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采购与付款过程内部控制论文

采购与付款过程内部控制论文
采购与付款过程内部控制论文

浙江工业大学成人教育学院

毕业论文说明书

题目企业采购与付款内部控制问题探讨

专业会计学专升本

班级2012级业余(下沙教学点)

学生姓名吴文丽

指导教师金英雷舰

2014 年5月

摘要

本文章,我们将以一家国内生产板式换热器的A企业为研究对象,对其采购与付款的过程与流程进行现状的调查分析,以内部控制的五要素为研究要点,使用风险评估工具对其现状进行风险评估,找出目前的采购与付款过程存在的风险项目,以及这些项目会带来的危害,并评估出各项目的风险系数,针对风险系数高的项目,制定相应的改善或控制活动。针对企业的内部环境,信息与沟通,内部监督等要素上采取一系列的行动来健全针对采购与付款过程的内部控制体系,有效的降低此过程存在的风险,能够达到节省采购成本、避免财产流失的目的,能够维护企业的正常经营运作。

本文章的探讨过程和实施的改善内容给企业如何在某些管理环节上进行或改进内部控制,提供了一个有实践意义的案例。

【关键词】:内部控制采购与付款

目录

一、内部控制的五大要素 (1)

(一)内部环境 (2)

(二)风险评估 (2)

(三)控制活动 (2)

(四)信息与沟通 (2)

(五)内部监督 (2)

(六)五大要素直降的关系 (2)

二、内部控制的作用与目的 (4)

三、A企业采购与付款过程内部控制的现状与问题点 (5)

(一)A 企业概况 (6)

(二)A 企业采购与付款过程现状 (6)

四、从内部控制五大要素上看如何进行问题点的改进 (7)

(一)风险评估实践 (7)

(二)控制活动实践 (8)

(三)内部环境改进 (8)

(四)信息与沟通改进 (10)

(五)内部监督 (10)

主要参考文献 (12)

致谢 (13)

A企业采购与付款内部控制问题探讨

一个企业的内部运营过程可以说是从采购开始到销售结束。采购过程牵涉到企业产品的成本、质量和交付,采购过程管理的好坏,对企业经营的结果有非常重要的影响。

我国财政部对内部会计控制做了如下的定义:内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序[1]。对企业而言,采购与付款过程是企业外购商品并将货币支出的过程,如何使这个重要过程能够避免差错、舞弊,提高效率和降低成本,避免财产流失,就必须要建立相应的控制方法、措施和程序,来构成对采购与付款过程的内部控制体系,合理保证采购与付款业务活动的合法合规,合理保证企业资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略,实现控制目标的过程。

在很多企业里,采购成本占企业总成本的比重很大,针对采购与付款内部控制的好坏将直接决定企业的最终利润,因此健全、有效的采购与付款内部控制体系将是至关重要的。

一、内部控制的五大要素[2]

(一)内部环境

内部环境提供企业纪律与架构,塑造企业文化,并影响企业员工的控制意识,是所有其它内部控制组成要素的基础。内部环境的因素具体包括:诚信的原则和道德价值观、评定员工的能力、董事会和审计委员会、管理哲学和经营风格、组织结构、责任的分配与授权、人力资源政策及实务。

(二)风险评估

每个企业都面临来自内部和外部的不同风险,这些风险都必须加以评估。评估风险的先决条件,是制定目标。风险评估就是分析和辨认实现所定目标可能发生的风险。具体包括:目标、风险、环境变化后的管理等等。

(三)控制活动

企业管理阶层辩识风险,继之应针对这种风险发出必要的指令。控制活动,是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序,如核准、授权、验证、调节、复核营业绩效、保障资产安全及职务分工等。控制活动在企业内的各个阶层和职能之间都会出现,这主要包括:高层经理人员对企业绩效进行分析、直接部门管理、对信息处理的控制、实体控制、绩效指标的比较、分工。

(四)信息与沟通

企业在其经营过程中,需按某种形式辨识、取得确切的信息,并进行沟通,以使员工能够履行其责任。信息系统不仅处理企业内部所产生的信息,同时也处理与外部的事项、活动及环境等有关的信息。企业所有员工必须从最高管理阶层清楚地获取承担控制责任的信息,而且必须有向上级部门沟通重要信息的方法,并对外界顾客、供应商、政府主管机关和股东等做有效的沟通。主要包括:信息系统、沟通。

(五)内部监督

内部控制系统需要被监控。监控是由适当的人员,在适当及时的基础下,评估控制的设计和运作情况的过程。监控活动由持续监控、个别评估所组成,其可确保企业内部控制能持续有效的运作。具体包括:持续的监控活动、个别评估、报告缺陷。

(六)内部控制五大要素之间的关系

1、内部环境的建设是基础会计控制作为一个系统或机制,离不开所存在的环境,而且在不同的环境下,会计控制作用的发挥程度不尽相同,会计控制作用是否有效,很大程度上取决于单位管理层对内部会计控制的重视程度、全体员工对内部会计控制认识的影响,它是充分有效的内部会计控制体系得以建立和运行的基础及保证,因此,应逐渐认识到内部环境也是内部会计控制的一个组成部分。许多案件的深刻教训也警示我们,案件的发生不是没有制度,而是制度没有得到真正落实,制度之所以落实难的原因就在于,没有一个良好的环境来约束人的行为,防范人的道德风险。因此,内部环境是基础,必须从营造良好的环境做起,提倡风险管理文化,增强员工的诚实性和道德观,即将风险管理意识贯穿到每一个员工、每一个部门、每一个岗位,使风险意识深入到人心,同时强调全员的参与,塑造企业文化,形成良好的内部环境氛围。

2、风险要素的管理是关键控制的目的就是要防范风险,若不存在风险也就没有实施控制的必要,COSO报告指出,所有的企业,不论其规模、结构与性质,其组织的不同层级都会遭遇风险,管理当局必须密切关注各层级的风险,并采取措施尽量将风险控制在可接受水平。随着计算机技术在会计核算中的运用,会计控制所涉及的风险包括法律风险、声誉风险、资产风险、信息技术风险、效率风险和操作风险,这些风险与核算业务的流程息息相关,因此,内部会计控制的构建应从风险因素出发,加强对业务资金流程的分析,即首先要按业务性质进行归类,找出各个流程中的主要风险点;其次要按照业务风险的信息结构和风险源的性质,有针对性地制定出科学适用的风险计量方法,同时要结合控制流程的概念,找出相应的控制措施,建立一套完备的业务流程风险控制体系。

