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办公室文员的岗位职责

办公室文员的岗位

职责

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办公室文员的岗位职责

【篇一:办公室工作人员工作职责】

办公室工作人员工作职责

办公室主任:

主持办公室工作,负责局机关办文办会办事等工作。具体工作有:

1.负责做好会议记录,协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务。

2、负责办公室发文的起草工作。

3、负责文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作。

4、负责档案管理工作,及时做好档案资料的收集、整理、装订以及借阅登记工作,并确保档案的完整和安全。

5、负责做好局内外各种会议的会务工作。

6、负责局机关工会的财务工作,做到现金日清月结,会计账目清楚。

7、负责做好“妇代”小组的工作。

8、负责做好劳动人事统计工作。

9、负责办公用品的申报、购置、领取、报修等工作。

10、负责做好退休人员的慰问工作。

11、完成局领导交办的其它工作。

***:

协助办公室主任工作。具体工作有:

1、负责做好局印章、局各类证书的管理工作。

2、负责局党支部的事务性工作和党费的收缴工作。

3、负责劳动人事统计工作,做好全局劳动工资办理、退休人员手续办理工作。

4、负责来人、来信、来访接待及来信回复、统计报表工作。

5、负责文件的起草、打印、复制、发送工作。

6、完成局领导交办的其它工作。

***:

负责全局财务工作。具体工作有:

1、做好资金保管,严格执行财经纪律。

2、负责现金支票、银行转账支票的管理工作。

3、负责财务印章、财务档案的管理,确保其安全。

4、负责住房公积金、公医费、通讯费、水电气费等各类费用的计算、缴纳工作。

5、完成局领导交办的其它工作。

****:

负责公务用车及车辆管护工作。具体工作有:

1、遵守国家《道交法》和局机关管理制度,安全行驶。

2、负责局领导和局公务用车的驾驶,做到随叫随到、文明驾驶。

3、负责车辆的维修、维护、保养和清洁卫生,确保车辆安全和车容整洁美观。

4、协助办公室做好文件收取和发送工作。

6、完成领导交办的其它工作。

****:

负责办公室内勤工作。具体工作有:

1、负责局机关安全管理,夜间及周末值班工作,负责险情汇报。

2、负责局机关各办公室饮用水和会务用水工作。

3、负责报刊收取、发送工作。

4、负责局机关办公大楼、局领导办公室、会议室及局管辖范围的卫生工作。

5、完成局领导交办的其它工作。

【篇二:办公室文员工作职责】

办公室文员工作职责:主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发,具体是: 1. 接听、转接电话;接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。13、接受其它临时工作. ……

一、办公室文员岗位职责

1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

2、管理饮水。

3、保管登记和按规定发放公司办公用品。

4、负责接转电话和记录工作。

5、负责传真收发与登记。

6、负责接待来宾。

7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。

8、收发报刊函件及整理保管报纸。

9、完成其它临时工作。

二、采购文员的职责

(1)请购单、验收单之登记。

(2)订购单与合约的登记。

(3)交货记录及跟踪。

(4)供应商来访的安排与接待。

(5)采购费用的统一申请与报支。

(6)进出口商品文件及手续之申请。

(7)电脑作业与档案管理。

(8)承办保险、公证事宜。

三、跟单文员工作职责

主要分为三个方面:

1.对客户所下订单的数量及质量进行相关的监督!

2.跟单是客户及生产现场两者之间的重要桥梁及纽带,主要是能够及时地将客户的意见或投诉反溃到生产工场.(注意:是及时地)

3.确保客户的交货期之余,对生产进度的跟进!

跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职,替代)所有围绕着订单去工作,对出货交期

负责的人,都是跟单员。

跟单员的工作性质

跟单员是业务员。她的工作不但仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要:

(1)寻找客户:经过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。

(2)设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

(3)传播信息:将企业产品的信息传播出去。

(4)推销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。(5)提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。

(6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。

(7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。

跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色,她们协助业务经理接待,管理,跟进客户,因此跟单员要:

(1)函电的回复:

(2)计算报价单

(3)验签订单

(4)填对帐表

(5)目录,样品的寄送与登记

(6)客户档案的管理

(7)客户来访接待

(8)主管交办事项的处理

(9)与相关部门的业务联系

跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度,货物报关,装运等。因此,在小企

业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是生产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货,跟踪出货。

跟单员的工作特点:

跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的,全方位的。

1.责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2.沟通,协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。

3.做好客户的参谋:跟单员掌握着大量的客户资料,对她们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单能够提出意见,以利于客户的订货。

4.工作节奏多变,快速:面正确客户来自五湖四海,她们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多

变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5.工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。因此跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。

跟单员的素质要求:

跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:

(1)分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。

(2)预测能力。能预测出客户的需求,企业的生产能力及物料的供应情况,便于接单,生产及交货的安排。

(3)表示能力。善于用文字和语言与客户沟通。

(4)专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点,来源及成分。知道产品的特点,款式,质量。便于和客户及生产人员的沟通。

(5)与人共事的能力。与各部门的人员打成一片,使其自觉完成客户订单。

(6)人际关系处理的能力。处理好与客户,与上级,与同事,与外单位人员的关系。经过她们来完成自己想要做的事。

(7)法律知识。了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法,守法,懂法,用法。

【篇三:办公室文员岗位职责办公室岗位职责】

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

1. 接听、转接电话;接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

13 社会保险的投保、申领。

14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。

15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16. 接受其它临时工作.

直属部门:店内各部门

直属上级:各部门经理或主管

适用范围:店内各部门文员、一般工作人员

工作职责:

1.打字处理工作

2.信息的上传下达

3.文件归档、保管

4.工作记录

5.来访客人通报及接待

6.本工作区域清洁

主要工作:

1.完成公司、部门交办的事项,追踪结果及时汇报

2.完成日常的正常管辖范围内的工作

3.接听电话做留言记录、讯息处理

4.工作资料的保存、分类、归档、保管

辅助工作:

1.顾客服务:解答顾客咨询,在不影响本职工作的情况下,带顾客到其要求的地点。对顾客询问不知的内容,主动帮助咨询相关的其它工作人员,直到问题解决

2.节假日协助销售服务

3.协助库存盘点工作 4.与内外联络部门维持友好联系行政办公室文员职责

一、办公室工作职责

党政工作办公室是校区实施党政各项工作的综合办事机构,统筹承担校区的党政事务、人事、信息、外事、宣传、档案、财务、办公资产

等各项管理工作,是学校党委办公室、校长办公室、人事处、宣传部、财务处、审计处、监察处、外事处、档案馆等部门工作职能的延伸。主要工作职责是:

(一)调研和信息工作

1.根据校区的建设和发展及校领导指定的调查任务,按规定的时间和要求开展调查研究。包括负责收集和听取师生员工对校区建设和发展,对校区工作管理的意见和建议,并分析整理和上报校区党委、管委和校领导,为领导决策提供信息依据;负责对校区全面情况进行基础调研,参与制订校区工作计划。

