采购付款管理制度
采购付款及发票管理制度
第一条目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）预付款业务，（2）货到付款业务，（3）以货易货业务。
第三条合同管理规定
公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经总经理核准的采购计划单进行采购，不需订合同），具体规定如下：
（一）合同的签订及审批
1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由供应部采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格审批单》进行。
《采购计划单》、《采购价格审批单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）生产用原纸采购由董事长批准；（2）技术改造、设备等固定资产、辅料及机物料等低值易耗品采购，采购价值5000元以下的由总经理批准，超过5000元的由董事长批准。
2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在5000元以下的由总经理批准，超过5000元的工作劳务合同由董事长批准。
（二）合同内容填写要求
（1）合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内送达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）账号信息等内容。
（三）合同的报送及执行
（1）合同报送：各类采购合同由采购部责任人负责签订，工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报总经理或董事长核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处存档，同时实施。
（2）合同执行：所有采购合同业务均应由采购部实施采购，劳务合同由项目部执行实施，对于特殊情况下经总经理或董事长特批的采购（工程劳务）业务除外。财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务账面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函（各类包装材料采购业务，供应部采购员应于每月5日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。月中如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案）。
（3）财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批的合同。
第四条付款管理规定
采购（往来）付款业务流程：业务经手人填写请款单（含附件）→申请人分管领导签字→财务部往来会计核实→财务负责人签字→董事长（总经理）签批→财务出纳员付款
所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“请款单”付款。“请款单”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报总经理或董事长审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及账号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人账号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的请款单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位账面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时需持“请款单”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后请示董事长
同意后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准付款的请款单时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。
预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→分管领导签字→财务部往来会计核对账面往来余额→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款
（1）预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。
（2）对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务账面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此列）。
2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：
货到付款流程：业务经手人持用款申请（含附件）→分管领导签字→财务部往来会计核填应付款余额→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款
（1）对货到付款，发票未到的规定：对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报部门负责人审核，应付会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达应付会计处），及货款金额，并附“采购合同”。应付会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需董事长特批。
(2)对货到已验收、发票已到要求付款的（即账面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确
认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定填写请款单，交财务部办理付款手续：应付会计核填账面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。
（3）支付账面应付款：对于支付账面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填账面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。
第五条付款方式及收据的取得要求：
付款方式主要有现金、电汇、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转账支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：
1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：
（1）收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位加盖行政公章或财务专用章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），并附上收款人身份证复印件，经确认无误后再办理支付手续，在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样。
（2）如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件1），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。财务部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款收据的传真件交至公司财务部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司财务部。对于没
有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒
付。现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经董事长批准的除外。
（3）公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在2000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超2000元的采购业务不得以此种方式进行采购，
（4）对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝，对于董事长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。
