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无纸化办公应用功能介绍

无纸化办公应用功能介绍
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1.1 打印功能

1.1.1固定、相同或类似格式文件

文件提供方将相同或固定格式文件、单据等上传生成文件模版,在此模版上可以输入其它差异化内容,也可直接使用系统新建文档功能新建文档并输入相关内容,完成后进行保存;如果该文件需要文件接收方对内容进行确认,可以通过电子手写板、指纹、短信息、验证码、电子显示屏、电子签名、语音、密码、视频等形式进行。接收方确认后,文件提供方通过本系统的软件打印功能,将该文件打印成不可编辑电子文档后保存于系统中并生成此电子文件识别码,识别码包括文件链接、编号、条码、二维码等形式。识别码生成后,文件提供方将此识别码通过短信息、电子邮件、二维码、即时通讯工具、本软件1.4中的传送功能等形式发送给接收方,也可通过本软件1.4中的传送功能或其它形式将包含识别码的电子文档发送给接收方。如果在生成文件过程中需要接收方提供证件、文件等证明文件时,接收方可以通过本软件1.2所述的复印件功能进行调取,如需签章,可调用本软件中的1.3的电子签章功能。接收方日后可通过该识别码,在文件提供方的查询系统中查询对应文件内容。

1.1.2非固定格式文件

在输入相关内容后进入本软件的打印系统,自定义文档的各类属性,如需签章,可调用本软件中的1.3的电子签章功能,打印并生成具有识别码的不可编辑的电子文档,如需发送,可通过本软件1.4中的传送功能将该文件实时传送给内部或外部接收者。

1.1.2打印文件的管理

在每一次文件生成后,系统会自动记录文件的制作者、制作时间,主题等信息形成文件管理记录,并生成唯一的文件识别码,方便管理者日后的文件管理。

1.2 复印件功能

复印件功能,也可称之为“扫描件功能”或“电子复件功能”,在此,以“复印件功能”进行说明使用方法。

1.2.1复印件及识别码的生成

1) 将文件、证件的原件扫描或拍照;

2) 上传扫描件或图片;

3) 系统检测扫描件或图片是否合格;

4) 如果上传文件不合格,则用户需要重新开始步骤1),2),3);

5) 如果上传文件合格,系统将会自动生成识别码,识别码包括文件链接、编号、条码、二维码等形式。

6)识别码生成后,系统通过短信息、电子邮件、二维码、即时通讯工具、本软件1.4中的传送功能等形式发送识别码。

1.2.2 使用该文件

在取得识别码后,可以通过以下方式使用识别码对应的文件

1) 文件所有者直接登录系统提取文件;

2) 他人或组织需要使用该文件时,文件所有者将对应的识别码提供给对方,对方通过识别码提取对应的文件;为防止非授权用户访问该文件,复印件所有者可设定相应的授权码,只有授权码正确才可以访问和提取,否则不能访问和提取;

3) 用户也可通过本软件1.3中的电子签章功能在授权其他组织或个人使用该复印件时对该复印件进行签注,签注内容包括授权使用的对象,使用范围,使用时间等信息;

4) 用户也可通过本软件1.4中的传送功能将该复印件发送给其它组织或个人使用。在条件许可时,证件、单据等的副本,复印件可直接由持证人向发证机关、部门申请生成使用识别码,持证人在授权第三方使用时,第三方可直接从发证机关、部门提取证件,单据等的电子文档,无需持证人像目前这样将证件、单据等扫描、拍照,上传。

1.2.3 文件的管理

在每一次文件提取后,系统会自动记录文件的提取人、提取时间、提取地点、提取用途、是否授权、是否成功提取等信息形成文件使用记录,所有者可以通过查阅使用记录可以方便的管理复印件,防止复印件被未授权使用。

1.3 电子签章功能

1.3.1电子签章的生成

1) 对现有签章扫描或拍照并上传到本软件系统中,如不需要现有的签章,可直接进入下面步骤2);

2) 输入电子签章所有者的信息,选择签章定制内容,也可在此添加批注、意见、建议等信息,形成特定的批阅签章;

3) 根据电子签章的具体使用情况,输入区别性的信息,防止误用,错用;

4) 电子签章功能根据以上信息,生成电子签章;

1.3.2电子签章的加密防伪

根据1.3.1中所输入的信息,电子签章功能使用特有算法对电子签章信息进行加密并生成特别的识别码或识别符号并通过显性或隐性方式出现在在电子签章上:

1) 显性方式:识别码或识别符号直接显示在签章上;

2) 隐性方式:识别码或识别符号隐含于签章中,通过人眼无法直接识别,通过电子签章功能识别后可显示。

1.3.3 电子签章的授权使用

电子签章所有者除了自己使用电子签章外,还可以通过本软件1.4中的传送功能或其它方式将生成的电子签章识别码发送给授权组织或个人提取使用,为防止识别码泄露导致的安全风险,电子签章所有者在授权时还可设置动态授权码来加强安全防护;同时,电子签章所有者在授权他人或组织提取签章时,还可设置限制信息,包括使用次数,使用时间,使用范围等,超出设置限制时,电子签章无法使用。

1.3.4电子签章的管理

在电子签章管理方面,电子签章的每一次使用,都会生成不同且唯一的识别码或识别符,电子签章所有者只需将识别码或识别符号输入本电子签章系统,即可查看该签章的具体信息,包括使用者,签章时间,签章地点,签章文件名称等,每次签章完成后,系统自动备份签章过的文件以便日后核查。对于每个签章,从生成开始会详细记录其每一次的使用状态,当电子签章所有者或系统自动巡查发现相同或重复的识别码时,即可判定其为未授权或超范围使用签章,此时,签章所有者可采取相应措施,包括:1)若未授权使用方在本系统内,签章所有者可通过一定程序作废未授权签章;并通过本软件的消息功能警告未授权使用者;2)若未授权使用方不在本系统内,签章所有者除通过本软件的消息功能或其它形式警告未授权使用者外,还可通过本软件的签章更新功能,升级现有签章识别码。

1.4传送功能

1.4.1传送功能的设定

在使用传送功能之前,使用者先需要设定接收方的接收信息,包括名称,组织代码,证件号码,接收地址,联系方式等,设定完成后点击保存,系统会自动将该接收方信息保存在通讯录中,下一次可从通讯录中直接选择该收件人,在通讯录人员过多时,也可通过输入该接收方的关键字信息快速选定接收方。当需要传送敏感或保密信息时,发送者可以设定访问密码,接收方在打开文件时需要输入正确的密码。

