实用公司管理制度大全
实用管理制度大全
1.行为规范制度
2.招聘制度
3.岗位聘任制度
4.考勤制度
5.费用开支制度
6.合同管理制度
7.财务规定制度
8.福利制度
9.车辆管理制度
10.档案管理制度
11.寝室规定制度
行为规范
一、 着装方面
1、 在每天早上上班的头十分钟内，每位员工必须检查衣着及仪容
仪表和个人区域的卫生整洁情况。所有员工上班应衣着正式、 搭配
得体、从头到脚请适当修饰。注意个人清洁卫生，一天一换。
2、 男士除七、八两月外，一律着西装、西裤、领带及正规衬衫和
皮鞋。每月修理鬓角一到二次。
3、 女士一律着职业化服饰，化淡妆。
二、 维护整洁
1、 公共卫生由公司请专人打扫，请各位同事自觉维护干净、整洁
的办公环境。
2、 每位员工必须负责所分配文件柜的内外整洁，并保持柜门的关
闭。下班时要收拾整理好桌子的文件，资料等整齐地摆放在桌上，将
文件柜上锁，将当天的垃圾清理掉。员工的工作日记和重要文件等在
下班后或人离开办公室后都必须锁进各人的抽屉和文件柜里。交一把
备用钥匙给行政部保管。
3、 员工离开办公桌或会议室，必须将所坐的办公椅收回桌子放
好。
4、 注意保持地面干净，若有东西掉落地面应及时处理。
5、 在使用了传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，该
使用者必须马上处理，或扔掉或收作草稿纸；传真后的稿件，发传真
者必须立即拿走。不能堆放在传真机和复印机上面或附近。
6、 保持衣柜次序，各位员工请及时整理各自衣物，如需在公司换
鞋，请将需更换的鞋子用鞋盒装好。雨披请用袋子装好，不得随意堆
放。
7、 办公室内必须保持安静，不得高声谈话，通电话时也必须注意
音量，不能影响他人工作和公司整体形象。互相之间的交谈保持1米
的距离以内。
8、 有商业推销上门，若无意接待，请立即回绝，不要纠缠。若有
意接待或客户来访，请在门口洽谈室或会议室里会谈，但也须注意音
量，不允许在办公区域里接待。办公室专门安排人员送茶水等。接待
完客户或会谈结束后，由与会者中职位最低的员工收拾整理好桌椅、
资料及杯子等。
三、公司的财产和财物
1、 员工应爱护公司的财产和财物，包括电脑、打印机、复印机、
传真机、打字机、碎纸机、手机和电话机等，必须爱惜使用。如有损
坏，照价维修、照价赔偿。公司发的文具等，如计算器、笔、本子等，
员工必须保管好。如有遗失，自己负责原价补回。
2、 电脑
及打印机的清洁及一般的维护由在座使用的员工负责。每
天最后离开办公室的员工应注意将每台电脑、复印机和打字机的电源
关掉。
3、 电脑的日常维护由在座使用的员工负责，另有专人进行电脑的
维护。
4、 公司的电脑、传真、打字机以及复印机原则上不能用于私人用
途。若有特殊原因，须事先提出。
5、 公司配备的手提电脑不能擅自带回家中使用。
6、 原则上不能将非本公司成员带来本公司，更不能随意使用公司
的电脑和资料等。如有特殊情况，必须事先汇报同意。
7、 公司所购的书籍资料等，由行政部指定的专人（前台）进行登
记、编号，并盖上公章。若要借阅，须事先在行政部办理借阅手续，
最长期限为2周，超出期限请续借。
8、 报纸由前台管理，报夹上保留当周的报纸，当天的报纸不得缺
失，每周对旧报纸进行一次整理，放入指定地方。
四、通讯和快件
1、 公司电话和手机不能用于私人通话，家在外地的员工每两周可
在休息时间与家里通话一次，原则上不超过5分钟。平时的通话（包
括手机和有线电话）都必须长话短说，言简意赅，清楚明了，控制音
量。
2、 尽量用IP发送国际传真，非特殊原因不能直接发送国际传真。
每次直拨国际传真和国际电话由各部门经理签名批准，在固定登记本
上登记，注明收件人名址及页数等。
3、 由公司安排专人在每天下班前将当天传真报告打出，用透明文
件夹装好放在传真机旁边，以便各业务员查看。每月的传真报告由专
人管理，及时整理、回收。
4、 寄国际快递包括EMS、UPS、DHL等，由行政部安排专人统一收
发并登记，寄出之前必须经部门经理签字。国内速递也由行政部统一
收发并登记，国内重要快件使用签收回执，确保快件安全。所有寄到
公司的快件都由行政部签收（周末或节假日送来的快件由加班人员或
在办公室的员工负责签收），并在专用交接本上登记后交给收件人，
并请收件人签收。发票和回单拿来时，经手人必须认真核对清楚后再
交给财务统一支付。
五、日常工作
1、 例行工作
1．1． 样品的堆放，各业务员在得到样品后，请将样品放入指定
的柜子。样品建立跟踪系统，电子部和化工部分别安排专人在各自的
样品本上登记，注明客户名称、样品型号和数量、样品来源、邮寄号
码等，以备查询。付费样品须注明情况和目的地。
1．2． 快件单子、各类信封和报销凭证，各位员工使用好后请放
回指定的抽屉，不要互相混淆。
1．3． 公司员工应注意将个人物品、资料，重要文件等置放
