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xx某公司采购与付款内部控制制度1

xx某公司采购与付款内部控制制度1
xx某公司采购与付款内部控制制度1

xx有限公司

采购与付款内部控制制度

第一节总则

第一条为了加强对xx有限公司(以下简称本公司或公司)物资采购与付款环节的内部控制,堵塞采购漏洞,减少采购风险,根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规,结合本公司的实际情况,制定本制度。

第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资(包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料)以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为,付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。

第三条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括:

(一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务;

(二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任;

(三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第二节分工与授权

第四条对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品,公司总部、各分公司必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则,各分公司根据实际情况,参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施,同时报公司总部备案,坚决杜绝由使用部门直接自行采购本

部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。

第五条各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内,除由总部需集中采购的生产消耗性物资外,可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购,批准权限由各分公司自行制定并报公司总部备案;

第六条固定资产的采购原则上由公司总部统一采购,各分公司采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。

第七条公司总部、各分公司应设置专门的物资管理部门,设置物资主管岗位,在主管副经理(副厂长)的领导主持本单位的物资采购工作,设置物资采购员岗位,负责具体办理物资主管人员交办的物资采购任务。

第三节实施与执行

第八条公司总部、各分公司物资管理部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近,保持本单位适当品种和数量的库存物资,并根据物资实际库存情况,在各自的采购权限内自主决定物资采购的品种、数量和地点,及时补充物资库存量。

第九条物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门的物资使用计划,如所需物资无库存或库存量不足,则由物资管理部门填写物资请购单,物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直接填写物资请购单,经仓库保管员在物资请购单上签字后,报有批准采购权限的人员签字批准,再交采购员进行采购。无物资请购单的物资,仓库不得验收入库,财务部门不得给予报账,并要按违规追究有关责任人的责任。

第十条公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集

中行使,未经各本单位负责人批准和物资管理部门授权,其他部门一律不得自行采购本部门所需的物资,否则仓库不得验收入库,财务部门不得给予报账,并要按违规追究有关责任人的责任。

第十一条公司总部、各分公司的物资采购原则上都要签订购销合同(在所在地市场购买的零星物资或钱货两清的物资采购除外),明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要约,各单位要明确制定签订合同的权限,合同印章要由专人保管,发现有越权签订合同的行为,印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。

采购每项物资,应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目,应采取竞价方式来确定供应商,以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。

第十二条公司总部、各分公司的物资采购由物资管理部门集中办理,特殊情况经本单位负责人批准并经物资管理部门授权,可由物资使用部门自行采购所需物资。

第十三条采购物资到货后,要及时组织物资管理员进行入库前的清点验收,精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门会同相关专业部门共同进行验收,验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符,然后检查物资有无损坏、使用性能优劣,验收合格后,验收部门的人员应对已收物资编制一式多联、事先编号的验收单进行签字,作为验收和检验物资的依据。

物资验收入库后,才能与供货方结清货款,财务部门必须凭借付款通知书才能支付购货款。

第十四条按合同约定需要预付购货款的,由采购员提供合同复

印件并填写付款通知书,注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号,按批准物资采购的权限办理付款批准手续后,交公司财务部门办理预付货款业务。

第十五条货物及发票已到,验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后,由采购员填写付款通知书并经有权批准物资采购的人员签字批准后连同发票、入库清单和入库验收单一起交由财务部门办理付款业务;货物已到发票未到,验收合格并与购货合同核对无误后,如供货方要求并经本单位有权批准物资采购的人员签字批准,可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款,待发票到后再付清余款;发票已到货物未到,不准支付购货款。采购业务完毕后,财务部门要催促采购员及时结清购货结余款,不留“尾巴”。

第十六条物资采购除购置固定资产可不必取得增值税发票或向农民收购的产品不能够取得增值税发票外,其他管理或办公过程中使用或耗用的各类物品、生产消耗性物资的采购必须取得增值税发票方可报销。

第十七条物资采购完毕并取得增值税发票后,如发生退货或销售折让,应视不同情况按以下规定办理:

(一)采购后在未付款的并且未做帐务处理的情况下,须由采购员将原发票和税款抵扣联退还给销售方,属于采购物资退回的,由采购员与对方协商实物处理退回工作,属于销售折让的,采购员应从销售方重新取得折让后的增值税发票。

(二)采购后已付货款或者货款未付但已做帐务处理,发票联及抵扣联无法退还的情况下,由公司财务部门的税务核算人员与当地主管税务机关联系开具进货退出证明单或索取折让证明单,由采购员送交销售方,并取得销售方开具的红字发票,再转交财务部门进行帐务

处理,属于采购物资退回的,由采购员与对方协商实物处理退回工作。

第四节检查与监督

第十八条本公司由内部审计人员对采购与付款业务行使检查监

督权。

第十九条对采购与付款业务检查监督的主要内容包括:

(一)采购与付款业务岗位设置和批准权限的授权和执行情况。

(二)申请物资采购的程序是否正确,审批物资采购是否有越权行为。

(三)物资采购合同的订立情况,合同要约是否完整、规范、合法有效。

(四)物资采购专属权的执行情况。重点检查物资采购是否由物资管理部门集中办理,其他部门办理物资采购是否获得批准并经物资管理部门授权。

(五)付款环节的控制。重点检查付款通知书填写是否完整,审批手续是否正确有效,是否凭付款通知书支付购货款。

第二十条内部审计人员对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节,应要求被检查单位纠正和完善,发现重大问题应写出书面检查报告,向有关领导和部门汇报,以便及时采取措施,加以纠正和完善。

第二十一条本制度由公布之日起生效,xx有限公司董事会负责解释。

xx有限公司董事会

采购与付款、销售与收款控制制度

采购与付款、销售与收款控制制度 第一章总则 第一条为规范公司的采购与付款、销售与收款业务,加强内部管理,防范经营风险,依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规,制定本公司采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第二条除非特别说明,本制度所称内部控制制度是指采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第三条建立公司内部控制制度应达到以下基本目标: (一)建立健全相关的内部控制组织结构,形成科学的决策机制、执行机制和监督机制,确保经营管理目标的实现; (二)建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,确保各项业务活动的健康运行; (三)堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为,保护财产的安全完整; (四)确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。 第四条公司内部控制坚持如下原则: (一)关键点控制原则:针对业务处理过程中的关键控制点,将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节; (二)符合国家有关法律法规和本公司的实际情况,全体员工必须遵照执行,任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力; (三)保证公司内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督; (四)成本效益原则:公司在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求,如果无法确认控制点所带来的收益,则应考虑满足既定控制前

提下,使控制成本最小。 第二章采购与付款内部控制制度 第五条公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、验收和会计处理等环节(附图一)。公司生产用物资采购,在需要时,对此流程进行修改,然后执行。 第六条公司各科研项目小组必须按照公司资金管理制度的有关规定,在月初合理预计本月的设备和物资采购量,财务部据之编制月度资金预算。 第七条公司所有固定资产和科研项目小组所须实验用试剂、物料实行零库存管理,在需要时,提出请购申请交采购部采购。 (一)科研项目小组需要采购设备或物资时,由使用人员填写请购单一式两联。 (二)职能部门需要采购设备时,由使用人填写申请单一式两联。 (三)科研项目小组请购单应交负责人签字,职能部门请购单应交部门经理签字,如果请购内容超出了月度资金预算,科研项目小组请购单须报中心主任签字、职能部门请购单应交执行总裁签字。 (四)经签字批准后的请购单一份请购人员留底,一份交物资采购部。 第八条公司职能部门和科研项目小组所须日用办公物品,由公司办公室统一保管,保管人员应该建立实物领用登记簿。每月初,办公室根据各科研项目小组和各职能部门的办公物品使用申请,合理确定本月办公物品采购量并报财务部。 第九条办公室办公物品管理员应该制定每种办公物品库存的控制上下限,执行限额管理。 (一)原则上,控制下限不超过公司一周的使用量,控制上限不高于公司一月的使用量。 (二)当办公物品库存不足控制下限时,填写请购单,请购数量等于控制上限减去实际库存量。 (三)请购单一式两联,需经办公室主任签字,如果采购内容超出了月度资金预算,须报执行总裁批准。

采购业务内控制度试行

采购业务内控制度(试行)1 采购业务的内部控制制度(试行) 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心,包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购(预算内)、非常备采购(预算外)、政策性采购(公司战略需要)。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位(分、子公司及各部门)每月25 日向物流配送中心报送下月的物资采购计划,物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批,经审批通过后下发物流配送中心执行,同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程(见流程图1): 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 (1)、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”(见表1),作为选择供应厂 商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 (2)、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库,供应 商档案包括:供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应

商所提供的合格证明、价格表及相关资料 (3)、每批材料供货结束后,供应商的实绩转记于“供应商资信档案” (见表2),作为评审供应商业绩的资料。 (4)、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次,更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理,未经采购部经理允许,不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 (5)、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况 下,采购人员应填写“供应商审批表”(见表3),提请主管领导审批:A、原有供应商被撤点;B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商;C、原有供 应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商;D、新供应商的物资更适合公司的 需求。 2、商品样品的检验: (1)、对通过初审的供应商所送检的样品,必须经质量检验部门进行各项 指标的检验和检测。 (2)、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 (3)、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审 结果不合格,要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者,取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 (1)、审核采购申请单各栏填写是否清楚,审批者是否签字。 (2)、紧急采购申请单应优先办理。

公司采购内控管理制度

公司采购内控管理制度 1、目的 为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应,降低采购成本,提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制定本制度。 2、适用范围 适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程,包括出口物资的采购。 3、职责 3.1总经理负责采购管理制度的审批。 3.2采购部负责合格供方的开发和管理,合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求;对供方在制过程和生产进度控制;对供方库存的核对与控制;与供方的协调与沟通。 3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图,并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。 3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。 3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。 4、采购岗位职责 4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。 4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。 4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。 4.4获取所需之物料。 4.5查证购进物料之数量与质量。 4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。 4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。