3、事前事中的控制是切入点内部控制的目标是从控制当事人的行为观到提高会计信息质量的信息观、最终到管理企业风险战略观的转变,这是从事中控制到事前管理的发展,是从降低风险到风险控制直至风险管理的一个过程。同样,会计控制中事后控制的出现就是对事前、事中控制的不信任,也就是说,若事前、事中真能够做到把握住风险,事后控制存在的意义不大,另外一方面,事后控制一般只就会计核算的“结果”进行监督,前台在核算及业务处理过程中,是否全面、严格地执行有关制度,事后控制只从所提供的核算资料的形式上进行审验或

被动地接受前台的反映的结果,而且事后控制有其固有的局限性,即时间的滞后性,因此,要把风险在变为实际的损失之前降低到可接受的最低水平,真正做到防患于未然,就要加强事前、事中的控制,做到及早发现和识别,及早将风险消灭在萌芽状态。

4、信息的沟通交流是保障内部会计控制作为一个动态系统,它包括不同环节之间持续不断的信息流和资金流,且其每个控制环节都执行不同程序,并与其它环节相互作用与影响。因此,整体会计控制价值最大化的实现需要加强上下级之间、不同部门之间和同一部门内的交流和沟通,这就需要,一方面某部门牵头组织各成员间的沟通,以实现信息共享,优势互补,有针对性地开展工作,同时有助于消除部门间的误解和疑虑;另一方面各职能部门要加强自身员工间的沟通,培养和提高员工参与会计控制的意识,以便开展自评。由此可以看出,信息交流渠道是否畅通,直接影响内部控制动态过程的实现,同时也有助于控制环境的完善、风险管理的加强;否则,相关职能部门将处于相对封闭的状态,各自为战,造成信息资源的过度浪费。实践中,最有效的解决方法就是促使信息沟通的制度化,形成一种约束机制,有利于各职能部门在明确各自职责的同时,从整体上实现会计控制的目标。

二、内部控制的作用与目的

内部控制主要是指内部管理控制和内部会计控制,内部控制系统有助于企业达到自身规定的经营目标[3]。随着社会主义市场经济体制的建立,内部控制的作用会不断扩展。目前,它在经济管理和监督中主要有以下作用:

1、提高会计信息资料的正确性和可靠性

企业决策层要想在瞬息万变的市场竞争中有效地管理经营企业,就必须及时掌握各种信息,以确保决策的正确性,并可以通过控制手段尽量提高所获信息的准确性和真实性。因此,建立内部控制系统可以提高会计信息的正确性和可靠性。

2、保证生产和经管活动顺利进行

内部控制系统通过确定职责分工,严格各种手续、制度、工艺流程、审批程序、检查监督手段等.可以有效地控制本单位生产和经营活动顺利进行、防止出现偏差,纠正失误和弊端,保证实现单位的经营目标。

3、保护企业财产的安全完整

财产物资是企业从事生产经营活动的物质基础。内部控制可以通过适当的方

法对货币资金的收入、支出、结余以及各项财产物资的采购、验收、保管、领用、销售等活动进行控制、防止贪污、盗窃、滥用、毁坏等不法行为,保证财产物资

的安全完整[4]。

4、保证企业既定方针的贯彻执行

企业决策层不但要制定管理经营方针、政策、制度,而且要狠抓贯彻执行。内部控制则可以通过袱定办法,审核批准,监督检查等手段促使全体职工贯彻和

执行既定的方针、政策和制度,同时,可以促使企业领导和有关人员执行国家的

方针、政策.在遵守国家法规纪律的前提下认真贯彻企业的既定方针。

5、为审计工作提供良好基础

审计监督必须以真实可靠的会计信息为依据,检查错误,揭露弊端,评价经

济责任和经济效益,而只有具备了完备的内部控制制度,才能保证信息的准确,资料的真实.并为审计工作提供良好的基础。总之,良好的内部控制系统可以有

效地防止各项资源的浪费和作弊的发生,提高生产、经营和管理效率,降低企业

成本费用,提高企业经济效益。

三、A企业采购与付款过程内部控制的现状与问题点

(一)A 企业概况

A企业是一家生产板式换热器的企业,整个企业的人员配备、硬件设施等都

比较齐全,而且也根据职能分工的需要,建立了相应的组织结构。内部的组织结

构如下:

总经理

业务发展部供应链生产部生产技术部研发部财务部人事行政部质量部采购仓库物流订单计划

A企业主要对外采购的是不锈钢板、不锈钢连接件和铜箔材料,采购的成本占总成的比率超过50%。

(二)A 企业采购与付款过程现状

A 企业采购与付款的过程,由需求人员提需求单给采购人员,采购人员找供应商询价,然后下单进行采购,采购回来的物料有质量部人员进行检验,检验合格后入库,然后采购人员提付款申请给财务部门,财务部门根据申请单进行付款。现状流程图如下:

四、从内部控制五大要素上看如何进行问题点的改进

(一)风险评估实践

这里,我们从风险评估开始,企业应该每年至少组织一次对整个内部控制体系进行风险评估的活动。可由公司的最高管理者从各职能部门挑出一些人员组成评估小组,对各环节进行评估,查找漏洞、存在的风险。我们对A 企业的采购与付款过程的风险评估的结果如下:

使用风险评估工具,在进行现状了解之后,进行团队头脑风暴,列出可能存在的风险,在一一对风险项的可能性和影响程度进行分值评估,有1~10共10个分值,可能性越大,分值越高;影响程度越大,分值越高。再由两个分值的乘值算出风险等级,风险等级值越高的风险项越需要关注。

(二)控制活动实践

在风险评估完成后,我们需求对存在的风险项目采取控制行动,这些行动类别可分为:回避/消除风险,降低风险,分担风险和承担风险。对于风险项中的: 采购需求不合理。要求的规格等级过高,会导致成本增加。数量采购过多,导致库存过高、甚至消耗不完;未按要求验收,入库物品、数量与实际不付;付款金额不符,付款周期过短;这三项我们采取的是消除风险的应对措施。对于风险项中:不当供应商选择会给企业带来产品质量和交付上的风险;采购价格过高;这两项我们采取的是降低风险的应对措施。