1.4.2 传送文件的选择

通过文件选择按钮,使用者可选择需要传送的文件,可以包括:

1) 本软件1.1中打印功能生成的电子文件;

2) 本软件1.2中的复印件;

3) 本软件1.3中电子签章功能生成的电子签章;

4) 本软件1.1,1.2和1.3中文件的识别码;

5) 本软件之外的其它任何类型的文件;

选定需要发送的文件后即可发送,发送时,可选择即时发送或定时发送功能。

1.4.3 模板功能

对于表格,单据,合同等有固定,相同或类似格式的文件,或经常需要用到的联系人,可以利用系统的模板功能创建模板实现文件快捷发送。

1) 点击模板新建功能;

2) 上传现有模板或自定义格式内容;

3) 点击保存,系统根据设定内容生成模板。

1.4.4 流程类文件的传送

对于传送的文件,需要多人,多部门,多组织处理时,可调用1.4.3的模板功能,保存常用接收方信息后,可以生成流程文件模板,此后每次调用,输入差异化内容后,可以实现快速发送的功能。文件将自动传送给需要处理的下一个节点,与此同时,其它节点也可以看见该流程文件的存在,但是对流程文件未到本节点时,本节点的操作权限可根据实际情况在流程模板设计时定义,分为以下三类:1、流程文件未到本节点时,本节点只有阅读权限,了解该文件的存在,文件处理到达自己所属节点后才有权操作处理;2、流程文件未到本节点

时,本节点有操作处理权限,可直接操作处理该流程文件;3、流程文件未到本节点时,本节点有部分操作处理权限,即可对部分内容加以操作处理。本软件这样设计避免了其它类型流程软件的“串行”设计缺陷,即只有当流程文件到达自己节点时才知道文件的存在或才有权处理的情况,并且可以互相监督,明白流程文件到了哪个节点,处理耗费了多少时间;需要多人,多部门,多组织处理的事项,其他人、其它部门、组织可以提前介入,“并行”同时处理,这样的设计,可大大提高流程文件的处理效率。对于每个节点对文件的反馈,都会形成1.4.5中所述的详细记录,并可以根据该记录评估此次流程文件处理效率的高低,还可以通过统计特定时段的效率,来做总体效率评估。

1.4.5 文件状态反馈

文件状态包括未发出、已发出、对方未收取,对方已收取,对方未阅读,对方已阅读,对方已处理等。当选择完成需要发送的文件后,传送系统会自动保存当前操作,如遇意外文件未成功发出,文件状态会显示为“未发出”并显示上次操作时间;文件成功发出后,文件状态将显示为“已发出”并显示发送时间;同时系统自动向接收方通过预定联系方式包括短信、本系统的消息功能、其它即时通讯工具发出新文件通知,提醒查阅文件,当接收方打开文件后,文件状态将显示为“已提取”并记录提取时间;当接收方阅读后点击完成或关闭,文件状态将显示为已阅读并记录阅读完成时间;所有状态变化及操作时间会实时记录形成传送文件状态记录。

1.4.6 传送文件的转发

接收方在收到文件后可对收到的文件进行转发,操作如下:

1) 点击“转发”;

2) 选择或设定需要接对象;对于经常性的或固定的接收人,通过设置默认接收人的方式实现快捷转发;

3) 如需对该文件添加批注、意见、建议或签章,可调用本软件1.3中的电子签章功能;

4) 确认无误后点击“发送”。

1.4.7 文件自动归类

当传送多个文件时,发送方和接收方可进行相应的设置,设置后系统会自动将发送和接收到的文件进行归类,也可自动存储于指定目录下。

完美实现无纸化办公原笔迹手写签批

完美实现无纸化办公原笔迹手写签批 广州磐信计算机科技有限公司是一家专业手写签批输入设备产品的生产厂家及方案提供商,旗下品牌凡拓液晶手写屏一直致力于为客户提供最优秀的无纸化办公手写签批设备以及解决方案。 由于无纸化办公能大量减少了纸张的使用,极大地起到了“节能环保、低碳减排”的作用,目前作为用纸量巨大的各行业营业厅无纸化手写签批解决方案和手写屏产品的推广和应用,又使我国的“节能环保、低碳减排”的步伐迈上了一个新的台阶。 事实上,无纸化办公不仅是顺应当前低碳经济发展的需要,更是一种必然趋势,综观欧美一些发达国家正是成功运行了无纸化办公,才使得行政效率达致迅捷化、环保化、服务化为一体,凸显政通人和的魅力。 因此,全社会的无纸化进程已成为一个不可逆转的信息化发展潮流。 而随着无纸化签批应用的不断增加,凡拓品牌的手写屏、签名数位板越来越多应用在通信系统,金融系统,政府办公、企业办公等无纸化办公手写签批应用领域。 凡拓手写屏主要功能: ●绘画、手写签字、电子批注功能:具备1024级压感、4000LPI读取分辨率、200点/秒传输速度,笔触轻柔,笔画大小浓淡随心所欲。 ●软快捷键功能:通过软件实现页面内容缩小、放大、上/下翻页功能 手写模块功能: 可实现高达1024压感级别、4000LPI、200点/秒的手写输入数据采集,实现真迹签名。

凡拓10寸手写屏在无纸化办公的手写签批演示 凡拓15寸手写屏在无纸化办公的手写签批演示 凡拓签名数位板 凡拓签名数位板在无纸化办公的手写签批演示效果 总结:使用凡拓无纸化手写签批设备可以极大的减少纸张的使用成本,高效的完成业务流程并实现业务单据全程电子化档案管理,实现了低成本、低风险、高效 率的运营。

浅论办公自动化的优势与不足

浅论办公自动化的优势与不足 张雄飞 黔南民族职业技术学院管理系08文秘班 【摘要】计算机的发明与使用改变了世界的结构,办公自动化的应用改变了办公的模式,提高了工作的质量和效率。办公自动化技术的发展将使办公活动向着数字化的方向发展,最终将实现无纸化办公。在方便、快捷的办公过程中,电脑办公也释放了疏忽隐藏的缺点。办公人员应掌握运用优点、发现缺点、维护不足之处。 【关键词】办公自动化优点缺点维护 办公自动化是现代科学技术发展的成果之一,它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术,通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和上下级之间的联 系工作。它的实现不仅使办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化,提高了工作效率,而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识,这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验,提高业务素质。人非圣贤,孰能无过。这世上那有十全十美的人和事呢?万事万物不可能无中生有,办公自动化也并非凭空捏造,而是随着计算机的普及应用慢慢衍变而来。那么实现的无纸化办公也具有一定的优缺点,我们更应该运用优点,完善缺点。 一、计算机的重大发明与应用 20世纪计算机的重大发明与应用使电脑成为人们的学习工具和生 活工具。借助家用计算机、个人计算机、计算机网、数据库系统和各

