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采购与付款管理制度

采购与付款管理制度
采购与付款管理制度

采购付款管理制度

第一部分总则

第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规,制定本规范。

第二条本规范所称采购付款,主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制,可以参照本规范的规定执行。

第二部分采购审核与批准

第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同,由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。

采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。

采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同,经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。

第三部分付款结算控制

第四条付款审核

财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务,并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。

第五条应付账款在×万元以内的,由财务总监审批;应付账款在××-—-××万元的,由总经理审批。

预付款与定金在×万元以内的,财务部负责人审批即可,应付账款在××-—-××万元的,报财务总监审批,在××万元以上的,由总裁审批。

审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。

第六条财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

⒈真实性审核

应付账款会计应确定原始凭证是否虚假,是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等。

⒉完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备,应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。

⒊合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

⒋合规性审核

审核原始凭证是否符合有关规定,如是否符合预算,是否符合有关合同,是否符合有关审批权限和手续,以及是否符合单位的有关规章制度,有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外,还应对原始凭证的正确性进行审核,即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小写金额是否相符;审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划,合同或协议进行;审核入库物资收料凭证,检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章,内容填制是否完整,并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对;审核付款是否符合审批权限

会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算,并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的

应当及时向总经理汇报

第七条付款控制

在付款时,应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

⒉一切购货业务应编制购货订单,购货订单应通过有关部门(如采购部、生产部、销售部、总经理等)签单批准。订单副本应及时提交财务部门。

⒊收到货物并验收后,验收员应编制验收报告,验收报告必须按顺序编号,验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

⒋收到供应商发票后,采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较,确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符,核对无误后交财务部。

⒌财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核,检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

⒍采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单,并经财务经理审核,财务总监和总经理按权限审批。

⒎已确认的负债应及时支付,以便按规定获得现金折扣,加强与供应商的良好关系,并维持企业信用。

⒏财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并且互相核对,出现差异时应编制调节表进行调节。

⒐财务部按月从供应商处取得对账单,将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对,并查明发生差异的原因。

第四部分账务处理

第八条财务部在采购单据齐全的情况下,按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面,如凭证资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。

每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。

第九条对账

财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

取得供应商对账单,审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,企业与供应商的月末余额应保持一致。

第五部分付账控制中的现金使用

第十条现金使用范围。

1.向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2.结算起点以下的零星采购支出价款。

第十一条现金使用方法。

1.采购付款中零星的采购需要支付现金的,采购员向财务部提出申请。

2.财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。

3.财务人员不得坐支现金,需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况,办理转账结算不便,必须使用现金支付时,应向开户银行提出书面申请,由企业财务部门负责人签字盖章,开户银行审批后,予以支付现金。

第六部分预付账款的管理

第十二条原则上不允许采用预付账款的方式采购物资,但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的,需要由具有审批权限的主管领导审批。

财务人员对预付款项要严格把关。并及时能做账、入账,将预付款项控制在安全合理的范围内。

第十三条公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。

企业应当加强对大额预付账款的监控,定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断;对有疑问的预付账款及时采取措施,尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

财务部对采购计划的预付款项,除总经理特批外,控制在×%以内。

第十四条公司应当加强应付账款和应付票据的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第七部分应付账款管理制度

第十五条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第十六条应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。

第十七条付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款,以保证采购付款内部控制的有效实施。

第十八条应付账款的确认和计量应真实和可靠

应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第十九条应付账款必须及时登记到应付账款账簿

应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算,在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

第二十条及时冲抵预付账款

财务部收到供应商开具的发票以后,应该及时冲抵预付账款。

第二十一条确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录,以确定实际支付的款项。

第二十二条应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付,经财务部经理、

财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。

第二十三条应付账款的结转

财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账,并相互核对,出现差异时,应编制调节表进行调节。

第二十四条应付账款的检查

财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对,若有差异应查明差异产生的原因。

如果追查结果表明有会计记录错误,则应及时与债权人取得联系,以便调整差异。

第二十五条财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单,并进行核对、调节工作。

第二十六条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核,由财务总监和总经理按权限批准。

第二十七条财务部设置应付票据账簿,并认真做好应付票据的核算工作,票据的登记人员不得兼管票据的签发。

第二十八条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第二十九条财务部应该定期核对应付票据,并复核票据的利息核算。

第三十条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第三十一条应付票据要按照号码顺序及时进行保存。

第八部分采购预算的管理

第三十二条为了避免盲目采购,从总体上统筹使用资金,提高资金的使用效率,确保公司资金合理的使用,需要编制采购预算

第三十三条采购预算管理的含义

采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量,对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划,以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。

预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动,反映企业管理的成绩,保证管理政策的落实和目标的实现,促使企业不断提高效率和效益。

采购预算管理是企业预算管理的一个分支,应与预算系统的其他系统相互协调。

第三十四条编制采购预算

编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目,建立预算标准,采用一定的编制方法和程序,将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

