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采购与付款流程财务制度

采购与付款流程财务制度
采购与付款流程财务制度

深圳市京弘全科技有限公司

采购付款流程

1.目的:

为加强规范公司采购与付款业务流程,加强采购相关业务的管理,保证公司资产的安全,特制定本制度。

2.适用范围:

适用于公司的除费用现金报销外的所有付款,包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。

3.采购业务流程说明:

3.1采购业务流程图:

y

y

(二)业务流程分类说明:

(1)材料采购:

第一步:下定单:釆购PO经部门经理批准后下给供应商。

第二步:收货:供应商将货物按时送到IQC,IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物,不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单,并在ERP中出单据交财务,并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商,并通知财务。

第三步:收发票:

第四步:请款:国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单,经部

门经理、财务经理批准,按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。

第五步:财务审核付款:

(2)低值易耗品、固定资产采购:

第一步:请购:按公司规定走釆购流程,部门经理应控制是否超过预算。

第二步:下定单:同上

第三步:收货验收:IQC收货,请购人领货并验收并领货。

第四步:收发票:同上

第五步:请款:釆购按(1)请款

第六步:财务审核付款

一、具体业务的票据操作指南:

(一)材料采购:分为国内采购业务、进口采购业务。

(1)国内采购业务:

要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、请款单。

(a)要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。(b)要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。

(c)要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。

(2)进口采购业务:

要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、报关单、请款单。

具体要求适用国内采购业务要求,拆定单不得低于报关单所列金额,如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额,另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。

(二)固定资产采购:

业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单PR、CEAR(二千美元及以上的)。具体参见我司《固定资产管理办法》

业务流程:请购、批准、采购下定单、收货、领货(验收)。

要求与材料一致,对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。

比材料采购多二张单据。请购单,领货固定资产验收单:

(三)低值易耗品及费用:

1、低值易耗品及有实物形态的费用:

业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。

业务流程:请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。

要求与材料一致,对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。

比材料采购多二张单据。请购单,领货单:

2、无实物形态的费用或服务:

流程特别要求:费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后,

到IQC填写领货单,并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间,并签字后,IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。

二、对单据的要求:(对于不符合要求的单据将退回)

1、PO:

(1)要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。

(2)编号不得重复。

(3)增加ERP供应商编码。

(4)要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的,如手工PO 有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。

2、收货单或对方送货单:要求原件,并写实收数量、收货号(与

ERP一致)有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。

3、发票:

(1)增值税专用发票:

釆购审核内容:开票日期至请款日不得超过80天;要求审核数量。

财务审核内容:

审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”,“开户行及账号”等项目填写必须正确。

应同时取得发票联(第二联)及抵扣联(第三联),并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票,各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章,字轨号码一致,字迹清楚,不得涂改,各项目填写齐全、正确无误,票面金额与实际支付的金额相符,两联的内容和金额一致;

不同商品或劳务名称应分别填写,汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件,商品名称应与入库单相符;

“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确,“价税合计”中的大小写金额是否相符;

符合其他增值税专用发票的管理规定。

(2)普通发票:

釆购审核内容:日期为实际发生日,注意是否遵照规定不跨年度使用;并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限;

财务审核内容:

发票应为发票联,套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章,字迹清楚,不得涂改,各项目填写齐全、正确无误,票面金额与实际支付的金额相符;

不同商品或劳务名称应分别填写,汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件,商品名称应与入库单相符;

“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确,大小写金额是否相符;

取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全;

(3)国外发票:

原则上要求原件,如复印件应经过财务经理批准。

4、报关单:要求原件。

5、请款单:要求所有项目填写齐全准确,不得涂改。经部门经

理批准,单张请款单金额超过授权限额16万元的经总经理批

准。

三、业务流程请款单据资料看板:

收货单(对方送货单)

发票已到发票

请款单

业务付款申请单(材料采购)

预付款请款单

预付发票(国外业务)

PO或合同

PR请购单

固定资产验收单

PO

收货单(对方送货单)

发票已到发票

报关单(国外业务)

请款单

业务付款申请单(固定资产)

预付款请款单

预付发票(国外业务)

PO或合同

PR请购单

服务验收单(无实物服务或费用)

PO

收货单(对方送货单)

发票已到发票

报关单(国外业务)

请款单

业务付款申请单

(低值易耗品及费用)

预付款请款单

预付发票(国外业务)

PO或合同

四、财务处理:

1、供应商资料的新建和维护:

按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表,在ERP 中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。

2、确认应付账款:

(1)应付账款的确认的条件:

应付账款确认原则:

1)货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方;

2)需要在约定时间内偿付给供应商;

3)金额能够可靠地计量;

具体业务财务应付账款确认条件:

采购定单、收货单(我司有权收货人员签字)、发票(按合同条件确定

的时点和条件开具)。

(2)供应商发票入账的流程:

核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单(验收报告)、供应商开具的发票,日常所称的“三项核对法”。

主要核对数量和价格是否相符。(对于国外进口还要核对报关单) (3)会计处理:入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务处理。

(4)付款及销账:

每月出纳在付款前,由总账会计向供应商直接或通过相关部门给予付款计划明细,按发票对应付账款进行及时的核销。

(5)供应商对账:

对于年未供应商对账,供应商发邮件或寄信给我司相关人员后,财务将按我司账面情况做出回复。

3、月未结账对账:

a) 月未制作PPV表,与成本会计进行核对,在结账前对平.

b) 每季度进行MRB库存盘点。IQC部门应每月对MRB库存实物进行盘点,财会应定期稽核,做到账实、账账相符,对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。

c)每季组织IQC\采购开会对ERP中未入账的收货记录中的DMR进行

清理.

d)每周一对ERP及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总账和明细账进行核对.

