋体字,正文用三号仿宋体字 10、印发传达范围用三号仿宋体字 11、“主题词”三个字用三号黑体字;词组用三号宋体字 12、抄送机关名称用四号仿宋体字 13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字;印发份数用五号仿宋体字 公文各要素和标识简单介绍。 一、眉首部分 主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度,分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定,涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号,“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1

word高级排版技巧(1)

Word高级排版技巧 一、使用样式统一文档风格 样式的作用 样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征,它能迅速改变文档的外观。当应用样式时,可以在一个简单的任务中应用一组格式。 例如,无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为 16 pt、Arial 字体、居中对齐,只需应用“标题”样式即可获得相同效果。 用户可以创建或应用下列类型的样式: 段落样式控制段落外观的所有方面,如文本对齐、制表位、行间距和边框等,也可能包括字符格式。 字符样式影响段落内选定文字的外观,例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。 列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。 使用样式的关键操作 对文字应用不同的样式 如果要改变文字的样式,可应用已有的样式,又称为内置样式。如果找不到具有所需特征的样式,可以创建新的样式,然后再应用。 修改样式 若要快速的更改具有特定样式的所有文本,可以重新定义样式。例如,如果主标题是 14 磅、Arial 字体、左对齐并且加粗,但您后来决定将其改为 16 磅、Arial Narrow 字体并且居中,那么您不必重新设置文档中每一个主标题的格式,而只需改变对应样式的属性就可以了。 请注意,如果改变了文档中基准样式的某项格式设置,文档中基于此基准样式的所有样式都将反映出这种修改。 也可让 Microsoft Word 自动修改样式,即由 Word 检测是否更改了包含样式的文本的格式,如有改动,则自动更新此样式。Word 自动更新样式时,所有具有此样式的文本的格式都将更新,以便与您对文本格式所做的改动保持一致。建议应用过样式的用户使用自动更新样式。 指定后续段落的样式,将使新产生的段落继承上一段落的样式。 制定段落的大纲级别将有助于使用文档结构图、大纲视图,生成文档目录。 使用“样式库”预览和应用不同的样式 如果要应用来自其他模板的样式,您可以使用“样式库”来查看整篇文档的效果。然后,您可以根据需要,直接从样式库中应用样式。您也可以查看显示选定模板中的样式的示例文档,或者查看模板中使用的样式的列表。 将样式保存在自定义模版中 任何 Microsoft Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置,例如,自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。 共用模板包括 Normal 模板,所含设置适用于所有文档。文档模板(例如“模板”对话框中的备忘录和传真模板)所含设置仅适用于以该模板为基础的文档。 二、查找与替换的高级功能 使用 Microsoft Word 可以查找和替换文字、格式、段落标记、分页符和其他项目。可以使用通配符和代码来扩展搜索。 使用通配符查找和替换 例如,可用星号 (*) 通配符搜索字符串(使用“s*d”将找到“sad”和“started”)。

word文档正规文件的排版要求

word文档正规文件的排版要求 (1)设定版心 国标GB/T 9704—1999要求公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其幅面尺寸为:210mm×297mm,公文用纸天头(上白边)为:37mm ±1mm,公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm,版心尺寸为:156mm ×225mm(不含页码)。 设定:选定“纸型”标签,“纸型”选A4,“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签,根据上述数据要求,可算出页边距尺寸为:“上”设定数值为3.7厘米,“下”设定数值为3.5厘米,“左”设定数值为2.8厘米,“右”设定数值为2.6厘米,“装订线”设定数值为0厘米。按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm(不含页码)。 (2)设定页脚 国标GB/T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。”设定:打开“页面设置”对话框,选定“页边距”标签,“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米,可实现一字线距版心下边缘7mm。 选定“版式”标签,“页眉和页脚”选“奇偶页不同”,可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”,“垂直对齐方式”选“顶端”。 (3)设定每页行数与每页字数