根据企业年度销售计划,由相关使用部门(生产部门、管理部门等)填写本部门的采购预算申请单,上交采购部,由采购部门汇总、整理各部门采购预算后,编制采购总预算,交财务部编制总的预算,上交总经理审批。

第三十五条执行采购预算

1.将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2对预算执行过程进行监控。

第三十六条分析和调整采购预算差异

1.在预算执行过程中,采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据,即预算的实际执行结果与预算数进行比较,编制预决算分析报告。

2.如果有差异,要分析差异产生的原因和责任归属,制定控制差异或调整预算的具体措施。

第三十七条采购预算资金控制

1.在采购预算资金控制中,必须对采购预算资金实行限额审批制度,严格

控制无预算的资金支出。

⒉对于预算内的采购项目,请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

⒊对于超预算和预算外采购项目,财务部对需求部门提出的申请进行审核,最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理。

第九部分采购中的退货管理

第三十八条企业应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定,及时收回退货货款。

第三十九条退货款项回收。

1.采购员在货物退回后编制借项凭单,其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。

2.采购部经理审批借项凭单后,交财务部相关人员审核,由财务总监或总经理按权限审批。

3.财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第四十条采购中的折扣事宜。

1.采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣,需要同供应商谈判来最终确定。

2.折扣金额必须由财务部审核,财务总监审核后交总经理批准。

3.折扣金额审批后,采购部应编制借项凭单。

采购流程及管理制度

采购流程及管理制度 一、总则 1. 为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。 2. 对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括: (1)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务; (2)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任; (3)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 3.采购原则 (1)采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。 (2)采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。 (3)采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式馈赠、回扣、贿赂等,若因严重失职或违反原则作出不适合行为者,给予辞退,情节严重者提交公安机关处理。 (4)物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。 4.采购经办人职责 (1)建立供应商资料与价格记录。 (2)做好市场行情经常性的调查。 (3)询价、比价、议价及定购作业。 (4)所采购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 (5)做好平时的采购记录及对账工作。 4. 采购部门的划分 (1)生产原材料采购:由采购部门负责办理。 (2)日常办公用品采购:由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。 (3)对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 二、采购方式 1.一般情况,选择下列一种最有利的方式进行采购: (1)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。 (2)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。 (3)未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有原辅材料供应

公司采购内控管理制度

公司采购内控管理制度 1、目的 为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制定本制度。 2、适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程,包括出口物资的采购。 3、职责 3.1总经理负责采购管理制度的审批。 3.2采购部负责合格供方的开发和管理,合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求;对供方在制过程和生产进度控制;对供方库存的核对与控制;与供方的协调与沟通。 3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图,并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。 3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。 4、采购岗位职责 4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4获取所需之物料。 4.5查证购进物料之数量与质量。 4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。 4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。

4.8呆料与废料之预防与处理。 5、物资采购工作程序 5.1采购工作流程图 . 销售部 工程部 采购部 财务部 注:工程部门提报的请购单,则由工程部 直接提交采购部进入采购流程。 5.2新供应商开发评定工作流程图

采购合同、付款及发票管理制度

采购货物(工程劳务)合同、付款及发票管理制度目的:为规范公司各类采购货物(工程劳务)合同、付款及采购(或劳务)发票的管理,结合公司实际情况,制定本制度。 内容:公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理:(1)、预付款业务,(2)、货到付款业务,(3)、以货易货业务。 第一条、财务对合同管理规定公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同(对于零星办公用品的采购,价值在500 元以下的,凭经部门经理核准的采购计划单进行采购,不需签订合同),具体规定如下: (一)、合同的签订及审批1、采购业务合同:公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。 《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批:(1)、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准;(2)、技术改造、设备等固定资产采购,采购价值 2 万元以下的由分管副总批准,超过 2 万元的由总经理批准。(3)、对于设立最低库存量的材料物资,由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购 2、工程劳务业务合同:公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务,应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2 万元以下的由分管副总批准,超过2 万元的工作劳务合同由总经理批准。 (二)、合同内容填写要求

(1)、合同内容应按规范格式内容完整填写,合同中要特别约定发票事项(采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票,接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票,并注明出具时限为收货后一个月内寄达)、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商(服务商)帐号信息等内容。 (三)、合同的报送及执行 (1)、合同报送:各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订,报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存,同时实施采购。 (2)、合同执行:所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购,劳务合同由行管部执行实施,对于特殊情况下经总经理特批的采购(工程劳务)业务除外。计财务部将按合同约定执行付款事宜,款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时,除支付财务帐面应付帐款外,在提交用款申请的同时还应附有合同,对一次签定合同、同一价格多次进货的,在第一次进货时发票要附合同, 在以后价格不变的业务发票后可不附合同,但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。 (3)、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。 第二条、付款管理规定采购(往来)付款业务流程图:业务经手人持用款申请(含附件)T 1、计财部往来会计核实- 2、申请人分管领导签字- 3、财务负责人签字— 4、总经理签批— 5、财务出纳员付款 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具,经计财部往来会计、部门负责人及分管