种终端设备,人们可以学习各种知识,获取各种情报,处理各种生活事务(如订票、购物、存取款等),甚至可以居家办公。越来越多的人的工作、学习和生活中将与计算机发生直接的或间接的联系。越来越多的人们的工作、学习和生活中将与计算机直接或间接的联系。运用计算机我们可以实现资源共享、信息传输与集中处理、负载均衡与分布处理、综合信息服务、收发电子邮件、网上交易、视频点播、联机会议(视频会议)等。计算机的发展和应用已不仅是一种科学的技术现象而且是一种政治、经济、军事和社会现象。计算机在各行各业中的广泛应用,常常产生显著的经济效益和社会效益,从而引起产业结构、产品结构、经营管理和服务方式等方面的重大变革。计算机是人类大脑的延伸,可代替人脑的若干功能并加以强化。古老的数学靠纸和笔运算,现在计算机成了新的工具,数学定理证明之类的繁重脑力劳动,已可能由计算机来完成或部分完成。利用计算机进行定量研究,不仅在自然科学中发挥了重大的作用,在社会科学和人文学科中也是如此。例如,在人口普查、社会调查和自然语言研究方面,计算机就是一种很得力的工具。 二、办公自动化的优点 (一)、传统办公与办公自动化的区别 办公自动化只是计算机应用领域的一个方面。机关事业单位正慢慢由传统模式办公过度到办公自动化模式方面。在过度期间,办公自动化慢慢融入到传统办公模式中,成为主流。传统的办公系统和现代化的办公自动化系统的最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同,传统的办公系统利用纸张记录文字、数据和图形,利用照相机或摄象机

关于推行无纸化办公的实施方案

关于推行无纸化办公的实施方案 (试行) 各基层队,站,机关各办公室: 随着现代计算机技术、网络技术、信息技术的逐渐发展和普及,为进一步节约资源,倡导低碳的办公理念,提高办公效率,根据最近几年采油厂连续几年消耗材料逐年下降10%的客观实际,面对愈来愈多的各种打印材料,经研究决定,在全矿范围内将逐步推行无纸化办公,现将相关事项通知如下: 一、无纸化办公的实施要求 1.根据最近几年采油厂对消耗材料的费用每年减少10%的基础上要求各基层队、站,机关各办公室减少计算机的材料打印,除确实需要打印外,其他应该减少或取消打印,消耗材料应该由专人领取和负责,坚决做到“绝不浪费一张纸” 2.所有计算机用户都应该注册、安装采油厂的“腾讯通”,管理局的“既时通”,局域网内的“飞秋”中的任何一款或多款,实现网内的无纸化办公交流平台,各级各类上、下公文均以电子文本形式在“腾讯通”交流平台上进行传输。各办公室人员负责查看各自计算机上“腾讯通”信息,并及时传达。 3.各基层队,站都要创建自己的“电子仓库”共享平台,单位内部所有各种材料都存储在一起,实现单位部门间的信息交流和共享,单位内部交流不允许也不需要纸张传递信息,机关各办公室人员可以充分应用我矿的“系统仓库”来传递各种信息 4:学会和掌握“远程桌面连接”,“远程协助”,pcanywhere,等各种工具来获得远程信息,这样获得的信息既全面又快捷,凡是从网络中能够获取的信息,一般不允许打印传递,现代化的各种传递手段丰富多样,掌握这些信息不仅是实现“无纸化”办公所必需的,也使我们无至于在滔滔信息化洪流中被“out” 5:现在采油厂已经创建了内部的手机短信平台,要求各单位充分利用这个平台来发送和传递各种生产信息,作业信息,安全提示,活动发布等,这种信息既方便又快捷,手机的各种功能也越来越强,有好多东西完全可以实现既时了解,既时决策,事实上,固执“有纸化”,这已经严重落伍。 6.目前管理局的网络办公系统现在正在逐步推广,上、下文件、各类通知、检查通报、政策文件都在办公平台公告栏或共享文件中刊登,一个无纸化办公的时代即将到来,今后各种信息都可以从网络中查询得到,而且丰富的曲线,柱形图等各种表现形式更加丰富,所以“无纸化”办公事在必行,因此我们必须学会网络带给我们的优势,适应无纸化办公时代的来临。 7:我矿消耗材料现在已连续几年以每年递减10%数据递减,而且面对越来越多的信息设备绝对数量的猛增,面对越来越多的设备维修,我们已经没有办法再延续原来的机制,只能再次强制我们一定要逐步走向“无纸化”。 二、保障措施 1.加强领导,强化责任。建立各基层单位为第一责任人,各单位计算机管理员为具体负责人的管理体制,切实加强对无纸化办公的组织领导。计算机管理员要担负起公文传输、网络维护、电脑管理等重要职责,在上班时间确保计算机正常开机,及时进行公文传输。 2.严格要求,加强督查。各单位负责人要认真组织,严格要求,确保无纸化办公工作有序进行。

办公自动化综合应用

第八单元综合应用 8.1 第1题 【操作要求】 打开A8.DOC,按照样文8-1设置文档格式。 1.选择性粘贴按照样文8-1A,将KSML1\KSWJ8-1.XLS以Excel对象的形式复制到A8.DOC文档中。 2.文本转换表格按照样文8-1B,以“空格”为文本分隔符,将文本8-1转换成为8列8行自动套用“简明1”格式的表格。 3.表格转换文本按照样文8-1C,将表格8-1转换成文本。 4.记录(录制)宏在Excel 中新建一个文件,文件名为A8-A.XLS,保存至考生文件夹;在该文件中创建一个名为A8B1的宏,将宏保存在当前工作簿中;使用Ctrl+Shift+Z作为快捷键,将选定行的高度设为21.75。 5.邮件合并打开KSML1中的文件KSWJ8-1A.DOC,“另存为”考生文件夹中,文件名为A8-B.DOC;按照样文8-1D,以A8-B.DOC为主文档,以KSML3中的文件KSWJ8-1B.DOC为数据源,进行邮件合并,结果“另存为”考生文件夹中,文件名为A8-C.DOC。

