年开展无纸化办公实施方案年创建单位内部办公平台方案建立办公OA系统方案

关于开展无纸化办公

创建单位内部网络办公平台的实施方案

为认真执行中央八项规定精神,严格落实厉行节约反对铺张浪费规定要求，大力倡导绿色、环保、节约的良好风气,＊*单位决定积极探索无纸化办公模式，依托单位现有办公条件、上级有关信息化项目和当今社会成熟的办公自动化技术,创建系统内部网络工作平台,建立OA协同办公系统和电子政务系统，加快＊*单位现代化、信息化、数字化、一体化进程,实现信息共享和协同办公，逐步改善落后办公条件和工作理念，更好的为单位发展服务。

一、办公优势

近年来，为适应信息化、网络化潮流，政府部门、企业学校运用现代信息技术，创建办公内网的越来越多，国家、省、市、县各级都已创建了党政办公网,县内重点企业、关键部门也开展了办公自动化试点,这些都是因办公自动化优势而带动起来的。具体地说,办公自动化主要有以下优势。

1、简单实用。采用OA办公系统后,大部分工作人员通过Ｗｉndｏwｓ视窗简单直观的人机界面进行同步办公，不仅减

轻工作量,方便群众，而且相对于纸质办公繁琐的程序,网络办公平台操作方便、步骤明了，可迅速掌握和使用。

2、功能齐全。办公自动化系统可提供多种服务，方便日常工作，通过OＡ网络平台,网内可实现网上文件处理、公文批示、传阅，信息采集发布,内部沟通,财务管理,车辆管理和档案管理。网外可轻松实现共享打印机、扫描仪等外部设备,减轻办公开支。

３、维护简单。采用集中式管理,系统具备良好的可维护性,一般熟悉电脑操作人员培训后即可进行维护，而且主要维护工作在主服务器上进行,不影响各具体部门工作。

4、升级方便。随着办公流程的转变和办公自动化技术的提高,相应的系统软件能够迅速方便得到升级和扩展，升级在服务器端进行即可，客户端按指示要求相应升级即可享受新的服务。

5、经济节约。只需少部分硬件投入和软件安装,将现有的单个电脑、打印机等办公设备连接起来，建立一个单位内部“物联网”，从而实现信息共享、资源互用,即减少了资金投入，又安装简单方便,不影响正常办公。

6、网内沟通。就想QＱ、微信一样,通过内部办公平台，各部门可实现信息交流、资源共享,单位领导也可通过服务器主机对各用户终端的工作内容进行监督指导，即是传声筒,也是督导器。

二、创建价值

１、搭建办公内网，实行办公自动化,能有效提高工作效率。现代行政管理规模和内容日益扩大,行政机关各部门之间、行政机关与直属单位、下属分支机构之间,沟通协作、信息交流、业务联系愈加困难,而借助办公自动化系统软件,通过网络办公平台，行政机关的文件发放、热线回复、计划管理、信息发布等都可以通过特定界面予以完成,节省了大量文件印发、转送、通知、传递等方面的时间、人力和物力。同时,运用电脑进行操作后，文件的存档、查找将更加方便、快捷,从而大大提高工作效率。

2、搭建办公内网，实施办公自动化，能更好实现绿色环保。无纸化办公除了让大家“省力、省钱”,提高工作效率外,“绿色环保”也是政府机关采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公，能大量减少纸质文件、油墨碳粉等办公耗材使用，既节约了使用纸张、碳粉以及打印、装订、维修等相关费用,也响应了国家提倡的绿色环保政策和厉行节约要求。

3、搭建办公内网，实行办公自动化,能更好的加快机关文化建设。通过办公OA系统可以搭建机关论坛、动态信息、单位新闻、活动通报、最新事件、领导心声、调查问卷、合理化建议、专家支持、员工天地、电子期刊、专业论文、重大工程、部门窗口、ＱQ平台、邮箱通道等各种互动栏目,可以提高机关

干部职工的爱岗爱业意识，增强机关的凝聚力和向心力,形成良好的工作环境与和谐健康的机关氛围,更好加快机关文化建设,同时为党建工作、机关活动提供助力。

４、搭建办公内网,实施办公自动化,能加快打造学习型党组织和创新型机关。通过办公内网的知识管理模块，实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新,实现机关大量无形知识资产的积累和归类共享，方便机关干部快速查找到自己所需文档、资料,提升业务知识和工程信息的开发利用效率，为学习型机关、创新型机关建设提供支持。