国标GB/T 9704—1999规定公文排版每页排22行,每行排28个字。设定:打开“页面设置”对话框,选定“文档网格”标签,选择“指定行网格和字符网格”,不选择“不改变字符跨度”,“每行个字符”设为28,“每页行”设为22,“档数”用默认值1,“文字排列”选“横排”,“应用于”选“整篇文档”。 以上设置全部完成后,点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽(见右图),出现选择性提示:“是否更改页面的默认设置?此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”(见下图),点击“是(Y)”,保存所有更改设置,则以后建立新文档时,上述设置将以默认值出现,每次建立新文档时将不必再重新设置。 4.字体设置 GB/T 9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。 设定:选择“格式”菜单中的“字体”命令,打开“字体”对话框。选定“字体”标签,“中文字体”选“仿宋_GB3212”,“字形”选“常规”,“字号”选“3号”,其他设置不变。点击对话框左下角“默认”按纽,将上述设置保存为默认值。此默认值为文档正文默认值,标题可在文字录入过程中另行设定。 5.插入页码 国标GB/T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。”

word文档排版技巧

Word长篇文档排版技巧(一) 市场部经常要出各种分析报告,一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下,然而每每困扰他的却是排版的问题,每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改,整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事,尽管小王知道Word中有插入目录的功能,可是尝试了几次就弃之不用了,原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录,加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活,小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧,这才发现,这半天的时间,可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。小王把自己的体会重点总结为两点: 1.制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置 2.不同的篇章部分一定要分节,而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。 单面打印的简单报告 这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。

设置纸张和文档网格 写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是Word中的页面设置。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。 图1 选择纸张 通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的修改。 考虑到阅读报告的领导年龄都比较大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。

WORD排版技巧大全

WORD排版技巧大全 1、问:Word里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同? 答:分节,每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页脚——首页不同 2、问:请问Word中怎样让每一章用不同的页眉?怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部改了? 答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按一下“同前”钮,再做的改动就不影响前面的了。简言之,分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了 3、问:如何合并两个Word文档,不同的页眉需要先写两个文件,然后合并,如何做? 答:页眉设置中,选择奇偶页不同/与前不同等选项 4、问:Word编辑页眉设置,如何实现奇偶页不同?比如:单页浙江大学学位论文,这一个容易设;双页:(每章标题),这一个有什么技巧啊? 答:插入节分隔符,与前节设置相同去掉,再设置奇偶页不同 5、问:怎样使Word文档只有第一页没有页眉,页脚? 答:页面设置-页眉和页脚,选首页不同,然后选中首页页眉中的小箭头,格式-边框和底纹,选择无,这个只要在“视图”——“页眉页脚”,其中的页面设置里,不要整个文档,就可以看到一个“同前”的标志,不选,前后的设置情况就不同了。 6、问:如何从第三页起设置页眉? 答:在第二页末插入分节符,在第三页的页眉格式中去掉同前节,如果第一、二页还有页眉,把它设置成正文就可以了 ●在新建文档中,菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0,确定; ●菜单—文件—页面设置—版式—首页不同,确定; ●将光标放到第一页末,菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后,确定。 第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档,第3步应用于插入点之后。这样,做两次首页不同以后,页码从第三页开始从1编号,完成。 7、问:Word页眉自动出现一根直线,请问怎么处理? 答:格式从“页眉”改为“清除格式”,就在“格式”快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头,格式-边框和底纹-设置选无 8、问:页眉一般是---------,上面写上题目或者其它,想做的是把这根线变为双线,Word中修改页眉的那根线怎么改成双线的? 答:按以下步骤操作去做: ●选中页眉的文字,包括最后面的箭头 ●格式-边框和底纹 ●选线性为双线的 ●在预览里,点击左下小方块,预览的图形会出现双线 ●确定 ▲上面和下面自己可以设置,点击在预览周围的四个小方块,页眉线就可以在不同的位置

Word长篇文档排版技巧之素材

目录 Word 2003 长篇文档排版技巧 要点: (1)制作长文档前,先要规划好各种设置,尤其是样式设置; (2)不同的篇章部分一定要分节,而不是分页。 下面就看看如何制作一篇几十页的长文档。这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外,每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。 一、设置纸张和文档网格 写文章前,不要上来就急于动笔,先要找好合适大小的“纸”,这个“纸”就是Word 中的页面设置。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令,显示“页面设置”对话框,选择【纸张】选项卡,如图1所示。 图1 通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。 很多人习惯先录入内容,最后再设纸张大小。由于默认是A4纸,如果改用B5纸,就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以,先进行页面设置,可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜,避免事后的修改。考虑到阅读报告的领导年龄都比较