2、银行电汇付款：财务部凭业务经办人出具的经核准无误的请款单中列示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款收据。
退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：
（1）收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；
（2）公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。
（3）出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。
（4）因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。
3、承兑汇票付款：
（1）对于付出的承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第五条，1，（1）】，经财务部出纳员确认无误的，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，在所收承兑汇票复印件上签名，注明“原件已收”并开具加盖收款单位财务专章的收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务）。
（2）如收款单位派人上门收款，且来人未带收款收据的，经财务部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第五条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，在所收承兑汇票复印件上签名，并加注“原件已收”字样。
（3）如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票作背书处理并完整封填收款单位全称，当付款申请人面封好快递袋，并将快递单号填写在请款单领款人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖公章和财务专用章的详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、联系电话，并注明“承兑汇票丢失与贵司无关”、“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真的收件地址证明交财务作此笔付款业务的附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件的查收情况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具的收款收据原件邮至财务部出纳员处。
4、票据的背书：所有需支付的承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准的请款单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书的，则需要背书后支付。
5、对取得的原始收据的要求：对于现金、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误的，如未按规定改错的（即在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；
如出纳员收受不合规定的单据，发现一次处罚出纳员20元。对于确属特殊情况的，不合财务规定业务单据经董事长特批处理的，应有董事长在该单据上的亲笔签批说明。
对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款
单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。
6、对单笔业务口径一致性的要求：每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，经董事长、总经理特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时，应单独有合同补充说明，收款收据必须用发票出具人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款后来发票的业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的数额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对一些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，价格不变以业务，可按月结算开票。
7、超过规定时限未取得付款业务收据的处理：按单笔业务计算，每超期1天，给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一个月未能取得收据的，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。
第六条财务部集中办理付款业务时间及付款时限规定：
财务部受理付款业务时间：每日上午7：30至12：00,下午自上班起至16：00(紧急采购付款可不受此限制)。具体的付款时限及责任划分如下：
（1）对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“请款单”及其它各类付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度规定的付款手续按受理用款申请时间的先后办理付款：对于“请款单”在当日规定时限内提交至财务部的，当日办理付款手续，超时限提交的“请款单”，次日办理付款手续，无特殊情况，出纳员不得私自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款的“请款单”，遇法定节假日、公休日的，付款时间顺延。对因资金紧张，超过2日未付款的“请款单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并及时通知提交用款申请人，此处主要是指电汇及现金打卡付款方式支付的款项，如果是收款方提交的相关证明手续不完备的，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。
（2）如属对方收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责协调财务部备款及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作有序进行；
（3）对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“请款单”的同
时还应附有经核准的书面“加急付款申请”，否则造成因迟付款而延误生产的，财务部不承担责任。
（4）如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难收款人的，发现一次处罚责任出纳员20元，给公司造成损失的还要按规定承担相应经济损失。
（5）如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。
（6）正常情况下，如已批准付款的“请款单”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该请款申请，再次付款需重新提交“请款单”，且原已签批的“请款单”要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。
（7）对于已核准支付的“请款单”，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。
（8）所有传递到财务部的“请款单”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。
第七条各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定：
（一）采购（或劳务）发票标准要求及处理：
1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起180天内），财务部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值
税专用发票的经财务认可、董事长（总经理）批准的可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求的发票。
2、采购（或劳务）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认董事长（总经理）批准的除外。
