搜档网
当前位置:搜档网 > 基建物资采购管理办法

基建物资采购管理办法

基建物资采购管理办法

1 范围

为规范和加强物资采购管理,提升采购资源配置效率,控本增效,确保采购物资满足我公司基建需求,特制定本办法。本办法规定了物资采购的职责、采购方式、采购程序等内容。

本办法适用于我公司基建物资采购管理工作。

2 规范性引用文件

《中华人民共和国招投标法》

《中华人民共和国政府采购法》

华电国际物资〔2013〕1420号《华电国际电力股份有限公司物资管理办法》

华电国际物资〔2012〕81号《华电国际电力股份有限公司生产物资采购管理办法》华电国际物资〔2012〕122号《华电国际电力股份有限公司基建物资采购管理办法》3定义

3.1 招标

指招标人(买方)发出招标通知,说明采购的商品名称、规格、数量及其他条件,邀请投标人(卖方)在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。招标分为公开招标和邀请招标。

3.2 公开招标

是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。

3.3 邀请招标

是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

3.4 询价采购

询价采购是指对几个供货商(通常至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。

3.5 竞争性谈判采购

指在一定条件下,通过邀请若干家供货商开展一对一的谈判来确定成交供货商的采购形式。

3.6 单一来源采购

指在一定条件下,直接与特定一家供货商开展的采购方式。

4 职责

4.1 物资采购部

4.1.1 负责我公司基建物资的统一采购及全过程管理,包括物资采购、运输、保管、发放等工作。保证采购工作符合国家政策和我公司规定,切实保证我公司利益。

4.1.2 负责合同谈判,起草合同文本、办理合同审查流转、合同订立及组织合同履行。4.1.3 负责提供供应商名录,管理合格供应商,同工程部共同推荐合格供应商,控制并保证合同价格优势。

4.1.4 控制采购流程,保证采购质量、交货周期和工程进度,满足工程需要。

4.1.5 负责外委加工的全过程管理。

4.1.6 负责废旧物资的全过程管理。

4.1.7 负责全过程物流管理,包括物资的数据库建立和完善,备件技术澄清和审核,库存控

制和管理,采购、运输、接货、进口报关文件申报,入库验收,物资差异跟踪等。

4.1.8负责设备催交催运工作。

4.1.10 负责物资采购管理制度的制订并组织实施。

4.2 计划经营部

4.2.1负责物资招标组织工作。

4.2.2根据合同规定,牵头召集公司有关部门参加承包商采购物资的招标会议,参加承包商采购物资的验证、验收。

4.2.3负责物资采购合同的备案、汇总工作,协助合同争议的解决。

4.3 工程部

4.3.1 负责按设计、施工要求提供工程设备材料清单和技术文件,编写物资采购计划,负责招标文件中技术文件和规范书的编制并提供相关资料,签订技术协议,负责物资的质量验收和安全监督。

4.3.2 负责对工程所需设备和材料的技术验证、验收。

4.3.3 对采购过程提供技术支持,会同设计单位、承包商对技术问题进行阐述、澄清、沟通和协调。

4.3.4 根据物资的技术要求,负责共同推荐合格供应商。

4.3.5 参加合同招标、评标和谈判。

4.3.6 负责设备的监造,参与和配合物资采购部进行设备的催交催运工作。

4.3.7 负责工程物资计划审查提报、质量验收、保管及按标准发放等工作。

4.3.8 有对物资供应商的建议权。

4.5 计划投资部

4.5.1 负责物资采购资金的落实、付款和物资核算工作。

4.5.2 按合同要求及我公司的管理规定,负责审核结算流程中各项手续的正确性和规范性。

4.5.3 对不符合我公司采购政策的,有权拒绝付款。

4.7 纪检监察部

4.7.1 负责物资采购过程中的纪检、监察等工作。

4.7.2 有对物资采购标书及合同有审核权、建议权、监督执行权。

4.8 综合管理部

4.8.1 负责物资采购过程中的采购合同文本、技术规范书、会议纪要等相关文件的备案。

4.8.2 负责到货物资的质量保证书、安装图纸、说明书等文件的备案管理工作。

5 物资采购方式

5.1 采购方式分为招标采购和非招标采购方式,对于符合招标条件的采购,原则上采用招标方式(公开、邀请)采购;非招标采购方式包括:竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、直接采购、紧急采购等方式。

5.2 招标采购

招标采购(公开招标、邀请招标):单一标段物资概算在50万元及以上的,按规定上报上级单位组织招标。单一标段物资概算在20—50万元以内的物资采购,由我公司自主招标采购。

5.3 非招标采购

5.3.1 以下情况可采用非招标方式进行采购

5.3.1.1 不属于国家法律法规及公司有关规定必须招标的采购行为。

5.3.1.2 属于国家法律法规及公司有关规定必须招标的范围,但涉及招标投标法规定的特殊

情况,不适宜进行招标,按照国家有关规定可以不进行招标的采购行为。

5.3.1.3 属于国家法律法规及公司有关规定必须招标的项目,出现以下情况的,经有上级单位批准或备案后,可以不进行招标:

(1)经过两次招标,递交投标文件的投标人均不足三家。

(2)评标委员会认定废标后因有效投标不足三家且明显缺乏竞争而决定否决全部投标的。

(3)所有投标均被做废标处理的。

(4)有其他符合国家法律法规规定的招标失败情形的。

5.3.2 竞争性谈判

5.3.2.1 竞争性谈判采购是指向两家及以上潜在供应商发出邀请,通过谈判确定供应商的采购方式。同时具备以下条件的可以采用竞争性谈判采购方式,需要审批的应报上级单位审批:

1.有两家及以上供应商可供选择的。

2.经上级单位或厂招标领导小组批准的。

3.有下列条件之一的:

(1)技术复杂、性质特殊、技术标准不统一,或采购前不能确定详细规格等具体要求的。

(2)满足条件的潜在供应商较少,不能形成充分竞争的。

(3)采用招标所需时间不能满足工程紧急需要的。

(4)两次招标失败的。

5.3.3 单一来源采购:

单一来源采购是指直接向一家供应商发出邀请,通过直接谈判确定供应商的采购方式,同时具备以下条件时可以采用单一来源采购方式,需要审批的应报上级单位审批:

1.因特定原因不宜采用竞争性谈判和询价采购方式的。

2.经上级单位或厂招标领导小组批准的。

3.有下列条件之一的:

(1)采用特定专利、专用技术或者其他特殊原因,只能从唯一的供应商处采购的。

(2)因必须保证与原有采购项目一致性或者服务配套要求的扩建、技改、维修、零配件供应,必须向原供应商处增购的,且原合同的期限不超过三年,新合同单价增加差额不超过原合同百分之十的。

(3)在原招标标的的范围内,因招标人需求引起少量技术或商务条件变化,导致合同调整,必须与原供应商签约的。

(4)不可预见事件导致出现异常紧急情况,使公开和限制程序的时间难以得到满足情况下的采购。

5.3.4 询价采购

5.3.4.1 询价采购是指向三家及以上潜在供应商发出询价文件,供应商按询价文件要求报价,适用于采购的货物规格、标准统一,现货资源充足且价格变化幅度小的采购项目,通过价格比较确定供应商的采购方式。具备以下条件时可以采用询价采购方式,需要审批的应报国家行政监督部门审批:

1.因特定原因不宜采用竞争性谈判采购方式的。

2.经厂招标领导小组批准的。

3.有下列条件之一的:

(1)采购的货物技术标准、规格型号统一的。

(2)年度需用量小且价值低。

(3)满足条件的潜在供应商有三家及以上,能够形成充分竞争的。

5.3.4.2 询价采购可分为密封报价和传真询价。密封报价:适用于对于批量物资概算金额在10万-20万元之间的采购,特殊情况经分管副总经理同意后可以采用其它报价方式。传真询价:适用于对于批量物资不足10万元的采购。询价采购要向三家及以上的供应商提出询价,在满足技术性能要求下、价格较优者为供应商。比价文件采取适当的保密措施。

5.3.5 直接采购

5.3.5.1市场价格比较明朗,价格变化幅度较小,可以在合格供应商的范围内确定合理价格后直接采购,并填写物资直接采购确认表。

5.3.5.2多次重复采购的办公用品、低值易耗品等,可在原采购价格基础上直接采购,并填写物资直接采购确认表。

5.3.6 紧急采购

指影响正常工作、生产或工程进度的不可预见的突发性采购。由需求部门办理《河北华电石家庄热电有限公司急用物资需求计划表》,经分管公司领导签批后,物资采购部按需求计划要求,尽快采取方便快捷的采购方式,保障物资供应。

6 物资采购程序

6.1 自主招标采购程序

6.1.1 自主招标采购:招标方案必须由招标领导小组批准,招标结果必须经招标领导小组会确认。在招标采购中,废标及终止招标,按国家有关规定执行。招标过程要有监督部门监督,并出具监督报告。招标采购按我厂《招标管理程序》执行。

6.2 非招标采购程序

6.2.1 每批物资采购前由物资采购部编写采购方案,经批准后执行。

6.2.2 非招标采购程序:采购方案(潜在供应商推荐)---组织采购---报公司领导批准(确定供应商)---签订合同或订单---到货验收---差异处理---合同或订单关闭。

6.2.3 采购必须在计划资金限额内实施,超过限额的应履行审批手续。

6.2.4 采购方案审批权限

6.2.4.1 采购总价在3万元以下的采购方案经物资采购部主任、监督部门负责人批准。6.2.4.2 采购总价3—20万元(含3万元)的采购方案经物资采购部主任、监督部门负责人、分管副总经理批准。

6.2.4.3 采购总价20万元(含20万元)以上的采购方案经物资采购部主任、监督部门负责人、分管副总经理、总经理批准。

6.2.4.4 紧急采购的物资,根据需求紧急程度,选择电话、传真、网络等方式获取交货期、价格信息,审核后执行,需经分管副总经理或总经理批准后执行。

6.2.4.5 物资采购部应杜绝无计划采购现象,有权拒绝办理物资名称不清、规格不详、项目资金不落实、审批手续不全的物资采购需求计划。

6.2.5 采购结果审批权限

6.2.5.1 采购总价在3万元以下的采购结果经物资采购部主任、监督部门负责人批准。6.2.5.2 采购总价3—20万元以下(含3万元)的采购结果经物资采购部主任、监督部门负责人、分管副总经理批准。

6.2.5.3 采购总价20万元以上(含20万元)的采购结果经物资采购部主任、监督部门负责人、分管副总经理、总经理批准。

6.3 合同签订

6.3.1 采购金额1万元以上必须签订书面合同。

6.3.2 合同金额3万元以上的合同按合同会签程序会签。

6.3.3 合同金额3万元以下合同由总经理授权给物资采购部负责人签订。

6.3.4 合同金额3—20万元(含3万元)合同由总经理授权给分管副总经理签订。

6.3.5 合同金额20万元以上(含20万元)合同由总经理签订。

7 检查与考核

7.1 本办法自下发之日起执行。

7.2 本办法解释权归物资采购部。

7.3 本办法如有与上级公司有关规定相冲突的条款,以上级公司有关规定为准。