对A 企业采购与付款过程中存在的风险项,具体的控制活动会在探讨另外的几个要素过程中提出。

(三)内部环境改进

在对风险项进行的控制活动中,我们对A 企业的内部环境进行了一些改变。 1、首先我们从和采购与付款过程相关的部门职能和程序入手,在把职能划分清晰后,我们来建立对应的控制程序与流程[5]

。从组织结构的上,采购的人员与货物接收的人员,我们将其分开会更合理。其中采购中的供方选择、价格谈定、合作协议等职能从供应链中独立出来。供应链的人员只承担下订单和货物接受的过程。这样组织结构将变化为如下:

组织中的战略采购需主导供应商的选择、价格的谈定和合作协议的签订,但此过程必须和其他部门如技术研发、供应链、质量部一同进行,确保选择的供应商在技术能力、交付、成本和质量上能满足要求。

2、程序的建立,在供应商的选择上我们需要形成控制程序,将各部门的职责,选择的标准、批准的权限等明确好[6]

。和供应商签订的合同须多方审核,财务上建立采购和付款上不同项目和金额和审批权限,规定需要审批级别。

总经理

业务发展部

供应链 生产部 生产技术部

研发部 财务部 人事行政部

质量部 仓库物流 订单计划

战略采购

以下,我们将注重看如何改进采购与付款过程来改善内部的控制,改进后的流程图和说明如下[7]:

(四)信息与沟通改进

A企业在进行一系列的程序流程改进后,这些措施和企业的规章制度需要进行培训和沟通,使所有员工熟知、遵守这些流程和规章制度。

同时公司的采购信息,供应商的质量、交付、服务绩效等每月向全体员工进行公布,是该由大家监督的信息透明化。

A企业近几年迅速发展,公司要管理的信息量也越来越大,单纯地靠手工和零散的电子信息已经很难有效地管理庞大的信息量。因此我们建议A企业引入ERP(企业资源计划)系统,ERP能够帮助企业进行资源(流程、信息、人员等)的更好管理[8]。

(五)内部监督

除了日常工作中上一级对下一级的监督审核,和各部门之间的监督审批。针对A企业的内部监督活动还有: 内部审计、盘点与单据审核。

内部审计本身既是内部控制系统中重要的一个分支系统,又是实现内部控制目标的重要手段。其工作主要是对企业各种经营活动与控制系统进行独立的评价,例如检查单位内部各项既定的政策、程序是否贯彻、建立的标准是否遵循、资源的利用是否合理有效以及企业的目标是否达到等等[9]。

1、测试评价内部控制系统的健全性

健全性测试主要解决内部控制系统是否合理、健全,以及内部控制关键点是否齐全、准确等问题。通过对这些测试资料的分析,来评价控制系统的健全程度。并针对内控中的薄弱点和失控点,发现管理中存在的漏洞,提出改进措施。

企业内控制度是否健全取决于多方面的因素,例如,内部控制应当符合国家的有关法律、法规和本单位的实际情况,全体员工必须遵照执行。内部控制应当保证单位内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,坚持和确保不相容职务互相分离,相互制约、相互监督。

内部审计人员可以通过在企业内部收集有关的经营管理制度、规章和办法,以及向有关部门和人员调查了解,运用调查表法或记述法等审计方法,对内部控制的流程的正确程度和完善程度以及若干控制点进行测试。

2、测试评价内部控制系统的遵循性。

内部审计人员通过对一些内部控制系统控制点的测试,分析哪些控制点上建

立了强有力的内控制度,哪些控制点上存在薄弱环节,以评价内部控制系统在实际业务活动中的执行情况,以及审查管理制度在执行中的使用情况,主要检查:控制点虽然有规定,却没有得到执行或未完全执行;规定的控制点不切合实际情况,从而造成不能或者无法执行。遵循性测试解决内部控制制度的符合程度如何,查明被审计的各项控制措施是否都真实地存在于管理系统中,是否完全并认真遵守制度规定。根据测试部位可信赖程度的分析,评价被测试系统内部控制的程度,并找出控制薄弱点和失控点,同时确定审计重点,以决定将其列入实质性测试。

3、提出审计建议,监督建议落实情况

通过对企业内部控制的健全性、遵循性和有效性的评估和评价,借助询问、查账、翻阅资料等方法,内部审计人员针对企业内控管理中存在的问题,可以提出富有成效的意见和方案,加强内控制度的建设。

盘点与单据审核需注意:

1、所记录的购货都已收到,并符合购货方的最大利益:要求请购单、订购单、验收单和卖方发票一应俱全,并附在付款凭单后;

2、已发生的购货业务均已记录:要求请购单、订购单、验收单、卖方发票均经事先编号并已登记入账;

3、所记录的购货业务估价正确:要求按计算正确的金额进行内部核查,采购价格和折扣要经过批准;

4、购货业务的分类正确:要求货物按会计科目表上的分类来归类,并进行内部核查;

5、购货业务按正确的日期记录:要求收到商品或接受劳务就记录购货业务,并进行内部核查;

6、购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中,并被准确汇总:要求对应付账款内容进行核查[10]。

主要参考文献

[1] 中华人民共和国财政部. 企业内部控制规范. 中国财政经济出版社, 2010.4.

[2] 美国全国虚假财务报告委员会下属的发起人委员会.内部控制整合框架. COSO委员会,1994。

[3] 宋建波. 企业内部控制. 中国人民大学出版社, 2004.2.

[4] 梁丽. 企业内部控制研究. 西南交通大学出版社, 2010.9

[5] 张建伟.盛振江. 现代企业管理. 人民邮电出版社,2011.9:

[6] 蒙克萨. 采购与供应链管理. 清华大学出版社, 2007.1.

[7] 鲁楠. 采购管理与库存控制. 大连理工大学出版社, 2009.6.

[8] 桂海进. ERP原理与应用. 中国电力出版社2005.1.

[9] 叶陈云. 公司内部审计. 机械工业出版社, 2009.1.

[10] 王福胜. 会计学基础. 机械工业出版社2005.1.

致谢

在论文完成之际,衷心感谢我的导师金英老师。从论文的选题、构思、实证分析、初稿写作到完成终稿都得到了金老师的悉心指导和帮助。金老师认真的工作作风、以及对学生细心的态度让非常的敬佩。在此谨向金老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。

在此,我还要感谢浙江工业大学成教学院的全体老师,他们在我三年的学习中给与我很大的关心与帮助,使我得以顺利完成学业,在此,我要向他们致以诚挚的谢意。

在此,我要衷心的祝你们在今后的工作、生活中一帆风顺!