4.8呆料与废料之预防与处理。 5、物资采购工作程序 5.1采购工作流程图 . 销售部 工程部 采购部 财务部 注:工程部门提报的请购单,则由工程部 直接提交采购部进入采购流程。 5.2新供应商开发评定工作流程图

某集团公司企业内控精细化管理流程和制度汇编(全套)_XX股份有限公司内部控制制度汇编1.doc

某集团公司企业内控精细化管理流程和制度汇编(全套)_XX股份有限公司内部控制制 度汇编1 XXXX集团公司 公司内控精细化管理流程和制度汇编 XXXXXXXX有限公司 2011年1月 目 录 第1 章公司内部控制——资金 1. 1 资金管理风险与关键环节控制 1.1.1 资金管理风险 1.1.2 资金管理关键环节控制 1.2 职责分工与授权批准 1.2.1 资金管理岗位设置 1.2.2 资金支付授权审批制度 1.2.3 货币资金授权审批制度

1.3 现金和银行存款控制 1.3.1 现金收支控制流程 1.3.2 现金清查处理流程 1.3.3 备用金支付控制流程 1.3.4 现金管理控制制度 1.3.5 银行存款控制流程 1.3.6 银行存款控制制度 1.4 票据和印章管理 1.4.1 票据管理规范 1.4.2 印章管理制度 1 第2 章公司内部控制——采购2.1 采购管理风险与关键环节控制2.1.1 采购管理风险 2.1.2 采购管理关键环节控制 2.2 职责分工与授权批准 2.2.1 采购管理岗位设置

2.2.2 采购授权审批制度2.3 请购与审批控制2. 3.1 采购计划编制流程2.3.2 采购申请审批流程2.3.3 采购申请审批制度2.3.4 采购预算管理制度2.4 采购与验收控制2. 4.1 采购询价比价流程2.4.2 供应商选择流程2.4.3 供应商评定流程2.4.4 购货合同签订流程2.4.5 采购验收控制流程2.4.6 采购控制制度 2.4.7 验收管理制度 2.5 付款控制 2.5.1 付款审批流程 2.5.2 退货管理流程

2.5.3 付款控制制度 2.5.4 退货管理制度 2.5.5 应付账款管理制度 第3 章公司内部控制——存货3.1 存货管理风险与关键环节3.1.1 存货管理风险 3.1.2 存货管理关键环节控制3.2 职责分工与授权批准 3.2.1 存货管理岗位设置 3.2.2 存货授权审批制度 3.3 验收与保管控制 3.3.1 存货采购管理流程 3.3.2 存货采购控制制度 3.4 验收与保管控制 3.4.1 外购存货验收流程 3.4.2 自制存货验收流程 3.4.3 存货储存管理制度

【精编_推荐】采购与付款内部控制

采购与付款的内部控制 企业内部采购与付款的控制与管理,确实很重要,它可以保证采购的及时和资金的安全,同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方:采购方和供应商。因此,采购管理既有程序问题,又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。 采购与付款的内部控制要注意以下几个方面: 一、采购与付款业务的职务分离 在采购业务中需进行职务分离的有: l、采购申请必须由生产经营部门提出,具体采购业务由采购部门完成。 2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作,以防止采购人员收受客户贿赂,购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。 3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。 付款的审批通常经过验货或验单后执行(预付款业务除外),以保证货物的价格、质量、规格等符合标准,是采购业务的最后一关,不能让其与目标审查人——供应商直接接触。 4、确定供应商和询价人员应分离; 5、货物的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作,防止绕过验单,减少或误记货物数量金额的可能。 6、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离; 7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。 二、采购计划的内部控制 (1)采购业务必须经过请购、批准、订货(或采购)、验收、货款结算等环节。 (2)计划部门应该根据生产经营的需要,依据公司的一般授权(制度授权)与特别授

权,向采购部门发出请购通知单。请购通知单要求注明购入材料用途(包括哪个部门、项目使用,何时要用)。请购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。 (3)采购部门根据请购通知单,填制订购单,订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等,预先予以编号,并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。 (4)物资的采购,必须与供应商签订合同。重大合同应提请财务部门会签并且应得到公司董事会的批准。合同一经签订,必须及时将合同副本送财务部备案。 (5)批量物资采购,应采取竞价或招标的方式确定供应商,以保证供货的质量、及时性和经济性; 其他采购应注意: 1、固定资产的采购申请应按年度预算方案,事前由使用部门提出,经财务部门核对预算后,交采购部门。 2、临时性物品采购,由使用部门提出采购申请,并应详列采购需求的原因及要求,由使用部门负责人签字核准,交采购部门。 3、对于日常常用零星办公用品或费用等项目的采购,除非是初次需要或发生特殊情况,请购手续可相应简化。 4、保险、广告、咨询等劳务的采购,一般应由职能部门指定专门人员提出采购申请。该类采购申请应附拟选择的供应商并列示服务要求及收费标准,由公司管理层进行审批,同意后直接实施。 三、订货报价内部控制 订货报价是采购业务中的核心业务。其中对供应商品的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。控制措施有:

二、采购业务内部控制制度及控制流程

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为规范公司采购流程,有效降低采购成本,加强与生产、销售、财务的协同性,保证采购物资符合生产所需,杜绝超采泛采,特制订本制度。 1采购制度 1.1企业采购涉及原材料及零配件采购,临时性物品采购,办公文具用品采购、员工 食堂用品采购,固定资产采购。 1.2一切采购均需按需采购,原材料的采购计划一般由生产部门、仓储部门、财务部 门、采购部门联签;临时采购一般由需求部门提出、相关部门联签;办公文具及员工食堂用 页脚内容3

品采购一般由行政后勤部门提出,由主管部门及相关部门联签;固定资产的采购一般金额较大,纳入公司的中长期计划,联签人员级别需高于前述联签人员,重大投资一般由董事会决定; 1.3采购部门根据采购计划进行询价比,优质优价按计划采购,因市场行情发生重大变化需要对采购计划作出加采或减采调整时,一般需要特殊审批程序以确保及时有效性,有效减少重大损失或者避免错失良机。 1.4采购价格因市场的不确定性及信息的不对称,有条件的情况下应执行最高限价,并每日编制实际采购与计划采购的比较表,分析数量及价格差异的具体原因,对不良情况要及时纠正,以控制采购成本。每月再进行一次采购情况总结。 1.5采购商品入库前必须经品检部门按产品要求全方位检查,品检通过后填制产品合格确认单移交仓库仓管员点收入库并妥善保存。快递收货应当场检查验收,确保合格符合收货条件方可收货,杜绝因收货人员疏忽大意收到次品或不符合要求产品而耽误生产的现像发生。 1.6对品检质量有差异或数量有差异但仍可接受使用的产品应与供应商协商退货或折让,同意折让收货的必须经上级主管部门审批后方能收货,需要退货处理的需填制退货通知单,要分清入库暂收退货还是直接退货,直接退货程序可简化,暂收退货的单据必须妥善保存备查。对折让收货部份的折让金额单据需及时传递财务部门避免遗漏或产生漏洞。 1.7采购部、仓库需及时将订单、合同及入库单等单据及时传递到财务部门,财务部门需及时记录相关帐目。 1.8财务部需及时索取供应商对帐单及发票,并与应付帐款明细表、预付帐款明细表核实,不符的需查明原因并纠正。 页脚内容4

县人民医院政府采购内部控制管理制度

XX人民医院政府采购内部控制管理制度 为进一步规范我单位政府采购活动中内部权力运行,严防廉政风险,强化内部流程控制,促进政府采购提质增效,特制定我单位政府采购内部控制管理制度。 一、实施归口管理 采购科为本单位政府采购的归口管理科室,匡铃霞为本单位采购专员,负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通与协调。采购专员发生变化时,应及时向泸县财政局采购股备案。归口管理部门牵头建立本单位政府采购内部控制制度明确本单位内设相关部门(设备科/后勤保障科、审计科、纪检监察科、财务科)在政府采购工作中的职责与分工。 二、完善集体决策机制 本单位在实施采购项目金额单项或批量10万元以上的的采购项目经设备科审核、分管院长审批、医学装备管理委员会讨论通过、院办公会通过的项目编制预算,报县卫计局、财政局审批。根据科室需求提供项目需求、参数,医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证,邀请院外专家进行项目实施前参数论证。代理机构选择、合同签订、采购方式变更依流程由财务总监、分管院长、院长等相关领导审核后执行。履约验收必须三人或三人以上的单数组成验收小组,验

收小组包括设备、财务、使用科室等相关工作人员,纪检监察全程监督。政府采购项目决策过程要有完整会议记录,不得单独决策或者擅自改变集体决策。 三、强化政府采购流程控制 1.编制采购预算。 编制采购预算由设备科收集采购需求,报医学装备管理委员会讨论通过后,整理后报财务科和院办公会决定形成年度预算,并报卫计局和财政局审批。 2.委托采购代理机构 政府集中采购目录内的政府采购项目,委托泸县公共资源交易中心采购,其他项目可委托泸县公共资源交易中心或具有相应资质的社会代理机构采购。社会代理机构通过院内询价或比选的方式确定,签订采购代理协议,明确代理采购范围、权限、期限和代理费用及支付方式等。代理协议按医院合同签订流程办理。 3.制定采购需求,确认采购文件。 形成采购预算的项目,申请科室根据需求提供项目需求或参数,医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证,邀请院外专家进行项目实施前参数论证。论证过程应符合采购需求的科学合理、符合实际,严禁豪华、重复、无用的采购发生。

公司内部控制制度 (一)

