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实行无纸化办公的建议及实施方法

实行无纸化办公的建议及实施方法
实行无纸化办公的建议及实施方法

实行无纸化办公的建议及实施方案

近年来,随着我公司的业务不断开展,在日常工作中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来高,公司的运营成本也在不断增高,而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理,且审核需要领导签字,办公效率低下,无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用,计算机网络日益普及的情况下,为适应现代化企业发展的需要,节约办公成本,提高办公效率,倡导“低碳、环保、绿色”理念,我部门建议公司着手推荐钉钉软件“无纸化办公”进程。

一、具体实施办法?

结合我公司实际,建议从钉钉软件开发,先从公司用章审批、派车审批、报修审批方面率先实行无纸化,具体措施:

1、印章使用审批(印章带出)

依据公司规范运营、防范风险的管理规定,审批流程需要申请人直属领导、印章管理部门负责人、副总经理、总经理确认审核后,印章管理人员进行盖章操作。

过程中任何一人拒绝审核通过便终止申请流程。

具体方案如下:

2、

当前我公

司派车大

多数采用人工填写派车单,

导致审批、登记手续繁琐,办

1、

默认情况下,隔天返回为“否”并且自驾为“否”,有行政服务部经理决议审

批即可;

2、 其他三种条件,包括自驾为“是”且隔天为“是”,自驾为“否”且隔天为“是”,…,

审议决定要经过行政服务部、副总经理、总经理逐一决议审批,其中间任何一人拒绝批准,将中断流程进度。 现存问题:

钉钉软件系统仍未简单流程开发,审批条件选项较少,不具备开发中大型项目实力。

现钉钉审批设置为判断条件审批,一些重要的审核需要副总经理,总经理通过手机钉钉软件审核流程,望领导条件允许的情况下在手机里下载一个钉钉软件。

2017.9.6

行政服务部

实行无纸化办公的建议及实施方案

实行无纸化办公的建议及实施方案在日常工作中各种纸质单近年来,随着我公司的业务不断开展,公司的运营成本也在不断增高,文件的使用量和使用频率越来高,据、且审核需要领导传达和管理,而且大量使用纸质文件进行文件记录、签字,办公效率低下,无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。为适应现计算机网络日益普及的情况下,在当今计算机被广泛使用,代化企业发展的需要,节约办公成本,提高办公效率,倡导“低碳、“无纸化办公”我部门建议公司着手推荐钉钉软件绿色”理念,环保、进程。一、具体实施办法建议从钉钉软件开发,先从公司用章审批、派结合我公司实际,车审批、报修审批方面率先实行无纸化,具体措施:印章使用审批(印章带出)1、 申请人防范风险的管理规定,依据公司规范运营、审批流程需要确认审核后,印直属领导、印章管理部门负责人、副总经理、总经理过程中任何一人拒绝审核通过便终止申请章管理人员进行盖章操作。流程。具体方案如下: 上下滑动选择自己的部门. 需要盖章的文件数量填写自己的名字

使用印章的原因使用印章的时间盖章文件的名称点击添加多个文件名称选择是或者否 带出印章和另外同行的小伙伴,需为公司内人员如选择否将填写是或否, 无法通过审批确认审核流程说明2、派车审批系统副总经理确印章管理部申请人直属申请人自行 领导确认审认审核门负责人确确认审核认审核核 登记手续繁导致审批、当前我公司派车大多数采用人工填写派车单,总经理确认发起与通过审管理混乱。车辆自由出入,手工填写派车单漏洞多、办事效率低,琐,核后抄送通知审核 不易查询、统计,效率低、出错率高不好管理。人

具体方案如下: 上下滑动选择自己的部门. 按条件审批: 1、默认情况下,隔天返回为“否”并且自驾为“否”,有行政服务部经理决议审批即可; 2、其他三种条件,包括自驾为“是”且隔天为“是”,自驾为“否”且隔天为“是”,…,审议决定要经过行政服务部、副总经理、总经理逐一决议审批,其中间任何一人拒绝批准,将中断流程进度。 现存问题: 钉钉软件系统仍未简单流程开发,审批条件选项较少,不具备开发中大型项目实力。 现钉钉审批设置为判断条件审批,一些重要的审核需要副总经理,总经理通过手机钉钉软件审核流程,望领导条件允许的情况下在手机里下载一个钉钉软件。 行政服务部.