论文答辩稿

在这里我要向在座的老师们表示衷心的感谢,请各位老师给与我宝贵的意见。我的毕业论文题目是《企业采购与付款内部控制问题探讨》。我的指导老师是金英老师。从确定选题、拟定提纲、完成初稿,到最后定稿,我得到了金老师的细心指导,使我很快掌握了论文的写作方法。

下面我将本论文主题思想和主要内容向各位老师作一汇报,恳请各位老师批评指导。

首先,我阐述下论文主题思想:

企业在前期的粗犷式发展过程中,争取更多的业务,提升企业营业额是主要方向,但当企业发展到一定的规模,想长期稳定地经营发展,建立和完善内部控制是必须的。特别是在市场竞争异常激烈,经济形势比较萎靡的当下,良好的内部控制是企业防范风险,规范经营行为,保证企业会计核算的质量的重要保证。企业内部控制涉及众多环节,在我的论文中我选择了企业管理中比较薄弱,但却异常重要的采购与付款过程来进行如何完善内部控制的探讨,此方法是可以使用或借鉴到其他环节。

其次,我想谈谈这篇论文的主要内容:

论文分成四个章节来论述。首先介绍当前内部控制的定义,内部控制的五大要素和五大要素之间的关系;同时阐述了内部控制的作用,接着围绕内部控制的五大要素,对A企业存在的问题进行改善探讨。

这次论文在导师的引导下,用了近两个月时间完成了论文的撰写。在这篇论文的写作及修改过程中,我越来越认识到自己知识与经验的缺乏。虽然我尽可能地收集材料写好论文,但论文还是存在许多不足之处,有待改进,请各位老师多多指导。

我的答辩自述完毕,谢谢各位老师!

公司采购内控管理制度

公司采购内控管理制度 1、目的 为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制定本制度。 2、适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程,包括出口物资的采购。 3、职责 3.1总经理负责采购管理制度的审批。 3.2采购部负责合格供方的开发和管理,合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求;对供方在制过程和生产进度控制;对供方库存的核对与控制;与供方的协调与沟通。 3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图,并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。 3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。 4、采购岗位职责 4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4获取所需之物料。 4.5查证购进物料之数量与质量。 4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。 4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。

4.8呆料与废料之预防与处理。 5、物资采购工作程序 5.1采购工作流程图 . 销售部 工程部 采购部 财务部 注:工程部门提报的请购单,则由工程部 直接提交采购部进入采购流程。 5.2新供应商开发评定工作流程图

案例分析采购与付款业务循环内部控制

[优质文档]案例分析—釆购与付款业务循环内部控制1 采购与付款循环业务环节案例分析 B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售,U前主要采用手工会计系统。通过对B公司内部控制的了解,记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序,部分内容摘录如下: (1)对需要购买的已经列入材料清单基础上的山仓库负责填写请购单,对未列入存货清单基础上的山相关需求部门填写请购单。每张请购单须山对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。 (2)釆购部收到经批准的请购单后,山其职员E进行询价并确定供应商,再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联,经被授权的采购人员签字后,分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。(3)釆购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单,釆购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。 (4)根据仓库部门记录,C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题,但山于从C公司采购的材料的价格相对较低,因此财务部门指定C公司为B 公司材料的主要供应商。(5)验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收,完成验收后,将原材料交山仓库人员存入库房,并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联,其中两联分送应付凭单部门和仓库,一联留存验收部门。 (6)对于验收部门发现的存在质量问题的材料,B公司要求采购部 门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额,并授权财务经理审批折让金

额,折让金额一经确定,财务部门即应编制贷项凭单,调整应收账款。 (7)应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单,并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后,应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门,并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证,并登记原材料和应付账款账簿。(8)应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款,并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。审批人审批后,将未付款凭单连同附件交复核人复核,然后交财务出纳人员Jo出纳人员J据此办理支付手续,登记现金和银行存款日记账,并在每月末编制银行存款余额调节表,交会计主管审核。 (9)每月月末,财务经理授权负责付款的出纳人员J负责定期核对供应商的订单,针对发现的任何差异,追查本公司的会计记账是否有误,并与供应商及时联系,调整差异。 试逐一判断上述每一业务环节是否有内控缺陷? 答案: (1)不存在内控缺陷,因为对于仓库负责对列入清单的货物填写请购单,同时如果没有列入存货清单的话则可以山其他部门根据需要填写。但是每张请购单要山经过该类支付负预算责任的主管人员签字批准。 (2)存在内部控制缺陷,因为对于询价和确定供应商是属于不相容的 两个岗位,而该公司却由一人担任是不正确的。应当建议其由另外一个职员负责确定供应商。 (3)存在内部控制缺陷,因为企业应根据具体惜况对办理采购业务的 人员进行定期轮岗,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂,损害企

采购与付款、销售与收款控制制度

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提下,使控制成本最小。 第二章采购与付款内部控制制度 第五条公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、验收和会计处理等环节(附图一)。公司生产用物资采购,在需要时,对此流程进行修改,然后执行。 第六条公司各科研项目小组必须按照公司资金管理制度的有关规定,在月初合理预计本月的设备和物资采购量,财务部据之编制月度资金预算。 第七条公司所有固定资产和科研项目小组所须实验用试剂、物料实行零库存管理,在需要时,提出请购申请交采购部采购。 (一)科研项目小组需要采购设备或物资时,由使用人员填写请购单一式两联。 (二)职能部门需要采购设备时,由使用人填写申请单一式两联。 (三)科研项目小组请购单应交负责人签字,职能部门请购单应交部门经理签字,如果请购内容超出了月度资金预算,科研项目小组请购单须报中心主任签字、职能部门请购单应交执行总裁签字。 (四)经签字批准后的请购单一份请购人员留底,一份交物资采购部。 第八条公司职能部门和科研项目小组所须日用办公物品,由公司办公室统一保管,保管人员应该建立实物领用登记簿。每月初,办公室根据各科研项目小组和各职能部门的办公物品使用申请,合理确定本月办公物品采购量并报财务部。 第九条办公室办公物品管理员应该制定每种办公物品库存的控制上下限,执行限额管理。 (一)原则上,控制下限不超过公司一周的使用量,控制上限不高于公司一月的使用量。 (二)当办公物品库存不足控制下限时,填写请购单,请购数量等于控制上限减去实际库存量。 (三)请购单一式两联,需经办公室主任签字,如果采购内容超出了月度资金预算,须报执行总裁批准。