公司内部控制制度 (一) 内部控制管理制度 总则 第一条为规范和加强公司内部控制,提高公司经营管理水平和风险防范能力,促进公 司可持续发展,保护投资者的合法权益,根据《公司法》、《证券法》、《企业内部控制基本规 范》、《上海证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所上市公司内部控制指引》等法律法 规、业务规则以及《公司章程》的相关规定,制定本制度。 第二条本制度所称内部控制,是指由公司董事会、监事会、管理层以及全体员工实施 的、旨在实现控制目标的过程。 第三条内部控制的目标是: (一)合理保证公司经营管理合法合规。 (二)保障公司的资产安全。 (三)保证公司财务报告及相关信息真实完整。 (四)提高经营效率和效果。 (五)促进公司实现发展战略。 第四条公司建立与实施内部控制制度,应遵循下列原则: (一)全面性原则。内部控制贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖公司及其所属单位的 各种业务和事项。 (二)重要性原则。内部控制在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域。 (三)制衡性原则。内部控制在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成 相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。 (四)适应性原则。内部控制与公司经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适 应,并随着情况的变化及时加以调整。 (五)成本效益原则。内部控制权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。 第五条公司建立与实施有效的内部控制,包括下列基本要素: (一)目标设定,是指董事会和管理层根据公司的风险偏好设定战略目标。 (二)内部环境,是指公司实施内部控制的基础,包括治理结构、机构设置及权责分配、 内部审计、人力资源政策、公司文化等。 (三)风险确认,是指董事会和管理层确认影响公司目标实现的内部和外部风险因素。 (四)风险评估,是指公司及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的 风险,合理确定风险应对策略。 (五)风险管理策略选择,是指董事会和管理层根据公司风险承受能力和风险偏好选择 风险管理策略。 (六)控制活动,控制活动是指公司根据风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险 控制在可承受度之内。 (七)信息与沟通,信息与沟通是指公司及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信 息,确保信息在公司内部、公司与外部之间进行有效沟通。 (八)内部监督,是指公司对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的 有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。 第六条公司内部控制活动涵盖公司所有的营运环节,包括但不限于:销售及收款、采购和费用及付款、固定资产管理、存货管理、 预算管理、资金管理、重大投资管理、财务报 告、成本和费用控制、信息披露、人力资源管理和系统信息管理等。

采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度 1.目的 为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理,明确该部分内部控制的要点,特制定本制度. 2.适用范围 2.1集团总部 2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神,参照各自的业务情况另行制订具体制度,报集团财务管理中心审批后执行。 3.采购与付款内部控制目标 3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等,必须按照单位实际业务需要进行。 3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。 3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还,维护单位对外信誉。 4.采购与付款控制的主要凭证和记录 4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。 4.2凭证和记录的设计和编制要求: 4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。 4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。 4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来,但应与业务的授权严格分离。 4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。

4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。 4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种: 4.4.1请购单:是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。 4.4.2订购单或采购合同:是由采购部门填写,购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门,作为接收货物并与发票核对的依据。 4.4.3验收单:是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。 4.4.4入库单:是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。(可与验收单合并使用) 4.4.5卖方发票。 4.4.6付款申请单。 4.4.7业务台账。 4.4.8财务帐证:转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。 4.4.9卖方对账单。 5.采购与付款控制的不相容职务 5.1请购与审批 采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出,批准请购单的人员不得兼任请购业务,具体采购工作由采购部门完成。 5.2询价与确定供应商 采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计 采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收 采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。

采购业务内控制度(试行)

采购业务的内部控制制度(试行) 一、采购业务的授权 公司的采购业务全权集中于物流配送中心,包括公司工程用物资、燃器具的采购、户外管道及户内管线安装材料等。公司办公用品的采购由行政部负责。采购业务分为常备采购(预算内)、非常备采购(预算外)、政策性采购(公司战略需要)。 二、采购计划的制定和审批 公司各单位(分、子公司及各部门)每月25日向物流配送中心报送下月的物资采购计划,物流配送中心经汇总、综合平衡后向财务部报送当月公司整体采购计划和采购资金预算。该计划应综合考虑各项物资实际库存、工程施工计划和公司资金状况。该计划亦应与各预算单位每月向财务部上报的预算报表口径一致。财务部审核通过后报总经理审批,经审批通过后下发物流配送中心执行,同时转财务部备档作为资金安排的依据。采购计划审批流程(见流程图1): 三、采购业务的执行 1、供应商的管理 (1)、采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”(见表1),作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈采购部经理核准后存档。 (2)、物流配送中心应在日常工作中逐步建立系统的供应商档案库,供应商档案包括:供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料 (3)、每批材料供货结束后,供应商的实绩转记于“供应商资信档案”(见表2),作为评审供应商业绩的资料。 (4)、采购人员依据“供应商调查表”每半年复查一次,更正原有资料内容。供应商档案由物流配送中心的经理指派专人负责管理,未经采购部经理

