材料规范要求

财贸学院团总支、学生会

材料规范要求

为使我院相关材料收集与整理工作更加规范化，特制定本规范如下：

一、原始文件材料的质量要求

1、纸质文件材料必须使用碳黑墨水笔或黑色签字笔写，不能使用字迹容易扩散的圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔写。

2、所有形成文件材料的纸张必须用A4纸

二、材料的格式要求

1、文字材料制作工具

使用Microsoft Word2000/XP/2003/2007中文版。

2、页面设置

1、纸型

采用国际标准A4型纸且激光单面打印或复印。

2、打印方向

（1）文字材料采用纵向打印。页边距：上25mm，下22 mm，左28 mm，右26 mm。（通知除外）

（2）表格采用横向单面打印，上边距为28mm，下边距为26 mm，左边距25 mm，右边距22 mm。（通知除外）

（3）文中表格采用纵向打印，页边距同（1）。（通知除外）

3、文字材料字体、字号、结构层次等方面的要求

1、标题

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一级标题：2号黑体（如有副标题，用3号楷体;行距为固定值25，居中排版）。二级标题：3号黑体。三级标题：3号仿宋加黑。文中小标题：4号仿宋加黑。

2、正文

正文字体大小采用4号仿宋体字，行距为固定值25磅，段后0.5行，表格内文字的字号、行间距可适当调整。

大标题下空一行，每自然段左缩进两个字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一、”，第二层为

“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。

所有标题独立成行，不加标点，标题前左缩进两字符。

3、附件

文件资料如有附件，在正文下空一行左缩进两个字用3号仿宋字体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字。

4、落款

凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用3号仿宋字体字标识。

5、页码

（1）新形成的文件材料的页码标在页面底端（页脚）右侧。用4号半角Times New Roman体阿拉伯数码标识。

4、材料印刷和装订的要求

新形成的文件材料采用单面印刷。一律在左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm，同一册中页码连续编排。

三、材料中纯表格材料的格式要求

1、表格制作工具

为了方便数据的汇总与分析，对于数据较多的表格制作工具统一使用Microsoft Excel （2000/XP/2003/2007中文版），数据较少或需要文字表述较多的表格，使用Microsoft Word2000/XP/2003/2007中文版。

2、页面设置

1、纸型

一般均使用A4纸。

2、页面设置

页边距：上25mm，下22 mm，左28 mm，右26 mm，表格居中方式为水平居中。

3、打印方向

表格均采用或纵向打印，文中表格用纵向打印，页边距的设置要注意与全文纵向打印的页相吻合。

3、表格格式

1、表格名称

表头二号黑体，对齐方式为垂直居中、水平居中，在Excel中可以选择字体大小为16磅。

2、标题行

黑体四号字，在Excel中可以选择字体大小14磅，对齐方式为垂直居中、水平居中。表格分页时，标题行重复。

3、表格中字体、字号等要求

仿宋体四或小四号，在Excel中可以选择12磅，对齐方式为文字内容垂直居中。

4、统计表和一览表要注意区分。

财贸学院团总支、学生会

2013年5月20日

一、材料收集、整理与编撰的时限

（1）学院开学初拟开展活动的策划书，按照学院学期的活动安排，在开学后的第一次部门例会上上交到分管主席处（包括各部门在下学期中拟开展的活动）初步审阅。各部门在学期中的活动，活动策划书在活动开展前3周交到分管主席处审阅。如活动策划未能及时提交，那么该活动将被考虑取消。

（2）活动结束后5天内邀请分管主席参加总结会议，一周内将活动的总结、策划书（包括纸质档和电子档）以及活动照片交至办公室处，纸质档交B栋5楼团总支学生会办公室，电子档及照片统一发到办公室主任邮箱。办公室每周将收集的材料整理交至主席团。

二、策划书审批流程

（1）所有策划书必须在活动开展前3周交到分管主席处，经分管主席初审后的策划书将在主席团例会中进行讨论。主席团会议后，由分管主席将主席团讨论意见反馈，对策划书进一步修改，修改好的策划书交给团总支书记进行最后审批。

（2）策划书中要体现活动的目的、宗旨，活动预期目标，活动中可能出现的问题及其解决方案（对于大型活动则更需要详细的备案）。其中要体现活动具体流程，把每个环节安排到具体的负责人。

三、海报、喷绘制作流程

（1）各需要海报及喷绘的部门请认真填写好海报申请表及喷绘、写真制作情况表，将表格内容写清楚，字迹工整、清晰，不写错别字；每次活动的海报数量原则上不超过2张，写真、喷绘设计方案相同，如有特殊要求，请部门负责人与宣传部协商。由于喷绘写真工作涉及到很多细节问题，希望各个部门能够与宣传部制作人员在电脑前交流；

（2）海报表格提前5天，喷绘表格提前7天交至相关负责人处，未按期交表格的部门，宣传部将不保证海报及喷绘质量并有权不予接收该部门喷绘及海报制作权；（3）学生活动喷绘、海报、写真、横幅、等宣传时间为3-5天，悬挂地点在学校食堂外。宣传海报、写真等需学院团总支盖章方可展出。