妥当。
严格遵守与公司签订的保密协议，不得以任何方式将保密内容泄露到
保密范围以外（包括公司内部员工）。
1．4． 前台接待人员应严格把关，不让无关人员进入公司。
1．5． 公司员工接待外来客人时，一般安排在会议室，进入办公
室应有人陪同，并注意不让其随意走动、坐在位子上翻看各种文件资
料或使用公司电脑。
1．6． 公司各类印章由行政部管理，印章须加锁保存。印章原则
上只允许在办公室使用，未经批准，任何人不得将公章带出办公室。
使用印章必须登记，详细注明用印事由、数量、申请人、用印日期。
1．7． 为提高员工体质，公司将不定期举行全民健身运动，如无
特殊情况，都必须参加。
2、 业务工作
2．1．每月5日前交上一个月的工作小结，由总经理安排召开部门例
会，化工部和电子部各向总经理提交报告，若遇到连续出差，可以再
顺延三天。
2．2．开展新业务之前，必须提交一份客户的资信调查报告给总经理，
包括商业信用、有效商业信息及银行信用等。并且交给财务部。
2．3．为防范风险，公司对信用证实行统一管理。业务员收到信用证
后先仔细审证，尽量避免对我方不利的因素。财务部对信用证进行登
记复印一份交给财务统一管理并由财务再次审核。
2．4．所有与客户往来的重要函件，包括电子邮件和传真等，都必须
抄送一份给总经理。
2．5．所有单证、单据的审核包括提单的确认等都必须经过两个人的
双重审核方可放行。
2．6．每个人把自己手头的文件，按每个客户做成一份文件夹，里面
的文件按时间顺序排列，日期最近的放在最前面。每年年初将上年度
前半年的文件整理成档案盒，里面的文件排列顺序与文件夹相同，交
到行政部统一保管。
六、电话举止
1． 电话铃响时总机接线员须及时转接，接转电话时，看清对方要
找的人在什么位置，再帮他转到就近的分机，不需要再大声提示这个
人。其他人员不要在总机处接听电话。
2． 尽量向对方传递尊严和礼貌的训练有素的声音。对对方谈的事
情要表示出兴趣，以清晰的声音回答。绝对不要提高嗓门。
3． 在电话机旁常备有便笺和笔。如果有必要让对方稍等，要有礼
貌的告诉对方。或者一定要花一些时间寻找所需的信息资料时，应询
问对方是否由你回电，若对方不愿挂断，可以轻轻将话筒放在稳定的
位置，以免对方听到一些不舒服的声音。
4． 替同事接电话时，如果对方要找的人不在，先弄清该同事大致
不在的时间长短，再问一下对方是否愿意等待，或留下口
信或回电，
绝对不要告诉对方此人上卫生间之类的语言。如同事出差，不要将出
差的地址和目的等详细情况告诉对方。
5． 记录口信应尽量逐字逐句记录下来，记录下来电者姓名、电话
号码，来电目的及其他信息。不要着急，耐心听对方讲话，如果对方
的话不太理解，可以请求对方重复一遍。登记在电话记录笺上，写明
应接电话人姓名，来电者电话号码等，最后是记录者的签名。
6． 筛选电话时，要机敏和蔼，以免激怒对方，注意讲话的方式。
对方告诉你后，与要找的同事或领导商量一下，是要回避还是立刻接
通。此时要注意按MUTE键，以免对方听到你们的对话，否则是非常
不礼貌的。
7． 当接电话的人有客户来访或与领导谈话时，可以帮忙接听或为
其记录口信，不要将 此人叫出来接听电话，否则对客户和领导是
不礼貌的。
8． 打传呼时请将回电的分机号码告诉传呼小姐，减轻前台工作
量。 如果打的是自动台， 请及时通知总机，并告知总机被传呼人的
姓名，以便总机准确处理。
招聘制度
一、招聘原则
1． 公开、公正原则。
公开、公正的原则是保证引进人才质量的前提条件。在招聘工作中，必须
做到计划公开，岗位公开，要求公开，考核和评价标准公正。
2． 平等和竞争原则
择业面前人人平等，必须杜绝因为地域、民族、单位、学派等不同而带来
的歧视现象。考核过程中引入竞争机制，原则上每个岗位应有五人以上的
应聘者。
3． 回避原则
公司允许员工向公司推荐人才（一般来说亲属除外），但应遵循回避原则，
面试考核人员不应与应聘人有特殊关系。如果遇有同学、朋友等来应聘，
面试考核人员应主动回避。保证被推荐人和其他应聘者在同样的标准下接
受考核。
4． 保密原则
招聘考核人员必须注意自身言行，严守公司机密，在招聘过程中，妥善保
管公司有关资料文件。另一方面，招聘考核人员还应为应聘者严格守密，
不准将应聘者情况随意透露给他人。
二、招聘主管部门
行政部为公司负责招聘工作的职能部门。
三、招聘申请
1． 公司各部门根据业务发展，工作需要以及人员使用状况，填写员工招聘申
请表，报行政部。
2． 行政部根据各部门汇总情况，提出公司招聘计划，报总经理批准。
四 ．招聘程序
1． 由行政部组织招聘组负责对人员进行筛选，至少由二人组成。
2． 初选：行政部对所有应聘材料通览后，挑选基本条件合格者，发出面试通
知。
3． 面试：由行政部组织对所有参
与面试人员进行初步考核，填写面试记录表。
