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办公室文员职责及岗位细则

文员岗位职责

1、负责接听、转接外部电话;

2、负责接待来访人员。

3、负责办公室的各项资料的打印、复印、扫描、装订、销毁等文秘工作。

4、负责做好各项会议安排、记录、纪要、决议跟进。

5、负责公司传真件、公文、信件、邮件、报刊、杂志、广告页等资料的签收、整理、分送,并做好相关记录。

6、做好公司宣传专栏、网络资料的组稿、更新。

7、负责办公室各项档案资料(包括电子档)的收集、整理工作,负责与工作内容相关的各类文件的归档管理。

8、做好业务内勤工作。负责客户资料的入档;空白表单、合同的管理;参与市场宣传、推广、公关;能够进行初级的客户咨询。

9、协助招聘,管理员工档案,参与人事、业务等相关考核统计。

10、统计每月考勤,上报主管领导,并送交财务做帐,留底。

11、负责办公室物品的保管、整理、出库、入库、发放、使用登记和离职时的收缴。

12、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、复印机的具体使用和登记,管理办公室各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

13、负责办公室公共区域、总经理室的清洁卫生。

14、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围

15、负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录。

16、负责公司全体员工的后勤保障工作,包括发放办公用品、印制名片、办理工卡、定水、定票、办证、邮寄。

17、负责按时缴纳水电、电话、网络等常规性费用,确保畅通使用。

18、完成上级安排的其他临时工作任务。

文员工作细则

办公室文员职责及岗位细则

1、三大注意:三声之内接起,即使是你正在接听一个电话;在电话中微笑;号码四号一组。三大细节:在电话傍准备纸和笔;把握通话节奏,给对方留说话的时间;声音适中,即让对方听清,又不影响他人。

2、做好前台电话的转接工作,有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。

3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名,方便公司员工与他取得联系。每日要形成电话来访登记,梳理汇总相关信息。

4、对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对紧急电话设法接通,未通者速报主管领导处理。

二、前台接待来访客人

1、客人来访要主动微笑问候“您好”“请问”“麻烦您稍等一下”,请客人到茶座就座,询问来访事由,确定被访部门、被访人,同时按照客人的需求送上饮品(给定咖啡、果汁、茶、水,让客人选择),通知被访人接待;在客人与被访人交流时,及时给与饮品添加、资料准备等方面的支持;客人离开时要从吧台起身,尽量参与礼送,要有礼貌语“再见”“慢走”;客人离开后要及时收走纸杯,整理茶座。

2、一次性接待顾客三个以上时可以叫其他人员帮忙接待。

3、客人来访,被访人不在、并且不能很快返回时,要准确记录来访人的相关信息,及时通知被访人,客人等候期间要主动呈递公司资料及相关报刊杂志。

4、认真接待每一位客人,要做到语言礼貌、举止文雅,体现节奏效率,传递公司文化,做好公司的形象窗口。

5、前台每日要形成客人来访登记,梳理汇总相关信息。

三、文书文秘工作

1、文件打印要实行标准化操作,初稿统一用环保纸打印,重要文稿的领导修改稿要妥善保存,打印文档要分类执行统一版式、统一字号、统一台头。用印文件要有备份存档,附用印审批,形成登记表。及时整理电脑中的电子文档资料,合理归档。

2、打印、复印、扫描、传真要执行登记制度,对文档的内容、用途、页张形成统计。要准备掌握各种文件、证照、资质的复印、扫描、传真要求及技巧,体现专业精神。

3、文件的装订:常规文件采用左侧二钉的方法装订,要求边距适中;孔洞材料要求折页整齐,美观大方。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。文档装订时,正文在前,底稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;结论性材料在前,依据性材料在后。有文件处理单的,应放在最前面。不同文字的文本,无特殊规定的中文文本在前,外文文本在后。装订前将“件”内的各页以左上侧对齐,有材料附件的用化学胶棒粘贴左上角,

4、文件的销毁:废旧文件、资料不得随便弃置、不得变卖,各部门必须严格遵守相关保密制度,本部门日常办公作废的文件、草稿、清样、腊纸、复印废页及其文字废纸,要集中捆扎或装在"废旧文件袋"内,送到前台,统一登记销毁。

5、负责制作、上报公司要求的各类统计报表等相关资料,按照合理的格式通过打印机打印出来交给相关人员。

四、各项会议安排、记录、纪要、决议跟进。

1、会议安排:要根据公司行事历、领导安排,准确通知与会人员按时参加各项会议;做好会议前的场地、音响、卫生、茶水、议程、资料等会务安排;提前进入会议场所,接待会议人员,发放会议资料。

2、会议记录:出席大小会议指定文书人员,要按照制式表格做好会议主题、时间、地点、参加人员、会议内容等相关记录,记录要用语准确、简洁、凝练,文字书写要公正,必要时要进行电脑录入并打印。