允许,不得随便查阅。供应商调查表应每月报一份给财务部存档。 (5)、物流配送中心应对供应商的选择建立内控审批制度。在下列情况下,采购人员应填写“供应商审批表”(见表3),提请主管领导审批:A、原有供应商被撤点;B、开发新产品和新项目投资需引进新的供应商;C、原有供应商由于种种原因拒绝供货需更换供应商;D、新供应商的物资更适合公司的需求。 2、商品样品的检验: (1)、对通过初审的供应商所送检的样品,必须经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。 (2)、供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。 (3)、对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可进行供货。如果评审结果不合格,要求供应商限期作出整改。整改后仍不合格者,取消其入选供应商资格。 3、请购申请单的处理 (1)、审核采购申请单各栏填写是否清楚,审批者是否签字。 (2)、紧急采购申请单应优先办理。 (3)、无法于需用日办妥的采购申请单,须及时通知申购单位。 (4)、接到撤销通知的采购申请单,应先处理,并在采购计划中删除。 4、询价及洽谈: (1)充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。 (2)向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、验货方式、付款方式。 (3)同规格产品的供应商至少对比三家(注明供应商的地址电话,填写采购询价表(见表4),执行询价程序。 (4)寻求其他更适合的替代品。 (5)有没有价格上涨、下跌因素,经成本分析后,设定议价目标。 (6)询价单应注明与供应商议定的成交条件。

XX公司内部控制制度

******公司 内部控制制度 (意见稿) 财务部 二OO八年六月

目录 内部控制制度 第一章总则 (1) 第二章会计内部控制的目标和原则 (1) 1.建立健全内部控制制度的主要目标 (1) 2.公司制定内部控制制度所遵循的原则 (1) 第三章内部控制制度的体系、主要内容 (2) 1.内部控制制度体系 (2) 2.内部控制制度的主要内容 (3) 第四章货币资金控制制度 (6) 1.控制目标 (6) 2.适应范围 (6) 3.岗位分工和授权批准 (6) 4.现金管理 (7) 5.银行存款管理 (7) 6.票据管理 (8) 7.货币资金收支计划、记录及报告 (9)

8.损失责任 (10) 9.监督检查 (10) 10.货币资金流程控制 (11) 第五章存货控制制度 (15) 1.控制目标………………………………………………………………………… 2.适用范围………………………………………………………………………… 3.岗位分工与授权批准…………………………………………………………… 4.存货取得、验收与入库控制…………………………………………………… 5.仓储与保管控制………………………………………………………………… 6.领用、发出与处置控制………………………………………………………… 7.存货盘点………………………………………………………………………… 8.存货记录和报告控制…………………………………………………………… 9.监督检查………………………………………………………………………… 第六章对外投资控制制度 (28) 1.控制目标………………………………………………………………………… 2.适用范围………………………………………………………………………… 3.对外投资原则…………………………………………………………………… 4.岗位分工与授权批准…………………………………………………………… 5.投资过程控制……………………………………………………………………

(财务内部管控)采购与付款内部控制制度

黑龙江省XX股份有限公司 采购与付款内部控制制度 第一节总则 第一条为了加强对黑龙江省XX股份有限公司(以下简称本公司或公司)物资采购与付款环节的内部控制,堵塞采购漏洞,减少采购风险,根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规,结合本公司的实际情况,制定本制度。 第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资(包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料)以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为,付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。 第三条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括: (一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务; (二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任; (三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 第二节分工与授权 第四条对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品,公司总部、各分公司必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则,各分公司根据实际情况,参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施,同时报公司总部备案,坚决杜绝由使用部门直接自行采购本

部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。 第五条各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内,除由总部需集中采购的生产消耗性物资外,可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购,批准权限由各分公司自行制定并报公司总部备案; 第六条固定资产的采购原则上由公司总部统一采购,各分公司采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。 第七条公司总部、各分公司应设置专门的物资管理部门,设置物资主管岗位,在主管副经理(副厂长)的领导主持本单位的物资采购工作,设置物资采购员岗位,负责具体办理物资主管人员交办的物资采购任务。 第三节实施与执行 第八条公司总部、各分公司物资管理部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近,保持本单位适当品种和数量的库存物资,并根据物资实际库存情况,在各自的采购权限内自主决定物资采购的品种、数量和地点,及时补充物资库存量。 第九条物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门的物资使用计划,如所需物资无库存或库存量不足,则由物资管理部门填写物资请购单,物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直接填写物资请购单,经仓库保管员在物资请购单上签字后,报有批准采购权限的人员签字批准,再交采购员进行采购。无物资请购单的物资,仓库不得验收入库,财务部门不得给予报账,并要按违规追究有关责任人的责任。 第十条公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集

政府采购业务管理制度内部控制资料.docx

政府采购管理制度 第一条为加强学校政府采购的管理,规范采购行为,提高采购效率,促进学校廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等规定,结合学校实际,制订本制度。 第二条凡使用学校财政性资金采购的货物、服务和工程类项目均适用本制度。 第三条学校政府采购项目必须经过立项、论证、审批等确认程序,并落实经费来源后方可组织实施。 第四条学校政府采购分政府集中采购、分散自行采购等两种类型。政府集中采购是指学校委托市公共资源交易中心组织实施的、属于黑龙江省年度集中采购目录以内、且符合集中采购项目标准的采购活动;分散自行采购是指学校自行组织实施的、属于集中采购目录以内,但采购预算额度在“集中采购限额标准”以下的项目和集中采购目录以外政府采购限额标准以上项目的采购活动。 第五条学校政府采购活动,凡《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》及政府其他法律法规已有规定的,一律从其规定执行。 第六条学校政府采购领导小组是学校政府采购工作的领导、决策机构,研究决定学校政府采购工作的政策、制度和有关重要事项。领导