大,对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力,还可以调整一下文字。通常,很多人都采用增大字号的办法。其实,可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰。 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。 图2 选中“指定行和字符网格”,在“字符”设置中,默认为“每行39”个字符,可以适当减小,例如改为“每行37”个字符。同样,在“行”设置中,默认为“每页44”行,可以适当减小,例如改为“每页42”行。这样,文字的排列就均匀清晰了。 二、设置样式 现在,还是不用急于录入文字,需要指定一下文字的样式。通常,很多人都是在录入文字后,用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式,用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐,但这样的操作要重复很多次,而且一旦设置的不合理,最后还要一一修改。熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心,因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而,如果有几十个、上百个这样的修改,也得刷上几十次、上百次,岂不是变成白领油漆工了?使用了样式就不必有这样的担心。 样式是什么?简单地说,样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式,都需要选择某一种格式,如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合,它可以包含几乎所有的格式,设置时只需选择一下某个样式,就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

(完整word版)公文写作规范格式与常用技巧

友情提醒:免费文案使用次数过多使用时间过久创意不足,内容仅供参考切勿摘抄;如若有意找寻原创文案,可点此进入发布任务获得与时俱进原创文案书。 常用公文写作格式与技巧 (一)上行文种的写法 1、请示 (二)请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题,以便上级及时、专一地进行处理;请示的主送机关也只能是一个,不能多头请示。请示的内容由三部分构成: (1)开头部分写请示的缘由或背景,要求写得充分而又简明; (2)主体部分写请求的事项,要求写得实际、合理、明确、简要; (3)结尾部分写希望、要求,可以使用以下惯用语,如:“妥否,请批示”或“当否,请批示”或“以上请示,望予审批”或“以上意见,如无不妥,请批转XXX执行”等。 2、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。 报告与请示虽同属于上行文,但两者有着严格的区别: (1)对上级要求不同。“报告”不要求上级批复;“请示”则要求上级批复。 (2)行文时间不同。“报告”是事中或事后行文;“请示”是事前行文。 (3)文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文;“请示”是请求性的上行公文。 (4)结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语,有的干脆不用,报告事项完了,全文就结束;“请示”则一般用“可否(或妥否),请批示”,对上级要求十分肯定。 报告的内涵决定了它在写作上的通用规则,就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式,它必然由于不同的内容表现为多变状态: (1)情况——做法——问题(意见); (2)情况(做法)——问题——今后意见; (3)情况——原因(责任)——下步做法; (4)情况——原因——责任及处理意见; (5)情况——问题——建议等。 (二)下行文种的写法 1、通知 通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

常见公文格式和排版

常见公文格式和排版 一、常见文件写作格式 (一)请示 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。 1.标题:制发机关名称+事由+请示。 2.正文:(1)请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示如下”。(2)请示的事项:写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。 3.结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。 4.注意事项:一文一事;一个主送机关;逐级请示。 (二)申请 申请书是个人、单位、集体向组织、领导提出请求,要求批准或帮助解决问题的专用书信。 1.标题 有两种写法,一是直接写“申请书”,另一是在“申请书”前加上内容,如“入党申请书”、“调换工作申请书”等,一般采用第二种。 2.称谓

顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。 3.正文 正文部分是申请书的主体,首先提出要求,其次说明理由。理由要写得客观、充分,事项要写得清楚、简洁。 4.结尾 写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等,也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。 5.署名、日期 个人申请要写清申请者姓名,单位申请写明单位名称并加盖公章,注日期。 (三)报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。 1.标题:制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。 2.正文:事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。 3.结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。 (四)通知

Word排版技巧

Word排版技巧一:图表和公式的自动编号 一. 图表和公式的自动编号 二. 制表位的使用 三. 目录的制作 四. 参考文献的编号和引用 五. 页眉页脚的制作 六. 其他技巧 1; 分页符(Ctrl+Enter) 2; 换行符(Shift+Enter) 3; 双击图标 4; 居中和右对齐 一. 图表和公式的自动编号 在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1-1,表2-1,公式 3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的第一张图(图2-1)前插入一张图,则原来的图2-1变为2-2,2-2变为2-3,…,更糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图2-1”。如果图很多,引用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题。能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为“图1-×”。将图插入文档中后,选中新插入的图,在“插入”菜单选“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word 会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。在文档中引用这些编号时,比如“如图1-1 所示”,分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“ 书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把第一张图的题注“图1-1”改为“图1-2”,文档中的“图1-1”也会自动变为“图1-2 ”。表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word 默认),光标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式1-”,点击“插入”,Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。 这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域

