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商务信函2

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Business Correspondence商务信函您是否遇到过这样尴尬的情况:当你急需拟订一封得体的英语商务书信时,却觉得头脑中千头万绪,不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石,使您失去了在公司大展宏图的机会。

但是,为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢?变成您广交朋友的机会呢?事实上,商务信函都有一定的格式可循,并非"难于上青天"。从本课开始,入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信,助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

本课的单词和重点句型。

recipient 收信人

salutation 称呼

enclosure 附件

signature 签名

Company Limited 责任有限公司

Corporation 责任有限公司(美)

Incorporated 责任有限公司(美)

Yours faithfully 您忠诚的

Yours Sincerely 您忠诚的

Best Wishes 谨致问候

书写商务信函,首先要对商务书信的编排格式做到心中有数,下面我们就来看看书信的编排格式列表:

Heading 信头

Date 日期

Recipient's name and address 收信人名址

Salutation 称呼

Subject 主题

Body 正文

——————————————————————

————————————————————

Complimentary close 结束敬语

Signature 签名

Enclosure Notation 附件说明

从列表中,我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样,首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中,许多公司已经印好了自己带信头的信纸,所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种:

美式的写法是按照的月-日-年的顺序,比如:2000年5月9日:May 9, 2000,May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

当然,你也可以根据情况,使用英式的写法。注意,英式的顺序是日-月-年:9 May, 2000, 9th May, 2000

有了发信人的地址,自然还要注明收信人的地址,这就是信内地址(Inside Address)。比如:

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

翻译成中文就是:伦敦洛尔庄路29号,TF咨询公司,R. 詹姆斯先生。邮政编码:SE17 2ST 你是否留意到,原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的,即:人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

另外在地址中,为了显得更简洁,还常用到下面的几个缩写词:Rd.= Road(路); St.=Street(街); Sq.=Square(广场); P.O.B= Post Office Box(邮政信箱);# 24= 24号(美式用法);No.24= 24号(英式用法)

所以如果说"公园广场44号",就可以表达为:44 Park Sq.,而"中山路",则是:Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。一般来说,国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited),缩写为Co. Ltd.。在美国,责任有限公司叫Corporation 或者Incorporated,缩写为Corp. or Inc.。

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址

一项,你就要写信件开头的问候语(Salutation)和结尾的敬语(Complimentary close)等等。虽说这些都是客套话,但是在商务信件中却是必不可少的。

如果你不知道对方的姓名,可以用最客气的方式来问候他/她:

Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

这时要用Yours faithfully (您忠诚的)来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字,则可以标明对方姓名,来显得更亲切些:

Dr Green 格林博士(大夫)

Mr. Green 格林先生

Mrs. Green 格林夫人

Ms Green 格林女士

Miss Green 格林小姐

结尾用Yours Sincerely(您忠诚的)就可以了。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事,就直接用名字,不用姓:Dear James 亲爱的詹姆斯

因为是你的朋友,结尾时当然要给出最真诚的祝福,所以你可以用:Best Wishes/ regards 最后,在结束敬语后,需要加上你的签名,并在下面打印你的全名和职称。比如:Yours sincerely

Signature

John Lee General Manager

学完了这一课,你应该能掌握书信的格式了,在下一课中,我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。

12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

通过前面的学习,相信你已经掌握了商务信函的格式,接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前,先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

写信时,一定要考虑到收信人的感受,所以你的信件必须做到:

1. CLEAR 清楚易懂

2. COMPLETE 内容完整

3. CONCISE 简洁、扼要

4. COURTEOUS 用词礼貌

5. CORRECT语言正确

本课的重点词汇和句型。

quotation n. 报价

above-mentioned adj. 上述的,信中已提到的

attach vt.附上、加上(条件等)

enclose vt.把……(随函)附寄

inconvenience n. 不便

forgive vt. 原谅

With reference to______ 关于

I would be grateful if you could…如果您能……,我将不胜感激。

商务信函的格式非常规律化,而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。下列是一封财务公司的询价信:

HERITAGE FINANCE LIMITED

--------------------------------------------------------------------------------

22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

29 January 199-

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

Reference: Financial Consultancy Contract

Dear Mr. James ,

We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

Yours sincerely Signature J Fish

Corporate Finance Manager

仔细阅读这封询价信之后,你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前,写下了信件的主题:

关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。

因为商务信函强调"效率第一",所以在正文(body)前面加上信件的主题,会使收信人对信件的主要内容一目了然,达到事半功倍的效果。

商务信函的主题有好几种表达方式,

你可以把主题放在收信人称呼之前,比如:

Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

也可以在放在收信人称呼之后,正文的开头,如:With reference to______ (关于)例如,我们可以用下面这句话来引出正文:

With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … (关于我们以前的信件,我们希望你们注意到这样一个事实……)现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧,接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。从文中可以看出,Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单,因为他写道:We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.

(如果您能寄来上述合同有关报价,我们将非常感激。)

值得一提的是,Fish 先生提出要求语气非常委婉,他用了句型:

I would be grateful if you could… (如果您能……,我将不胜感激。)

这样礼貌地提出要求,会使对方感觉很舒服,从而更愿意和你做生意。

Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词,来表达"上述的,信中已提到的"。知道了它的用法,我们就来试着用它造个句子吧。

"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"

正确的英文翻译是:

The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.

在提出要求后,Fish 先生又加上了一句具体的说明:

Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。)

其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。这里还可以用enclose 一词来替代attach,表示附件的意思。例如:

Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。)

现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。现代商务信函越来越讲究效率,所以开门见山,直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法,比如:

I am writing to inform you that/apply for / request…etc.

(我写信是要告诉/申请/请求……等等。)

而当你回复别人信件时,首先要对对方的来函表示感谢:

Thank you for your letter of 1 July.

感谢贵方7月1日的来信。

当然,你还可以点明具体的事由:

Thank you for your application for credit at Barrow's.

(感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。)

如果你想写的是一封道歉信,用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉,你可以说:

We are sorry for any inconvenience we caused you.

(我们对给您带来的任何不便深表歉意。)

道歉的方式很多,你也可以选择比较委婉的方式,比如为延误回复来信道歉:

I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.

(希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。)

在这一课中,我们讲到了在不同的情况下,商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中,我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法,和常用句型。See you later!

13、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

对于母语不是英语的人来说,用英语在信中流畅、清晰地表达自己的想法并非易事。那么我们怎样才能更好地书写信函呢?下面书写商务信函的7个步骤会帮助我们解决问题:

1. Write down your aim. 写下发信的目的。

2. Assemble all the relevant information. 搜集所有的有关资料。

3. Arrange the points in order of importance. 按重要性的顺序安排要点,决定哪些是可以省略的观点。

4. Write an outline in note form. 以笔记的形式写出一个纲要。

5. Write a first draft. 写出第一稿。

6. Revise your first draft by considering these questions: 通过考虑这些问题修改草稿。 information: 材料,是否包括所有要点。

English: 英文,语法、拼写和标点是否正确。

Style: 风格是否吸引人,是否简洁。

7. Write or type your final version. 写出或打印最后成稿。

下面让我们具体地学习如何书写商务信函,请大家在倾听讲解时,注意信函中连接词的用法,以及信函的各种结尾方式。

本课的重点单词和句型

since 既然……;由于……

now that …既然……

due 到期的,应当的

be due to 因为,由于;预定……

appreciate 感激

at your earliest convenience. 尽早……

without delay 立即……

as soon as possible 尽快……

hear from sb 收到某人来信

在上一课中,我们接触到了Fish先生询价信的上半部分,并学习了商务信函的主题和开头,下面我们就来看看Fish先生是怎样书写信件的内容和结尾的。首先让我们再来熟悉一遍这封询价信:

HERITAGE FINANCE LIMITED

--------------------------------------------------------------------------------

22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

29 January 199-

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

Reference: Financial Consultancy Contract

Dear Mr. James ,

We would be grateful if you could send us a quotation for the

above-mentioned contract. Details of the contract are

attached.

Since the work is due to start in December, we would

appreciate a reply at your earliest convenience.