小组由校长任组长,由分管采购工作的副校长任副组长,成员由其他校领导等部门负责人组成。其主要职责是: (一)全面负责学校政府采购工作。 (二)审定学校政府采购工作规章制度。 (三)审定学校各部门政府采购预算的申请。 (四)讨论、决定学校政府采购工作中的重大事项。 第七条本制度自发布之日起施行,学校原相关文件规定与本制度不符的,以本制度为准。

采购与付款内部控制制度

湖南赢利达城市建设工程有限公司 采购与付款内部控制制度 第一条为了加强对公司采购与付款的内部控制,对公司物品与劳务的流入、货币资金的流出、负债的发生实施监督与控制, 规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞 弊,根据《中华人民共和国会计法》和《深交所上市公司 内部控制指引》等法律法规,制定本规范。 第二条本制度适用于湖南赢利达城市建设工程有限公司及下属子(分)公司。 第三条采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制,其中请购与审批控制、 验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。 第四条公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关 的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加 强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭 证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第五条建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分 离、制约和监督,以保证对采购与付款业务实施有效控制。 1、不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务,应当实

行职务分离控制的岗位有以下几个方面: (1)物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出,经授权人员审批,由 采购部门负责采购; (2)采购合同的订立与审计; (3)采购订单的订立与审批职务必须分离; (4)付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务; (5)物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作; (6)物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作; (7)审核付款的人员应同付款人员分离; (8)记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。 2、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗 位轮换。 第六条公司的所有采购业务归口采购部进行管理,非采购部门或个人不得采购各类物资,采购部门也不得采购申请门没有需求 申请的物资。 第七条采购管理部门应当根据本制度的原则出台采购业务内部控制的管理细则及相关人员的考核方案,加强对采购业务的控 制,降低公司风险。 第八条各子公司在编制年度经营预算的同时应当对公司生产经营

采购内部控制制度

采购内部控制制度 第一章总则 第一条为了加强公司对采购业务的内部控制,规范请购与审批、采购与验收、付款等行为,防范采购过程中的差错和舞弊,根据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》,结合公司的实际情况,制定本制度。 第二条本制度所称采购,主要是指公司外购商品并支付价款的行为。 第二章职责分工与授权批准 第三条公司应当建立采购业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位包括: (一)请购与审批。 (二)供应商的选择与审批。 (三)采购合同协议的拟订、审核与审批。 (四)采购、验收与相关记录。 (五)付款的申请、审批与执行。 第四条公司应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理采购业务。 第五条公司根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益。 第六条按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理

采购业务,并在采购与付款各环节设置相关的记 录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章请购与审批控制 第七条公司应当建立采购申请制度,依据购置商品或服务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应,具有必要性和经济性。 需求部门提出的采购需求,应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。 采购部门才有资格组织采购,其他部门不得擅自采购任何物资。 第八条建立严格的请购审批制度。加强采购业务的预算管理。 (一)为生产储备的周转材料请购程序:由库管员根据最低库存量或使用单位的所需,材料员编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 (二)生产使用固定资产请购程序:由使用部门提出申 请—材料员根据库存量编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 第九条加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算 外采购项目由董事长审批。 第四章采购与验收控制

xx有限公司内部控制制度汇总

xx 有限公司内部控制制度 第一章总则 第一条为了公司的规范发展,有效防范和化解经营风险,特制定本制度。第二条内部控制制度是公司为防范经营风险,保护资产的安全与完整,促进各项经营活动的有效实施而制定的各种业务操作程序、管理方法与控制措施的总称。 第二章内部控制的目标和原则 第三条公司内部控制的目标: (一保证经营的合法合规及公司内部规章制度的贯彻执行。 (二防范经营风险和道德风险。 (三保障客户及公司资产的安全、完整。 (四保证公司业务记录、财务住处和其他信息的可靠、完整、及时。 (五提高公司经营效率和效果。 第四条公司内部控制制度的原则: (一健全性:内部控制应当做到事前、事中、事后控制相统一;覆盖公司的所有业务、部门和人员,渗透到决策、执行、监督、反馈等各个环节,确保不存在内部控制的空白或漏洞。 (二合理性:内部控制应当符合国家有关法律法规的有关规定, 与公司经营规模、业务范围、风险状况及公司所处的环境相适应, 以合理的成本实现内部控制目标。 (三制衡性:公司部门和岗位的设置应当权责分明、相互牵制;前台业务运作与后台管理支持适当分离。

