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物资管理人员应知应会手册

物资管理人员应知应会手册

根据铁路建设项目标准化管理要求及相关规定,结合现场实际需要,制定本手册。

一、标准化管理要求

作为铁路建设从业人员应该熟悉铁路建设管理程序,而《铁路建设项目标准化管理》阐述了铁路建设项目标准化管理的基本体系和相关主要工作实施标准化管理的具体原则、要求和方法,其中有中国铁路总公司相关文件的规定要求也有近几年多条铁路建设项目实践经验的归纳总结。物资管理人员要做好标准化管理工作,应该认真学习学习《铁路建设项目标准化管理》,通过标准化管理,做到坚持标准、严守流程、落实责任,切实保证每个环节、工序质量达标,绝不越过“红线”,留下隐患,保证工作质量,降低成本消耗,提高工作效率。

二、物资管理人员应该熟知的规章制度

1.相关国家法律法规

(1)《中华人民共和国招投标法》

(2)《中华人民共和国招投标法实施条例》

(3)《工程建设项目货物招标投标办法》

(4)《评标委员会和评标方法暂行规定》

(5)《中华人民共和国合同法》

(6)《中华人民共和国政府采购法》

(7)《招标代理服务收费管理暂行办法》

(8)《中华人民共和国档案管理法》

(9)《国家发展改革委令第16号》

2.中国铁路总公司物资管理办法

(1)《中国铁路总公司办公厅关于印发集中采购物资采购工作流作流程的通知》(铁总办物资〔2014〕79号)

(2)《中国铁路总公司物资管理办法》(铁总物资〔2014〕332号)

(3)《中国铁路总公司公务用车管理暂行规定》(铁总办〔2015〕18号)

(4)《中国铁路总公司物资供应商关系管理办法》(铁总物资〔2015〕34号)

(5)《中国铁路总公司关于加强物资管理信息化工作的指导意见》(铁总物资〔2015〕56号)

(6)《中国铁路总公司物资采购管理办法》(铁总物资〔2015〕63号)

(7)《铁路建设物资采购供应管理办法》(铁总物资〔2015〕116号)

(8)《中国铁路总公司关于发布铁路建设项目甲供物资目录的通知》(铁总物资〔2015〕117号)

(9)《中国铁路总公司关于发布铁路运营物资采购管理目录的通知》(铁总物资〔2015〕120号)

(10)《中国铁路总公司物资采购异议处理办法》(铁总物资〔2015〕250号)

(11)《铁路建设物资招标文件示范文本》(铁总物资〔2015〕273号)

(12)《中国铁路总公司物资采购评标专家及专家库管理办法》(铁总物资〔2015〕327号)

(13)《铁路运营物资联合采购实施细则(试行) 》(铁总物资〔2015〕328号)

(14)《铁路物资目录管理办法》(铁总物资〔2015〕336号)

(15)《中国铁路总公司物资采购监督管理办法》(铁总物资〔2015〕344号)

(16)《中国铁路总公司管理甲供物资采购供应实施细则》(铁总物资〔2015〕352号)

(17)《关于印发铁路建设项目“四电”系统集成甲供物资目录的通知》(铁总物资〔2017〕156号)

(18)《铁路物资目录管理实施细则》(铁总物资〔2017〕314号)

(19)《铁路企业公务用车配备使用管理规定》(铁总物资〔2017〕321号)

(20)《关于修订铁路建设项目甲供物资目录部分内容的通知》(铁总物资〔2018〕76号)

(21)《中国铁路总公司物资廉政风险防控管理办法》(铁总物资〔2018〕79号)

(22)《关于发布铁路运营物资采购管理目录的通知》(铁总物资〔2018〕87号)

(23)《关于印发铁路建设“四电”系统集成甲供物资目录的通知》(铁总物资〔2018〕91号)

(24)《铁路报废物资处置管理办法》(铁总物资〔2018〕121号)

(25)《关于修订中国铁路总公司管理甲供物资采购供应实施细则第三十一条部分内容的通知》(铁总物资〔2018〕122号)