考核其基本素质、品质等。主要考核内容包括：个人修养、工作责任心及
敬业精神、工作稳定性、工作环境的适应性、分析判断能力等。
4． 复试：由总经理对初步考核合格者进行复试。
5． 实习：由行政部安排所有复试合格人员按专业分别到各业务部门进行1~2
周的实习，由负责培训的副部长安排具体工作。实习结束后，实习人员提
交实习报告，副部长征求本部门各位成员的反映后提交一份评估报告，两
份报告交总经理和行政部作为是否录用的参考，并由行政部向其所在院校
了解情况。
6． 录用：综合考虑用人部门的考核结果等，经总经理批准后，对合格者发送
录用通知单。
五、录用
1． 发出录用通知。
2． 应聘者接到录用通知后，到指定医院体检。如查出有严重疾病，取消录用
资格。
3． 应聘人被录用，如在发出录用通知15天内不能正常报到，可取消录用资格。
特殊情况经批准后可延期报到。
六、试用及正式录用
1、 新进员工携录用通知书和其它人事档案材料等到行政部报到，按行政部指定
到用人部门报到，开始三至六个月的试用期，签定劳动合同。特聘人员经总
经理审批可不实行试用期。
2、 员工试用期满，由本人提交转正申请，经用人部门负责人审查并签署具体意
见后送行政部汇总，上报总经理审批。
3、 签定正式的劳动合同，合同最低年限视员工岗位职务等因素而定，一般员工
为三年、主管以上管理人员为五年。所有劳动合同须经公司总经理签字后方
可正式生效。
七、解除劳动合同
1、公司因下列原因，可对有关员工解除劳动合同：
1．1．员工因本人业务、技术水平等原因，经考核不能胜任工作要求；
1．2．员工因违反国家法律法规和公司的规章制度；
1．3．员工因劳动合同趋于届满；
1．4．员工在劳动合同期内提出辞职。
2、 解除劳动合同可由员工或公司各方提出，必须于离职前一个月提出。
3、员工辞职时，应向其所在部门提交书面申请，经所在部门和人力资源部经理
签具意见后，报总经理批准后，开始办理辞职手续。
4、离职人员应在一周内交还所有公司物品，结清帐务，办好工作交接手续：
4．1．向所在部门就自己的工作近况、详细客户档案（包括国外客户和国内
生产商）、所有出货情况、接手的所有单证和财务票据等，制成一份书
面的交接清单，由离职人员、公司指派的交接人员和部门经理三方做
完整的交接工作，并
在交接清单上签名确认。
4．2．辞职者除私人物品外，不得带走属于公司的任何东西，包括工作笔记、
公司的文件资料书籍等，还有其它公司发放的办公用品：如电脑、通
讯工具、计算器、名片等，以及办公桌、文件柜和公司大门等的钥匙。
所有公司物品交行政部签收。
4．3．入住公司寝室者还必须完成其私人物品的搬离，并交还所有公司提供
的用品，由公司指定人员进行交接工作，签收交接意见。
4．4．财务部负责清点离职人员的所有财务款项，离职人员必须还清所有支
款欠款等。完成4.1.到4.3.以后，结清离职人员应得的工资款项，并出
具结算证明。
4．5．所有交接清单和证明等必须附在离职申请表后面作为离职手续齐全的
凭证。
5、重要涉密岗位员工辞职，必须作出书面承诺，保证不对外泄露公司技术秘密
及商业机密。
6、行政部经理审核其离职手续齐全后，将其人事档案调出，正式允许其离开。
聘任制度
为规范公司劳动人事管理制度，形成公平竞争、奖惩分明、合理流动的用
人机制，特制定本办法。
一、岗位设定
本公司根据自身情况，设立以下岗位级别：
行政级别 岗位级别
.. 高级管理人员 —— 总经理
.. 中级管理人员 —— 副总经理、总经理助理、部门经理
.. 主管级 —— 业务经理
.. 一般员工 —— 业务主办、业务助理
二、岗位聘任原则
1． 坚持任人唯贤，优化组合结构。
2． 公司调配方案与个人业务专长和意愿相结合。
3． 公司每年举行在职员工的岗位级别评定，相同岗位级别可根据评定结果享
受不同行政级别待遇。
4． 岗位聘用期限须短于或等于员工劳动合同期限。
5． 各部属人员聘用由各部门经理提出，报行政部审核，由公司总经理批准。
6． 公司中级管理人员由公司总经理聘任或解聘。
考勤制度
一、公司实行五天工作制，工作日为每周一至周五。
二、日常考勤管理由行政部具体负责。员工上班实行刷卡制度，行政部同时进行
手工考勤，迟到者在做出合理的解释后方可补刷卡。
三、迟到（早退）时间在十分钟以内者，每次处以罚款150元。迟到（早退）十
分钟以上者，即视为旷工半天。每旷工一天，扣除当月奖金。全年累计旷工
时间超过五天或连续旷工超过两天又不能作出合理解释者，予以辞退。
四、遇有特殊原因而不能及时赶到公司，应先打电话向行政部经理请假，同时报
告本部门经理。事后需作出书面的解释，经本部门经理、行政部经理批准后，
可按事假处
理。
五、员工在上班期间因公外出，应先向本部门经理和行政部经理报告，并征得同
意。
六、员工出差必须事先经所在部门经理安排同意后，并将事由、目的地及所需时
间上报给行政部经理。
