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【岗位说明书】SAPERP用户操作手册总账

【岗位说明书】SAPERP 用户操作手册总账

三一ERP项目

用户操作手册-FI分卷

文档准备: 陈志

项目经理:王强,段大为

项目文档编号

文档日期: 2006年 09月01 日文档信息

项目名称: 三一ERP项目

项目经理: 王强,段大为文档版本: V1.0

项目阶段: 第二阶段,业务蓝图版本发布日期:

审批人: 审批日期:

修改记录

【岗位说明书】SAPERP用户操作手册总账

目录

1.前言 (6)

2.操作说明 (6)

2.1.功能说明 (6)

2.2.概念说明 (8)

3.SAP系统登陆 (13)

3.1.登陆界面 (13)

3.2.更改密码 (14)

3.3.执行事务的路径 (16)

3.4.工具栏简介 (17)

3.5.显示帮助信息 (18)

3.6.菜单路径搜索帮助 (19)

4.业务操作 (24)

4.1.创建总帐科目主数据 (24)

4.2.总帐科目主数据维护 (31)

4.3.总帐科目主数据冻结/删除 (31)

4.3.1.总帐科目主数据冻结 (31)

4.3.2.总帐科目主数据删除 (33)

4.4.总分类帐科目日常业务处理 (34)

4.4.1.总帐科目凭证过帐 (34)

4.4.2.一般科目凭证过帐(分屏显示) (39)

4.4.3.费用报帐(清帐) (46)

4.4.4.重置已清项 (53)

4.4.5.总帐科目凭证显示 (60)

4.4.6.总帐凭证更改 (65)

4.4.7.总帐凭证显示更改 (69)

4.5.业务操作 (71)

4.5.1.预制凭证 (71)

4.5.1.1.预制方法1 (71)

4.5.1.2.预制方法2 (74)

4.5.1.3.预制凭证过帐 (76)

4.5.2.科目分配模型 (79)

4.5.3.周期性凭证 (89)

4.5.4.样本凭证 (103)

4.5.5.暂存凭证 (112)

4.5.6.凭证冲销 (121)

4.6.帐户查询 (125)

4.6.1.总帐科目余额查询 (125)

4.6.2.日记帐查询 (127)

4.6.3.帐户余额明细查询 (130)

5.业务流程 (136)

5.1.月结处理 (136)

5.1.1.在系统中打开新的会计期间 (136)

5.1.2.在系统中打开新的物料帐期 (137)

5.1.3.物料帐:允许对前期记帐 (139)

5.1.4.GR/IR重组 (142)

5.1.4.1.检查报表 (142)

5.1.4.2.GR/IR自动清帐 (146)

5.1.4.3.GR/IR 正式重组 (151)

5.1.5.应收应付重分类调整 (161)

5.1.6.预收预付重分类调整 (169)

5.1.7.外汇维护 (172)

5.1.7.1.期初外汇汇率维护 (172)

5.1.7.2.期末外汇汇率维护(外币重估) (175)

5.1.8.关闭过帐期间 (181)

5.2.年结处理 (182)

5.2.1.在系统中打开新的会计年度 (182)

5.2.2.复制会计凭证号至下一会计年度 (183)

5.2.3.结转应收应付余额至下一会计年度 (185)

5.2.4.结转总帐科目余额至下一会计年度 (188)

5.2.5.关闭旧的会计年度 (191)

6.会计报表查询 (193)

6.1.查询资产负债表 (193)

6.1.1.查询路径1 (193)

6.1.2.查询路径2 (196)

6.2.查询利润及利润分配表 (199)

6.3.查询费用(管理费用/制造费用/销售费用)明细表 (203)