五、特殊业务的说明:退回或折让、预付款规定

1、发生退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导按《权责指引》审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门清点(计量)后入库。财会部门依据检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。

(1)对于增值税发票:

分二种:

一种发票还没有交财务的,请退回让供应商重开。

另一种是已交财务认证,请通知财务,由财务到税务开具《进货退出或索取折让证明单》由对方开具红字发票,将红字发票联和抵扣联交财务。

(2)普通发票国外发票:

财务未入账,可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。

2、预付款:对于国外预付款,报关应在收到报关单的第一时间交财务核销,以保证后续货款的支付。对于国内预付款,应按PO或合同的规定填写预付款请款单,原件应在请最后一笔款项时附上。

(1)预付款请款必须本人填制完成请款。

(2)人民币预付款申请请在付款前二天完成。外币预付款申请请在付

款前一周完成。如未提前财务将按请款日后二天后付款。

(3)对于到期未清销,财务将冻结所有预付款。(如交货日期延后,请修改原请款单)

九内控流程图。

步骤控制点控

管理控制要

不相容

岗位/

职务

管理控

制权责

检查提示

1. 采购计划、方案的编制与审定(15分) 1.1 采购计划的编制与审定。需用单位(或相关控制

部门)根据生产经营需要,结合预算(计划),提出

物料需用申请,经需用单位(或相关控制部门)领导

审定,报有关技术和管理部门审核,仓储或有关部门

平衡库存后由物资管理部门编制采购计划分管领导

审定。

5

物料需用申

请,相关部门

审核意见,库

存平衡记录,

采购计划

——

参见

《权责

指引》

检查物资需用申请是

否在计划内,并经相关

部门审核,仓储或有关

部门是否平库,相关审

定是否符合《权责指

引》。

1.2 采购方案的编制与审定。采购部门根据采购计划

编制采购方案,经部门负责人签字后报相关领导按

《权责指引》审定。采购方案应明确采购的原则、采

购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。

10

采购方案及

审定意见

方案编

制与审

核分离

参见

《权责

指引》

检查采购方案是否经

采购部门负责人审核,

是否明确采购物资的

具体数量、质量要求、

交货期、采购方式等,

相关审定是否符合《权

责指引》。

2. 供应商的选择与价格确定(20分) 2.1 供应商资源及价格信息管理。企业物资采购部门

应在总部供应商网络基础上建立健全本企业的供应

商网络,定期考评列入名单的供应商资信及履约情

况,根据考评结果调整供应商名单并报总部备案。供

应商名单的确定与调整应经相关领导按《权责指引》

审定。

企业物资采购部门应建立物资价格数据库,及时

收集相关物资的价格信息,定期发布物资采购的指导

价格和参考价格,作为物资采购的主要依据。

5

供应商网络

名单,定期考

评记录,相关

批件,物资价

格数据库

——

参见

《权责

指引》

检查是否建立供应商

网络及价格数据库,有

无对供应商定期考评

记录,对供应商的确定

与调整是否报相关领

导按《权责指引》审定。

2.2 供应商的选择与价格确定。由企业自行组织采购的,采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、询比价等方式确定供应商与价格,原则上供应商应在总部或企业确定的供应商网络名单中选择,价格不得突破总部发布的采购指导价。

通过招标方式采购的,应按照总部招标管理办法执行,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购原则上应采取招标方式采购;

通过询比价等非招标方式采购的,采购部门应坚持货比三家、比质比价的原则。需要谈判的,应组织相关部门就价格、要求等进行谈判,经审核后报有关领导按《权责指引》审定。15