七、公司原则上不鼓励加班。主管级以上加班，不发加班工资，可用于平时调休。
一般员工因工作需要安排周六、周日或法定节假日加班的，应事先填写加班
申请单，经部门经理审核同意，由行政部经理报经总经理批准，并告知行政
部登记出勤，最后交财务部备案。加班以半天为最小单位。
八、主管级以上人员的调休必须经过本部门经理和行政部经理的同意。
九、员工因病、事需请假的，应提前填写请假申请单，注明事由和期限，报行政
部审批。中级以上管理人员报总经理审批，经批准后将申请单交行政部统一
备案。特殊情况下才允许事后补办请假手续，但必须有合理的解释。休假完
毕到行政部办理销假手续。
十、员工请假在一个工作日以内（含一个工作日）的，由本部门经理和行政部经
理批准；二个工作日以上（含二个工作日）的，必须经总经理批准。中级以
上管理人员请假，一律由总经理批准。
十一、 员工请事假按小时计算，累积一个月事假超过7小时（即一个工作日）
的，以年假相抵，国家规定的各种假期除外。
十二、员工病假应附医院有效证明。月病假时间超过五个工作日以上（大病住院
除外），每超出一天扣除30元（国家规定的各种假期除外）。
十三、国家法定节假日按国家有关规定执行。
十四、行政部每月月底对该月所有公司员工的考勤情况进行统计，统计结果交财
务部，作为该月一般员工加班工资发放的依据和业务经理级以上员工调休
的依据。加班工资评定如下：
*双休日加班，加班一天发给日工资的100%；
*节假日加班，加班一天发给日工资的150%。
*晚上加班，公司提供当天价值10元的晚餐一份，不记加班工资。
*日工资按每月22个工作日平均计算。
十四、本规定如与集团总纲规定有抵触的，按本规定执行。本规定未及之处，按
集团总纲规定执行。
费用开支及报销
一、 支款规定
1、 任何款项的支出必须由总经理签字同意方可生效，每次支款数额根据工
作需要测算。
2、 每位业务员一年可以支取1000元的出差备用金。
3、 上一年的支款挂帐，必须在年底奖金中扣除，否则，从每个月的工资中
扣回。
二、出差报销规定
1、出差住宿规定按以下规定执行，若有特殊情况或超标等，必须事先取得
总经理同
意。住宿超标的可以相互抵补，但只限于当次出差的抵补。节
约和超标部分按规定报销。一个人出差时选择入住单人房，两个人（同
性别）必须入住一间标准房，以减低费用。不同级别的人入住一间房时，
按高级别的标准报销。参加会议或展览期间可以选择入住三星级宾馆。
到横店出差一律入住度假村或旅游大厦。
1．1． 国内出差住宿费：
副总经理以上级——国内一律不能超过320元/间，沪、京、穗以
及经济特区不得超过360元/间；
业务经理 ——国内一律不能超过240元/间，沪、京、穗以及经
济特区不得超过280元/间；
业务主办和
业务助理 ——国内一律不能超过200元/间，沪、京、穗以及经
济特区不得超过240元/间。
1．2．国内出差伙食补贴省内40元/天，省外一般地区45元/天，沪、
京、穗以及经济特区60元/天，因公请客吃饭的当天不得再领取
出差伙食补贴。出差期间，如不报销住宿费，按每人每天标准住
宿费的一半补贴给个人。
1．3．国内出差可采用以下交通工具：
* 中级管理人员（部门经理级以上） ——双飞
* 主管级管理人员（业务经理） ——一飞一卧
* 一般员工（业务主办和业务助理） ——双卧
除非领导批准或特殊情况，一般不能乘坐出租车。报销的出租车
票上必须注明起始地点、日期和乘坐原因等。
1．4．国外出差住宿费及补贴按照浙江横店进出口有限公司标准。
备注：
（1） 以上出国住宿费为业务员的标准，助理级的住宿标准按国内出差
住宿费规定的助理级与业务员级的比例计算。
（2） 出国或回国的当天，飞机的里程时间在3小时以内，可领取一半
的补贴；里程时间在3小时以上，可领取整天的补贴。
（3） 出国前可预支部分出差费用，回国报销时扣除。
（4） 以上为暂行规定，公司将根据汇率的变动，随时修订。
合同管理
一． 目的及范围
1. 为了促进公司对外经济活动的开展，规范员工对外业务往来中的行为，
明确员工在工作中的职责，防止公司蒙受不必要的经济的损失，特制定
本规定。
2. 合同作为明确合同双方权利的义务的依据，具有法律约束力，故凡在经
营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。
3. 合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、
信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要采
取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司授权负责人
同意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。
4.
