大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册

目录

一、会议前组织工作准备： (2)

（一）会议的发起： (2)

（二）会议组织和机构： (2)

（三）会议分工和责任： (2)

二、会议承办主体流程： (2)

（一）会议前期工作： (2)

1参会客人的联系、函达及情况工作。 (2)

2参会资料的准备。 (3)

3会议场所的考察、落实工作。 (3)

4参会资料的制作落实工作。 (3)

5参会物品的情况落实工作。 (3)

6参会人员用车情况落实工作。 (4)

7财务预算整理，报公司领导审批。 (4)

8拟定参会客人的详细接待、安排计划。 (4)

9会议现场的工作安排。 (4)

10会议现场外工作安排。 (5)

11公司人员的仪容仪表要求。 (5)

（二）会议中工作： (6)

1检查工作。 (6)

2迎接工作。 (6)

3公司领导会面工作。 (7)

4会场工作。 (7)

5散会后工作。 (7)

（三）会后工作： (8)

1送机、送站参会客户工作安排。 (8)

2宾馆门口迎送参会客人的安排。 (8)

3结账工作。 (8)

4联系参会客人平安到否工作。 (8)

5会后公司内部总结会。 (9)

6会后资料的整理。 (9)

7制作参会人员名册。 (9)

8资料、名册的存档与送达。 (9)

一、会议前组织工作准备：

（一）会议的发起：

由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。

（二）会议组织和机构：

由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。

会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。

（三）会议分工和责任：

由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。

二、会议承办主体流程：

（一）会议前期工作：

依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。

1参会客人的联系、函达及情况落实。

1．1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。

1．2会议前两天落实来参会客人情况。

1.2.1来客人数。

1.2.2来客身份。

1.2.3来客性别。

1.2.4重要客人的习俗。

1.2.5来客联系方式。

1.2.6参会来客的对方协调人。

按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。

1．3会议前两天落实参会来客到达机场、车站的具体情况。

1.3.1乘坐飞机到达的班次、时间、人员。

1.3.2乘坐火车到达的的车次、时间、人员。

1.3.3乘坐班车到达的的终点站、时间、人员。

1.3.4有无自行开车来的人员情况。

按照来客到达时间整理顺序并正式报告会议总指挥。

1．4由会议总指挥指定专人负责和参会客人保持联络，落实路途情况且每半天汇报给总指挥，重要参会客人需及时汇报。

2参会资料的准备。

2．1依据落实的来客情况，按照规定格式在会议前两天制作好秩序册（初稿）。2．2依据会议内容在会议前三天起草完成开幕辞。

2．3依据会议安排在会议前三天起草完成各会议讲话。

2．4依据会议内容安排在会议前三天制作完成会议演示资料。

2．5依据会议内容在会议前三天准备完成产品相关资料（经内审、签署）。2．6由会议总指挥组织人员对上述材料进行统筹和协调后，送公司相关领导、部门审定。

2．7由会议资料组在规定的时间内完成上述定稿资料的统一制作。

3会议场所的考察、落实，并作出预算报告。

3．1依据会议规模要求，对预选的宾馆入住条件进行考察，并在会议前三天书面汇报会议总指挥。

3．2依据会议要求，对预选的会议场地进行考察，并在会议前三天书面汇报会议总指挥。

3．3在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其服务情况进行落实。3．4在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其周围环境进行考察。3．5在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对交通情况进行考察。