物资采购实

施方案,供应

商网络名单,

总部及企业

采购指导价

目录,招标或

询比价资料,

相关审批件

洽商谈

判不得

少于两

参见

《权责

指引》

检查供应商选择是否

在总部或企业网络名

单内,采购价格是否突

破总部或企业指导价,

采购是否经过询比价、

有无询比价记录,通过

招标方式采购的是否

符合招标管理规定,对

大宗、批量、重要及特

殊物资的采购是否采

取招标方式,应由总部

集中采购的是否有违

规自行采购的现象,相

关审定是否符合《权责

指引》。

3. 合同签订与管理(25分) 3.1 合同审核与签订。大宗、批量或重要的物资采购

必须签订采购合同。合同由采购部门拟订,经财会、

法律等部门审核后报相关领导按《权责指引》签署合

同,同时送财会、法律等部门。

5

采购合同及

审核意见,授

权委托书

——

参见

《权责

指引》

检查相关部门是否对

合同进行审核,签订的

合同是否送交财会、法

律等部门。

3.2 采购及供应人员的变更备案与管理。采购人员变

动时,企业采购部门应及时将人员变动情况向供应商

备案或以书面形式通知供应商;采购部门应及时掌握

供应商相关人员的变动情况,并将供应商相关人员的

变动情况及时通知相关部门。

5

相关备案或

书面通知的

备查资料

————

检查企业有无对采购

及对方供应人员变动

情况的备案管理资料,

是否将有关变动情况

及时通知有关部门。

3.3 合同变更。采购合同需要变更时,采购部门应会

同财会、法律等部门按原合同审签程序办理。

5

审核意见,合

同补充协议

(或合同变

更单)等资料

——

参见

《权责

指引》

检查合同变更有无补

充协议变更单等资料,

相关审签是否符合《权

责指引》。

3. 合同签订与管理(25分) 3.4 合同管理。合同管理部门应将生效的合同统一连

续编号,并将与合同相关的文件资料一并整理存档,

妥善管理。

5

合同管理台

————

检查合同是否连续编

号并存档。

3.5 跟踪合同执行。物资采购、技术、设计部门和使

用单位应对长周期的重要设备和材料编制监造大纲,

签订协议,落实责任,实行过程监控。采购部门应按

照采购合同确定的制造周期、交货时间、工程项目进

度计划落实催交催运措施,监督合同按期执行。

5

监造大纲及

协议,催交催

运记录

————

检查是否落实了对长

周期重要设备和材料

的监造责任,检查采购

部门是否有催交催运

记录。

4. 物资验收入库(15分) 4.1 物资验收与入库。所有采购物资(含直达现场物

资)均应办理入库手续。采购物资到货后,物资管理

部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行

检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检

验合格的报告办理入库手续,编制入库单(入库单应

连续编号,采购、仓储等部门签字),登记库存明细

胀。对检验不合格的物资,仓储部门应拒绝办理入库

手续。

10

验收资料,库

存明细账

采购、

检验、

仓储分

——

检查物资入库验收资

料是否齐全,验收入库

是否符合不相容要求,

库存明细账登记是否

及时。

十附则。

1、本制度由公司财务部制定,经总经理核准签发,自2008年10月30日起实施执行,未尽事宜以财务部发文为准。

2、本制度由财务部负责解释。

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采购与付款、销售与收款控制制度

采购与付款、销售与收款控制制度 第一章总则 第一条为规范公司的采购与付款、销售与收款业务,加强内部管理,防范经营风险,依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规,制定本公司采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第二条除非特别说明,本制度所称内部控制制度是指采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第三条建立公司内部控制制度应达到以下基本目标: (一)建立健全相关的内部控制组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,确保经营管理目标的实现; (二)建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,确保各项业务活动的健康运行; (三)堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为,保护财产的安全完整; (四)确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。 第四条公司内部控制坚持如下原则: (一)关键点控制原则:针对业务处理过程中的关键控制点,将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节; (二)符合国家有关法律法规和本公司的实际情况,全体员工必须遵照执行,任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力; (三)保证公司内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督; (四)成本效益原则:公司在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求,如果无法确认控制点所带来的收益,则应考虑满足既定控制前

提下,使控制成本最小。 第二章采购与付款内部控制制度 第五条公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、验收和会计处理等环节(附图一)。公司生产用物资采购,在需要时,对此流程进行修改,然后执行。 第六条公司各科研项目小组必须按照公司资金管理制度的有关规定,在月初合理预计本月的设备和物资采购量,财务部据之编制月度资金预算。 第七条公司所有固定资产和科研项目小组所须实验用试剂、物料实行零库存管理,在需要时,提出请购申请交采购部采购。 (一)科研项目小组需要采购设备或物资时,由使用人员填写请购单一式两联。 (二)职能部门需要采购设备时,由使用人填写申请单一式两联。 (三)科研项目小组请购单应交负责人签字,职能部门请购单应交部门经理签字,如果请购内容超出了月度资金预算,科研项目小组请购单须报中心主任签字、职能部门请购单应交执行总裁签字。 (四)经签字批准后的请购单一份请购人员留底,一份交物资采购部。 第八条公司职能部门和科研项目小组所须日用办公物品,由公司办公室统一保管,保管人员应该建立实物领用登记簿。每月初,办公室根据各科研项目小组和各职能部门的办公物品使用申请,合理确定本月办公物品采购量并报财务部。 第九条办公室办公物品管理员应该制定每种办公物品库存的控制上下限,执行限额管理。 (一)原则上,控制下限不超过公司一周的使用量,控制上限不高于公司一月的使用量。 (二)当办公物品库存不足控制下限时,填写请购单,请购数量等于控制上限减去实际库存量。 (三)请购单一式两联,需经办公室主任签字,如果采购内容超出了月度资金预算,须报执行总裁批准。

公司财务制度与流程图

财务制度及流程 第一章总则 第一条、为进一步强化公司财务管理,完善财务管理制度,合理控制费用支出,规范公司的会计核算工作和财务报销行为,使公司财务管理制度化、规范化和可控性,发挥财务在公司经营管理中的作用,以保障提高公司的经济效益,特制定本制度。 第二条、凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、工具等)采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用支出项目的报销均按此制度要求执行。 第三条、本制度适用公司全体员工。 第二章借款及预付款基本制度及流程 第一条、借款及预付款管理规定 (一)借款是指公司员工因公务需要的临时性借款;预付款是指因公司业务需要,需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。 (二) 借款管理规定 1、出差借款:出差人员经相关负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款, 出差返回后及时办理报销还款手续。 2、日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款,业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款;公司日常零星物资采购单项业务超过100元以上的支出原则上需以银行转账支付,不得用现金支付。 3、其他临时借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常办公费用、招待费用、车辆费用等),业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐,除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款;提前预支工资借款将在借款人工资中扣除。 (三)预付款管理规定 1、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产(房屋建筑物、机器设备、工具等)建设、安装、维修等需要支付预付款,由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额按审批程序批准后办理付款手续。 2、日常零星物资、材料采购预付款:凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。 3、办理公司各项预付款时,业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项合同或协议”后,方可办理预付款支付手续,预付的金额不得超出合同规定的金额,财务人员要与经济合同核对后,方可支付。 (四)借款及预付款流程 1 、借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。 2、审批流程:主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批。 3、财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 (五)借款及预付款的其他规定 1、公司所有借款及预付款,原则上必须在前帐结清之后方可再借付,确因业务需要而来不及结清前帐,必须以书面形式告知财务室,经主办会计审核同意后方可再借付。

