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电力公司物资仓储管理规范

华电国际电力股份有限公司

物资仓储管理规范

(试行)

二○一三年十二月

说明

为改进仓库管理,加强物资保管保养,提高仓容利用率,减少和杜绝物资在流转过程中的损失和浪费,适应市场经济对物资储存保管工作的要求,公司组织专门人员,在原国家物资总局1981年编写的《物资技术保管规则》(总则)的基础上,制订了《华电国际电力股份有限公司物资仓储管理规范》,作为公司系统各物资仓库存货保管工作的通用标准。

二○一三年十二月十六日

目录

第一章总则

一、为改进仓库管理,加强物资保管保养,提高仓容利用率,减少和杜绝物资在流转过程中的损失和浪费,适应市场经济对物资储存保管工作的要求,使物资储存保管达到规范化、标准化、科学化的要求,特制订本规范。

二、本规范是公司系统各物资仓库管理工作的通用标准。

三、各单位在日常仓储管理工作中应认真遵守和执行本规范。物资公司应根据规范的要求对各单位物资仓库的管理工作进行检查和督促,以确保本规范得以全面贯彻实施。

第二章仓库管理人员岗位要求

第一节专业知识

一、仓库管理人员应能较好地掌握仓库管理的基础理论和专业理论,了解某些相关学科的知识,了解国内外仓库管理的新成就、新发展。

二、有一定的生产技术基础知识,熟悉企业生产过程、产品、技术工艺特点,如企业的物质技木装备、生产能力、产品性能、技术要求、工艺流程以及生产协作等。

三、)有一定的物品知识,了解企业常用物品的性能、技术特点、使用和消耗特点,以及检验、保管、养护、包装、运输等方面的要求,形成既能掌握物品经济理论和技能,又熟悉生产技术工艺流程,文理交叉的复合型知识结构。

四、具有较为系统的物品管理的基本知识和实务技能,如了解物品的供应渠道、供应网点、供货方式,熟悉物品计划申请,分配、订货、采购、托运、验收、储存、养护.运输、供料等业务工作的程序和方法.懂得成本、货款结算和物品核销统计,具有签订合同与处理合同纠纷的知识和技能,了解国际贸易业务知识等。

五、具有现代管理意识,掌握某些实用的现代化管理方式、方法,如物品价值分析、4BC管理法、目标管理、市场预测、市场营销、全面计划管理、

全面质量管理.滚动计划、微型计算机技术等,成为既懂得常规物品管理方式方法,义会应用现代化管理手段、方法和技术的新的应用型专门人才。

六、自动化知识。自动化技术是当代最引人瞩目的高科技之一。自动化就是指在没有人的直接参与下,机器设备所进行的生产管理过程。自动化仓库就是自动化技术与仓储系统的结合。

七、安全知识。安全是进行其他各项活动的前提,它主要包括仓库保卫及仓库消防两个方面的知识。

1.仓库保卫知识。仓库管理人员必须掌握与仓库保安工作相关的基本法律法规知识、与仓库作业活动相关的安全生产及操作知识、与仓库作业人员相关的劳动保护等方面的知识。以便做好仓库的保卫工作,防止库存物品丢失。

2.仓库消防知识。仓库消防方面的知识,比如,建设部发布的国家标准《建筑设计防火规范》(GB50016-2006)中有关仓库存储物品危险性质、仓库耐火等级、层数.占地面积、安全疏散、防火间距及堆放形式等方面的知识;公安部颁布的《仓库防火安全管理规则》中关于合库消防组织建设、物品储存管理、物品装卸管理、仓库电器设备管理、仓库火源管理及消防设施和器材管理等方面的知识;库存物品的物理、化学特点,及其特殊的防火、灭火要求的知识;各种消防设施和器材的使用方法及适用范围的知识。

第二节能力要求

仓库管理人员应具有以下基本能力:

1..分析预测能力

分析预测能力,即能运用科学观点、方法进行市场调查,把握市场信息,了解行情,分析市场供求状态,有预测市场供求发展趋势的能力。

2.判断决策能力

判断决策能力.即有洞察力、判断力,善于把握时间,及时集中可以利用的因素,迅速果断地组织、决策和解决实际问题的能力。

3.交际沟通能力

交际沟通能力,即要善于使他人领会自己的意图,寻找到更多更好支持者的协助与帮助,有社会交往活动的能力。

4.灵活应变能力

灵活应变能力,即善于釆用灵活的工作方式方法,勤于思考,善于开拓,能适应内外部环境的变化,尤其是对物品市场及营销活动中某些隐蔽性、未可预见性的不利条件的困扰,能及时作出新的决策和采取新的对策。

5.扎实的业务基本功

如业务应用文的写作,计算技术的应用,信息情报的收集和管理,经济合同的签订,以及业务洽谈技巧等,要求扎实过硬。

第三节身体素质

仓管工作的特点之一,是工作活动面宽、地域范围广、流动性大,甚至在某些情况下,要求仓库管理人员日夜值班,并承担搬运装卸任务,从而带来了工作上的辛劳,生活上的艰苦。所以,要求仓库管理人员身体健康,能坚持正常工作,能吃苦耐劳,粘力充沛。

第三章库区建设及规划

第一节库区建设的指导思想及要求

一、库区建设的指导思想

1.在经济、适用、耐久的原则下,降低基建投资,保证建设质量。

2.设计工作要求做到:切合实际、技术先进、经济合理、安全适用。

3.在仓库设计时,还必须考虑提高仓库的机械化水平。

二、总体要求

各类仓库(包括堆放场),都应在设备到达前建好。

第二节仓库布局及选址原则

库区设施应结合工程总体布局的具体情况尽可能集中设置并符合下列要求:

一、库区与其他建设物间距应符合相关国家、行业标准的有关规定。专用的油库和危险品库,应按相关国家、行业标准的规定,与办公区域和生活区保持一定的安全距离,以确保安全。未经公安部门批准不得随意设置化学危险品贮存仓库。