8.2 第2题 【操作要求】 打开A8.DOC,按照样文8-2设置文档格式。 1.选择性粘贴按照样文8-2A,将KSML1\KSWJ8-2.XLS以Excel对象形式复制到A8.DOC文档中。 2.文本转换表格按照样文8-2B,以“空格”为文本分隔符,将文本8-2转换成为9列11行自动套用“简明2”格式的表格。 3.表格转换文本按照样文8-2C,将表格8-2转换成文本。 4.记录(录制)宏在Excel 中新建一个文件,文件名为A8-A.XLS,保存至考生文件夹;在该文件中创建一个名为A8B1的宏,将宏保存在当前工作簿中;使用Ctrl+Shift+Z作为快捷键,将选定列的宽度设为12.38。 5.邮件合并打开KSML1中的文件KSWJ8-2A.DOC,“另存为”考生文件夹中,文件名为

无纸化办公的分析及实施方案

实行无纸化办公的建议 及实施方案 近年来,随着我公司的业务不断开展,在日常工作中各种纸质单据、文件、档案的使用量和使用频率越来高,公司的运营成本也在不断增高,而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理,无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用,计算机网络日益普及的情况下,为适应现代化企业发展的需要,节约办公成本,提高办公效率,倡导“低碳、环保、绿色”理念,我建议公司着手推荐“无纸化办公”进程。 一、无纸化办公的好处 1、有效地提高了工作效率 提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。通过无纸化办公,公司的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等等,都可以通过内部网络或OA系统(办公自动化系统)向特定对象予以发布,节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力,同时,运用电脑进行操作后,文件的存档、查找等更加方便,快捷,从而大大地提高了工作效率。 2.更好地体现了绿色环保 无纸化办公除了让大家“省力”,极大提高工作效率之外,“绿色环保”也是现在现代化企业采用网络互联办公的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公,在不知不觉中纸质文件大量减少。从小的

方面说节约了纸张也就是节约了钱,从大的方面说,符合国家提倡的绿色环保政策,为保护环境贡献一份自己的力量。除此之外,还大大减少其他如印刷、打印、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。 二、具体实施办法 结合我公司实际,建议先从公司档案管理方面率先实行无纸化,具体措施: 1、纸质档案进行统一化编码,实现中心一库的档案管理。我们可以根据业务分类,由各部门制定统一的档案分类编码,保证档案的统一性和惟一性,和电子档案一一对应,为档案在各部门之间的调用和流通,为实现业务的异地办理提供物质基础。 2、建立公司内部服务器网络,连接局域网至公司各部门,形成横向通道,为下一步衔接办公系统打好基础。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题,建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”:即配置扫描仪、数码相机等设备,将纸质文件通过扫描、拍照等科技手段使其影像化、电子化,建立“准及时”的影像系统。 3、建立档案信息安全机制。一方面要保证信息利用安全,要建立层次分明、角色明确的信息利用机制,建立档案数据的保存、迁移、及校验机制确保信息安全。另一方面要加强硬件(计算机、服务器)的安全管理和软件的安全管理。硬件方面严把信息存储介质载体质量关,做好二级备份、多级备份,为电子文件的长期保存打下基础。软件方面就是使用专门、规范的档案管理软件,通过规范管理系统、规

关于推行无纸化办公的通知

X X集团有限公司 行政【2012】第072号 关于推行无纸化办公的通知 集团各中心、各分公司及实体单位: 为提高工作效能、降低行政成本,建设信息化、节约型企业,公司决定从降低打印复印成本方面初步推行无纸化办公。结合公司实际,现将推行无纸化办公有关事宜通知如下: 1、公司各部门、各单位之间日常信息处理,提倡通过网络进行文字材料传递,提倡在电脑上编辑、修改文稿。在使用网络传递信息时需做好保密工作。 2、公司内部的各类行文,在正式定稿签批成文之前,一律不再印发纸质文件,全部通过网络(QQ或电子邮件等)以电子文档格式传递、审核、修改,待审批通过发文或因工作需要打印或复印现有文件时,必须确认清楚文件内容,文稿审校无误,按规定打印或复印,并严格按规定做好登记。 3、沟通软件使用:员工可使用QQ等沟通软件进行日常工作在线沟通和文件传递,但严禁在办公时间利用网络闲聊或传递与工作无关的文件。 4、互联网使用:员工对自己所属业务范围内可通过互联网查找资料、发布信息等,但应坚决杜绝浏览与工作无关的网页,如购物网站、游戏网页、视频网页等。 5、电子邮件:使用个人邮箱用于接收或传递工作文件时,不能随意打开来历不明的电子邮件,遇到此类邮件应将其删除,避免电脑染上病毒。 6、网络共享:员工可在公司局域网内通过网上邻居实现文件共享。员工应确保电子文件在公司局域网络中的安全性。如要共享涉密文件,须进行共享加

密,或者只添加共享人的用户名。 7、对于通过网络传输的各种文件资料,仅限于公司内部传阅,严禁擅自复制、传播,任何人擅自在网络中拷贝别人的文件,或将公司文件泄密到公司范围之外。 8、自通知下发之日起,集团各中心、各分公司及实体单位应严格按通知要求执行。 特此通知。 禧福集团·行政中心 2012年12月31日

办公自动化软件应用

第3章办公自动化软件应用 (一) 教学目的:熟练掌握文字处理软件Word XP、电子表格 Excel XP、电子演示文稿软件 PowerPoint XP的操作;了解Office XP集成应用。 (二) 教学内容:认识Word XP工作窗口,创建和编辑文档,设置文档格式,表格制作 图文混排;介绍Excel XP工作窗口,工作表和单元格,输入数据和编辑电子表格,格式化工作表,计算数据,管理和分析数据,使用图表分析数据;介绍PowerPoint XP的工作窗口,创建和编辑电子演示文稿,在幻灯片中插入多媒体对象,设置演示文稿的外观,在演示文稿中创建超级链接,幻灯片放映等内容。 (三) 教学建议:采用理论和实践相结合的教学方式: (1)课堂上操作一遍给学生看; (2)采用实验的形式让学生掌握媒体的采集和合成 3.1 文字处理软件Word XP 启动Word XP的方法: 1.从开始菜单启动。 2. 使用文档启动Word XP

双击一个Word文档的文件名即可启动Word。3.双击桌面上的Word XP快捷方式 双击桌面上的Word XP的快捷方式图标, 就可以启动Word XP了。 3.1.1 认识工作窗口 Word窗口的组成