4参会资料的制作落实，并作出预算报告。

依据货比三家原则在会议前三天书面汇报：

4．1资料制作周期。

4．2资料制作样式。

4．3资料制作费用。

5参会物品的情况落实，并作出预算报告。

依据货比三家原则在会议前三天书面汇报：

5．1制作横幅样式、费用、时间。

5．2酒水、饮料等价格。

5．3参会客人礼品的样式、价格。

5．4会议用品（文件袋、笔、软皮本）样式、价格。

5．5相应的发票情况。

6参会人员用车情况落实，并作出费用报告。

依照会议的日程安排，在会议前三天书面汇报：

6．1车型、车况。

6．2租用费用。

7进行财务预算整理，并报公司领导审批。

7．1由会议总指挥组织、评定各汇报的情况。

7．2由会议总指挥指定会议财务专人，对评定下来的情况进行财务预算整理。7．3在会议前三天报公司领导审批。

7．4在公司领导评审通过后，由指定的专人和财务部协商及时领出会议专款。7．5由会议总指挥制定会议财务用款制度。

8拟定参会客人的详细接待、安排计划。

在会议前两日，由会议总指挥组织会议，依照时间顺序对下面工作进行详细计划：

8．1参会客人及陪同人员住宿安排。

8．2参会客人餐饮安排。

8．3参会客人行程安排。

8．4会议结束后活动安排。

8．5会议前、中、后陪同人员的安排。

8．6参会客人的接站工作安排。

8．7会议期间与客人协调工作。

8．8突发事件应急处理工作、人员。

9会议现场的工作安排。

在会议前一日对下面工作完成，由会场工作负责人进行检查。并将结果及时汇总汇报给总指挥。

9．1参会客人、陪同人员、工作人员房间。

9.1.1所有房间内情况的落实。

9.1.2所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示。

9.1.3制作好房间人员入住空表格。

9.1.4会议秩序册的送到参会客户房间。

9.1.5水果、鲜花的送到参会客户房间。

9．2会场的布置，会场内设备的调试。

9.2.1会场内座椅摆放整齐，布局合理。

9.2.2会场内横幅的悬挂整齐，标示粘贴牢固。

9.2.3会场内投影仪及幕布调试无误。

9.2.4会场内所有麦克风、音响调试无误。（保密会议不能用无线麦克风）

9.2.5会议讲演用电脑和资料联机调试无误。

9.2.6会场内灯光、开关、电源及插板的落实。

9.2.7会场用打印机和纸张落实，联机调试无误。

9.2.8会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误。

9.2.9会议场所各指引标示的落实；

9．3会议所有物品、资料的到场、分装整理。

9.3.1会议所有物品指定规放位置。

9.3.2会议用各物品及时购买，分装整理好。

9.3.3会议用所有资料进行标示、并盖好图章；

9.3.4会议用的物品（文件袋、笔、软皮本）检查无误分装入袋。

9.3.5会议用产品资料分装入袋，并做好发放人员编号表格。

9．4参会客人的桌牌、会议牌制作。

9.4.1由会议总指挥对参会客人座次进行排定。

9.4.2核实所有桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐。

9.4.3依照参会人员数量制作相应会议牌。（蓝底黑字无人员姓名）

9.4.4按照公司会议人员制作相应会议牌。（黄底黑字有人员姓名）

9．5会议过程的摄影、照相安排。

9.5.1人员的确定。

9.5.2各重要时刻的摄影、照相确定。

9.5.3合影留念的场地确认。

9．6会议用车的安排。

9.6.1确定好参会客人车辆到场时间。

9.6.2确定好参会客人车辆行走路线。

9.6.3确认好接机、接站车辆、时间、人员。

10会议现场外工作安排。

在会议前一日对下面工作完成，并由外场工作负责人进行检查。并将结果及时汇总汇报给总指挥。

10．1试验设备的调试、要参观的生产现场的布置工作。

10．2参观期间路线制定、讲解人员、试验人员准备工作。

10．3会议用各物品的采购工作。

10．4公司人员、设备、资料和物品的运送到会议现场。

10．5会议期间天气情况及物品的准备。

10．6药品准备。

10．7会议期间道路通行情况。

11公司人员的仪容仪表要求。

（二）会议中工作：

会议期间每天晚上各会议小组组长将情况向会议总指挥进行汇报，并按照会议总指挥要求做出第2天工作安排。

1检查工作。

由会场工作组组长随时对下面工作进行检查，并根据情况及时安排：

1．1公司人员、设备、资料和物品的情况。

1．2会议用水果、酒水、物品、礼品的购买、分装、整理情况。

1．3会议室情况。

1.3.1会议用烟、烟灰缸、打火机的落实，并在会议前30分钟摆放到位。

1.3.2会议用矿泉水的落实，并在会议前30分钟摆放到位。

1.3.3会议用茶水、茶杯的落实，并在会议前30分钟准备好。

1．4会议用车、摄影、照相人员的落实和通知情况。

1．5参会客人的接机、接站工作安排情况。

2迎接工作。