财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程目录 第一章总则 第二章费用报销凭证的规 第三章部控制及一般流程 第四章借款管理规定及借款流程 第五章日常费用报销及流程 第六章工薪福利及相关费用支出制度及流程 第七章专项支出财务报销制度及流程 第八章报销时间的具体规定 第九章附则

第一章总则 第一条、为了加强公司财务管理,规公司财务报销行为,合理控制费用支出,提高资金使用效益,根据国家有关法律、法规和各项财政政策,结合本公司的具体情况特制定本制度。 第二条、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用及采购费用等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条、本制度适用公司全体员工。 第二章费用报销凭证的规 第四条、报销单填写 1.费用报销单需填写完整:包括部门、日期、容、大小写金额、合计数.附件数、报销人及审批人员的签字;注:金额处不能留有空格,金额要完整到元、角、分,在财务有借款的需注明。 2.金额大写要准确:零壹贰叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟万亿。 报销原始凭证的要求 1. 当事人应充分取得费用的相关单据,如:合同或协议、合法的票据等,合法(被税务机关认可)的票据,原则上必须是发票才能报销。 2.可使用的收据:购农产品及废旧品收入时可用收据入帐。

3.车费:所有的车票上都必须注明出发地和目的地,以及乘坐日期。 4.打车时,燃油费附加的票据也应该有,即凡是报的数额都必须有发票,同时金额有小数位数的,需注明实际支付的金额。 5.报销车票时,有同行者,必须注明同行者是谁。 6.其他票据也应同时注明费用的用途及时间,如招待费需注明招待的日期、招待的对象及招待的人数。 7.摘要栏必须清晰的写明费用的原因及用途。 8.外出公差的需附有外出公差申请单,公差申请单上需有公司及部门领导审批。 9.当月费用当月报销。 第五条、贴票方法和要求 1.原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理,如办公费、招待费、差旅费、住宿费等等,应按照类别分别粘贴,把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起。 2.粘贴票据的围大小:应在费用报销单据大小围进行粘贴。对于原始发票单据及附件较多的凭证,应用和费用报销单据同样大小的结实的白纸(使用过的纸亦可,外露部分应保持洁白)先进行粘贴,然后再将该白纸的左上角粘贴在费用报销单据的后面。(粘贴在其上的票据不能超出该纸的围)。 3.粘贴要求:原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在原始发票单据及附件的左上角,从装订线

采购合同、付款及发票管理制度

采购货物(工程劳务)合同、付款及发票管理制度目的:为规范公司各类采购货物(工程劳务)合同、付款及采购(或劳务)发票的管理,结合公司实际情况,制定本制度。 内容:公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理:(1)、预付款业务,(2)、货到付款业务,(3)、以货易货业务。 第一条、财务对合同管理规定公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同(对于零星办公用品的采购,价值在500 元以下的,凭经部门经理核准的采购计划单进行采购,不需签订合同),具体规定如下: (一)、合同的签订及审批1、采购业务合同:公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。 《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批:(1)、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准;(2)、技术改造、设备等固定资产采购,采购价值 2 万元以下的由分管副总批准,超过 2 万元的由总经理批准。(3)、对于设立最低库存量的材料物资,由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购 2、工程劳务业务合同:公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务,应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2 万元以下的由分管副总批准,超过2 万元的工作劳务合同由总经理批准。 (二)、合同内容填写要求

(1)、合同内容应按规范格式内容完整填写,合同中要特别约定发票事项(采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票,接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票,并注明出具时限为收货后一个月内寄达)、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商(服务商)帐号信息等内容。 (三)、合同的报送及执行 (1)、合同报送:各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订,报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存,同时实施采购。 (2)、合同执行:所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购,劳务合同由行管部执行实施,对于特殊情况下经总经理特批的采购(工程劳务)业务除外。计财务部将按合同约定执行付款事宜,款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时,除支付财务帐面应付帐款外,在提交用款申请的同时还应附有合同,对一次签定合同、同一价格多次进货的,在第一次进货时发票要附合同, 在以后价格不变的业务发票后可不附合同,但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。 (3)、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。 第二条、付款管理规定采购(往来)付款业务流程图:业务经手人持用款申请(含附件)T 1、计财部往来会计核实- 2、申请人分管领导签字- 3、财务负责人签字— 4、总经理签批— 5、财务出纳员付款 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具,经计财部往来会计、部门负责人及分管

公司财务报销制度及报销流程

财务报销流程制度 1. 总则 1.1为加强财务管理,规范财务工作,促进公司经营业务的发展,提高公司经济效益,根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。 2.成本费用的核算管理及报销流程 2.1 本公司按照资金实际支出的方法计算成本。 2.2 成本与费用要按权责发生制原则进行计提。要正确划分和核算各项 成本费用。公司制定合理完善的定额费用和报销制度,本公司的管理费用、财 务费用,都要按规定进行明细分类核算。 2.3 有关费用报销程序和标准的制度 2.3.1 现金借款签批流程: 借款人填写《借支单》→主管领导审核签字→副/总经理审批签字→到出纳处办理借款手续领取现金。 2.3.2 审批权责规定: 2.3.2.1 借款人根据事项填写《借支单》,经各级审批后提交出纳支取现 金或以打卡方式支付;所有借款,需由所属部门主管审核签字同意后,报请副/ 总经理审核签字,然后到出纳处办理借款手续。 2.3.2.2借款原则:前款不清后款不借,特殊情况特殊处理。借款应 是因工作需要的工作经费,而非个人私事。一切个人私事均不可作为借款 的理由。特殊紧急事情需经总经理批准。 2.4 费用报销 费用是指各职能部门发生的差旅费、办公费、业务招待费、公务交通费等日常费用支出。其中差旅费、餐费等临时性的借款,必须由经办人员填 写借支单,写明时间、地点、申请金额、用途,按程序审批后借款。借款人员 完成公务后须及时办理报销清帐,在10天内不报销者,财务部有权从借款人员