Word XP 的启动与退出 退出Word XP 的方法: ? 单击“文件”菜单,在下拉菜单中选择“退出”命令。 ? 按Alt+F4键。 ? 单击Word 程序右上角的“关闭”按钮。 ? 双击Word 程序左上角的控制菜单按钮。 在退出Word 时,如果文档没有保存,会出现下面的提示对 标题栏 菜单栏 工具栏 编辑区 标 尺 滚动条 状态栏

办公自动化系统工作总结

办公自动化系统工作总结 篇一:集团公司办公自动化报告 关于选择使用办公自动化系统的请示 集团公司: 近期,党政办公室根据集团公司关于推进信息化工作要求,对如何选择使用办公自动化(OA)系统进行了调研、学习,现结合集团公司实际,汇报如下: 一、定位问题 办公自动化(OA)系统由数个数据模块组成,根据使用单位管理工作和业务量的涵盖范围大小,确定需研发模块的数量。办公自动化系统的信息量大小、涵盖范围由使用单位根据需要确定,也就是说使用单位想达到什么程度、对现用的其它管理软件业务纳不纳入办公自动化(OA)系统的问题? 目前,集团公司的客运结算、财务管理(电算化)、安全、机务等业务已使用专门的信息管理软件,均设有服务器,且运转正常。 二、价格问题 通常,办公自动化(OA)系统的收费按照需研发的模块数量和连线微机同时上线的数量,制定标准,一次性收取;从报价来看,几万元、十几万元到几十万元的都有。软件运

行在免费维护期后,一般按年收取维护服务费。 三、建议意见 鉴于集团公司部分管理工作已使用专门信息软件进行管理且运转良好的实际,综合考虑办公自动化(OA)系统软件的价格、办公安全、节能降耗等因素,提出如下建议意见:(一)初始阶段,办公自动化系统的数据模块不宜过多,可从公文(文件)处理、集团办公(办事)流程、相关业务链接等几个方面,委托研发6至8个数据模块,以期达到办公环节(业务)流畅、工作效能、降低办公耗材(纸张、油墨等)的效果。经过阶段性运作,待工作人员熟识、熟练掌握办公自动化系统,需要完善或因工作需要增加(并入)部分业务模块时,再行研究处理。 (二)集团公司办公自动化系统定位为内部办公局域网,使用范围为集团公司机关各处室、基层各单位,根据工作需要部分微机同时连线外网。机关各处室的微机全部联网,各单位按照每个单位2台微机联网,微机联网总量在200台左右。价格估算,从委托开发到安装使用,费用控制在10万元以内(不包括新增设备)。 以上当否,请批示。 党政办公室 20XX年月日 篇二:办公自动化实训总结

浅谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战

浅谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战 (公主岭市广播电视局,吉林公主岭136100) 我们现在的时代是电子信息技术飞速发展的时代,信息技术的发展和应用给政府和机关办公带来了全新型网络化办公方式。同时也给电子文件与传统的纸质文件办公如何融合的问题带来了新的研究课题。本文紧密结合工作实际,就网络环境下的”无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了认真研究。 标签:无纸化办公档案管理特点新挑战研究 当今计算机信息技术的飞速发展,为档案管理工作现代化提供了广泛的应用空间,同时也对档案管理工作提出了更高的要求。那么如何应用现代信息技术促进档案管理的发展,如何有效地提高档案管理效率?针对上述问题,我们就“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战的有关问题进行了研究。 一、无纸化办公的特点 办公自动化是Office Automation的缩写(简称OA系统),本意为利用技术的手段提高办公效率,进而实现办公的自动化处理。该系统是上世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。它的 产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程,使各类文件直接通过OA办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。OA办公自动化系统节约了办公经费,减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本,和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏,并呈送给相关领导进行阅批,整个过程完全实现了无纸化,省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节,大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材,既节省了人力,又节省了财力。 二、档案管理迎接的新挑战 1.档案部门参与归档工作的新挑战 办公自动化已经是无纸化办公,与以往的纸质文件归档既有相同的地方,又有不同之处。相同的地方是归档流程相同,但归档的介质有所变化,转变成电子文件,与纸质介质不同。档案管理人员怎样参与归档工作呢?还需要由档案管理部门起决定作用,档案管理部门档案种类繁多,办公自动化产生的文件只是档案部门文书档案整理归档来源中的一小部分。档案部门如果已经实现档案信息化,借助电子信息技术作为查询检索档案的辅助手段,可以将档案信息管理系统与办公自动化系统衔接起来,使用接口程序将电子文件导入档案信息管理系统的待归

关于实行无纸化办公的通知

关于实行无纸化办公的 通知 文件编码(GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968)

关于实行无纸化办公的通知 各部室、各支行: 为提高工作效能、降低行政成本,建设信息化、节约型企业,我行决定从降低打印、复印成本方面初步推行无纸化办公。结合我行实际,现将推行无纸化办公有关事宜通知如下: 一、实行无纸化办公的文件范围 从2014年4月1日起,通知、一般公文转发、公示、通报、学习材料、简报等,这些文件的传阅都将通过邮件传输。 二、其他要求 1、2014年3月28日前,各部(室)、各支行的所有员工完成加入单位qq群,用以及时传达文件传送的信息。(qq群名称:榆次融信村镇银行,群号?:107229277)? 2、各部(室)、各支行设立无纸化办公信息联络员并填写“无纸化办公信息联络员名单”,并于3月26日前将该表的电子版上报综合办公室备案。(详见附表) 3、文本形式将以邮件形式传输至各信息联络员的邮箱内。各部(室)、各支行的信息联络员负责查看各自计算机上信息,并及时传达。各类文件通知分为一般、重要、紧急三个等级。每日查询时间为:10:00、15:30。各部门接收文件后,需确认回复,例如“**部门、**支行已收到”的字样,并认真执行相关工作。?? 4、对于通过网络传输的各种文件资料,仅限于我行内部传阅,严禁擅自复制、传播,任何人不得擅自在网络中拷贝别人的文件,或将我行文件泄密到我行范围之外。 涉密文件需传递或存档时,须直接发给专人。文件禁止在公共聊天界面上传递,通过个人聊天界面传递或qq邮箱传递。各部门负责本部门电子资料管理、备份的安全责任。?