本规定所指的合同包括国内采购合同、国外采购合同、特许经营协议、
进口合同、出口代理合同以及未列明但与公司业务有关的其他合同，不
包括劳动合同。
5. 公司由法律顾问根据总经理的授权，对合同进行动态监督管理，有关合
同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法律顾问对各部门实
行指导。
二．合同的批审权限
合同原则上由总经理签订，但经总经理授权的可以由副总、总助或其他
负责人签署。总经理的授权方式可以为授权书、电话、传真等。副总、总助
可以签署除总经理审批范围外的其他合同。
如无特殊情况，审批范围如下：
1. 总经理审批、签署范围
A．国内销售合同属于第一次购销或与供方第一次合作，金额在人民币20
万以上的（含20万）；
B．国内销售合同属于经常性购销，金额在人民币50万以上的（含50万）；
C．国内销售合同采购所需预付款在人民币1万元以上的；
D．国外销售合同在5万美金以上的；
2. 部门经理审批、签署范围
A．国内销售合同属于经常性购销，金额在人民币10万元以下，经部门
经理或部门经理以上的人员审核，由业务经理签订；
B．国内其他购销合同由部门经理或部门经理以上的管理人员审核，并批
准签订；
C．国外销售合同2万到5万美金的由部门经理或部门经理以上的管理人
员签订。
3. 业务经理签署范围
A．2万美金以下的由业务经理签订，须由两位以上的业务人员审核。
4. 律师合同附签
上述重要合同在交由上述管理人员签字之前可以由顾问律师附签，以说明
该合同已经得到了法律上的审查。
三．合同订立之前的前期调查
1. 在签订合同之前应当尽可能对交易对方的以下情况进行了解：
A．要求对方提供将其主题资格方面的法律条文，如营业执照，重大的交
易对象不妨到有关公司登记机关查其登记内容；
B．交易公司的背景和相关历史；
C．对交易公司的营运状况进行分析；
D．对交易公司的信用信誉情况进行了解，如过去是否认真履行了与他人
之间订立的合同，是否有欺诈或不讲信用的行为，是否已卷入与他人
的或与国家机关的纠纷；
E．对交易公司的资信了解，包括是否有房屋还是租用他人房屋，相关财
产是否抵押。
2. 所欲签订的合同在经济上的可行性可交由财务部门审核，财务部门有相
关建议的，可以在合同草拟稿中说明，并由会计签名。
3. 以上情况在签订合同之前应尽可能知晓，如果调查了解的成本过高，
可
以在将来签订主合同时加入对方保证条款。
4. 经办人员对以上信息的记录或调查的情况将来与合同原件一并入档。
四．合同的订立步骤
1. 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立书面合同。
2. 合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的，数量和质量，价款或
酬金旅行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。涉及合同对于适
用法律及选用仲裁条款要尽可能选择中国法律及中国范围内仲裁。
3. 在订立合同之前要充分了解对方的状况、目的，双方所处的地位，以采
取不同的方案和对策，在对方商谈过程中要从有利于本公司的程度逐次
引导。
4. 格式化的合同由经办人按合同纸上的要求填写。
5. 重要合同由法律顾问负责拟稿。
6. 拟稿完毕后，经本部门审核后，交由律师进行法律审查，顾问律师根据
法律对合同稿审核并签署意见，之后交由经办人按合同签订权限报相关
负责人签订。
7. 重要合同则再转总经理，非重要合同则直接交印章保管人用印。
8. 法律顾问对合同稿提出意见的、则向经办人说明情况并退回。经办人要
求通过的、但法律顾问仍持保留意见的，经办人可以根据层级上报到上
级管理人员，并由该管理人员对合同进行再次审查。
9. 总经理对重要合同稿和有争议合同稿予以审核并具有终审权。
五． 合同的执行
1. 合同在签订之后，原则上整个过程应当由经办人负责全过程的执行，经
办人员要做到对合同的内容、每一个细节要有充分的了解。
2. 当合同在执行过程中出现任何新的重大的事实情况时，经办人应及时地
向部门负责人汇报并及时征求律师的意见，以寻求对策。
3. 合同在执行期间如发生人员变动的，如该人员只是在公司内部变动，则
由该经办人员继续负责，有特殊情况的可以由原经办人向新经办人完全、
充分说明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了解
的地方，原经办人要负责说明。
4. 如原经办人离开公司的，要由其将合同执行的全部资料交接下来，并充
分说明整个合同的执行情况，经该业务部门确认无误的，方可办理离职
手续。
5. 合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交档案保管部门入档。经办人
要对入档材料的真实性负责。
六．入档管理
1. 合同签章生效后，正本由档案保管部门归档，合同有关的业务资料由相
关的业务部门保管复印件，原件有富余的也可持有一份原件。
2. 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确
职责的凭
证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。
3. 档案保管人员应妥善保管与合同有关的资料，包括与之有关的文书、图
表、传真件以及相关单证等。
4. 以上资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。
5. 档案保管人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。
七． 责任
1. 凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司
造成损失的，追究其经济和行政责任。
