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档案管理功能操作说明

档案管理功能操作说明
档案管理功能操作说明

同济大学档案管理系统

操作手册

同济大学档案馆

二○○八年五月

目录

第一章系统简介 (1)

第二章档案管理 (3)

1.档案信息录入 (3)

2.档案查询与打印 (9)

3.文件调整 (11)

4.档案实体销毁 (12)

5.辅助立卷与批量修改 (12)

6.文件识别 (13)

7.邮件系统管理 (15)

第三章名词解释 (16)

第一章系统简介

本系统采用浏览器/服务器结构,具有维护方便,不需要安装客户端软件,客户端只需要一台联网(局域网、校园网、互联网)的计算机就可以应用,具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。

该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收发文管理、全文自动著录与标引等子系统,其主要功能特点如下:

一、系统构架及运行平台

浏览器/服务器()结构作为客户机/服务器()的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器()结构,具有易安装、易维护、易操作,与操作系统,后台数据库无关等特点。

二、系统主要功能

1. 全文自动著录与标引

系统设计了面向21世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集,自动著录(即自动从电子文件全文提取各个著录项),自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化,对办公自动化过程中形成的电子文件的利用十分方便,大大提高了档案工作效率和自动化程度。

2. 全文管理与全文检索

本系统的全文管理通过高效的全文检索算法,实现了全文的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像,从而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。

3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理

系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理,用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中,对于录音录像档案还可以进行在线点播。

4. 档案信息统计

系统可以对各类档案资料进行灵活的统计,并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图表。

5. 档案借阅利用

系统实现了档案管理借阅利用的网络化,用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息,确定所要借阅的档案实体,系统即可纪录完整的借阅利用信息,并可以进行借出档案实体的催还,借阅利用信息的统计等操作。

6.公文图像的识别

本系统可以自动识别扫描的文件图像,客户端通过系统的上传模块将文件扫描图像上传到服务器上,服务器端自动利用系统自带的识别模块将该图像识别成文本,存入系统数据库,这样用户就可以实现对文件扫描图像的内容的查询,经过我们的大量测试,该模块具有识别率高,识别速度快等特点。

三、系统主要特点

1. 档案信息远程录入、各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像文件的上传。

由于该系统是基于(网络互联协议)协议的,所以系统用户不受地域限制,只要有一台接入互联网的计算机就可以登录到该系统中,使用系统的各种功能。

2. 系统功能齐全

不仅可以管理文件级、案卷级、全宗级的档案,还可以进行收发文管理及多媒体档案管理。

3. 信息录入与信息输出格式标准规范

档案著录项目、著录项目标识符、著录格式、著录用文字、载体类型标识等方面完全依照国家档案著录规则。同时也遵循新的档案管理细则,可以进行文件级管理也可以进行案卷级管理。

4. 信息安全可靠

该系统的安全机制主要包括三个方面:一利用5算法对数据库中用户密码等数据进行加密;二用户身份认证;三数据授权等,同时实现了数据的自动定时备份,确保了网上录入档案数据的安全性及可靠性。

5.文档一体化及办公自动化系统的接口

目前很多单位都已经或正在实行办公自动化,一般的办公自动化软件都忽视了档案管理这块功能,大部分办公自动化软件的档案管理都做的非常简单,不能满足档案管理部门的要求。

档案管理网络管理系统充分考虑到这一现状,为各种办公自动化软件预留了标准的数据交换接口,可以非常容易地和各种办公自动化系统进行连接。

第二章 档 案 管 理

由于该系统是浏览器、服务器结构的系统,客户端的计算机只要通过浏览器就可以登录档案管理系统。在同济大学校园网计算机的浏览器的地址栏中输入或者 ,即可打开档案管理系统登录页面,输入用户名和密码即可进入档案管理系统的应用。

第一节 档 案 信 息 录 入

用户成功登陆“档案网络管理系统 6.0”后,系统自动进入“档案信息管理”的功能页面(如错误!未指定书签。所示)。在此页面下用户可以实现创建、删除、编辑新的档案数据等一系列针对档案信息的操作。

档案数据的操作

我们可以对所列出的档案表进行一系列的操作:

1. 以错误!未指定书签。为例,在“教学”档案表中,我们可以看到“档案名称”、“文件数”、

“创建人”、“创建时间”、“权限”和“操作”等栏目。栏中的“打开”对应于一个超链接,即:此时,如果用户将鼠标悬停在这个超链接上,鼠标将变成手的形状,原本黑色的链接将变成蓝色,这表示该链接可以点击。

2. 鼠标左键点击

“打开”超链接,系统进入“编辑档案信息主页面”。如错误!未指定书签。所示:

该页面显示当前打开档案表中的所有案卷或文件记

录,并以类目结构显示,左边显示的是类目结构,右边是相应类目下的案卷、文件记录。错误!未指定书签。中存在一个档案表“档案馆(教学)”,它的下面有个“教学综合11”的类目。

3. 用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件记录信息。鼠标左键点击页面左栏上

方的“添加案卷”或“添加文件”按钮,系统进入案卷或文件信息输入窗体,如错误!未指

图 错误!未指定顺序。 图 错误!未指定顺序。

定书签。所示。

该窗体分为三部分,即:“文件、案卷所属类别”(红框)“文件、案卷输入项”(蓝框)和最下方的按钮组。(黄框)

图错误!未指定顺序。

4.在“文件、案卷所属类别”中,我们可以看到当前档案表的名称、当前所在类目、以及系统中已经存在的类

目。若要新建一个类

别,可以点击“选择

类目”按钮。系统进

入选择类目窗口。如

图错误!未指定顺序。

错误!未指定书签。所

示。分别选择一级类目、二级类目和三级类目,注意

..一.、二级

............

..类目的选择一定要根据档案

馆规定的类目表进行选择

...........,不能自行任意输入

........。

5.在“文件、案卷输入项”中,我们可以按照档案录入要求,逐项输入各类信息。

项目名称输入格式示例

全宗号2-代表同济大学 2

实体分类号年代号+实体分类号

案卷/盒号及件号案卷号18

保管期短期、长期、永久下拉选择

密级公开、内部、秘密、机密、绝密下拉选择

正题名输入完整卷名××××的通知

页数输入案卷总页数58

起止时间用8位码表示一个时间2004.04.05

归档单位输入归档的单位(全称)××××学院其它项目的内容可以根据案卷的要求和需要输入。

保管期的选择:短期为保管15年以下;长期为需保存16~50年。按《同济大学档案立卷部门、归档范围和保管期限表》执行。

密级的选择:“公开”指可以向所有人公开的文件;“内部”指在同济大学内部可以查阅的文件;“秘密”、“机密”、“绝密”按文件密级决定。

项目名称输入格式示例

全宗号2-代表同济大学 2

实体分类号年代号+实体分类号

案卷/盒号及件号案卷号(文件流水号自动生成) 1.0001

保管期短期、长期、永久下拉选择

密级公开、内部、秘密、机密、绝密下拉选择

正题名输入完整卷名或文件名××××的通知第一责任者输入成文单位(全称)校长办公室

页数输入文件的起止页数1-5

时间用10位码表示一个时间2003.11.30

归档单位输入归档的单位(全称)××××学院

文号、图号输入文件号或图号同档[2003]003号

其它项目的内容可以根据文件的要求和需要输入。正题名(案卷名、文件名)中如有表示时间的字、词,一律使用阿拉伯数字表示(如:2005年3月4日12:45)。如有括号、书名号、单双引号等标点符号,前后一定要一致。