2．1接机、接站参会客户工作安排。

2.1.1将参会客户的到机场、火车站进行时间排序。

2.1.2落实好接客的司机和车辆。

2.1.3定好到达宾馆门口迎接的准确时间。

2．2宾馆门口迎接参会客人的安排。

2.2.1由司机将接到客人的情况及时通知会议总指挥。

2.2.2由总指挥根据参会客人到达宾馆时间，指定负责人安排公司人员在门

口迎接。

2.2.3负责人对公司人员进行分工安排，指定主要迎接客人人员、门口服务

人员，登记服务人员。

2.2.4负责人随时保持与会议总指挥的联系，在得知客人到达宾馆前十五分

钟通知公司人员到门口等侯，并准备好迎客的工作。

2.2.5准备好客人房间钥匙；房间人员入住表格；各车辆内的客人情况落实

工作。

2.2.6司机将车开到宾馆门口，由门口服务人员将车门拉开并站立一旁。客

人下车时，主要迎送人员上前迎接问候，并引领客人到登记服务人

员处。

2.2.7由登记服务人员进行来客身份确认，发放房间钥匙，并引领客人到房

间。

2．3与对方协调人员的沟通、落实到客情况。

2.3.1实到参会人数。

2.3.2参会来客情况。

2.3.3参会客人身体状况。

2.3.4参会客人有无其它要求。

3公司领导会面工作。

3．1公司领导与参会客人的会面安排。

3．2参会客人入住后走访、交流工作。

4会场工作。

4．1会议资料的到位检查。

4.1.1会议演示资料。

4.1.2产品资料。

4.1.3秩序册中会议议程表。

4.1.4各发言辞稿。

4.1.5投影指示激光笔。

4．2会议现场秩序及人员工作的安排。

4.2.1会议现场总调度的人员指定。

4.2.2会议主持人的安排。

4.2.3会议发言人及顺序安排。

4.2.4会议答辩人员及顺序的安排。

4.2.5会议现场服务人员的安排。

4．3会议场外人员工作的安排。

4.3.1会议用水的准备。

4.3.2会议用物品的准备。

4.3.3与会场服务人员沟通、协调工作。

4.3.4会场内交待的任务。

4.3.5其它偶发事件。

4．4资料协助人员的安排。

4.4.1投影资料的协助。

4.4.2文件修改及打印工作协助。

4．5会议全程记录人员的安排。

4.5.1会议现场的文字书记人员。

4.5.2会议现场的录音记录人员。

4．6会议全程摄影、照相人员安排。

5散会后工作。

5．1参会客人就餐的准备、安排。

5.1.1依照会议前制定的会餐安排对就餐地点进行落实。

5.1.2对菜单进行落实。

5.1.3就餐客人座位、排序的落实。

5.1.4在会议结束前30分钟与就餐部门联系确认情况。

5.1.5在会议结束前10分钟确认凉菜均已经上桌，酒水、饮料到位。5．2安排落实引领客人到餐厅的人员。

5．3引领客人到餐厅。

5．4与对方协调人员进行沟通确认。

5.4.1参会客人返程时间、方式。

5.4.2参会客人其它要求。

5．5餐后休息安排。

5．6其它安排。

5.6.1参会客人返程票务的落实。

5.6.2参会客人是否有旅游活动及安排。

5.6.3晚餐及晚上活动的安排。

（三）会后工作：

1送机、送站参会客户工作安排。

1.1将参会客户的去机场、火车站地进行时间排序。

1.2将离开的客人进行合理安排，并落实好送客的司机和车辆。

1.3定好到达宾馆门口迎等的准确时间。

2宾馆门口迎送参会客人的安排。

2.1由总指挥根据参会客人离开时间安排公司人员在门口迎送，指定负责人。

2.2负责人对人员进行分工安排，指定主要迎送客人人员、门口服务人员，门外

服务人员。

2.3负责人在客人离开前十分钟通知公司所有送别人员到门口等侯，并准备好送

客的礼物。

2.4客人下来时，由主要迎送人员上前迎接，其它人员面带微笑，由门口的迎送

人员拉开门等候，司机将车开到门口，由门外人员将车门拉开等候。

2.5当客人到门口时，所有人员齐声说“欢迎再来！”，当客人坐上车后集体挥手

道别。

3结账工作。

3.1由会议财务专人对会议期间的费用进行记账。

3.2在客人离开房间前对房卡、其它费用进行核实。

3.3和宾馆、餐馆等的人员进行对账。

3.4结清费用并审核票面。

4联系参会客人平安到否工作。

4.1对参加会议的客人进行分类，并细分落实到每个和客户联系的人员。

4.2根据客户离开的时间，乘坐的交通工具。在参会客户到达目的地1个小时内

进行电话联系确认平安与否。

4.3将联系结果及时向会议总指挥汇报。

5会后公司内部总结会。

5.1由会议总指挥指定时间对会议的情况组织开总结会。

5.2由会议总指挥主持，邀请公司领导出席。

5.3由会议总指挥对会议情况进行书面汇报。

5.4由会议记录人对会议中参会客人提出的问题进行书面汇报。

5.5各小组负责人书面汇报本小组在会议期间的工作情况。

5.6由会议期间负责财务的负责人对会议期间所有的费用情况对公司领导进行

书面汇报。

5.7由会议中各领导对汇报工作进行点评，并进行工作安排。

5.8由公司文员进行总结会议的会议记录。