采购管理制度

采购管理制度 一、目的 为了规范公司各类采购工作,明确公司各部门在采购工作中的职责分工,加强对采购工作的有效管理,保证公司采购物资质量,提高采购效率和采购物资准确性,降低采购成本,争取公司的综合最佳效益,特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、包装物、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购 管理和执行工作。 三、职责 3.1综合计划部负责整理采购清单、执行采购作业、储存和保管采购物资。 3.2综合制造部负责编制整体生产环节所需要的物资储备。 3.3安环部负责编制劳保用品及与安全有关的物资储备。 3.4人事行政部负责编制办公用品及与办公环境有关的物资储备。3.5财务部负责统筹规划各部门资金计划及付款安排。 3.6检验部负责A.B类采购物资的抽检及验证。 3.7副总经理负责把控整体采购风险及最终审批权限。 四、程序内容

4.1基本原则 4.1.1公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关规定、流程、制度,采购活动应尽量实现充分竞争,遵循公开、公平、公正和诚信的原则。保证采购物资质量,努力降低成本; 4.1.2参与采购的相关人员应客观公正地履行职责,遵守职业道德,保守公司商业秘密,廉洁奉公; 4.1.3各部门须严格在批准的年度采购预算范围内,制定详细周密的月度或周期性采购计划,过程进行中不得以特殊采购或其他原因为由将采购流程绕过或回避,处于关键路径上的特殊采购,按特殊采购程序处理; 4.1.4公司的采购业务统一由综合计划部负责办理,其他部门或人员不得自行采购或无理干涉; 4.1.5采购应当优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证或安监部门认可企业的货物、工程和服务; 4.1.6采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。 4.2职责和分工 4.2.1根据批准的采购计划,综合计划部负责组织并实施采购,包括: a)组织资格评审、招标、评标和合同签订,负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库; b)牵头组织招标文本的通稿及审核,负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查;

公司采购管理规章制度

公司采购管理制度 一、总则 为加强企业规范化管理,确保公司能购到高品质低成本的产品,从而达到降低成本之目的,特制定本制度。 二、目的 选择合格的供应商并对采购的过程进行严格的控制,确保供货商提供的物品满足公司的规定要求。 三、适用范围 本制度适用于公司各项物品采购时,价格之审核、下单、订购、验收等,除另有规定外,悉依本制度处理。 四、权责 1、由采购人员负责对物料及日常消耗用品的采购工作。 2、采购人员是负责对采购回的物料进行验收、确认等。 五、采购计划的制定 1、采购人员根据各部门的采购申请进行确认及审查,确定无误后经总经理批准后实施采购。 2、采购人员还需根据公司的实际情况,进行编制公司的采购制度。 3、采购制度经总经理核准后,各部门各持一份,并按本规章制度严格执行。

六、采购单填写标准、审批流程及存档 (一)、填写标准 1、请购的部门、 2、请购的物品所属项目 3、请购的用途 4、请购物品名及数量 5、请购的物品规格 6、请购的物品需求时间 7、请购如有特殊需要请备注 备注: 1、涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交。 2、公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其它生活及办公项目由办公室提报。公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 (二)、审批流程 财务审核 备注: 备注:遇公司急需物资时,领导不在的情况下,可以电话请示或其它形式请示,征得同意后提报采购部门签字确认手续后补。 (三)存档

采购单审批完成之后一式两份,由采购部和财务部分别存档,以备异常情况的调查核实。 七、请购单的接收规定 1、采购人员在接收请购单是应检查请购的填写是否按照规定填写完整清晰,检查请购单是否经过公司领导审批 2、接收请购时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则 3、通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存 4、对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门 5、对于紧急请购项目应优先处理 6、重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议 八、询价及规定 1、询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量名称,遇到问题应及时的与请购部门沟通 2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购 3、询价时对于相同规格和要求应对不同品牌进行询价 4、在确定对公司最大的利益化之下进行购买

采购付款管理制度

采购付款管理制度 一、目的: 规范公司的采购与付款业务,提高付款工作的及时性和准确性,加强内部管理,防范经营风险,堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种失职、欺诈、舞弊行为,保护财产的安全完整。 二、范围: 本制度适用于采购原材料、机物料、车间内使用的易耗品(暂不包括机器设备)的付款行为规范及管理。 三、定义: 四、原则: 4.1单证齐全原则:《付款申请单》在内及相关支撑附件单据必须齐全,包括但不限 于《入库单》、《发票》、《采购合同》等。 4.2先计划后支付原则:除紧急采购以外,付款必须在月初先计划报批,后办理付 款手续。 五、关键角色及应负责任