2. 故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法
律责任。
八． 其他
1. 本规定解释权归总经理；
2. 本规定由公司可根据新情况作出另行规定。
财务规定
一、付款规定
1、 付货款
1．1．该笔业务的业务员接到客户正式订单或信用证后，发货前应先与
工厂签订合同确定价格；发货后，按合同上签订的日期和金额付
款。
1．2．工厂来拿货款时，财务部根据已签订的购货合同、工厂开具增值
税发票、业务员出示的《出货凭证》发票联和付款联、以及总经
理签字批准的《用款申批单》开立支票或汇票付款。
1．1．业务员在收到运费发票后，首先必须核对金额是否与货代协商
的一致，核对无误后签名并注明与哪笔货物相对应，交给财务
部。
1．2．业务员必须在本部门的台帐上登记清运费单价、货物毛重或体
积等相关数据，运费发票交给财务时还需附上有效提单复印
件。
2、 进口付汇
业务员事先向财务部提出申请，附上进口发票和合同，经总经理签字同
意后，统一通过财务会计向付款银行提出申请付汇，由会计登记留底备
查。
3、 开立支票或汇票
4．1．付款前，由该笔业务的业务员认真填写《用款申批单》，清楚写明
收款单位、收款单位帐号、货物单价、总金额、及相对应的收款
单位发票号等，交总经理签字同意后再到会计处付款。如有违反，
第一次扣除150元，再犯加倍，以此类推。
4．2．支票或汇票开出后，首先由会计审查，再由该笔业务的业务员审
查，最后交给收款单位时请其自己再次核查，避免发生不必要的
失误造成不必要的损失；并请接收人签收，以便于以后的核对工
作。否则，按前规定处罚。
二、奖励制度
1、细节另行规定。
三、单据及票据的管理
所有单据和票据等的交接，如交单联系单、押汇申请和水单等，无论是
银行对我们的交接还是公司内部的交接，都必须请对方签收。财务部以
外的其他人员从银行拿回任何单据都必须
先交给汪家莉进行处理。若无
故拖延或遗忘，将处以150元罚款，再犯加倍。
四、登记台帐
每笔业务由该笔业务员负责按照台帐上的要求详细、及时、逐项登记在
台帐本上。若无故拖延或有遗忘、遗漏，将处以罚款；第一次扣除当月
奖金的10%，第二次扣除当月奖金的20%，第三次扣除当月奖金的40%，
以此类推。
五、核对帐目
会计必须每月进行帐目的核对
六、业务汇总
财务部在每月5日交工作小结时将每月的台帐及业务汇总上交总经理，
内容包括当月的盈利或亏损，以便从当年一月到该月的累计。
七、发票
内销和外销的发票必须由财务统一存档制订成册。
八、固定资产管理
每项固定资产逐笔登记编号以便对固定资产进行控制、清点折旧，每年
对固定资产进行盘点（由财务部和行政部负责）。
九、报表
财务部要做好财会基础工作，帐簿、凭证、报表需一致。每月底将报表
报送总经理。资产负债表、现金流量表每月报一次。
福利制度
一、假期
1、 公休假
按国家公休假有关规定执行，春节参照总部规定执行。具体时间和时段安排
由行政部通知。
2、 年休假
公司实行年假制度，工作满一周年的正式员工从满一周年开始，每年有5天
年假，必须在次年的当月前休掉，过期作废；如果员工当年没有休年假，公司奖
励1000元奖金，每增加一年工龄年假多半天，奖金也随之增加。年休假最多累
计不超过10天。
3、 婚假
公司员工符合结婚年龄，由本人申请，经部门经理、总经理批准，省内婚假
5天，省外10天（夫妻一方为省外即可），男女双方符合晚婚的可增加婚假5天。
均不包括连续乘车时间。
4、 丧假
员工直系亲属及岳父母或公婆死亡时，省内丧假3天，省外的丧假5天，均
不包括连续乘车时间。
5、 病假
员工病假应附医院有效证明（出差人员凭当地正规医院证明）。月病假时间
超过五个工作日以上（大病住院除外），每超出一天扣除30元（国家规定的各种
假期除外）。
6、 产假、哺乳假、护理假
按《总纲》有关规定执行。
7、 集体休假
公司组织每年夏季集体休假一次，若无特殊理由，所有员工都必须参加。费
用根据工龄作以下划分：
工龄五年以上——公司为员工承担100%费用，法定家属由员工自己负担大
的交通费和住宿费；
工龄四至五年——公司为员工负担80%费用，法定家属由员工自己负担大的
交通费和住宿费；
工龄二至三年——公司为员工负担60%费用，法定家属由员工自己负担大
的
交通费和住宿费；
工龄二年以下——公司为员工负担50%费用。
8、 出国旅游
作为奖励，公司将为员工提供到国外旅游的机会，根据工龄和级别作以下划
分：
工龄满四年——可到香港或韩国旅游，部长级以上员工由公司负担6000元，
一般员工由公司负担4000元；
工龄满六年——可到新马泰旅游，部长级以上员工由公司负担9000元，一
般员工由公司负担6000元；
工龄满八年——可到欧美旅游，部长级以上员工由公司负担15000元，一般
员工由公司负担10000元。
二、医疗费
按国家医疗保险制度执行。
三、社会保险
公司所有员工均参加社会保障部门统筹基本养老保险和失业保险。
四、手机通讯费
1、总经理助理及以上，每年全额报销手机通讯费；
2、部门经理，每年报销手机通讯费：正部长6000元、副部长5400元；
3、业务经理，每年报销手机通讯费4200元；
4、业务主办，每年报销手机通讯费3000元；
5、实习业务员，每年报销手机通讯费1800元（建议使用“神州行”等储值卡）；
6、业务助理，每年报销手机通讯费1200元（建议使用“神州行”等储值卡）；
7、特殊情况的报销标准报总经理审批确定。
五、公务用品
1、公司为正式员工提供前三年的服装费用，在每年八月凭小票或实物经办公室
或行政部经理审核批准后，集中一次性报销。工作满三周年以后就不再享受
该笔费用。
男士：每年由公司发给每位男士单价不超过150元长袖衬衣4件、单价
不超过120元的短袖衬衣2件以及单价不超过250元的领带1条。
女士：每年由公司发给每位女士单价不超过20元的薄丝袜8双和单价不
超过50元的厚丝袜2双，以及价格不超过840元的服装。