6会后资料的整理。

6.1现将会议的所有资料包括总结会议记录进行分类。

6.2对整理好的会议资料进行编号。

6.3对于答复客户提出来的问题按照时间节点完成。

7制作参会人员名册。

依据此次参加会议的客人，对所有来客资料做成名册。

8资料、名册的存档与送达。

8.1对所有会议资料进行存档管理。

8.2对于客户要求的回复的资料，在时间节点内完成，经审核没有问题，及时发

给客户。

大型会议组织流程经过标准

大型会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一

(会议管理)会议和重大活动工作流程和要点

会议和重大活动工作流程和要点（试行） 一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例) 会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。 2、会议筹备工作事项 （1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。 （2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请

柬由相关部门负责发送。 （3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。 （4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。 （5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。 （6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。 （7）草拟会议筹备方案。内容包括： ①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 ②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。 ③制订会议经费预算。 ④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

会议工作指南与准备检查清单

会议工作指南与准备检查清单 1.出席 预期出席会议总人数 2.日期 （1）大多数会议出席者到店日期 （2）大多数会议出席者离店日期 （3）未使用客房可销售日期 3.住宿 （1）大约所需客房数，按标间、大床房、套房分类 （2）会议出席者房价 （3）预订确认：会议代表、会议负责人或协会秘书长 （4）预订复印件地送给________ 4．VIP室 （1）数量价格 （2）服务时间、小吃、茶水 （3）服务人员称呼、联系方式 （4）是否有小费/服务费产生 5. 客人 （1）是否邀请当地名人 （2）是否提供入场券 （3）重要嘉宾的交通安排 （4）关于发言的提前沟通 （5）是否安排欢迎/接待 6. 设施设备 （1）专门通知是否放在了贵宾席或包厢里 （2）会议资料是否齐全，分装好了？ （3）签到台、VIP休息室、会议出席者、欢迎条幅等指示标识 （4）灯光——灯光师、聚光灯、追光灯等 （5）舞台——大小、规模、是否需要一次性地毯 （6）黑板、磁性板、法兰绒板 （7）图表架、黑板/白板、板架 （8）有照明的讲台、小台架、演讲辞提示器、会议主席用的小木槌、座位划区（9）会议参加者所需座位是否足够了 （10）冷/热空调是否正常 （11）扩音系统是否正常 （12）录音设备工作是否正常 （13）麦克风的配备数量和类型是否符合预订要求 （14）讲坛是否到位？照明灯亮否？

（15）是否有会议主席用的小木槌？席位划区否？ （16）讲坛上水杯是否到位？ （17）会议出席者所需水杯是否摆放到位 （18）入场处警卫是否到位 （19）是否放置烟灰缸和火柴 （20）是否有投影机、屏幕、架子、现场放映员 （21）演讲词提、示器工作是否正常 （22）铅笔、拍纸簿、纸是否到位 （23）图表架、黑/白板、板架 （24）钢琴、风琴是否按要求放置 （25）告示牌、旗帜是否到位 （26）灯光设备是否符合预订要求 （27）花卉植物是否符合预订要求 （28）其他特殊设备是否按要求到位 （29）会议厅如果难找的话，楼层是否需放置方向告示牌（30）如果会议室更改，是否在明显之处张贴告示 7. 会议 （1）会议召开前的检查内容 A.提供场所楼面布置图 B.每次分会的正确日期和时间 C.每次分会的分配厅、租金 D.组委会办公室 E.每次分会的席位数、席位图、演讲者台子 F.错开安排会议、以保人流畅通、电梯不拥挤 G.需要舞台——规模、大小 H.每个分会所需设备——对照设备清单检查 I.其他特殊要求 J.速记是否在场 （2）临开会前的检查内容： A.会议室门是否打开，服务人员是否到位 B.席位是否按照预定要求排好 C.电费 D.货运箱包的储存保管 E.场地分隔、背景 F.警卫服务 （3）会议结束清场工作 A.撤走会展主办单位用品 B.检查是否有遗忘物品