二、库区内应按消防要求,建立消防制度,备有充足的消防水源,设置必要的消防设施,保持畅通的消防通道。

三、库区内的照明及其他电气设施,应符合安全用电的要求,并应设置安全可靠的防雷、避雷设施。

四、库区应选择在地势较高、地形平坦、便于排水的地带,忌低洼潮湿。仓库周围应设置泄水能力足够的排水沟,保证库区在暴雨期间不积水。在临近海、河地区必须注意当地水位,不得有地下水上溢,标高应在当地一般洪水水位以上。靠近山地时还须考虑山洪、泥石流及滑坡等因素。

五、库区地基应坚实,有足够的承载能力。应注意选择地貌单一,地层结构简单,具有一定地基承载能力的地方、并且能够满足大面积堆荷的要求。仓库不宜建筑在地基松软或地质条件复杂的地段。

六、库区宜尽可能位于铁路、公路或码头附近。库区内道路应畅通;应设置适宜的起重设施并应覆盖整个库区。

七、在选择仓库地址时,应考虑周围环境与存放物资性能和要求是否相适宜。一般仓库要求周围不存在产生腐蚀性气体、粉尘和辐射热等的工厂或车间,至少要处于这些企业的上风方向。仓库还应与容易发生火灾危险的生产单位保持一定安全距离。

八、基建设备库区宜与施工单位库区和施工区等其他区域隔离,周围设置围栏或围墙,配备适宜数量的安保人员或专职管理人员,建立安保和出入库区制度并严格执行。

在具体选点时,必须认真进行调查研究,在充分考虑上述因素的情况下,采用多种方案进行比较、论证,以选择最佳地点和最优方案。

第三节仓库设计应考虑的要求

一、库房的建筑结构必须适合储存物资所要求的保管条件;

二、库房的设计,必须考虑搬运、装卸、堆码作业的方式,便于运输、装卸工具的使用和进出。尽量提高仓库作业的机械化水平;

三、尽量扩大库容。库容量往往受到库房高度、宽度、地坪载荷能力、柱间距离的限制以及运输组织的影响。因此在库房建筑结构上应尽量采用跨度大、结构轻的结构形式,并适当增加高度,同时选用适合的、配套的搬运、装卸、堆码设备,以充分利用空间和地坪的负荷能力,增加库容;

四、必须充分考虑仓库的防火和安全设施;

五、考虑日常维护保养物资的方便条件;

六、充分利用现有条件,并考虑今后发展余地。

仓库建筑所需面积的计算,应根据物资的最高储存量、储存方法及单位面积的平均荷重计算得出所需库房和货场的面积,然后考虑道路、辅助建筑、行政生活所需的面积,最后确定整个仓库的占地面积。

在仓库设计时,除应正确地核算出该库的物资储存量和储存周转期及单位面积的平均荷重等要素外,还应尽量考虑专库专用和一次性作业等因素,并根据物资的种类、来源、存放形式等进行全面设计。

第四节仓库的分类及其基本要求

一、仓库的分类

仓库根据所存放设备和器材的用途、构造、质量、体积、包装情况、维护保管年限及当地的自然条件等因素分为下列五类:

1.露天堆放场(或称料场):存放受雨、雪、沙尘直接侵袭或阳光直射影响极小的设备和器材。

2.棚库(或称料库):存放需要避免雨雪直接侵袭或阳光直射,但能承受温度变化的设备和器材。

3.封闭库(或称库房):存放不宜受雨雪、潮气、沙尘侵袭,但能承受温度变化的设备和器材以及易丢失的小机件和贵重材料。

4.保温库:存放不能承受较大湿度、温度变化及要求防尘的精密设备、仪表及零部件。

5.危险品库:存放易燃、易爆、有毒、易挥发的物品,如油漆、化学药品等。

二、基本要求

1.各类库房结构应牢固可靠,能承受当地常年风力和雨雪的侵袭,库房的地面应干燥、平坦并高于仓库外地坪。

2.棚库应能避免设备直接受雨雪侵袭和阳光照射。在潮湿或风沙过大的地区,可采用顶棚加半截墙的半封闭式棚库。

3.封闭库、保温库内的门窗应完整,做到既能密闭又能通风,必要时仓库内可设置容量匹配的除湿机。

4.保温库的结构、材料应能隔绝库外潮气,库内相对湿度不应超过70%,在沿海地区和空气有腐蚀性的地区,库内相对湿度不应超过60%。

5.保温库应达到防寒、防潮、防尘、防温差过大的要求,应设干湿度计和温度计,库内温度应维持在5℃~40℃,昼夜温差不应超过10℃,如超过规定,应立即采取措施改进。保温库的采暖热源或空调设备,应做到安全可靠,严禁用明火直接取暖。

6.危险品库应远离施工区、生活区,与其他库区应保持规定的距离,门窗完整,电气设施按防火、防爆、防腐蚀设计,有良好的通风设施和取暖设施,库内温度保持在5℃~35℃,且库外有明显的危险品标志。

第五节仓库内部区域划分

各单位应合理划分库区内部区域,做好储存规划工作。按照所储物资的物理、化学属性进行分类、分库保管,使之布局合理、堆码有序、标记鲜明。

仓库内部区域一般分为:仓储作业区,铁路专用线(如需设置)、交通运输线,辅助作业区及行政办公区等四个区域。

一、仓储作业区。它是仓库的主体,是用来储存、检验和装卸物资的场所。它包括储货区(库房、货场和货棚)、站台等。

库房、货场和货棚是仓库进行保管工作的主要场所。货场不仅存放一些大型的或不需要库房存放的物资,而且还对库内仓位的周转起到调剂作用。库房和货场的比例应根据存放物资的品种、数量及性能要求而定。货棚用来存放一些保管条件不高的物资。站台用于装卸、转送物资。

二、铁路专用线、交通运输线。交通运输线路的安排是否合理,对于方便物资进出、搬倒运输和减少劳动力消耗、提高仓储运输作业效率等都起着重要的作用。库内交通线应与库外运输线相衔接,并与库内各区域相通。