Yours sincerely

Signature

J Fish

Corporate Finance Manager

在正文的第二段,Fish 先生对报价的时间提出了进一步的要求,他说:

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

(由于工作将于12月份展开,我们希望您能尽快答复。)

这里,Fish 先生用了since(既然……;由于……)来连接整个句子,使句子读起来更通顺。

注意,英文书信和中文信件一样,也讲究句与句之间要"承上启下"。比如,连接因果关系的句子除了上文提到的since外,还有连词:

because(因为……), as(因为……), now that …(既然……),例如:

There was a delay because we had some technical problems.

延期是由于技术上的问题造成的。

另外,我们还可以用介词词组来表示因果关系,例如上面这句话还可以用because of 或

者due to 来表示:

There was a delay because of (due to) some technical problems. (请大家阅读"妙连句子")

due to在这儿是"因为,由于"的意思。不过,细心的你一定发现了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果关系,而是表示"预定"。我们再来看一个表示"预定……"的句子:The work is due to start in December.

工作预定在12月份开始。

其实due可是一个"多面手",除了上面的词组due to 外,它本身还能作"到期的,应当的"。

比如去银行时,我们得特别注意出纳员(the teller)所说的due一词:要是她说:The bill of exchange is due on the first of next month.

(这张汇票下月一日到期。)

这时,我们就必须在下个月之前承兑汇票。

当你发出信件后,自然希望能很快收到对方的回复。那么,你该如何在信中礼貌地表达这一意思呢?我们先来看Fish 先生是怎么写的吧:

We would appreciate a reply at your earliest convenience.

我们希望您能尽快予以答复。

这是一个非常礼貌,而且有效的句子,值得你认真记忆。

这里,Fish 先生用at your earliest convenience.(尽早……),表示急需得到回复。

而without delay(立即…)和…as soon as possible(尽快……)也可以在信中表达渴望得到回复的急切心情。

另外,句中appreciate表示"感激",我们还以用其它表示感激之情的词汇来替换它,如:

I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.

当然我们还可以换一种方式:

I look forward to hearing from you.

词组hear from sb.是"收到某人来信",而这里的to 是介词,后面一定要跟名词或者动名词。

商务函的格式及范文格式

商务函的格式及范文格式 商务信函属于商务礼仪文书范畴,是指企业与企业之间,在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联络商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问习题、处理详细交易事项。其品种包括联络函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 〔一)语气白话性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业彼此之间的一种情感交流。人都是感性的,所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”,信函读起来使人感到非常热情、友好,就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函,还是善意的劝说函,或者购买函,完全可以通过信函中的语气、语调来表现。 (二)内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华美的词句。所

以,商务信函要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。用简洁朴实的语言来写信函,使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者详细的信息时,如时间、地点、价格、货号,等等,要用语准确,使交流的内容更加清楚,这更有助于加快商务活动的进程。 (三)态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么,都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍,确保假如此时对方正在电话中与你通话,他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌,其实不是简单用一些礼貌用语,而是体现了一种为别人考虑,多谅解对方心情和处境的态度。 (四)主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性,一般要求专文专事,内容集中单一,围绕公务,突出主旨。 (五)格式标准性 商务信函构造类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须按照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语

商务信函和公文函的区别

商务信函和公文函的区别 1.第一次询价 2.答复第一次询价 3.询问价格与优惠条款 4.答复价格,告知优惠条款 5.问询到岸价格 6.答复价格并告知细节 7.中国进口商询盘 8.报同类产品虚盘 9.提供代用品报盘 10.传真报实价 11.最优惠报价 12.中国出口商报盘 13.国外出口商回复询盘 14.答复网上询盘 15.报虚盘 16.报实盘 17.折价优惠 18.回复只能维持现价

19.加价前优惠大客户 20.还盘函 21.返还盘函 22.接受价格函 23.涨价通知函 24.说明涨价原因 25.询价函 26.对询价函的回函 27.价目表范例 28.回函拒绝还盘 第五节订货 1.订单样本 2.电子邮件订单 3.正式订购函 4.附寄订单的信函 5.通知接受订单 6.确认订单 7.试购函 8.确认收到订单 9.使用现金支票下订单 10.使用交货付款方式下订单 11.使用信用卡订货 12.通知有货,准备发运