5、各部门需要存档文件,按照先考虑电子文档再考虑纸质文档的方式保存。?? 6、个别紧急事宜将通过电话方式单独通知。? 7、为了进一步优化网络办公平台,在试运行期间,欢迎大家向综合办公室提出建议和意见。 附件:无纸化办公信息联络员名单 综合办公室 2014年3月21日附件: 无纸化办公信息联络员名单 填报部门、支行:

办公自动化意义

政府要上网,企业要效益,办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必然趋势。 在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下,办公自动化对提高政府机关或企业各部门的办公效率,提高决策的科学性、正确性,提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义。 构筑企业内部网,实现办公自动化,成为许多领导和信息主管部门的主要工作。 本文总结办公自动化在内涵、软硬件技术等各方面发展历程,提出一些实施办公自动化过程中值得注意的问题,并探讨现代办公自动化系统的特点。 1.关注办公自动化内涵的变迁办公自动化,英文Office Automation,简称OA,是办公信息处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。 办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出,到现在已有了近二十年发展历史。 由于办公自动化技术的不断发展,办公自动化新产品不断的出现,办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。 最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。 接着,办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版、及输出工作,用电脑进行人事、财务等进行管理。 现代的办公自动化系统观点认为: 办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理,活动的协调,从而达到企业整体目标的过程。

传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统,无法实现信息的共享、交换、传递,无法实现单位、企业内部的协调,难以对非文本的如: 声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。 同时,传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持,难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施,更好的跟踪事务的处理过程。 因此,现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能,提供协同工作的环境。 从这个意义上说,现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。 目前成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统,较先进的Intranet/Internet(WEB)方式的办公自动化系统,都是企业数字神经系统的重要组成部分。 因此,我们在实施办公自动化时,必须注意到办公自动内涵的发展变化,清楚认识到昨日的OA不是今天的OA,明天的OA也将不同于今天的OA,要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。 用这种观点来制定办公自动化的有关规划,办公自动化才能用最少的资金,取得最好的效果。 2.办公自动化应用范围的发展一直以来,许多人对"办公自动化"的理解有误,认为办公自动化只是政府机关的事。 实际上,在市场化的经济环境中,企业面临着激烈的竞争,企业成功与否最终取决于企业人员是否可以快速、有效地协调作业。 而办公自动化系统是企业的数字神经网络的重要部分,没有一个快速反应的神经网络的协助,任何企业将难以获得长期、稳定、快速的发展。

办公自动化系统_文献综述

基于J2EE办公自动化系统的设计与实现文 献综述 专业:计算机班级:06级计1 班作者:吴莉明指导老师:涂伟一、前言 中小企业办公自动化管理系统(OA),是伴随着Internet技术在各个领域的广泛应用,和各行各业企业信息化建设步伐的加快应运而生。 当代社会已经进入信息时代,信息技术革命使社会的各个领域都发生了翻天覆地的变化,每个企业都必须紧跟时代的步伐,加强企业竞争力和提升现代化企业的管理能力,以适应整个社会的发展变化。 企业对信息需求的增长,使计算机、网络技术已经渗透到企业的日常工作中。传统的企业内信息的交流方式早已不能满足企业对大量信息的快速传递与处理的需求,中小企业办公自动化管理系统的应用满足了企业的办公网络化、自动化的管理需求,提高了企业内部的管理水平,进而全面提升了企业在市场竞争中的综合竞争力。 二、办公自动化系统的历史背景、现状和发展 办公自动化,英文Office Automation,简称OA,是办公信息处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人、机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。 办公自动化由70年代末80年代初在我国提出,到现在已有近二十年的发展历史。由于办公自动化技术的不断发展,办公自动化新产品不断的出现,办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。 传统的办公模式主要以纸介质为主,在信息革命的浪潮中,显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。 现有网络办公自动化系统和大型信息管理系统中,企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。同时企业办公主要是一个文件流转的过程,所有的

无纸化办公实施方案

无纸化办公实施方案 为节约办公耗材,提高办公效率,经市公司总经理室研究决定,公司开始推行无纸化办公,现将无纸化办公的实施要求等相关事宜通知如下: 一、适用的范围 1、文件的会签、发布、传阅 2、请示、报告、总结、计划、各类工作报表、工作方案等的呈送 3、工作任务的下达和日常工作的衔接 4、各类会议材料、会议纪要、简报等宣传资料 二、无纸化办公的实施要求 1、各部门应设立无纸化办公信息联络员并报办公室备案; 2、需多级呈签的文件,可通过综合办公平台(OA系统)进行会签; 3、各类文件应通过电子文本形式用腾讯通、电子邮箱传输,对向下发送的邮件,如发文、 工作安排、通知等,有异议或需工作衔接的,应及时回复;如未回复,则默认已收到并认可邮件,因不及时阅读邮件而产生的后果由收件人承担; 4、各部门需要存档的文件,按照先考虑电子文档再考虑纸质文档的方式保存; 5、公司全体员工应养成每天使用腾讯通以及查阅电子邮箱的习惯; 6、个别紧急事宜将通过电话方式单独通知。 为了实现学校无纸化办公方案并充分发挥校园网的作用,利用现代化办公手段,加快推进学校管理的信息化进程,提高工作效率和服务质量,建设节约型校园,学校决定推行学校无纸化办公方案。一、除上行文(请示、报告)、涉密文件以及学校规章制度、工作计划、工作安排、工作总结等只印制少量纸质文本上报或存档外,其他各类文件或文书材料,分别通过办公OA系统发布。一、各类文件、通知、信息,原则上一律使用公司OA系统、邮件、ATX和微信。 二、各类会议原则上不再发放会议手册,只印制少量纸质文本。 办公室根据校长室的批示或上级主管部门的相关要求,通过校园OA办公系统转发有关内容和要求,安排和督促相应科室及时进行处理。三、学校发布的所有通讯应做到准确、快捷,同时办公室积极推荐给上级有关单位、部门网站发布。四、学校计划、总结、周重点工作安排以及各部门计划、总结,除存档外,不再印发,一律上校园网,教职工在网上查阅。五、学校及部门工作资料除以文字档案形式留存外,还应建立规范的电子档案系统。六、全体教职工要逐渐养成上网习惯。 每天早晨上班,要首先浏览校园网,了解学校工作安排。学校临时通知还需大家相互转告。眼下,学校无纸化办公解决了办公管理的自动化、科学化、无纸化无疑成为学校实现教育现代化的重要体现。然而,由于功课/场室安排、学生德育、技能考核、教师管理等 等因素,使得学校的管理工作负担不断加重,因此,寻求有效解决方法成为各大院校的重中之重 。五、工作要求 1、从2011年3月1日起,委内呈批件及通知、通告、会议活动、领导工作日程安排等采用电子文 档流转后,机关工作人员工作日每天至少登陆两次,及时了解处理相关信息,以免延误工作。 2、为保证电子政务协同办公平台的正常运行,防止因办事环节中人员出差、出访而延误审阅、 审批时间,办公室将通过办公平台实行文件收发短信提醒。 3、委内会议通知将采用协同办公平台短信提醒,机关工作人员应每天打开门户网站查看相关信