6.用户设定好档案类目和输入完档案信息后,用鼠标左键点击最

下方“添加”按钮,系统弹出“添加案卷、文件档完成!”对话

框,如错误!未指定书签。所示。点击“确定”按钮关闭对话框。

系统回到“添加案卷”或“添加文件”页面,可以继续添加操

图错误!未指定顺序。

作。

7.添加完毕后关闭“添加案卷”或“添加文件”页面。此时如错误!未指定书签。所示的“编辑档案信息主页面”右栏就显示出了所创建的档案表的“档案馆(教学)”的三级类目结构。8.鼠标左键点击类目名称,则主页面的左栏的就显示出这一级类目下所有的案卷或文件的记录信息,并可以对其进行操作。(如错误!未指定书签。所示)

9.错误!未指定书签。中序号为“1”,档号为“2.20011312.24”是一个案卷,序号为“2、3”,档号为“2.20011312.24.0001”、“2.20011312.24.0002”是该案卷下的两个文件。用户可根据使用需要添加案卷或文件记录。鼠标左键点击错误!未指定书签。右上方“添加案卷”

或“添加文件”按钮,进入错误!未指定书签。所示的案卷信息输入窗体。

10. 案卷或文件添加成功后,用户可对其进行一系列操作,如删除、编辑等。

图错误!未指定顺序。

★删除如果用户需要删除某

一案卷或文件,只需将鼠标

悬停于该案卷或文件“操作

栏”的“”上,“箭头”

状的鼠标图标变成“手”的

形状,并出现“删除该记录”

图错误!未指定顺序。

的标识,左键点击,系统弹

出对话框询问是否放到回收站里,点击“确定”按钮,则该案卷或文件则被放入回收站。

此时在页面左侧的三级目录下方,将出现一个“回收站”的图标。点击“回收站”的图标,在页面右侧就会出现刚才被放入的案卷或文件,点击“还原”按钮,可以将该案卷或文件还原到原来的位置;再次进行删除操作,则完成彻底删除,删除后不可恢复。

若选择多条记录后

..“批量删除

........,进行

........。

.......,操作时一定要注意

....”。则为永久性删除

★编辑在该页面下系统实现的最重要功能就是对案卷或文件的编辑功能。用户如果需要对案卷或文件进行编辑,只需鼠标左击所要编辑案卷或文件“编辑”栏的“”图标,系统即可进入“编辑案卷”或“编辑文件”页面(错误!未指定书签。)

★更改案卷的排列顺序有时为了查找、组卷的需要,要使案卷的排列按照一定的顺序。可以用鼠标悬停在“档号”、“密级”、“题名”或“责任者”上,鼠标将变成手的形状,原本蓝色的字体将变成红色,点击后案卷将按该列内容顺序排列。

错误!未指定书签。左面第一列中的箭头是用来改变卷内文件的次序。点击向上的箭头可使该文件移动到上面文件的前面;点击向下的箭头可使该文件移动到下面文件的后面。

图 错误!未指定顺序。

11.用户在编辑页面下,可以对所选的案卷或文件的基本信息进行修改,修改完成后需用鼠标左键点击页面最下方的“保存”按钮,系统弹出“修改案卷、文件完成”对话框,点击“确定”按钮,关闭对话框,修改完成。

12.“档案网络管理系统6.0”除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外,还支持用户远程上传各

种格式的电子文件全文,纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件,从而实现了对档案的全方位、现代化管理。

首先需要指出,如果用户需要对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作,可以有两条途径进入操作页面:

① 用户可以在“档案文件信息管

理”页面(错误!未指定书签。)下,通过点击对应案卷或文件操作栏右侧的三个超链接。(即右图中红线所框出的部分) ② 用户也可以在“编辑案卷、文件”页面(错误!未指定书签。)下,点击“输入员”右侧的三

个按钮。(即图中红线所框出的部分)

图 错误!未指定顺序。

a) 全 文

用户要对案卷或文件进行全文操作,可点击“全文”超链接或是“全文”按钮,系统进入“案卷、文件提要”页面(错误!未指定书签。)该页面分为两部分,分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上传。

全文提要信息录入

用户可以在错误!未指定

书签。所示的“文件、案卷提要”页面上部的文

本框中录入案卷或文件全文的提要信息。如:在错误!未指定书签。中我们录入了案卷或文件责任者的个人信息作为其提要内容。

录入完成后,用户切记用鼠标左键点击下方的“保存”按钮,系统自动弹出如右图所示的对话框,鼠标左键点击“确定”,完成录入。

附件上传

用户在错误!未指定书签。所示的“文件、案卷提要”页面上可以实现电

子文件全文的上传操作,可利用两种方法进行上传:

方式上传

若您是初次使用“电子文件上传”功能,则需要安装上传程序。 如图10中所示“电子文件上传插件手工安装程序”,点击此链接,下载“”,进行解压、安装。安装成功后,点击“电子文件上传”,则弹出对话框如图12.1,可对硬盘中文件进

行上传(支持键和键,批量上传):

图 错误!未指定顺序。

图 错

误!未

指定顺

序。

图12.1

浏览上传:

鼠标左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮,用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上传的电子文件。用户还可根据自己的使用需要,重新命名上传文件以及设置文件上传的方式。

图 12.2 中选择了本地计算机E 盘“档案馆文件”下的“档案管理系统操作手册”作为上传文件,并设置其“文件题名”为“操作手册”,“上传方式”为“上传整个文件”。 选择好上传文件并完成设置后,用户可点击下方“上传”按钮,系统完成附件的上传。错误!未指定书签。中红线所框出的部分表示已上传到服务器中的附件。

* 如果用户需要删除所上传的电子文件,则需点击“删除”超链接,系统弹出对话框询问用户是否真的要删除?点击“确定”按钮完成删除。

* 如果用户需要更新所上传的电子文件,则需点击“更新”超链接,系统进入更新页面(右图)点击“浏览”按钮

选定更新的电子文件,点击“更新”按

钮完成操作。

★ 图 像

用户要对案卷或文件进行图像操作,可点击

“图像”超链接或是“图像”按钮,系统进入“案卷、文件相关图像”页面(错误!未指

定书签。)该页面分为两部分,分别实现“图像预览”和“图像文件的上传”。

与上面所述的“浏览上传电子文件”的方法一样,用户鼠标左键点击“选择文件”

右侧的“浏览”按钮,可以查找本地计算机以及局域网上所要上传的图像文件。注意上传的图像文件最大不要超过5,建议使用格式,若是

扫描图像分辨率请用100。错误!未指定书签。中选择上传的图像文件

是本地计算机E 盘“新建活页夹”下的,并重命名为“图像01”。选择好要上传的图像文件后,用户可用鼠标左键点击“上传”按钮,系统完成图像的上传。在(错误!未指定书签。)中,用户可以用鼠标左健点击“预览图像”浏览已上传到服务器上的图像文