三、辅助作业区。它是为物资的储存保管业务服务的场所,应当与储货区保持一定距离。放置燃料的地方,必须按危险品库的要求进行管理和隔离。

四、行政办公区。仓库行政机构的设置地点,应便于接洽工作和管理物资的出入,一般设在仓库入口处附近。行政机构与生产作业区之间应保持一定的距离。

仓库内如有生活区域时,必须采取严格的隔离措施,确保安全。

第六节储存规划

储存规划是物资入库和储存保管工作当中应遵守的基本规则,是合理利用仓库设施、便于物资收发取存、实行科学管理的必要措施。仓库应根据存货的类别、性能等实行分类保管。结合各库房和货场的具体情况、起重运输设备等条件,确定库房、货场储放物资的种类及保管方法,编成目录。

在规划仓库各库房和货场储存何种物资时,须考虑下列因素:

一、物资性能所要求的保管条件。如怕潮、怕尘的物资应安排在封闭式库房保管;怕热、怕冻的物资要放在保温库房。同时要注意各库房和货场的自然条件(如温、湿度变化情况、周围环境等)对物资性能的影响,尽量满足物资的保管条件,以保证储存物资的质量完好。

二、物资搬运、装卸、保管所要求的设备条件。正确确定库内物资的运输路线,合理使用铁路专用线、交通运输线及各种起重运输设备。尽量安排一次性作业方式,避免、减少重复作业。

三、根据物资吞吐量和流转情况进行的货位概算。

四、有下列情况之一的物资严禁安排在一起储存:

1.由于性能不同,互有影响和相互抵触的物资;

2.要求温、湿度条件不同的物资;

3.灭火方法不同的物资;

4.易燃、易爆、有毒物资必须单独存放。

第七节平面区域和划区标志牌

一、平面区域图

仓库平面区域图是仓库的主要建筑物、货场、铁路专用线、道路等布局的图示,

是仓库的总体设计图,是指挥仓储活动的工具。

仓库平面区域图包括仓储作业区、辅助作业区和行政办公区等内容。

仓储作业区是仓库的主体部分。其平面图要包括下列内容:

1.库房、货场、货棚的平面布置;

2.铁路专用线、交通运输线的平面布置;

3.装卸站台的平面布置;

4.磅房、门式起重机、行车等平面布置。

辅助生产区的平面图要包括下列内容:

1.工具间平面布置;

2.车库、油库;

3.配电室、门卫室等。

仓库平面区域图要与库区实际情况一致,并应张挂于仓库班班长室和其它必要专用场所。

二、库区指路图

为了方便用户,仓库要于仓库大门内通往各库区的显着位置设置库区指路图。

三、划区标志牌

划区就是根据仓库的建筑、设备条件和物资储运的要求,把库区划分为若干个保管区域。

仓库内的库房和物资要于各入口处设置划区标志牌。

第八节货位和基准线

一、货位编号

货位应统一编号。所有货位编号均应在编号地点设置醒目的标志。

货位编号可根据仓库条件灵活选择,但要遵循以下原则:

1.编号顺序是从外向里,从左向右,从上到下。

2.编号要清晰醒目,便于查找。

3.实行四号定位。所谓“四号定位”就是将库房号、货架号、层号及货位号四者统一编号(货场为货区号、点号、排号及位号,或货区号、排号、垛号及层号),并和帐页统一的一种编号方法(使用FAM系统时,应与FAM系统中的货位号相一致)。

货位编号可用颜色醒目的油漆标明于墙壁、货墩、货架、专用线两侧或货垛底部。

二、垛底基准线

仓库内的库房、货场要有垛底基准线。垛底基准线一律用白色油漆印刷于地坪上,物资堆码时以此线为准,使货垛即排列整齐又利于安全。因受条件限制的货场,允许采用以货垛实物垛底作为基准线的方法。

第九节货垛(架)和货牌

一、货垛(架)的布置方式

货垛(架)的位置排列分横列式、纵列式和混合式三种。不得随意摆放,杂乱无章。

1.混合式货垛、货架位置示意图:

1——货垛或货架2——作业道3——墙距4——垛距

5——待验待发区6——保管员办公室(区)7——库房门

2.横列式货垛、货架位置示意

1——货垛或货架2——作业道3——墙距4——垛距

5——待验待发区6——保管员办公室(区)7——库房门

3.纵列式货垛、货架位置示意图

1——货垛或货架2——作业道3——墙距4——垛距

5——待验待发区6——保管员办公室(区)7——库房门

4.根据实际情况,合理设置不合格物资区、待验收物资区、已验待发物资区、库用工具区、库用计量用具区等区域,实现定置管理。

二、货垛(架)的位置

货垛的单位平面面积不宜过大,一般采用1.5×1米或1.5×2米。货垛(架)要平行排列,作业通道最好正对窗户,便于采光。

库内物资的放置,通常是按不同类别分别用一个存放区。而各种物资的存放位置,必须考虑到仓库作业的方便。

货架的设置和物资的摆放,要以整齐美观,充分利用仓库面积和方便收、发为原则,并在实际工作中不断改进设置和安排。

三、货牌

货垛、货架上要挂货牌。挂牌的位置应当面向主通道。货牌内容为:物资类别、物资编码、品名、规格型号、计数单位、货位等。

第十节通道和五距

为有利于物资的储存和装卸作业,货场和库房除留有必要的作业通道外,还要留足墙距、顶距、灯距、柱距、垛距(简称“五距”)。具体规定如下:

一、作业通道

作业通道的宽度可根据物资的外形、笨重程度、装卸方式和起重运输机械的大小等,由仓库自定,但一般不得小于2米。

二、墙距

库房内的货垛与墙相距0.5米以上;货场内的货垛与库房墙壁或仓库围墙相距离1~2米。

三、顶距

平顶库房货垛与屋顶距离不得小于0.5米;人字架库房货垛应低于屋架下弦或拉梁0.5米。

四、灯距

按当地消防部门的规定办。如无具体规定,则应做到货垛顶部与照明设备间距离不小于0.5米以上。木顶或瓦顶木拉梁库房内不得敷设明线,线路应当加装套管。

五、柱距

货垛与库房内立柱距离不小于0.3米以上。

六、垛距

货垛与货垛之间距离不小于0.5米。

第十一节交通和库容库貌

一、交通

仓库进出物资要方便、安全。在有铁路专用线的仓库,库内要有两个以上的道路和铁路专用线交叉口。道路的宽度不得小于3.5米,做到库内交通线与库外运输线相衔接,并与库内各区域相通。化工危险品仓库要备有安全出入口。道路要有路名和路牌。货位边线与道路的距离不小于0.8米,货位与专用线的距离不得小于1.5米。

二、库容库貌

要做到:库区整洁,无杂物杂草和垃圾;库房门窗完好,无破损;垛型排列分明,上下对齐,四面见线;货场院四周有排水沟,无大面积积水。

第四章物资保管的任务及流程

第一节物资储存保管的指导思想、原则和要求

一、物资保管的指导思想

做到“三快”、“两好”,让用户满意。

“三快”:入库验收快;出库发运快;解决问题快。

“两好”:在库物资保管好,不发生数量短缺,不降低使用价值;为用户服务好。

二、物资保管的原则

物资保管的原则是准确、及时、经济、安全。

1.准确:如实反映物资的数量、规格、型号及质量情况。做到件件工作准确无误,确保在库物资的数量和质量都有符合准确、可信的要求。

2.及时:快进、快出。在规定时间内保质、保量地完成收货、验收、出库等各项任务。

3.经济:合理调配和使用人力、设备,充分利用仓容,提高作业效率。加强经济核算,节约费用和开支,降低仓储运输成本。

4.安全:贯彻“安全第一,预防为主”的安全生产方针,消除物资保管及作业中的一切不安全因素。

三、物资保管的要求

对物资储存保管工作的基本要求是:快进、快出、保管好、费用省。

1.快进:充分做好进货准备工作,安排好物资入库的场地、货位和垛型。不压车、压线,及时验收、堆码、签单入库。做到快而不乱,既准又快。

2.快出:合理安排和组织人员和机械设备,提高装卸、发货速度并做好出库的复核、点交工作,不发生错发、串发等事故。

3.保管好:对于储存期间的物资要勤检查,发现问题及时采取措施。加强对存货的维护与保养,确保物资在库储存期间数量不短缺、使用价值不改变。

4.费用省:节省各项开支,降低成本,提高仓库经济效益。

仓库要把防火、防盗和防自然灾害、防霉变残损,确保物资、仓储设施、机械设备及人身安全作为仓储工作的重中之重。

第二节物资保管业务流程

物资保管业务活动分为入库、保管保养、出库三个过程或接运、验收、入库、保管保养、出库五个环节。

科学、合理的业务流程对于简化工作程序、提高生产和工作效率都会起到积极的作用。仓库要按下列业务流程图做好存货的保管工作,以达到“快进、快出、保管好”的要求。

物资保管业务流程图如下所示:

第五章物资的验收入库

验收是做好仓库管理工作的基础环节,其主要任务是查明入库物资的数量、品种、规格和质量,准确、及时地把好物资的数量关、质量关和凭证关,做到物资入库有依据。其意义在于:

1.有利于明确供需双方的数量和质量责任。

2.有利于明确物资品质状况,避免对生产造成影响。

3.有利于了解订单完成情况。

4.有利于为支付供方货款提供依据。

第一节接收

接运工作是在仓库进行物资验收前与交通运输部门或供货单位直接发生交接的一项工作,是物资入库的第一步,是仓库承担物资保管责任的开始,是把好物资质量的第一关。因此,要求接运人员认真检查,分清物资短少或变质的责任,避免将一些在运输过程中或运输前就已发生的损坏和差错带入仓库,而

造成在验收中责任难分,或进口物资无法索赔等问题。同时,接运工作必须符合物资验收的要求。

一、铁路专用线接货

铁路专用线接货是仓库直接与铁路部门在库内发生物资交接的一种方式。要做好下列几方面的工作:

(一)接到专用线到货通知后,应立即确定卸车货位,力求缩短场内搬运距离,组织好机械与人力,以便按时完成卸车作业。

(二)车皮到达后作好引导对位工作,并对车皮进行检查,检查内容如下:

1.车皮封闭情况是否良好,检查车卡、车窗、铅封、苫布等有无异状;

2.根据铁路运单和有关资料,核对货品名、规格、标志并点清件数;

3.物资卸车前,检查包装是否有损坏或捆扎散乱;

4.检查物资是否有进水、受潮或其他损坏现象。

在检查中,发现疑点或与运单不符,应会同铁路在库值班的司检人员当场复查确认,当场编制有关记录,留作处理问题的依据。

(三)卸车时要注意为物资入库验收和保管创造便利条件:

1.分清车号、品名、规格,不混不乱;

2.保证物资主体和包装完好,不损坏、不压伤,更不得随便拆装卸货。如物资原有包装已损坏或不得不拆装卸货时,须按包装件分别开来,另做标志,以免混乱。拆装后还应保证尽量恢复原包装。

3.卸车后应在物资上标明车号和卸车日期。

(四)卸车时应编制卸车记录,记明卸车货位,连同有关证件和资料,最迟不超过二十四小时,办好内部交接手续。

(五)填写物资到货通知单(或以卸车记录代替),准备货位,办理入库验收前的准备工作。尽可能做到随卸、随验、随运、随入库的一次性作业。

(六)接卸负责人要安排人力清扫、整理收卸现场,回收废旧物料。

二、到承运单位提货

承运单位包括车站、码头、民航、邮局等。提货时要按下列要求办理:

(一)了解物资情况,做好各项准备

了解和掌握所提物资的特性、单件重量、外形尺寸及搬运注意事项。安排好相应的吊装运输设备、人力和储存物资的货位。

(二)对所提物资认真进行核对、查验

提运人员根据提单、运单及有关资料在承运单位现场详细核对所提物资的品名、规格型号、数量等,认真查看物资的包装、封印、标志以及有无受潮、沾污、受损等情况。若有短缺、损坏、货票不符等问题,必须当场要求查验确认,索取相关的证明。

(三)注意物资安全

随车装卸人员要时刻注意物资的安全,严防混号、碰损、丢失等情况发生。对于腐蚀性物品、易燃、易碎物品和放射性物品等应严格按有关搬运规定办理。精密仪器仪表、贵重物品、怕潮物品、怕冻物品不宜在露天卸货。若条件所限必须露天卸货时,要采取必要的防护措施并严加管理。

(四)办理物资的内部交接手续

物资到货后,随车装卸人员要将物资逐一点清交给接货的保管员,并配合做好卸货工作,确保物资不受损。如发生数量、质量方面的问题,随车提货人员应当签字作证,不得拒签。

三、到供货单位提货

供货单位包括生产厂和流通企业。到供货单位提货时要按下列要求办理:

(一)提货与现场验收相结合

提运人员在提货前要了解和掌握所提物资入库验收的有关要求和注意事项。当供货单位点交所提物资时,提运人员要负责查看物资的外观质量,点验件数和重量,并验看供货单位的质量合格证、材料码单等有关凭证。

(二)现场点交,办理签收手续

物资提运到库时,保管员、提运员、随车装卸工人要密切配合,逐件清点交割。同时核对各项凭证、资料是否相符和齐全,最后由保管员在送货单上签字。在到货后,保管员要及时组织复检。

四、供货单位送货到库

供货单位送货到库时,要做好下列两项工作:

(一)现场直接交接验收

保管员直接与送货人在收货现场办理收货手续。凭送货单或订货合同、订货协议等当面点验所送物资的品名、规格型号、件数和数量以及有关单证、资料,并查看物资的外观质量。无法当面完成全部验收项目的,要在送货单回执联内注明具体内容待验。

(二)发现问题要分清责任

在验收、检查过程中如发现短缺损坏等问题时,要会同送货人员查实,由送货人出具书面证明、签章确认,留作处理问题时的依据。

五、承运单位送货到库

交通运输等承运单位受供货单位委托送货到仓库。接货要求与供货单位送货到库的要求基本相同。所不同的是发现错、缺、损等问题后,除了要送货人当场出具书面证明、签章确认外,还要及时向供货单位和承运单位发出查询函电并做好有关记录。

第二节入库验收

物资到货后,应按规定经验收合格后方能办理入库手续。入库验收是仓储业务的重要环节,要求做到及时、准确。

物资验收以采购计划、订货合同、发货凭证、装箱单及出厂技术资料为依据。

一般物资由仓库保管员进行外观、数量及质量的验收;重要设备和技术要求高的物资验收由物资部门、技术部门和使用部门共同验收;成套设备和大型设备应会同建设、施工部门共同验收;合同和技术协议有要求的应及时通知制造厂派人参加验收;化工产品可委托有关部门进行化验或试验;剧毒化学品以及储存数量构成重大危险源的其他危险化学品应会同保卫部门(或安监部门)共同验收。

进口物资开箱验收,应按中华人民共和国海关规定和办法执行。在规定期限内会同商检部门共同验收,发生问题需向外商索赔的应在合同规定的索赔期限和保证期限内办理检验、出证、提赔工作。

一、验收准备

验收准备是物资入库验收的第一道程序。要做好下面五个方面的准备工作:

(一)收集、整理并熟悉各项验收凭证、资料和有关验收要求。

(二)准备所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等,要准确可靠。

(三)落实入库物资的存放地点,选择合理的堆码垛型和保管方法。

(四)准备所需的苫垫堆码物料、装卸机械、操作器具和担任验收作业的人力。如属特殊性物资,还须配备相应的防护用品,采取必要的应急防范措施。

(五)进口物资要预先通知商检部门来库进行检验。

二、核对证件

核对证件按下列三个方面的内容进行:

(一)核对计划采购人员提供的采购计划(采购定单)、订货合同、协议书等。

(二)核对供货单位提供的质量证明书或合格证、装箱单、明细码单,进口货物还需核对报关单、商检合格证明等。

(三)核对承运单位提供的运单、提货通知单和物资残损情况的商务记录、有关签证等。

在整理、核实、查对以上凭证中,如果发现证件不齐或不符等情况,要与计划采购人员、供货单位、承运单位及时联系解决。

三、检验实物

检验实物分质量检验和数量检验两个方面。验收要“先进口,后国内”。国产物资的验收项目一般为:品名、规格型号、数量、外包装状况以及无须开箱拆捆直观可辩的质量情况。进口物资的验收项目按照订货合约和有关标准、资料及保险部门的规定从严检验。在进行物资的数量验收时,要采用与供货单位一致的计量方法。

(一)质量检验

质量检验分物资外观质量检验和物资内在质量检验。外观质量的检验由仓库保管员负责;内在质量检验一般由计划采购人员负责组织,仓库保管员给予配合。

1.物资外观质量检验

仓库在进行物资数量验收过程中,要根据入库单和相关资料验看实物,核对合约号、品名、牌号;查看包装是否合乎规定、完整无损;是否有规定的验收标准,以及不允许有的表面尺寸偏差和缺陷等。

目测外观质量的具体验看要求按品种分列如下:

①金属材料外观质量验看要求

炉料:查验表面与断面是否有非金属夹杂物、受潮、批号混淆等。

板材:查验截面是否有夹杂、分层,表面是否有气泡、麻面、锈蚀、折迭、水浸、凹凸等。

型材:查验是否有显着的裂缝、扭转、折迭、结疤、夹杂、锈蚀、弯曲变形等。

管材:查验内外表面是否有裂缝、折迭、锈蚀、丝口损伤,管壁厚薄偏差是否符合要求等。

薄板:查验是否有气泡、裂缝、结疤、拉裂、外表夹杂、分层、锈蚀等。

镀锌板:查验表面是否有油污、沥青、脱锌、裂缝等。

金属制品:表面是否有斑点、毛刺、脱皮、裂缝、变形、损伤、受潮、划伤等。

②机电产品外观质量检验要求

起重、机械产品:查看本体表面是否脱漆、擦(碰)伤、锈蚀、水浸、缺件、残损,以及资料、附件是否齐全等。

电器、电机:查看是否有裂纹、气泡、脱漆、受潮、锈蚀、撞击损瘪等。

仪器、仪表:查看指针是否失灵、呆板、弯曲、偏位、松动、沾污、表盘字迹有无模糊、刻度不清、变形等。

阀门:查看有无裂缝、变形、损伤、锈蚀、毛刺、凸痕、裂口等异状,以及密封口有无缺陷等。

小件产品:对于轴承、工量具、配件、电线等小件产品要“箱箱开,只只验”。查看有无水浸、受潮、发霉、破损、老化、锈蚀、变色等异状和不允许存在的缺陷。密封件只作外表面检查,不得随意启封。玻璃外壳制品要查看外壳有无破损、裂痕、起泡、绉纹等。

汽车:查看油漆表面是否光洁平滑、色泽一致;查看整个车身有无碰伤`、划痕、斑点、杂质、气泡、龟裂、脱漆、生锈等;电镀件及镶条是否光亮、有无油漆沾染;门窗玻璃、大小车尾灯有无破碎;查看油箱、水箱、输送管道有无漏油、漏水;查看发动机罩能否紧密关闭、不漏水,开启灵活;查看仪表盘是否完整无损;带有影视设备的收听效果是否良好;查看发动机及底盘各部份有无裂纹、变形、损伤、锈蚀等;查看各总成的螺丝装配部分是否牢固旋紧,摩擦面是否注入润滑油,油嘴是否充满油脂;查看蓄电池有无裂缝、破损及腐蚀变质;查看轮胎及备用胎的充气压力是否符合标准,有无裂口、老化、龟裂等。

③轻化工产品及建材外观质量验看要求

橡胶及轮胎:查看有无发硬、发粘、龟裂、老化、发霉、水湿、渗杂、油污、划痕、修补痕迹、缺胶、气门嘴是否齐全,垫带是否完整等。

包装、箱装、桶装物:查看有无渗漏、破损、残缺等。

纸张:查看有无水渍、虫蛀、机械损伤、断裂、戳洞等。

玻璃:查看是否受潮、发霉、破碎、破损、裂痕、起泡、绉纹等。

油毡:查看是否受潮、松卷、发粘、发脆、受压断裂、边口损坏等。

④日用百货商品的查验

主要查验商品的包装是否完整、牢固,有无破损、受潮、水浸、油污等异状;液体商品是否有渗漏;商品标志是否与入库单证一致。

商品的内在质量验收应由计划采购人员负责组织。

物资外观质量的验看比率

外观质量检验按照合同规定的技术标准进行。合同未作规定的,要考虑下列因素:

A.商品性质。易损商品验收比例应大一些,非易损商品则小一些。

B.商品价值。贵重商品验收比例要大,甚至全验。

C.运输条件。中转环节多、路途长、震动大的要多验。

D.国内生产的物资,若证件齐、包装完整,拆包装易损伤或不易恢复原包装的物资,以及生产企业供货稳定、有严格的质量检验制度和质量信誉高的物资,其外观质量可以免验。

一般可按下列要求确定物资的抽验比率:

①带包装的金属材料,外观质量缺陷的抽验率为5~10%;不带包装的要在验尺、检斤、点数过程中,目测外观质量缺陷。

②机电产品要开箱查看物资本体外观及资料是否齐全。入库量在10台以内的验收率为100%;100台以内的抽验不得小于10台。批量在100台以上及定量包装的小件产品,要开箱检验物资表面缺陷,抽验率为10%。

③起重运输设备外观缺陷验收率为100%。

④其它易于发霉、变质、受潮、变色、污染、虫蛀、机械性损伤、破损的物资抽验率5~10%。

⑤仪器仪表外观质量缺陷检验率为100%。

⑥尺寸偏差抽验率为2~3%。

⑦对外包装质量有缺陷物资的检验率为100%。

对于检验物资外观质量中查出的各种缺陷,要做详细记录,并在入库单备注栏内写明,签送计划采购人员。外观缺陷严重的物资要单独存放,未作出处理之前不得动用。

(二)数量检验

数量验收分全验和抽验两种方法。仓库进行物资的数量验收时,可根据供货状况、包装完好情况以及凭证、资料完备程度来选择其中的一种验收方法。

1.全验

①按重交货的物资要按交货码单进行复磅,全部检斤验收。国产物资一律按净重计量。

②按件数交货的物资要全部点清件数。带有附件和成套的机电产品,要仔细查清主件、部件、零件、备件和工具等是否齐备,并编上总号和分号,避免配套弄错。定量包装、按件交货的国产轻化工产品及危险品物资要按件全部点数验收。

③按理论换算交货的物资要根据规定的换算标准全部检尺换算出实收数量。

2.抽验

具有下列情况之一的到货采取抽验的方法:

①与生产厂商关系较稳定、供货企业质量信誉较高且交货数量大、证件齐全、包装完整的国内产品。

②包装严密,拆开包装之后容易损及物资质量的或不易恢复原包装的。

③理论换算的物资,规格整齐划一并逐一标明重量的物资。

3.全验和抽验的比率

物资数量验收全验和抽验比率,按下列标准办理:

