采购与付款业务流程
*******有限公司采购业务流程
一、供应商的选择与管理
1、采购部门人员填写供应商基本信息表
供应商网络建设由采购部门负责，初选择供应商时，采购部门应索取供应商资质证明：税务登记证副本复印件（国税）、营业执照副本复印件，如果是新增的供应商，供应商还需提供样品，由质检人员/技术人员/生产人员（或第三方）测试出具测试报告，然后采购部门人员填写供应商基本信息表。
2、采购、生产技术、财务部门评审供应商
采购部门人员填写供应商基本信息表完后，采购部主管召集采购经办人、工程技术人员、质检人员、财务会计等开会讨论或现场评审，从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，所有参加评审的人员在供应商评审表中签字确认。
3、单位负责人或其授权人评定供应商
分管副总经理对供应商评审表的各项信息进行综合评定，并参考综合评审意见，最终确定合格供应商，并在选定的供应商的评审表中书面签字确认。
二、材料采购
1、计划员填写申购单
计划员根据生产销售计划/项目需求情况，通过查实库存原材料、在途材料，成品存量和最低库存量，计算出采购需要量，填写请购单，然后交分管领导复审。
2、复审申购单
分管领导复审复审申购（表）单的采购材料名称、采购数量是否正确，复审无误在申购单/采购申请表上签名确认。
3、采购员与供应商拟订合同/订单
采购员根据审核的申购单从合格供应商名录挑选出进行供应商比质比价后，选择质优、价廉的供应商（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），同时拟订采购合同。
4、采购部经理审核合同/订单
采购部主管审核拟订的采购合同/订单，审核内容包括：所选供应商在合格供应商名录之内（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），采购的产品名称、规格、数量等是否与申购单相符，单价是否合理与市价相符等。
5、分管副总经理合同审核
为了确保采购合同/订单的合法、准确、有效，分管副总经理需对合同条款完备性、合同主体、合同内容等是否合法正确进行审查，审核无误后报总经理审批。
6、总经理合同审批，董事长批准执行。
总经理对分管副总经理审核内容是否正确进行复核签字后报董事长批准执行。
7、采购经办人/经理与供应商签署合同/订单
采购经办人/经理依呈签结果，作为授权代表与供应商签署采购合同/订单，并进行采购，并提交一份财务备案，用作安排付款和会计核算。
三、固定资产采购
固定资产采购由需求部门根据工作需要提出申请，经与公司领导沟通同意后、采购过程参照材料采购执行。
四、货物入库
1. 收料员进行收料清点
仓库是原材料数量验收主管部门, 供应商送货到指定放置地点（如待检区）后，收料员将申购单和供应商提供的送货单进行核对，在确认申购单和供应商送货单品名、规格一致情况下清点数量，清点数量确认无误后在送货单上签字。
2. 收料员通知检验员检验
对需要检验的原材料（指生产性原材料），收料员收料后，收料员通知检验员进行检验对
于不合格的，填写检验报告反馈采购部门，由采购部门与供应商协商处理方法以及要求供应商改进。
3. 仓管员办理入库
验收合格的，仓管员填制入库单。入库单连续编号。入库单至少一式三联，仓管员（收料员）一联，交财务一联、，采购部一联，入库单需由仓管员（收料员）签名确认并据之办理材料入库并登记库存管理台账。采购部门收到物控部门库单需统一存放，并与日后供应商递来发票核对，确认无误后，送会计部门。
四、付款与应付账款管理
付款
采购部依据采购合同/订单中的双方承诺（货到付款、预付款、分期付款、信用期限内付款）以及货物入库情况提出付款申请，由采购经办人填写付款申请书申请付款并附相关合同等资料（具体操作参付款费用支出流程）。
采购与付款业务流程管理
采购与付款业务的流程管理 1．采购与付款业务流程 1.1采购业务流程 1．采购申请。事业部应根据原材料使用量及库存情况、市场状况、订单数量等因素提出采购计划并作出计划采购材料数量预算，制作材料采购计划表报送物流部。 物流部按照材料采购计划表所需材料分类汇总并询价后制定采购订单。 （1）、材料采购计划表一式两份，事业部门留存一份，一份送物流部门，作为编制采购订单的依据。材料采购计划表所载主要内容：订单品名、规格、材质、订购数量、计划采购材料名称及供应商、计划采购数量（见附表）。 （2）、材料采购订单一式两份连续编号，事业部留存一份，一份交财务部，作为编制材料帐的依据。材料采购订单所载主要内容：材料名称及规格、数量、金额、供应商、到货日期等（见附表）。 2．采购审批。 （1）、材料料仓库的签核。依据材料采购订单，核查库存是否不足，如库存数量不足或品种缺少，则签核。 （2）、财务部的签核。依据材料采购订单，进行采购资金预算，预测是否具备在付款期满时的付款能力，并作出相关说明。 （3）、分公司经理审批。 （4）、传真至集团采购部。集团采购部依据采购订单选择供应商并签
订采购合同。 3．验收。质检部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成材料验收单，材料验收单一式三份连续编号，质检部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，财务部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。 4.材料入库。原材料库保管人员根据货运单据、材料验收单、采购订单、采购合同等有效单据与供方发来的材料核对无误，办理入库，开具材料入库单。材料入库单一式三份连续编号，一份留存仓库；一份交物流部门，作台账依据；一份交财务部审核，审核记账。 5．会计处理。物流专员将采购订单、采购合同和采购发票及时传递给财务部，质检部门、仓库部门将材料验收单、入库单交转财务部门，财务人员编制记账凭证并记账。 1.2付款业务流程 付款业务程序大致包括申请、审批、付款执行、会计记录和资料保管。1．付款申请。物流部门根据集团采购部付款通知编制付款申请单，提出付款申请； 2．付款审批。 （1）财务部相关人员依据会计账簿记录核实申请付款金额的真实性，并作签核意见； （2）财务主管进行付款审批； （3）分公司经理审批； （4）集团采购部审批：