(四独立性:承担内部控制监督检查职能的部门应当独立于公司其他部门。第三章内部控制的主要内容 第五条公司内部控制主要内容包括:环境控制、业务控制、会计系统控制、信息传递控制、内部审计控制等。 第一节环境控制 第六条环境控制包括授权控制和员工素质控制两个方面。 第七条授权控制的主要内容包括: (一股东会是公司的权力机构。董事会是公司的常设决策机构, 向股东会负责。监事会是公司的内部监督机构。负责对公司董事、经理的行为及公司财务进行监督。 公司总经理由董事会聘任, 对董事会负责, 主持公司的经营管理工作, 组织实施董事会决议。 (二公司作为法人实体独立承担民事责任, 各业务部门在规定的业务、财务和人事等授权范围内行使相应的职权; 各项业务和管理程序都制定了操作规程,各业务人员在授权范围内进行工作,各项业务和管理程序遵照公司制定的各项操作规程运行; 公司对授权部门和人员建立了相应的评价和反馈机制,授权期限不超过一年,对不适用的授权及时修改或取消授权。 第八条员工素质控制贯彻在人力资源管理体系的各个环节。公司应当制定连贯、可行的制度和操作流程,涵盖于员工招聘、培训、轮岗、考核、晋升、淘汰等环节。

采购与付款内控管理制度

采购与付款内控管理制度 一、为了加强对公司采购与付款的内部控制,规范采购与付款行为, 防范采购与付款过程中的差错和舞弊,根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范》等法律法规,制定本制度。 二、本规范适用于公司全体在册人员 三、单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。 四、公司应该将采购与付款业务不相容岗位职能相分离,不得由一人同时完成采购、付款业务的全过程。采购与付款不相容岗位职能包括: (1)请购与审批相分离 (2)询价与确定供应商相分离 (3)采购合同的订立与审定相分离 (4)采购与验收相分离 (5)付款审批与付款执行相分离 五、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的各岗位人员进行 定期岗位轮换。 六、采购与付款应该严格按照授权审批规定及程序办理,不得超越审 批权限。 (一)由需购人提出《请购核准表》(附表一)写明所需数量、规格等,报主管审批;

附表一:请购核准表 制表人:________________ 说明:本表由请购人批准购买后交财务,作为付款依据及索票挂账依据;经办人购物后须负责将发票交财务,若无票挂经办人帐待票到销账。 (二)请购审批核准后分三种情况: (1)、机器设备零部件耗材,交由财务进行询价,然后由采购员购买,交由使用单位验收领用,由采购员将购物发票和验收单一并交与财务核对进行财务核算。 (2)、机器、电子设备,由采购业务部门签订合同,交由财务询价核价后,再交主管领导审核后购买;购后交由使用部门验收领用,将发票、验收领用单一并交与财务核对进行财务核算。 (3)、原材料,交由财务进行询价,然后由采购员购买,交由

采购业务内控流程

四川东风四通车辆制造有限公司 采购内部控制流程 一、采购业务的定义 ?定义:采购业务主要是由商品(泛指广义的商品,包括所有的外购辅助材 料、零配件、半成品、成品等商品)、原材料、和固定资产三个部分的采购供应组成。它一般包括以下三个环节: 签订购货合同; 验收原材料或商品入库; 结算支付货款。 二、采购业务内部控制的基本要求 ?采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责。对重大的 物资或设备采购事项要进行特别授权。 ?采购人员除经过特别授权外不得擅自改变采购内容,只能按批准的品种、 规格、数量进行采购。 ?除零星采购外,采购业务均需签订采购合同,采购合同必须报财务部一份。 ?采购支付货款必须经过认真审查、核对合同后,方可付款结算。除小额采 购外,采购货款必须通过银行转账结算。 ?采购的物资必须经过验收方可入库。采购过程中的损耗必须查明原因,经 过相关领导审核批准后方可处理。 ?采购部应付供应商的货款明细必须定期与财务部核对并保持金额一致。三、采购业务内部控制流程 ?采购前先填写“物资采购计划单”,办理申请手续。公司各部门所需要的材

料、商品和其他物质,或者仓库认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时,应当通过填写“采购计划单”的方式,申请购货。“申购单” 由负责这类支出预算的主管人员签字后,送交采购部门负责人审批,并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式,能使每一次采购业务都有相应的依据,这对于提高采购的计划性,节约使用资金,分清各有关部门和个人的责任都有较好的作用。 ?“采购计划单”一般采用一式两份的方式,详细注明:申购部门、申购物资名称、规格、数量、到货日期及用途等内容,一并交采购部。采购部据此办理订货手续后,其中一份退回申购部门或人员,以示答复。 ?采购时要签订“采购订货单”,规范采购业务。公司除零星物品的采购可随 时办理外,大量采购业务应尽可能签订采购合同并采用订货单制度,以保证采购业务规范化。“采购订货单”是采购部进行采购业务的一种业务执行凭证,也是购销双方应当共同遵守的一种契约,它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下,而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。 ?“采购订货单”可根据实际情况,采用数张复写的方式,其中一张送交销货单位,请求发货;一张交仓管部门,作为核收物品时与到货票据核对的依据,即验收货物的依据;一张由采购部作为存根归档保存,以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。 ?采购物资到达时应填写“入库单”,严格验收之后方可入库。采购部门购回 的各种原材料,都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等,对每一种货物的名称、规格、数量、质量等严格查验,在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。

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