[教材]Word编辑排版技巧大全

[教材]Word编辑排版技巧大全 Word编辑排版技巧大全 1.2 编辑排版技巧(1) 1.2.1 页面设置快速进行调整 要对Word进行页面调整,通常大家采用的方法是选择“文件?页面设置”选项 的方法进行,请问有没有更快速方便的方法呢, 答:有,如果要进行“页面设置”,只需用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部 分就可以打开页面设置窗口。 1.2.2 Word中巧选文本内容 在Word文件中进行编辑操作时,经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理,请问有没有快捷的方法进行选定, 答:在Word 中要选中文件内容时,有一些快捷的操作方法,掌握好它们可以大 大提高你的工作效率。下面为大家介绍这几种用得较多的方法: (1)字或词的选取: 将指针移到要选的字或词后,双击鼠标左键即可选定。 (2)任意连续的文字选取: 将指针移到要选取的文字首或末,再按住鼠标左键不放往后或往前拖动,直至 选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“Shift”键配合鼠 标左键进行选择,可这样进行:将光标移到要选取的文字首(或末),再按住 “Shift”键不放,然后将鼠标指针移到要选取的文字末(或首)并单击,此时也可 快速选中这段连续的文字。 (3)一行文字的选取: 将指针移到该行的行首,在光标指针变成向右的箭头时,单击鼠标左键即可; (4)一段文字的选取:

将指针移到该段第一行的行首,同样在光标指针变成向右的箭头时,双击鼠标左键即可。 (5)整个文件内容的选取: 把指针移到该文件中任一行首(在指针变成向右的箭头时),快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容(也可利用组合键“Ctrl+A”快速选定)。 另外在平时使用中,还有几个特别的快捷键可以加快选取: Shift+Home:使光标处选至该行开头处。 Shift+End:从光标处选至该行结尾处。 Ctrl+Shift+Home:从光标处选至文件开头处。 Ctrl+Shift+End:从光标处选至文件结尾处。 Shift+移动光标:逐字逐行地选中文本(用于一边看一边选取文本)。 Shift+Alt+鼠标左键单击:可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。 小提示:在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。具体操作方法是:先按“F8”键激活系统内置的“扩展选取”模式(窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色),然后按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符,若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符,再按一次便可选择光标所在的整段字符,再按一次选择整篇文章。如果结合其他键还可 实现更多功能,如,与方向键配合使用可灵活选择文本内容;而与编辑键(光标键上面的那些键)配合使用,则可更方便地进行选取,如按下“Home”键或“End”键,则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。如果按住“Ctrl”键再按下这两个键,则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。如果按“PageUp”键或“PageDown”键,则是按上、下页选择文本。在使用完并要取消扩展模式时,只需按一下“Esc”键即可。

办公室必备文件格式排版技巧[教育]

办公室必备文件格式排版技巧[ 教育] 办公室必备文件格式 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设臵 选择“文件”一一“页面设臵”选择“页边距”附签?上37厘米下35厘米左28厘米右26厘米。选择“版式”附签?将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“?”。选择“文档网格”附签?“字体设臵”?“中文字体”设臵为“仿宋”, “字号”设臵成“三号”?单击“确定”按钮?选中“指定行网格和字符网格”,将“每行”设臵成“28”个字符,“每页”设臵成“22”行。然后单击“确定”按钮?这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22 行、每行28 个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择“插入”——“页码”?“位臵”设臵为“页面底端, 页脚,”?“对齐方式”设臵为“外侧”。然后单击“格式”按钮?“数字格式”设臵为全角的显示格式?单击“确定”按钮?再次单击“确定”按钮完成页码设臵。双击页码?在页码两边各加上一条全角方式的短线,并将页码字号设臵成“四号”,字体任意,奇数页的页码设臵成右空一个汉字?偶数页的页码设臵成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项?鼠标将会变成 “?”?在Word 2000版面上单击鼠标左键?出现一个文本框?二如 Iii9i 在该文本框内输入发文机关标识?输入完成后?选中该文本框?单击鼠标右键——“设臵文本框格式”?在这里来设臵红头的属性。选择“颜色和线条”附