关于推行无纸化办公的实施方案

关于推行无纸化办公的实施方案 (试行) 各基层队,站,机关各办公室: 随着现代计算机技术、网络技术、信息技术的逐渐发展和普及,为进一步节约资源,倡导低碳的办公理念,提高办公效率,根据最近几年采油厂连续几年消耗材料逐年下降10%的客观实际,面对愈来愈多的各种打印材料,经研究决定,在全矿范围内将逐步推行无纸化办公,现将相关事项通知如下: 一、无纸化办公的实施要求 1.根据最近几年采油厂对消耗材料的费用每年减少10%的基础上要求各基层队、站,机关各办公室减少计算机的材料打印,除确实需要打印外,其他应该减少或取消打印,消耗材料应该由专人领取和负责,坚决做到“绝不浪费一张纸” 2.所有计算机用户都应该注册、安装采油厂的“腾讯通”,管理局的“既时通”,局域网内的“飞秋”中的任何一款或多款,实现网内的无纸化办公交流平台,各级各类上、下公文均以电子文本形式在“腾讯通”交流平台上进行传输。各办公室人员负责查看各自计算机上“腾讯通”信息,并及时传达。 3.各基层队,站都要创建自己的“电子仓库”共享平台,单位内部所有各种材料都存储在一起,实现单位部门间的信息交流和共享,单位内部交流不允许也不需要纸张传递信息,机关各办公室人员可以充分应用我矿的“系统仓库”来传递各种信息 4:学会和掌握“远程桌面连接”,“远程协助”,pcanywhere,等各种工具来获得远程信息,这样获得的信息既全面又快捷,凡是从网络中能够获取的信息,一般不允许打印传递,现代化的各种传递手段丰富多样,掌握这些信息不仅是实现“无纸化”办公所必需的,也使我们无至于在滔滔信息化洪流中被“out” 5:现在采油厂已经创建了内部的手机短信平台,要求各单位充分利用这个平台来发送和传递各种生产信息,作业信息,安全提示,活动发布等,这种信息既方便又快捷,手机的各种功能也越来越强,有好多东西完全可以实现既时了解,既时决策,事实上,固执“有纸化”,这已经严重落伍。 6.目前管理局的网络办公系统现在正在逐步推广,上、下文件、各类通知、检查通报、政策文件都在办公平台公告栏或共享文件中刊登,一个无纸化办公的时代即将到来,今后各种信息都可以从网络中查询得到,而且丰富的曲线,柱形图等各种表现形式更加丰富,所以“无纸化”办公事在必行,因此我们必须学会网络带给我们的优势,适应无纸化办公时代的来临。 7:我矿消耗材料现在已连续几年以每年递减10%数据递减,而且面对越来越多的信息设备绝对数量的猛增,面对越来越多的设备维修,我们已经没有办法再延续原来的机制,只能再次强制我们一定要逐步走向“无纸化”。 二、保障措施 1.加强领导,强化责任。建立各基层单位为第一责任人,各单位计算机管理员为具体负责人的管理体制,切实加强对无纸化办公的组织领导。计算机管理员要担负起公文传输、网络维护、电脑管理等重要职责,在上班时间确保计算机正常开机,及时进行公文传输。 2.严格要求,加强督查。各单位负责人要认真组织,严格要求,确保无纸化办公工作有序进行。

政府办公自动化系统设计的方案

随着当今社会向着信息化发展,办公自动化越来越为国家机关、企事业单位所重视,而计算机技术、网络技术、软件技术的发展,为开展办公自动化工作提供了良好的前景,政府上网工程、金卡工程的实施,带动了社会的信息化进程。因此我们结合辽阳市政府的实际情况,本着提供最优的解决方案和保护用户投资的原则,结合当今先进的计算机技术,以及我们先期为其他客户提供解决方案成功经验的基础上,提出以下辽阳市政府办公自动化系统整体解决方案。 辽阳市政府办公自动化系统实现目标: 1、公共信息管理子系统(政府办、各处) 包括辽阳市政府简介处室基本情况等。 组织机构岗位编制、部门组成、部门职责范围 管理人员岗位职责、责任。 基本工作制度 辽阳市政府发展计划,中长期目标。 综合经营发展计划 2、计财管理子系统(计财) 年度计划(财务收支、工程岁修、设备购置、供水、发电、综合经营)计划完成情况(月完成及累计情况) 部门生产、工作完成情况) 损益情况 部门经费使用情况 3、人事劳资、安全管理子系统(人事劳资部)

职工情况统计 技术干部档案 工资管理 安全管理 4、固定资产管理子系统(机关服务中心) 5、双文明建设、党务工作(党群工作部) 双文明考核办法 考核情况统计 党务工作管理(党办、纪检、工会、团委等) 综合治理 6、办公自动化文档 文件工作流 档案管理 通知 会议纪要 辽阳市政府大事记 7、现行法规、标准 8、电子政府,INTERNET信息发布,网上政府 以上需求应提炼共有部分,按照计算机软件工程学的设计理论,规划辽阳市政府办公自动化系统,实现最小冗余,达到部门分工合作,数据共享。 建设总原则如下: 1)、为辽阳市政府的领导决策、行政管理服务。 2)、统筹规划、统一标准,联合建设,充分利用计算机科学和网络技术优势,建立辽阳市政府信息网络系统,实现无纸化办公,全局宏观决策,提高

无纸化办公的分析及实施方案

实行无纸化办公的建议 及实施方案 近年来,随着我公司的业务不断开展,在日常工作中各种纸质单据、文件、档案的使用量和使用频率越来高,公司的运营成本也在不断增高,而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理,无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用,计算机网络日益普及的情况下,为适应现代化企业发展的需要,节约办公成本,提高办公效率,倡导“低碳、环保、绿色”理念,我建议公司着手推荐“无纸化办公”进程。 一、无纸化办公的好处 1、有效地提高了工作效率 提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。通过无纸化办公,公司的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等等,都可以通过内部网络或OA系统(办公自动化系统)向特定对象予以发布,节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力,同时,运用电脑进行操作后,文件的存档、查找等更加方便,快捷,从而大大地提高了工作效率。 2.更好地体现了绿色环保 无纸化办公除了让大家“省力”,极大提高工作效率之外,“绿色环保”也是现在现代化企业采用网络互联办公的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公,在不知不觉中纸质文件大量减少。从小的

方面说节约了纸张也就是节约了钱,从大的方面说,符合国家提倡的绿色环保政策,为保护环境贡献一份自己的力量。除此之外,还大大减少其他如印刷、打印、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。 二、具体实施办法 结合我公司实际,建议先从公司档案管理方面率先实行无纸化,具体措施: 1、纸质档案进行统一化编码,实现中心一库的档案管理。我们可以根据业务分类,由各部门制定统一的档案分类编码,保证档案的统一性和惟一性,和电子档案一一对应,为档案在各部门之间的调用和流通,为实现业务的异地办理提供物质基础。 2、建立公司内部服务器网络,连接局域网至公司各部门,形成横向通道,为下一步衔接办公系统打好基础。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题,建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”:即配置扫描仪、数码相机等设备,将纸质文件通过扫描、拍照等科技手段使其影像化、电子化,建立“准及时”的影像系统。 3、建立档案信息安全机制。一方面要保证信息利用安全,要建立层次分明、角色明确的信息利用机制,建立档案数据的保存、迁移、及校验机制确保信息安全。另一方面要加强硬件(计算机、服务器)的安全管理和软件的安全管理。硬件方面严把信息存储介质载体质量关,做好二级备份、多级备份,为电子文件的长期保存打下基础。软件方面就是使用专门、规范的档案管理软件,通过规范管理系统、规