图 12.2

图 13 图 14

图 15

件。

* 如果用户需要删除所上传的图像,可点击对应图片删除栏下的“删除”超链接,系统

弹出对话框询问用户是否真的要删除?点击“确定”按钮完成删除。

* 如果用户需要浏览某张上传图像原貌,可点击对应图片的预览图像,用户可在系统打

开的页面下浏览到的上传图像,还可以放大、缩小该图像进行观看。

* 如果用户需要浏览所上传的一系列图像原貌,可鼠标左击错误!未指定书签。中的“浏

览所有”按钮,则该案卷下所有图像在系统打开的页面下依次排列,供用户浏览。

b) 媒 体

用户要对案卷或文件进行媒体操作,可点击 “媒体”超链接或是“视频、音频”按钮,系统进入“案卷相关视频音频”页面(错误!未指定书签。)。 与上文所述的电子文件全文上传的操作方法一样,用户鼠标

左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮,查找本地计算

机以及局域网上所要上传的音频视频档。注意本系统目前支持上传的音视频档类型仅限于档扩展名为:3 四种。图14中选择上传的音频文件是本地计算机E 盘“新建文件夹”下的“讲话3”,并重命名为“音频01”,设定的上传方式为“上传整个档”。

选择好要上传的音频或视频文件后,用户可用鼠标左键点击“上传”按钮,系统将完成文件的上传。错误!未指定书签。中用户可以看到已经上传到服务器中的音频档题名、长度、格式等基本信息。注意由于媒体文件一般较大,上传整个文件时,系统会有一定的时

延,用户请耐心等候。 * 如果用户需要删除所上

传的音频或视频档,可点击相应档删除栏下的“删除”超链接,系统弹出对话框询问用户是否真的要删除?点击“确定”按钮完成删除。

* 如果用户需要播放所上传的音频或视频档,可点击相应档播放栏下的“”图标,系统将启动相应的媒体播放器,如: ,进行播放。

第二节 档案信息查询与打印

一. 查 询

系统为用户提供两种查询接口。一、综合查询;二、针对具体档案的查询(表内查询)。

1. 综合查询

图 16 图 17

综合查询可以提供给所有用户使用,包括没有账号的访问者。该查询接口的查询范围比较宽,对于没有登录的用户,可以查询所有密级为公开的案卷和文件;对于已经登录系统的用户而言,用户可以查询所有登录者本人创建的档案表以及所有被授予访问权限的档案表。

2.针对具体档案的查询(表内查询)

该查询只有登录系统的用户才可以使用,在用户打开某一个档案表后,利用该查询接口,用户可以对该档案表中的案卷和文件进行查询。

该查询有多种方式:任意关键词查询、实体分类号+案卷号的组合查询、题名、密级、保管期、实体分类号、案卷号、全文等查询方式。用户完全可以根据自己的需要选择不同的查询方式进行查询。

任意关键词查询

这种查询方式是目前最流行的查询方式,各大网上的搜索引擎都是利用该搜索方式为用户提供查询服务。用户只要输入所要查询的关键词,点击查询按钮,系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询对所有字段进行匹配,包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、全文、附注、主题词等,只要其中含有用户所输入的关键词,系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词,以提高搜索精度。如用户要查询一个关于校庆的通知,只要输入关键词:“校庆”和“通知”即可,不同的关键词用空格隔开。

单项、组合查询

如果用户明确地要在哪个字段中进行查询,如要查询题名中包含“通知”的所有案卷和文件,用户可以在“选择查询方式”中选择题名,然后输入关键词。如要查询某个类目内,题名中包含“通知”的所有案卷和文件,用户可以在“选择查询范围”中选中该类目;在“选择查询方式”中选择题名,然后输入关键词。组合查询不能输入两个以上的关键词。

二.打印目录

系统参照国家档案局2002年最新颁布的有关标准,系统为用户预制好了各种常用的目录格式,如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、案卷封面(如错误!未指定书签。)等。

图18

如图18所示,用户可根据需要选择左上方和右上方的各种已定义目录格式,若有其他需求,可再在左下部分自行点选是否打印“序号栏”、“页面顶部文字”、“页面底部文字”等选项。

本管理系统默认勾选“自动设置边距”,集成自动设置打印参数功能(如图18右下部分所示),一般情况下用户无需再进行设置即可点击“打印预览”,进行正常打印。

点击“打印预览”后,若发生页面只有滚动条,无其他反应的现象,原因是用户未进行打印插件的安装。

如何才能正确执行打印预览?

安装数字证书,打印插件

在登录页左下角,点击“安装南大之星数字证书”;

在浏览器菜单栏依次点击“工具”——“选项”——“安全”——“自定义级别”,将“插件和控件”项目下各个条目点选“提示”或“启用”。

完成以上两个步骤,再执行图18的“打印预览”功能,则会弹出插件安装提示,用户允许其安装即可,安装结束后,就能够正确显示打印页面。

第三节文件调整

文件调整包括:不同目录之间移动文件、不同档案表之间移动/复制文件。

该功能可以让用户自行调整文件案卷的位置,如将指定的文件案卷分别放到相应的不同的目录中,也可以将指定的文件案卷复制或移动到不同的档案表中。

目录之间文件/案卷的调整

图19

如上图,为目录之间调整案卷、文件的操作界面,如果要将指定的案卷、文件(在要调整的案卷、文件前方框内勾选)调整到一个已有目录中,则点击“选择目录”出现错误!未指定书签。的选择页面后,在已有目录中选择相应的目录即可,如果已有目录下拉列表中没有您需要的目录,则在目录输入框中输入您所需要的目录名称,然后点击“更改类目”按钮,则系统会自动将您所指定文件案卷移动到所指定的目录中。如果要将该目录下所有文件也一起移动,则先勾选“移动当前类目下所有文件”前的方框后,再点击“更改类目”按钮。

档案表之间调整文件/案卷

图20

如上图,为档案表之间调整文件案卷的操作界面。调整有两种方式:复制、移动,并且可以保持原有文件案卷的目录位置不变,即文件在原来档案表中的目录信息也同时被带到目的档案表中,同样也可以使指定的文件案卷调整到目的档案表中的其他目录中。

第四节档案实体销毁

档案实体销毁功能是对要销毁的文件案卷进行鉴定销毁,并且打印出销毁清单。如下错误!未指定书签。是鉴定销毁的操作界面。

图21

选中所要销毁的文件和案卷,然后点击“销毁实体”按钮,这些文件案卷信息就记录成销毁状态,如下错误!未指定书签。,已经被销毁的文件案卷的题名上被加上删除标志,并且显示出被销毁的时间,并且可以打印出销毁清单。

图22

第五节辅助立卷与批量修改

●辅助立卷

如下错误!未指定书签。,用户可以将需要归入一卷(盒)的文件选中,然后在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分类号,在盒/案卷号输入框中输入相应的案卷(盒)号,点击提交按钮,则系统会自动将所选中的文件归入指定的案卷(盒)中

●批量修改

批量修改是针对具体的档案著录项目而言的,如实体分类号、题名、密级、保管期等进行批量修改。首先选中需要进行修改的文件案卷,然后在批量修改界面中选择修改项目,并且输入修改值,点击“修改”按钮,则系统会自动将所选文件中的指定的著录项修改为指定的值。该功能为批量数据修改提供了一个便捷的途径。

图23

第六节公文识别

公文识别是档案网络管理系统 6.0(版)的一个功能。我们知道,目前档案的介质主要以纸为主,对于这些纸质档案的数字化的最有效途径,就是将他们扫描成数字图像文件,然后通过档案软件对之同一管理利用。标准版中仅仅提供了对纸质档案的扫描图像的管理,但是如果要对这些数字图像文件档案进行全文检索,显然就有些力不从心了。为此,我们对标准版进行了改进,增加了(图像识别)功能,这样通过图像识别模块,就可以将数字图像档案识别成可以进行全文检索的文本文件。您只要输入一个关键词,系统就可以在全文中搜索您的关键词,并将搜索结果返回给您。