签?“颜色”设臵成“无填充颜色”。选择“大小”附签?“高度”设臵成 “2cm ,宽度设臵成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签?单击“高级”按钮?水平对齐:“对齐方式”设臵成“居中”?“度量依据”设臵成“页面”, 垂直对齐:“绝对位臵”设臵成“页边距”?“下侧”设臵成“2.5cm” ------- 平行文标准?“8.0cm”上行文标准?注:用户可根据实际 情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择“文本框”附签?左、右、上、下都设臵成“0cm?单击“确定”完成。文本框属性全部设臵完成?单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字?将颜色设臵成“红色”?字体设臵成“小标宋简体”?字号根据文本框的大小设臵成相应字号?但要尽量充满该文本框?这样?宽为155mm高为20mm距上25mn t勺红头制作完成。 4、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中?单击“绘图”工具条勺直线工具?鼠标会变成“十”字形?左手按住键盘上勺Shift 键?右手拖动鼠标从左到右划一条水平线?然后选中直线单击鼠标右键?选择“设臵自选图形格式”?红线勺属性在这里进行设臵。选择“颜色和线条”附签?“颜色”设臵为“红色”, “虚实”设臵为“实线”, “粗线”设臵为“ 2.25 磅”。选择“大小”附签?“宽度”设臵为“15.5cm”。选择“版式”附签?单击“高级”按钮?水平对齐:“对齐方式”设臵成“居中”?“度量依据”设臵成“页面”?垂直对齐:“绝对位臵”设臵成“页边距”?“下侧”设臵成“7cm”——平行文标准? “13.5cm”——上行文标准?注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 5、文号制作 平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。

Word长文档排版方法

Word长文档排版(Word 自动生成目录) 一篇Word文档,内容有大的章,小的节。如何把章节抽出来生成目录? 目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等。Word提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。 【问题描述】 1.页面设置:右、下边距为2.5厘米,左、上边距为2.8厘米,页眉和页脚均为2厘米,使用A4纸。 2.正文首行缩进2字符,字体大小为“小四号”,文中所有非汉字均用Times New Roman 体;字间距设置为“标准”;段落设置为“多倍行距:1.25”。 3.创建目录。“目录”二字用黑体小二号并位于页面上方居中;目录要求列出一、二、三级标题。同时要在各级标题后列出页码;在正文中一级标题字体用“黑体、小二号”,居中,二级标题字体用“宋体、四号”,三级标题字体为“黑体、小四号”,段前12磅。 4.页眉从正文开始。页眉左端顶格为该篇文章的标题。 5.插入页码。目录单独编页码,位于页面下方居中,形式为罗马数字。正文页码在页眉的右端右对齐,用阿拉伯数字,宋体五号。 【案例效果图】如图3-1所示。 图3-1“案例3”效果图 【本案例涉及的知识点】 页面设置 插入页眉和页脚 插入页码 插入分页符、分节符

生成文档目录 【操作步骤】 1.页面设置 打开需排版的素材文件,单击“页面布局”选项卡,在“页面设置”组中,选择“页边距”→“自定义页边距”,打开“页面设置”对话框,如图3-2所示,设置右、下边距为2.5厘米,左、上边距为2.8厘米。选择“纸张”选项卡,在“纸张大小”下拉列表框中选择“A4”;选择“版式”选择卡,在其中设置“距边界”的页眉和页脚均为2厘米。 2.正文字体和段落设置 按组合键,选中整个文档,在“开始”选项卡“字体”组中设置字体大小为“小四号”;单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,如图3-3所示,在其中设定“特殊格式”为“首行缩进”,“行距”为“多倍行距”、设置值为1.25倍。 图3-2“页面设置”对话框图3-3 “段落”对话框3.创建目录,采用三级标题。 (1)设置三级标题。 设置一级标题。选中文字,在“开始”选项卡“样式”组中选择“标题1”样式,字体设置为“黑体、小二号”。居中对齐。 设置二级标题。选中文字,在“样式”组中选择“标题2”样式,字体设置为“宋体、四号”,左对齐。 设置三级标题。选中文字,单击在“样式”组中选择“标题3”样式,字体设置为“黑体、小四号”,单击“段落”组的对话框启动器,打开“段落”对话框,在“间距”框中“段前”输入12磅。 使用“格式刷”设置三级标题格式的方法:选中已设为标题格式的文字,双击““格式刷”按钮,移动鼠标到其他需设为相应级别标题的文字上刷一下即可。 (2)生成目录。 将光标定位于文档开始处,单击“插入”选项卡“页”组中的“分页”按钮,文档前增加一张空白页,在其中输入文字“目录”,并回车。 单击“引用”选项卡的“目录”按钮,在下拉框中选择“插入目录”命令,如图3-4所示,打开“目录”对话框,如图3-5所示。选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框,在“制表符前导符”下拉列表中选择“小圆点”样式的前导符;在“常规”区域的“格式”下拉列表中选中“来自模板”,“显示级别”设置为3。

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