的税后工资中扣回。 2.4.1 日常费用签批流程: 按公司规定发生日常费用支出,取得合规的正式发票→报销人填写《费用报销单》将发票及其他应备资料粘贴于后→验证人签字→部门主管签字 →出纳审核签字→副/总经理批准→出纳处办理报销手续、领款→领款人签字。 当月发生的费用应在当月报销,超期10日逾期报销的按报销总金额的30%从本 人工资中扣除罚款。 2.4.2 出差费用签批流程 出差人员依据实际出差情况如实填写《出差费用报销单》将发票及其他应备收据贴于其后→部门主管审核签字→交财务部出纳审核签字→副/总 经理审核签字→出纳处办理报销手续→领款人签字。(住宿、餐饮、路桥费、 车票等均应为正式发票。一般收据或手写凭据一律不予报销)。 2.5 私车公用费用补贴签批流程 私车车主凭办公室等部门汇总的当月《私车公用里程表》,依据补贴标准填写费用报销单填写《私车公用里程表》公里数→副/总经理签字→出纳 处办理领款手续→领款人签字 2.6 审批权责规定: 2.6.1报销人填写《费用报销单》,后附发票、费用说明资料等,并由同行知情人签字验证。 2.6.2 部门主管负责审批,审核相关内容的真实性和准确性。 2.6.3 财务人员审核数量、单价、金额及日期,出差费用需审核出差标准, 补贴等费用发生需有验证手续。后交出纳负责办理后续审批手续;出纳仔细审 核单据填写规范性、合法性及金额的准确性。并报总经理或副总经理审批。 2.6.4 总经理或副总经理审批同意后,出纳负责办理后续付款手续,并按财务要求进行备案。 2.6.5 付款原则:谁领款谁签字。 附:图(财务费用报销流程图) 3.财务费用报销流程图

物品申购的流程及相关管理制度

办公物品申购的流程及相关管理制度 一、办公物品申购制度 为了统一限量、控制用品规格及节约经费开支,所有办公用品、低值易耗品等的购买,须由各部门主管填写《办公物品月申购单》,并经各部门经理审批,后移交前台文员统计编排,最终统一交由总经办负责人批准。 办公物品由前台文员负责,物品入库时需严格检查进货品种、数量、规格、单价、总额等是否与《办公物品申购总清单》相符,按手续验收入库,登记上账。没有经审核的月申购单或未办入库手续,财务一律不予报销。总经办负责入库、出库的管理及公司调离人员办公用品的收回。 1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种: a、消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本,复写纸,卷宗,标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针…等; b、管理消耗品:复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、墨盒…等; c、管理品:剪刀、美工刀。订书机、钢笔、计算器、尺子、日期章、塑料文件盒,文件夹,名片册…等。 2、文具用品分为个人领用和部门领用两种: a、个人领用:系个人使用保管用品,如铅笔、圆珠笔、橡皮擦…等; b、部门领用:系公司或部门共同使用用品,如订书机…等。

3、消耗品可依据历史记录(如过去一段时间的耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准,并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。 4、管理消耗品应限定人员使用,必须以旧品替换新品,但纯消耗品如(复印纸、传真纸)不在此限。 5、管理品列入移交,即人员岗位变动及离职时应办理移交手续,将剩余及列管办公物品一并缴回总经办。如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 6、办公用品的申购应于每月25号前由各部门提交《办公物品月申购单》由前台文员汇总。办公物品原则上由公司统一采购入库,然后由各个部门领取。如属必需品、采购不易或耗用量大者,由总经办酌量申购存库,如公司无法统一采购的急需品或特殊品,可经总经办负责人同意后授权使用部门自行购买。 7、各部门应及时下载《办公物品月申购单》,于申购时编辑打印并保存备案,由各部门自己管理,各部门人员领取时做好登记,严格控制办公物品的申购。 8、前台文员另设《办公物品保管账簿》,对库存办公物品的领用进行管理,并及时做好领用登记,以便统计消耗情况。办公物品严禁领取回家私用。 9、新进人员如需领用办公用品的,在符合领用条件的情况下,可先向前台文员领取办公必备物品,如另有需要可申请自行购买或于本月底统一申购。

公司采购与付款流程财务管理制度方案

公司采购与付款流程财务管理制度方案

(2)低值易耗品、固定资产采购: 第一步:请购:按公司规定走釆购流程,部门经理应控制是否超过预算。 第二步:下定单:同上 第三步:收货验收:IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步:收发票:同上 第五步:请款:釆购按(1)请款 第六步:财务审核付款 四、具体业务的票据操作指南: (一)材料采购:分为国内采购业务、进口采购业务。 (1)国内采购业务: 要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、请款单。 (a)要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。(b)要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 (c)要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 (2)进口采购业务: 要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、报关单、请款单。 具体要求适用国内采购业务要求,拆定单不得低于报关单所列金额,

如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额,另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。 (二)固定资产采购: 业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单PR、CEAR(二千美元及以上的)。具体参见我司《固定资产管理办法》 业务流程:请购、批准、采购下定单、收货、领货(验收)。 要求与材料一致,对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。 比材料采购多二张单据。请购单,领货固定资产验收单: (三)低值易耗品及费用: 1、低值易耗品及有实物形态的费用: 业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。 业务流程:请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。 要求与材料一致,对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。 比材料采购多二张单据。请购单,领货单: 2、无实物形态的费用或服务: 流程特别要求:费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后,到IQC填写领货单,并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间,并签字后,IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。 五、对单据的要求:(对于不符合要求的单据将退回)