图24

关于数字图像档案管理可以参照前面档案信息录入,这里重点放在图像档案的识别上。

用户首先将一个扫描的数字图像文件通过系统的上传功能上传到系统中,然后进入识别模块,如下错误!未指定书签。。

图25

识别控制项中主要是针对识别字体和版面的一些参数。这里特别对版面的选择参数作些说明。

?倾斜校正:对一些扫描时没有放正的数字图象文件,需要将这个选上,这样识别模块在做识别时会自动校正。

?版面分析:对于一些如报纸、双栏排版图书等这种版面比较复杂的数字图象,需要将这个参数选上,这样系统会自动分析版面,从而识别出准确的内容

?旋转180度识别:对于颠倒的数字图象,用这个参数可以自动翻转图象,然后再进行识别

通常如果没有上述情况,请不要选择这些参数,因为这会给系统以错误的判断,从而造成识别错误以及系统资源的浪费,因为额外的处理是要消耗系统的资源的。

点击识别按钮系统即可对图象进行识别,识别时间视图象文件大小,一般在10秒之内。可以识别的图象格式为:、、,一般而言,用于识别的扫描图像不需要太大(扫描分辨率最好为150),一般在100左右的图像文件就能够做到很高的识别率。

图26

上错误!未指定书签。为识别结果,我们用的是一份1988年的教育部的油印发文,扫描文件大小为1.4,识别时间为3秒( 800,内存512).识别率100%.用“存入全文”按钮,识别出来的结果可以直接添加到全文字段,这样就可以进行全文关键词检索。

第七节邮件系统管理

由于本系统是一个网络环境下的档案管理系统,档案职能部门通过该系统与各个立档部门进行数据交换,信息交流。邮件系统的目的就是实现系统中用户相互之间的信息交流。登录用户会在左下脚出现一个收件箱,如果有新邮件,会有铃声提示用户,并显示出新邮件数量。

直接点击收件箱进入邮件系统,如下错误!未指定书签。,可以察看收到的邮件,并且可以进行回复,转发,删除的操作。

图27

该系统仅用于档案系统内部用户之间的消息传递,如档案职能部门对立档部门的档案业务指导,档案人员之间进行交流,都可以通过该系统来进行。

第三章名词解释

档案表

在档案网络管理系统中,我们将若干份以某种分类方案归到一起的文件和案卷的集合称之为一个档案表。具体关系见错误!未指定书签。。

类目

系统中,大量的档案数据、为了便于管理,系统可以让用户对同一个档案表下的案卷、文件进行分类。这个类就称之为类目。在这里,类目就相当于中的文件夹的概念。系统允许的最大类目层数为3层。

如用户有一批文件和案卷是属于党群()、党务综合、各部门的,那么用户可以在当前的档案集中新建一个类目:党群—党务综合—各部门。具体在系统中如下图28。

图28

图29

档案管理系统软件方案及主要功能

档案管理系统软件方案及主要功能 电子档案管理系统既可以自成体系,提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用,也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合,形成更加完善和高效的现代化信息管理网络,从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理,并对其流转过程进行实时的监控。 使用乾坤档案管理系统,可全面管理电子档案资料,从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理,实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。 乾坤档案管理系统广泛应用于以下行业:国家政府机关、能源部门(电力、石油石化、煤炭)、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业。可管理各类形式档案:文书档案、

人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》(最新标准)。 档案管理一体化系统 主要功能 主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式,并可自定义打印格式,各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版,实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码,支持读取员工卡,为档案文件的借阅登记提供了更多方便。 提供完美的解决方案 经验出发,从管理领先角度思考如何优化图文管理效益,从而针对各大企业的管理需求,设计出乾坤DMS图文管理系统。「乾坤图文管理系统」透过计算机化接口,提供用户可以关键词或编号索引快速轻松搜寻档案,并结合管理人员的文件调阅权限,审阅签核流程;再者,透过电子化的档案集中存放,不仅保障文件安全性,可防止非经授权的图文数据流出,同时也能视需求调阅不同版本,管理经验得以传承,企业知识也可妥善保存应用。

档案管理系统项目操作流程

档案管理系统项目操作流程 1.项目访问 (1) 步骤一 (1) 步骤二 (1) 2.功能与操作流程 (2) 1前台业务 (2) 2后台业务 (2) 3报表查询 (2) 4系统设置 (2) 5退出 (2)

1.项目访问 步骤一 数据库导入与执行脚本 使用PlSql导入: 建表/da_area_10g.dmp 文件。 然后执行: 建表/测试SQL.sql 文件, 建表/数据库初始化.sql 文件。 首先保证项目已部署成功,项目运行后方可访问。 步骤二 打开浏览器复制localhost:8080/Archives/login.jsp 到地址栏 如果是局域网内其他机器想访问服务器,将localhost 改为服务器IP即可

进入项目后台页面 输入用户名和密码, 用户名: admin 密码: ad1821 点击登录,进入项目主页面,如下图。 2.功能与操作流程 1前台业务 单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单:( 本地上传档案信息

FTP上传档案信息)如下图 1.1本地上传档案信息操作流程(仅限在服务器上传) 选择正确的上传文件 上传文件格式, 相片目录名:PHOTO 相片文件名(头像):身份证号姓名.jpg 相片文件名(采集表):身份证号姓名_人员类别.jpg

文本文件名:SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.txt 打包文件名:SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.zip

例:测试文件\压缩包导入\1\ SBK_41010002_5_20140114_1.zip 文件。 点击上传后,出现系统正在处理界面,如下图。 上传完成后会出现系统处理结果的日志信息,如下图

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视,档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外,随着档案管理信息化的工作全面深入地开展,人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样,对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求,同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战: 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂,几乎涉及到了各行各业所有的档案信息,包括实体档案和电子档案,这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型,并能管理好。同时,还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统,但在经过一定的产生和利用后,这些系统中的信息累计得越来越多,这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题,需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中,存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求,因而,档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统,而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统,它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接,实现信息的双向流动和共享。因而,要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移,为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用,而被要求深入到各个业务过程中,从信息的产生阶段和现行阶段就介入,以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移,与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入,需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性,以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时,不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题,并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而,要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求,我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上,投入了大量的人力和物力,开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台,并在此基础之上,开发了针对

关于干部人事档案管理系统的设计解决方案

关于干部人事档案管理系统的设计解决方案 1引言 1.1摘要:干部人事档案管理系统是一个能对各类人员档案进行综合管理的计算机管理信息系统。它既能管理干部档案,又能管理职工档案。通过使用该系统,使得档案管理工作更加科学、规范,管档人员将从繁重、冗杂的事务性工作中解脱出来,大大减轻了劳动强度,提高了管档人员的工作效率以及档案的利用效率。 关键词:干部档案;档案管理系统;人事档案 Abstract:The cadre personnel archives management system is a various types of personnel archives comprehensive management of computer management information system. It can manage cadre archives, and management of staff files. Through the use of the system, make the file management work more scientific, normative, pipe retaining staff from the heavy, hard work out, which greatly reduces the labor intensity, improves the work efficiency and pipe retaining personnel archives utilization efficiency. Key words: cadre archives; archives management system; Personnel Archives