5、搭建办公内网，实施办公自动化，能快速形成信息化门户和集成交流平台。一是可以通过办公内网构建全员信息化的第一台阶，实现大量信息的储存、发布、交流、共享。二是可以发挥办公内网融合、连接其他专业系统的桥梁纽带作用，打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛，实现信息在不同系统间的转送、共享和调用。

三、目标任务

1、掌握单位动态。为管理人员提供工作人员的在线办公情况，公文、资料、岗位的查询，方便单位领导了解掌握工作情况，检查、督促人员工作，真正做到打开机器，通晓全局。

2、实现一体办公。逐步建立公文管理的有效机制，对公文流转中的收文、办文、催办文、督办文、制发公文进行管理,为

领导提供阅示、阅办、查询、统计、打印服务，提高办公效率和纸张节约率。

３、共享资源数据。充分利用现有网络资源,创建单位内部大数据平台,实现共享业务数据的集中管理，方便查询相关业务数据，减少相关工作量。

4、促进工作推进。强化自身办公的计划管理，建立单位内部，乃至每个科室、每个人工作日历和工作台账，使干部职工随时掌握工作动态,创造良好监督环境，提高工作效率。

5、保护公共资产。实现人员、固定资产等信息资源的计算机管理,增加资产的透明度，提高设备利用率，方便人员、资源调度及设备更新。

6、加强保密管理。实现对现有网络环境的优化与设置,减少信息泄漏危险，确保单位网络安全、信息安全。

四、设计功能与创建方式

建设办公内网，创建网络交流平台，要以上述目标为方向,形成诸多专项办公平台,更好的实现网络化办公、无纸化办公和现代化办公。

１、借助“无纸化”办公系统，搭建新型通讯传递平台。具体通过办公内网的电子邮件、公文收发窗口、在线ＱQ、手机短信、政务微信功能,形成办公内网通讯交流体系，改变传统文件发放、沟通协调模式,实现全方面、全天候、多渠道网络互

联，无痕迹、无缝隙连接,便捷、安全的开展公文传递和信息交流。

一是使用收发文件窗口，采用单发、群发方式,快速实现公文传递,并通过回执功能及时查看是否签收文件、何时签收文件,对文件收发进行全程监控;同时对各类收发文件进行长期保存,方便查询和存档。二是使用电子邮件、微信群与组织内部人员进行通信。三是通过在线QQ、手机定位系统即时感知用户是否在线，并进行实时交流、留言和信息传递。四是充分发挥手机短信提醒功能,当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中并自动语音提醒,确保重要事件的及时通知、查收。

2、借助“无纸化”办公系统，搭建实时更新的信息发布平台。具体通过电子公告、电子论坛、电子刊物、单位独立工作窗口功能,将上级有关文件，政务公开内容，最新动态信息,领导讲话,重大专项工程，简报、专报、督查文稿公开发布并及时更新,确保单位职工及时了解单位动态，关心发展大事,同时为领导决策提供参考。

一是使用电子公告功能发布各种公共信息，如公告、通知、启事，每个部门也可建立自己的公告专栏。二是利用电子论坛功能,为全系统基层工作者提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。三是通过电子刊物实现网上收集、编

辑和发布单位内部刊物，特别是公开简报、专报、信息和新闻稿。四是通过单位独立工作窗口,将科室、部门工作电子化、网络化,每日工作情况,工作安排、日程,独立公告、新闻都可通过科室部门工作窗口进行处理,方便日常工作。

３、借助“无纸化”办公系统，搭建方便实用的日常办公平台。一是开展网上审批业务。通过网上审批系统办理各项涉民审批事项，特别是建设项目论证、行政许可、影响评价、证件办理等行政审批,通过网上系统将大大减少工作量，与现场审批结合后，将形成完善的立体审批体系。此外,单位内部诸如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程也可通过网上进行办理和审批。二是进行网上公文处理。实现收文处理和发文处理电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。三是进行实时工作监控。单位领导可通过网上联系平台对各项工作进展情况进行实时监控，了解每个科室、每个职工、每个专项的办理情况,并可进行催办。四是进行文件管理。文件是信息和知识的载体,通过网上文件管理，可实现对文件存放、阅读及查找的有效组织和控制。五是开展会议管理。办公内网包含对会议全过程

管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。六是开展档案管理。办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统，并按档案管理规范进行归档,方便查询。

4、借助“无纸化”办公系统,搭建全面细致的辅助办公平台。主要是通过日程、活动安排，人事管理，物品管理，图书管理,车辆管理，信息采编,资源管理等功能，协助做好单位内部管理工作，为单位工作开展创建良好工作环境。