(26)《中国铁路总公司物资和设备修理服务采购价格管理办法》(铁总物资〔2018〕131号)

(27)《中国铁路总公司物资和设备修理服务采购价格管理办法》(铁总物资〔2018〕131号)

(28)《中国铁路总公司物资供应商信用评价管理办法》(铁总物资〔2018〕171号)

3.成兰铁路公司物资管理办法

(1)《非安装设备、备品备件及运营期物资设备采购供应管理办法》(成兰物〔2015〕149号)

(2)《工程建设物资设备管理办法》(成兰物〔2015〕150号)

(3)《工程建设物资设备供应商信用评价管理办法》(成兰物〔2015〕151号)

(4)《工程建设物资设备供应商关系管理办法》(成兰物〔2015〕152号)

(5)《工程建设物资设备采购供应实施细则》(成兰物〔2018〕41号)

(6)《四电物资设备管理实施细则》(成兰物〔2018〕42号)

(7)《成兰铁路公司物资廉政风险防控管理实施细则》(成兰物〔2018〕102号)

(8)《公司物资采购异议处理办法》(成兰计财〔2018〕28号)

(9)《公司物资采购监督管理办法》(成兰计财〔2018〕94号)

(10)《公司物资采购管理办法》(成兰计财〔2018〕95号)

4.监理单位原材料管理制度

(1)《关于明确见证检验、平行检验有关事项的通知》

(2)《关于明确第三方检测见证人员及相关文件要求的通知》

(3)《关于规范试验和拌和站监理日记填写要求的通知》

(4)《关于明确监理工作程序的通知》

(5)《关于规范隧道防水板相关事项的通知》

(6)《关于加强及规范进场原材料验收工作的通知》

(7)《关于明确隧道防水材料进场验收、使用的通知》

(8)《关于明确试验人员分工及检测频率的通知》

(9)《关于对钢结构加工厂标准化管理进行排查的通知》

(10)《关于加强砼拌合同站管理工作的通知》

(11)《关于明确进场原材料材质单有关事项的通知》

(12)《关于明确搅拌站驻站监理人员名单及控制要点的通知》

(13)《关于对小型砼构件预制场相关规定的通知》

(14)《关于进行工程实体质量验证的通知》

… …

5.相关参建单位集团公司、指挥部物资设备管理规定

(1)中铁八局集团公司及成兰指挥部相关物资设备管理规定

(2)中交三航局集团公司及成兰指挥部相关物资设备管理规定

(3)十七局集团公司及成兰指挥部相关物资设备管理规定… …

6.成都铁路局物资相关管理办法

(1)《成都铁路局道砟管理办法》(成铁办〔2009〕187号);

(2)《成都铁路局局内道砟合格生产单位目录》(成铁工函〔2016〕1087号);

(3)《中国铁路成都局集团有限公司采石管理细则》(成铁工〔2018〕515号)。

7.其他管理经验材料

(1)铁路物资管理培训资料:铁路总公司管理甲供物资采购管理&建筑业营改增对建设物资管理要求、企业采购中的招标投标操作和案例分析、物资采购评标专家及专家库管理办法、铁路物资管理绩效管理分析;

(2)铁路物资材料抽查培训资料:铁路产品认证与质量抽查、铁路总公司产品质量抽查工作开展概况;

(3)竣工档案管理培训资料:成都铁路局建设项目档案管理;

(4)物资材料管理手册:站前物资设备管理手册、钢结构加工中心管理手册、机械设备管理手册、防水材料管理手册、铁路混凝土预埋件防腐管理手册、声屏障管理手册、站房物资管理手册、轨道材料管理手册、站后“四电”物资设备管理手册;

(5)物资管理书籍:工程项目物资管理手册、铁路建设项目部管物资指导手册、客运专线铁路物资管理手册;

(6)施工单位物资管理经验材料:中铁上海工程局集团成贵铁路项目物资管理经验材料;