3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、董事长特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。为规避公司财务风险，财务部有权拒收任何情况下不合格的采购（或劳务）业务发票。
4、发票处理：对经常性的供应商业务，不论当次开具发票金额多少，均做转账处理，对同一业务单位非经常性的业务（年度内业务不超过2万元的）单笔业务金额不超过5000元的，可以凭发票付款，除此以外的所有采购及工程业务发票均做转账处理，在付款时，由收款人（收款人必须是出票人）提供收款收据，避免同一业务单位的业务既有现金业务，又有转账业务，不利于财务管理工作，也容易形成工作隐患。特殊情况下经财务确认，董事长批准的业务不受此限。
5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或验收单）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单、采购合同及其它必需附件。如发现有不符合规定的发票及附件传递到财务部，对当事保管员及采购经办人各处罚5元。
注：（1）如原材料采购为多品种集中下达采购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用；
（2）对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以方便财务核算。
（3）如果所采购货物由物流公司托运的，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位的发货单。
（二）发票的取得时限管理规定：
1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并在所采购物资验收合格入库的当月30号前取得，交财务部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票的取得时限为单项工程、劳务合同约定的劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符的发票交至财务部。
2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，说明原因及处理方案，报财务部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。如无正当理由，又无财务书面说明可延期取得结算发票的业务，均以正常业务规定的到票期限为准。特殊情况下，财务部因实际核算的需要，对某一部分业务到票时间要求提前的或延迟的以财务部书面下达的发票到票时间调整说明书为准。
3、对于特殊业务发票的取得时限，如经董事长特批处理的，可按特批时限为准，
需由财务部处理的由业务经办人将业务移交财务部处理。
4、对于超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的，停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。
5、业务经办人对收到的供应商发票，要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做单据传递记录登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需的其它相关手续。对于发票丢失或过期的情况同时对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对账造成的，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理的，每发现一笔，处罚当事业务经办人200元。
6、会计年度终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当年度已完成的采购(劳务)业务发票全部催收，并交至财务部。
第八条定期对账制度：
为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商账目相符，财务部将实行定期对账制度：与公司业务经办人备查账核对时间周期为每个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对账原则上每月核对明细，财务账余金额至少每半年核对一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来的单位，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来账单（需经手人签名并加盖财务专用章或业务单位公章），并最迟于次月10日前交财务部往来会计处，由往来会计负责核对并作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查账或账目不清的，每次处罚20元，并在10日内规范备查账；对未按规定时间取得供应商对账单的，按单个供应商计算，每个次处罚业务经办人10元，并限定在规定时间（10天内）完成对账手续，过期仍未完成的，每日处罚5元，直至对账业务手续完成，所处罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊情况经当事业务经办人提出申请，财务部确认的除外。
第九条补充规定
（1）每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象。与
新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方的开票资料。
（2）对于业务单位到公司直接收取往来账款的业务，公司采购业务或接受劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，经财务部验证来人出具的加盖对方业务单位公章的介绍信，确认无误的，财务部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在相关付款原始凭证上，本公司业务经办人要签字确认。
（3）如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与财务档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。
（4）凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，财务部经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应的业务单据及证明材料上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务，如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。
（5）各相关采购业务经办人，应按月份（以每月20日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价明细单，于每月25日前报财务部材料会计处。
（6）设立采购备查账：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商进行业务备查账记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、品名、规格、含量、合同数量、合同金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方式、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、合同金额、付款金额及开具发票情况，以便与财务核对账目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票，以免取得的发票与实际业务内容不符。
（7）公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。
以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。
（8）采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。
（9）涉及采购业务，应由需求部门提出需求计划单(采购计划单)，经仓库保管员确认库存、部门负责人及分管领导核准后，报采购部后进入实际采购流程。
（10）公司财务及审计小组对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
（11）对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按董事长批复处理。
采购流程及管理制度