会务工作流程

会务工作流程 Company Document number：WUUT-WUUY-WBBGB-BWYTT-1982GT

会务工作流程 一、会前准备： 1、了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会议场所。 2、发布会议通知。通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。 及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。 3、邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜。 4、准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。 5、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。（2）会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等必要时，安排就座区域分布。（3）落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。 6、安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排，及有关纪念品赠送工作。 7、发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好比那机会议简报的准备工作。

8、协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。 9、检查会务准备情况。会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。 二、会中服务 1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响等设备、主席台的布置情况。 2、检查服务人员就位情况。（1）检查签到准备工作，签到处负责人员应该提前到位，做好签到准备工作。（2）检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。（3）检查休会期间茶点服务等。 3、检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整；重要内容要记清原话；必要时要做好录音准备工作。 4、检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况。 5、做好与会人员合影的各项准备工作。 6、做好会议的安全保卫和医疗保障工作。 7、编印会议简报。 8、编印会议通讯录。 9、做好与会人员返程的相关安排。 三、会后工作 1、分发与会人员照片、通讯录。 2、安排相关人员、车辆为与会人员送行。

大型会议组织流程标准

大型会议组织流程标准会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括：；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。三、 会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、

大型会议的30个准备环节

<<大型会议的３０个准备环节>>,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作细节对照落实表格。内容只能是大致上这样，因为每次会议都有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序，因为许多工作都是起头并进或穿插进行，由办公室主任统筹安排。 现在它发给你们，如对您个工作有些许启发，那就非常高兴了；如果您提出修正或补充意见，那就非常感谢！ 大家一起来谈谈，共同营造天涯论坛平等，共享的活跃氛围。 1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题 2.成立会议组织，确定会议主持人 3.确定会议具体议程 4.会议宣传和气氛渲染 5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训 6.初步确定会议时间、地点 7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程 8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求 9.费用预算、借支票、报销 10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT 11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰等；气氛环境处理；住宿：娱乐、价格； 13.购买或借用会议用品 实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本），胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等 １４．会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器 １５．打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单 １６．报到，签到、会前文件发放 １７．场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品 １８．场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲 １９．会议记录：录音录象、会议记录 ２０．媒体应对和会议新闻稿纲要提供 ２１．会议简报、纪要等文书起草 ２２．引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况 ２３．休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置 ２４．会议文件清退 ２５．返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙 ２６．检查会议车辆是否按时往返、是否够用；安排与会人员乘车返回 ２７．报销、结帐 ２８．会议督查催办 ２９．会议文书归档

大型企业商务会议会务接待流程完全手册

大型企业商务会议会务接待流程完全手册 大型企业商务会议会务接待流程完全手册 大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。（二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备（一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。备注：任务分解后形成《会务接待方案》。（二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）注：日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。（三）下发会议通知、登记代表名单1.责任人：文秘材料小组。

2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题（2）参会人员（3）会期安排 （4）会议地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）报到日期（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）（8）会议回执（附表2）（9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族 （6）到达航班与到达时间（7）是否要求接站 登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。（四）选定会议地点1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括： （1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐 （3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）（4）交通（便利与否）（5）当期有无接待能力 3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作：（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与

会议筹备执行手册簿最终版

会议筹备执行手册 流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在

二零一六年一月

目录 一、手册说明 (2) 二、筹备环节一：信息沟通 (2) 三、筹备环节二：会议通知的撰写 (3) 四、筹备环节三：会议筹备 (4) 五、筹备环节四：现场执行 (6) 六、筹备环节五：会后跟进 (8) 七、工作人员礼仪 (9)

一、手册说明 大型会议活动工作较为复杂，因此大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为XX公司总行大型会议活动的部分环节提供原则性指导，讨论对象主要为接待及现场布置等项目。 本手册将活动执行分为五个环节：信息沟通、会议通知的撰写、会议筹备、现场执行、会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的会议筹备执行过程。

二、筹备环节一：信息沟通 信息沟通是会议筹备中的第一环节。充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的围争取了解与会议有关的更多信息，填写下列会议信息沟通表，再筹划下一步工作。

三、筹备环节二：会议通知的撰写 容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。在会议信息沟通完成之后，执行负责人填写会议信息沟通表，之后撰写会议通知（初稿），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见拟定会议通知（最终版）并下发相关部门及经营单位。其整体流程如下： 会议通知的基本要素： 1、会议名称与目的； 2、会议时间与地点； 3、承办办/联办/协办部门； 4、与会领导、参会人员与规模； 5、会议议程。 6、报名与接站回执 7、请假申请表 8、注意事项与参会要求 9、联系人 四、筹备环节三：会议筹备