关于推行无纸化办公的通知

X X集团有限公司 行政【2012】第072号 关于推行无纸化办公的通知 集团各中心、各分公司及实体单位: 为提高工作效能、降低行政成本,建设信息化、节约型企业,公司决定从降低打印复印成本方面初步推行无纸化办公。结合公司实际,现将推行无纸化办公有关事宜通知如下: 1、公司各部门、各单位之间日常信息处理,提倡通过网络进行文字材料传递,提倡在电脑上编辑、修改文稿。在使用网络传递信息时需做好保密工作。 2、公司内部的各类行文,在正式定稿签批成文之前,一律不再印发纸质文件,全部通过网络(QQ或电子邮件等)以电子文档格式传递、审核、修改,待审批通过发文或因工作需要打印或复印现有文件时,必须确认清楚文件内容,文稿审校无误,按规定打印或复印,并严格按规定做好登记。 3、沟通软件使用:员工可使用QQ等沟通软件进行日常工作在线沟通和文件传递,但严禁在办公时间利用网络闲聊或传递与工作无关的文件。 4、互联网使用:员工对自己所属业务范围内可通过互联网查找资料、发布信息等,但应坚决杜绝浏览与工作无关的网页,如购物网站、游戏网页、视频网页等。 5、电子邮件:使用个人邮箱用于接收或传递工作文件时,不能随意打开来历不明的电子邮件,遇到此类邮件应将其删除,避免电脑染上病毒。 6、网络共享:员工可在公司局域网内通过网上邻居实现文件共享。员工应确保电子文件在公司局域网络中的安全性。如要共享涉密文件,须进行共享加

密,或者只添加共享人的用户名。 7、对于通过网络传输的各种文件资料,仅限于公司内部传阅,严禁擅自复制、传播,任何人擅自在网络中拷贝别人的文件,或将公司文件泄密到公司范围之外。 8、自通知下发之日起,集团各中心、各分公司及实体单位应严格按通知要求执行。 特此通知。 禧福集团·行政中心 2012年12月31日

企业办公自动化实施方案

企业办公自动化实施方案网络运营中心2011/03/04

目录 一、关于办公自动化…………………………………………………………… 二、实施OA系统必要性…………………………………………………… 三、OA系统实施计划………………………………………………………… 四、总结………………………………………………………………………… 一、关于办公自动化

企业办公自动化也称为OA (Office Automation) ,是一门综合性科学技术。使用简单、投入相对较小,大多数企业往往选择从OA 系统着手实施企业信息化管理。 OA系统优点: 1.可以实现分布式协同办公。可以支持多分公司(工厂)、跨地 域办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要用自己 帐号登录OA系统就可以查看和处理自己工作流程、邮件和 信息。 2.可以落实管理制度、工作流程自动化。工作流程是OA系统 核心思想,可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分 公司之间协同工作问题,从而提高工作效率。各个企业都存 在着大量流程化工作,例如公文处理、收发文、各种审批、 请示、汇报等,都是一些流程化工作,通过实现工作流程自 动化,就可以规范各项工作,提高企业协同工作效率。 3.信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、新闻发布、电 子刊物等,使内部规章制度、新闻简报、技术交流、公告事 项等能够在企业内部员工之间得到广泛传播,使员工能够即 时了解企业内部发展动态。可以建立企业内部邮件系统,短 信系统,即时通讯系统等,使企业内部通讯和信息交流快捷 通畅。 4.文档自动化管理。各类文档(包括各种文件、知识、信息) 能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便快捷查找 手段。 OA系统局限性: 由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统,并不能实施企业产销存,财务统计等较为复杂信息化应用。 二、实施OA系统必要性

关于实行无纸化办公的通知

关于实行无纸化办公的 通知 文件编码(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)

关于实行无纸化办公的通知 各部室、各支行: 为提高工作效能、降低行政成本,建设信息化、节约型企业,我行决定从降低打印、复印成本方面初步推行无纸化办公。结合我行实际,现将推行无纸化办公有关事宜通知如下: 一、实行无纸化办公的文件范围 从2014年4月1日起,通知、一般公文转发、公示、通报、学习材料、简报等,这些文件的传阅都将通过邮件传输。 二、其他要求 1、2014年3月28日前,各部(室)、各支行的所有员工完成加入单位qq群,用以及时传达文件传送的信息。(qq群名称:榆次融信村镇银行,群号?:107229277)? 2、各部(室)、各支行设立无纸化办公信息联络员并填写“无纸化办公信息联络员名单”,并于3月26日前将该表的电子版上报综合办公室备案。(详见附表) 3、文本形式将以邮件形式传输至各信息联络员的邮箱内。各部(室)、各支行的信息联络员负责查看各自计算机上信息,并及时传达。各类文件通知分为一般、重要、紧急三个等级。每日查询时间为:10:00、15:30。各部门接收文件后,需确认回复,例如“**部门、**支行已收到”的字样,并认真执行相关工作。?? 4、对于通过网络传输的各种文件资料,仅限于我行内部传阅,严禁擅自复制、传播,任何人不得擅自在网络中拷贝别人的文件,或将我行文件泄密到我行范围之外。 涉密文件需传递或存档时,须直接发给专人。文件禁止在公共聊天界面上传递,通过个人聊天界面传递或qq邮箱传递。各部门负责本部门电子资料管理、备份的安全责任。?