采购与付款流程制度
采购与付款流程制度 一、目的： 为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买原材料、各种设备、固定资产等所有采购与付款。 三、采购流程： 1.采购计划、方案的编制与审定。 1.1采购计划的编制与审定。需用单位根据生产经营需要，提出物料需用申请即 填写《采购计划表》，经需用单位领导审定签字后，仓储或有关部门平衡库存后由供应科制定采购计划报分管经理审定。 1.2 采购方案的编制与审定。供应科根据采购计划编制采购方案，经部门负责人 签字后报相关领导审定。采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。 2.供应商的选择与价格确定 2.1 供应商资源及价格信息管理。供应科应在现有供应商网络基础上建立健全本 企业的供应商网络，定期考评列入名单的供应商资信及履约情况，根据考评结果调整供应商名单。供应商名单的确定与调整应经分管经理审定。 供应科应建立物资价格数据库，及时收集相关物资的价格信息，定期发布物资采购的指导价格和参考价格，作为物资采购的主要依据。 2.2 供应商的选择与价格确定。由企业自行组织采购的，供应科应根据审定的采 购方案，通过招标、询比价等方式确定供应商与价格，原则上供应商应在确定的供应商网络名单中选择，价格不得突破公司发布的采购指导价。 通过招标方式采购的，应按照《招标管理制度》执行，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购原则上应采取招标方式采购； 通过询比价等非招标方式采购的，供应科应坚持货比三家、比质比价的原则。需要谈判的，应组织相关部门就价格、要求等进行谈判，经审核后报分管副总审定。 3.合同签订与管理
采购与付款流程财务制度
深圳市京弘全科技有限公司 采购付款流程 1.目的： 为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。 2.适用范围： 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。 3.采购业务流程说明： 3.1采购业务流程图：
（二）业务流程分类说明： （1）材料采购： 第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。 第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。 第三步：收发票： 第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。
第五步：财务审核付款： （2）低值易耗品、固定资产采购： 第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。 第二步：下定单：同上 第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步：收发票：同上 第五步：请款：釆购按(1)请款 第六步：财务审核付款 一、具体业务的票据操作指南： （一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1）国内采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。 （a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 （c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 （2）进口采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
第2章-采购与付款管理
第2章采购与付款管理 2.1采购预算流程 2.1.1业务目标： ?采购预算经过适当授权审批，符合全面预算要求； ?采购预算达到合理、高效的组织采购活动，降低采购物资成本的目的； 2.1.2业务风险： ?如果采购预算未经过适当授权审批，不符合全面预算要求，可能因重大差错、 舞弊、欺诈而导致损失； ?采购预算编制依据不科学、不合理，将会导致企业资源浪费； 2.1.3关键控制活动： 采购预算编制经过适当授权审批，符合全面预算要求。 2.1.4业务流程描述: 各子公司生产部门根据销售预算与库存产品，编制年度生产计划—→各子公司总经理审核—→采购部编制年度采购预算表—→昌泰总经理审核—→财务运营中心平衡采购预算—→预算委员会审核，不适当则返回进行修正—→财务运营中心编制年度预算—→预算委员会审核—→总裁审批—→财务运营中心发布年度预算—→采购部组织执行采购预算—→采购部对采购预算资料归档保存。 2.1.5流程图：
2.2采购计划的编制与审批流程 2.2.1业务目标： ?采购计划经过适当授权审批； ?采购依据充分、合理，符合集团生产经营需要； 2.2.2业务风险： ?请购依据不充分、不合理，可能导致供货不足或供货过剩导致生产停滞或资 源浪费，影响集团运营； ?相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞 弊行为； ?采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损 失； 2.2.3关键控制活动： 采购计划经过适当授权审批。 2.2.4业务流程描述: 各子公司生产部门提出生产采购需求—→仓管员查看库存，若充足，则不需采购，若不充足—→各子公司生产部门填写采购请购单—→各子公司总经理审核—→昌泰总经理审核—→采购部整理汇总采购申请单，并编制采购计划—→昌泰总经理审核，若属于预算内的采购，审批后确定采购计划，若不属于预算内—→总裁审核—→采购部确定采购计划。 2.2.5流程图:
采购的付款及报销流程