采购业务内部控制

第十章采购业务内部控制 一、内控目标 1促进本公司合理采购,满足公司经营需要,规范采购行为,防范采购风险; 2确保采购活动以及供应商的管理方法和程序符合国家法律、法规和本公司内部规章制度的要求; 3保证供应商的资料数据保存完整,记录真实、准确,易于管理,便于追踪,同时合理设置供应商审核程序与审核权限,提高企业的决策效益与效率; 4维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系,开发有潜质的供应商,促进企业的长远发展战略; 5确保授权合理,与采购相关的关键岗位、职责相分离,保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整; 6加快资金周转,降低采购成本,防止资金占用,提高经营效率。 二、关键风险 1采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致公司销售不及时或资源浪费; 2供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈; 3采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

三、内控范围 本手册主要描述了上海来伊份股份有限公司(以下简称本公司)关于采购管理的相关控制流程,主要包括供应商管理、食品类商品采购、非食品类物资采购、价格调整、商品生命周期管理等。 (一)购买 1.本公司的采购业务应当集中,避免多头采购或分散采购,以提高采购业务效率,降低采 购成本,堵塞管理漏洞。本公司应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务,应当组织相关专家进行论证,实行集体决策和审批。 本公司除小额零星物资或服务外,不得安排同一部门办理采购业务全过程。 2.本公司应当建立采购申请制度,依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门, 授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。 本公司可以根据实际需要设置专门的请购部门,对需求部门提出的采购需求进行审核,并进行归类汇总,统筹安排本公司的采购计划。 具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进度办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续。 3.本公司应当建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格供应商清单,与选定的供应商 签订质量保证协议,建立供应商管理信息系统,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。 本公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 4.本公司应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式, 合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则;一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议;小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

【精编_推荐】采购与付款内部控制

采购与付款的内部控制 企业内部采购与付款的控制与管理,确实很重要,它可以保证采购的及时和资金的安全,同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方:采购方和供应商。因此,采购管理既有程序问题,又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。 采购与付款的内部控制要注意以下几个方面: 一、采购与付款业务的职务分离 在采购业务中需进行职务分离的有: l、采购申请必须由生产经营部门提出,具体采购业务由采购部门完成。 2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作,以防止采购人员收受客户贿赂,购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。 3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。 付款的审批通常经过验货或验单后执行(预付款业务除外),以保证货物的价格、质量、规格等符合标准,是采购业务的最后一关,不能让其与目标审查人——供应商直接接触。 4、确定供应商和询价人员应分离; 5、货物的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作,防止绕过验单,减少或误记货物数量金额的可能。 6、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离; 7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。 二、采购计划的内部控制 (1)采购业务必须经过请购、批准、订货(或采购)、验收、货款结算等环节。 (2)计划部门应该根据生产经营的需要,依据公司的一般授权(制度授权)与特别授

权,向采购部门发出请购通知单。请购通知单要求注明购入材料用途(包括哪个部门、项目使用,何时要用)。请购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。 (3)采购部门根据请购通知单,填制订购单,订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等,预先予以编号,并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。 (4)物资的采购,必须与供应商签订合同。重大合同应提请财务部门会签并且应得到公司董事会的批准。合同一经签订,必须及时将合同副本送财务部备案。 (5)批量物资采购,应采取竞价或招标的方式确定供应商,以保证供货的质量、及时性和经济性; 其他采购应注意: 1、固定资产的采购申请应按年度预算方案,事前由使用部门提出,经财务部门核对预算后,交采购部门。 2、临时性物品采购,由使用部门提出采购申请,并应详列采购需求的原因及要求,由使用部门负责人签字核准,交采购部门。 3、对于日常常用零星办公用品或费用等项目的采购,除非是初次需要或发生特殊情况,请购手续可相应简化。 4、保险、广告、咨询等劳务的采购,一般应由职能部门指定专门人员提出采购申请。该类采购申请应附拟选择的供应商并列示服务要求及收费标准,由公司管理层进行审批,同意后直接实施。 三、订货报价内部控制 订货报价是采购业务中的核心业务。其中对供应商品的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。控制措施有:

采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度 1.目的 为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理,明确该部分内部控制的要点,特制定本制度. 2.适用范围 2.1集团总部 2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神,参照各自的业务情况另行制订具体制度,报集团财务管理中心审批后执行。 3.采购与付款内部控制目标 3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等,必须按照单位实际业务需要进行。 3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。 3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还,维护单位对外信誉。 4.采购与付款控制的主要凭证和记录 4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。 4.2凭证和记录的设计和编制要求: 4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。 4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。 4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来,但应与业务的授权严格分离。 4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。

4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。 4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种: 4.4.1请购单:是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。 4.4.2订购单或采购合同:是由采购部门填写,购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门,作为接收货物并与发票核对的依据。 4.4.3验收单:是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。 4.4.4入库单:是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。(可与验收单合并使用) 4.4.5卖方发票。 4.4.6付款申请单。 4.4.7业务台账。 4.4.8财务帐证:转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。 4.4.9卖方对账单。 5.采购与付款控制的不相容职务 5.1请购与审批 采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出,批准请购单的人员不得兼任请购业务,具体采购工作由采购部门完成。 5.2询价与确定供应商 采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计 采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收 采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。

采购业务的内部控制汇总

采购业务的部控制 一、采购业务概述 采购,是指单位为了满足物品(原材料、固定资产、办公用品等)或劳务(技术、服务等)等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下, 任何单位要维持正常的生产或经营,都必须进行采购经济业务活动,可以说,采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,它与生产、销售计划密切联系,业务发生频繁,工作量大,运行环节多,直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务部控制制度,可以保证采购付款业务循环有效运行,确保采购事项的真实性、合理性、合法性,发现并纠正错误,防止欺诈和舞弊行为,及时准确提供采购业务的会计信息,使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的部控制制度,就是依据企业的生产经营特点,针对采购业务的工作特性,设计出规整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规 执行,严格监督。 二、采购业务部控制的目标 采购是存货管理的第一环节,它与生产和销售计划联系密切,它直接导致货 币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。对于生产企业来说,采购是生产的准备阶段,为了生产适销对路的盈利产品,必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说,要使企业获得尽可能多的销售收入,必须采购适销对路且价格公道的商品。 1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致;

