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公司内部采购管理制度流程.doc

公司内部采购管理制度流程1

公司内部采购管理制度

2015年12月制定

第一条为了规范公司的物资采购业务,制定询价、议价流程,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强公司物资采购的监督管理,特制定本制度。

第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。

第三条采购流程

3.1生产部工艺技术员或技术经理根据销售合同订单物料需求、查询库存数量,填制《物料采购计划单》,经仓管员确认库存、生产部经理审核后,交给副总经理审批。物料需求包括用于销售

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

4.1

4.2

4.3

5.1

商名录》

条件的,其他备选供应商,货比三家,同等材料质优、价廉、服务好者中标。

5.2确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受前条所限;

5.3如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表;

5.4选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂家、代理商、经销商之顺序选择;

5.5供应商提供报价之物料规格与申购规格不同或属代用品时,采购人员应要申购部门确认;特殊要求的材料物资,采购人员应提出,如需要使用部门共同询价与议价,使用部门应配合。

5.6询价后,如有必要,采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价;议价应注意品质、交期、服务兼顾。

第六条议价原则

遇以下状况时,采购部应及时与供应商议价:

6.1市场价格下跌或有下跌趋势时;

6.2采购频率明显增加时;

6.3本次采购数量大于前次时;

6.4本次报价偏高时;

6.5有同样品质、服务之供应商提供更低价格时;

6.6其他有利于公司条件时

第七条定价核准

7.1采购人员询价、议价完成后,填写《采购询价、议价单》(对内使用),随附各供应商回传的《采购询价单》(对外使用),必要时附上书面说明,交财务审核,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由经理亲自与供应商议价。

7.2采用集中采购方式采购,单笔采购金额在5万元以上的采购订单,需副总经理审批。

7.3其他一般情况采购的,按正常采购流程执行。

8.1

字盖章。

8.2

8.3

9.1

9.2

10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

条件:

物料采购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,本公司要求供应商承诺下列品质保证:

11.1供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000等。

11.2供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

11.3供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。

11.4接受本公司必要之供应商调查。

11.5保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。

第十二条进货验收之规定

供应商提供之物料,必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:

12.1品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验,以确定交货品质是否

符合品质要求。

12.2处理短损根据点收、检验结果,对发生短损的,予以更正数量,向供应商沟通,必要时向供应商索赔;

12.3退还不合格品对检验不合格之物料,退回供应商,由此造成的损失,向供应商进行索赔;降低品质接收的物料,要求以供应商折价、优惠价等结算。

12.4如由于特殊技术要求的加工件或物料,由使用者洽谈的采购,品质检验的工作由其负责,品管部配合。。

第十三条品质纠纷处理

有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下:

13.1处理依据以双方事先约定之品质标准作为处理依据,并于《合同》上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的,原则上以本公司之要求为依据。

13.2

13.3

索赔。

况索赔。

15.1

15.2

15.3采购人员必须遵守公司规章制度,按照规定的程序和标准采购,负责与供应商货款结算,催收发票事宜。任何人不得私自与供应商串通、密谋等,损害公司利益。

15.4采购人员必须做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。

15.5 采购人员必须树立服务意识,急生产经营所急,想生产经营所想,任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。

15.6 为掌握瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,采购人员必须经常自觉学习业务知识,提高业务工作的能力,以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。

第十六条售后服务:对于采购物资,采购部在签订购买合同时,要明确服务约定。

16.1采购物资在投用前需厂家进行现场指导的,由采购部负责联系。

16.2对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题,由采购部在规定时间内协调解决。

第十七条本制度发布之日起生效,相关条款需修改的,公司相关人员开会讨论并修订。

2015年12月21日

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