采购的付款及报销流程 为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。以下是小编为你整理的采购的付款及报销流程，希望能帮到你。 采购的付款及报销流程 第一条采购付款报销流程 1. 采购预付款应先填写支付证明单和采购请款单，材料名称、规格型号、数量、价格、金额、运费、供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)支票、电汇方式的须附上供货单位银行账号资料(加盖供应商公章)，并附上采购订单、报价单(须有总经理签字认可)，并由部门主管签字确认，交总经办审核落实，由财务会计审核交财务总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理借款手续并支取款项(现金或支票等) 2. 采购货到付款先填写支付证明单、采购请款单，材料名称、规格型号，数量，价格，金额。运费，供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)支票、电汇方式的须附上供货单位银行账号资料(加盖供应商公章)，并附上采购订单、报价单(须有总经理签字认可)、仓库进仓单、并由部门主管签字确认，交总经办审核落实，由财务会计总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理付款手续(现金或支票等) 3. 采购部门借款采购部分，采购完成后采购员应在三天内报账，采购员持有效单据到财务部结算，即必须附有正确及有效的票据来证实支出、收据、发票必须是正本，并加盖对方公章、复印件、白条将不需受理，采购员采购时应尽可能要求供应商开发票，交回财务部，以便财务做账 4. 为保证款项支付的及时性，采购付款的单据须提前三天到达财务部，以上单
据手续不齐全，总经办盒财务部有权拒签。 第二条借款报销流程 1，因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单盒签报单，借款单中需标明借款日期，借款金额，借款用途及借款人本人签字，其中借款金额大小写须相符，且借款单表面不得涂改，旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款 2，借款人将填好的借款单交由借款人所属部门经理签字，部门经理需问明借款缘由，确认用途妥当后方可签字审批。 3，借款人将部门经理签字后的借款单交由财务会计审核后再交总经办确认落实，并由财务总监签字审批，总经理签字后视为财务部可以支付该款项。 4，财务部出纳员看到签批手续齐全的借款单后，方可付款，如有一项签批手续不全，出纳员不予支付。 5，借款人需保证在借款之日起一周内报账还款(出差人员则在回公司后一周内结清，如需延长时限，应提前通知财务部，无理由的延期还款，财务部有权按逾期一天，扣除报销总额的5%，超2天10%。依此类推。结算方式，以现金归还或报销单抵扣。 第三条日常费用报销流程 1. 因工作需要购买物品，需先填写签报单(办公用品将由行政部统一在月底统计物品种类、数量、编制月度采购计划)经总经办、财务会计、财务总监和总经理审核统一后方可采购。 2. 后买物品后需先填写费用报销单并附上之前审批完毕的签报单(确保提供正
采购流程及采购流程图
采购流程及采购流程图 1 采购过程 1.1 公司制订并实施《供应商评价与选择程序》、《采购过程控制程序》、《采购产品验证程序》 对供方的评定、采购过程和采购产品的验证等进行控制，确保所采购的产品或服务符合规定 的要求。PMC部是采购过程的归口管理部门。 1.2 公司确保按如下要求预先评定供方： A、根据公司的需要，按提供产品或服务的能力评价和选择供方； B、明确各类供方的评定方式和评审程度； C、根据公司的需要，按规定的周期选定或重新选定或评价供方； D、评定合格的供方列表明确，以便公司采购时选定； E、形成并保留相关的记录或资料，包括可能要求采取的纠正措施要求。 2 采购信息 2.1 公司采用统一的采购文件，在采购文件或其它文件中须清楚注明采购要求及有关 的验证要求。 2.2 公司在相关文件中明确采购的审批要求和采购员资格。 2.3 在相关的采购文件中明确如下信息要求： A、产品或服务采购的程序、过程、设备及人员的认可或资格要求； B、质量/环境/职业健康安全管理体系的要求； C、采购的验证安排及产品或服务的放行方式。 2.4 按要求保存有关的记录和资料。 3 采购验证 3.1 品质管理部IQC课实施《采购产品验证程序》，按照经批准的检验文件，对所有采购物料实施进货检验或验证，以验证采购物料是否符合采购文件的要求。 3.2 公司可以根据合同或协议，派代表到货源处进行复查或验收，或在本公司的顾客有要求时，由顾客或其代表在公司内或供方的货源处对物料进行验证，但以上验证并不能减少供方提供合格产品的责任，也不能排除其后的复验和拒收。 3.3 公司应做好进货检验或验证记录，以保证以后能利用这些资料来评价供方的质量状况和质量
采购付款流程
采购付款流程 采购与付款流程财务制度 一、适用范围: 适用于公司的除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。 二、流程说明: (一)流程图: 供应商请款人釆购报关 IQC 财务 需求格 库存资料请购单供应商开发料 核准供应商调查请购单 询价 no 比价、议价 PO或合同 核准 y PO或合同 PO或合同 货物 1 收货单收货单 不合格单不合格单点收、检验不合格单 y 报关单入库
报关单 发票发票发票发票发票请款单请款单请款单请款单 (二)分类说明: (1) 材料采购: 第一步:下定单:釆购PO经部门经理批准后下给供应商。第二步:收货:供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。 第三步:收发票: 第四步:请款:国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。 第五步:财务审核付款: (2) 低值易耗品、固定资产采购: 第一步:请购:按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过 2 预算。 第二步:下定单:同上 第三步:收货验收:IQC收货,请购人领货并验收并领货。第四步:收发票:同上第五步:请款:釆购按(1)请款 第六步:财务审核付款 三、具体业务的票据操作指南: (一) 材料采购:分为国内采购业务、进口采购业务。