{业务管理}教师业务档案管理系统说明

{业务管理}教师业务档案管理系统说明

第四届甘肃省大学生“创新杯”计算机应用能力竞赛设计作品“教师业务档案管理系统” 说明文档 第四届甘肃省大学生“创新杯”计算机应用能力竞赛参赛小组 目录 2. 4 5. 5.35 七、教师业务档案管理系统目录结构 (11) 七、系统启动 (12)

作品说明文件 一、开发环境 Windows下Apache+php5+MySQL+phpmyadmin 其中Apache用作Web服务器,php5用作服务器端脚本解释器,MySQL用作数据库。 二、开发工具 php5+MySQL 1、Php是一种嵌入在HTML代码中,由服务器解释的脚本语言,它可以用于管理动态内容、支持数据库、处理会话跟踪,甚至构建整个电子商务站点。它支持许多流行数据库,包括:MySQL、PostgreSQL、Oracle、Sybase、Informix、MicrosoftSQLServer; 2、MySQL是基于SQL的目前世界上开源数据库中最受欢迎的数据库系统。 三、数据库管理系统 MySQL其特点如下: 1、MySQL是基于SQL的目前世界上开源数据库中最受欢迎的数据库系统; 2、MySQL采用C和C++编写,能够工作在不同的平台之上; 3、MySQL具有一套完整的用户权限管理系统,可以进行全面的权限设置。而且对用户密码的传输均采用加密形式,从而确保了密码安全; 4、MySQL是为大型数据库设计的,适用于存储海量据; 5、在任何平台中,都可以使用TCP/IP来连接到MySQL服务器上。 四、运行环境的配置

服务器配置: -硬件基本配置:CPUP3-800MHz,1G内存,250G硬盘 -硬件推荐配置:CPUP4-1.4GHz,2G内存,320G硬盘 -操作系统配置:红旗Linux6.0SP3 -数据库配置:MySQL5.1.41 □工作电脑配置: -硬件基本配置:CPU赛扬800MHz,64M内存,10G硬盘 -硬件推荐配置:CPUP4-1GHz,128M内存,20G硬盘 -操作系统配置:Windows982000Professional/XP 五、产品说明 (一) 教师业务档案是高校档案的重要组成部分,它能为高校管理、教师业务考核、统计报表等提供资料,是学校进行管理工作以及抓好师资队伍建设的重要依据。随着高等教育事业的不断发展以及档案管理信息资源开发的深化,传统的工作方式已不能完全适应档案管理的要求。本系统Apache用作Web服务器,php5用作服务器端脚本解释器,MySQL 用作数据库,结合了WEB技术进行开发的,完成了对日常教师的计算机管理,以及对信息的添加,修改,删除等计算机管理工作。(二) 经过对现在市场上大部分的《教师业务档案管理系统》的研究发现,大部分的此类信息管理系统都是C/S模式开发的,只有在安装并调试好环境的计算机上才能稳定运行,而且网络的和数据库的配置会变得很复杂,学校的宣传力度也会变得很低,对于非专业化的使用者来说

档案管理操作手册

档案管理操作手册 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

目录

档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生,修改,批准到修订的系统管理,而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理,收集归档文档的相关信息,可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时,档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中,许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集,加工,分解,编目,存档,并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础,是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在【工程中心】中单击【档案管理】,或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】,即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。

图17-1 档案库选择窗口 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择【定义】=>【档案馆】菜单,系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息,默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆,点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。

图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码 标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以,系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。 选择【定义】=>【标准档案类目(ABS)】菜单,进入ABS编辑的窗口。

学生档案管理系统的设计与实现

学生档案管理系统项目应用开发 数据库应用程序的开发始终算得上是VB编程中的难点,这是因为你不仅要熟悉VB中关于数据库编程方面的知识(当然这是十分简单的)还要了解数据库的知识。本系统主要用来实现学生基本情况和学生成绩的录入、修改、查询、删除和打印等功能。通过本系统,可以了解如何使用V isual Basic来开发一个比较完整的数据库应用程序。用到的数据库控件有DA TA、ADO,添加的一个数据环境。 一、系统结构图 本系统主要包括学生基本情况更新,学生基本情况维护和学生成绩维护3个大的模块,各个模块的具体功能如图所示: 二、数据库的建立 本系统用到的数据库是用Visual Basic的外加工具Visual Data Manager(可视化数据管理器)创建,名为student.mdb(是access数据库),其中用到两个表,分别为:基本情况表和学生成绩表。两表的结构如下所示:

表1-1 表1-2 制作过程如下: 1、 选择VB 外接程序菜单中的可视化数据管理器,进入可视化数据管理器; 2、 在可视化数据管理器中选择文件菜单中的新建选项建立数据库文件,然后从数据库厂家列表中选择要创建的数据库类型(本例选择Microsoft Access 中的V ersion MDB 2.0版本); 3、 在选择要创建的Microsoft Access 数据库对话框中,输入数据库名student ,按确定按钮进入数 据库窗口; 4、 在数据库窗口中单击鼠标右键并从弹出式菜单中选择新建表来创建student.mdb 数据库中的两 个表(基本情况表和学生成绩表)。 三、各个窗体的设计与实现 (一) 主窗体的设计与实现 首先在VB 中新建一个标准工程并起名为成绩管理,在标准工程中添加一个MDI 窗体并起名为Frmmain 。主窗体的设计界面如图1-2所示: 图1-2 主窗体的设计界面 在主窗体中主要应用了菜单、工具栏和状态栏。下面分别介绍这些组成部分的功能。 1、 菜单的设计 菜单是Windows 应用程序中的重要组成部分,这里将对每个菜单项及其子菜单的功能进行简单介绍,如表1-1所示。

基于Java的教师档案管理系统的设计

《Java程序设计》课程设计报告书 课题名称基于Java的教师档案管理系统的设计 姓名 学号 学院 专业 指导教师 2016年6月28日 一、设计任务及要求: 1.采用B/S模式进行开发,其优点是后台与前台处理层次分明,而且符合众多已经习惯网页方式的用户。 2.采用面向对象的开发与设计理念。运用面向对象技术的前提是对整体系统的高 度和准确抽象,通过它可以保证系统良好的框架,进而带来产品较强的稳定性和运行效率。 3.采用模块化设计。模块化设计要求将整个系统划分成基于小的模块,有利于代码的重载,简化设计和实现过程。 4.简单方便的系统界面。设计简单友好的系统界面,方便用户较快的适应系统的操作。

5?速度优先原则。由于此工具最重要的评测标准就是速度,因此在设计过程中,具体过程尽量做到资源占用少,速度快。 6?设计既要突出重点,又要细致周到。要符合设计需求,在有可能改进的地方进行扩充,使系统更适应用户的需要。 指导教师签名: 年月日 二、指导教师评语: 指导教师签名:_________________ 年月日 三、成绩 验收盖章2 年月日 基于Java的教师档案管理系统系统设计 谭维隽 1设计目的 长久以来,教职工的管理工作大多数都采用的是传统的手工方式来记录相关信息,这种管理方式存在很多缺点,比如说,教职工信息、工资信息的录入,查询,更新,分析都要完全依赖管理人员的手工记录和人工分析,人工记录是相当 麻烦的。为满足需求,决定采用各种编程语言JSP开发了基于B/S架构的教师档案管理

