公文管理制度

公文管理制度

总则

第一条公文是公司明确政策、确立制度、贯彻政令和工作指令，并体现专业工作指导和传导信息的载体，是在企业内部流转并在一定范围内传播信息的正式文书形式。本制度所指公文包括：

一、正式签发的文件，指需按公司的统一公文制式标准拟写，按公司统一文件授号，经

授权发文单位审核签批、用印、下发、执行并存档的文件，包括：总部和分部正式

签发的规章制度、决定（人事任命、奖罚）等。

二、公司内部往来文件，指总部、分部各单位之间在日常业务往来和工作协调中，由各

单位秘书（文员）根据单位负责人意见统一上报、传达并视需要进行留存归档的文

件。如：请示、批复、通知、通告等。

三、由会议主持人签发的用于记裁、传达会议情况和议定事项须归档保留的会议纪要。第二条公文管理的主旨和效果在于规范公文的拟定、审批、传达和归档，在于保障公文流转的及时性、准确性和保密性，从而确保政令畅通，保障文件的贯彻执行，提高公

司整体行政办公的效率。

第三条**公司商业连锁有限公司公文管理的归口部门为总部总裁办及分部总经办。

公文编写及公文流转规范

第一条公文的编写规范

正式签发文件

一、发文权限及编号

1、有文件签发权的人员：各单位总监级（含）以上人员。

有发文权的部门：总部总裁办及分部总经办、总部及分部业务部、财务部、人力资

源部、行政部。

2、公文的编号方法：公文编号由总部总裁办统一编序，所有企业正式文件必须依此

编号排序，编序的原则为分年度按发文时间自然排序，排序以三位数流水号为准。

2．1总部总裁办发文编号为：总裁字【年号】第×××号。

2．2总部业务部发文编号为：总业字【年号】第×××号。

2．3总部财务部发文编号为：总财字【年号】第×××号。

2．4总部人资部发文编号为：总人字【年号】第×××号。

2．5总部行政部发文编号为：总行字【年号】第×××号。

2．6分部总经办发文编号为：〔分部城市简称〕分经字【年号】第×××号，如上海分部发文序号为：沪分字【年号】第×××号。

2．7分部业务部发文编号为：〔分部城市简称〕分业字【年号】第×××号。

2．8分部财务部发文编号为：〔分部城市简称〕分财字【年号】第×××号。

2．9分部人资部发文编号为：〔分部城市简称〕分人字【年号】第×××号。

2．10分部行政部发文编号为：〔分部城市简称〕分行字【年号】第×××号。

2．11所有会议纪要编号为：总部：总纪字【年号】第×××号，分部：〔分部城市简称〕分纪字【年号】第×××号。

二、公司内部往来文件无需编号。

第二条公文报批

一、有发文权的人员和部门在授权内针对职权范围所管工作的正式发文直接由授权人签

发。

二、文件内容涉及两个（含）以上部门批示意见的，需相关部门在发文审批单上汇签后

报总裁/总经理审批签发。

三、超部门授权发文的文件，由部门填报发文审批单，部门负责人签字确认报总裁/总

经理审批，由总裁办/总经办发文排序签发。

四、各级管理人员在审核式批示时要明确写明批示意见。

第三条公文转发

一、由发文部门保存授权签发人签字的文件原件，发文时以复印件形式转发。总裁办/

总经办发文保存由总裁/总经理签字的发文审批单，正式文件以加盖公司公章形式

确认转发。

二、各分部所发正式文件（包括会议纪要）除向专业对口总部管理部门上报外，均由分

部总经办汇总传报总部总裁办。

三、公司内部公文流转、收、发文部门须建立文件签发/签收记录。每次发文，发文部

门须记录发文主题、发文时间，并在发文时要求收文部门明确责任人签字确认签收

和签收时间。

四、以传真形式传发的文件由发文单位做传发记录，电传文件发出后，以电话方式确认

对方收件人该文件是否收到、是否清晰，并在文件签收记录上记录明确。

五、各分部各专业例会的会议纪要须经分部授权发文人员签字后于会议第二天报总部对

口部门。

六、公司正式公文的传发一概以书面文档转发为准。同时视需要转发电子文档。

七、公司日常往来文件如需上报，上报单位须严格按授权规定向有关上级呈报文件，请

示工作除特殊情况，原则上不允许越级上报或多头呈报。

八、收文处理：对收到的请示、报告、申请，接报部门应以最快时间处理，原则上当天

须予以回复，对注明特急的公文应于4小时内予以批复。

九、对有关领导批复的公文或提出修订的公文，承办部门应在接到批复、退文并予修改

后，按公文报批流程再次上报。

公文传达及归档管理

第一条公文的传达

一、正式签发的文件应注明文件下发传达的对象和范围（带有保密性的文件尤应明确限

定知会的层级）。

二、收文单位接下达的文件后须按要求以晨会、例会、通告栏的形式传达到相应岗位人

员。

三、重要文件须以传阅的形式传达并由传阅人员在文件后签字确认知晓。

第二条公文的归档管理

一、各单位须明确专人（一般指定秘书、文员）负责文件的接收、传发和归档。

二、对接收的文件各单位秘书、文员应分别建立文档，并按总部、分部及公文类别的不

同进行分类管理。正式签发的文件以文件文号为序进行归档。公司内部往来文件及

会议纪要按发文时间为序进行归档。

三、各类文件应按序编制文件目录，以便查对。

四、文件归档按年度进行整理。每年1月15日前各部门须对上一年度的收、发文进行

整理，对有保留价值的规章制度、决定、决议、会议纪要须留档封存，其余公文如

通知等可统一交总裁办/总经办处理。

公文流转、传达、归档的检查

各单位的公文流转、传达、归档均应按制度要求进行管理。总部总裁办及分部总经办将定期或不定期地对制度执行情况进行检查，检查内容包括：

一、文件拟定是否按规范要求。

二、文件签批是否按规定层级。

三、文件流转是否按规定流程。

四、文件传达是否按规定时限和层级。

五、文件归档是否按规范管理。

如检查有以上违规情况，总裁办/总经办将进行通报，并对违规人员视情况提出处理意见。

公文管理制度的释义及修订执行

公文管理制度的有关条款的解释权和修订权归属总部总裁办。