(1) 国内采购业务: 要求单据:PO、收货单(对方送货单)、发票、请款单。 要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一 致。 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO 单价。 如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、 总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 (2) 进口采购业务: 要求单据:PO、收货单或对方送货单、发票、报关单、 请款单。 3 具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。 (二) 低值易耗品、固定资产采购: 业务流程使用单据:使用单位必须提供请购单、PR、CEAR (二千美元及以上的)。 请购、批准、采购下定单、收货、领货(验收)。 要求于材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票(在同等价格条件下)。
采购与付款流程操作指引
采购与付款流程制度 一、适用范围 本制度适用于xxx(以下简称本公司）的所有通过采购部门（或者相关业务部门）采购的货物或服务的所有付款，包括但不限于购买存货、非存货（包括固定资产、备件、其他杂项货物、以及未创建物料数据的新物料）、外发加工服务、各种专业服务等的所有采购与付款。本制度不包括针对雇员的报销业务。这里的采购部门包括本公司的采购部门或者巴奥米特总部全球（或者地区）采购职能部门。 1，通过采购部门采购的业务：存货、非存货（包括固定资产、备件、其他杂项货物、以及未创建物料数据的新物料）、外发加工服务、一般的专业服务。一般的专业服务可以由采购部门和业务部门一起工作，确保公司最大努力地以较低成本获得较好服务。 2，直接由业务部门采购业务，不通过采购部门的：非常特殊的专业服务（例如财务审计服务，质量法规审计，人力资源服务等等）。由业务部门自己采购，但需要至少两到三家供应商提供的服务性价比分析。 二、采购需求（PR） PR单按顺序印刷编号，一式四联（申请人一联，财务一联，仓库一联，采购一联）。内容包括申请部门，货物名称，规格型号，数量，估计单价，金额，需求原因，是否在预算内等等。针对非存货（包括固定资产，备件，杂项货物，以及还未创建物料数据的新物料）以及服务的采购，财务人员还需在PR单上分配会计科目编号。PR单据需经申请部门经理签字，转给工厂总监批准（根据批准权限，如果需要）。 （一）存货（BOM物料）：计划部门提交来自系统（Production version）运行的MRP物料采购需求报告并经签字确认后（视同PR单）转给采购部门。 （二）非存货（例如固定资产，备件，其他杂项货物，也包括未创建物料数据的新物料）：业务部门填制PR单据（包括由采购人员提供的估计单价。申请部门填制数量，需求原因，是否被预算等等），经业务部门经理批准后，呈工厂总监批准后再转给采购部门。（金额较大的资本性支出的PR单还需另附经批准的CAR，提交CAR给管理层批准时，需随附所需货物的价格（估价），质量比较分析表，并经采购部门和质量控制部门或者使用部门签字确认。CAR的批准权限参见美国总部发布的政策） （三）产品生产过程中的外发加工服务：计划提交外发加工服务请求（视同PR单据）并注明外发原因报工厂总监批准（根据批准权限）后再转给采购部门。 （四）各种专业服务（填制PR单，例如人事招聘服务，品质方面审计或者财务审计等等方面的）：由业务部门寻找服务供应商并经过比较价格服务质量的分析（需签字，并附上有关支持文档）之后订立合同。 三、供应商数据（Vendor Master） 采购部门员工收到PR单后，开发供应商（如果需要，品质部门参加审核），后被初步认为合格，需填写供应商登记表（详见附件）需经过采购经理(或者业务部门经理)（如果必要，需品质部门审核同意）确认后，然后经财务审核批准通过。由财务指定人员两天内维护
采购与付款流程业务范例
采购与付款流程业务范例 1 采购与付款业务流程 1.1 采购业务流程 1．请购。业务部门或仓库管理部门提出采购申请，请购权的分配方式会随着企业经营性质发生变化，企业本着提高效率的原则安排请购活动。（1）原材料或低值易品请购。由生产或使用部门根据生产计划、生产订单及通知单提出请购单。仓管收到请购单与库存核对，确定实际需采购数量。（2）日常物料或劳务请购。由使用部门直接提出，由本部门主管和财务资金预算主管人员审批，由采购部门采购。 （3）例外事项的请购。不定期发生设备或价值较大资产的采购，经过特别授权指定专门人员提出采购申请。 请购中要编制采购申请单，一式三份，本部门一份，一份财务部门，作为编制采购资金预算的依据，另一份传递给采购部门，作为编制采购实物预算的依据。采购申请单传递中要审核批准。 2．采购实施。采购部门首先进行询价，初步确定供应商的选择范围。然后安排竞标投标事项，确定供应商。再一步与供应商签订采购合同。最后由采购人员编制采购订单，确认采购业务。同时采购人员将商品分批运回企业，并监督运输过程。 3．验收。验收部门根据采购订单及采购合同执行验收，对商品质量、数量等考察，形成验收单，验收单一式三份，验收部门一份，仓管部门一份，作为入库和保管的依据，会计部门一份，作为采购业务核算的原始凭证。
4．会计处理。采购人员将请购单、采购订单、采购合同和有关凭证及时传递给会计人员，验收部门、仓库部门和使用部门将验收单、入库单交转会计部门，会计人员编制记账凭证，复核后交会计主管根据复核和审核后的凭证编制汇总表，并登记总账和明细账。
2 采购与付款业务中的不相容职务及部门职责2.1 不相容职务 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（一）请购与审批；
采购与付款循环审计
在计算机辅助审计环境中，审计人员根据计划阶段风险评估程序的结果以及进一步审计程序的性质、时间、范围，考虑计算机辅助审计技术在进一步审计程序中的运用，以提高审计工作的效率和效果。本实验基本流程如图S3-1所示，具体实验内容、审计程序和需编制的工作底稿如表S3-1所示。 图S3-1 采购与付款业务循环的审计流程 表S3-1 采购与付款业务循环的工作内容、审计程序与工作底稿一览表