系统,教师档案管理系统是涉及信息科学、数据计算和计算机技术的复杂的人机交互系统。通过这些系统,可以对教职工和管理进行智能化管理,有效地记录并查询教职工的各项情况,为管理者提供了诸多方便。 2设计的主要内容和要求 2.1数据库的逻辑结构设计 我们知道,数据库概念模型独立于任何特定的数据库管理系统,因此,需要根据具体使用的数据库管理系统的特点进行转换。即转化为按计算机观点处理的逻辑关系模型,E-R模型向关系数据库模型转换应遵循下列原则: *每一个实体要转换成一个关系 *所有的主键必须定义非空(NOT NULL) *对于二元联系应按照一对多、弱对实、一对一、多对多等联系来定义外键。根据E-R模型,教师档案管理系统建立了以下逻辑数据结构,下面是各数据表的详细说明。 (1)教师信息表主要是记录了教师的基本信息。表结构如表 2.1所示。

人事档案管理系统使用说明书

《人事档案管理系统》使用说明书 一、系统简介 该人事档案管理系统旨在对企业人事档案进行信息化日常管理,业务包括: (1)员工个人信息的查询与维护。 员工可以查询自己的各项档案信息,包括基本信息、培训信息、考勤信息、考核信息和奖惩信息;员工可以修改自己的联系方式和生日(对其他信息的修改需要管理员或具有相应权限的用户进行操作)。 (2)员工管理 具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工信息。对员工信息的查询支持多条件组合查询。 (3)考勤管理 具有该权限的用户可以查看按月统计的员工考勤记录(普通员工只能在个人信息查询模块查看自己的按天列出的历史考勤记录)。 (4)培训管理 具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改培训项目,以及将员工添加到培训中或从培训中移除。 (5)考核管理 具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工考核成绩(业务流程还未实现)。 (6)奖惩管理 具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工的奖励和惩罚记录(业务流程还未实现)。 (7)权限管理 具有该权限的用户可以查询权限的授权情况,将员工(系统用户)添加到现有角色以及从所属角色中移除。 (8)角色管理 具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改角色权限。 (9)账户设置 用户可以修改登录密码。 (10)工资管理 入职时间每满两年工资上涨浮动10%。(触发器来实现)

二、系统登录与当前可用的系统用户 系统登录界面如下图所示: 系统使用用户ID(即员工ID)和密码登录。由于不同用户具有的权限不同,登陆后显示出的模块不同。本说明书中使用用户ID“1”和密码“123”登录系统,作为使用说明。登录系统后,显示的导航界面如下: 当前可用的用户ID(系统中已录入的员工)及密码保存在数据库中的Users表中。可使

人事档案管理系统的设计与实现

淮海工学院 课程设计报告书 课程名称:计算机课程设计 题目:人事档案管理系统的设计与实现系(院):电子工程学院 学期:08-09-1 专业班级:电子信息工程064班 姓名:张伟平 学号:030611433

1 引言 人事档案管理系统是典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数 据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而对于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。从而完成完善全面的人事管理功能,使人事档案管理流程合理化、自动化处理和分析各种有价值的信息,整个系统从符合操作简便、界面友好、灵活、实用、安全的要求出发,完成人事档案管理全过程,包括员工的基本信息录入与编辑、信息查询、信息统计、信息打印与预览,系统管理等功能。 2 设计原理 2.1设计思想 2.1.1选用VB作为前台应用设计语言 本系统采用微软公司的Visual Basic 6.0是进行前台应用程序开发,后台采用微软的Access 进行后台数据库开发。Visual Basic 6.0是Windows应用程序开发工具,是使用广泛、易学易用的面向对象的开发工具。Visual Basic提供了大量的控件,这些控件可用于设计界面和实现各种功能,减少了编程人员的工作量,也简化了界面设计过程,从而有效的提高了应用程序的运行效率和可靠性。故而,实现本系统VB是一个相对较好的选择。Visual Basic 6.0是一个非常优秀的数据库应用工具完全支持面向对象的开发。它拥有多种数据库接口,可以非常方便地连接到各种数据源再加之其专利产品,程序员不需编写任何SQL语句即可轻松地查询和更新后数据库中的数据,这使当时的同类开发工具望尘莫及。 2.1.2选用微软Access 2000作为后台数据库 目前的Access 2000是Microsoft强大的桌面数据库平台的第六代产品,是32位Access的第三个版本。Access有以下一些基本定义: ·数据库是一个包含各种Access “对象”(表、查询、窗体、报表、宏和模块)的文件,Access中所有工作都是建立在此基础之上的。 ·表是存放数据的容器,被设计成行和列的格式,就像电子表中的那样。每一列叫做一个“字段”,包含特定类型的信息,如姓名或学历。每一行称为一个“记录”,包含与单个实体有关的所有信息,如某个员工的姓名、性别、所在部门、学历等。对于像Access这样的关系数据库管理程序,一个数据库通常包含几个存放相关数据的不同表。 ·查询是一个Access对象,它询问数据库中有关数据的问题。根据设计方法的不同,查询能够在数据库中检索并组合来自不同表的数据。例如,可以设计一个查询来告知在公司中工作超过1年的职员有多少。查询还可以对一组数据执行操

电子档案管理系统技术方案设计

实用文档 电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视,档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外,随着档案管理信息化的工作全面深入地开展,人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样,对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求,同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战: 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂,几乎涉及到了各行各业所有的档案信息,包括实体档案和电子档案,这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型,并能管理好。同时,还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统,但在经过一定的产生和利用后,这些系统中的信息累计得越来越多,这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题,需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中,存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求,因而,档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统,而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统,它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接,实现信息的双向流动和共享。因而,要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移,为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用,而被要求深入到各个业务过程中,从信息的产生阶段和现行阶段就介入,以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移,与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入,需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性,以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理范围不断扩大、应用不断深入的同时,不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题,并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而,要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求,我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上,投入了大量的人力和物力,开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台,并在此基础之上,开发了针对

“档案管理”功能操作说明:

同济大学档案管理系统 操作手册 同济大学档案馆 二○○八年五月

目录 第一章系统简介 (1) 第二章档案管理 (3) 1.档案信息录入 (3) 2.档案查询与打印 (9) 3.文件调整 (11) 4.档案实体销毁 (12) 5.辅助立卷与批量修改 (12) 6.文件识别 (13) 7.邮件系统管理 (15) 第三章名词解释 (16)

第一章系统简介 本系统采用浏览器/服务器结构,具有维护方便,不需要安装客户端软件,客户端只需要一台联网(局域网、校园网、互联网)的计算机就可以应用,具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。 该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收发文管理、全文自动著录与标引等子系统,其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台 浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构,具有易安装、易维护、易操作,与操作系统,后台数据库无关等特点。 二、系统主要功能 1. 全文自动著录与标引 系统设计了面向21世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集,自动著录(即自动从电子文件全文提取各个著录项),自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化,对办公自动化过程中形成的电子文件的利用十分方便,大大提高了档案工作效率和自动化程度。 2. 全文管理与全文检索 本系统的全文管理通过高效的全文检索算法,实现了全文的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像,从而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。 3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理 系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理,用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中,对于录音录像档案还可以进行在线点播。 4. 档案信息统计 系统可以对各类档案资料进行灵活的统计,并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图表。 5. 档案借阅利用 系统实现了档案管理借阅利用的网络化,用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息,确定所要借阅的档案实体,系统即可纪录完整的借阅利用信息,并可以进行借出档案实体的催还,借阅利用信息的统计等操作。