13.通知订货方暂无存货 14.通知无法供货 15.通知不能供全部货物 16.建议同类型其他产品 17.无法接受替代品 18.拒绝接受订单 19.对货物满意,再一次订货 20.索取样品函 21.同意送付样品函 22.回函拒绝送付样品 23.订货函 24.回函接受订货46 25.拒绝订单并推荐代替品 26.催促下订单 第六节付款 1.付款条款 2.开立汇票以支付装运费 3.要求变更汇票日期 4.要求对方开立包括各种费用的汇票 5.要求连同汇票寄来装船文件 6.同意变更汇票的付款条件 7.要求寄送装运的汇票及提单

8.通知对方愿意接受汇票 9.通知接受汇票,并要求迅速履行订货 10.要求接受汇票并付款 11.提议变更付款条件 12.建议使用见票后30天应付的信用证支付 13.要求更易于接受的付款条款50 14.答应改变付款方式 15.要求银行开立信用证 16.索取形式发票 17.寄送形式发票 18.付款通知 19.告知付款账户 20.通知收到付款 21.回函拒绝对方付款方式 22.接受对方付款方式 第七节催款 1.提醒欠款事宜 2.询问还款事宜 3.客气的催款函 4.询问未果,再次请求还款

商务信函常用语大全

商务信函常用语大全 ● 敬上 谨致问候 Yours (very) truly, *用于商业。 谨致问候 Sincerely yours, *稍带亲近的感觉,用于商务信函或给朋友的信中。 谨致问候 Cordially, *稍带亲近的感觉,用于商务信函或给朋友的信中。 谨致问候 My best regards, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。 谨致问候 With best regards, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。 谨致问候 The very best to you, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。 谨致问候 Best wishes, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。 ●请求回函 如能尽早回复,我们将不胜感激。 We would appreciate an early reply. *比较直率的表达方式,要注意是发给谁的。 我们期待着您满意的回答。 We look forward to your favorable reply. *也可用于客人。favorable 表示“好意的,喜欢的”。 我们盼望着不久能听到您的回音。 We look forward to hearing from you soon. 如果就此事您能尽早回信的话,我们将衷心感谢。 Your prompt attention to this matter will be appreciated. *prompt “迅速的,敏捷

的”。 Your prompt attention in this matter will be appreciated. 回信请寄到上述地址。 Please write us at the above address. ●请多关照 我们希望您能…… We hope that you will... 在此方面如果能够得到您的合作我将非常感谢。 Your kind cooperation in this respect is greatly appreciated. Your kind cooperation on this issue is greatly appreciated. 我们希望能够继续得到你们的合作和支持。 We hope we can count on your continued cooperation and support. *只限用在对方比较熟悉的情况下。count on “指望”。 我们期待着您的…… We look forward to your... 我们确信我们的请求将…… We trust our request will... *trust 包含了hope(希望)和believe(相信)两个词的意义。 ●表明热情、诚意;要求合作 我们期待着当……的那一刻。 We are looking forward to the time when... 请您不必客气,尽管与我们联系。 Please do not hesitate to contact us. *hesitate “犹豫,踌躇”。 Please do not hesitate to call us. 我们渴望在……方面给您以援助。 We are always anxious to assist you in... *be anxious to “渴望,想……”。 We are always willing to assist you in...

商务信函咨询中文

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turesandtomakepurchasesofdecorativefabricsforthecom ingseason.weshallbemostgratefulifyouwillintroducehi mtoreliablemanufacturersandgivehimanyhelporadvicehe mayneed.Yoursfaithfully尊敬的先生/小姐,我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周,他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。如能介绍他给可靠的生产厂家,向他提供所需的任何帮助或建议,我们将不胜感谢。您诚挚的 第二种、约定Appointments 实例之一: Dearmr./msmr.Johngreenourgeneralmanagerwillbeinpari sfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyousayonJune3a t2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.pleasele tusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnotwhattimeyou wouldsuggestYoursfaithfully尊敬的先生/小姐我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎,有关在那开样品房的事宜,他会于六月3日下午2:00点拜访您。请告知这个时间对您是否方便。如不方便,请建议具体时间。您诚挚的 以下为回信范文 Dearmr./msThankyouforyourletterinformingusofmr.gree n’