2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性; 3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让; 4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生; 5、保证采购业务在、外部各环节的运行通畅和高效率; 6、及时、准确提供存货采购的会计信息。 三、采购业务部控制应遵循的原则 设计采购业务部控制制度最基本的原则是实事,“因企制宜”,灵活兼顾。 1、相互牵制原则。一项完整的采购业务,如果是经过两个以上的有相互制 约环节对其进行监督和核查,其发生错弊现象的可能性就很小。就具体控措施来说,相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲,完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明;从纵向关系来讲,完成某个工作需经过互不隶属的两 个或两个以上的岗位和环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。例如,在 材料采购控制系统中,采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同(纵向牵制) 进行采购,而采购的材料必需经过验收(横向牵制)后,才能办理有关手续。 因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约,才使发生的错弊减少到最低程度,或者即使发生问题,也易尽早发现,及时纠正。 2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益,如果单纯从控制的角度来考虑,参与控制的人员和环节越多,控制措施越严密,控制的效果就越好,其发生

采购业务内控制度试行

采购业务内控制度(试行)1 采购业务的内部控制制度(试行) 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心,包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购(预算内)、非常备采购(预算外)、政策性采购(公司战略需要)。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位(分、子公司及各部门)每月25 日向物流配送中心报送下月的物资采购计划,物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批,经审批通过后下发物流配送中心执行,同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程(见流程图1): 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 (1)、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”(见表1),作为选择供应厂 商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 (2)、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库,供应 商档案包括:供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应

商所提供的合格证明、价格表及相关资料 (3)、每批材料供货结束后,供应商的实绩转记于“供应商资信档案” (见表2),作为评审供应商业绩的资料。 (4)、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次,更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理,未经采购部经理允许,不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 (5)、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况 下,采购人员应填写“供应商审批表”(见表3),提请主管领导审批:A、原有供应商被撤点;B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商;C、原有供 应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商;D、新供应商的物资更适合公司的 需求。 2、商品样品的检验: (1)、对通过初审的供应商所送检的样品,必须经质量检验部门进行各项 指标的检验和检测。 (2)、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 (3)、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审 结果不合格,要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者,取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 (1)、审核采购申请单各栏填写是否清楚,审批者是否签字。 (2)、紧急采购申请单应优先办理。

内部控制具体规范--采购与付款

企业内部控制具体规范——采购与付款 第一章总则 第一条为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制,规范采购 与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规,制定本规范。 第二条本规范所称采购与付款,主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制,可以参照本规范的规定执行。第三条企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中,至少应当强 化对以下关键方面或者关键环节的风险控制,并采取相应的控制措施:(一)权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配备应当科学合理; (二)请购依据应当充分适当,请购事项和审批程序应当明确;(三)采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰,对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定; (四)付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。 第二章职责分工与授权批准

第四条企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括: (一)请购与审批; (二)询价与确定供应商; (三)采购合同的订立与审核; (四)采购、验收与相关会计记录; (五)付款的申请、审批与执行。 第五条企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。 有资源整合条件的企业或企业集团,业务采购权应当尽量集中,实施集中或相对集中采购,或采取集中招标形式,以提高采购效率,堵塞管理漏洞,降低成本和费用。 第六条企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。

采购与付款过程内部控制论文

浙江工业大学成人教育学院 毕业论文说明书 题目企业采购与付款内部控制问题探讨 专业会计学专升本 班级2012级业余(下沙教学点) 学生姓名吴文丽 指导教师金英雷舰 2014 年5月

摘要 本文章,我们将以一家国内生产板式换热器的A企业为研究对象,对其采购与付款的过程与流程进行现状的调查分析,以内部控制的五要素为研究要点,使用风险评估工具对其现状进行风险评估,找出目前的采购与付款过程存在的风险项目,以及这些项目会带来的危害,并评估出各项目的风险系数,针对风险系数高的项目,制定相应的改善或控制活动。针对企业的内部环境,信息与沟通,内部监督等要素上采取一系列的行动来健全针对采购与付款过程的内部控制体系,有效的降低此过程存在的风险,能够达到节省采购成本、避免财产流失的目的,能够维护企业的正常经营运作。 本文章的探讨过程和实施的改善内容给企业如何在某些管理环节上进行或改进内部控制,提供了一个有实践意义的案例。 【关键词】:内部控制采购与付款

目录 一、内部控制的五大要素 (1) (一)内部环境 (2) (二)风险评估 (2) (三)控制活动 (2) (四)信息与沟通 (2) (五)内部监督 (2) (六)五大要素直降的关系 (2) 二、内部控制的作用与目的 (4) 三、A企业采购与付款过程内部控制的现状与问题点 (5) (一)A 企业概况 (6) (二)A 企业采购与付款过程现状 (6) 四、从内部控制五大要素上看如何进行问题点的改进 (7) (一)风险评估实践 (7) (二)控制活动实践 (8) (三)内部环境改进 (8) (四)信息与沟通改进 (10) (五)内部监督 (10) 主要参考文献 (12) 致谢 (13)

采购与付款内控管理制度

采购与付款内控管理制度 一、为了加强对公司采购与付款的内部控制,规范采购与付款行为, 防范采购与付款过程中的差错和舞弊,根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范》等法律法规,制定本制度。 二、本规范适用于公司全体在册人员 三、单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。 四、公司应该将采购与付款业务不相容岗位职能相分离,不得由一人同时完成采购、付款业务的全过程。采购与付款不相容岗位职能包括: (1)请购与审批相分离 (2)询价与确定供应商相分离 (3)采购合同的订立与审定相分离 (4)采购与验收相分离 (5)付款审批与付款执行相分离 五、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的各岗位人员进行 定期岗位轮换。 六、采购与付款应该严格按照授权审批规定及程序办理,不得超越审 批权限。 (一)由需购人提出《请购核准表》(附表一)写明所需数量、规格等,报主管审批;

附表一:请购核准表 制表人:________________ 说明:本表由请购人批准购买后交财务,作为付款依据及索票挂账依据;经办人购物后须负责将发票交财务,若无票挂经办人帐待票到销账。 (二)请购审批核准后分三种情况: (1)、机器设备零部件耗材,交由财务进行询价,然后由采购员购买,交由使用单位验收领用,由采购员将购物发票和验收单一并交与财务核对进行财务核算。 (2)、机器、电子设备,由采购业务部门签订合同,交由财务询价核价后,再交主管领导审核后购买;购后交由使用部门验收领用,将发票、验收领用单一并交与财务核对进行财务核算。 (3)、原材料,交由财务进行询价,然后由采购员购买,交由