六、内容描述 6.1付款计划 6.1.1每月1日前采购室合同台账与财务部应付款表核对完毕。 6.1.2每月3日前采购室根据核对后的前期应付款及本月采购计划,制定采购付款 计划,每月5日前采购付款计划需审批完毕。 6.1.3财务部根据审批后的付款计划安排资金,准备付款。 6.1.4账期付款日为每月15日,其它时间原则上不予安排付款。 6.2付款申请 6.2.1采购室根据付款计划,填写《采购付款申请单》,申请单内容填写完整,字迹 清晰。 6.2.2按合同付款条款,分预付款支付和账期内支付。 6.2.2.1预付款支付:预付款支付需在《采购付款申请单》注明预付款,申请单附 件必须有采购合同原件。 6.2.2.2账期内支付:账期计算按财务部收到发票和入库单最晚时间开始计算。按 账期支付需在《采购付款申请单》注明账期付款,申请单附件必须有《入库 单》采购付款联的原件。 6.3处罚: 6.3.1如发现付款申请单填写错误(主要包括金额填错,重复填单等),将给予经办 人处罚(警告、罚款)。 6.3.2如款项错误支付,给公司造成损失,公司将根据情况给予责任人罚款。 6.3.3如公司发现恶意支付行为,公司将依法追究相关人员法律责任。 6.4解释权限: 本规定由财务部负责解释并监督。 6.5生效日期: 本规定自签发之日起生效, 原有相关规定废止。

采购管理制度及流程操作

采购管理制度及流程操作 一、目的 为了提高采购效率、明确岗位职责、有效降低成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强各部门间的配合,特制定本制度。 二、适用范围 本公司所有采购的物料及其它消耗品 三、基本原则 采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争、择优选取。 四、工作程序 (一)采购基本事项 1、日常采购(包括但不限于日常办公用品及其它消耗品)采用现需现购的原则,由综合管理部人员负责采购。 2、非日常用品采购(包括但不限于较大型办公器材及物料)在采购时候应进行比价,与供应商洽谈,控制成本。 3、采购前需要申请人填写采购申请单,经分管领导签署意见报总经

理审批后(注:5000以上的金额采购需要董事长审批)再填写款项支付申请单,领资金再进行采购;提交固定资产申购单前,采购金额在五万以下的采购人应提供至少三家采购物品供应商报价和联系资料,进行比价,择优购买;采购金额达到五万以上的则进行招标。4、采购应索要发票,金额小的没有发票应该索要收据,网络采购应保留聊天记录和付款证明。 (二)、采购申请 1、采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“物品采购申请单或固定资产请购单”。 2、紧急采购时,由采购部门在申请单上注明“紧急采购”字样,以便于及时处理。 3、若撤销采购,应立即通知成本采购人员,以免造成不必要的损失。 (三)采购流程 1、采购人制定采购计划,收集需要采购物品的信息。 2、对需采购的物品进行询价、议价、获取准确的价格信息,采购金额在五万以下的采购人应提供至少三家采购物品供应商报价和联系资料,进行比价,择优购买;采购金额达到五万以上的则对外进行招标。 3、成本采购部决定购买时,填写“采购申请单或固定资产请购单”。 4、申请单或请购单填写完成后按照流程进行审核,分别经请购人、

商品采购及销售管理制度

商品采购及销售管理制度 为加强财务管理,规范财务行为,确保公司的采购及销售工作秩序、规范的进行,特制定本制度。 第一条、公司的商品范围包括:车用汽油、车用柴油及其附属商品。 第二条、在采购及销售商品时应严格对商品进行计量,计量人员应认真负责,不得弄虚作假。 第三条、采购及销售部门应对商品严格进行记录,并建立购销售明细账。 第四条、销售部门在销售商品时,应认真填制销售单,一联作为销售部门的存根进行备查, 一联作为财务的记账凭证、一联交于购买方作为出门凭证。严格按照商品销售业务流程操作。 第五条、商品销售款应由购买方直接交至财务部门,或通过转账、电子汇兑、银行承兑票据等形式交于财务部门。除财务人员外,其他任何人员不经财务部门同意,不得向购买方收取现金或票据。 第六条、建立采购与付款业务的岗位责任制,明确各部门、各岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

第七条、配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 第八条、建立严格的采购与付款业务授权批准制度,明确公司领导、主管领导对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。 第九条、公司领导、主管领导应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。 第十条、对重要和技术性较强的采购业务,应当组织相关人员进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而造成严重损失。 第十一条、严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 第十二条、按照请购、审批、比价、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务。 第十三条、严格管理采购与验收环节,对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定,确保采购过程的透明化。 第十四条、采购之前要充分了解和掌握供应商的信誉、