《27种常用英文商务信函》

27种常用英文商务信函 1请求建立商业关系 Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address fro m Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business re lations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and q uotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply. Very truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址,特此修函,祈能发展关系。多年来,本公司经营鞋类进口生意,现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。如价格公道,本公司必大额订购。烦请早日赐复。此致 2.回复对方建立商业关系的请求 Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relat ions with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cov er, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevo cable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us. 本月16日收到有关商务关系的来函,不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。如欲订货,请电传或传真为盼。此致敬礼 3.请求担任独家代理 We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers. We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen. Until now , we have been working with your textiles department and our colla boration has proved to be mutually beneficial. Please refer to them for any information regarding o ur company. We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotio n of your products in Bahrain. We look forward to your early reply. `本公司担任多家厂家的独家代理,专营精制棉织品,包括各灯家用亚麻制品,行销中东。与贵公司向有业务联系,互利互作。贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。盼望能成为贵公司独家代理,促销在巴林市场的货品。上述建议,烦请早日赐复,以便进一步联系合作。此致敬礼

商务邮件范文

写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,精品学习网总结了几方面的内容,希望对您写中文商务信函有借鉴作用。 中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括: ①向收信人问候; ②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等; ③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重; ④提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。 通知:

中文商务信函

中文书信主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。 1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如:“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。(顶格写,后面加冒号。) 2、启词启词是信文的起首语,可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为××事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。(在称呼下面另起一行,前空两格!) 3、正文正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。(在启词下面另起一行空两格。) 4、酬应过渡正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。(过渡一下更符合礼仪规范) 5、祝颂词书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等,有时,往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 6、签署书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。(通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。 7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。) 用词要准确,不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确,常常会使对方引起误解,甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时,不要用“大量”、“许多”一类词语,应具体说明数量。同样,报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”,而应说明具体价格为多少,用何种货币,怎样结算,有没有各种附加收费,尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信,最好说明那封来信的日期、内容、编号,不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等,因为来信可能不止一封。

商务信函范文

商务信函范文 篇一:12种商务信函范文 第一种、介绍信Letters of Introduction 实例之一: Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐, 现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。 我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助,并非常高兴施以回报。您诚挚的 实例之二: Dear Mr. / Ms, We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need. Yours faithfully 尊敬的先生/小姐, 我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周,他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。 如能介绍他给可靠的生产厂家,向他提供所需的任何帮助或建议,我们将不胜感谢。 您诚挚的 第二种、约定Appointments 实例之一: Dear Mr./Ms, Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest. Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐 我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎,有关在那开样品房的事宜,他会于六月3日下午2:00点拜访您。

中文商务信函范文

中文商务信函范文 写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,精品学习网总结了几方面的内容,希望对您写中文商务信函有借鉴作用。中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。 (1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。 (2)正文 信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括: ①向收信人问候; ②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等; ③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重;

④提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾 结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致 ”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。 (4)署名 署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。 (5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。 通知: 本厂已迁移到上述地址, 特此通知。 I inform you that I have now removed my factory to the above address. 我方已在本市开设贸易与总代理店, 特此通知。同时,

商务信函范文信头

竭诚为您提供优质文档/双击可除 商务信函范文信头 篇一:商务信函的格式和范文 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴,是指企业与企业之间,在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 〔一)语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业 领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的,所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”,信函读起来使人感到非常热情、友好,就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函,还是善意的劝说函,或者购买函,完

全可以通过信函中的语气、语调来表现。 (二)内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以,商务信函要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。用简洁朴实的语言来写信函,使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时,如时间、地点、价格、货号,等等,要用语精确,使交流的内容更加清楚,这更有助于加快商务活动的进程。 (三)态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么,都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与你通话,他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语,而是体现了一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。 (四)主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性,一般要求专文专事,内容集中单一,围绕公务,突出主旨。 (五)格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语言书写,在文法和书写格式上也要符

商务信函写作范文

研究生课外作业 课程名称商务英语 研究生姓名 班级MEM 苏州班 学号 任课老师职称副教授 所属学院管理学院 专业工程管理 作业题目商务写作(商务信函)

商务写作(商务信函) Practice: write a letter of complait according to the following ad and handwritten notes.