(财务内部管控)采购与付款内部控制制度

黑龙江省XX股份有限公司 采购与付款内部控制制度 第一节总则 第一条为了加强对黑龙江省XX股份有限公司(以下简称本公司或公司)物资采购与付款环节的内部控制,堵塞采购漏洞,减少采购风险,根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规,结合本公司的实际情况,制定本制度。 第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资(包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料)以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为,付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。 第三条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括: (一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务; (二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任; (三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 第二节分工与授权 第四条对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品,公司总部、各分公司必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则,各分公司根据实际情况,参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施,同时报公司总部备案,坚决杜绝由使用部门直接自行采购本

部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。 第五条各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内,除由总部需集中采购的生产消耗性物资外,可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购,批准权限由各分公司自行制定并报公司总部备案; 第六条固定资产的采购原则上由公司总部统一采购,各分公司采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。 第七条公司总部、各分公司应设置专门的物资管理部门,设置物资主管岗位,在主管副经理(副厂长)的领导主持本单位的物资采购工作,设置物资采购员岗位,负责具体办理物资主管人员交办的物资采购任务。 第三节实施与执行 第八条公司总部、各分公司物资管理部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近,保持本单位适当品种和数量的库存物资,并根据物资实际库存情况,在各自的采购权限内自主决定物资采购的品种、数量和地点,及时补充物资库存量。 第九条物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门的物资使用计划,如所需物资无库存或库存量不足,则由物资管理部门填写物资请购单,物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直接填写物资请购单,经仓库保管员在物资请购单上签字后,报有批准采购权限的人员签字批准,再交采购员进行采购。无物资请购单的物资,仓库不得验收入库,财务部门不得给予报账,并要按违规追究有关责任人的责任。 第十条公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集

采购内部控制流程图

采购内部控制流程图 (一)组织规划控制。1.不相容职务的分离。应当加以分离的职务通常有:授权进行某项经济业务的职务要分离;执行某项经济业务的 职务与审核该项业务的职务要分离;执行某项经济业务的职务与记录 该项业务的职务要分离;保管某项财产的职务与记录该项财产的职务 要分离等等。2.组织机构的相互控制。一个单位组织机构的设置和 职责分工应体现相互控制的要求。具体要求是:各组织机构的职责 权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职权不受外界干预;每类 经济业务在运行中必须经过不同的部门并保证在有关部门进行相互 检查;在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以 保证被检查出的问题得以迅速解决。 (二)授权批准控制。授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业 务时,必须经过授权批准才能进行,否则就无权审批。首先,要明 确一般授权与特定授权的界限和责任;其次,要明确每类经济业务的 授权批准程序;再次,要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处 理的经济业务的工作质量。 (三)预算控制。预算控制是内部控制的一个重要方面,包括筹资、融资、采购、生产、销售、投资、管理等经营活动的全过程。对单 位各项经济业务编制详细的预算和计划,并通过授权,由有关部门 对预算或计划的执行情况进行控制,其基本要求是:第一,所编制 预算必须体现单位的经营管理目标,并明确责任;第二,预算在执行中,应当允许经过授权批准对预算进行调整,以便预算更加切合实际;第三,应当及时或定期反馈预算的执行情况。 (四)实物资产控制。第一,限制接近,以严格控制对实物资产及与实物资产有关的文件的接触,如现金、银行存款、有价证券和存 货等,除出纳人员和仓库保管人员外,其他人员则限制接触,以保 证资产的安全。第二,定期进行实物资产清查,保证实物资产实有

采购与付款内部控制制度

湖南赢利达城市建设工程有限公司 采购与付款内部控制制度 第一条为了加强对公司采购与付款的内部控制,对公司物品与劳务的流入、货币资金的流出、负债的发生实施监督与控制, 规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞 弊,根据《中华人民共和国会计法》和《深交所上市公司 内部控制指引》等法律法规,制定本规范。 第二条本制度适用于湖南赢利达城市建设工程有限公司及下属子(分)公司。 第三条采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制,其中请购与审批控制、 验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。 第四条公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关 的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加 强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭 证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第五条建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分 离、制约和监督,以保证对采购与付款业务实施有效控制。 1、不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务,应当实

行职务分离控制的岗位有以下几个方面: (1)物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出,经授权人员审批,由 采购部门负责采购; (2)采购合同的订立与审计; (3)采购订单的订立与审批职务必须分离; (4)付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务; (5)物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作; (6)物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作; (7)审核付款的人员应同付款人员分离; (8)记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。 2、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗 位轮换。 第六条公司的所有采购业务归口采购部进行管理,非采购部门或个人不得采购各类物资,采购部门也不得采购申请门没有需求 申请的物资。 第七条采购管理部门应当根据本制度的原则出台采购业务内部控制的管理细则及相关人员的考核方案,加强对采购业务的控 制,降低公司风险。 第八条各子公司在编制年度经营预算的同时应当对公司生产经营

集团采购管理内部控制

【最新资料,Word版,可自由编辑!】 集团采购内部控制 采购 现在一些大型的集团公司都实现了材料的集团统一集中采购,如何实现科学的集团采购内部控制,笔者所在的集团公司作出了探讨和努力,取得了良好的效果。下面是集团的具体做法,与大家一块分享: 一、首先建立具有控制职能的组织体系 我们集团是一个以房地产和工程建筑安装为主业的大型集团公司,集团统一采购,是有集团设立的贸易公司来完成的。 设立招标委员会和价格审定委员会 1、价格审定委员会:一般由总经理、各副总、质量技术经理,财务、审计经理、价格信息经理、招标办主任共同组成。每月对贸易公司集中招标采购价格、分公司(项目部)零星采购购、定点采购材料价格进行审定,对由于市场变化材料价格调价物资进行审定。价格审定委员会设立 价格信息管理部,负责日常工作。 2、采购招标委员会:一般由总经理、采购副总、财务审计部长、价格信息部部长、招标办主任、质量技术部、办事处采购等人员共同组成。采购招标管理委员会的主要职责:对集团大宗材料进行招标,对各分公司(项目部)自主招标项目进行管控,对分公司(项目部)零用物资定点定价采购进行管控。招标委员会下设办公室,负责日常工作 其他各部门的主要职责: (一)价格信息部: 1、负责价格信息的搜集、整理、分类和处理; 2、负责招标、谈判等材料价格方案的制定、调整; 3、负责材料价格的比对监督; 4、负责采购和供应价格的预警、报告; 5、供应商价格因素的评审。 (二)技术质量部

