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正式版物资管理制度及流程图

物资管理制度及流程

为加强公司的资产管理,规各类物资的采购管理,在物资的采购、使用、管理等过程中贯彻按需购置、合理使用、妥善保管、厉行节约的原则,特制定本管理办法。各部门要认真遵照执行,资产管理部门及物资采购人员、使用保管人员必须依照此办法管理使用好各项物资。

一、物资管理的畴

本办法所管理的物资畴为公司各部门经营、建设、维护保养、办公所需要的各类设施、设备、低值易耗品、办公用品、工具、备件以及临时采购使用的各类物资。

二、物资管理工作的原则

物资管理工作要坚持按需购置,合理使用,妥善保管,厉行节约的原则。在计划采购中要坚持做到:确实需要,质量优良,价格合理。在使用中做到正确使用,精心保管,细心保养,尽量延长设备及物资的使用寿命。在物资管理中要做好物资的采购计划,仓储保管和物资的回收利用工作,做到物尽其用,厉行节约。

三、物资的需求及采购程序

(一)采购计划

各部门相关人员所需各种物资要根据各部门的实际情况报送部门负责人,由负责人统一填报《物资采购计划表》,采购部根据各部门上报的物资需求计划,结合物资在用、库存等情况合理安排采购时

间,同时报财务部备案,预支采购备用金及时采购。采购人员按物资采购计划进行采购,在采购时要严格按照物资需求的采购计划执行。专用物资及技术专业性较强的物资采购,需求部门要派专业人员与采购人员共同采购,以保证物资采购的准确。

(二) 采购时间

各部门提报物资需求计划时要给采购部门留有采购的时间,常规的物资需求要求提前五日之前提报计划,临时计划用物资应比使用日期提前一日提报计划。对于突发的临时急需物资的采购可不受计划提报时间限制,及时与部门主管沟通,由部门主管直接向采购部门要求临时采购使用,然后按程序补办计划手续。

(三)采购

各类物资的采购统一由各部门主管负责,采购人员依据批准的物资采购计划进行采购,采购人员持《物资采购申请表》到财务部办理借款手续,无《物资采购申请表》财务部不予办理借款。各部门的零星、临时采购及各种专用物资的采购也必须填写《物资采购申请表》,按采购程序办理,要严格杜绝无计划采购、无审批采购。对于不能按采购程序进行管理的临时突发应急用物品,可在事先向财务部通报后自行采购使用;后补办相关计划审批手续。

(四)入库与结账

物资采购后要由仓库管理员进行验收并办理入库手续。使用部门要确定采购物品符合质量需求及使用要求并进行签字,采购人员在办理入库验收后方可到财务部报销,所报销的容应与物资采购计划相

符并记录详细信息和发票,对不合乎质量、使用要求的不予报销。四、物资的使用和管理

(一) 物资采购进货,由仓库管理员办理入库手续后,方可出库使用,直接使用的物资在物资到位后要及时补办物资的出、入库手续。低值易耗品等使用周期较短(一次性使用)的物品登记入库后直接使用,在入库单备注说明,不另写出库单。工具类等使用周期长的物资,在填写入库单后必须登记入账本,大件管理落实到人,两个月进行一次清理盘点。

(二)物资仓库管理要做到入库及时、保管得当、帐物相符,仓库清点要准确,入库记帐要及时,要及时掌握和申报物资的库存情况,以便及时调整物资的使用和采购计划。

(三) 各种专业工具、办公设备等在领用后要建立使用保管档案,使用人员要保证各种工具、设备、设施规使用、妥善保管,不得违章、违规使用。综合管理部要根据物资领用使用保管档案定期进行检查,发现问题及时处理。

(四) 部门和个人领用的设备、设施、办公用具等要专人使用专人负责,使用管理人员工作变动时要办理使用、管理交接手续,否则综合管理办不予办理调、离职手续和工资结算。

(五) 综合管理办要对在存以及临时使用的一次性物资、各种包装物、废弃物专门统一管理并及时回收利用。对于报废的设备工具等物资要及时进行使用价值鉴定,做好维修再利用和处理工作。物资回收处理收入要及时上缴财务并做好记录。

五、物资管理工作的奖励、处罚及责任确定。

(一) 各部门要根据实际需要申报物资需求计划,需求计划要做到准确、合理,对因虚报、错报而引起的物资采购损失,要追究当事人的责任并给予相应的经济处罚。

(二) 采购人员因不按采购计划采购、延误采购、错误采购以及采购质量不合格而影响工期和使用的,要追究采购人员的责任并给予扣应的经济处罚。

(三) 物资需求单位要根据需要对所需物资的质量、性能、技术要求等做出明确的采购要求,并且对所使用物资市场情况及价格要有比较准确的了解,能够基本预测所需要采购物资的价格。

(四)采购人员在满足采购物资的质量及使用要求的前提下,要保证物资采购的价格合理。如采购人员在采购中有高价购进等营私舞弊行为,一经发现要严肃处理。

(五)物资保管及使用人员在入库时要严把验收关,在工作中如发现有作弊、渎职等不良行为,一经发现要严肃处理。物资保管使用人员因人为因素造成物资损失的,要追究当事人的责任,并给予相应的经济处罚。

(六) 对于节约使用物资、回收利用废旧物资等有功人员,依据节约物资的价值及贡献给予相应的奖励。

附件一:物资采购计划表

附件一:

物资采购计划表

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