OA工作流使用详解

信达OA工作流使用详解

概念篇

随着企业管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的问题。

信达OA的工作流功能正是为这一需求而设计，可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将工作过程进行记录，便于日后检查。并实现数据的规范化录入、查询、统计和存档。

简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成。这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达，信达OA的工作流由表单和流程这2个重要因素构成：表单：在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，相当于现实工作中的各类工作单；在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。

流程：在工作流系统中，工作过程都可以通过“流程”的定义来体现，“流程”是工作过程的描述，代表了一种制度或规范。

工作流系统相当于一个“万能模块”，通过合理的流程设置，规范化运作，可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利。

信达OA工作流的一些概念：

1、工作流就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人按次序填写同一张“表单”，填写会签意见和传递附件。

2、表单可以由软件用户自行设计（一般由管理员设计好）。

3、信达OA的表单格式可以用网页设计工具或word等设计，设计好后复制、粘贴到“表单智能设计器”中，再添加表单控件就可以了。

4、每个流程对应一个表单，不同流程可以共用同一个表单。

5、流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。

6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤等信息。

7、固定流程第一个步骤设定的经办人，才有权新建该流程（道理可想而知）。

8、执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。

9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。

实战篇

下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例，详细介绍工作流功能的使用。该流程为软件内置的样例流程：人事分类下的出差申请。

主题一：表单设计

1、设计表单基本样式

首先，使用Word或网页设计工具设计好表单基本样式，比如用Word设计表单如下：

出差申请单

2、建立表单

进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计表单”, 新建表单如图：

填写表单名称，保存。

然后点击“表单智能设计”，打开表单智能设计器。把Word制作好的表格全选后，复制/粘贴到表单设计器。如图：

这样，表单的基本样式就制作好了。

3、宏控件的使用

为了方便用户使用，我们提供了宏控件，宏控件可以代替手工输入，实现根据用户指定要求进行自动取值，使得工作流的表单填写更加智能与方便，下面举例进行说明：

表单中的“部门”项要求实现一个部门的下拉菜单效果，可以使用宏控件。具体操作是这样：把光标定位在表单的合适位置后，点击宏控件按钮，进行宏控件设定，如图：

点击确定，在表单上就生成了该控件，实际工作过程中，填写表单时，就可以选择部门了。

宏控件其它类型的使用方法，与上面的例子基本类似。下面重点介绍一下来自SQL查询语句的宏控件。

来自SQL查询语句宏控件

来自SQL语句的宏控件，因其定义格式比较复杂，需要具备SQL语言的专业知识，并了解OA系统数据库结构，建议在技术支持人员指导下完成。可以参照以下格式书写SQL语句：

下拉菜单型语句如：

SELECT URL_DESC from URL where USER='' order by URL_NO

该语句表示列出全部公共网址，并按序号排序显示

select priv_name from user_priv order by priv_no

该语句表示读出主要角色选择显示

单行输入框语句如：

select USER_NAME from USER where USER_ID=`admin`

该语句表示查询用户名为admin的用户的姓名

注意：SQL语句中的单引号请用符号`替换（该符号在键盘TAB上方）。

目前，SQL语句中已支持以下宏变量，更加方便：

[SYS_USER_ID], 表示当前用户的用户ID

[SYS_DEPT_ID]，表示当前用户的部门ID。

[SYS_RUN_ID], 表示当前的工作ID，可用于FLOW_RUN_DATA等表的查询

举例如：

select USER_NAME from USER where USER_ID=`[SYS_USER_ID]`

此句表示查询当前用户的姓名

select USER_NAME from USER where DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]`

此句表示查询当前部门所有用户的姓名

select USER_NAME from USER,USER_PRIV where https://www.sodocs.net/doc/1e14776265.html,ER_PRIV= USER_https://www.sodocs.net/doc/1e14776265.html,ER_PRIV AND DEPT_ID=`[SYS_DEPT_ID]` order by PRIV_NO 此句表示查询当前部门所有用户的姓名，并按角色序号排序

4、日历控件的使用

日历控件用于实现日期选择窗口的弹出，我们结合出差日期来看一下：

建立日历控件前，需要先创建一个单行输入框型的宏控件（出差开始时间）如图：

接下来，点日历控件按钮，进行日历控件设定，此时，要填写前面建立的单行输入框的名称，这样就可以把日历控件和输入控件建立起一个对应关系，以后在实际的工作办理过程中，日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中，日历控件设定如图：

注意：在表单设计器中，无法查看日历控件的实际效果，只有在具体工作办理时才能使用。另外，一定要注意日历控件是与其他控件配合使用的，不能单独使用。

4、计算控件的使用

在日常工作中，填写表单时，经常会存在一些计算项目，使用计算控件可以简化人员操作，提高准确性。

以下举例说明（以下举例中制作的控件，没有包含在上面的表单中）：

首先，我们先建立好需要参与计算的项目，如图，建立好交通费和住宿费这两个单行输入框控件：

接下来，点击计算控件按钮，建立一个计算控件，设定时需要输入计算公式：公式的规则就是四则运算规则，可以利用括号和加减乘除，公式的计算项目就是上面建立的单行输入框控件的名称，如图：