5、各部门需要存档文件,按照先考虑电子文档再考虑纸质文档的方式保存。?? 6、个别紧急事宜将通过电话方式单独通知。? 7、为了进一步优化网络办公平台,在试运行期间,欢迎大家向综合办公室提出建议和意见。 附件:无纸化办公信息联络员名单 综合办公室 2014年3月21日附件: 无纸化办公信息联络员名单 填报部门、支行:

办公自动化实施方案

办公自动化实施方案 为实现公司年度生产经营目标,经我部门全体科员共同谋划,制定本项“办公自动化实施方案”,望在全公司推广。 一、将每个部门的打印种类上报,并非为三类: (1).必须打印(2).可印可不印(3).可不打印。实施“可不打印的坚决不印,可印可不印的尽量不印,必须印的尽量少印”的原则。在打印机旁的醒目位置贴上“节约用纸,善待资源”之类的提示语,提醒员工时时刻刻不要忘记节约资源; 二、充分利用网络无线传输文件 推进电子化办公,利用OA和微信、QQ等平台,传输公司文件,养成在电脑和手机阅读而不打印的习惯; 三、双面用纸; 除了正式的公文外,部门内部流通的文件必须使用双面打印;改掉原有的“使用--丢弃”模式,采取“使用--回收”模式,把用过的单面纸和双面纸分开整齐放置,以便回收再利用。将每位员工办公桌上被配一个文件筐,专门放置“单面白”纸张,同时将此种纸张的复印打印操作说明置于办公设备上,避免打印操作失误。 * 但有关财务、客户、人员重要信息等纸张不得再用。 四、公司标准字体 公司统一公文等文件字体,使打印字体,虽清晰但适当缩小、页边距缩窄,使每页纸张能容纳更多内容。

五、无错误打印 各类图纸认真审核无误后打印,减少错误图纸打印。 六、废纸再利用 无法再印的单面纸不要丢弃,作为草稿纸使用。 七、多媒体会议减少纸张使用 开一般会议使用多媒体形式,例如:投影仪等,减少会议用纸。开群众大会,文件材料先期通过OA、微信、QQ群传输文件,会议不再打印材料(领导席宣读材料除外)。 八、外单位联系 与外单位联系,尽量使用电子邮件,减少传真用纸。将纸质传真扫描成电子版,发电子邮件,节约纸张和电话费。 九、废品回收 建立废纸回收箱,不将废止丢弃,而是放到回收箱。将已经充分利用的纸张、废报纸、废书等放入回收箱中,积满一定数量即可卖废品,既回收了纸张,又为办公室创造了经济效益; 二0一五年五月二十八日

2017年开展无纸化办公实施方案(2017年创建单位内部办公平台方案建立办公OA系统方案)

关于开展无纸化办公 创建单位内部网络办公平台的实施方案 为认真执行中央八项规定精神,严格落实厉行节约反对铺张浪费规定要求,大力倡导绿色、环保、节约的良好风气,**单位决定积极探索无纸化办公模式,依托单位现有办公条件、上级有关信息化项目和当今社会成熟的办公自动化技术,创建系统内部网络工作平台,建立OA协同办公系统和电子政务系统,加快**单位现代化、信息化、数字化、一体化进程,实现信息共享和协同办公,逐步改善落后办公条件和工作理念,更好的为单位发展服务。 一、办公优势 近年来,为适应信息化、网络化潮流,政府部门、企业学校运用现代信息技术,创建办公内网的越来越多,国家、省、市、县各级都已创建了党政办公网,县内重点企业、关键部门也开展了办公自动化试点,这些都是因办公自动化优势而带动起来的。具体地说,办公自动化主要有以下优势。 1、简单实用。采用OA办公系统后,大部分工作人员通过Windows视窗简单直观的人机界面进行同步办公,不仅减轻工

作量,方便群众,而且相对于纸质办公繁琐的程序,网络办公平台操作方便、步骤明了,可迅速掌握和使用。 2、功能齐全。办公自动化系统可提供多种服务,方便日常工作,通过OA网络平台,网内可实现网上文件处理、公文批示、传阅,信息采集发布,内部沟通,财务管理,车辆管理和档案管理。网外可轻松实现共享打印机、扫描仪等外部设备,减轻办公开支。 3、维护简单。采用集中式管理,系统具备良好的可维护性,一般熟悉电脑操作人员培训后即可进行维护,而且主要维护工作在主服务器上进行,不影响各具体部门工作。 4、升级方便。随着办公流程的转变和办公自动化技术的提高,相应的系统软件能够迅速方便得到升级和扩展,升级在服务器端进行即可,客户端按指示要求相应升级即可享受新的服务。 5、经济节约。只需少部分硬件投入和软件安装,将现有的单个电脑、打印机等办公设备连接起来,建立一个单位内部“物联网”,从而实现信息共享、资源互用,即减少了资金投入,又安装简单方便,不影响正常办公。 6、网内沟通。就想QQ、微信一样,通过内部办公平台,各部门可实现信息交流、资源共享,单位领导也可通过服务器