公司内部采购管理规定

公司内部采购管理规定 The latest revision on November 22, 2020

公司内部采购管理制度 2015年12月制定 第一条为了规范公司的物资采购业务,制定询价、议价流程,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强公司物资采购的监督管理,特制定本制度。 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。 第三条采购流程 3.1生产部工艺技术员或技术经理根据销售合同订单物料需求、查询库存数量,填制《物料采购计划单》,经仓管员确认库存、生产部经理审核后,交给副总经理审批。物料需求包括用于销售合同订单的主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等;试验品、样品、退回返工的产品等参照此条款执行,工程部在工厂时遵守此管理制度;项目工地施工按施工管理制度,并填写《工程部施工物资需求申请表》执行。 3.2办公用品、办公设备按实际情况申请采购,单件金额过500元的,需填写《物料采 购计划单》由副总经理审批。 3.3《物料采购计划单》应注明物料名称、单位、规格、材质、数量、需求日期及特殊要求。物料采购单共四联,分别交财务、采购部、仓管员、自存。 3.4紧急请购时,请购部门应于《物料采购计划单》备注栏注明“紧急”字样及交货期限。 3.5已开具《物料采购计划单》,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转送采购部,必要时应先口头知会采购员。采购部门接获通知后,立即停止采购。 3.6如遇特殊情况未能及时停止采购时,采购部应与原请购部门协商并妥善处理善后事宜。 3.7如用于返工或工作失误造成的重复采购,需在物料采购计划单上注明,不可掩盖问题。 第四条采购方式 根据本公司实际情况,公司物料采购采用以下三种方式: 4.1集中采购公司通用主要材料(如:玻璃棉、铝条、面布、玻纤布、玻纤毡等),以集中采购较为有利,依定时或定量之计划进行采购;保证合理库存。 4.2合约采购公司经常使用之物料(如:胶水、天那水等),采购部应事先选择供应商,确定供应价格及交易条件,办理合约采购,依定时或定量之方式进行采购,保证合理库存。 4.3一般采购零星物料(如:铆钉、螺丝等),按实际需求量即时采购。根据市场价格调查,原则上需定点采购,保证质优价廉。 第五条询价、议价 5.1采购部采购人员接获核准后之《物料采购计划单》,应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象,长期有业务合作的供应商作为优选;优先供应商不能满足采购条件的,其他备选供应商,货比三家,同等材料质优、价廉、服务好者中标。 5.2确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受前条所限; 5.3如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表; 5.4选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂家、代理商、经销商之顺序选择;

采购付款管理制度

采购付款管理制度 第一章总则 第一条为了加强(以下简称“公司”)合理采购,保障生产经营需要,规范采购行为,防范采购风险,依据《深圳证券交易所股票上市规则》(以下简称“《上市规则》”)、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规,并结合公司具体情况制定本制度。 第二条本制度所称“采购”,是指购买物资(包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险: (一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,导致企业生产停滞或资源浪费; (二)供应商选择不当,采购方式不合理,招标或定价机制不科学,授权审批不规范,导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈; (三)采购验收不规范,付款审核不严,导致采购物资,资金损失或信用受损。 第四条公司通过全面梳理采购业务流程,完善采购业务相关管理制度,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理采购业务,建立价格监督机制,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构 第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息,选择和管理供应商,组织确定采购价格,订立和管理采购合同,控制采购供应过程,参与采购验收及结算付款申请等工作。 第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是: (一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书;采购付款管理制度

(二)负责合同履约过程中的技术问题,配合合同变更技术谈判等工作; (三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算; (四)配合物资采购、监造和检验; (五)负责职责范围内的其他有关工作。 第七条公司采购管理的具体目标是: (一)确保物资采购的质量和及时供应,保障公司正常运营; (二)控制库存水平,降低库存成本,减少库存损失; (三)尽可能实现采购物资的标准化; (四)发展优质的供应商合作伙伴; (五)加强公司各部门之间的合作; (六)降低公司运营总成本,增强公司核心竞争力。 第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制,采购组织应贯彻不相容职务分离的原则: (一)请购与审批岗位分离; (二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离; (三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离; (四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离; (五)采购、验收与记录岗位分离; (六)付款申请、审批与执行岗位分离。 第三章需求及采购管理 第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求,不符合规范要求的,应退回重报。 第十条在实施物资采购过程中,由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因,不能满足物资需求要求的,采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈,物资需求部门应调整后重新提出物资需求。 第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料,必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度

采购部管理制度与工作流程04578

采购管理制度与工作流程 一、目的: 为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。 二、适用范围: 适用于本公司采购管理。 三、内容: 1、总则 为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算

采购流程图如下图所示: 1)采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2)供应商的选择和考核:供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3)询价、比价、议价。 4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。 7)财务结算:货物入库后,财务结算 3、申请商品采购流程图 1)销售部提出采购需求, 2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批; 3)审批通过后,由采购主管下单。 4、申请付款流程图 根据供应商帐