公式可以是四则混合运算，支持公式中出现常量、括号，下拉菜单控件如果值为数字，也可以参与计算。

然后，我们再把其它需要建立的输入控件，根据实际情况设定好，同时可以对格式作一些调整。至此，表单就设计完毕了，保存表单后退出表单智能设计器。

下面总结几个表单设计的小技巧：

1、用FrontPage、DreamWeaver等网页设计工具或Word软件，可以制作风格多样、颜色艳丽的表单。建议使用网页设计工具设计好表单样式，这样比较方便在表单设计器中调整（使用Word设计的表格，格式、尺寸不太容易调整）。

2、可以选中控件，用鼠标拖动其边缘，改变其大小。

3、在控件上按右键，可修改其属性，或进行复制、粘贴。同一类型或名称近似的控件可以采用复制的办法，快速生成，然后再进行详细设定。

4、在表格的单元格中，可以用键盘移动光标，用Backspace键删除控件前的多余空格。

5、可以选中控件，点击居中按钮，使控件位于表格中央。

6、快捷键：ctr+c复制，ctrl+v粘贴，ctrl+z取消，ctrl+y重做。选择编辑HTML源文件模式，单击鼠标3次，再取消编辑HTML源文件模式，可将所有内容全选，按Delete键可删除。

7、表单中还可以使用特殊的宏标记文字，实际使用该表单时，宏标记会显示

为具体的信息，下面做一些说明：

#[表单]，代表表单名称。

#[文号]，代表文号或说明。

#[时间]，代表第一步骤的办理日期。

8、如果需要改变原表单样式，则可以把新的表单先拷贝到原表单上方，把原来的控件拖动到新表单合适的位置（但控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序）

注意：

a、请勿将设置好控件的表单拷贝回Word或网页设计工具再编辑，这样，控

件的属性信息可能会丢失。

b、修改已经在使用的表单时，控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左

至右排序，否则表单将无法与历史数据对应。

c、控件名称不能含有空格，也最好不要使用标点符号。

表单设计好后，管理员对工作流的设置工作已完成大半，剩下的就是工作流程的定义了。

主题二：定义流程

1、建立流程分类

建立流程的分类，点击“新建流程分类”即可进入，输入流程分类排序号和流程分类名称，再点击确认即可，分类排序号仅是用于显示时的顺序。

2、新建流程

进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计流程”，选择“新建流程”，我们定义一个固定流程，如图：

新建流程时，需选择流程分类、指定流程排序号、选择固定流程或者是自由流程（自由流程无需定义流程步骤）以及选择所要用到的表单。

如若在使用该流程时需要上传附件，选择“允许附件”中的是，否则选否。

可以在流程说明中，对该流程注意事项作简单描述，便于员工查阅。

自动生成工作名称/文号为可选项，使用自动文号，使得工作的命名更加规范。

默认的工作名称如下：出差申请(2006-05-24 13:26:27)

如果设定了表达式，则会按表达式指定格式生成工作名称或文号。

表达式中可以使用以下特殊标记：

{Y}：表示年

{M}：表示月

{D}：表示日

{H}：表示时

{I}：表示分

{S}：表示秒

{F}：表示流程名

{U}：表示用户姓名

{N}：表示编号，通过编号计数器取值并自动增加计数值

例如，表达式为：成建委发[{Y}]{N}号，编号位数为4

自动生成文号如：成建委发[2006]0001号

例如，表达式为：BH{N}，编号位数为3

自动生成文号如：BH001

例如，表达式为：{F}流程（{Y}年{M}月{D}日{H}:{I}）{U}

自动生成文号如：请假流程（2006年01月01日10:30）张三

最后保存设置，新建流程完毕。

3、管理流程

建立流程完毕后，返回设计流程界面，可以实现流程的设置与管理，如下图所示：

在“管理流程”的列表中，点击该流程对应的“流程设计器”操作项，进行流程设计，也就是流程步骤的定义（固定流程需要定义步骤，而自由流程不需要）。流程设计器如下图所示：

这个图显示的是已经定义好步骤的效果，在设计器空白处按右键，可以新建步骤。可以拖拽表示步骤的方框，使得布局显示效果比较好时，可以保存布局。

新建流程步骤如下图所示：

步骤“序号”的设置：序号应为数字，流程中的步骤序号必须是连续的。

“下一步骤”的设置：下一步骤可以设置为空，则表示流程按步骤序号依次执行；如设置，则表示允许跳转至指定步骤。

例如：步骤1的下一个步骤设置为步骤3，则表示可以跳过步骤2直接流转至步骤3。也可以设置为多个分支，例如步骤1的下一个步骤设为步骤2和步骤3，则表示流程的主办人可选择其中的一个流程分支，既可以是步骤2也可以是步骤3，下一个步骤的分支没有总数限制。如设置了[结束流程]，表示可以在该步骤转交时，直接结束流程。

