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无纸化办公在设施项目中的运用

“无纸化办公”在设施项目中的运用

提要为了提高公司竞争力,降低运行成本,增加利润点,利用无纸化办公的科学理念结合设施项目的实际情况进行比较分析,确立无纸化设施管理、运行的可行性及实现性。

关键词无纸化办公、运用、分析

一、概述

以计算机及网络为标志的信息技术的迅速发展引起了世界各国的广泛关注,21世纪是网络经济时代,随着经济全球化、网络信息、电子商务的高速发展,政府以及企事业急需一种基于互联网且能

够集成在门户网站上的信息管理和办公

自动化与一体的网上办公系统,实现行政机关的办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化,充分发挥系统的通信优势,建成高质量、高效率的信息服务系统,为大家提供服务。办公无纸化正是基于这样的形势,顺应社会的需要而产生的。

无纸化办公就是利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具,可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。无纸办公,即不用纸张而办公。在无纸化办公环境中,计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。通过现代化的办公手段降低企业成本,增加收入,增加创收点,打造企业自己的品牌。

二、无纸化分析

企业目前办公都是传统的传真机,纸张,油墨,电费,机器维修保养费,员工时间等都是企业的成本开支。无纸化办公可以通过对各办公要素的闭环整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合管理,提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台,实现办公自动化,并进行远程办公或在家办公。

无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务,整体提高了单位办事效率和对信息的可控性,降低办公成本,提高执行力,使管理趋于完善。通过信息化建设,开展电子商务、电子政务,快速提升核心竞争力。其具体效果有四个方面:

1、整合资源

通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用,实现各种资源的互相促进和增值,形成正规、科学、开放的单位的制度和文化,保持单位旺盛的生命力,保证单位健康持续发展。

2、加快信息流通

领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议

都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流,建立融洽的团队关系和单位文化。

3、规范办公流程

建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,让单位充满活力,促进单位持续发展,使工作人员责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应。

4、提高办事效率

有效协调多部门之间的协同工作问题,实现高效协作办公,领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况,跟踪监督,提高执行效率和力度。

企业利用办公无纸化软件,来完善办公自动化系统就是要使办公方式规范

化和制度化。即企业办公基于工作流,完全采用计算机技术处理办公业务,使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息,高效地协同工作,既兼顾个人办公效率的提高,又可以实现群体协同工作;同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据;从而降低成本,提高效率,增强企业的竞争力,使企业能够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。

三、无纸化在设施项目中的运用

1、无纸化在设施项目运行中的改善点

每一个设施项目运行中,都会有对于设备的运行工作、维护保养工作、故障维修工作,在每一项工作中都会运用到纸张所制成的运行点检表格,维护保养计划和记录表格,故障维修记录,而这些记录表格的制作和保存成了项目运行中存在的问题。

利用无纸化办公的思路,创建一个无纸化运行、维护保养、故障维修的系统,从而降低在表格制作和印刷中出现的纸张浪费,也可以妥善的对数据的统一保存和管理,对数据的查找也可以通过网络和数据库进行检索,可以很快的找到所需数据,并可以在总部对各个项目各个系统中的各个设备运行、维护保养、故障维修的情况进行实时的跟踪和关注。从而加大了总部对各个项目的技术支持,减少了出差费用,快速的分析项目上存在的问题,提高了工作效率,为客户提供更快速、更可靠、更安全的设施管理服务。

2、设施项目运行纸张用量分析

针对设施项目运行现状进行了三个项目的纸张用量统计,如下:

重庆方正项目

无纸化办公在设施项目中的运用

7个月总纸张、耗材费用:3115元

纸张、耗材平均每月花费:445元

笔、曲别针、订书钉每月花费:300元

全年费用=(445元+300元)*12个月=8940元天津18所项目

无纸化办公在设施项目中的运用

10个月总纸张、耗材费用:5324元

纸张、耗材平均每月花费:532.4元

笔、曲别针、订书钉每月花费:400元

全年费用=(532.4元+400元)*12月=11188.8元

绵阳激光巨变研究中心

无纸化办公在设施项目中的运用

6个月总纸张、耗材费用:9630元

纸张、耗材平均每月花费:1605元

笔、曲别针、订书钉每月花费:200元

全年费用=(1605元+200元)*12月=21660元

3、设施项目运用无纸化分析

无纸化所需费用:

无纸化办公在设施项目中的运用

无纸化与现状费用比较:

0.00

5000.00

10000.00 15000.00 20000.00 25000.00 重庆方正项目

天津18所项目绵阳激光巨变研究中心无纸化年费用

8940.00

11188.80

21660.00

10200.00

年费用比较

持续年费用

一次性投资

4、 无纸化的问题点及解决方法:

A 、 通过业主审批和监管,达到业主要求的安全网络通信要求;

B 、 利用网关控制上网行为,避免发生信息泄露或违纪行为;

C 、 Pad 的使用行为,受到现场管理和远程监控;

D 、 根据各个项目的大小和不同,进行选择性的无纸化设施运行;

E 、 根据各个系统的设备分布情况与业主的涉密情况,制定无纸化设施运行方案;

F 、 建立维护、维修、更新小组,为各个项目提供技术支持; 5、 无纸化在设施行业的创利分析

A 、 回报周期

重庆方正项目回报周期:410.4天 天津18所项目回报周期:328.3天 绵阳激光聚变研究中心回报周期:169.2天

B 、 创利点分析

无纸化设施管理、运行为一次性投资,后期维护升级费用较小,可以长期使用,相对于持续的办公、

耗材可以减少费用和购买的时间,增加效率。

无纸化设施管理、运行将会给业主展现科技化、现代化的管理理念,为业主提供专业的现代化的数据统计分析报表。

无纸化设施管理、运行可以先期投入,在设施项目中运用起来,如果项目年限为1 年,可以利用建立的系统对业主或下一个管理公司进行培训,并收取相关费用。 总结:

在市场经济的大环境下,每个公司要寻找利润增长点,不仅要开拓市场,还要从内部寻找费用降低的方法,创新性是必不可少的,如何利用高科技手段来营造利润就成为了各个公司的任务之一,降低成本也无可厚非的成为了现在各个公司的生存方法之一。

通过无纸化的设施项目管理和运行,可以为公司带来利润,同时降低投资成本,也可以为我们公司增加竞争力,除了拥有各个系统的专业技术,同时还拥有节能降耗的意识,充分体现了北京中电凯尔的专业性和科技性。

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