档案管理系统的设计与实现

北京交通大学专业硕士学位论文中文摘要 中文摘要 随着业务的快速发展,目前我国众多企事业单位对电子档案的管理束手无策,难以应对档案管理的复杂性和多样性,没有建立起档案编制、修改、完善和监管体制,使得企业外部联系受到一定的局限,电子档案相关系统发展技术还不够成熟,制度也不够完善,这严重制约着我国电子档案的发展,因此电子档案管理系统的建设也是当前急需解决的问题为了解决这一难题,本文利用https://www.sodocs.net/doc/3f12248957.html,技术,SQL Server数据库设计并开发了一套企业档案管理系统,从而使得企事业的档案的归档、借阅、销毁等一系列流程规范化。 本系统的开发严格按照软件工程开发思想,论文首先研究了档案管理系统开发的背景和意义,并对同类课题的国内外现状做了研究,然后利用UML建模方法对档案管理系统完成需求分析工作,包括系统的角色分析、用例分析、性能需求分析等。在完成系统需求分析的基础上,对系统进行了整体设计和详细设计,为了提高系统的可扩展性,利用MVC三层架构设计了系统软件架构,有效分离了系统界面和程序逻辑的开发,其中视图层代表界面层,用来处理用户的各种操作请求,控制层用来处理程序逻辑,模型层代表系统实体类,用来与数据库绑定,采用的主要技术是https://www.sodocs.net/doc/3f12248957.html,数据库操作技术,其中控制层实现了SQLHelper数据库操作类。根据企业对电子档案管理的实际工作需要,由于档案是与企业内部的文件相关联的,电子档案的管理工作主要功能划分为基础信息维护、档案库管理、文件预归档、文件归档、档案借阅、档案销毁、系统维护,并对每个子功能进行了详细设计。为了提供系统安全性,使用加密算法完成Web Service通信加密和档案文件加密,然后对系统数据库完成了E-R图设计和物理表的设计,并根据设计模型对档案管理系统进行编码实现,最后利用黑盒测试方法对系统完成了测试。 本档案管理系统将全面实现信息化、自动化、系统化的档案管理模式,从本质上防范档案管理中存在的差错性,有效提升企业档案管理质量和水平,不断推动企业的档案管理水平迈向新的台阶。 关键词:电子档案;管理系统;档案归档 分类号:中图分类号:TP311;UDC:004.41

档案管理系统的需求分析

档案管理系统需求分析 档案管理系统的功能要求 档案管理系统的总目标是:在计算机网络,数据库和先进的开发平台上,利用现有的软件,配置一定的硬件,开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统,实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统,为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。 根据可行性研究的结果和客户的要求,分析现有情况及问题,采用Client/Server 结构,将档案管理系统划分为三个子系统:客户端子系统,服务器端子系统,WEB 发布系统,客户端与服务器端采用同一应用程序,其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。 档案处理流程图: 单位信息 决策、评估

档案详细信息档案分类 目录信息

下面分析各个子系统的功能需求: 1.服务器端子系统: 在客户端系统的功能实现上,可以分为以下几个部分: [1]单位信息的设置 本系统要求同时管理多个单位的档案信息,因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息,这部分要求对输入数据比较少操作频度小,供使用者了解管理单位基本信息外,更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息 [2]目录分类: 不同单位的档案类别不尽相同,但相同行业目录却基本相似,所以,系统应根据行业设置当量的默认档案分类。档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改,生成自己单位的档案目录系统,以在各个分类目录中存放相应的档案文件,这部分是整个系统进行后续操作的基础。 [3]档案录入整理: 将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。 [3]借阅管理: 借阅的登记查询与核销。

教职员工档案管理系统使用说明及操作方法

教职员工档案管理系统使用说明及操作方法教职员工档案管理系统,是获省级优秀科研成果一等奖的项目之一。是实现学校管理科学化、标准化、现代化不可缺少的软件之一。 教职员工档案管理系统分单机版和网络版。 教职员工档案管理系统,是国家知识产权保护产品,登记号:2006SRO8528。 一、软件简介 1、菜单:有基本设置、输入数据、查询及打印、统计四个菜单。 2、功能:教职员工档案管理。单项信息或全项信息查询;范围或分类查询;高级查询。打印或随机打印诸多信息资料和报表。用扫描仪、数码相机、摄像头均可将教职员工相片以BMP的格式录入。记事栏目可录入约650个文字,专供登录教职员工家庭主要成员、学习和工作简历、工作业绩及奖惩情况。保存数据功能。恢复数据功能。清空数据功能。压缩数据库功能。统计功能。Excel数据的导入和导出功能。 二、操作方法 1、系统设置。进入系统,点击“系统设置”,有两个选项:一是系统设置;二是打印选项。 ⑴在“系统设置”对话框中,系统设置了四项功能。

①保存数据。即备份数据,可直接将库内数据保存到硬盘中。点击“保存数据”命令键,选择盘区(C、D、E、……),自拟文件名,就把数据保存起来了。 ②恢复数据。就是将保存在硬盘或U盘中的数据调回来,在系统中重新运行。 ③压缩数据库。使用时间越长,数据越多,库越来越大,点击此键可使数据库压缩变小。 ④数据清空。将库内数据清空。 ⑵打印选项。有一项“打印选项”功能。 打印报表,要性别选此项,不带性别不选此项。 2、输入数据菜单。进入系统,点击“输入数据”菜单,进入“教职员工档案数据输入”对话框。然后,在上边的窗口,从上到下、从左向右录入教职员工的数据信息。如果按部门或科室录入更好。每录完1名教职员工或修改数据信息之后在退出编辑之前,都要按“√”确认编辑存盘,否则会丢失数据信息。 输入相片的格式是BMP。所以,获取相片要选BMP格式保存。如果是JPG格式,需先转换,后录入。 输入相片方法:将光标移到放照片的位置,单击鼠标右键,单击“由文件载入”,双击要输入教职员工的照片,按“√”确认编辑存

学生档案管理系统详细设计说明书

软件学院 学生档案信息管理系统 详细设计说明书 专业:软件工程 团队:面向对象软件工程课程设计四组成员: 指导教师: 编写日期: 2014年10月25日

目录 1.引言 (1) 1.1编写目的 (1) 1.2项目背景 (1) 1.3定义 (1) 1.4参考资料 (1) 2.总体设计 (2) 2.1需求概括 (2) 2.2软件结构 (2) 3.程序描述 (5) 3.1功能 (5) 3.2性能 (5) 3.3输入项目 (6) 3.4输出项目 (6) 3.5算法 (6) 3.6程序逻辑 (13) 3.7接口 (16) 3.8限制条件 (16) 3.9测试要点 (16)

1.引言 1.1编写目的 编写详细设计说明书的目的是为编码提供必要的依据,也是后期测试和维护的依据。该详细设计的预期读者有设计人员,设计评审人员,编码人员和维护人员。 1.2项目背景 鉴于目前学校学生人数剧增,学生信息呈爆炸性增长,计算机成本日益下降的前提下,学校对《学生档案管理》的自动化与准确化的要求日益强烈的背景下,由兰州理工大学提出,由面向对象软件工程课程设计四组开发,兰州理工大学全体师生为最终的项目用户,全国高等院校都是潜在用户。此项目与《教务管理系统》和《库存管理系统》有相似性,部分代码可以重用,有较高的参考意义,降低了项目的开发难度。 1.3定义 学籍管理系统:学籍管理是帮助教学人员、行政人员对人事档案的管理软件。 E-R图:称实体-联系图,提供了表示实体类型、属性和联系的方法,用来描述现实世界的概念模型。 类图:是显示了模型的静态结构,特别是模型中存在的类、类的内部结构以及它们与其他类的关系等。类图不显示暂时性信息。 顺序图:是将交互关系表示为一个二维图。纵向是时间轴,时间沿竖线向下延伸。横向轴代表了在协作中各独立对象的类元角色。类元角色用生命线表示。当对象存在时,角色用一条虚线表示,当对象的过程处于激活状态时,生命线是一个双道线。 N-S图(盒图):是一种符合结构化程序设计原则的图形描述工具。 1.4参考资料 1.《Java课程设计》,耿祥义著 2.《Java课程设计案例精编》,张广彬,王小宁,高静等著 3.《Java程序设计基础》,张晓龙、刘钊、边小勇等著 4.《数据库原理与应用》,李昭原主编 5.项目《库存管理系统》资料 6.互联网《学生档案管理系统》资料

档案管理系统的设计与实现.