会务工作流程

会务工作流程 Prepared on 22 November 2020

会务工作流程 一、会前准备： 1、了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会议场所。 2、发布会议通知。通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。 及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。 3、邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜。 4、准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。 5、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。（2）会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等必要时，安排就座区域分布。（3）落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。 6、安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排，及有关纪念品赠送工作。 7、发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好比那机会议简报的准备工作。

8、协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。 9、检查会务准备情况。会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。 二、会中服务 1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响等设备、主席台的布置情况。 2、检查服务人员就位情况。（1）检查签到准备工作，签到处负责人员应该提前到位，做好签到准备工作。（2）检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。（3）检查休会期间茶点服务等。 3、检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整；重要内容要记清原话；必要时要做好录音准备工作。 4、检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况。 5、做好与会人员合影的各项准备工作。 6、做好会议的安全保卫和医疗保障工作。 7、编印会议简报。 8、编印会议通讯录。 9、做好与会人员返程的相关安排。 三、会后工作 1、分发与会人员照片、通讯录。 2、安排相关人员、车辆为与会人员送行。

会务流程指南

会务流程指南 会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。 谋划会前准备 会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

（一）制订方案 会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。 （二）明确任务 在会议筹备阶段，主要有以下任务： 1．起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第三会议室。 2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式。采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。 3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。

大型会议会务工作流程清单

大型会议会务工作流程清单 环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成 会议确认会议事由确定会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员 确定与会人员类别及邮件发送地 址 会议议程 明确列明会议各项议题及时间、形 式、主讲人等 确定酒店 根据与会人员的类别确定房间预 订的类型，提前致电酒店人员做好 准备

会议前期准备准备会议 明确人员分 工 将具体人员分工填入此表 资料准备与收集 电子版资料，包括会议议程、会议 指引（外部）、回执、会议使用文 档初稿（Word/Excel/PPT等） 会议通知撰写通知附：资料（参见上一行） 回执收集 确定参会人 员信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、 联络方式 整理通讯录（内容同上） 资料准备与收集 电子版资料，包括会议使用文档正 式版、会务指引（内部）、通讯录、 签到表

储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员 印刷 联系印刷厂，确定价格、印刷完成 及送货时间 打印列出打印清单及打印份数 装订将文件整理装入资料袋 发放发送邮件 住宿酒店预订 联系酒店，确定房间类型及个数， 询问酒店是否包括早餐 接机接机确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间 预订车辆

餐饮 就餐形式、地 点确定公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处 文具 文具准备及 领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、 白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 会场会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎 牌、指引牌、座位牌、茶水 会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂； 欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位

大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册（初稿） 目录 一、会议前组织工作准备： (2) （一）会议的发起： (2) （二）会议组织和机构： (2) （三）会议分工和责任： (2) 二、会议承办主体流程： (2) （一）会议前期工作： (2) 1参会客人的联系、函达及情况工作。 (2) 2参会资料的准备。 (3) 3会议场所的考察、落实工作。 (3) 4参会资料的制作落实工作。 (3) 5参会物品的情况落实工作。 (3) 6参会人员用车情况落实工作。 (4) 7财务预算整理，报公司领导审批。 (4) 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。 (4) 9会议现场的工作安排。 (4) 10会议现场外工作安排。 (5) 11公司人员的仪容仪表要求。 (5) （二）会议中工作： (6) 1检查工作。 (6) 2迎接工作。 (6) 3公司领导会面工作。 (7) 4会场工作。 (7) 5散会后工作。 (7) （三）会后工作： (8) 1送机、送站参会客户工作安排。 (8) 2宾馆门口迎送参会客人的安排。 (8) 3结账工作。 (8) 4联系参会客人平安到否工作。 (8) 5会后公司内部总结会。 (9) 6会后资料的整理。 (9) 7制作参会人员名册。 (9) 8资料、名册的存档与送达。 (9)

一、会议前组织工作准备： （一）会议的发起： 由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。 （二）会议组织和机构： 由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。 会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成 员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。 （三）会议分工和责任： 由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。 二、会议承办主体流程： （一）会议前期工作： 依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。 1参会客人的联系、函达及情况落实。 1．1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。 1．2会议前两天落实来参会客人情况。 1.2.1来客人数。 1.2.2来客身份。 1.2.3来客性别。 1.2.4重要客人的习俗。 1.2.5来客联系方式。 1.2.6参会来客的对方协调人。 按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。

大型会议组织接待流程实施办法

大型会议组织接待流程实施办法 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑会议的准备周期，，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。