一、确定采购与付款业务循环的具体审计对象与总体审计目标 二、熟悉被审计单位采购与付款业务循环的业务特性，包括该循环的主要业务活动、业务流程以及涉及的报表项目 （一）主要的业务活动 采购与付款业务循环中的主要业务活动、对应的凭证及账户、相关的认定、重要的控制点的关系如表S3-2所示。 （二）业务流程图 采购与付款业务循环流程图如图S3-2所示。 图 S3-2 采购与付款业务循环流程图 表S3-2 采购交易的控制目标、关键内部控制和常用
了解并查看“采购与付款业务循环程序表”： 图S3-3 确定采购与付款循环控制测试程序
图S3-4 采购与付款业务循环内控调查（3）采购与付款循环控制测试之一——采购管理 实验步骤： 图 S3-5应付账款明细账?查询“应付账款”与“预付账款”，如图S3-6所示。
图 S3-6 凭证查询条件设 置 在查询出的结果中，抽取相应的凭证。 ②抽取出记录后，记录至工作底稿保存，然后逐一打开所选取的记录（如图S3-10所示），并联查对应的原始凭证（如图S3-8所示）。联查出原始凭证后，核对采购合同货物名称、规格、型号、请购量是否与请购单一致；检查采购合同是否已经授权批准及批准采购量、采购限价；核对相应的运货单副本，检查购货发票日期与货运日期是否一致；复核购货发票中所列商品的单价、合计金额计算是否正确。这里仅以一笔业务（2010-02-25，记账凭证-72）为例说明该审查过程。 图 S3-7 选取所要审查的记账凭证
财务制度之采购与付款流程制度
采购与付款流程财务制度 一、适用范围： 适用于公司的除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。 二、流程说明： （一）流程图：
（二）分类说明： （1）材料采购： 第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。 第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。第三步：收发票： 第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。 第五步：财务审核付款： （2）低值易耗品、固定资产采购： 第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预
算。 第二步：下定单：同上 第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步：收发票：同上 第五步：请款：釆购按(1)请款 第六步：财务审核付款 三、具体业务的票据操作指南： （一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1）国内采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。 要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得 高于PO上的数量。 要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单 价。 如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、 总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的 应在请款时说明,如不说明的视为同意。 （2）进口采购业务： 要求单据：PO、收货单或对方送货单、发票、报关单、请 款单。 具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单
采购与付款循环流程图
采购与付款循环流程图 1.采购业务必须经过请购、批准、订货(或采购)、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门 之间应该相互牵制; 2.计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权(制 度授权)与特别授权，向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时 应报送财务部门作为将来付款的依据; 3.采购部门根据采购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预 先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部 门作为将来验收的依据; 4.批量物资采购，应采取竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性; 5.采购物资到达之后，采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储部门要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货 时间等进行验收; 6.对采购业务进行财务监督与付款，是财务部门的职责。财务部门应该根据采购通知单、采购合同、验收单等有效的付款文件，确 认负债或支付货款。在确认负债或支付货款之前，应进行以下检查： (1)与采购有关的原始凭证(如采购通知单、采购合同、订购单、验收单、发票、货运文件等)是否齐全、是否合法。 (2)相关凭证(如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等)的 内容是否一致;如不一致，应了解原因。 (3)是否有公司负责人批准签字的付款通知单。 (4)其他有关人员在单证上的签字是否齐全。
(5)发票的折扣是否与合同要求相符;采购数量、价格、加总合计、税金的计算等是否正确。 7.物资的采购，要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案; 8.物资验收后，仓储部门应填制验收单。验收单应及时送交财务部门进行记账; 9.第十六条除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，购货款必须通过银行办理转账。任何部门和个人不得以任何借口，以现 金或现金支票支付货款; 10.财务部门应及时取得供货商对账单，并定期与应付账款明细 账相核对。如有差异，应查明原因，及时处理。