采购流程及管理制度 一、总则 1. 为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。 2. 对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括： （1）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务； （2）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任； （3）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 3.采购原则 （1）采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。 （2）采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。 （3）采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式馈赠、回扣、贿赂等，若因严重失职或违反原则作出不适合行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。 （4）物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。 4.采购经办人职责 （1）建立供应商资料与价格记录。 （2）做好市场行情经常性的调查。 （3）询价、比价、议价及定购作业。 （4）所采购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 （5）做好平时的采购记录及对账工作。 4. 采购部门的划分 （1）生产原材料采购：由采购部门负责办理。 （2）日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。 （3）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 二、采购方式 1.一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购： （1）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 （2）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 （3）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应
公司采购内控管理制度
公司采购内控管理制度 1、目的 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。 2、适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。 3、职责 3.1总经理负责采购管理制度的审批。 3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。 3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。 3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。 4、采购岗位职责 4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4获取所需之物料。 4.5查证购进物料之数量与质量。 4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。 4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。
4.8呆料与废料之预防与处理。 5、物资采购工作程序 5.1采购工作流程图 . 销售部 工程部 采购部 财务部 注：工程部门提报的请购单，则由工程部 直接提交采购部进入采购流程。 5.2新供应商开发评定工作流程图
采购合同、付款及发票管理制度
采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。 内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。 第一条、财务对合同管理规定公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500 元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需签订合同），具体规定如下： （一）、合同的签订及审批1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。 《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值 2 万元以下的由分管副总批准，超过 2 万元的由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购 2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。合同额在2 万元以下的由分管副总批准，超过2 万元的工作劳务合同由总经理批准。 （二）、合同内容填写要求
（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。 （三）、合同的报送及执行 （1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时实施采购。 （2）、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购，劳务合同由行管部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。计财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同, 在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。 （3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。 第二条、付款管理规定采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）T 1、计财部往来会计核实- 2、申请人分管领导签字- 3、财务负责人签字— 4、总经理签批— 5、财务出纳员付款 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管
采购管理制度
采购管理制度 一、目的 为了规范公司各类采购工作，明确公司各部门在采购工作中的职责分工，加强对采购工作的有效管理，保证公司采购物资质量，提高采购效率和采购物资准确性，降低采购成本，争取公司的综合最佳效益，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、包装物、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购 管理和执行工作。 三、职责 3.1综合计划部负责整理采购清单、执行采购作业、储存和保管采购物资。 3.2综合制造部负责编制整体生产环节所需要的物资储备。 3.3安环部负责编制劳保用品及与安全有关的物资储备。 3.4人事行政部负责编制办公用品及与办公环境有关的物资储备。3.5财务部负责统筹规划各部门资金计划及付款安排。 3.6检验部负责A.B类采购物资的抽检及验证。 3.7副总经理负责把控整体采购风险及最终审批权限。 四、程序内容
4.1基本原则 4.1.1公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关规定、流程、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信的原则。保证采购物资质量，努力降低成本； 4.1.2参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公； 4.1.3各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密的月度或周期性采购计划，过程进行中不得以特殊采购或其他原因为由将采购流程绕过或回避，处于关键路径上的特殊采购，按特殊采购程序处理； 4.1.4公司的采购业务统一由综合计划部负责办理，其他部门或人员不得自行采购或无理干涉； 4.1.5采购应当优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证或安监部门认可企业的货物、工程和服务； 4.1.6采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。 4.2职责和分工 4.2.1根据批准的采购计划，综合计划部负责组织并实施采购，包括： a)组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库； b)牵头组织招标文本的通稿及审核,负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；