… …

三、熟悉设计情况

1.掌握物资材料设计清单与设计图纸情况

施工单位进场时,工程、物资管理部门应根据设计图纸与施工实际情况,及时组织对施工合同中甲供物资及自购物资设计清单进行梳理、核对,如发现物资材料设计清单中存在物资材料漏项或与正式设计图纸、现场实际使用不一致的情况即时向建设单位反馈,由建设单位组织设计院进行处理,以确保物资材料供应的准确性;

2.提前梳理因设计变更引起的物资材料变动情况

施工单位应及时跟踪、掌握潜在或发生的设计变更及相关物资材料变动情况,提前掌握变更物资材料的规格型号、数量及使用时间,确保物资材料计划提报的准确性,避免因计划不准确造成物资材料废弃和相关费用损失。

3.掌握物资材料相关设计标准、技术规范

对于物资材料的设计标准及技术规范要求,施工单位应梳理、掌握,特别像预埋件防腐处理、非标材料技术规格等设计要求,应准确掌握,以确保物资材料采购、供应及现场验收符合设计要求及现场施工实际需要。

四、招标管理

1.甲供物资设备招标程序

(1)由设计单位以书面形式向公司提供甲供物资设备清单(包括物资设备名称、规格型号、分标段数量、施工图预算单价、技术规格书等);

(2)根据项目实施进展情况,提前对所需甲供物资设备按国家招投标法、总公司物资管理规定进行招标采购,并建立招标采购管

理台账。

(3)依法必须招标物资规模标准

《国家发展改革委令第16号》(2018年6月1日)

第五条本规定第二条至第四条规定范围内的项目,其勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购达到下列标准之一的,必须招标:

(一)施工单项合同估算价在400 万元人民币以上;

(二)重要设备、材料等货物的采购,单项合同估算价在200万元人民币以上;

(三)勘察、设计、监理等服务的采购,单项合同估算价在100万元人民币以上。

(4)公开招标流程

2.自购物资招标程序

(1)自购重要物资设备(钢材、水泥、粉煤灰、外加剂、钢绞线、锚具等)应在四川省公共资源交易服务中心进行公开招标采购,招标采购流程参照甲供物资招标采购流程;

(2)在四川省公共资源交易服务中心进行招标采购的物资设备

需向公司上报物资设备采购招标请示,待公司批复后,进行公开招标;

(3)施工单位应建立并完善自购物资设备招标采购管理台账,并在次月5日前将台账报公司物资设备部;

(4)对自购物资设备招标采购的相关资料在合同签订完毕后及时报公司物资设备部备案(招标采购请示计划文件、招标采购批复文件、招标公告网页版、招标文件、答疑澄清、评标报告、采购合同、中标单位投标文件副本、采购合同副本)。

五、合同管理

1.施工单位应建立健全物资合同管理制度,明确合同管理责任人及其责任,及时整理、归档有关合同管理台帐和相关合同资料;

2.物资采购合同应以铁路总公司或政府推荐的合同范本为基础,结合项目实际情况完善相关合同条款设定,合同内容及基本要素应完整、清晰,合同条款的设定及合同签订必须按照要求严格履行相关评审程序;

3.合同台帐应包含以下基本内容:物资名称、供应单位、采购方式(招标采购的应注明招标编号、包件号、招标时间等信息)、合同数量、合同金额、合同编号、合同签订日期等;

4.甲供物资采购合同由建设单位复印转发各参建施工、监理单位,施工、监理单位应依据合同中技术规格、质量条款约定,加强对各类甲供物资材料进场验收的管控;

5.对于钢材、水泥、粉煤灰、外加剂、砂石料等主要自购物资材料,施工单位应及时将相关采购合同副本原件报建设单位备案。

六、计划管理

1.施工单位进场后,根据施工合同及总体施组安排,梳理编制提报本单位甲供物资总需求计划(含施工所需各类甲供物资的规格型号、数量及计划到货时间等信息);

2.在每年12月10日前,各施工单位应根据施组安排及次年施工计划,编制提报次年甲供物资年度需求计划表(含次年各月份施工所需的各类甲供物资规格型号、数量及分批次到货时间等信息);

