采购与付款控制

采购与付款控制草案

一，采购与付款控制制度

1、控制流程图：

2、流程详解：

A、请购单：请购主要分两部分，一部分是因生产需要的请购，一部分是因管理需要的请购。公司生产需要的请购由原材料库提请请购，详细过程请见苏美生产与存货控制制度。管理部门根据工作需求以及各部门的预算提请请购，由各管理部门负责人审核后交予采购部门。

B、订购单：采购部门根据经各请购部门负责人签字审核后的请购单，制定订购单。对于原材料库以前的生产采购应由总经理签字授权采购，同时对于因管理需要的采购，一次性金额超过5000元的应报总经理授权采购。经授权后的订购单交予供应商确认。确认完成后，订购单原件交予总经理办公室保存，同时复印4份，分别交予财务部、采购部、验收部门、请购部门备查。

C、采购部门要定期进行市场调查，编制市场调查报告，报总经理审核确定供应商。保证公司采购产品的质量，同时控制采购的价格，最大程度的保证公司利益。

D、验收单：供应商确认完订购单后发货，原材料由质监部门根据订购单及相关质量等要求对货物进行验收，并且编制验收单。管理部门请购物品由后勤部门进行验收，并且编制验收单。验收单一式2份，分交予财务部和验收部门备查。原材料验收完成后移交给原材料库。管理部门请购的物品由后勤部门验收后交予每个请购部门，并让接收人签收。

E、入库单：原材料在验收部门验收后移交给原材料库，原材料库库管及时编制入库单，一式2份，分交予原材料库和财务部备查。并且及时登记原材料卡片账。

F、财务部：财务部汇总资料：订购单、验收单、入库单、发票。及时做好账务处理。采购部根据订购单付款方式，及时填写请款单交予总经理审核。审核完成后交予财务部，财务部及时付款。财务部付款时要确定收款账户是供应商确认的账户。

公司采购与付款流程财务管理制度方案

公司采购与付款流程财务管理制度方案

（2）低值易耗品、固定资产采购： 第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。 第二步：下定单：同上 第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步：收发票：同上 第五步：请款：釆购按(1)请款 第六步：财务审核付款 四、具体业务的票据操作指南： （一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1）国内采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。 （a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。 （c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 （2）进口采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。 具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，

如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。 （二）固定资产采购： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。具体参见我司《固定资产管理办法》 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单： （三）低值易耗品及费用： 1、低值易耗品及有实物形态的费用： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货单： 2、无实物形态的费用或服务： 流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。 五、对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）

案例分析采购与付款业务循环内部控制

［优质文档］案例分析—釆购与付款业务循环内部控制1 采购与付款循环业务环节案例分析 B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售，U前主要采用手工会计系统。通过对B公司内部控制的了解，记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序，部分内容摘录如下： （1）对需要购买的已经列入材料清单基础上的山仓库负责填写请购单，对未列入存货清单基础上的山相关需求部门填写请购单。每张请购单须山对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。 （2）釆购部收到经批准的请购单后，山其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。（3）釆购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单，釆购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。 （4）根据仓库部门记录，C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题，但山于从C公司采购的材料的价格相对较低，因此财务部门指定C公司为B 公司材料的主要供应商。（5）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收，完成验收后，将原材料交山仓库人员存入库房，并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。 （6）对于验收部门发现的存在质量问题的材料，B公司要求采购部 门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额，并授权财务经理审批折让金

额，折让金额一经确定，财务部门即应编制贷项凭单，调整应收账款。 （7）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门，并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿。（8）应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。审批人审批后，将未付款凭单连同附件交复核人复核，然后交财务出纳人员Jo出纳人员J据此办理支付手续，登记现金和银行存款日记账，并在每月末编制银行存款余额调节表，交会计主管审核。 （9）每月月末，财务经理授权负责付款的出纳人员J负责定期核对供应商的订单，针对发现的任何差异，追查本公司的会计记账是否有误，并与供应商及时联系，调整差异。 试逐一判断上述每一业务环节是否有内控缺陷？ 答案： （1）不存在内控缺陷，因为对于仓库负责对列入清单的货物填写请购单，同时如果没有列入存货清单的话则可以山其他部门根据需要填写。但是每张请购单要山经过该类支付负预算责任的主管人员签字批准。 （2）存在内部控制缺陷，因为对于询价和确定供应商是属于不相容的 两个岗位，而该公司却由一人担任是不正确的。应当建议其由另外一个职员负责确定供应商。 （3）存在内部控制缺陷，因为企业应根据具体惜况对办理采购业务的 人员进行定期轮岗，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂，损害企