1、负责材料样品的取得,质量标准的制定; 2、负责质量信息的搜集整理和反馈; 3、负责重、大、新、特材料的质量检验和鉴定; 4、负责材料分类标准的制定和材料的分类; 5、材料技术标准的制定、判断、评价; 6、负责质量监督; 7、负责质量问题的协调、谈判、报告和处置; 8、供应商技术、质量项目的考察、评审。 (三)计划调度部 1、负责采购计划的收集; 2、负责采购计划的下达; 3、负责供应商供应配额的分配方案的制定; 4、负责内部调拨计划的制定。 (四)招标办 招标委员会的常设机构,负责 1、供应商信息的搜集、分类、整理、初步遴选; 2、招标工作的准备、组织、安排、协调; 3、负责招投标文件的制作、准备、发放、管理; 4、负责合同的管理; 5、供应商考评的组织、综合考评结果的报告; (五)审计监督部门 1、对采购人员廉政建设进行审计; 2、对采购各项规定、流程的执行情况进行监督; 3、对价格、质量、结算、供应商选择、供应配额分配的执行情况进行审 计; 4、受理各种举报、投诉,并负责查处; 5、供应商经营管理资质的评审。 (六)财务部 1、合同和票据的审查; 2、付款率的控制; 3、财务结算,资金的支付。

内部控制制度(采购及付款循环)

內部控制制度(采购及付款循环)

内部控制制度《采购及付款循环》文件管制等级:□管制文件□非管制文件

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1.总则 1.1.制定目的 为促使本公司「内部控制」(Internal Control)之「采购及 付款循环」(Purchase)程序,能有所遵循,特订定本文件, 俾利各相关单位遵循。 1.2.适用范围 凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与 控制重点,悉依照本文件之规范办理。 1.3.权责单位 资材、财会单位为本文件之权责单位,权责单位主管经承认单 位授权,负责本文件之管制,并确保依据本文件之规范作业。 2.采购及付款循环 2.1.循环图 【见】(数据1)「采购及付款循环图」。 2.2.循环作业 本循环之各项作业: 1)请购作业(CP101),另订之。 2)采购作业(CP102),另订之。 3)进口作业(CP103),另订之。 4)验收作业(CP104),另订之。 5)与合约不符作业(CP105),另订之。 6)付款作业(CP106),另订之。 7)差异分析作业(CP107),另订之。 3.附则 3.1.制修废与颁布实施 本文件属于管理文件,经『经营会』审议后,呈请董事长核准 承认后,交由权责单位颁布公告实施;修订或废止时亦同。3.2.编号、版本、日期、页次/页数 本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文 件页次/页数等项,见本文件之页首与页尾。 3.3.附件 3.3.1.相关资料

采购内部控制制度

采购内部控制制度 第一章总则 第一条为了加强公司对采购业务的内部控制,规范请购与审批、采购与验收、付款等行为,防范采购过程中的差错和舞弊,根据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》,结合公司的实际情况,制定本制度。 第二条本制度所称采购,主要是指公司外购商品并支付价款的行为。 第二章职责分工与授权批准 第三条公司应当建立采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位包括:(一)请购与审批。 (二)供应商的选择与审批。 (三)采购合同协议的拟订、审核与审批。 (四)采购、验收与相关记录。 (五)付款的申请、审批与执行。 第四条公司应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理采购业务。 第五条公司根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益。

第六条按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章请购与审批控制 第七条公司应当建立采购申请制度,依据购置商品或服务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应,具有必要性和经济性。 需求部门提出的采购需求,应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。 采购部门才有资格组织采购,其他部门不得擅自采购任何物资。 第八条建立严格的请购审批制度。加强采购业务的预算管理。 (一)为生产储备的周转材料请购程序:由库管员根据最低库存量或使用单位的所需,材料员编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 (二)生产使用固定资产请购程序:由使用部门提出申请—材料员根据库存量编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 第九条加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算

内部控制制度采购.docx

内部控制制度 ——采购 第一章总则 第一条为了加强某某公司(以下简称“公司”)对采购业务的内部控制,规范请购与审批、采购与验收、付款等行为,防范采购过程中的差错和舞弊,根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本制度。 第二条本制度所称采购,主要是指公司外购商品并支付价款的行为。请购是指尚未发生采购行为前的申请购置行为。公司外购服务并支付价款的控制,可以参照本制度的规定执行。 第三条公司在日常经营活动中,至少应关注涉及采购业务的下列风险: (一)采购行为违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 (二)采购未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 (三)请购依据不充分、不合理,相关审批程序不规范、不正确,可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。 (四)采购行为违反国家法律法规和公司规章制度的规定,可能受到有关部门的处罚造成资产损失。 (五)验收程序不规范,可能造成账实不符或资产损失。 (六)付款方式不恰当、执行有偏差,可能导致公司资金损失或信用受损。 第四条公司在建立与实施采购内部控制过程中,至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制: (一)职责分工、权限范围和审批程序应明确规范,机构设置和人员配备应科学合理。 (二)请购事项应明确,请购依据应充分适当。 (三)采购行为应合法合规,采购与验收流程及有关控制措施应明确规范。 (四)付款方式和程序、与供应商的对账办法应有明确规定。 第二章职责分工与授权批准

第五条公司应建立采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位至少包括: (一)请购与审批。 (二)供应商的选择与审批。 (三)采购合同协议的拟订、审核与审批。 (四)采购、验收与相关记录。 (五)付款的申请、审批与执行。 第六条公司应建立采购业务的授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理采购业务。各分、子公司应尽量集中采购职责权限,以提高采购效率,堵塞管理漏洞,降低成本和费用。 第七条公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。 第八条公司应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章请购与审批控制 第九条公司应建立采购申请制度,依据购置商品或服务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。公司采购需求应与公司生产经营计划相适应,具有必要性和经济性。需求部门提出的采购需求,应明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。各分、子公司应设置专门的请购部门或请购负责人,对需求部门提出的采购需求进行审核,并进行归类汇总,统筹安排公司的采购计划。 第十条公司应加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目,具有请购权的部门或人员应严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目,应由审批人对请购申请进行审批,设置请购部门的,应由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。 第十一条公司应建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目,

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