公司采购管理规章制度
公司采购管理制度 一、总则 为加强企业规范化管理，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。 二、目的 选择合格的供应商并对采购的过程进行严格的控制，确保供货商提供的物品满足公司的规定要求。 三、适用范围 本制度适用于公司各项物品采购时，价格之审核、下单、订购、验收等，除另有规定外，悉依本制度处理。 四、权责 1、由采购人员负责对物料及日常消耗用品的采购工作。 2、采购人员是负责对采购回的物料进行验收、确认等。 五、采购计划的制定 1、采购人员根据各部门的采购申请进行确认及审查，确定无误后经总经理批准后实施采购。 2、采购人员还需根据公司的实际情况，进行编制公司的采购制度。 3、采购制度经总经理核准后，各部门各持一份，并按本规章制度严格执行。
六、采购单填写标准、审批流程及存档 （一）、填写标准 1、请购的部门、 2、请购的物品所属项目 3、请购的用途 4、请购物品名及数量 5、请购的物品规格 6、请购的物品需求时间 7、请购如有特殊需要请备注 备注： 1、涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交。 2、公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其它生活及办公项目由办公室提报。公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 （二）、审批流程 财务审核 备注： 备注：遇公司急需物资时，领导不在的情况下，可以电话请示或其它形式请示，征得同意后提报采购部门签字确认手续后补。 （三）存档
采购单审批完成之后一式两份，由采购部和财务部分别存档，以备异常情况的调查核实。 七、请购单的接收规定 1、采购人员在接收请购单是应检查请购的填写是否按照规定填写完整清晰，检查请购单是否经过公司领导审批 2、接收请购时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则 3、通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存 4、对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门 5、对于紧急请购项目应优先处理 6、重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议 八、询价及规定 1、询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量名称，遇到问题应及时的与请购部门沟通 2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购 3、询价时对于相同规格和要求应对不同品牌进行询价 4、在确定对公司最大的利益化之下进行购买
采购付款管理制度
采购付款管理制度 一、目的： 规范公司的采购与付款业务，提高付款工作的及时性和准确性，加强内部管理，防范经营风险，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种失职、欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整。 二、范围： 本制度适用于采购原材料、机物料、车间内使用的易耗品（暂不包括机器设备）的付款行为规范及管理。 三、定义： 四、原则： 4.1单证齐全原则：《付款申请单》在内及相关支撑附件单据必须齐全，包括但不限 于《入库单》、《发票》、《采购合同》等。 4.2先计划后支付原则：除紧急采购以外，付款必须在月初先计划报批，后办理付 款手续。 五、关键角色及应负责任
六、内容描述 6.1付款计划 6.1.1每月1日前采购室合同台账与财务部应付款表核对完毕。 6.1.2每月3日前采购室根据核对后的前期应付款及本月采购计划，制定采购付款 计划，每月5日前采购付款计划需审批完毕。 6.1.3财务部根据审批后的付款计划安排资金，准备付款。 6.1.4账期付款日为每月15日，其它时间原则上不予安排付款。 6.2付款申请 6.2.1采购室根据付款计划，填写《采购付款申请单》，申请单内容填写完整，字迹 清晰。 6.2.2按合同付款条款，分预付款支付和账期内支付。 6.2.2.1预付款支付：预付款支付需在《采购付款申请单》注明预付款，申请单附 件必须有采购合同原件。 6.2.2.2账期内支付：账期计算按财务部收到发票和入库单最晚时间开始计算。按 账期支付需在《采购付款申请单》注明账期付款，申请单附件必须有《入库 单》采购付款联的原件。 6.3处罚： 6.3.1如发现付款申请单填写错误（主要包括金额填错，重复填单等），将给予经办 人处罚（警告、罚款）。 6.3.2如款项错误支付，给公司造成损失，公司将根据情况给予责任人罚款。 6.3.3如公司发现恶意支付行为，公司将依法追究相关人员法律责任。 6.4解释权限： 本规定由财务部负责解释并监督。 6.5生效日期： 本规定自签发之日起生效, 原有相关规定废止。
采购管理制度及流程操作
采购管理制度及流程操作 一、目的 为了提高采购效率、明确岗位职责、有效降低成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强各部门间的配合，特制定本制度。 二、适用范围 本公司所有采购的物料及其它消耗品 三、基本原则 采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争、择优选取。 四、工作程序 （一）采购基本事项 1、日常采购（包括但不限于日常办公用品及其它消耗品）采用现需现购的原则，由综合管理部人员负责采购。 2、非日常用品采购（包括但不限于较大型办公器材及物料）在采购时候应进行比价，与供应商洽谈，控制成本。 3、采购前需要申请人填写采购申请单，经分管领导签署意见报总经
理审批后（注：5000以上的金额采购需要董事长审批）再填写款项支付申请单，领资金再进行采购；提交固定资产申购单前，采购金额在五万以下的采购人应提供至少三家采购物品供应商报价和联系资料，进行比价，择优购买；采购金额达到五万以上的则进行招标。4、采购应索要发票，金额小的没有发票应该索要收据，网络采购应保留聊天记录和付款证明。 （二）、采购申请 1、采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“物品采购申请单或固定资产请购单”。 2、紧急采购时，由采购部门在申请单上注明“紧急采购”字样，以便于及时处理。 3、若撤销采购，应立即通知成本采购人员，以免造成不必要的损失。 （三）采购流程 1、采购人制定采购计划，收集需要采购物品的信息。 2、对需采购的物品进行询价、议价、获取准确的价格信息，采购金额在五万以下的采购人应提供至少三家采购物品供应商报价和联系资料，进行比价，择优购买；采购金额达到五万以上的则对外进行招标。 3、成本采购部决定购买时，填写“采购申请单或固定资产请购单”。 4、申请单或请购单填写完成后按照流程进行审核，分别经请购人、
商品采购及销售管理制度
商品采购及销售管理制度 为加强财务管理，规范财务行为，确保公司的采购及销售工作秩序、规范的进行，特制定本制度。 第一条、公司的商品范围包括：车用汽油、车用柴油及其附属商品。 第二条、在采购及销售商品时应严格对商品进行计量，计量人员应认真负责，不得弄虚作假。 第三条、采购及销售部门应对商品严格进行记录，并建立购销售明细账。 第四条、销售部门在销售商品时，应认真填制销售单，一联作为销售部门的存根进行备查， 一联作为财务的记账凭证、一联交于购买方作为出门凭证。严格按照商品销售业务流程操作。 第五条、商品销售款应由购买方直接交至财务部门，或通过转账、电子汇兑、银行承兑票据等形式交于财务部门。除财务人员外，其他任何人员不经财务部门同意，不得向购买方收取现金或票据。 第六条、建立采购与付款业务的岗位责任制，明确各部门、各岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第七条、配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 第八条、建立严格的采购与付款业务授权批准制度，明确公司领导、主管领导对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。 第九条、公司领导、主管领导应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 第十条、对重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关人员进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。 第十一条、严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 第十二条、按照请购、审批、比价、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务。 第十三条、严格管理采购与验收环节，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。 第十四条、采购之前要充分了解和掌握供应商的信誉、