档案管理系统的设计与实现. 档案管理系统系统分析 2.1 系统需求分析目前为了提高档案管理的水平,档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统;档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程,使工作人员对档案的管理更加容易,提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全;管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改,使管理员能够得到员工的最新信息;为了确保信息安全和准确,为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别,而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息,和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。 2.1.1 用户身份级别要求根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同,从权限大小大致可以分为:高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。系统管理员:使用本系统的档案管理员,是权限最大的用户,拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。一般用户:本系统的一般用户,能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改,但无录入和删除档案信息的权限。 2.1.2 系统功能模块设置具体操作:对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。?档案信息的录入:管理员对人事信息的添加操作对象:管理员浏览对象:管理员具体功能:档案管理员可以在档案库里新加档案信息,需按员工实际信息录入;?档案信息的修改:管理员和一般用户修改录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户浏览对象:管理员和一般用户具体功能:用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改,使员工信息随时更新,便于管理员的管理,能及时得到最新的员工信息;?档案信息的查询:管理员和一般用户查看录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户浏览对象:管理员和一般用户具体功能:用户和管理员可以查询已录入的档案信息,系统提供了多种查询方式,模糊查询和常规查询,如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询;?档案信息的删除:管理员删除录入的人事信息操作对象:管理员浏览对象:管理员具体功能:管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出,可以对其信息永久性的删除,也可以将其暂时性的删除到回收站中,在回收站中可以将需要的信息还原,也可以将其永久性的删除; ?档案信息的打印:管理员和一般用户打印录入的人事信息操作对象:管理员浏览对象:管理员具体功能:用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息,便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息,也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表,对其员工列表进行打印。?管理用户的设置:管理员对其用户名、密码和用户权限的设置操作对象:管理员浏览对象:管理员具体功能:系统由高级管理员和一般用户,一般用户的权限是由高级用户指定的,高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除,及用户密码的设置和修改,高级管理员拥有整个系统的全部功能,一般用户就能对档案信息的修改、查询、打印的功能。2.1.3 系统设计目标档案管理系统在功能满足一般档案信息的录入、删除两大核心功能,在Web服务器端产生可以运行动态的、交互的、高性能的Web服务应用程序。系统的基本设计原则始终是围绕电子档案系统的安装方便、安全

关于档案管理系统用户操作手册.doc

汾西矿业集团公司 档案(信息化)管理系统 用 户 操 作 手 册

1、系统应用价值 2、产品的特点 3、系统档案库结构 4、系统基本操作

1、系统应用价值 购买档案管理系统主要用来解决以下问题: 1.档案没有管理,档案散落在每个职工手里,没有档案管理部门,并且每年有200 份以上的文件产生。 2.有档案管理部门,但没有计算机管理,查询利用还是手工操作。 3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张,房价越来越高的今天,,如何节省档案占 用的空间? 4.档案的保管成为问题,南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题,如何能保证档案信息 不随着时间的流逝而消失。 5.有计算机管理档案,但没有实现联网,档案信息被困在“信息孤岛”中,无法得到有效利用。 6.有了计算机管理档案了,但系统维护非常困难,出现问题找开发厂商,几个月也没有回音。 7.上了计算机系统,但查询起来还是比较慢,不能达到预期的目的。 8.实现计算机联网了,但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入和查询利 用困难。 9.档案管理系统也联网了,与其它系统的数据也可以互通了,但档案的全面信息的保存没有实 现。如档案的产生过程(例如审批过程),并没有记录到档案中,而这些对于档案信息保持完整也 是必须的。 10. 上面的问题都解决了,是不是就没有问题了?也不一定!联网了、数据互通了,只是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性,每个重要的单位都有非常保密的档案,和无法用价值衡量的珍贵档案,这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力” 了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散,如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密,显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子:战场上侦查敌情,过去有飞机已经不错了,现在使用上了卫星,敌人的一举一动就一目了然,胜利就有了 每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统结合档案管理,可靠的保证!的使用得到严密的控制,丢失、泄密时有发生,而且不被人察觉,造成的损失是巨大的,有时是不可弥补的。 让客户明明我们都有对应的软件部件给予解决,对于以上问题的解决,并且量体裁衣,白白的上系统,实实在在的解决问题。2、产品特点:1. 数据库树形结构技术数据库树形结构技术是我们系统的独有优势,针对某一具体档案管理类型,树形扩展深度没有限制,提供了复杂文、档资料的管理平台。 理支持档案管类型深度扩充 档案管理中可能出现个性的地方均可灵活定制

人事档案管理系统的设计与实现

人事档案管理系统的设计与实现

摘要:企业管理信息化是现代企业发展的关键技术之一,人力资源管理是企业竞争战略中的一个重要部分, 在人力资源管理的过程中,人事档案管理是人事信息管理系统中的重要部分。本文利用VC++作为开发工具,以Access为后台数据库,设计、开发了一个人事档案管理系统。本系统能够实现人事档案信息的编辑录入、查询、统计等功能,为企业实现其经营目标提供了重要保证,对增强其企业竞争力,提高经济效益起着一定的作用。本系统也对其它公司的人事档案管理方面具有借鉴作用。 关键词:人事档案管理系统;数据库;设计与开发;VC++;

目录 1引言 (4) 2系统采用的相关技术简介 (5) 2.1 VC++技术(主要MFC方式) (5) 2.2 Access数据库 (6) 2.3 ADO数据库开发技术 (6) 2.3.1 引入ADO库 (6) 2.3.2 ADO与数据库的连接 (7) 2.4系统运行环境支持 (7) 3需求分析 (8) 3.1员工档案信息管理流程图 (8) 3.2数据字典 (9) 4概要设计 (10) 4.1 系统层次模块 (11) 4.2人事档案模块图 (11) 4.3其它模块图 (12) 5数据库设计 (12) 5.1E-R图 (12) 5.2逻辑结构设计 (13) 6详细设计 (17) 6.1主控平台的实现 (17) 6.2 管理员登陆模块设计 (19) 6.3 人事档案管理子模块设计 (22) 6.3.1人事档案录入与编辑子模块的实现 (22) 6.3.2人事档案统计模块的实现 (25) 6.3.3人事档案查询模块的实现 (33) 7 调试分析中遇到的问题是 (35) 8 用户使用说明 (36) 结束语 (39) 参考文献 (40)

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