物资采购领用管理规定

物资采购、领用管理规定 为了规范公司的物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。 一、物资采购遵守的原则 1、未经审核批准的请购物资一律不得采购； 2、库内已有闲置物质应首先使用； 3、凡本地区能解决的，不到外地采购； 4、对长期订货和大款项的进货，应通过签定合同和实行银行结算方式（转帐支票、电汇、汇票、银行承兑汇票）； 5、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位。 6、对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。 二、物资采购管理 为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各部门编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目填报，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由部门负责人承担经济责任。 各部门物资采购计划单由部门编制（附样表），经办人和部门负责人签字，要按程序进行上报。在每月25日前向公司采购人员上报下个月的采购计划单，物资采购人员根据库存和实际使用情况审核后，按工厂和工程项目分别汇总编制采购用款计划表（附样表），于每月30日前报分管副总和总经理签署意见后，报财务备案。各部门

如不按规定时间上报计划，造成物资缺口及发生经济损失，由迟报部门负责人承担经济责任。 计划外急需采购的物资，由基层部门填制《急需物资请购单》，部门负责人签字，分管副总签署意见，总经理批准。 办公用品的采购，各部门根据使用情况，填写办公用品申领表于每月25日前统一报公司行政部，由行政部根据实际使用情况汇总后统一采购。各部门不得自行购买。 物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、发票、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准，质量、数量有误的全部由采购人员承担。 对短缺物资，采购员要征求使用部门的意见，在使用部门同意后方能采购可以接受的代用品，否则，出现后果由采购人员负直接责任。 采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。 对采购人员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管说明异常原因，提出相应意见方案，采购人员应及时与使用部门沟通，

采购与付款内部控制制度

采购与付款内部控制制度 1.目的 为了规范集团及下属企业的采购与付款活动的内部控制管理，明确该部分内部控制的要点，特制定本制度. 2.适用范围 2.1集团总部 2.2各二级集团、控股子公司根据本制度精神，参照各自的业务情况另行制订具体制度，报集团财务管理中心审批后执行。 3.采购与付款内部控制目标 3.1保证与其他业务活动的要求一致。采购与付款活动包括定货要求的提出与审批、供应商的选择与报价、商品的运输与验收、款项的支付等，必须按照单位实际业务需要进行。 3.2保证会计核算资料的合法性、真实性、完整性和及时性。 3.3保证支付款项获得相应的商品和劳务 3.4保证账款按期归还，维护单位对外信誉。 4.采购与付款控制的主要凭证和记录 4.1单位应在采购与付款环节设置相关记录、填制相应凭证、建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购定单或合同、验收证明、入库凭证、采购发票等凭证和记录的相互核对工作。 4.2凭证和记录的设计和编制要求： 4.2.1特定的凭证必须由特定岗位的特定人员编制、其他人员不可替代。 4.2.2有效的凭证至少需要经过两人、或两人以上的部门和人员履行必要手续。 4.2.3凭证的填制与相应的业务操作应该结合起来，但应与业务的授权严格分离。 4.3.3凭证的传递可以通过套写多联的方式进行。

4.3.4凡有条件编号的凭证必须编号。 4.4采购与付款业务所涉及的有效的凭证主要有以下几种： 4.4.1请购单：是由使用部门或领用部有关人员填写并部门负责人签字和单位相关领导核准后送交采购部门订货、催办、直到收到货物为止的业务核准通知凭证。不便编号。 4.4.2订购单或采购合同：是由采购部门填写，购销双方应该共同遵守的一种契约。应预先编号并经被授权人员签字。副本应送达验收、财务部和仓储部门，作为接收货物并与发票核对的依据。 4.4.3验收单：是验收部门对商品到达或劳务完成时进行验收、检验所编制反映验收意见和收货部门或接受劳务部门接收责任的连续编号的凭证。验收单副联应送达采购部门、财务部门和接收部门。 4.4.4入库单：是仓库部门编制反映入库保管责任的连续编号的凭证。副联送财务部门。（可与验收单合并使用） 4.4.5卖方发票。 4.4.6付款申请单。 4.4.7业务台账。 4.4.8财务帐证：转帐凭证、付款凭证、材料采购明细帐、应付账款明细帐、现金银行存款日记帐。 4.4.9卖方对账单。 5.采购与付款控制的不相容职务 5.1请购与审批 采购申请必须由业务、行政、仓库等部门提出，批准请购单的人员不得兼任请购业务，具体采购工作由采购部门完成。 5.2询价与确定供应商 采购询价人员没有对供应商选择的决定权 5.3采购合同的订立和审计 采购合同的拟订、谈判和订立应当与合同的审批、审计相分离 5.4采购与验收 采购人员不能同时兼任采购物品或劳务的验收工作。