采购管理制度之委托加工管理办法(doc 3页)

采购管理制度之委托加工管理办法(doc 3页)

采购管理制度P907 委托加工管理办法 文件编号:GB08 版本号:生效日期:共页第页 1.总则 1.1制定目的 为规范委外加工管理,使之推行顺畅,特制定本办法。 1.2适用范围 本公司直接用于生产的原物料、半成品的委外加工,悉依本办法执行。 1.3权责单位 (1)采购部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 2.委外加工管理规定 2.1定义 本办法所指的委外加工,是指本公司将生产工程的一部分委托其他公司(下称协力厂商)代为加工的做法。 2.2委外加工时机 在决定是否委外加工时,应考虑下列各因素: (1)本公司的生产能力不足时 (2)须利用本公司所没有的设备、技术时。 (3)特殊零件无法购得,又不能自行加工时。 (4)委外加工品质更好时。 (5)委外加工成本更低时。 (6)认为比本公司自行加工更有利时。 2.3委外加工程序 2.3.1需求提出 (1)委外加工的决定、变更或中止,须由生管部将原因、目的、规格、计划数量、预算等,以书面方式呈部门主管核准后,转呈总经理裁示。 (2)总经理核准后,转采购部联络洽询协力厂商或核定之协力厂商。

2.3.2厂商开发与调查 (1)采购部参照《供应商开发》规定,对协力厂商进行洽询工作。 (2)由采购部、生技部、品管部、生管部组成厂商调查小组,参照《供应商调查》之规定,对协力厂商进行调查评核。(3)调查评估合格之厂商列入合格厂商名列。 (4)除总经理特准外,不可将工程委托非合格之厂商加工。2.3.3询价、议价 (1)针对合格协力厂商,采购部请协力厂商进行报价。 (2)参照《采购方式》的规定进行询价与比价。 (3)同类型协力厂商应开发三家以上,以便询价、比价及紧急订单之需要。 2.3.4委外加工协议的签订 由采购部代表公司与协力厂商签订《委外加工协议》,协议应就下列事项作必要之约定: (1)委外加工产品及数量。 (2)加工单价与总价。 (3)交期。 (4)品质要求及验收标准。 (5)付款方式。 (6)保密工作。 (7)其他双方认为必须约束之事项。 2.3.5委外加工资料 委外加工应提供协力厂商下列资料: (1)产品蓝图。 (2)工艺流程图。 (3)操作标准。 (4)检验标准。 (5)检验规范。 (6)物料的规格、编号、数量等。 2.3.6验收工作

公司内部采购管理制度范本.doc

公司内部采购管理制度1第2页 2、财务部依合同规定之给付方式,与厂商结款,特殊情况需经总经理批准。 第五章采购人员工作职责 第十六条对短缺物资,采购员要征求使用单位意见,在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品,否则,出现后果由采购员负直接责任。 第十七条采购人员必须按采购作业规范运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成的超储积压,损失均由采购人员承担经济责任。第十八条对采购员未能及时完成采购任务时,应及早报告部门主管说明原因,提出相应意见方案,采购部应及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。 第十八条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想,尽职尽责,坚持原则,秉公办事,切实维护公司的利益,保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 第十八条采购人员必须遵守公司规章制度,按照规定的程序和标准采购,任何人不得私自订购和盲目进货。 第十九条采购人员必须做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。 第二十条采购人员必须树立服务意识,急生产经营所急,想生产经营所想,任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。

第二十一条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,采购人员必须经常自觉学习业务知识,提高业务工作的能力,以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。 第二十二条售后服务:对于采购物资,采购部在签订购买合同时,要明确服务约定。 1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的,由采购部负责联系。 2、对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题,由采购部在规定时间内协调解决。 第六章附则 公司内部采购管理制度范文1 公司内部采购管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司的物资采购业务,制定询价、议价流程,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强公司物资采购的监督管理,特制定本制度。 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。

采购与付款管理制度

采购付款管理制度 第一部分总则 第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规,制定本规范。 第二条本规范所称采购付款,主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制,可以参照本规范的规定执行。 第二部分采购审核与批准 第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同,由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。 采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。 采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同,经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。 第三部分付款结算控制 第四条付款审核 财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务,并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。 第五条应付账款在×万元以内的,由财务总监审批;应付账款在××-—-××万元的,由总经理审批。

预付款与定金在×万元以内的,财务部负责人审批即可,应付账款在××-—-××万元的,报财务总监审批,在××万元以上的,由总裁审批。 审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。 第六条财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 ⒈真实性审核 应付账款会计应确定原始凭证是否虚假,是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等。 ⒉完整性审核。 根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备,应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。 ⒊合法性审核。 审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。 ⒋合规性审核 审核原始凭证是否符合有关规定,如是否符合预算,是否符合有关合同,是否符合有关审批权限和手续,以及是否符合单位的有关规章制度,有无违章乱纪、弄虚作假现象等。 ⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外,还应对原始凭证的正确性进行审核,即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小写金额是否相符;审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划,合同或协议进行;审核入库物资收料凭证,检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章,内容填制是否完整,并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对;审核付款是否符合审批权限 会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算,并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的 应当及时向总经理汇报