①不带包装的物资检斤率为100%。

②带包装的物资毛重检斤率为100%;回皮率为5~10%;清点件数为100%。

③有标量或标准定量包装的化工产品,按其标量计算。

④理论换算计重的钢材检测率:定尺交货的检尺率为10~20%;非定尺的检尺率为100%

⑤贵重金属100%过净重。一些开箱困难的物资其开箱抽验率要同计划采购人员商量确定。

在数量检验过程中,对有数量短缺或溢增的物资,要做好记录,单独堆码,妥善保管,不得混淆,等候处理。

四、进口物资的检验

进口物资的验收涉及到对外索赔和国家利益,应严于国内物资的检验。

进口物资的验收内容和方法原则上与国内物资相同。但对下列四项内容与国内物资验收是有区别的,仓库要根据这些要求,做好进口物资的检验工作。

(一)按照订货合同验收

进口物资的验收依据是订货合同,到库物资及其资料必须与订货合同相一致,物资的质量、包装必须符合合同规定。订货合同、技术资料、各项证件与到货核对完全相符后方可开始验收。

订货合同、技术资料、明细码单等是进口到货检验、对外出证索赔的法律依据,要认真查对清楚备用。若缺少必要的单证和技术资料,要向有关方面索取。入库单和资料不齐不得验收。

(二)数量要全验

进口物资原则上要100%逐件验收。但对到货规格整齐、包装完整或因批量大、打开包装对保管不利的,可以抽验10~20%,抽验合格,按正常手续验收入库。合同中规定以毛作净的,可将金属包装物一并过磅计重,但非金属包装物不得计入。

(三)按合同规定的计量方法计重

进口金属材料原则上规定过磅计重。若合同规定按理论换算计重,则按合同规定办理。对一些轻化工等产品,合同规定按定量计件点收的,在抽检定量无出入的前提下,可点件验收。

(四)按商检规定检验外观质量

进口物资外观检验,原则上与国内物资相同。在检验中发现外观有缺陷时,要扩大抽验率20%~30%,以最后检验结果作为判断依据。

进口物资包装和残损检验,应于开箱前核对包装或货件上的标记、号码及件数与收货单证记载的批次、件数是否相符。注意查验包装有无油污、水渍、破损、修补等情况。开箱后应先检查箱内物资的衬垫、裹护情况是否符合保护物资质量要求。发现影响物资质量的情况要详细记录,拍下照片,保持好原包装状态。对于表面已经出现缺损的物资,要逐件检查残损情况并做好查验记录。

通过验收,若发现存在数量短缺、外观缺陷等问题,需向外商索赔的应在合同规定的索赔期限和保证期限内办理检验、出证、提赔工作。

对外提赔要掌握下列几个关键问题:

1.把好提送关:提货时若发现所提物资有问题,要分清发货方、承运方和卸货方三者的责任。不能将国内由于卸货卸乱、整捆弄散、破损以及提货时提错等作为外商的责任,避免造成被动。

2.过磅准确无误:国际商贸中虽然允许衡器有一定的误差,但要求衡器本身一定要准确、要达到精度要求。在验收过磅时,要遵守磅秤的安装使用规则,衡器要放平,要先用标准法码进行校验。过磅时要准确识码、抄码,不得克扣,实事求是。

3.验收方法要正确:过磅准确和验收方法正确是两种不同的概念。验收方法正确是指要严格按照进口合同中的有关规定和供货单位提供的码单进行验收。唛头、品名、规格、材料、件数等一定要核准;检斤与检尺换算不能搞错;检斤的毛重、净重、以毛代净要分清;皮重要过准,要保存好原包装物,留作证据。

4.验收工作要及时:注意合同中所规定的索赔期限。

五、验收记录

物资验收后,必须做出验收记录。验收记录是现场查验实物的原始记录。通过它可以了解物资在入库前的数量、质量和包装等情况,为处理存在问题提供第一手可靠依据,有利于物资入库后的保管与保养,因此要认真做好物资的验收记录工作。

验收记录包括以下内容:

1.检验物资的名称、规格、数量;

2.入库时件数和包装情况;

3.到库日期与检验日期;

4.供方提供证件情况;

5.实物检验情况,如有短缺残损时,应写明发生在哪一件、哪一箱,残损程度与原因;

6.抽查的数量和标号,抽查结果;

7.处理意见及验收人员签字确认。

六、验收天数

验收天数是指到库物资物证齐全,具备验收条件之时起,到物资验收完毕、签单入库时止的累计天数。它是衡量仓库物资验收速度的指标。

对于具备验收条件的物资,未能及时验收入库的要进行统计,物资部门要督促保管员抓紧待验物资的验收。

仓库要按下列各项要求做好验收天数的考核工作:

(一)验收要求

仓库对入库物资要按规定进行外观质量和数量的检验,对有包装的物资要按规定的比率拆验。对进口物资的检查验收要从严,做到批批不漏,严格把好入库关。仓库要为商检部门来库取样提供便利条件。

(二)验收指标

小批量零星采购物资,具备验收条件,当日验收入库;批量较大,品种、规格复杂,数量较多的物资,具备验收条件,三日内完成验收入库;大批量物资(一般指整车到货)及大型设备具备验收条件,应在七日内验收入库。

第三节物资验收中发生问题的处理

一、凭证、资料不齐全的处理

主要凭证、资料不齐,应及时通知计划采购人员,并将物资单独存放,妥善保管,等待证件齐全后再验。验收天数的计算从证件到齐之日起计算。

凭证、资料虽未到齐,但对物资的规格型号、材质、计量方法已掌握的情况下,可以预先验收,待凭证到齐后补办入库手续。其验收天数从凭证、资料到齐之日起计算。

二、质量证明书(合格证)不符的处理

1.质量证明书与采购计划(采购定单)、订货合同不符时应及时与计划采购人员联系,按计划采购人员提出的办法处理。验收完毕后应在验收单内签明,以分清责任。验收天数从接到计划采购人员通知之日计算。

2.质量证明书与实物不符时,要按实收情况签发验收记录与凭证交计划采购人员,最后按计划采购人员书面通知办法补办入库手续,并在验收单内签明变通的原委,以分清责任。验收天数从接到计划采购人员通知之日起计算。