实行无纸化办公的建议及实施方案

实行无纸化办公的建议及实施方案 近年来,随着我公司的业务不断开展,在日常工作中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来高,公司的运营成本也在不断增高,而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理,且审核需要领导签字,办公效率低下,无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用,计算机网络日益普及的情况下,为适应现代化企业发展的需要,节约办公成本,提高办公效率,倡导“低碳、环保、绿色”理念,我部门建议公司着手推荐钉钉软件“无纸化办公”进程。 一、具体实施办法 结合我公司实际,建议从钉钉软件开发,先从公司用章审批、派车审批、报修审批方面率先实行无纸化,具体措施: 1、印章使用审批(印章带出) 依据公司规范运营、防范风险的管理规定,审批流程需要申请人直属领导、印章管理部门负责人、副总经理、总经理确认审核后,印章管理人员进行盖章操作。过程中任何一人拒绝审核通过便终止申请流程。 具体方案如下:

上下滑动选择自己的部门 填写自己的名字 使用印章的原因 盖章文件的名称 使用印章的时间 需要盖章的文件数量 点击添加多个文件名称 选择是或者否 带出印章和另外同行的小伙伴, 需为公司内人员 填写是或否,如选择否将无法通

确认审核流程说明 申请人自行确认审核申请人直属领导 确认审核 印章管理部门负 责人确认审核 副总经理确认审 核 总经理确认审核 发起与通过审核后抄送通知人

2、派车审批系统 当前我公司派车大多数采用人工填写派车单,导致审批、登记手续繁琐,办事效率低,车辆自由出入,管理混乱。手工填写派车单漏洞多、 不易查询、统计,效率低、出错率高不好管理。 具体方案如下: 上下滑动选择自己的部门 非必填项,默认不填情况下车是 返回三亚总部 必填项,选择是或否,影响到审 批人员设置 必填项,输入乘车人数,除司机 外,影响到派什么车 必填项,选择是或否,影响到审

办公自动化系统OA系统建设方案

OA系统建设方案(一期工程) (第二版) 说明:OA系统第二版在第一版的基础上修改而成,为便于大家识别,修改后的内容用粉红色字体,灰色背景加以标识。 第一章需求概述 一、建设背景 2008年是我国“金质工程”建设的重要年份,其中办公自动化系统(即OA系统)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。互联网技术(Intranet、Internet)在我国迅速发展和普及,把OA推上一个新的信息化发展台阶——数字化办公阶段。长期以来,重庆市计量质量检测研究院高度重视信息化建设,先后建立起完善的硬件应用平台,并研发和引进多套业务系统。其中,应用较为成熟的是电子邮件系统、计量业务系统、质检业务系统、珠宝玉石检验系统等,并有多套系统在研。但是,随着机构的发展,市检测院已经逐步从集中式办公向总部->分中心的模式变化,早期建设的各种封闭的以业务为核心的系统面临着不能满足行政办公需求的情况。 因此,现阶段有必要重新建设一套技术先进,符合当前办公发展需要的办公自动化系统,增强协作,以更大发挥信息技术的优势,进一步提高市检测院行政办公的办公效率。 二、建设目标 1、实现全院的数据共享,基本解决信息孤岛问题。不同业务的基础数据做到一次录入,跨部门、跨业务系统重复使用; 2、提供可靠的、可追查的公文流转平台,有效的缩短公务处理的周期,加快公文流转过程,减少路耗、找人、等待等中间环节,保持公务处理渠道的畅通; 3、打破时空及地域限制,实现无纸化办公,远程办公、异地办公;

4、通过信息网络平台,提高信息统计和分析的水平,为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持; 5、提供完善的信息交流机制,方便院各部室、中心、公司、协会和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理,实现业务办理互联互通,信息数据共享; 6、充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源,充分地保护已有的信息化投资; 7、解决网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题,由用户自定义管理模式,实现真正的部门综合业务处理机制; 8、一期工程将建立相对独立于业务系统的行政办公系统,实现办公自动化。二期工程将进一步实现与业务系统的无缝耦合,建成国内一流的数字化检测机构综合办公系统。 三、建设任务 本项目的建设任务包括应用系统开发和实施部署。在总体设计思路上采用集中部署、分布式架构,市检测院各部室、中心、公司、协会(约20个)能拥有独立的基于公文处理子系统的综合办公系统,灵活部署,易调整,不受组织机构调整的影响。 四、建设原则 市检测院OA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。 1、先进性:应当采用当今主流技术,既要考虑应用平台和工具的先进,更要考虑系统结构和应用设计的先进性,以适应宏观上业务管理、发展规划和微观上事务办理的需求。 2、可靠性:系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术,保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。 3、实用性:根据业务需求和业务流程,从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。工作流程设计要求简捷流畅,能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。