一是进行日程安排,提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能,使单位职工、部门负责人能够有效安排工作时间。二是进行活动安排,提供领导活动计划拟定与审批、日程安排查询功能。三是进行人事管理,提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。四是进行物品管理,提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损功能。五是进行图书管理,开展图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还工作。六是开展车辆管理,主要是可以开展车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度工作。七是进行资源管理,提供单位内各类可共享资源分类与登记、使用状态查询、资源预约

申请、审批与调度等功能，实现网上资源管理与提高资源利用率。八是进行信息采编，开展信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅。

五、使用范围与注意事项

１、实行无纸化办公的文件范围。单位办公内网建成后,单位机关原则上不再接收机关各部门、各单位、各派出机构报送的纸质总结、报告、简报和汇报材料（密件等其他另有规定的文件除外)，这些文件的接收、办理和传阅都通过办公自动化系统进行,提高办文办会办事效率。

2、继续接收、办理的纸质文件范围。对于以下文件、事项,将继续通过纸质文件传输和办理,不通过办公自动化系统进行传输和办理。一是按照国家有关规定，涉及国家秘密事项的文件；二是上级来文、来电中，注明是“秘密”、“机密”或“绝密”等级的来文、来电;三是涉及人事任免审批过程的文件;四是涉及财政资金安排、追加预算的文件；五是需要有纸质档案留底的文件;六是请示、文号文件等需盖公章的材料可限定范围进行印发。

六、组织领导与实施阶段

建立OA系统办公自动化机制,是一项复杂的系统工程，必须加强组织领导，有步骤、分阶段地进行创建。

1、加强组织领导。建立由单位分管同志任组长，单位办公室、财务科、信息中心、调度中心负责同志为成员的单位无纸化办公推广工作领导小组，具体负责OA系统无纸化办公推广建设工作。各相关科室、直属单位、派出机构必须积极配合，特别是要积极做好无纸化办公电子政务流程工作的顶层设计，将全系统无纸化办公模式创建工作落到实处。

2、具体实施步骤。*＊单位无纸化办公模式建设工作建议分五个阶段推进:

（１)制订方案阶段。根据上级统一部署和要求，结合＊*单位工作实际,研究制定＊＊系统无纸化办公机制建设的实施方案和技术实现框架方案,并报单位无纸化办公领导小组审核,确定具体工作程序。

(2)实施建设阶段。根据*＊单位无纸化办公机制建设方案，分头组织实施。首先是系统开发,聘请高水平软件研究机构，委托其为单位建立统一的电子平台系统,对电子政务工作运行流程进行固化设计。其次是对人员进行系统的操作培训工作，确保相关人员能够熟练掌握电子系统的正确、准确运行工作。三是对电子化系统、无纸化办公流程进行试运行，主要在机关部门开展,对电子化系统的执法权限、标准、流程、责任、监控等运行流程进行全过程的试运行，既要对电子系统各模块进行试运行，又要对操作人员进岗前训练。同时各直属单位使用过程中，

要及时将办公自动化系统需求变更信息及应用问题反馈至领导小组办公室,收集汇总后送电子政务内网工作建设部门处理。根据反馈意见，办公网建设单位修改完善后，单位领导小组进行初步验收。

（３）并轨运行阶段。为减少单位内部壁垒,将尝试将办公网联入县委、县政府“党政办公网”，并与上级有关部门办公网系统连接，扩大无纸化办公范围，方便信息交流。

（４）全面开展阶段。试运行验收后,单位内部发文实行电子文件和纸质文件双轨运行,之后根据双轨运行的情况,酌情制定完全实现无纸化办公的时间表。并将内网相关建设推进到我局直属单位、派出机构，在**系统实现全面协同办公，并收集全面推广阶段发现的问题和意见,及时进行修改，务求符合实际工作需要。全面运行走上正轨后，单位领导小组进行全面验收，并与办公网建设单位签订技术支持、维修、升级协议。

（5)健全管理阶段。建立健全监督、制定保障电子政务内网系统正常运转的相关工作机制，与技术部门签订长期保养维护合同，安排专人定期进行相关业务培训，依托信息中心成立办公自动化管理中心，全面负责OＡ办公自动化系统管理服务，积极指导单位各科室、部门开展自动化办公，并与其他办公自动化系统进行交互对接，实现单位工作领域自动办公全覆盖，全面践行节俭办公、节约办事理念,不断提高管理水平。