Dear Director: I am a student of C&S English Center. I am writing to complain about your poor service against your advertisement. In the first place, you promise to have Experienced and highly-qualified teachers, but in fact,the teacher is poor. In addition, you offer the personal placement for our year-long customers, but the test result is not accurate. In the third place, you will arrange the foreign teachers according to our time, but they did not arrive classroom on time. In the fourth place, the Mini-test every month should be extra charged. In the fifth place, English Movie + Culture Teaching become movie viewing only. In the sixth place, nearly 20 students were in my class which are much more than Maximum 10 students. The last one place, we will have a gift with good quality of note book, but finally, we find the quality is very pool. I appreciate it very much if you could improve your service, preferably according to your commitment for the services, and I would like to have this matter settled within two days. It will be nice for you to conduct investigation at your end and reply to us. Yours sincerely,

八种经典中英文商务信函范文

八种经典中英文商务信函范文 第一种、介绍信Letters of Introduction 实例之一:Dear Mr. / Ms.This is to introduce Mr. Frank Jones our new marketing specialist who will be in Lond onfrom April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy toreciprocate.Yours faithfully尊敬的先生/小姐,现向您推荐我们的市场专家弗兰克琼斯先生。他将因公务在四月15 日到四月中旬期间停留伦敦。我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助,并非常高兴施以回报。您诚挚的实例之二:Dear Mr. / MsWe are pl eased to introduce Mr. Wang You our import manager of Textiles Department. Mr.Wang is spending three weeks in your city to d evel op our business with chief manufacturesand to make purchases of d ecorative fabrics for the coming season.We shall be most grateful if you will introduce him to reliabl e manufacturers and give himany help or advice he may need.Yours faithfully尊敬的先生/小姐,我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周,他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。如能介绍他给可靠的生产厂家,向他提供所需的任何帮助或建议,我们将不胜感谢。您诚挚的 第二种、约定Appointments 实例之一:Dear Mr./Ms Mr. John Green our General Manager will be in Paris from June 2 to 7 and woul d like to come and see you say on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sampl e room there. Please l et us know if the time is convenient for you. If not what time you woul d suggest Yours faithfully尊敬的先生/小姐我们的总经理约翰格林将于六月2 日到7 日在巴黎,有关在那开样品房的事宜,他会于六月3 日下午2:00 点拜访您。请告知这个时间对您是否方便。如不方便,请建议具体时间。您诚挚的 以下为回信范文Dear Mr. / Ms Thank you for your l etter informing us of Mr. Green’s visit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards our manager is now in Cairo and will not be back until the second half of June. He woul d however be pl eased to see Mr. Green any time after his return. We l ook forward to hearing from you. Yours faithfully尊敬的先生/小姐谢谢来函告知我方六月2-7 日格林先生的来访。不巧,我们的总经理艾得华先生现正在巴黎,到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。希望收到您的来信。您诚挚的Back to Top 实例之二:Dear Mr/MsI represent the W/P El ectronics Company in Dallas and will be in