公司内部采购管理规定
公司内部采购管理规定 The latest revision on November 22, 2020
公司内部采购管理制度 2015年12月制定 第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。 第三条采购流程 3.1生产部工艺技术员或技术经理根据销售合同订单物料需求、查询库存数量，填制《物料采购计划单》，经仓管员确认库存、生产部经理审核后，交给副总经理审批。物料需求包括用于销售合同订单的主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等；试验品、样品、退回返工的产品等参照此条款执行，工程部在工厂时遵守此管理制度；项目工地施工按施工管理制度，并填写《工程部施工物资需求申请表》执行。 3.2办公用品、办公设备按实际情况申请采购，单件金额过500元的，需填写《物料采 购计划单》由副总经理审批。 3.3《物料采购计划单》应注明物料名称、单位、规格、材质、数量、需求日期及特殊要求。物料采购单共四联，分别交财务、采购部、仓管员、自存。 3.4紧急请购时，请购部门应于《物料采购计划单》备注栏注明“紧急”字样及交货期限。 3.5已开具《物料采购计划单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购员。采购部门接获通知后，立即停止采购。 3.6如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应与原请购部门协商并妥善处理善后事宜。 3.7如用于返工或工作失误造成的重复采购，需在物料采购计划单上注明，不可掩盖问题。 第四条采购方式 根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式： 4.1集中采购公司通用主要材料（如：玻璃棉、铝条、面布、玻纤布、玻纤毡等），以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购；保证合理库存。 4.2合约采购公司经常使用之物料（如：胶水、天那水等），采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购，保证合理库存。 4.3一般采购零星物料（如：铆钉、螺丝等），按实际需求量即时采购。根据市场价格调查，原则上需定点采购，保证质优价廉。 第五条询价、议价 5.1采购部采购人员接获核准后之《物料采购计划单》，应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象，长期有业务合作的供应商作为优选；优先供应商不能满足采购条件的，其他备选供应商，货比三家，同等材料质优、价廉、服务好者中标。 5.2确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限； 5.3如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表； 5.4选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂家、代理商、经销商之顺序选择；
采购付款管理制度
采购付款管理制度 第一章总则 第一条为了加强（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。 第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险: (一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费； (二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈； (三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。 第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构 第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。 第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是： (一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；采购付款管理制度
(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作； (三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算； (四)配合物资采购、监造和检验； (五)负责职责范围内的其他有关工作。 第七条公司采购管理的具体目标是： (一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营； (二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失； (三)尽可能实现采购物资的标准化； (四)发展优质的供应商合作伙伴； (五)加强公司各部门之间的合作； (六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。 第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则： (一)请购与审批岗位分离； (二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离； (三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离； (四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离； (五)采购、验收与记录岗位分离； (六)付款申请、审批与执行岗位分离。 第三章需求及采购管理 第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。 第十条在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。 第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度
采购部管理制度与工作流程04578
采购管理制度与工作流程 一、目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示： 1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图 1）销售部提出采购需求， 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图 根据供应商帐
采购管理制度之委托加工管理办法(doc 3页)
采购管理制度之委托加工管理办法(doc 3页)
采购管理制度P907 委托加工管理办法 文件编号：GB08 版本号：生效日期：共页第页 1．总则 1．1制定目的 为规范委外加工管理，使之推行顺畅，特制定本办法。 1．2适用范围 本公司直接用于生产的原物料、半成品的委外加工，悉依本办法执行。 1．3权责单位 （1）采购部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 2．委外加工管理规定 2．1定义 本办法所指的委外加工，是指本公司将生产工程的一部分委托其他公司（下称协力厂商）代为加工的做法。 2．2委外加工时机 在决定是否委外加工时，应考虑下列各因素： （1）本公司的生产能力不足时 （2）须利用本公司所没有的设备、技术时。 （3）特殊零件无法购得，又不能自行加工时。 （4）委外加工品质更好时。 （5）委外加工成本更低时。 （6）认为比本公司自行加工更有利时。 2．3委外加工程序 2．3．1需求提出 （1）委外加工的决定、变更或中止，须由生管部将原因、目的、规格、计划数量、预算等，以书面方式呈部门主管核准后，转呈总经理裁示。 （2）总经理核准后，转采购部联络洽询协力厂商或核定之协力厂商。