公司采购管理制度及流程

公司采购管理制度及流程 一、目前公司采购工作状况: 因多种原因,目前公司许多采购工作不能按照正规流程进行, 多由物资所需部门或技术部门单独确定供应商采购,公司采购部门人员有被架空的趋势,导致许多采购工作失去其作用,并直接导致公司竞争被动、效率低下、成本上升。由于其他岗位人员的谈判技 巧及方法上的非专业性,容易导致物资采购成本过高,成本核算较慢,影响公司整体工作的开展等情况。公司考虑到新的制度实施, 大家有个适应过程,因此在以较缓的速度等待大家理解并推行。但不希望公司的苦心给大家形成误解。在采购制度的推行上,公司的决心是坚定不移的;分工与要求是明明确确的;对每一笔采购发生是否合规,管理者时刻都在关注着。20XX年,公司辛苦运作的个 别工程项目都是因操作无章法甚而违规,致使公司在竞争中极其被动,只得在付出了更大的努力乃至舍掉利润后才拿下了项目,教训惨痛而深刻。因此,希望公司全体管理人员认真学习并自觉践行、 并在工作中不断改善。不合理的采购行为是注定要被停止的。利益所在,众目关注,望大家都能坚定自觉的按规而行,而非迎风摇曳! 二、目的:

统一采购流程,对采购过程进行规范和控制,确保产品质量前提下,提高工作效率。节省人力资源成本与降低资金采购成本,保 障企业经营活动的健康有序进行。 三、适用范围: 公司各部门所有经营产品、工程物资、办公资产类、其他临时 用物资、经营中所需要的服务等。均需依照采购原则与流程,统一 由采购部门负责。 四、采购部职责: 1、采购部负责公司所需物资与服务的采购。 2、采购部负责确保采购物资的质优价廉以及供货的及时率。 3、采购部应根据财务状况合理使用资金。 4、采购人员努力锻炼、学习相关工作能力:如成本意识与价 值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、 专业知识。 5、采购工作由采购部经理具体组织,并按相关原则及流程报 批。 6、每一项具体采购工作,采购部门可以接受其他相关部门的 建议,但不受 其他部门撑控。采购部不可违反货比三家的原则。

采购授权管理制度.doc

采购授权管理制度4 采购授权管理制度 第1章总则 第1条目的 为加强物资采购管理,明确采购授权范围与审批权限,规范公司的采购审批工作,提高采购效率,特制定本制度。 第2条适用范围 本制度适用于德鲁克咨询公司正常运营发展所需所有物资的采购作业,包括原材料、设备、办公用品等。 第3条公司执行采购各相关部门及岗位责任制 1.采购部是公司物资采购的归口管理部门,负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。 2.物资需求部门填制物资需求单,经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。 3.质检部负责采购物资的质量检验,出具验收报告等工作。 4.仓储部协助开展物资验收工作,办理物资入库手续及进行物资登记与保管。 5.财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作

业并做相关账务处理。 第4条采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则,以达成有效的采购制约与监督。 1.请购与审批岗位分离。 2.供应商选择与审批岗位分离。 3.采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。 4.采购、验收与记录岗位分离。 5.付款申请、审批与执行岗位分离。 第2章采购申请审批 第5条年度采购计划的制订与审批 1.各部门必须在每年12月底之前做好采购部下发的第二年度物资计划申请表填报工作。 2.在填报第二年度物资计划申请表时,各部门应根据公司下达的年度工作任务情况制订出全年运营发展所需的物资用量计划,确保本部门计划符合运营和发展的需要。 3.各部门物资需求计划经部门经理审核签字后提交采购部。 4.采购部汇总和审定各部门的年度需求,编制年度采购计划,提交主管副总进行审核。 5.年度采购计划经主管副总审批通过后,采购部将其作为

公司内部采购管理制度

公司内部采购管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司的物资采购业务,制定询价、议价流程,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强公司物资采购的监督管理,特制定本制度。 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。 第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购,货比三家,选购同等材料质优、价廉、服务好者。 第二章采购流程 第四条请购的提出 1、各生产部门依物料需要状况、库存数量等要求,提前填报《请购单》,包括生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等; 2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》; 3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准; 4、紧急请购时,请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。 第五条请购核准权限