（4）各部门严格遵守上述规定，所有海报、喷绘、写真、等申请以申请表为准，口

头、短信均无效。

四、通知发放要求

（1）各类通知须经本部门分管主席签名，并将通知底稿（签名稿）交到办公室备档；（2）各部门开小会的通知以后不予受理，请各部门自己联系开会人员；

（3）如我院举行校级活动，需要向其他院系传达通知或请柬，必须由办公室统一备档后发放；

（4）请各部门在张贴前1—2天把通知内容在值班时间交到办公室，希望各部门合理安排活动举办时间，便于办公室发放通知（如对通知的张贴时间有特殊要求，必须提前说明）；

（5）如遇到特殊情况，需马上出通知，必须提前与办公室主任联系，不得以部门名义，自行张贴通知。

五、新闻要求

（1）各部门在活动举行前3天通知宣传部、新闻部相关负责人活动的时间、地点，便于部门安排干事排班。

（2）各部门须在活动结束时当场将相关信息以纸质的形式提供给新闻部，信息包括出席活动的领导、嘉宾（职务、姓名、排序）；活动对象；活动内容（流程图或节目单）；活动获奖情况等。

（3）新闻部务必确保白天举行的活动新闻在当晚11点前上传，晚上举行的活动在第二天上午10点前上传。

（4）1、2点出现问题导致新闻延误由各部门负责，第3点出现问题由新闻部负责。

策划书格式

策划书名称：（二号，黑体，居中）如：

2013年迎新策划书

一、活动名称（三号，黑体）

本部分介绍活动名称。（四号，仿宋）

二、活动宗旨（三号，黑体）

本部分主要介绍活动的主要目的及意义等内容。（四号，仿宋）

三、活动口号（三号，黑体）

本部分主要简单介绍活动口号。如果没有口号，就不用写。（四号，仿宋）

四、活动主题（三号，黑体）

五、活动内容（三号，黑体）

本部分是活动策划的主体内容，主要介绍活动的主要内容，如介绍活动流程，并对各个自活动进行介绍。（四号，仿宋）

六、活动的可行性分析及效果分析（三号，黑体）

本部分主要由各个部门根据调查和研究对活动开展的可行性进行阐述，并客观的对活动的预期效果进行分析。（四号，仿宋）

七、活动时间（三号，黑体）

本部分主要介绍活动的起始时间以及终止时间。（四号，仿宋）

八、活动地点（三号，黑体）

本部分主要介绍活动开展的主要地点。（四号，仿宋）

九、主办单位（三号，黑体）

本部分主要介绍活动的主办单位。（四号，仿宋）

十、承办单位（三号，黑体）

本部分主要介绍活动的承办单位。（四号，仿宋）

十一、组委会（三号，黑体）

十二、人员分工（三号，黑体）

本部分主要介绍本次活动的各项人员分配情况，分配时要注意活动的每一个细节，做到“人人有事做，事事有人做”。（四号，仿宋）

十三、经费预算（三号，黑体）

本部分主要是对活动需要的经费进行预算，注意厉行节约的原则。（四号，仿宋）（预算情况请制成表格的形式并单独用一页纸）

附件：1、标题（三号，仿宋）

2、标题

注：行距固定值25磅，段后0.5行

落款：财贸学院团总支、学生会

某部门

某年某月某日（三号，仿宋）

活动总结格式

总结名称：（二号，黑体，居中）如：

2013年迎新总结

一、活动时间（三号，黑体）

本部分主要介绍活动的起始时间和终止时间。（四号，仿宋）

二、活动地点（三号，黑体）

本部分主要介绍活动的地点。（四号，仿宋）

三、活动主要内容（三号，黑体）

本部分主要介绍活动的主要内容，活动流程，以及相关的子活动。（四号，仿宋）

四、活动影响（三号，黑体）

本部分主要是在活动开展的过程中后，总结活动在全院的受欢迎程度，同学的参与情况进行客观的评述。（四号，仿宋）

五、活动经验：（三号，黑体）

本部分内容主要总结活动经验，为以后活动的开展奠定基础。（四号，仿宋）

六、活动不足及改进方法：（三号，黑体）

本部分内容主要总结活动开展过程中的不足，和活动开展存在哪些阻力与问题，以及对提出的问题制定相应的改进方法。（四号，仿宋）

七、干事心声：（三号，黑体）

本部分主要是将干事参加活动后写的感想附在该板块。督促干事在活动开展后进行及时的总结。（四号，仿宋）

八、参与者反馈：（三号，黑体）

将活动参与者的意见即使反馈，从中寻找活动开展过程中的问题。（四号，仿宋）

附件：1、标题（三号，仿宋）

2、标题

本附件应包括活动精彩瞬间，获奖名单等

注：行距固定值25磅，段后0.5行

落款：财贸学院团总支、学生会

某部门

某年某月某日（三号，仿宋）