无纸化办公实施方案

无纸化办公实施方案 为节约办公耗材,提高办公效率,经市公司总经理室研究决定,公司开始推行无纸化办公,现将无纸化办公的实施要求等相关事宜通知如下: 一、适用的范围 1、文件的会签、发布、传阅 2、请示、报告、总结、计划、各类工作报表、工作方案等的呈送 3、工作任务的下达和日常工作的衔接 4、各类会议材料、会议纪要、简报等宣传资料 二、无纸化办公的实施要求 1、各部门应设立无纸化办公信息联络员并报办公室备案; 2、需多级呈签的文件,可通过综合办公平台(OA系统)进行会签; 3、各类文件应通过电子文本形式用腾讯通、电子邮箱传输,对向下发送的邮件,如发文、 工作安排、通知等,有异议或需工作衔接的,应及时回复;如未回复,则默认已收到并认可邮件,因不及时阅读邮件而产生的后果由收件人承担; 4、各部门需要存档的文件,按照先考虑电子文档再考虑纸质文档的方式保存; 5、公司全体员工应养成每天使用腾讯通以及查阅电子邮箱的习惯; 6、个别紧急事宜将通过电话方式单独通知。 为了实现学校无纸化办公方案并充分发挥校园网的作用,利用现代化办公手段,加快推进学校管理的信息化进程,提高工作效率和服务质量,建设节约型校园,学校决定推行学校无纸化办公方案。一、除上行文(请示、报告)、涉密文件以及学校规章制度、工作计划、工作安排、工作总结等只印制少量纸质文本上报或存档外,其他各类文件或文书材料,分别通过办公OA系统发布。一、各类文件、通知、信息,原则上一律使用公司OA系统、邮件、ATX和微信。 二、各类会议原则上不再发放会议手册,只印制少量纸质文本。 办公室根据校长室的批示或上级主管部门的相关要求,通过校园OA办公系统转发有关内容和要求,安排和督促相应科室及时进行处理。三、学校发布的所有通讯应做到准确、快捷,同时办公室积极推荐给上级有关单位、部门网站发布。四、学校计划、总结、周重点工作安排以及各部门计划、总结,除存档外,不再印发,一律上校园网,教职工在网上查阅。五、学校及部门工作资料除以文字档案形式留存外,还应建立规范的电子档案系统。六、全体教职工要逐渐养成上网习惯。 每天早晨上班,要首先浏览校园网,了解学校工作安排。学校临时通知还需大家相互转告。眼下,学校无纸化办公解决了办公管理的自动化、科学化、无纸化无疑成为学校实现教育现代化的重要体现。然而,由于功课/场室安排、学生德育、技能考核、教师管理等 等因素,使得学校的管理工作负担不断加重,因此,寻求有效解决方法成为各大院校的重中之重 。五、工作要求 1、从2011年3月1日起,委内呈批件及通知、通告、会议活动、领导工作日程安排等采用电子文 档流转后,机关工作人员工作日每天至少登陆两次,及时了解处理相关信息,以免延误工作。 2、为保证电子政务协同办公平台的正常运行,防止因办事环节中人员出差、出访而延误审阅、 审批时间,办公室将通过办公平台实行文件收发短信提醒。 3、委内会议通知将采用协同办公平台短信提醒,机关工作人员应每天打开门户网站查看相关信

如何在基层部队推行无纸化办公

2012.9 44浅析如何在基层部队推行无纸化办公 王洪娟 褚海洋 61251部队 河北 066102 摘要:本文主要分析了无纸化办公在推进部队的正规化建设中所出现的一些问题及改进措施。无纸化办公的许多工作和问题都是第一次遇到,许多工作是“摸着石头过河”,“应用”问题必将是一个头等重要和长期存在的问题,工作方式和工作习惯的改变也是一个渐进的过程。 关键词:网络;信息;无纸化办公 0 引言 随着计算机及网络技术的飞速发展,Internet/Intranet 应用在全球范围内日益普及,当今社会正快速向信息化社会前进,信息系统的作用也越来越大。作为一支现代化的军队,更是加快了信息化建设的步伐。从最初的网络基础设施建设,到各种软件平台的制作,各个单位都投入了大量的财力、物力、人力,建立符合自己单位特色的无纸化办公系统。基本实现了文件发布、各类信息传递网上传输,达到了提高工作效率,降低办公成本的目的。但是从部队自身建设实际出发,无纸化办公还无法完全取代纸质办公。为促进基层部队无纸化办公的提高和改进,下面笔者结合自身实际工作,以某基层部队数字化营区建设实际情况,分析一下如何在基层部队推行无纸化办公,希望给正打算或正在建设无纸化办公系统的兄弟单位一点建议。 1 无纸化办公的目的和意义 无纸化办公是一种基于互联网且能够集成在门户网站上的信息管理和办公自动化一体的网上办公系统,能够实现使用单位的办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化,高质量、高效率的信息服务系统。通过对各办公要素的闭环整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合管理,提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台,以实现办公自动化。 1.1 整合资源 通过网络技术将部队的人力资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管 理使用,实现各种资源的互相促进和增值,形成正规、科学、开放的制度和文化,保持部队旺盛的生命力,使其健康持续的发展。 1.2 加快信息流通 领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节。所有官兵的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到部队首长,便于及时发现问题、改进过程和发现人才。广大官兵能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流,建立融洽的官兵关系和军营文化。 1.3 规范办公流程 建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,使工作流程化,流程标准化,标准规范化,让单位充满活力,让各级主官明确责任,分明权限,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应。 1.4 提高办事效率 有效协调多部门之间的协同工作问题,实现高效协作办公,各级主官能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况,跟踪监督,提高执行效率和力度。 2 某部无纸化办公案例 2.1 建设情况 按照军队保密管理规定,无纸化办公系统现主要依托于办公局域网。从视频监控系统到周界防卫系统;从物联网管理系统到水电暖管控系统;从消防报警联动系统到模拟训练系统;从即时通信系统到电子图书管理系统等。无纸化办公

企业无纸化办公实施管理办法(试行)

***************公司 无纸化办公实施管理办法(试行) 公司各单位、各科室: 为适应现代化企业发展的需要,倡导低碳办公理念,节约办公成本,最大限度减少一次性办公用品消耗,全面提升办公效率,经公司董事会研究决定,积极利用现代网络信息化等手段,在公司逐步全面推行无纸化办公。根据《党政机关厉行勤俭反对浪费》条例等规定,制定实施管理办法如下: 一、组织管理机构 组长:**** 副组长:****** 成员:********* 领导组主要负责公司无纸化办公的统筹规划工作。具体由办公室牵头,企管科、招标办配合做好组织实施、宣传发动、技能考核、监督执行等工作。 二、实施步骤 这次公司推行无纸化办公将循序渐进、由点到面逐步实施。有计划、有重点、有目的统筹抓好以下四个阶段工作。 (一)宣传发动,营造氛围(2月20日-3月31日) 通过早会、微信、宣传栏等途径宣传公司推行无纸化办公。各单位负责人要深刻认识实行无纸化办公对节约办公费