浅谈无纸化办公信息化建设

浅谈无纸化办公信息化建设 【摘要】在现代化、信息化建设步伐日益加快的今天,新型的网络化办公日渐走进人们的日常工作中,利用信息化技术方便、快捷的特点,无纸化办公为工作效率的增加提供了极大的助力。作为传统办公方式的纸质办公在实际的工作领域中,已经逐渐跟不上时代的步伐。本文将就信息化时代背景下的无纸化办公建设谈一下简单的认识,并对无纸化办公的未来做一个展望。 【关键词】无纸化办公;信息化建设;OA系统;发展 无纸化办公是指将传统的手工书写和纸张打印融合于网络中的一种新型办公方式。通过局域网络或外部网络的连接,办公人员可以在任意时间任意地点进行共同工作,所需信息通过网络传输相互流转,提高了办公的速度和效率。 一、无纸化办公的好处 (一)提高了工作效率 对于大多数企业和机关来说选择无纸化办公系统的最主要出发点是提高工作效率、共享信息和协同办公。而采用无纸化办公以来,原本繁复的工作都可以在电脑上轻松解决。无纸化办公主要建立于内部局域网的平台上,通过局域网络连接的建立,实现了共享信息和办公协同,提高工作效率是采用这种办公方式的主要出发点。当前社会,企业规模越来越大,企业领导与员工间的沟通也变得越来越困难,而通过无纸化办公的,极大的拉近了企业中管理者与员工的距离,使管理者得以与员工直接交流,在提高了工作效率的基础上,又提高了企业间的凝聚力。 对于政府部门来说,这种办公方式同样极大地提高了工作效率,减轻了工作负担。在采取无纸化办公前,一些普通的政府发文、会议通知、惠民信息或者一些企业的简要通告、部门调整等都需要进行打印、复印,然后还要通过人员送到收件的各个部门,费时、费力、效率低,大量的时间浪费在了印发过程中。且各个部门间的信息无法及时交互,造成了诸多不便。但无纸化办公采用后,信息交流变得非常便捷,只要将原本需要印发的文件,在电脑上写出来,然后通过邮件等形式发送就可以了,使得工作效率得到了较大提高。 (二)促进了环保建设 “环保”是当今时代的主题,采用无纸化办公除了可以让工作效率得到了极大提高之外,有利于环保也是其得到广泛应用的重要原因之一。通过无纸化办公的使用,纸张的使用得到了大量减少,随之而来的印刷、装订费用也节省下来。既节省了办公费用,又促进了环保。 二、无纸化办公的建设

实行无纸化办公的建议及实施方案

实行无纸化办公的建议及实施方案 近年来,随着我公司的业务不断开展,在日常工作中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来高,公司的运营成本也在不断增高,而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理,且审核需要领导签字,办公效率低下,无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用,计算机网络日益普及的情况下,为适应现代化企业发展的需要,节约办公成本,提高办公效率,倡导“低碳、环保、绿色”理念,我部门建议公司着手推荐钉钉软件“无纸化办公”进程。 一、具体实施办法 结合我公司实际,建议从钉钉软件开发,先从公司用章审批、派车审批、报修审批方面率先实行无纸化,具体措施: 1、印章使用审批(印章带出) 依据公司规范运营、防范风险的管理规定,审批流程需要申请人直属领导、印章管理部门负责人、副总经理、总经理确认审核后,印章管理人员进行盖章操作。过程中任何一人拒绝审核通过便终止申请流程。 具体方案如下:

上下滑动选择自己的部门 填写自己的名字 使用印章的原因 盖章文件的名称 使用印章的时间 需要盖章的文件数量 点击添加多个文件名称 选择是或者否 带出印章和另外同行的小伙伴, 需为公司内人员 填写是或否,如选择否将无法通

确认审核流程说明 申请人自行确认审核申请人直属领导 确认审核 印章管理部门负 责人确认审核 副总经理确认审 核 总经理确认审核 发起与通过审核后抄送通知人

2、派车审批系统 当前我公司派车大多数采用人工填写派车单,导致审批、登记手续繁琐,办事效率低,车辆自由出入,管理混乱。手工填写派车单漏洞多、 不易查询、统计,效率低、出错率高不好管理。 具体方案如下: 上下滑动选择自己的部门 非必填项,默认不填情况下车是 返回三亚总部 必填项,选择是或否,影响到审 批人员设置 必填项,输入乘车人数,除司机 外,影响到派什么车 必填项,选择是或否,影响到审

自动化办公系统运行情况报告

OA系统运行情况调查 一、OA概述 在OA刚刚出现的时候,政府和事业单位的确是OA的主要用户,OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用,也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA 的逐步发展,企业成为OA应用的广泛对象,OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA发生了质的变化。它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。对于管理层来说,办公审批(不仅指公文,更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说,他们除日常行政办公支持外,更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程,合同审批,出差,借款,资金的审批),这些资源与信息的协同运作,才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。 二、系统上线 总裁办在2010年9月份展开了集团OA系统的上线准备工作,完成了包括服务器的安装配置、网络机房的选址、人员信息的收集及整理、各功能模块的应用设定、邮件系统配置及切换、OA系统运行测试等主要工作,集团OA办公系统在2010年9月底正式上线运行,总裁办并在系统上线后及时安排了在总部和项目公司的操作培训,方便集团员工及时熟悉及使用OA系统。 集团OA系统上线使用后,总体运行情况稳定,未出现过严重的问题或故障。 三、OA系统的使用意义 1.建立集团信息发布平台:在集团内部建立了一个有效的信息发布和交流的场 所,例如:公告、论坛、规章制度、新闻,促使技术交流、公告事项等能够