公司财务制度及流程

公司财务制度及流程 第一章总则 第一条为进一步强化公司财务管理,完善财务管理制度,合理控制费用支出,规范公司的会计核算工作和财务报销行为,使公司财务管理制度化,规范化和可控性,发挥财务在公司生产经营管理中的作用,以保障提高公司的经济效益,特制定本制度。 第二条凡涉及公司日常物资(包括零星材料,设备配件,固定资产,低值易耗品,办公用具,工具等)采购,及经营物资采购,税费支出,招待费用,差旅费用,车辆维修保养,加油加气,水电,电话费缴纳等支出项目的报销均按此制度执行。 第三条本制度适用公司全体员工 第二章基本制度及流程 借款是指公司员工因公务需要的临时性借款;预付款是指因公司业务需要,需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。 (一)借款管理规定 1.出差借款:出差人员经相关负责人同意后,按借款审批流程即报总经理批准后,批复到财务,由财务转账支付或出纳现金支付。出差返回后及时办理报销及还款手续。 2.日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款,业务经办人员经部门负责人同意后,按借款审批流程即报部门经理及总经理批复后,财务转账或出纳现金支付,公司日常采购单次业务超过1000元以上的支出原则上需以银行转账支付,不得用现金支付,采购完成后及时用发票(特殊情况用收据)报账并及时还款。 3.其他临时性借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常办公费用,招待费用,车辆费用等),业务经办人员经部门负责人同意后报总经理批准后办理借款,业务人员在业务办理完毕后及时用发票报账(特殊情况用收据报账)。 (二)预付款管理规定 1.固定资产采购预付款:凡涉及固定资产采购(房屋建筑物,机器设备,工具,两千元以上办公用具等)需支付预付款的,由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额,按审批程序报总经理批准后,方可办理付款手续。 2.货物采购预付款:凡涉及公司经营货物采购需要提前支付货款的,由采购人员报总经理批准后,方可办理。 (三)借款及预付款的其他规定

《某公司采购管理制度及操作流程》

采购管理制度及操作流程 一、目的 为了进一步加强公司制度管理,健全企业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。 二、工作程序 (一)采购原则 1.采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。 2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。 3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购; 4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。(二)采购申请 1.采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。 2.紧急采购时,由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。 3.若撤销采购,应立即通知总务后勤人员或采购部人员,以免造成不必要的损失。 (三)采购流程 1. 采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

2. 各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能进行采购。 3. 采购物料定单必须写上公司统一规定PO(订单号)单号报总经理审批后复印一份交与财务。 (四)采购经办人职责 1. 建立供应商资料与价格记录。 2. 做好采内参市场行情的经常性调查。 3. 询价、比价、议价及定购作业。 4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 5. 做好平时的采购记录及对帐工作。 (五)采购方式 1. 集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中计划购买。 2. 长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。 3. 每年第一个月重新审定上年度供应商,与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审,且作出相关评审记录。 (六)采购实施 1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。 2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。 3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。 (七)采购付款方式

采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度 1.目的 为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理,明确该部分内部控制的要点,特制定本制度. 2.适用范围 2.1集团总部 2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神,参照各自的业务情况另行制订具体制度,报集团财务管理中心审批后执行。 3.采购与付款内部控制目标 3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等,必须按照单位实际业务需要进行。 3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。 3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还,维护单位对外信誉。 4.采购与付款控制的主要凭证和记录 4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。 4.2凭证和记录的设计和编制要求: 4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。 4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。 4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来,但应与业务的授权严格分离。 4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。

4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。 4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种: 4.4.1请购单:是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。 4.4.2订购单或采购合同:是由采购部门填写,购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门,作为接收货物并与发票核对的依据。 4.4.3验收单:是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。 4.4.4入库单:是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。(可与验收单合并使用) 4.4.5卖方发票。 4.4.6付款申请单。 4.4.7业务台账。 4.4.8财务帐证:转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。 4.4.9卖方对账单。 5.采购与付款控制的不相容职务 5.1请购与审批 采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出,批准请购单的人员不得兼任请购业务,具体采购工作由采购部门完成。 5.2询价与确定供应商 采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计 采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收 采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。

公司财务管理制度及流程1通用.doc

公司财务管理制度及流程1 公司财务管理制度 一、总则 《企业会计准则》制度本制度;、、依据《中华人民共和国会计法》1 便于公司各部门及发挥财务在公司经营管理和提高经济效益的作用,为规范公司日常财务行为,、 2 员工对公司财务部工作进行有效地监督,维护公司及员工相关的合同时进一步完善公司财务管理制度, 法权益制度,结合公司相关情况制定本制度。 二、财务工作岗位职责 (一)财务经理职责 对岗位设置、人员配备、核算组织程序等提出方案。同时负责选拔、培训和考核财会人员。、1 、2指导建立健全相关财务核算并结合公司具体情况建立规范的财务模式,法规,贯彻国家财税政策、 制度同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核。 进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核,监督

各部门降低消耗、节约费用、提高经济、3 效益。 、4 其他相关工作。 (二)财务主管职责 负责管理公司的日常财务工作。、1 负责对本部门内部的机构设置、人员配备、选调聘用、晋升辞退等提出方案和意见。、2 负责对本部门财务人员的管理、教育、培训和考核。、3 负责公司会计核算和财务管理制度的制定,推行会计电算化管理方式等。、4 、5 严格执行国家财经法规和公司各项制度,加强财务管理。参与公司各项资本经营活动的预测、计划、核算、分析决策和管 理,做好对本部门工作的指导、监、6 督、检查。 组织指导编制财务收支计划、财务预决算,并监督贯彻执行;协助财务经理对成本费用进行控制、、7 分析及考核。 负责监管财务历史资料、文件、凭证、报表的整理、收集和

