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石油化工公司成品油采购业务流程制度范本格式

一、业务目标

1 经营目标

保证适当的库存,满足市场需求。

寻求合理采购价格,降低采购成本。

保证采购的数量和质量。

2 财务目标

保证成品油采购会计记录及其账务处理真实、准确、完整。

3 合规目标

成品油采购业务符合合同法等国家法律、法规和股份公司内

部规章制度。

二、业务风险

1 经营风险

库存不足、品种或结构不合理导致客户流失。

库存过高,占用资金增加。

外部采购未经授权或授权不当,导致资金损失、采购成本增

加或不必要的商业纠纷。

运输方案不合理导致运杂费增加。

采购的油品与订单不符,导致油品数量超耗、质量差异。

未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。

2 财务风险

采购交易没有及时入账,期末发生截止性错误。

没有准确和完整的会计记录。

虚假记录采购交易,导致资产流失。

未按规定进行账务处理,导致账实不符。

3 合规风险

成品油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司

内部规章制度的要求,受到处罚,造成损失。

三、业务流程步骤与控制点

1 上报市场需求

省(市)分公司(区外销售公司)根据市场需求及经营变化,

编写年、季、月(度)经营及资源需求计划,由分管经理审

批后,于年前60天、季前50天、月前20天上报销售大区分

公司、油品销售事业部。

油品销售事业部汇总分省(市)的需求计划,综合平衡后向生

产经营管理部上报成品油经营及资源需求计划,并与其协商

拟定生产经营计划。

2 下达配置计划/外部采购计划

根据总裁批准的月度生产经营计划,油品销售事业部制定石

化资源收购计划、供应计划和成品油配置流向计划,报事业

部主管副主任批准下达销售大区分公司和省(市)分公司(区

外销售公司)。省(市)分公司(区外销售公司)根据资源、市场

和库存等情况,经分管经理审批后制定下达本公司月度资源

计划。【ERP】分(子)公司业务部门按照油品销售事业部下

达的配置计划在ERP系统中维护采购订单。

油品销售事业部每月根据资源平衡情况,制定外部采购计划,

报事业部分管副主任批准下达销售大区分公司和省(市)分公

司(区外销售公司)。省(市)分公司(区外销售公司)根据下达

的外部采购计划,结合本单位库存情况制定本区域外部采购

计划,报省(市)分公司(区外销售公司)经理批准下达。【ERP】

分(子)公司财务部门根据批准的预算指标在ERP系统中对

采购基金中心的承诺项目进行维护和下达。

3 内部采购

销售大区分公司根据油品销售事业部下达的配置流向计划安

排运输计划,如需调整运输计划,业务部门分管负责人在授

权内批准后下达执行,超出授权报分管经理审批后下达执行。

销售大区分公司负责组织一次运输并通知驻厂办事处安排炼化分(子)公司发货。资源出厂后,大区驻厂办事处通知省(市)

分公司(区外销售公司)业务部门有关发货的数量、时间和到

站(港),省(市)分公司(区外销售公司)收到发货通知后,向

仓储部门发出收货通知单。

4 外部采购

各级业务部门跟踪了解市场变化情况,适时编制市场价格材

料,报部门负责人和本分(子)公司分管经理,作为确定外部

采购价格的依据。

大区统一外部采购:销售大区分公司根据油品销售事业部下

达的外部采购计划,合同签订人按规定权限签订购销合同,

衔接具体的价格、数量和品种,落实到港(站)。

省(市)分公司(区外销售公司)外部采购:根据外部采购计划,

业务部门建议采购价格,填写外部采购申请表,报分管副经

理审批。需预付货款的,由业务部门组织对外部供应商信用

情况进行评价。按照法律事务部审定的标准合同文本,合同签

订人按规定权限与外部供应商签订采购合同(明确交货方式、

地点、时间、价格、数量、承付方式、损耗率、违约责任等),

并通知仓储、财务等部门。

【ERP】业务部门根据采购合同在ERP系统中维护采购订单。

5 油库验收并办理入库手续

油库工作人员核对成品油的品种、数量和内容是否与收货通

知单一致,做好收货及后续工作。

收货前由质检人员对油品进行质量检验,出具油品质量合格

报告。出现质量问题或品种差异,查清原因报省(市)分公

司(区外销售公司),由相关部门提出处理意见,报分管经理

批准后处理。

【ERP】卸油前,油库经办人员核对成品油收货通知单的品种、

数量等与ERP系统采购订单(内向交货)是否一致。

油品计量验收合格后,仓库保管人员凭质量合格报告、计量

报告、收货通知单办理入库,并签发入库单,油库接卸人员

按要求做好收货作业,填写收货作业台账。

油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号,

并由经办人和复核人签字,存档并送相关部门。

【ERP】在系统中录入相关计量数据办理入库,并打印系统生

成的入库单。

卸油前后,油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。

计算实际收油数量,填写《油罐动态分户账》和《油品运输

超耗(溢余)通知单》。

出现运输超损耗问题,按规定填写《罐车验收及复测记录》,

查清原因报省(市)分公司(区外销售公司),由相关部门提出

处理意见,报分管经理批准后处理。

从外部单位油库的汽车发油台自行提油的,油品经抽检合格后可直接配送加油站或终端用户。直接配送加油站的油品接卸验

收按照《成品油零售管理业务流程》控制点执行。直接配送

终端用户的油品接卸验收按照《成品油直销及分销业务流程》

控制点执行。

6 内部/外部采购付款

内部采购付款:销售大区分公司收到炼化分(子)公司增值

税发票清单的传真件,复核无误后5日内付款。省(市)分公

司(区外销售公司)收到销售大区分公司付款通知,复核无误

后10日内付款。内部结算均须通过中国石化财务有限责任公

司。

外部采购付款:外部采购油品确认到货和收到发票后,由各

级业务经办人填写付款申请,按规定权限逐级审批后,统一

付款。

外部采购油品需要预付货款时,各级业务部门在签订合同前

应核查供应商的信用情况,由业务部门填制预付货款申请单,

经其负责人审核后交财务部门审核,按规定权限报批后统一

付款。

7 财务记账

各级财务人员对应付凭证的相关原始票据(发票、入库单、

付款通知书、外采合同等)进行审核,确认票据合法、信息

完整后进行账务处理,由不相容岗位人员对凭证进行稽核。

【ERP】财务人员在系统内进行发票校验。

各级财务和相关业务部门至少每月核对预付货款和应付货

款,确保金额准确无误。业务部门检查油品的在途情况,经

本部门负责人审核后报财务部门。

省(市)分公司(区外销售公司)财务部门与销售大区分公司和

炼化分(子)公司及外部供应商至少每月进行对账。

8 经营活动分析

各级业务部门至少每月检查外部采购合同履行和验收情况。

合同执行完毕及时核销。发现问题及时查明原因,由相关部

门提出处理意见报分管经理审批后执行。

各级业务部门至少每月汇总分析外部采购油品的数量、价格

情况以及配置资源的运费情况,并提出改善建议。

9 考核评价

油品销售事业部每月对各级分(子)公司成品油外采业务进行分析考核,并25日前通知各分(子)公司。

四、相关制度目录 (制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》

目录索引号 )

1 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则(试

行)》和《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法(试

行)》的通知(石化股份法2003]419号)----1.12.1

2 关于印发《中国石油化工股份有限公司成品油资源管理办法》

的通知(石化股份销[2004]362号)

----1.14.1

3 关于印发《销售企业外采油品质量管理指导意见(暂行)》的

通知(石化股份销质[2006]235号)----2.14.7

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