2、公司提供给每位正式员工部分工作文仪：价格不超过100元的名片夹一个、
价格不超过100元的旅行包一个、价格不超过400元的公文包一个。凭小票
或实物经办公室或行政部建立审核批准后，集中一次性报销。
六、住宿条件
1、公司为无住房条件的外地员工提供公寓作为寝室，每套固定公寓可配置总额
不超过3800元的冰箱、洗衣机和电视机作为公用。并为每位入住人员提供以
下生活用品：
*床，一张，限额200元；
*床头柜，一只，限额150元；
*落地扇，一把，限额200元；
*办公桌，一张，限额250元；
*办公椅，一把，限额100元。
2、无住房条件的外地员工如果有特殊原因不能入住公司寝室，经总经理批准可
租房住宿，并由公司每月按级别提供200~250元不等的住房补贴。
3、公司为解决
员工住房问题，另设立住房信贷制度，申请住房信贷的员工必须
工作满三周年、与公司签定三年或三年以上劳务合同。住房信贷具体操作如
下：
a) 工作满三周年的正式员工可以提出贷款申请，按岗位级别由总经理助理
及以上评定后与公司签订贷款协议，经律师公正，将劳动合同续签（服
务年限必须等于或超过还款年限），并以本人的购房合同或房屋预售合同
作为附件备案。
b) 住房信贷的额度划分如下：
.. 业务员及以上 ——6万；
.. 业务员以下 ——4万。
c) 员工从申请了住房贷款的当年年底开始，平均分三年归还给公司一次款
项。若员工在此期间离开本公司，必须将住房贷款连本带息全部退还给
公司方可离开。
车辆管理
一、 驾驶员岗位责任
1． 驾驶员上班时先到办公室签到，若上班前直接出车的，回公司后必须
补上手续。上班时要坚守工作岗位，做好出车前准备工作，随时等候
调派。当接到派车任务后，提前到达用车人员指定地点。
2． 爱护公司车辆，对车辆勤保养，做到车容整洁。雨停后必须马上做好
清洁整理工作，除非有天气预报确定当天内还有雨。 出车前做到三
查，在途中做好例保。做好维护记录，每个月底交给行政部审核一次。
3． 驾驶员必须每天早晨清洁车辆。长途回来，不管多晚都必须做好车辆
的保洁工作。
4． 驾驶员必须服从行政部的调度，做好出车行车记录和里程记录，每周
交给办公室审核一次。
5． 为体现企业形象，驾驶员工作时间必须衣着整洁，举止大方，礼貌待
人，服务从良。
6． 严格遵守交通规则，树立良好的安全意识，做到文明行车。
7． 为保证车辆安全，除领导同意外，业余时间车辆应停放在领导指定的
车库车位。
8． 严格遵守保密制度，对乘车人员在车上的谈话，不乱说，不乱传。
9． 严禁在未经领导同意的情况下，接送客人或办私事。严禁将车辆交给
无证人员驾驶或租借给他人。
二、 小车修理及材料管理
1． 小问题驾驶员可以自己解决的，一律由驾驶员自己修理，如确实无法
自己解决的，必须向办公室说明情况后，方可到维修站维修。若出差
在外发生的修理，也应事先电话报告办公室。
2． 出车在外抛锚时，要积极采取措施及时修理，完成本次出车任务。
3． 车辆修理时，驾驶员在无出车任务的情况下，为保证修理质量，必须
随车进厂。
4． 严禁在车辆修理或购买时拿回扣。
5． 备好管好随车工具，便于出车时应急使用。
三、 申请公务用车程序
1． 各部门人员工作需要用车，必须事先报请部门负责人，交办公室统一
批准调配。
2． 用车申请一般应预先提出，市区用车提前半小时申请，长途出差至少
应提前半天以上，以利于办公室安排调度。紧急事件或特殊情况可以
临时提出申请。
3． 用车完毕，用车人必须在驾驶员的出车行车记录上登记签名。
4． 办公室派车时应考虑事情的轻重缓急，遵循重要工作优先、紧急工作
优先、申请在先者优先的原则。
5． 在不影响工作的前提下，尽量考虑一车多人，提高车辆使用效率。
6． 总经理助理及以上在办公时间公务用车，不必向总经理请示；总经理
助理及以上因私事需要用车，必须经总经理申请批准。
四、 事故处理和能源节约管理
一律按《横店集团总纲》规定执行。
档案管理
为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和
利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。
一． 公司的档案范围
1． 企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工
作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；
职工花名册、人事档案等。
2． 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管
理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品
质量、用户档案等。
3． 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。
4． 企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5． 企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报
告、贸易单据等。
6． 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。
二、公司档案管理体制
1． 公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。
2． 公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并
接受必要的培训。
三、立卷归档制度
1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的
文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。