在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 XX公司年会议程（文） 公司将于XX年X月X日举行年度会议，会议主要议程如下： 1、公司各部门汇报上一年度工作情况及下年度工作计划。 2、通报xxxx年度经营情况 3、公司总经理讲话 4、优秀员工表彰 5、 东誉城XX公司 XX年X月X日传发 公司全体员工 三、会议的三类相关人员 年会通常有三类相关人员：1、领导小组；2、筹备与接待人员；3、参加人员。 1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待

会议大厦会议服务流程 - 制度大全

会议大厦会议服务流程-制度大全 会议大厦会议服务流程之相关制度和职责，行政中心会议大厦会议服务流程1.目的规范会议大厦会议服务接待,满足会议组织方之要求,提升会议接待服务的效率和水平,最大限度内提高客户满意度。2.适用范围行政中心会议大厦会议服... 行政中心会议大厦会议服务流程 1.目的 规范会议大厦会议服务接待,满足会议组织方之要求,提升会议接待服务的效率和水平,最大限度内提高客户满意度。 2.适用范围 行政中心会议大厦会议服务 3.职权与职责 3.1部门经理或分管经理助理对会议大厦会议服务接待进行指导。对整个会议服务加以督察,并负责各部门间的统筹协调。 3.2会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴,并具体协调会议期间安全部、会务部、技术部及清洁分包方的分工协作和任务安排,且对每次会议服务进行总结以持续改进。 3.3技术保障部负责会议前后的灯光、音响、空调等设备的调试和运行,就会议组织方之要求提供技术支持和现场维护,确保各项设备正常工作。 3.4安全管理部负责外围指引(如外围无交警则须提供车辆指引服务)、门岗查验、现场巡查、地下车库指引及紧急事件处理,全面负责会议期间的安全保卫工作。 3.5会务部负责会议前的会场布置与会议准备、会议期间服务及会后清理工作。 3.6清洁分包方全面负责会场清洁卫生及周边区域的清洁清扫、花草养护及卫生清理工作。 4.会议大厦会议场所分类及用途说明 4.1主会场 接待450人一1200人的大型会议、晚会等。 4.2二楼报告厅 接待100-450人的报告会议、学习会议、讨论会议等。 4.3主席团会议厅 定向接待政协、人大常委会议。 4.4新闻发布会场 接待30-100人的中型会议。 4.5分组会议室(包括贵宾室、休息室) 接待30人以下的小型会议、接见会议等。 5、过程和方法控制 5.1会议大厦客服助理 5.1.1在接到机关事务局会务服务通知后,会议大厦客服助理应积极筹备,并应合理安排组织单位到相关会场参观。 5.1.2在机关事务局的许可下,会议大厦客服助理应详细说明该会场的布置、功能、费用、使用情况及我方所能提供的服务项目.使组织单位对该会场有所全面了解。

会议准备工作清单

会议准备工作清单 无论是机关、事业单位、公司企业领导者、决策部门研究工作、部署工作、解决问题，还是单位、团体之间或内部的工作、业务、学习、学术交流、探讨等，都往往离不开会议，所以组织好一场高质量的会议，就显得非常重要。当然会议有大有小，有一般性的会议，也有重要会议。但不管怎么样，作为文秘人员或者会议组织者，掌握组织会议的一些“干货”，是这不可少的！文秘人员或会议组织者在接到会议任务后必须要自己理出一份会议清单，然后按单执行，才能没有纰漏。并且能够提前做好会议准备工作，对开好会议有很重要的作用。 一、会议的主题。凡举行正规（正式）会议，首先需要确定其主题是什么？目的是什么？要解决什么问题？想达到什么预期的效果？它不仅仅是会议的名称，更是确定会议的具体内容、形式、目标、场地、规模、档次的重要先决条件。所以，一定弄清楚会议的主题。文秘人员一般都可以通过从领导的意图中得到这些重要的信息，如果没有获得这些信息，就没法走下一步流程。 二、会议的议程（主要内容）。当知道了会议的主题以后，会议的议程就相对好确定了。但这一步很考量会议组织者、有关文秘人员的作为领导参谋助手作用的能力和水平。因为领导一般只说会议主题，往往不具体说会议事项，这就靠你去理解了。当然，最后领导肯定要审阅。 三、会议的形式。就是通过什么形式来开会。这就要根据会议的主题、议程、目的等等来确定会议形式。如是预备会、动员会、总结会、工作交流会；现场会、电视电话会、视频同步直播会；座谈会、征求意见会；小型、中型还是大型会？等等。 四、参加会议人员的名单、范围。当确定会议的主题、目的、开法形式后，什么人员参加会议及范围就易确定了。特别提醒的是，在实际运用中，一定要严格按要求控制参加会员的人员和范围。任意扩大规模，也造成不必要的人力、物力、财力的浪费。 五、会议主持人。一般的原则是主办方的主要领导或业务分管领导，如果有多个主办单位，那么往往由牵头的主办单位的主要领导或分管领导为主持人。 六、会议的时间。什么时间开会？开多长时间？这必须要做出一个预测判断。不能任意延长会议时间，达到会议目的，解决了问题即可。按照公文写作之道君的经验，哪天开会？什么时间开会？最好还是多征求领导的意见，领导一般都比较忙，会议时间有可能会多次改动，反复。这也是没办法的事情。有时候即便发了会议通知，也还得改时间。 七、会议的地点。会议的地点选择也比较考量会议组织者，文秘人员的办会经验。选择什么样的会议室？在什么地方开？都要根据会议的主题、目的、要求、参会的人员、规