2．3．2厂商开发与调查 （1）采购部参照《供应商开发》规定，对协力厂商进行洽询工作。 （2）由采购部、生技部、品管部、生管部组成厂商调查小组，参照《供应商调查》之规定，对协力厂商进行调查评核。（3）调查评估合格之厂商列入合格厂商名列。 （4）除总经理特准外，不可将工程委托非合格之厂商加工。2．3．3询价、议价 （1）针对合格协力厂商，采购部请协力厂商进行报价。 （2）参照《采购方式》的规定进行询价与比价。 （3）同类型协力厂商应开发三家以上，以便询价、比价及紧急订单之需要。 2．3．4委外加工协议的签订 由采购部代表公司与协力厂商签订《委外加工协议》，协议应就下列事项作必要之约定： （1）委外加工产品及数量。 （2）加工单价与总价。 （3）交期。 （4）品质要求及验收标准。 （5）付款方式。 （6）保密工作。 （7）其他双方认为必须约束之事项。 2．3．5委外加工资料 委外加工应提供协力厂商下列资料： （1）产品蓝图。 （2）工艺流程图。 （3）操作标准。 （4）检验标准。 （5）检验规范。 （6）物料的规格、编号、数量等。 2．3．6验收工作
公司内部采购管理制度范本.doc
公司内部采购管理制度1第2页 2、财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款，特殊情况需经总经理批准。 第五章采购人员工作职责 第十六条对短缺物资，采购员要征求使用单位意见，在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购员负直接责任。 第十七条采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。第十八条对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报总经理。 第十八条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 第十八条采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。 第十九条采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。 第二十条采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
第二十一条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。 第二十二条售后服务：对于采购物资，采购部在签订购买合同时，要明确服务约定。 1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。 2、对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由采购部在规定时间内协调解决。 第六章附则 公司内部采购管理制度范文1 公司内部采购管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。
采购与付款管理制度
采购付款管理制度 第一部分总则 第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。 第二条本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。 第二部分采购审核与批准 第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。 采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。 采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。 第三部分付款结算控制 第四条付款审核 财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。 第五条应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××-—-××万元的，由总经理审批。
预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××-—-××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。 审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。 第六条财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 ⒈真实性审核 应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。 ⒉完整性审核。 根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。 ⒊合法性审核。 审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。 ⒋合规性审核 审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。 ⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限 会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的 应当及时向总经理汇报
公司采购管理制度及流程
公司采购管理制度及流程 一、目前公司采购工作状况： 因多种原因，目前公司许多采购工作不能按照正规流程进行， 多由物资所需部门或技术部门单独确定供应商采购，公司采购部门人员有被架空的趋势，导致许多采购工作失去其作用，并直接导致公司竞争被动、效率低下、成本上升。由于其他岗位人员的谈判技 巧及方法上的非专业性，容易导致物资采购成本过高，成本核算较慢，影响公司整体工作的开展等情况。公司考虑到新的制度实施， 大家有个适应过程，因此在以较缓的速度等待大家理解并推行。但不希望公司的苦心给大家形成误解。在采购制度的推行上，公司的决心是坚定不移的；分工与要求是明明确确的；对每一笔采购发生是否合规，管理者时刻都在关注着。20XX年，公司辛苦运作的个 别工程项目都是因操作无章法甚而违规，致使公司在竞争中极其被动，只得在付出了更大的努力乃至舍掉利润后才拿下了项目，教训惨痛而深刻。因此，希望公司全体管理人员认真学习并自觉践行、 并在工作中不断改善。不合理的采购行为是注定要被停止的。利益所在，众目关注，望大家都能坚定自觉的按规而行，而非迎风摇曳！ 二、目的：
统一采购流程，对采购过程进行规范和控制，确保产品质量前提下，提高工作效率。节省人力资源成本与降低资金采购成本，保 障企业经营活动的健康有序进行。 三、适用范围： 公司各部门所有经营产品、工程物资、办公资产类、其他临时 用物资、经营中所需要的服务等。均需依照采购原则与流程，统一 由采购部门负责。 四、采购部职责： 1、采购部负责公司所需物资与服务的采购。 2、采购部负责确保采购物资的质优价廉以及供货的及时率。 3、采购部应根据财务状况合理使用资金。 4、采购人员努力锻炼、学习相关工作能力：如成本意识与价 值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、 专业知识。 5、采购工作由采购部经理具体组织，并按相关原则及流程报 批。 6、每一项具体采购工作，采购部门可以接受其他相关部门的 建议，但不受 其他部门撑控。采购部不可违反货比三家的原则。
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采购授权管理制度4 采购授权管理制度 第1章总则 第1条目的 为加强物资采购管理，明确采购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，提高采购效率，特制定本制度。 第2条适用范围 本制度适用于德鲁克咨询公司正常运营发展所需所有物资的采购作业，包括原材料、设备、办公用品等。 第3条公司执行采购各相关部门及岗位责任制 1．采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。 2．物资需求部门填制物资需求单，经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。 3．质检部负责采购物资的质量检验，出具验收报告等工作。 4．仓储部协助开展物资验收工作，办理物资入库手续及进行物资登记与保管。 5．财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作
业并做相关账务处理。 第4条采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。 1．请购与审批岗位分离。 2．供应商选择与审批岗位分离。 3．采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。 4．采购、验收与记录岗位分离。 5．付款申请、审批与执行岗位分离。 第2章采购申请审批 第5条年度采购计划的制订与审批 1．各部门必须在每年12月底之前做好采购部下发的第二年度物资计划申请表填报工作。 2．在填报第二年度物资计划申请表时，各部门应根据公司下达的年度工作任务情况制订出全年运营发展所需的物资用量计划，确保本部门计划符合运营和发展的需要。 3．各部门物资需求计划经部门经理审核签字后提交采购部。 4．采购部汇总和审定各部门的年度需求，编制年度采购计划，提交主管副总进行审核。 5．年度采购计划经主管副总审批通过后，采购部将其作为