2.收集、整理、储存校区各方面信息、动态,反馈给校区党委、管委和有关校领导;建立统计台帐,随时向校领导和校区领导提供校区各方面的统计资料。

3.制订校区管理信息系统的发展计划并组织实施,保障管理信息系统的正常运转。

4.组织协调校区各单位信息系统的应用,提供咨询,为校领导和校区领导提供信息服务。

5.做好校区信息网上发布工作。

6.组织、协调校区的统计工作,完成校区各项统计报表。

(二)协调和督办工作

1.根据校区党委、管委的决定,具体安排党委、管委的工作日程,有关会议和重要活动。

2.组织、安排校区的有关会议,做好会议记录,撰写会议纪要,并检查决议贯彻实施情况。

3.负责检查、督促校党委、校长办公会议以及校区党委、管委关于校区工作的决议、决定的贯彻执行情况,并及时汇报。

4.了解和催办、督办校领导和校区领导限期完成的工作任务。

5.根据校党委决定和校长指示,会同党委办公室、校长办公室安排、筹备和组织校区主要会议、重大活动。

6.协调校区各单位之间的关系,做好上情下达、下情上达的工作。 7.负责组织协调校区外友邻单位和校区内有关单位共同办理的综合性工作。

(三)文秘工作

1.根据领导的指示和要求,负责起草校区工作计划、总结、报告、决议、通知等文件;组织起草校区规章制度。

2.负责校区公文、电子邮件的接办和处理。

3.负责校区公文收发、传递、呈批、清退、归档工作。

4.负责校区各单位以校区党委、管委名义上报、下发文件内容和文字的审核。

5.掌管校区党委、管委、办公室印章的使用。

6.根据办公室领导的指示,组织与安排办公室工作会议,做好会议记录。

7.负责草拟校区节假日放假通知,编印校区节假日值班时间表。(四)保密和机要工作

1.负责校区机要件的收发,做好校区文件的呈批、传阅、公布和管理,按有关规定及时分卷归档。

2.根据学校保密委员会的工作安排,在校区宣传保密法规,制订保密规章,督促和检查各单位的保密工作。

(五)行政管理工作

1.负责草拟校区行政管理的规章制度。

2.负责组织安排或协助有关部门做好校区会议、庆典活动的会场布置工作。

3.负责校区办公楼、校领导办公室和公共会议室的管理工作。

4.负责校区办公设备、家具及办公用品等物资的配备、管理和礼品制作管理工作。

5.负责校区传真、收发、文印、复印工作。

6.负责校区车辆调度和管理。

(六)信访和接待工作

1.负责接待、受理群众来信来访和上级领导部门转来的群众来信。 2.督促和了解批交有关部门处理来信的情况,及时向校区党委、管委报告。

3.负责上级领导和兄弟院校领导以及国内外知名人士来访的接待工作。配合有关领导安排好食、住、行等接待工作。

4.为校领导到校区开会、工作安排交通车辆,做好接、送、通讯联系等工作。

5.负责校区接待参观的管理。

(七)宣传工作

1.根据学校部署,协助学校宣传部开展校区的理论学习和形势政策教育。

2.根据学校的部署,开展校区的精神文明建设,建设文明校区,监督、指导校区内的文化活动,确保校园文化的健康发展。

3.配合学校宣传部做好校区宣传报道、新闻发布等工作。

4.做好校区展览、展示,校区宣传品、宣传刊物(专栏)的组稿,以及校区宣传园地的规划、建设工作。

5.做好《珠海校区大事记》的编写工作。

6.负责协调校区各项重大活动摄影、摄像工作,收集新闻媒介对校区的报道、评价情况。

7.协调、管理外单位进校区进行广告、影视拍摄活动。

8.负责校区邮政管理、公费报刊的订阅。

(八)人事工作

珠海校区人事管理是学校人事管理工作职能的延伸,珠海校区与学校人事处共同管理校区人事工作。

1.根据珠海校区的建设与发展和总体任务的变化,进行编制计划的管理。

2.负责校区职工的考核、奖惩、培训,职工福利,公、事假审批。 3.负责校区职工特区补贴和合同制员工工资的管理。

4.负责校区合同制员工的日常管理。包括组织招聘、劳动合同签订、社会保险的投保、申领,工资审核和考核等。

5.协调校区人事与地方有关部门的关系。

6.建立、完善校区人事档案的管理。

(九)财务工作

珠海校区财务管理是学校财务管理工作职能的延伸,学校财务与国资管理处工作职能延伸管理校区财务工作。

1.负责校区财务收入与支出管理,提高资金使用效益,减少资金成本。

2.参与校区基建项目投资计划编制,落实资金,负责基建项目投资管理及效益分析。

3.负责校区基建项目工程款项的核算,定期编制基建投资报表。

4.负责财务收支的组织与审批,对会计报表的真实性、合法性和完整性负责。

5.参与校区各项建设的招投标工作,对资金的使用方向、合理性等作出监控。

6.负责校区企业化管理单位的会计核算、会计监督。

7.负责校园卡的管理和发放。

8.发放学生奖学金及校区学生学费催收工作。

(十)外事工作

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