三、规格发错、质量不合格、包装不符要求的处理

1.通过验收将合格品与不合格品以及错发物资分拣出来,单独堆放。合格部分先签单办理入库手续;不合格的部分开具验收记录凭证交计划采购人员,等待计划采购人员的通知再定。合格品部分的验收天数仍按原验收时间计算。

2.发生包装破损或不合规定要求时,一面通知计划采购人员到库查看,一面通过验收,将破损的或不合规定要求的物资分拣出来,单独存放。验收完毕

签单时,将包装破损数和不合要求数详细记录于验收单内,供计划采购人员与供货方交涉时用。

四、数量短溢的处理

1.短重超过规定磅差范围或计件商品缺件的,仓库应按实收数签验收单,在验收单上注明短重、缺件情况,并将其交计划采购人员。未做出处理前不得发货。

2.重量、数量溢出多收的物资也应按实收数量签验收单,由计划采购人员与供货方协商退货或者补交货款。若退货时须由计划采购人员开具出门凭证,然后退发货。

五、进口物资出现质量、规格、数量、重量等问题时的处理

进口物资开箱验收,应按中华人民共和国海关规定和办法执行。督促供货商在规定期限内同商检部门共同验收,发生问题需向外商索赔的,应在合同规定的索赔期限和保证期限内办理检验、出证、提赔工作。

六、进口物资在使用保证期内因内在质量问题使用部门要求索赔时的处理

进口物资在使用保证期内(进口机械设备、电器仪表、车辆等在订货合同中通常还订有产品使用保证期)因物资内在质量低劣、性能不符合订货合同要求而需要对外提出索赔时,应由使用部门直接通过计划采购人员联系解决。

第四节办理入库手续

经验收合格的物资应暂存在待发区,并尽快联系需用部门及时按照已批复执行的物资需用计划(物料工单)办理出库手续领用(一般在5天以内)。需转入库存的物资应办理登帐、挂货牌、建档等入库手续。

一、签收

(一)核查物资验收情况

入库物资验收完毕,在签验收单之前要做好“一复、二对、三相符”工作:一复:复核上桩上垛的物资是否编号明、件数清、重量准、分层累计;理论换算的物资,是否件数对、米长准确、垛位分明;按件数验收的物资,是否每垛件数清楚,总数不缺;残损及地脚、散落物资是否分清,另行堆放。

二对:查对上桩上垛的物资与验收码单、验收记录,以及各项凭证资料是否完全相符。

三相符:经过一复、二对无误后,登帐挂牌,保证帐卡物三相符,做到随时可调拨使用。

(二)签单结算

经过检验合格的物资要及时签验收单。签收的数量应为实收净重数量,验收中发生的情况以及需要说明的问题都要在入库单内签明,以分清责任。验收人要签姓名,不可签代号。

二、登帐

物资入库明细帐是仓库物资储存保管的总帐,是对帐的基础,一定要重视登建帐目这项工作。

(一)登建物资保管明细帐

根据物资入库单(验收单)和有关凭证建立物资保管明细帐。登建物资保管明细帐要达到下列要求:

1.根据入库验收凭证立帐:仓库的物资保管明细帐要根据入库单(验收单)和正式的收发凭证分类记帐,要记明物资的类别、品名、规格型号等。

2.标明物资单价及货位:明细帐除了记明物资的品名、规格、型号、批次、材质、产地外,还要标明物资的单价、物资存放的库区货位等。

(二)登建帐目注意事项

1.帐册由保管员管理。记帐要认真规范,不得混乱、草率从事。

2.严格按物资进出库凭证及有关要求及时登销帐目。填写要清楚、准确。

3.帐目、凭证要装订成册保存好,不得遗失。

4.登销帐目必须用兰、黑墨水钢笔书写。字体要端正,不得越格、潦草、涂改、挖补。帐目登错时要用红色笔在登错处划一红色直线,另起行重新登销帐目。更正处要加盖订正章。

5.保管员收发货签单后要及时登销帐目,应在二日内登销完毕。保管员的物资明细帐卡与总帐每月要核对一次,防止出现漏登漏销、错登错销。

使用FAM系统登帐按FAM系统操作手册的规定进行。

三、挂货牌

货牌又叫货卡或料卡,是挂在货垛上的物资标记,目的是便于查找和核对物资。挂牌的要求及注意事项如下:

(一)货牌的形式

货牌一般有两种形式:一种仅标明物资类别、物资编码、品名、规格型号、计数单位、货位等内容,而收发存数量另有明细帐卡存放于保管员处供登销帐目用;另一种形式除了在货卡上查明以上内容外,还记载有物资收发存的时间和数量。这种方法用于品种规格单一的计件物资比较方便,但货牌容易失落、损坏、涂改和漏销(尤其是露天货场),因此也不宜以卡代帐。这里推荐采用前一种货牌形式。

(二)有物就应有牌

物资验收完毕,签收入库后,要及时在货垛上面朝主道方向悬挂货牌。要求有物资就应当有货牌。

(三)货牌的核对与清理

1.核对货牌:货牌容易发生失落、损坏、串挂、错挂等情况。因此在备货、发货时一定要仔细核对,防止张冠李戴把货备错、发错,造成差错事故。货牌上记载有数量时发货后要及时登销帐卡。每月应核对一次帐卡,防止出现漏销、错销。

2.货牌的回收:对于失散在地面的货牌,要送交保管员核对后方可挂到货垛上去。清卡后的货牌要有回收制度,经过重新加工整理后再用。

四、建档

建立物资档案可以了解物资入库前和保管期间的全貌,有利于掌握库存物资的质量情况,积累保管经验。物资档案的内容和有关要求如下:

(一)物资档案的内容

库存物资的档案由原始资料、运输资料、保管资料、出库资料等组成。

1.原始资料:包括订货合同、技术资料、装箱单等,是入库验收时的依据,也是出库时向使用部门提供物资情况的依据。

2.运输资料:包括海、陆、空、邮运等到货的运单、通知单等,反映物资到库时的情况。

3.保管资料:包括验收记录、维护保养记录、物资变动凭证等,它对于做好在库物资的保管工作十分重要。

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