采购申请、审批流程
规范企业采购申请流程 一、请购及其规定 1．请购的定义 请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单据的整个过程。 2．请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的需求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（11）请购部门主管；（12）请购单审核人；（13）采购负债人审核；（14）财务审核人；（15）公司总经理。 3．请购单及其提报规定 （1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（7）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不
在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 4．公司物资请购单的提报部门 （1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报； （3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 二、请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点 （1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批； （2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 2、请购单的分发规定 （1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理； （3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
采购到付款流程图
采购到付款流程图 SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-
1、采购员根据已签发的《采购订单》购买物资。 2、库管员根据《采购订单》准备收货。 3、供货商送货到达后，库管员先对《采购订单》和《送货清单》进行核对， 《送货清单》应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经办人签字、电话、货品的名称、规格、数量、单价等。相符者库管员以《采购订单》验收货品，不相符者联系采购人员核实情况，确实需要更改采购订单的，库管员现场更改并找采购人员签字确认。 4、库管员验收无误后，办理入库手续（填制入库单及登记台账）。每月28日 会计和库管员要对库房里的实物及台账进行一次盘存。 5、采购员、库管、文员填制《挂账单》，每周不定期将《挂账单》《正规发 票》《采购订单》《送货清单》《入库单》等资料匹配好交会计处进行挂账。未挂账又急需付款的，材料商先与库管员对账，形成《对账汇总清 单》，在交由采购员或文员核实是否急需付款，最后将所有票据交由会计复核，在返还给文员走付款流程。 6、计划付款的供应商每月前1-10个工作日（节假日顺延）用A4纸自制《对账 汇总清单》盖财务章或签字，《对账汇总清单》按送货次数写明：送货时间、数量、规格、总价、已付货款等到会计处进行对账。每月前10个工作日后，原则上不在与供货商对账。
7、每次申请付款的供应商必须要进行对账，供应商将自制《对账汇总清单》、 供应商手里的《入库联》等相关资料交给会计。注：如果该笔款是供应商的最后一次付款，而且金额重大或是主材，请供应商附一份说明：材料款已全部结清，与XXX公司再无任何经济纠纷。 8、会计对所有付款资料进行复核后在返还给文员走付款流程。 9、待文员流程走完后，在交由出纳付款。
采购与付款业务循环的主要业务流程
采购与付款业务循环的主要业务流程业务流程 1、了解仓库或其他需求部门编制请购单情况(与费用的“发生”认定、固定资产、存货、应付账款的“存在”认定有关)1、请购与审批岗位分离； 2、日常采购的请购：根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准； 3、资本支出的请购：指定人员请购，需要进行特别授权审批。 注：根据新执行的《增值税暂行条例》，房屋建筑物类不动产固定资产购置时的增值税是不能抵扣的，而用于生产经营的动产的增值税可以抵扣。 2、了解采购部门编制订购单情况(与应付账款的“完整性”认定有关)1、询价与确定供应商的职能要分离； 2、采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职能要分离。 3、了解验收部门编制验收单情况(与费用的“发生”认定和应付账款的“完整性”认定有关)（1）验收部门先比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏，验收部门验收后编制一式多联、预先顺序编号的验收单，验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证； （2）同时检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并已入账。 4、了解仓储部门储存 已验收的商品存货情况(与固定资产、存货“存在”认定有关)（1）储存岗位与验收岗位分离。 （2）限制无关人员接近储存的商品存货。 5、了解应付凭单部门编制付款凭单情况(与费用、固定资产、存货“存在”、“发生”、“完整性”、“权利和义务”以及“计价和分摊”认定有关)（1）确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性；（三单核对） 销售时，核对：销售发票、装运凭证、销售单、发货单。 （2）确定供应商发票计算的正确性； （3）编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)； （4）独立检查付款凭单计算的正确性； （5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称； （6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照付款凭单要求付款。