2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的
往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、
照片等各种形式、载体的文件。
3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：
3．1．按年形成的
文件，第二年上半年归档。
3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。
4．归档要求
4．1．材料完整齐全。
4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特
征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件
分类准确、立卷合理。
4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统
一立卷，不得分散。
4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后
排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与
附件，应正件在前，附件在后等。
4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组
织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。
5．部门归档要求
5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年
立卷。
5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。
5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。
5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号
放在文件袋里。
5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件
量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。
6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步
的整理和局部调整等。
7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。
四、档案管理工作
1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、
内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。
2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。
3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价
值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销
毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
五、档案利用工作
1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级
领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借
阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。
3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息
服务，主要方面为
政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。
寝室规定
为加强公司寝室的住房管理，提高住宿质量，特制定本规定。办公室为公司
住房的职能管理部门，负责管理公司所有住房。
一、 入住人员未经许可，不得任意改变住房结构、布局。必须保持房屋及其
设施的完好无损，损坏按原价赔偿。
二、 严禁在室内赌博、酗酒，不得从事其它任何违法活动。
三、 入住人员必须保持住房整洁卫生，节约水、电等资源。水、电、气等费用由
入住人员自负平摊。
四、 未经同意，非本公司人员一律不得入住。如有特殊情况，必须先向行政部请
示并征得全体室友的同意，方可暂时入住。
五、 入住人员如果不在寝室的时间超过一个月（含30天），必须将房间交回行政
部，由行政部重新分配。
六、 入住人员轮流担当寝室长之职，以每人英文名字的第一个字母顺序轮流，每
人三个月，其他人员必须服从寝室长的安排。
七、 由在任的寝室长安排每周的值班人员，并列出值勤表（交公司一份），定期
打扫公共卫生，包括储藏室、客厅、厨房和卫生间。房间由在住人自己负责。
八、 如在任的寝室长和当周的值班人员出差，事先委托给他人，受委托人应承担
起委托人的责任。
九、 整个寝室要求整齐、干净，无异味。客厅作为公共活动室，请将鞋子收入各
自房间内。
十、 公司财物包括洗衣机、冰箱、彩电、电话等要爱护，出现故障要及时汇报，
及时修理，如因个人行为损坏，由其负责及时修理。
十一、 公司进行不定期检查，公共卫生的责任人为在任的寝室长和当周的值班
人员，如公共卫生情况不好，责任人各处150元的罚款，再犯加倍。房间卫
生不好，处以在住人150元的罚款，再犯加倍。