在集团内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够及时了解公司的发展动态; 2.实现工作流程的自动化:工作申请及审批流程的使用,解决多岗位、多部门 之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如各种申请、审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高各单位及部门之间协同工作的效率; 3.实现知识管理的自动化:传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用 和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享; 4.辅助办公:像图书管理、档案管理、考勤管理等与我们日常事务性的办公工 作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化; 5.协同办公:就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。随着 集团的业务发展及考虑到新的地区公司的地域分布,移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求。通过协同办公使相关信息能够获得有效的整合,提高集团总部领导层整体的反应速度和决策能力。 随着集团信息化的建设与发展,OA(办公自动化系统)的应用也越来越广泛,它将从单纯的电子文档审批和信息发布转变为一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化的发展。 四、已上线的OA功能应用 1.工作流程: 1.1上线流程数:共57个,其中公文类1个,人资类34个,行政类11个, 运营类1个,信息类4个,系统流程6个;

无纸化办公

推广无纸化办公带来的便捷 1.有效地提高了工作效率 提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主 要的出发点。而现代企业规模日益扩大,管理者与被管理者之间的沟通协作愈加困难,而借住办公自动化系统软件,通过网络传输等方式,企业的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等,都可以向特定对象予以发布,节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力。同时,运用电脑进行操作后,文件的存档、查找等更加方便,快捷,从而大大地提高了工作效率。 2.更好地体现了绿色环保 无纸化办公除了让大家“省力”,极大提高工作效率之外,“绿色环保”也是企业采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公,在不知不觉中纸质文件大量减少。既节约了使用纸张以及打印、装订等相关费用,又符合国家提倡的绿色环保政策。 据此,有人对无纸化办公提出相当乐观的预测。认为不出多少年,纸张将被彻底“扫下办公桌”,代之以经济高效的数字化网络办公新模式;有人进行了大胆的测算,宣称这场史无前例的办公革命每年将从电锯下拯救出大量用于造纸的树木,从而为全球植被保护做出巨大的贡献二、推广无纸化办公面临的阻力 1.对办公自动化系统的理解差别很大 较传统的办公形式而言,“无纸化办公”有两个突出的优点:节省能耗、方便快捷。不过,此形式虽然被提出了很多年,但要真正做到“无纸化”还是比较困难的。办公自动化的核心问题是如何提高日常办公效率的问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴,如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管 理、人事管理等等,都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。 而以上提到的种种日常工作,每个企业之间都有不同的管理办法与工 作流程,即工作标准不统一的问题。所以办公自动化系统不会像财务软件 一样很容易得到推广,主要是财务系统有国家的政策和标准支持,有比较 规范的做法可遵循,而目前办公自动化系统还做不到。

如何在基层部队推行无纸化办公

2012.9 44浅析如何在基层部队推行无纸化办公 王洪娟 褚海洋 61251部队 河北 066102 摘要:本文主要分析了无纸化办公在推进部队的正规化建设中所出现的一些问题及改进措施。无纸化办公的许多工作和问题都是第一次遇到,许多工作是“摸着石头过河”,“应用”问题必将是一个头等重要和长期存在的问题,工作方式和工作习惯的改变也是一个渐进的过程。 关键词:网络;信息;无纸化办公 0 引言 随着计算机及网络技术的飞速发展,Internet/Intranet 应用在全球范围内日益普及,当今社会正快速向信息化社会前进,信息系统的作用也越来越大。作为一支现代化的军队,更是加快了信息化建设的步伐。从最初的网络基础设施建设,到各种软件平台的制作,各个单位都投入了大量的财力、物力、人力,建立符合自己单位特色的无纸化办公系统。基本实现了文件发布、各类信息传递网上传输,达到了提高工作效率,降低办公成本的目的。但是从部队自身建设实际出发,无纸化办公还无法完全取代纸质办公。为促进基层部队无纸化办公的提高和改进,下面笔者结合自身实际工作,以某基层部队数字化营区建设实际情况,分析一下如何在基层部队推行无纸化办公,希望给正打算或正在建设无纸化办公系统的兄弟单位一点建议。 1 无纸化办公的目的和意义 无纸化办公是一种基于互联网且能够集成在门户网站上的信息管理和办公自动化一体的网上办公系统,能够实现使用单位的办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理科学化,高质量、高效率的信息服务系统。通过对各办公要素的闭环整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合管理,提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台,以实现办公自动化。 1.1 整合资源 通过网络技术将部队的人力资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管 理使用,实现各种资源的互相促进和增值,形成正规、科学、开放的制度和文化,保持部队旺盛的生命力,使其健康持续的发展。 1.2 加快信息流通 领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节。所有官兵的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到部队首长,便于及时发现问题、改进过程和发现人才。广大官兵能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流,建立融洽的官兵关系和军营文化。 1.3 规范办公流程 建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,使工作流程化,流程标准化,标准规范化,让单位充满活力,让各级主官明确责任,分明权限,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应。 1.4 提高办事效率 有效协调多部门之间的协同工作问题,实现高效协作办公,各级主官能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况,跟踪监督,提高执行效率和力度。 2 某部无纸化办公案例 2.1 建设情况 按照军队保密管理规定,无纸化办公系统现主要依托于办公局域网。从视频监控系统到周界防卫系统;从物联网管理系统到水电暖管控系统;从消防报警联动系统到模拟训练系统;从即时通信系统到电子图书管理系统等。无纸化办公

办公自动化系统的特点与发展

办公自动化系统的特点与未来发展 姓名:邓林 学号:2009111340 班级:应本09级3班

1.办公自动化系统的概念 (3) 2.办公自动化系统的特点 (3) 3.办公自动化系统的现实应用与发展 (3) 4.办公自动化系统的优点与不足 (4) 5.办公自动化的未来发展 (4)

摘要:办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化, 随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:集成化;智能化;多媒体化;运用电子数据交换(EDI)。因办公自动化的对象办公室是各行业工作的领导进行决策的场所,办公自动化系统在现实生活中的运用逐渐广泛。办公自动化系统也有它看得见的优点和因现在科技水平和信息传播的限制存在着它的缺点。随着科学技术水平的不断进步,办公自动化系统的普及化将成为其主要的发展趋势。 1.办公自动化系统的概念:办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化, OA(办公自动化)技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统;信息管理型OA系统是第二个层次,信息管理型的办公系统,是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统;决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息,针对所需要做出决策的课题,构造或选用决策数字模型,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次,三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,以期提高整个办公系统的效率。 2.办公自动化系统的特点:办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:(1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。(2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。(3)多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。 3.办公自动化系统的现实应用与发展:我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。而办公自动化的对象办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策,发布指示,除了文档上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析,从而做出决策,并将决策作为信息传向下级机构或合作单位,或业务关联单位。在行政机关工作中,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。在公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售票系统,柜台或窗口系统,银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日

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