采购与付款流程财务制度
采购与付款流程财务制度 目的: 为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定木制度。 适用范围: 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包描但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。 三、业务流程说明: （一）业务流程图: 釆 报1财 需 4— 请供应 1 核供应 询价 比价、no P0或
(-)业务流程分类说明: (1) 材料采购: 第一步：下定单：釆购P0经部门经理批准后下给供应商。 第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC, IQC在二个工作日 内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作R 内开MRB 会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务, 并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。 第三步：收发票: 第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单, 经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。 第五步：财务审核付款:
（2） 低值易耗品、固定资产采购: （一） 材料釆购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1） 国内采购业务: 完全一致。 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一 致.且不得高于P0上的数量。 （C ）要求发票上的每个原料的单价与P0上的一致或低r P0单 如果P0约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致.总金额 与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明，如 不说明的视为同意。 （2） 进口采购业务: 要求单据.P0、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。 第一步: 请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否 超过预算。 第二步: 下定单：同上 第三步: 收货验收:IQC 收货,请购人领货并验收并领货。 第四步: 收发票：同上 第五步: 请款：釆购按（1）请款 第六步: 财务审核付款 四、 具体业务的票据操作指南: 要求单据: P0、收货单（对方送货单）、发票、请款单。 (a) 要求请款单供应商名称或代码与发票和P0上的 价。
采购与付款业务流程
采购与付款业务流程 (一) 业务目标 1。经营目标 通过规范采购业务流程,确保采购业务按规定程序与适当授权进行,实现预期目标。 2。财务目标 确保采购与付款业务及相关会计账目得核算真实、完整、规范、防止差错与舞弊;保证帐实相符,财务会计报告合理揭示采购业务享有得折扣、折让。 3。合规目标 保证采购及付款业务、相关采购、招标合同等符合国家有关法律法规。 确保付款、与采购有关得货币资金管理符合中国人民银行等国家有关部门得法规要求。 (二) 业务风险 1。经营风险 由于采购业务流程设计不合理或控制不当,可能导致采购物资及价格偏离目标要求,或出现舞弊与差错。 2.财务风险 可能导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本与应付帐款以及其她应付负债,造成核算与反映不真实、不完整、不规范。 3.合规风险 可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁。 (三)业务流程步骤与控制点
1.采购申请与采购计划 (1)使用单位根据生产经营、建设需要与预算,提出采购申请。注明所需物资得名称、规格、数量、技术质量标准与要求等,经单位、部门领导审核后报仓储部门审核。 ★(2)仓储部门根据物资储备定额,符合储备定额得给予办理发货手续;定额不足得编制物资请购计划,经部门领导审核后报采购部门。 ★(3)采购部门根据采购申请计划编制物资采购实施方案,报部门领导签字后再报主管领导审批。 2.编制、审定采购实施方案 (1)经审批得采购计划,交财务部申请资金计划。采购计划需按照货币资金内部控制制度得规定审批。 ★(2)采购部门依据经审定得采购实施方案与资金计划制定相关采购计划。包括选择确定采购价格、供应商、采购合同、采购物资得技术指标等。 3.选择确定采购价格及供应商 (1)采购部门依据批准得物资采购实施订单与资金计划,通过询比价、招标、网上采购与公开采购信息等公平、透明得方式,并按公司物资采购得有关规定提出选择与确定采购价格与供应商得方案,经部门领导审核确定。 ★(2)需与供应商就价格、付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定得,由采购、财务及相关技术部门等人员组成谈判组,提出初步意见,报授权领导审定后由采购部门前头谈判。 ★(3)对公司要求实施统一采购得大宗或进口物资,应按公司得相关规定办理。属招标采购范围得,应组织采标采购。
采购业务完整流程