充分利用下一步骤的设置，用户就可以设计出复杂的业务流程，满足业务灵活多变的需要。

经办人、经办部门、经办角色的设定：

接下来，我们需要分别编辑每个步骤的经办人、经办部门、经办角色，可以只设定其中的一项或几项，系统在流转过程中的经办人选择时，会取这三项的合集。如图，是设定经办人员：

可写字段的设定：

流程要正确运转，还需要设置好每个步骤的可写字段，用于控制每个步骤中，表单的各项目的输入权限，例如，步骤1的可写字段设置如下：

编辑可写字段时，对于名称重复的项目，只需加入一个就可以了。

流程公共附件，也作为可写字段的一个特例在此处设定操作权限。

设定允许在不可写情况下自动赋值的宏控件：

是指，不是可写字段的宏控件，希望能自动赋值，但不能修改，可以在这里设置，字段名称用英文逗号隔开。

条件设置：

通过条件设置，可实现表单数据在转交时进行校验，并能够自动选择流程分支，从而实现流程的自动化、条件化控制。

条件设置分为转入条件和转出条件，可通过条件生成器帮助书写条件表达式。

条件生成器：用于帮助使用者书写条件表达式，当条件有多条时，是“与”

的关系，也就是必须同时满足。

转入条件：是指数据满足转入条件，才可以转入本步骤，合理设定转入条件，可形成流程的条件分支。

比如，在一个费用审批流程中，金额小于500由部门经理审批（步骤2），金额大于或等于500由总经理审批（步骤3），那么步骤2的转入条件可设为：

’金额’<’500’，步骤3的转入条件可设为：’金额’>=’500’

转出条件：是指数据满足转出条件，才可以转出本步骤，如下图，是流程第一步骤“出差申请”的条件设置，当出差地点不为空时，才允许转交下一步骤。

3、定义流程监控人员和查询人员

在“管理流程”的列表中，点击“编辑监控人员”，可以指定监控该流程的人员（如下图），监控人员可以随时将该流程的工作转交下步、终止（自由流程）或删除，并可以查询该流程的全部工作。

同样方法，可设置该流程的查询人员，查询人员可以查询该流程的全部工作。

至此，工作流的设置全部完毕。关于工作流的数据管理、菜单定义，请咨询技术支持人员。

主题三：工作流的实际使用

1、工作办理与转交

进入OA系统的“工作流”菜单，选择“新建工作”，如图：

此处为可选的

工作流列表

我们要新建的是“出差申请”流程，点击下一步。此处同时列出了工作流程的步骤，用户可凭借此图查看流程的各步骤序号、名称和流程可选方向。

查看流程

设计图

保存后，该工作将成为自己的当前待办工作，用户也可以委托本步骤的其他经办人代为办理：

点击办理，此时，办理时间将自动被系统记录：

进入办理界面后，可以在表单上填写相关信息，灰色的输入框表示无权修改（非本步骤的可写字段）。填写完毕后，如选择保存返回，则暂不转交下步，此后还可再进行修改；如选择保存转交，将进入转交下步的界面。

只有主办人能修改表单的内容（可以保存表单）和上传公共附件，其他经办人只能填写“会签意见”和上传私有附件。第一步骤的主办人就是流程发起人自己。

对于多人办理的步骤，填写“会签意见”可实现会签的目的，快捷输入会列出最近输入过的50条意见，可直接选择。

在工作办理过程中，可以查看流程图，了解流程流转情况：

在工作办理过程中，可以查看和打印表单：

下一步骤处理，只有主办人能进行此操作：

可以指定多人会签办理，其中需要指定一个主办人。还可以给下一步骤的经办人发送短消息提醒。已转交下一步骤的工作，在对方未接收办理前，仍可收回重新办理。

选择“仅由首先接收办理的经办人办理，可以不指定主办人”，则所有经办

人按照先到先得的原则，其中任何一个经办人接收办理该工作后，其他经办人将不能经办该工作，仅由首先接收办理的经办人办理。

我们选择一个经办人“王希国”，并点击前面的“主办人”按钮，将其设为主办人。

接下来，在本例中，以用户“王希国”登录，可以收到短消息提醒：

同时，在桌面上也会有提示，可直接点击进入该工作的办理界面：

转交下步

办理完毕，主办人应根据实际情况，酌情决定是否转交下一步。

选择步骤时，可选择分支步骤，可以根据流程定义的分支。在此例中，可以回转至第一步骤，也可以继续第三步骤。

如图为第三步骤结束后，进行转交。第三步骤被定义为可以结束流程，点击结束流程按钮即可，结束时，可以选择通知本流程所有步骤的经办人。

这样，一个出差申请流程就执行完了，流转过程中所输入的数据将自动存档。

以上举例说明，主要针对主办人的操作，作为从办人，不能填写表单，只能填写会签意见，从办人确认办理完毕后，点击“办理完毕”按钮即可。

2、工作查询：

选择要查询的流程后，指定查询条件：

查询可以有多种方式，有“执行中的工作”或者“最近10项工作”或者是按照流程查询三种查询方法，界面如上。