高校基建档案管理科学规划与发展探讨

高校基建档案管理科学规划与发展探讨

作者：王雪纯

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第9期

文/黑龙江工程学院档案馆? 王雪纯

【摘要】近些年，我国高等教育招生数量不断增加，给国内诸多高等院校教育教学工作的开展带来了较大的压力。为了满足高校扩招后在教育教学等方面的实际需求，国内诸多高校开展的基建项目不断增加。面对高校的扩建，为了保证高校发展的有序性、稳定性，做好基建档案管理工作，对日后高校的维权、发展等具有重大影响。所以，本文将针对国内高校基建档案管理工作进行研究，确保档案管理工作得到科学规划与健康发展。

【关键词】高等院校；基建档案；档案管理；科学规划；发展

受中央政策的积极影响，中国高等教育行业发展势头强劲，很多高校都已经完成了多轮扩建，实现了高校内部教学基础设施的完善及教学用地的扩建，有效满足了教育教学工作开展的需求。由于高校在发展规划中涉及大量基建项目，为了保证高校基建工作日后有据可循，科学规划高校基建档案管理工作，才能改善高校基建档案管理规划科学性，促进其实现健康发展。

一、高校基建档案管理的必要价值

首先，高校在扩张、建设、完善基础设施等过程中，可以借助基建档案重现历史、证明历史。高校往往具有几十年甚至上百年的发展历史，每一次高校基建项目的实施，都会对高校的整体面貌、日后发展产生较大的影响。做好高校基建档案资料的管理，有助于记录、回顾高校的建校、扩建历史，同时也是高校档案材料中十分具有说服力、可信度、文本化的重要档案之一。其次，未来对高校建设项目进行考察、完善、扩建、修复、检验等工作的开展中，可以利用保留的基建档案材料为相关工作的开展提供宝贵的数据支持，所以做好高校基建档案管理工作，对高校日后的建设、发展十分重要。比如高校以后的校园改造，或者线路铺设，还有高校以后扩建和重组机构，都需要参考和查看以前的数据资料，同时，当高校基建项目出现质量问题或权益纷争时，还可以运用高校基建档案充当主要证据或依据。最后，做好高校基建档案管理工作的科学规划与发展，有助于提高高校基建档案的利用价值。比如，当其他高校在同等规模或规模相似的扩张建设中，可以参照已经完成扩建的高校基建档案，并以此为基础进行扩建方案的设计、优化，从而就降低了高校基建设计方案违反规范性、科学性的概率。所以，高校基建档案能够为相关项目的扩建、建设提供参照，进一步提高了基建档案的应用价值，改善了高校社会化服务的水平。

二、高校基建档案管理科学规划与发展过程中出现的问题

（一）缺乏高校基建档案管理思想。国内诸多高校十分重视基建项目的管理及建设质量，往往基建项目从施工到验收需要花费数年时间，待检验通过后，相关的基建资料会被收录到高校档案馆中进行管理。但是，档案馆在归档基建材料时存在档案不完整、组卷规范性差、分类不标准等问题。而有的施工单位做完工程，就把资料带走了，要想补齐是不可能的事情；高校基建处工作繁忙，建设任务一直比较繁重，如果抽出专人和大量的时间整理档案，显然更是不可能；而且高校在扩建、重组期间，档案管理处员工经常调整，经常发生“资料在馆内，管理资料的人却被调走了，最终谁都找不到资料”的尴尬现象，这严重影响了高校的档案管理工作效果。

（二）缺乏完善的基建档案管理制度与保障性管理措施。国内诸多高校虽然以《普通高校档案管理办法》要求为核心，展开了档案管理工作，不过各高校之间的发展存在较大的差异，