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采购与付款内控管理制度

采购与付款内控制度

第1章总则

第1条为加强公司对采购与付款的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,公司根据国家有关法律法规,制定本制度。

第2条本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。

第3条本制度适用于公司以及各成员单位。

第4条单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施负责,主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第2章岗位分工与授权批准

第5条公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离,制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括:

1、请购与审批;

2、询价与确定供应商;

3、采购合同的订立与审计;

4、采购与验收;

5、采购、验收与相关会计记录;

6、付款审批与付款执行。

不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

第6条公司的物流部是负责采购和付款的直接责任单位,其他部门和个人办理采购和付款业务时,必须经采购部经理批准,并执行本制度规定的执行程序和办法。

第7条公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第8条公司的物流部门应建立内部的职责分工权限,确保采购与审批人员分

开,采购与货物验收或保管员分开。

第9条公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。

第10条采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外,还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。

第11条物流部门要保证对已采购的生产材料及低值易耗品的价值计量准确,以便于成本核算的准确性。

第12条公司物流部门在办理采购业务时应按如下程序执行:根据生产部门下达的采购计划做采购准备,对采购计划进行审核,然后进行询价、比价,由质量管理部审核、主管副总审批后确定供应商,签订合同,采购、办理验收入库,登记账簿、支付采购货款。

第13条物流部门负责编制请购单、询价与价格谈判、签定合同、采购物资、请求付款等。

第14条财务部门负责结算采购款项,登记存货及应付款项账。

第15条财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款手续后,积极组织资金付款。

第16条付款及审批执行公司的货币资金管理制度:

1、采购资金支出需要先编制物资采购计划,经主管副总、财务副总和总经理审批后履行借款审批程序。

2、经手人负责填写借款单进行资金支出申请,要求填明资金借款的数量、原因、使用部门和数量及支付方式(现金、支票、电汇),要求经手人本人签字确认。

3、物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性,对采购物资的质量进行供应商选择把关,对采购渠道进行审核。对资金支付的风险负责。

4、主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性,是否有采购计划、是否符合公司规定标准,采购方的选择及价格是否合理,超标准使用资金需要特殊说明。

5、财务副总负责审核采购审批程序是否健全,对资金的支出计划做出审批。对往来款项进行账目核对,对采购资金进行合同核对,对资金的支出风险进行审批。

6、总经理可对上述的所有审核提出质疑并要求解释。

7、因特殊情况审批单审批手续不健全的,由财务副总负责对总经理进行沟通,

财务副总不在,由主管会计负责对财务副总及总经理进行沟通并在借款单中标明沟通结果,并请授权人补批签字。

8、采购资金支付严格按公司审批权限审批。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。

9、财务部出纳员接到审批健全的借款单负责支付资金,对于审批不健全的借款单拒绝支付。

10、要求现金和支票当天支付,电汇在24小时内支付。因资金控制或资金协调调整,财务部有权决定进行一次性支付或分批支付。

11、原则上不允许使用现金进行物资采购,特殊情况需要财务副总审批,并作特殊说明。

12、财务部将采购资金分别按供应商挂“应付账款”,个人领用的备用金或现金零星采购挂申请人“其他应收款”。

13、采购物资要求必须使用税务正规发票。

14、发票报销的手续:已经借款报帐的,要求经手人签字、部门经理审核,财务总监审批;未借款直接报账,要求经手人签字、部门经理审核,然后按公司的审批权限执行本。

15、经手人凭发票冲回自己的资金欠据或要求财务部核销往来。没有往来的由财务部付。

16、个人往来欠款超出3个月期限的,财务部有权从其工资中清回欠款,必要时追究资金的使用利息。

17、对不能收回的欠款,由经手人承担连带责任;审批人承担审批责任。

18、负责为成员单位采购物资的采购员按采购物资索要发票。要求发票户名为成员单位名头,走公司审批程序。将审批后的发票传递到成员单位,成员单位认证采购的物资与发票是否相符,如相符,由成员单位回一张转账财务收据,采购人凭收据到财务部门核销自己的往来款项申请。如果接到货物与发票不相符,需要成员单位财务部门同采购部门采购员协商解决。

第3章货物采购验收控制

第17条加强采购与验收环节的管理,对采购方式确定、供应商选择、验收

程序等做出明确规定,确保采购过程的透明化。

第18条应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。公司及各成员单位大宗原材料采购由公司物流部统一负责。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式,小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。公司应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。

第19条应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况,采取由物流、使用等部门共同参与比质比价的程序,并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。

第20条采购物资到达后,采购人员尽可能的做初步检查,检查物资与合同是否相符,然后由质检人员对采购物资质量进行检查。

第21条采购人员及质检员检查后,应及时送交仓库。仓库保管人员接到物资后,须检查所购物资是否附有供方合格证,到货数量是否正确,是否有破损,经检查无误,在《到货登记簿》上进行登记。交货人员要在登记簿上签字。

第22条检查合格的物资,仓库保管员要及时填写材料物资入库单,入库单一式三联,第一联,存根联,仓库记账用,第二联,财务联,财务记账用,第三联,稽核联,采购员报账用。材料物资入库单必须连续编号管理。

第23条入库单的传递程序如下:

1、仓库保管员接到检验合格的货物后,由保管员填制材料入库单,由质检员签字,保管员填写入库单时,应确保一个供货商的原辅材料,一名采购员采购的原辅材料填到一张收料单上。

2、保管员填写入库单时,要填写供货单位、材料名称、规格、计量单位、

数量及金额。

3、保管员根据填好的入库单第一联登记入账。

4、材料入库单经采购部门经理签字后,将第二联联同供货商发票一同返给

财务报账,第三联留给物流部门统计用。

5、入库单第二联留财务部门做登记材料明细账用;月末成本会计需要去库

房稽核,核对材料入库单和保管账是否相符。

第24条保管人员要根据收料单及时登记仓库物资保管账,保证会计人员及

时进行稽核。对于检验不合格的物资,要及时通知采购人员,由采购人员与供应

商联系,办理换货或退货等事宜。

第4章应付账款入账

第25条财务主管会计负责应付账款入账,应付账款的入账必须取得的凭证有:供货单位的发票(增值税发票包括发票联和抵扣联)、物流部门的请购单及入库单等;对于材料已入库发票未到的采购业务,财务部根据材料入库单暂估价入账,待发票回来时用红字冲回原来暂估入账数,按发票金额重新入账。财务部在做暂估入账时,根据材料入库单上的购买厂家登记应付账款明细账,以便随时掌握应付款情况、采购员报账情况以及供货方开发票情况。

第26条财会部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明、入库单据等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第27条会计人员对所收到的购货发票及相关凭证按规定检查无误后,方能进行会计处理。

第28条公司财务人员、采购人员应定期和供应商核对应付账款往来账。

第29条公司应当加强应付账款和应付票据的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

第5章监督检查

第30条公司应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期地进行检查。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括:

1、采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

2、采购与付款授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批的行为。

3、应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

5、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全。

6、使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内容控制中的薄弱环节,公司应当采取措施,及时加以纠正和完善。

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