用、提高工作效率、建设节约型企业的重大意义,高度重视并积极配合推进无纸化办公工作。 (二)提高技能,夯实基础(4月1日-5月31日) 工作组对各业务科室人员的电脑办公操作熟练程度进行一次全面的摸排,分批次进行考核,考核通过允许继续上岗,考核不合格的员工,自身要通过向同事请教、自学等方式提高操作熟练度,直至考试通过。确保科室全员都具备基本的电脑办公操作技能。 (三)试点推行,完善办法(6月1日-11月30日)在个别单位或部分科室先行试点无纸化办公,并收回试点科室的所有打印设备。通过试行,对出现的与实际工作不相符的条款进行完善和变更;定期召开科室负责人工作研讨会,针对无纸化办公具体操作细则进一步完善,为全面推行提供可靠保证。 (四)全面展开,形成长效(12月1日-12月31日)在公司各单位、各科室全面推行无纸化办公,并严格按照实施管理办法有关规定进行操作。各科室负责人对本科室无纸化办公负责,工作小组全程监督各单位、各科室操作规范,并对违反操作规范的行为和个人进行相应处罚,并将无纸化办公执行情况纳入到每月的绩效考核当中。

办公自动化的建设与管理

办公自动化的建设与管理硬件条件已经具备,技术条件已经成熟,现在我们要做的工作是将先进的管理模式和工作方式引进来,把先进成熟的计算机和通讯技术与各企业实际相结合,逐步建立一个高质量、高效率、信息化、智能化的办公系统,提高办公效率,减轻工作人员和工作负担,节约宝贵的办公经费,适应新形式下的企业办公的要求。 一、办公自动化概述 办公自动化的建立其目的是:通过先进成熟的计算机和通讯技术手段建成一个高质量、高效率、智能化的办公系统,为企业领导决策和日常办公管理提供信息服务,提高办公效率,减轻工作人员的工作负担,节约宝贵的办公经费,改变传统的管理思路和管理模式,提高管理人员和工作人员的素质,从而实现企业的电子商务化、办公无纸化、决策科学化。 计算机办公自动化系统是基于大型数据库、文档数据库、电子邮件、远程通讯以及Intranet 技术的一个数字神经系统,它是一个包括知识管理、电子政务、业务运作的综合管理系统。通过这个系统最终实现了本单位与上级、下级单位之间的公文运转、信息交流和信息共享,实现本单位与来往客户之间的快速有效地信息交流,快速有效地接收各种上级机关文件、下级单位的上报信息,组织、协调电子政务系统内的各种信息,方便、快捷地获取其所需用户的信息,为领导决策和工作人员日常工作提供可靠的信息和服务。 二、企业办公自动化现状 本地企业计算机应用的历史已经大大落后于现代计算机应用的基本要求,这一现象的产生其原因不在于计算机硬件设施的落后,制约企业办公自动化的因素是各级管理人员对计算机办公自动化的认识不足,观念陈旧、培训不力、管理不善。 1、对计算机及其应用体系的认识不足,导致对计算机本身及其功能的闲置,造成单机使用的工作效率没有达到应有的水平。不少计算机应用大多只局限在对文字和表格和简单处理上,而与我们工作紧密相关的数据管理和查询、计算机通讯和管理、图文混排和文档管理等方面的功能,没能有效地运用于实际工作中。 2、认识不足造成了对计算机应用及其管理的观念陈旧,网络建设的目标不明确。我们对计算机的认识不能只局限在一种工具上,计算机的应用已经动摇旧的工作方式和管理模式。计算机技术、网络技术已经渗透到日常工作中,大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大,涉及到的部门、合作单位越来越多,传统的手式处理方式、通讯方式和信息利用方式已不能满足现代的需要,影响了领导的决策和业务的发展,迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源,实现办公信息化,加快信息的流通与有效利用,同时对管理和辅助决策分析系统要加大投入,使计算机系统建设从数据处理阶段上升到信息资源利用的高度。 3、许多企业培训工作不到位,导致了工作人员对计算机软件的应用程度不高。在以往的计算机培训中,在培训方式和内容上存在很多误区和盲区,其结果是培训工作走了很多弯路而且流于形式。 从培训方式上看,脱离上机操作而用讲台授课方式传授计算机操作技术是一种脱离实际的一种玩笑;从培训内容上看,不能传授最新的最基本的应用软件操作,而去注重计算机理论的考核,是一种对人力、物力、经费和时间的浪费,毕竟我们不用去生产开发计算机,我们只需要会操作应用就行。

无纸化办公会议系统方案

无纸化智能会议系统解决方案Solution for paperless intelligent conference system 河南讯谷科技有限公司

目录 contents 一、项目需求分析 (2) 1、项目背景 (2) 2、客户需求 (3) 3、无纸化会议趋势 (5) 4、系统建设目标 (5) 二、总体介绍 (7) 1、设计原则与依据 (7) 2、设备选型总体原则 (7) 3、方案组成部份 (8) 三、总方案图 (9) 四、无纸化会议系统 (10) 1、系统简介 (10) 2、全新概念的会议流程 (12) 3、产品优势 (19) 4、软件功能介绍 (20) a)会前准备(会议管理者登陆后台管理界面后进行,需用户名和密码) (20) b)会中功能 (21) c)会后归档 (28) 5、系统链接图 (29) 6、技术参数 (29) 7、案例图片 (31)