3.在每月5日前,各施工单位应根据当月施工计划,编制提报当月甲供物资月度需求计划表(含当月施工所需的各类甲供物资、规格型号、数量、计划到货时间、到货地点及联系人等信息);

4.建设单位根据施工单位每月提报的甲供物资需求情况向供应单位下达批次供货计划(供货通知单),并根据供应单位所反馈的生产原料准备时间、生产时间、出厂检验及发货时间等信息建立生产计划管理台账,跟踪各批次甲供物资的生产及供应时间。相关信息及时共享给各计划提报单位,共同对甲供物资的生产、供应情况进行把控。

注:

(1)编制月度需求计划时,施工单位应充分考虑供应商生产、运输及进场检验时间,科学合理的做好甲供物资计划提报及储备工作;

(2)各甲供物资需求计划必须经施工单位指挥部物资、工程部门负责人、物资分管领导及建设单位工程部门相关专业工程师核签并加盖公章才可上报;

(3)甲供物资名称、规格型号须与物资采购合同一致。

七、供应消耗

1.甲供物资每批次到货时,施工单位应第一时间将到货规格型号、数量、供应单位名称及合格证明材料是否齐全等信息上报建设单位;

2.甲供物资进场验收合格后,施工单位应及时建立、完善甲供物资供应明细台账,按月度、年度进行分类汇总,及时上报建设单位;

3.甲供物资出库使用后,施工单位应及时建立、完善甲供物资消耗明细台账(包含供应单位名称、物资名称、规格型号、发货数量、化货时间、领用单位及使用部位等信息),按月度、年度进行分类汇总,及时上报建设单位,确保物资材料使用的可追溯性。

八、结算管理

甲供物资进场验收合格后,施工单位、监理单位需对每批次(次)进场物资进行签认(收货验收单),并作相关记录、汇总、存档等。

1.物资供应单位根据物资供应计划及生产供应安排,在上月底(不超过结算当月5日)前,提出结算申请;

2.甲供物资进场验收合格,施工单位、监理单位对每批次(次)进场物资进行签认后,物资供应单位将结算相关单据(含发票),于结算当月20日(遇节假日顺延提前)前提交公司审核(未按时提供结算相关资料的,于次月安排结算),公司审核通过后,根据合同要求,拨付结算款项。

九、质量管理

1.进场验收管理

物资材料进场时,由施工、监理单位安排专人对进场材料的供应单位、规格型号、数量、外观尺寸、产品质量证明文件及驻厂监造手续(如有)等进行检查、复核,并及时填写《检验/试验通知单》,内容包括产品名称、生产和供应单位、品种、规格、型号、进货数量、进货日期、使用部位及存放地点,并附产品质量证明文件原件。经试验室核实无误后,及时做出复试取样计划安排,并通知监理单位到现场进行旁站监督,确保样品的公正性。

2.抽检试验及报验管理

施工单位应根据铁路工程项目现行有效的规范、标准所规定的取样方法,确定取样数量和频率,并对所取样品的真实性、有效性负责。原材料进场除按标准进行物理、化学性能(特殊要求)检测外,对尺寸、外观及型号等应予检测。对于样品检验不合格的,施工单位及时通知监理单位,并安排进行双倍取样复试。复试仍为不合格的,采取有效措施及时将不合格材料进行封存并清退出场,并完善不合格物资材料处理台账。

检验合格的物资材料,由施工单位按照管理规定向监理单位报验并经批复后才能投入使用,严禁使用检验不合格或未经报批的物资材料。

3.验收资料管理

施工单位应对所有物资材料验收、试验及报验等相关原始记录、原始凭据和内业资料进行归档,确保所有资料的连续、完整。

十、现场管理

1.入库管理

物资材料进场时,必须建立入库单,并对各类物资材料的名称、规格型号、供应单位、发货地点、实际到货数量、到货时期、到货批次、运输车辆等重要信息进行逐条登记,并按照物资种类分别建立相关物资材料的入库台账,做到入库规范,有据可查。