公司内部采购管理制度
公司内部采购管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司的物资采购业务，制定询价、议价流程，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强公司物资采购的监督管理，特制定本制度。 第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。 第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，选购同等材料质优、价廉、服务好者。 第二章采购流程 第四条请购的提出 1、各生产部门依物料需要状况、库存数量等要求，提前填报《请购单》，包括生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等； 2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》； 3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经权责主管审核，并依请购核准权限送呈相关人员批准； 4、紧急请购时，请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。 第五条请购核准权限
1、生产所需原材料由仓库保管员汇总后报生产副总，生产副总确认签字后上报总经理签字后方可送采购部。 2、常用办公用品及物业所需物品请购，由综合办公室填报《请购单》，报总经理核准后方可送采购部。 第六条请购的撤消 1、已开具《请购单》，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转送采购部，必要时应先口头知会采购部。 2、采购部门接获通知后，立即停止采购。 3、如遇特殊情况未能及时停止采购时，采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。 第七条采购方式 根据本公司实际情况，公司物料采购采用以下三种方式： 1、集中采购公司通用性大宗物料，以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购； 2、合约采购公司经常使用之物料，采购部应事先选择供应商，确定供应价格及交易条件，办理合约采购，依定时或定量之方式进行采购； 3、一般采购除1、2以外之零星物料，采用随需求而采购之方式。第八条询价、议价 1、采购部采购人员接获核准后之《请购单》，除集中采购方式外，应选择至少三家供应商作为询价对象； 2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受前条所限； 3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；
采购付款及发票管理制度
采购付款及发票管理制度 内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务。 第一条、财务对合同管理规定 公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的, 凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需订合同），具体规定如下： （一）、合同的签订及审批 1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由供应部采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。 《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批： （1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固 定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由董事事长（总经理）批准。（3）、 对于设立最低库存量的材料物资，由供应部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购 2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工 程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理 批准。 （二）、合同内容填写要求 （1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。 （三）、合同的报送及执行 （1 ）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处存，同时实施采购。 （2）、合同执行：所有采购合同业务均应由供应部实施采购，劳务合同由工程设备部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同 时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同，在以后价格不 变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函（各类包装材料采购业务，供应部采购员应于每月5日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、规格填列的各 类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。月中如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案）。 （3）、财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批的合同。 第二条、付款管理规定 采购付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）7 1、财务部往来会计核实T 2、申请人分管领导签字T3、财务负责人签字T 4、董事长（总经理）签批T 5、财务出纳员付款 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业 务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付款时
采购管理制度及流程 改
采购管理流程 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 二、范围 适用于本公司所有采购的物料及耗材品 三、定义 3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料 3.2采购人员：采购部执行采购业务人员 3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员 四、采购作业流程 4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据生产任务需求确定 一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交采购部。 4.2采购作业是从接受物料需求到选择适当的厂商，并确定物料之名 称、规格、质理、交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程。 4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达
成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新。 4.4对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门主管及经理的同意. 4.5间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写 申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采购作业。 4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明，如所采购的产品质量无法 描述清楚时，则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量 标准，要求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。五，供应商选择及评估流程 5.1新供应商的选择