1、生产所需原材料由仓库保管员汇总后报生产副总,生产副总确认签字后上报总经理签字后方可送采购部。 2、常用办公用品及物业所需物品请购,由综合办公室填报《请购单》,报总经理核准后方可送采购部。 第六条请购的撤消 1、已开具《请购单》,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转送采购部,必要时应先口头知会采购部。 2、采购部门接获通知后,立即停止采购。 3、如遇特殊情况未能及时停止采购时,采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。 第七条采购方式 根据本公司实际情况,公司物料采购采用以下三种方式: 1、集中采购公司通用性大宗物料,以集中采购较为有利,依定时或定量之计划进行采购; 2、合约采购公司经常使用之物料,采购部应事先选择供应商,确定供应价格及交易条件,办理合约采购,依定时或定量之方式进行采购; 3、一般采购除1、2以外之零星物料,采用随需求而采购之方式。第八条询价、议价 1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》,除集中采购方式外,应选择至少三家供应商作为询价对象; 2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受前条所限; 3、如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表;

采购付款及发票管理制度

采购付款及发票管理制度 内容:公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理:(1)、预付款业务,(2)、货到付款业务。 第一条、财务对合同管理规定 公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同(对于零星办公用品的采购,价值在500元以下的, 凭经部门经理核准的采购计划单进行采购,不需订合同),具体规定如下: (一)、合同的签订及审批 1、采购业务合同:公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由供应部采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。 《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批: (1)、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准;(2)、技术改造、设备等固 定资产采购,采购价值2万元以下的由分管副总批准,超过2万元的由董事事长(总经理)批准。(3)、 对于设立最低库存量的材料物资,由供应部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购 2、工程劳务业务合同:公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务,应提前签订工 程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准,超过2万元的工作劳务合同由总经理 批准。 (二)、合同内容填写要求 (1)、合同内容应按规范格式内容完整填写,合同中要特别约定发票事项(采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票,接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票,并注明出具时限为收货后一个月内寄达)、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商(服务商)帐号信息等内容。 (三)、合同的报送及执行 (1 )、合同报送:各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订,报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处存,同时实施采购。 (2)、合同执行:所有采购合同业务均应由供应部实施采购,劳务合同由工程设备部执行实施,对于特殊情况下经总经理特批的采购(工程劳务)业务除外。财务部将按合同约定执行付款事宜,款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时,除支付财务帐面应付帐款外,在提交用款申请的同 时还应附有合同,对一次签定合同、同一价格多次进货的,在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不 变的业务发票后可不附合同,但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函(各类包装材料采购业务,供应部采购员应于每月5日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、规格填列的各 类包装材料采购价格表交财务部,作审核采购价格之参考依据。月中如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案)。 (3)、财务部不受理涂改及未经公司董事长(总经理)或有权签字副总签批的合同。 第二条、付款管理规定 采购付款流程图:业务经手人持用款申请(含附件)7 1、财务部往来会计核实T 2、申请人分管领导签字T3、财务负责人签字T 4、董事长(总经理)签批T 5、财务出纳员付款 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业 务经办人出具,经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核,报财务及总经理审批后,按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责,如因提供收款人信息不真实造成财务误付款,给公司带来经济损失的,由采购业务责任人承担责任;因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的,该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担,由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单,除第一次付款的新增供应商外,均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时

采购管理制度及流程 改

采购管理流程 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。 二、范围 适用于本公司所有采购的物料及耗材品 三、定义 3.1物料:指本公司所经营所需之直接与间接物料 3.2采购人员:采购部执行采购业务人员 3.3需求人员:各部门开具请购申请之人员 四、采购作业流程 4.1.请购的定义:请购是指某人或者某部门根据生产任务需求确定 一种或几种物料,并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交采购部。 4.2采购作业是从接受物料需求到选择适当的厂商,并确定物料之名 称、规格、质理、交货期等要求,和订单发出,确认及物料接收并按时请款之过程。 4.3应在合格供应商中选择供应商,如需采购物品现有的供货商无法达

成,就在网上或朋友介绍开发新的供应商,则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择,考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商,则采购部在采购产品时,必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品,如采购部要从其他供货商处采购时,必须将此供货商提供给客户批准,并经客户批准被列与客户指定的供应商后,采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时,采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新。 4.4对直接购买的物料,由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格,数量及交期等的确认。如果是重复性的采购,采购直接在系统里生产采购订单并打印,经采购部主管经理签核后传真给供应商,如果是新物料或新供应商,则进行供应商选择和评估及样品评估流程,进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料,及时准确的到达公司入库,然后财务根据送货单,入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时,采购应征求相关单位是否调料,或采取紧急对应措施(自行提货)如周期较长的物料可先行订货,但要征求采购部门主管及经理的同意. 4.5间接物料采购,由需求人员填写采购申请单,经部门经理批准并写 申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购(如:文具,消耗品,劳保等)由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批,由采购员直接进行采购作业。 4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明,如所采购的产品质量无法 描述清楚时,则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量 标准,要求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。五,供应商选择及评估流程 5.1新供应商的选择

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