2.存储管理

(1)物资材料库房应根据工程施工生产实际需要,科学合理的选择设置地点,库房应尽量靠近使用地点,确保材料运输及装卸方便。材料库房应做到地面硬化平整、坚实,确保排水及道路畅通,并做好防盗工作。

(2)各种物资材料应分区、分类存放,材料堆放应做到堆码整齐,并确保堆码高度符合规范要求。

(3)库房内消防设施的配备必须符合防火要求。

(4)材料库房应保持整洁、干燥。

(5)对于仪器设备、易燃材料及橡胶、塑料类制品等物资必须入库存放,严禁露天存放及接近火源,确保材料存储质量。

3.标识管理

(1)所有进场物资材料均应采用标牌形式进行标识,物资标识内容应包括:物材料名称、生产厂家、规格型号、炉(批)号、进场日期、进场数量、检验日期、检验状态、报验人员、填报人员。

(2)检验/试验状态标识主要有:未经检验/试验(待检)、经检验/试验后待判定(已检待定)、经检验/试验后合格(已检合格)、

经检验/试验后不合格(已检不合格),不同检验状态的物资必须分区存放,不得混存。

(3)材料标识牌执行《铁路建设项目现场安全文明标志》(建技〔2009〕44号)文件要求。

(4)现场标识必须安排专人负责管理,确保标识的准确、规范、完好。

(5)未经检验和标识的物资不得发放和使用。

4.使用管理

(1)物资材料使用必须遵守“先入库先使用”的原则。

(2)对于隧道防水材料应加强使用过程的管控,严格落实物资材料追溯制度。在发料过程中,由施工单位对出库的隧道防水板、止水带规格尺寸进行复核,并在铺装前对规格尺寸进行再次复核确认,做好相应记录,确认符合要求后才可进行安装铺设。监理单位加强铺装过程的抽查力度。

(3)所有物资材料的发料及使用情况必须逐笔登记,并建立、完善相应的发料台账,对领用单位、领用物资名称、规格型号、领用数量、批号、使用部位、领用时间等信息进行详细记录,以确保物资材料从进场到使用全过程的可追溯性。

(4)每月底应对所有库存材料进行盘点,根据盘点的库存数量统计、汇总各类物资材料当月的实际到货及消耗数量,如实反映物资材料使用情况。

各参建单位应在每月25日按照规定样表格式上报下列台账:

1.本月工作总结及下月工作计划:按照样表统一格式于每月25日上报。

2.自购物资设备招标及合同台账:签订新合同时需及时进行更新,按照样表统一格式于每月25日上报。

3.甲供物资供应消耗台账:按照样表统一格式于月25日上报。

4.自购物资供应消耗台账:按照样表统一格式于月25日上报。

5.甲供物资设备质量情况台账:按照样表统一格式于月25日上报。各单位应对所有甲供物资材料的验收、试验及报验等相关原始记录、原始凭据和内业资料进行归档(包括站后物资以及非安装设备),确保所有资料的连续、完整,并与质量情况台账一一对应。

6.自购物资设备质量情况台账:按照样表统一格式于月25日上报。各单位应对自购物资材料的验收、试验及报验等相关原始记录、原始凭据和内业资料进行归档(包括站后物资以及非安装设备),确保所有资料的连续、完整,并于质量情况台账一一对应。

7.自购物资结算台账:按照样表统一格式于每月25日上报。

8.设计清单及设计问题台账:设计问题台帐需清楚说明设计与实际存在的差异,及时上报以解决设计问题。如有更新,按照样表统一格式于每月25日上报。

根据中华人民共和国行业标准TB 10443-2010《铁路建设项目资料管理规程》的要求,建设单位及各参建单位应在建设过程中负责对以下资料进行形成、收集、整理和保管,并确保所有资料的连续、完整:

1.各参建施工单位应移交自购物资招标文件(主材)至建设单位。

2.各参建施工单位应移交自购物资中标单位投标文件(主材)至建设单位,非中标单投标文件由施工单位保存。

3.各参建施工单位应移交自购物资中标通知书及中标结果通知书(主材)至建设单位。

4.各参建施工单位应移交自购物资采购合同(主材)及台账至建设单位。

5.各参建施工单位应移交自购物资采购计划(主材)至建设单位。

6.建设单位应形成并收集整理甲供物资采购计划(含供货通知单)。

7.建设单位应形成并收集甲供物资质量记录,自购物资质量记录由各参建单位形成、收集并移交。

8.建设单位应形成并保管甲供物资价差资料。

9.建设单位应形成并保管甲供物资验工计价资料。

10.建设单位应形成并保管甲供物资清理概算资料。

11.各参建施工单位应形成并收集施工质量验收资料,包含质量证明文件和进场验收记录。其中,质量证明文件包含供货商提供的合格证、检验报告、试验报告、质量保证书、技术说明书等。

从国外引进的新技术或成套设备还应包括外方提供的设计文件和相关标准。属于行政许可或强制认证的,应有行政许可或强制认证证书。质量证明文件应与实物相符。

十三、接合部工作管理

1.设计清单与招标数量

各施工单位应及时对甲供物资设备相关设计清单及建设单位招标的甲供物资设备规格、数量等情况进行梳理,如发现问题须及时向建设单位相关部门进行汇报,以避免对甲供物资设备的供应造成影响;

2.设计变更与供应管理

因设计变更原因引起甲供物资设备规格型号或数量发生变动的,建设单位将依据正式变更文件、图纸或相关设计联系单进行采购,对于特殊情况需及时供应的物资设备,原则上由施工单位自行联系相关中标供应单位进行供应,待正式变更文件批复后,纳入建设单位甲供物资进行采购、结算及计价,对于未按设计要求供应的合同外的甲供物资设备费用由相关施工单位自行承担;

3.供应与结算管理

施工单位物资部门应结合施工组织及物资材料计划使用情况,在保证现场物资材料供应的前提下,合理安排各类物资材料款项支付,有序开展各项物资材料的结算工作,确保各项物资材料供应的有序推进。

4.供应与质量管理

施工单位作为物资材料进场验收的责任主体,对甲供、自购物资材料质量负有主要责任。因此必须加强对物资材料供应及进场

质量验收的过程管控,特别对于地材等重点物资材料,要结合项目自身实际情况充分做好资源调查,科学合理的选择供应单位,并严格进场验收管理程序,以确保物资材料的进场质量。

5.合同与成本管理

依据招标合同甲供物资清单,排除因变更设计原因造成的物资设备数量变动,对于超出设计数量部分的甲供物资设备费用由施工单位自行承担。施工单位应及时掌握、跟踪甲供物资设备供应及合同执行情况,并加大对各类甲供物资设备仓储、收发料及安装损耗等环节的管理力度,避免应存储不当、收发料管理不善或安装工艺控制不严损耗超量等原因间接造成施工成本增加。

6.竣工资料与档案管理

(1)建设项目资料的形成、收集和整理工作应与工程进度同步进行,并做到系统、完整、真实、准确,施工单位应保证所有资料具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能。

(2)竣工资料与档案按要求在施工过程中同步整理,定期移交,建设单位将对移交情况进行定期检查与考核。

7.调差管理

(1)甲供物资方面:施工单位应及时掌握各类甲供物资设备的供应及消耗情况,为甲供物资设备材料调差提供核对依据;

(2)自购物资方面:施工单位应充分掌握施工合同承包方式、相关物资材料合同条款约定及《关于铁路建设项目实施阶段材料价差调整的指导意见》(铁建设〔2009〕46号)、《铁道部关于补充铁路建设项目实施阶段材料价差调整目录的通知》(铁建设〔2012〕230号)等文件所规定的调差物资种类等情况,并及时掌握铁路总公司各季度铁路工程建设主要材料价格信息,为自购物

资材料调差提供核对依据。

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