大型会议接待流程

会议接待流程 1会议资料准备 1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会 人数印刷。 2：会议资料（主办单位提供） 3：领导发言稿（主办单位提供） 4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。 5：项目执行情况资料（主办单位提供） 6：展板所属图片（主办单位提供） 7：广告牌设计稿 8：欢迎布标、会议室布标 9：会议礼品（按参会人数准备） 10：会议代表证 2设备及设施准备 1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水 桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。 2.签到簿、名册、会议议程 签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。 3.黑板、白板、笔 在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。 4.各种视听器材 现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。 5.资料、样品 如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。 6.会标、背景板、展板 会标一般指会议名称和会议标语横幅。

餐饮部各种大型会议服务流程

餐饮部各种大型会议服务流程 1、重要会议 按会议类型与规格，选择合适的会议厅。 按会议形式与人数，摆放会议桌椅。 按客户要求，布置会场。挂横幅，设签到台，主席台，讲台，话筒，投影等会议设施设备，并适当布置花草。 准备会议所需的文具用品，席位卡等。 准备会议期间的茶水，咖啡，点心等。 服务员站在门口迎接宾客。 客人入座后，要及时送上茶水，毛巾等，做到热情服务并保持安静。 会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水，饮料等需求，一般半小时添加一次。 会议结束，在门口送客道别感谢。 2、商贸洽谈会 商贸洽谈会一般要选用一个餐厅陈列展品，陈列工作由承办单位负责，但餐厅要保证陈列品的安全。 还要根据要求，准备若干小型会议室，供洽谈业务。会议室要保持整洁卫生，当中外双方业务人员洽谈时，要及时供应茶水，咖啡或饮料，派送小毛巾，热情服务，保持安静。 一般参加洽谈的客人对早，午餐要求从简，对晚餐要求丰盛，因此，在一日三餐的供应上，重点放在晚餐。

洽谈会期间，一般都要举行多次招待会或宴请，因此务必抓好宣传推销工作，提高菜肴质量和服务质量。 3、高级会谈 会议气氛庄严隆重，会场布置长会议桌或环型会议桌，铺台泥，椅子数量与参加会谈的人数相等，会场绿植高雅。高规格的会议，要在会议桌中央摆放会谈两国的国旗，东道国国旗在左。会议桌上必须准备文具用品。 凡属保密会议，应按接待部门规定，严格遵守进入会场时间。 参加会谈的服务人员，必须严守国家机密。 4、签字仪式 根据接待单位选定的多功能厅，经全面清洁后在厅的中央部位安放一长形签字台，要求签字台背面邻近墙上最好有巨副书画，或用屏风，两边放绿植，并准备好会议音响设备。 签字台铺设优质台布或台泥，如需要，桌上放两国国旗和两套签字用文具，另外备一个墨水吸干器，并在相应位置安放两把座椅，造型鲜花放在中间。 在距离座椅约一米处，安放一排高低层脚踏板，以便签字双方人员站立合影。应事先按要求准备好庆祝用的香摈和香摈杯，供双方签字交换文本后，及时供上举杯共贺。如时间和条件允许，为客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空酒杯撤回。 5、新闻发布会

会务安排流程

会务安排流程 会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理 (一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化） 1、制定会议方案。 对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。 2、拿出会务工作实施计划。 主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。 3、组织召开协调会议。 较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。 3、印发会议通知。 召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。 4、印制会议票证。（大中型会议） 对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。 5、准备会议用品。 本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。 6、会议用品申请流程 根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。