3、会议纪要:重要会议要出具会议纪要,用以督促会议要求、任务的落实,一般需会议主持人签发,方可递送与会人员及相关部门。会议纪要内容格式参见会议记录。

4、决议跟进:重要会议的相关决议,一般分配行政部人员负责某一项或几项内容的跟进,被指定人有责任对决议的执行情况做出检查,并形成材料适时汇报。

五、宣传专栏、网络资料的组稿、更新。

1、宣传栏以周为周期将行业信息、公司通知、通报、重大事项等随时更新公布,更新内容须经主管领导审批,相关责任人有义务学习、查找、剪辑和掌握行业最新动态,并分享交流。

2、负责公司网站、博客相关信息、文章的组稿、更新。

3、要掌握公司各项网络宣传、招聘账户、密码,做到日更新,网络渠道采集到的信息要做到日记录汇总,及时反馈相关部门。

六、业务内勤工作

1、空白表单、合同要按照规定存放,要执行统一编码,跟踪使用情况,及时记录、补充,作废的预制件合同要登记编号,收回销毁。

2、内勤人员要根据公司的安排积极参与市场宣传、推广、公关活动,积极为公司业务发展献言献策。

3、内勤人员要掌握公司业务内容、流程及相关规则,能够进行初级的客户咨询,要不断提要业务素养,挑战高职位发展。

4、及时处理好客户的投诉问题。

七、人事相关工作

1、协助招聘,负责面试人员的信息采集、面试通知、接待、简历填写、证件复印、秩序安排等相关环节,简历填写要求不留空白。

2、负责新进人员的入职手续办理。提供相关表格,指导填写、明确办理流程;收集证件复印件、照片;发放工牌、工服、《员工手册》、办公用品、劳保福利用品,并逐人登记造册;采集员工档案信息,负责《员工花名册》、《通讯录》信息的更新。

3、协助主管对新进人员的培训资料准备、场次安排、培训会务、效果跟踪等基础工作;参与人事、业务的相关考核统计。

4、负责离职人员的离职手续办理。提供相关表格,指导填写明确办理流程;根据物品领用登记收缴配发的工牌、工服(或折价计算)、大件办公用品、通讯工具等。

5、负责建立、完善、管理员工人事档案材料, 公司有员工调动的及时公示调动通知,及时更改公司的通讯录,严格借档手续。

八、考勤的统计

1、文员要严把考勤关,在每日上下班时段做好做好监卡工作,详细登记迟到、早退、请假、公出等情况,并及时汇报主管领导。

2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来,在制作过程中注意请假、公休、加班等出勤异动情况及转正人员、新入职人员、离职人员的详细标注。各项请假、加班手续须完整,主管领导签批后交财务做帐并留底备查。

3、负责记录员工的出勤异动情况;负责每日外勤、业务人员公出统计,客观填写相关统计表格。

九、办公室物品管理:

1、入库:物资入库,保管员要亲自同交货人交接手续,核对清点物资名称、数量是否一致,仓库管理员收货无误后签收,登记造册。

2、贮存:根据所贮存物资物品的属性、特点和用途分区域分类存放,合理有序;变质、失效或报废的物品可提出申请,经批准后办理清帐及报废等;每月进行一次盘点,盘点应认真作好记录,发现数量、质量问题应及时报告,查找原因,采取对策,追究责任;仓库管理人员须妥善保管贮存记录并保证其完整准确、信息及时可靠,做到账物一致。

3、出库:物资领用要由领取人提出申请经主管领导同意可到仓库签领。常规性办公用品按标准配置发放签领,填写《领取登记表》,注明物资名称、数量、领取部门、领取人,仓库管理人员及时登记《物资保管登记台帐》(包括实物数的核对)。员工离职时,要按照公司规定回收相应配备物品。

4、借领:借领时应填写《物品借用登记表》,填明物品名称、数量、归还日期,由仓库管理人员进行登记、核对,开具借条,并落实物品回收情况。物品借用时出现损坏或丢失,应向仓库管理人员说明情况,按照公司规定处理。

5、调动:仓库管理人员工作调动、变更,一定要办理交接手续,移交未了事宜及有关凭证,要列出清单,写明情况,双方各执一份,存档一份。

十、后勤服务保障

1、负责公司传真件、公文、信件、邮件、报刊、杂志、广告页等资料的签收、整理、分送,并做好相关记录。

2、负责办公室各项档案资料(包括电子档)的收集、整理工作,负责与工作内容相关的各类文件的归档管理。

3、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、复印机的具体使用和登记,管理办公各种财产,负责说明书、保修卡等件的保管,负责售后保养维修联系,合理分配并提高财产的使用效率,提倡节俭。

4、负责按时对办公室公共区域、总经理室的卫生进行清洁;负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

5、负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录。

6、负责公司全体员工的后勤保障工作,包括发放办公用品、印制名片、办理工卡、定水、定票、办证、邮寄。

7、负责按时缴纳水电、电话、网络等常规性费用,确保畅通使用。

8、完成上级安排的其他临时工作任务。

雨滴穿石,不是靠蛮力,而是靠持之以恒。——拉蒂默

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