立卷归档工作,并按规定手续报请销、10 毁。 参与价格及工资、奖金、福利政策的制定。、11 完成领导交办的其他工作。、12 (三)会计职责 按照国家会计制度的规定记账、复帐、报账,做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时;、1 发票开具和审核,各项业务款项发生、回收的监督,业务报表的整理、审核、汇总,业务合同执行、2 情况的监督、保管及统计报表的填报; 会计业务的核算,财务制度的监督,会计档案的保存和管理工作;、3 完成部门主管或相关领导交办的其他工作。、4 (四)出纳职责 、建立健全现金出纳各种账册,严格审核现金收付凭证。1 、严格执行现金管理制度,不得坐支现金,不得白条抵库。2 、对每天发生的银行和现金收支业务作到日清月结,及时核对,保证帐实相符。3

办公用品申购制度及程序

办公用品申购制度及流程 一、目的 为加强办公用品管理,进一步规范办公用品领用程序,提高利用效率,降低办公经费,切实推进公司发展,特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司所有部门办公用品的采购及管理。 三、办公用品出入库 办公用品设专人负责,入库需根据《入库单》严格检查品种,数量,质量,规格,单价是否与进货相符,按手续验收入库,登记上账。没有经审核的《办公用品申购单》或未办入库手续,财务一律不予报销。 行政人事部应做好入库和出库管理。在日清月结的条件下,月末必须对所有单据按部门统计,及时转到财务部结算。 行政人事部建立公司办公用品总账,对每件物品进行编号,每年进行一次普查。如非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。 1、办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理品及特殊采购办公用品四种。 消耗品: 铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针等。 管理消耗品: 复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池等。 管理品: 剪刀、壁纸刀、订书器、钢笔、计算器、尺子、塑料文件盒、文件夹、名片册等。 特殊办公用品:办公用品单价超过150元以上的。 2、办公用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品,如,铅笔、圆珠笔、橡皮擦等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品,如订书器、印台等。 3、消耗品可依据历史记录(如过去一段时间的耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准,并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。

4、管理消耗品限定人员使用,必须以旧品替换新品,但纯消耗品如(复印纸、传真纸)不在此限。 5、管理品列入移交,即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏,应以旧换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 6、办公用品的申请应于每月25日前由各部门汇总到行政人事部,由行政人事部报总经理审核,交由行政人事部专职人员购买,如无特殊情况应于3天内发放完毕。办公用品原则上由公司统一采购,然后分发给各个部门。如属必需品、采购不易或耗用量大者,应酌量库存。 7、特殊办公用品指单价超过150元以上的,由使用部门填写《办公用品申购单》经总经理签字后递交到行政人事部采购;或总经理同意后授权使用部门自行购买。 8、公司办公用品严禁取回家私用,如有发现,按物品2倍价格赔偿公司。 办公用品申购流程 办公用品购置必须按照流程办理,不得擅自购买,领用人必须办理领用手续,方能领用并妥善保管。 消耗品、管理消耗品、管理品流程图

采购与付款管理制度

采购付款管理制度 第一部分总则 第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规,制定本规范。 第二条本规范所称采购付款,主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制,可以参照本规范的规定执行。 第二部分采购审核与批准 第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同,由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。 采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。 采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同,经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。 第三部分付款结算控制 第四条付款审核 财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务,并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。 第五条应付账款在×万元以内的,由财务总监审批;应付账款在××-—-××万元的,由总经理审批。

预付款与定金在×万元以内的,财务部负责人审批即可,应付账款在××-—-××万元的,报财务总监审批,在××万元以上的,由总裁审批。 审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。 第六条财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 ⒈真实性审核 应付账款会计应确定原始凭证是否虚假,是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过,是否反映了经济业务事项的本质等。 ⒉完整性审核。 根据原始凭证所反映的基本内容的要求,审核原始凭证的内容是否完整,手续是否齐备,应填写的项目是否齐全,填写方式、填写形式是否正确,有关签章是否具备等。 ⒊合法性审核。 审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。 ⒋合规性审核 审核原始凭证是否符合有关规定,如是否符合预算,是否符合有关合同,是否符合有关审批权限和手续,以及是否符合单位的有关规章制度,有无违章乱纪、弄虚作假现象等。 ⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外,还应对原始凭证的正确性进行审核,即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无错误,大小写金额是否相符;审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划,合同或协议进行;审核入库物资收料凭证,检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章,内容填制是否完整,并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对;审核付款是否符合审批权限 会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算,并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的 应当及时向总经理汇报

采购与付款流程财务制度

深圳市京弘全科技有限公司 采购付款流程 1.目的: 为加强规范公司采购与付款业务流程,加强采购相关业务的管理,保证公司资产的安全,特制定本制度。 2.适用范围: 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款,包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。 3.采购业务流程说明: 3.1采购业务流程图:

(二)业务流程分类说明: (1)材料采购: 第一步:下定单:釆购PO经部门经理批准后下给供应商。 第二步:收货:供应商将货物按时送到IQC,IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物,不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单,并在ERP中出单据交财务,并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商,并通知财务。 第三步:收发票: 第四步:请款:国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单,经部门经理、财务经理批准,按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。

第五步:财务审核付款: (2)低值易耗品、固定资产采购: 第一步:请购:按公司规定走釆购流程,部门经理应控制是否超过预算。 第二步:下定单:同上 第三步:收货验收:IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步:收发票:同上 第五步:请款:釆购按(1)请款 第六步:财务审核付款 一、具体业务的票据操作指南: (一)材料采购:分为国内采购业务、进口采购业务。 (1)国内采购业务: 要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、请款单。 (a)要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。(b)要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 (c)要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 (2)进口采购业务: 要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、报关单、请款单。