商务信函常用词汇

5.3 Words and phrases used in the 1.be interested in “be interested in”这一短语在日常英语中表示的是“对某事感兴趣”,但在外贸信件中,这一短语被广泛应用,并逐渐获得了一种新的含义。在不同的上下文中,很难用“对... 感兴趣”这种一刀切的译法,否则,译文常常可能文理不通。 1)We would be interested in receiving your inquiries for all types of Electric Goods. 我们欢迎贵公司来函询购各种类型的电器产品。 2)Should you be interested(if you are interested in) in supplying(supply goods), we would be more than(very) pleased to enter into(establish) business activities with you. 如果贵公司有意供货,我方将十分乐意与贵公司建立贸易联系。 3)We are interested in(欢迎) your “Sea Gull” brand woman’s wrist watches and shall be glad if you should make us an offer(报盘) for 1000 pieces with details. 我们欲购贵厂海鸥牌女装手表,请报1000只详盘。 从以上三个句子可以看出,“be interested in”不仅仅表示对某事的一种“兴趣”,而且还明确的表示做某事的“意向”。当然,我们并不是说不能将“be interested in”译成“对... 感兴趣”,只是提醒读者,翻译时应根据不同的上下文,恰当措辞。 2.Appreciate appreciate一词在外贸信件中广为应用,其基本意义为“感激”。它既可用于主动语态,也可用于被动语态,并且还有相对固定的格式,常用来表示一种委婉的请求。 1) We highly appreciate your effort in pushing the sale of our slippers. appreciate sth.通常事情已经完成 承蒙贵方大力推销我方拖鞋,不甚感激。 2) We would appreciate(please) your sending us a catalogue of your Rubber Boots together with terms of payment and the largest discount you can allow. appreciate doing没有完成,委婉的请求。 请寄橡胶鞋目录一份,并注明付款条件及最大折扣。 3)I would very much appreciate it if you could take our suggestion into consideration. 若对方能采取我方建议,我方将不甚感激。 4) We shall appreciate it if you will forward(please send) the following goods to the above address at your earliest convenience(as soon as possible). appreciate it if/ be appreciated 请将下列货品尽快寄至上述地址。 5)Your inquiries for all types of electric goods would be appreciated. =be interested in 欢迎来函询购各种类型的电器产品。 6)Houses in this area have all appreciated since the new road was built. 自从新路建成,该区房价扶摇直上。 7)Because the company has been making large profits the market value of its shares is appreciating. 该公司一直非常盈利,其股票市值正趋上升。 3. be subject to 1) The treaty is subject to ratification批准. 本条约未经批准无效。(双重否定) 2)This contract is binding subject to the fulfillment of the following conditions. 2, 6, 7一组 本合同须满足下列条件方始生效。

商务来往信函范文

商务写作 (B u s i n e s s W r i t i n g) 一、商务信函概述 一、正确的观念 1.商务信函是一种“推销”函 商务信函是一种常用的商业联系媒介,实际上商务信函是一种“推销”函,写信人总是在推销着什么,或是物品、或是服务等。 要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识,掌握好法规和条款等,还应具备扎实的语言基础,熟悉信函的书写形式和行文要求。 2.商务信函的基本特点 商务信函书写的重点应放在“效率”上,应易读易懂;语气真诚、友好、客气;语言简短、朴实、自然;内容清晰、准确、具体;行文正确、完整。 3.商务信函无定律 好的信函并没有固定不变的写作模式,因人而异。写信时,应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。 二、应用原则 1.“挨达”AIDA原则:在拟就一封商务信函时,应首先考虑的原则: A— Attention 注意 I— Interest 兴趣 D— Desire 意愿

A— Action行动 个“C”的行文原则 明晰Clearness 具体Concreteness 简洁Conciseness 诚意Conscientiousness 正确Correctness 个性Character 礼貌Courtesy 完整Completeness 体谅Considerateness 优美Concinnity 三、商务信函的构成要素 1.信头(Letterhead) 是指发信人所在公司的名称和地址,通常是预先印制好的,一般位于信纸的正上方。 内容包括:电话号码、电报挂号(Cable Address)、传真(Fax)和电传(Telex)号码、信件编号或索引号码以及写信日期。 例如: 英国—— date/month/year 27 February,2008 美国—— month/date/year February 27,2008 2.信内地址(Inside Address) 即收信人的姓名和地址,通常是在日期下面隔两行,位于书信正文的左上方。 3.称呼(Salutation)

商务公函格式范文

商务公函格式范文 中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函 ××大学: 近年来,我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩,建立了良好的协作基础。为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见: 一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略) 二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略) 三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略) 四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。(略) 五、加强图书资料和情报的交流。 以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。特此函达,务希研究见复。 中国科学院××研究所(盖章) ××年×月×日 函 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 函的特点: (一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。 (二)灵活性。表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。 (三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。 函的分类: 函可以从不同角度分类: (一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 (二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 (三)另外,从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。 函的结构、内容和写法:

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