1.前言

本此文档是在ERP项目中用于培训的系统操作手册,旨在帮助用户学习和掌握系统操作流程和方法。

此文档必须结合系统内操作和外部业务流程,以及用户岗位职责,详述每个业务操作环节。外部业务

说明是为了帮助用户了解整个业务过程及加深对系统功能的了解和掌握。

此文档会进行补充校正,请参阅者注意文档版本更新信息。

2.操作说明

2.1.功能说明

功能SAP系统符号说明

保存按钮保存您在数据库中的工作。

返回(上一级)按钮使您在不保存当前工作的情况

下返回以前的屏幕。

取消(退出当前屏幕)按钮使您在不保存当前工作的情况下退出当前的任务。

取消/放弃操作按钮使您在不保存当前工作的情况

下退出当前的任务。

确认(回车)按钮使您能够进入下一个屏幕或窗

口。Enter 按钮有相同的功能。下拉菜单选择项

全选

取消全选

翻页按钮使您能够进入以后或以前的

页,既可以进入第一页也可以是最

后一页。

列按钮使您能够显示以后或以前的

列,既可以显示第一列也可以是最

后一列。

创建新的会话按钮使你快速打开一个新的会话窗

口。

执行键按钮使您开始运行一个系统活动。批准

检查按钮可检查屏幕输入内容(或程序

等)的准确性及完整性。

打印

新建项目

取消项目按钮在同一订单中删除一个或多个

行项目。

单据删除按钮删除整个订单。

显示凭证流程按钮使您能够根据系统中的某张单

据或凭证,查找到与其相关的单据

及凭证。

显示凭证抬头细目

状态总览

帮助使您获得在线帮助。

执行批量处理

变量在执行报表时为不固定、可选条

件。如可将公司代码、利润中心、

期间设置成变量。

取消激活项目

激活项目

更改点击后对屏幕上相关项目进行更

改。

错误信息(红色)需要对提示错误处进行修改,方可

执行后继操作。

警告信息(黄色)可继续执行操作,但对可能错误处

提示警告信息。可直接回车跳过。提示信息(绿色)表示已正确完成某项操作

2.2.概念说明

1、公司代码:一个必须的企业结构,一个合法独立的实体。是一个能够执行会计的最小组织单元(进行

业务交易的级别;会计科目管理的级别;产生合法的独立实体和损益报表的级别)。

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2、利润中心:一个成本、费用、收入相对独立核算,能体现一定收益的内部组织单元,通常做为内部利

润考核对象。利润中心是基于一定有效期间创建的,超过有效期将无法使用。

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3、成本要素:是对成本、费用的明细分类,用于详细记录成本、费用的发生方式和发生原因;当使用成

本要素时,必须附加一个成本对象,如:成本中心,内部定单等。成本要素是基于一定有

效期间创建的,超过有效期将无法使用。成本要素分为初级成本要素和次级成本要素。4、成本中心:是在成本控制范围中的代表独立的成本发生地点的组织单元,成本中心可以根据职能需求、

分配原则、提供的作业或服务、地点或职责范围建立。成本中心是基于一定有效期间创建

的,超过有效期将无法使用。

5、财务专用供应商主数据:和采购集成业务无关的应付挂帐业务需要创建财务专用的供应商主数据,且

考虑将来员工信息将和人力资源模块进行接口,所以将企业的员工作为供应商进行管理,此类

供应商主数据只需要创建基本视图和公司代码视图,帐户组设置如下:

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6、凭证类型:决定凭证的编号范围,系统通过不同的凭证类型编号范围存储一种凭证类型的所有凭证。例

如:SA 总帐凭证;BY 拜特传输;KR供应商发票等等

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7、记账码:控制每一个凭证行项目是借方还是贷方,也控制了用于行项目过账的特定科目类型(客户、

供应商、G/L 科目、资产、物料)。记账码同时还帮助控制行项目的字段状态。字段状态指

行项目的屏幕布局。根据行项目上所使用的记账码的定义,个别字段可以是禁止、可选或必

需的。如:一般总帐凭证过帐,40 借方,50 贷方。

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8、业务范围:用于做内部报表的一个内部组织机构,我们使用业务范围的概念来进行某些科目的明细管

理。为了对某些会计科目按产品和其它标准进行明细管理。

Z001—Z029,应收帐款用;Z040—Z060,其它应付款用;Z061—Z062,固定资产使用;

Z070—Z083,其它应收款—分公司往来使用; Z100—Z129,内部存款使用。

3.SAP系统登陆

3.1.登陆界面

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在指定的用户名下,单击,运行后进入下一屏幕:

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输入用户名及密码(密码栏本身为空白,设置密码最长为8位,可以短于8位),单击或直接回车后进入系统菜单。

注:如果输入为第一次的初始密码进入SAP,系统会马上提示需要设置新密码来更改初始密码。

3.2.更改密码

如果需要对密码进行修改,单击出现如下屏幕:

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按系统提示要求在栏内输入新密码,单击或直接回车完成修改。

3.3.执行事务的路径

可在此命令窗口直接输入

SAP事务代码(即T-

code)运行.

可将常用的事务代码列

入收藏夹。以后运行时

直接双击即可

代码功能

/n 结束当前事务(可在n后面直接加上事务代码,即可进入事务操

作界面)

/o 创建新的会话执行事物

/i 结束当前会话(退出操作系统)

【注2】:点击(本地格式设置),在“快速剪切和粘贴”前打“√”选中,在系统中实现快速复制、粘贴功能。

【注3】:在菜单状态下,对任何事务代码单击右键,可将此事务代码列入收藏夹,便于日常使用。

3.4.工具栏简介

确认/回车

车返回

退出该交

易代码取消,不

保存退出

创建新的会

话,最多可同

时打开6个窗

3.5.显示帮助信息

光标置于栏内,按

“F1/帮助”键,解释“凭证日期”的含义。

光标置于栏内,

按“F4/帮助”

键,解释栏内可

输入的内容。

3.6.菜单路径搜索帮助

右键单击,左键单击“插入事务”,弹出对话窗口,在对话窗口输入“search_sap_menu”,单击保存。在收藏夹生成事务处理条目

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