一、项目需求分析 1、项目背景 “无纸化会议”最早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出,它用全电子模式运作非政府机构委员会,是努力提高委员会工作效率,改善工作方法的举措之一。同年5月5日,联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”,每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日,联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。 纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统,从系统外观来看,好似小型一体化电脑,集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身,能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作,无需分发大量的纸质文件,使与会者真正告别了纸质材料。 我国国家领导人在多次会议上强调,要以高度负责态度应对气候变化,加快经济发展方式转变和经济结构调整,抓紧研发和推广低碳技术,深入开展节能减排全民行动,努力实现“十一五”节能减排目标,践行相关国家承诺。 在两会期间,全国政协办公厅新闻局负责人表示,本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品,主要通过委员办公系统平台及官方网站发布,仅此一项,可节省会议支出约200万元。 造纸用纸必要砍树,在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统,不光是在厉行节约、提高会议效率,更是“生态绿肺”的福音。 无纸化会议是一种全新的会议模式,它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程,为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。 传统会议模式面临以下几个方面的挑战: 办会效率低:为举办一次会议,会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如:协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成,需要多人投入大量的精力,但可能由于疏忽,造成会议的组织不圆满。 参会人员累:由于采用纸质的会议资料,参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容,有时还可能出现遗漏;由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式,会议过程枯燥,尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想;多人汇报时,为了使用投影仪,频繁换座位,

办公自动化运维方案

办公自动化系统运维方案

目录 1运维服务概述 (4) 1.1运维服务原则 (4) 1.2运维服务目标 (4) 1.3运维服务方式 (4) 2运维服务流程 (6) 3运维服务计划 (8) 3.1服务承诺 (8) 3.2运维响应时间 (8) 3.3运维服务内容 (9) 3.3.1应用系统维护 (9) 3.3.2数据维护 (9) 3.3.3代码维护 (9) 3.3.4硬件设备维护 (9) 3.3.5机构和人员的变动 (10) 3.4运维实施措施 (10) 3.4.1 日常系统日志监测 (10) 3.4.2 系统和业务数据备份 (10) 3.4.3 服务器和数据库监测 (10) 3.5质量保证措施 (10) 3.5.1 质量计划编制 (11) 3.5.2 质量保证 (11) 3.5.3 质量控制 (11) 3.6培训计划 (12) 4人员组织保障 (13) 4.1人员组织架构 (13) 4.2驻场人员培训 (13) 4.3人员保障措施 (14) 5应急服务响应措施 (15) 5.1应急基本流程 (15) 5.2预防措施 (15) 5.3突发事件应急策略 (16)

6运维服务管理规范 (19) 6.1行为规范 (19) 6.2现场服务支持规范 (19) 6.3问题记录规范 (19)

1运维服务概述 我公司在售后服务方面具有业界专业的团队,技术精湛、服务优质。拥有多年售后服务经验,深刻了解用户对服务的需求,灵活的故障响应机制。售后服务内容包括现场技术支持、电话技术咨询、网络技术协助、定期巡检、数据维护、人员分类培训等。 1.1运维服务原则 我公司以研发出切实满足客户使用需求的产品为原则,以“顾客就是上帝”为服务宗旨,特别注重对新老客户的服务质量。我公司建立了系统的客户回访机制,定期回访客户,了解客户使用情况。总结客户对我方服务建议、积极改进服务方式,在产品与服务中做到业界一流水平。 1.2运维服务目标 以“零故障”为售后服务目标,制定切实可行的办公自动化系统售后计划。一但系统出现故障,保证在最快的时间内排障。保障系统正常运行,不影响客户使用。 1.3运维服务方式 我公司将成立专门的软件支持和维护小组,负责软件运行维护过程中的技术支持和故障排除工作。该小组由资深的行业工程师和技术专家组成。我公司对项目单位提供旨在提高项目单位的系统可用性的持续支持服务,服务内容包括热线服务、全面性程序服务等。在项目运维过程中,我司有3至4名有相关经验的技术人员在现场提供服务,我们主要以上门现场服务方式为主,以热线服务及电子邮件方式为辅。 现场服务:在项目运维期间,安排技术专人在现场指导使用人员的操作,现场排除系统运行过程中出现的软件故障; 热线服务:我公司设有热线电话,每周7天×24小时由专业技术人员职

无纸化办公会议系统设计方案

XXX无纸会议管理系统 设 计 方 案 目录

第一部分前言 第二部分系统简介 2.1 XXX无纸化会议系统特点 2.2 软件功能介绍 2.2.1 会议资料上传管理 2.2.2 会议资料浏览管理 2.2.3 桌面共享管理 2.2.4 其它功能 第三部分XXX硬件配置 3.1 客户端配置 3.2 服务器配置 3.3 工业电脑和商用电脑的区别 3.4 使用键盘和触摸屏的区别 3.5 实际视频图像的播放与控制 3.6 系统流程图

第一部前言 XXX无纸化会议系统是一个基于客户--服务器的会议室文件分配与共享软件,他具有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性,以工作流技术为中心,为会议系统提供了规范、完整的文件分配和共享,自动化处理和无纸化会议。 本软件设计标准基于用户的最终目标,本软件的设计遵循如下设计标准: 1 安全可靠性原则:本软件将承担实时性、安全性较高的电子信息文件的分配与共享业务,要求硬件平台与软件平台具备高度的安全可靠性,在系统的设计上,采用技术手段与管理手段结合的解决方案。 2 规范性原则:遵循各级政府机关的办公规范,统一的国家规范公文格式及严格的事务流程。 3 先进性原则:本软件采用的技术,将在相当的时间内保障技术的发展能力,具有良好便捷的升级能力,选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品。 4 开放性原则:本软件的发展将是连续的,系统将提供开放的接口设计,保障系统的平滑连续性扩展。 5 统一规划分步实施:明确项目的总体目标和阶段性目标,分步实现,并保证系统的统一性。 6 扩展性:本次设计提供系统扩展性确保未来系统扩展及二次开发,以适会议室文件分配与共享流程的变化与进展。

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