采购流程及采购流程图

采购流程及采购流程图 1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》 对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制,确保所采购的产品或服务符合规定 的要求。PMC部是采购过程的归口管理部门。 1.2 公司确保按如下要求预先评定供方: A、根据公司的需要,按提供产品或服务的能力评价和选择供方; B、明确各类供方的评定方式和评审程度; C、根据公司的需要,按规定的周期选定或重新选定或评价供方; D、评定合格的供方列表明确,以便公司采购时选定; E、形成并保留相关的记录或资料,包括可能要求采取的纠正措施要求。 2 采购信息 2.1 公司采用统一的采购文件,在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关 的验证要求。 2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。 2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求: A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求; B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求; C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。 2.4 按要求保存有关的记录和资料。 3 采购验证 3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》,按照经批准的检验文件,对所有采购物料实施进货检验或验证,以验证采购物料是否符合采购文件的要求。 3.2 公司可以根据合同或协议,派代表到货源处进行复查或验收,或在本公司的顾客有要求时,由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证,但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任,也不能排除其后的复验和拒收。 3.3 公司应做好进货检验或验证记录,以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量

财务制度及流程

财务制度及流程 集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]

公司财务制度及流程 第一章、总则 第一条、为进一步强化公司财务管理,完善财务管理制度,合理控制费用支出,规范公司的会计核算工作和财务报销行为,使公司财务管理制度化、规范化和可控性,特制定本制度。 第二条、凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、工具等)采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用支出项目的报销均按此制度要求执行。 第三条、本制度适用公司全体员工。 第二章基本制度及流程 第一条、借款及对外付款管理规定 (一)借款是指公司员工因公务需要的临时性借款及日常业务开支领取的备用金;对外付款是指因公司业务需要,需支付的购买材料、货物及各项分包工程等需要支付的款项。 (二)借款管理规定 1、出差借款:出差人员经相关负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款,出差返回后及时办理报销还款手续。 2、日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款,业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款;公司日常零星物资采购单项业务超过10000元以上的支出原则上需银行转账支付,不得用现金支付。 3、其他临时借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常办公费用、招待费用、车辆费用等),业务经办人员经部门负责人同意后按借款审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐,除备用金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。 (三)对外付款管理规定 l、分包工程进度款的支付程序如下: 分包单位向项目技术负责人申报当月工程进度报表,项目技术负责人对工程质量、进度进行确认后报项目预算员,由项目预算员进行审核,审核无误后报项目经理按照分包合同审批签署付款意见后报计经合约部,由计经合约部审核合同履行情况后转财务部审核已经付款的情况,后交总经理签署意见确定工程进度款支付。

采购与付款管理制度

采购与付款管理制度(讨论稿) 1. 目的 1.1 规范并加强采购订购、付款行为,做好采购结算工作,确保按合同(订单)付款,防范采购付 款过程中的差错和舞弊,维护公司利益,特制定本制度。 2. 适用范围 2.1 本制度适用于包括(班组)工人工资、材料、设备、机械台班、零星采购等的所有采购与付款 的行为。 3. 释义 3.1 采购的分类 3.1.1 A类,包括工程材料(地材、主材)、人工费、机械台班等工程直接费。 3.1.2 B类,包括为完成工程项目而必须投入的应急零星物质与用品等,每批次金额在500元以下3.1.3 除上述物资外,其它物资的采购管理另文规定。 3.2 与采购付款管理相关联的单位和领导 3.2.1 需求使用单位 3.2.2 采购部门:成本控制部 3.2.3 财务部门:财务部 3.2.4 公司领导 3.3 物资需求(采购)计划的分类 3.3.1 月度物资需求计划 3.3.2 紧急物资需求计划 3.3.3 零星物质申请单 3.4 采购的方式分类 3.4.1 固定厂商、长期报价采购 3.4.2 即时询价采购 3.5 采购部门和计划部门的划分 3.5.1 A类物资的计划部门为工程管理部/分公司,采购部门为成本控制部。

3.5.2 B类物资的计划部门为工程管理部/分公司,由工程管理部/分公司就近自行采购。

3.6.1 预付款 361.1预付部分款项,货到付清 361.2 款到发货。 3.6.2 按月份结算付款 3.6.3 货到凭发票报销付款。 3.6.4 货到后分期付款。 3.6.5 以上方式的结合。 4.职责 4.1 公司总经理负责 4.1.1 审议批准《米购申请表》、《米购报告表》。 4.1.2 采购合同的批准、签订。 4.1.3 《结算单》、《付款计划》、《付款通知单》的批准 4.2 分管领导负责 4.2.1 A、B类物资需求(米购)的批准。 4.2.2 《结算单》、《付款计划》、《付款通知单》的审核。 4.2.3 《米购申请表》、《米购合同》的审核。 4.2.4 长期物资供应厂家的选定。 4.3 财务部负责:《米购合同》、《结算单》、《计量单》、《付款计划》、《付款通知单》的审核。 4.4 成本控制部负责: 4.4.1 审核《米购申请表》。 4.4.2 制写《结算单》、《计量单》、《付款通知单》 4.4.3 负责填写《米购报告表》。 4.4.4 负责米购A类米购物资。 4.4.5 申报付款计划。 4.5 工程管理部/分公司负责 4.5.1 提报物资需求(米购)计划、《米购申请表》。 4.5.2 A、B类采购物资的入库检验或验证。 精选资料 4.5.3 参加物资领导小组会议,审议采购工作相关事宜。

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