采购业务完整流程 一、接受采购任务单 采购部收到由销售部传来的《采购任务单》后，作为开始进行采购业务依据，严格按照单据所列内容进行采购。如下表所示： 采购任务单 要求入司时间：申请人： 二、采购询价 采购员在采购过程中要求做到多家比价，单价较大的货物须做到至少三家询价。 三、采购合同签订 采购员通过询价，确定供应商，经上级领导审批，制作采购合同，签署生效。 四、办理付款 对于须支付预付款项，供应商要求款到发货的业务，采购员可办理预付款手续，填制《付款单》，办理付款手续。 软件操作：K3软件登陆—财务会计—应付款管理—付款—付款单新增 注意事项：1、项目令号。录制新增“付款单”，单据表须有一列录制项目令号，项目令号须每行都录入，要求准确。 五、催货 付款后，采购员须密切关注货物的交付情况，防止供应商拖延货期，保证正常到货 六、收货检验 货物到货，采购员须开封检查货物的名称、规格、数量、有无损坏等信息。 七、采购订单录制 采购合同签订后，采购员可录制采购订单，要求订单内容与采购合同内容必须一致。 软件操作：K3软件登陆—供应链—采购管理—采购订单—采购订单新增 注意事项：1、权限设置。只有采购人员和会计有权限进入“采购订单” 2、项目令号。录制新增“采购订单”，单据表须有一列录制项目令号，项目令
号须每行都录入，要求准确。 八、办理入库手续 采购员在订单录制完毕，货物到货后，连同持采购合同一起到库房办理入库手续。 九、录制采购发票 收到采购发票后，采购人员须在软件系统中录入采购发票；没有采购发票的，采用虚拟发票方式，进行录入。 软件操作：K3软件登陆—供应链系统— 注意事项： 十、对账 采购员应定期、不定期到财务部核对材料采购应付账款情况
采购与付款流程财务制度
采购与付款流程财务制 度 TTA standardization office【TTA 5AB- TTAK 08- TTA 2C】
第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。 第二步：下定单：同上 第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步：收发票：同上 第五步：请款：釆购按(1)请款 第六步：财务审核付款 四、具体业务的票据操作指南： （一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1）国内采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。 （a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 （c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 （2）进口采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。 （二）固定资产采购： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。具体参见我司《固定资产管理办法》 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单： （三）低值易耗品及费用： 1、低值易耗品及有实物形态的费用： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货单： 2、无实物形态的费用或服务： 流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务
采购材料付款流程
材料采购付款流程 一、过磅计量： 1、过磅单标准格式样本： 2、联次设置： 第一联：存根联过磅分类别装订成册，定期送财务部门存档第二联：结算联财务结算 第三联：仓库联仓库登帐 第四联：客户联对方客户收 第五联：运输联用于运费结算 3、过磅单印刷： 根据样本设计，五联分色复写。 4、系统设置： 1)过磅员根据“一车一单”填制； 2)“时间”格式：年月日时分秒； 3)“类别”暂定：产品销售、煤炭采购、砂石采购、化工采购、 五金采购等五类，可根据需求进行添加。 5、过磅统计报表： 1)采购过磅日报表：分类别，按物质名称进行统计；
2)采购过磅月报表一：分类别，按发货单位进行统计； 3)采购过磅月报表二：分类别，按物质名称进行统计。 二、卸车验收：材料运达公司后，采购部门应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。 三、质量检验： （1）对于不同类型原材料的验收标准，参照公司质检部门的相关规定执行； （2）达到质检和报验条件的原材料，采购部门应在第一时间报请质检部门进行质检、验收； （3）质检部门在接到采购部门报验通知后应及时检验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任； （4）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部门质检范围之内； （5）质检部门未及时验收原材料，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受。 四、验收入库： （1）质检部门已经验收的原材料，仓库应及时办理入库，并出具入库单； （2）外协加工件应按照原材料入库； （3）质检合格后的固定资产及服务按照公司相关规定办理。 五、统计报表：统计员应根据各仓库的入库单及发料单，及时编制材料收发结存日报，连同当日入库单及发料单报送财务部门。材料收发结存日报应同时报送公司总经理。 六、会计核算：材料会计对统计报送的入库单，应根据采购合同或采购计划，审查材料入库数量、买价、运杂费和总金额。月份终了，分供货单位编制暂估应付账款明细表，经财务总监审核后报公司总经理。 七、客户对账：月初，财务部门通知供货单位来公司核对上月入库单据，出具对账挂账单，经采购部门主管审核并报公司总经理审批后，交供货单位收执。 八、付款结算： 1、付款方式：现行付款方式主要包括现款（同城采用转账支票、异地采用汇兑结算）和不同期限的银行承兑汇票。 2、付款期限：根据采购合同约定的付款期限办理结算，包括挂帐后三个月滚动付款、挂帐后二个月滚动付款、挂帐后一个月滚动付款、即挂即付。 3、货款结算：每月5日前，材料会计应将符合付款条件的材料款，编制应