【精编_推荐】采购与付款内部控制

采购与付款的内部控制 企业内部采购与付款的控制与管理，确实很重要，它可以保证采购的及时和资金的安全，同时可以降低采购成本。采购活动至少涉及二方：采购方和供应商。因此，采购管理既有程序问题，又有对供应商的往来以及相关资料的管理问题。 采购与付款的内部控制要注意以下几个方面： 一、采购与付款业务的职务分离 在采购业务中需进行职务分离的有： l、采购申请必须由生产经营部门提出，具体采购业务由采购部门完成。 2、货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买伪质材料影响生产经营乃至企业整体利益。 3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。 付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款业务除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准，是采购业务的最后一关，不能让其与目标审查人——供应商直接接触。 4、确定供应商和询价人员应分离； 5、货物的采购、储存和使用人不能担任账务的记录工作，防止绕过验单，减少或误记货物数量金额的可能。 6、接受各种劳务的部门或主管这些业务的人员应适当的同账簿记录人员分离； 7、付款的审核人应同付款执行人职务相分离。 8、记录应付账款人不能同时担任付款职务。 二、采购计划的内部控制 （1）采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。 （2）计划部门应该根据生产经营的需要，依据公司的一般授权（制度授权）与特别授

权，向采购部门发出请购通知单。请购通知单要求注明购入材料用途（包括哪个部门、项目使用，何时要用）。请购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。 （3）采购部门根据请购通知单，填制订购单，订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经被授权的采购员签字。订购单同时应致送仓储部门作为将来验收的依据。 （4）物资的采购，必须与供应商签订合同。重大合同应提请财务部门会签并且应得到公司董事会的批准。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务部备案。 （5）批量物资采购，应采取竞价或招标的方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性； 其他采购应注意： 1、固定资产的采购申请应按年度预算方案，事前由使用部门提出，经财务部门核对预算后，交采购部门。 2、临时性物品采购，由使用部门提出采购申请，并应详列采购需求的原因及要求，由使用部门负责人签字核准，交采购部门。 3、对于日常常用零星办公用品或费用等项目的采购，除非是初次需要或发生特殊情况，请购手续可相应简化。 4、保险、广告、咨询等劳务的采购，一般应由职能部门指定专门人员提出采购申请。该类采购申请应附拟选择的供应商并列示服务要求及收费标准，由公司管理层进行审批，同意后直接实施。 三、订货报价内部控制 订货报价是采购业务中的核心业务。其中对供应商品的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。控制措施有：

采购付款管理制度

采购付款管理制度 第一章总则 第一条为了加强（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。 第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险: (一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费； (二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈； (三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。 第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构 第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。 第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是： (一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；采购付款管理制度

(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作； (三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算； (四)配合物资采购、监造和检验； (五)负责职责范围内的其他有关工作。 第七条公司采购管理的具体目标是： (一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营； (二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失； (三)尽可能实现采购物资的标准化； (四)发展优质的供应商合作伙伴； (五)加强公司各部门之间的合作； (六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。 第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则： (一)请购与审批岗位分离； (二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离； (三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离； (四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离； (五)采购、验收与记录岗位分离； (六)付款申请、审批与执行岗位分离。 第三章需求及采购管理 第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。 第十条在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。 第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度

采购与付款管理制度

采购付款管理制度 第一部分总则 第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。 第二条本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。 第二部分采购审核与批准 第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。 采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。 采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。 第三部分付款结算控制 第四条付款审核 财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。 第五条应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××-—-××万元的，由总经理审批。

预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××-—-××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。 审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。 第六条财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 ⒈真实性审核 应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。 ⒉完整性审核。 根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。 ⒊合法性审核。 审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。 ⒋合规性审核 审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。 ⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限 会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的 应当及时向总经理汇报

(财务内部管控)采购与付款内部控制制度

黑龙江省XX股份有限公司 采购与付款内部控制制度 第一节总则 第一条为了加强对黑龙江省XX股份有限公司（以下简称本公司或公司）物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。 第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。 第三条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括： （一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务； （二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任； （三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 第二节分工与授权 第四条对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品，公司总部、各分公司必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则，各分公司根据实际情况，参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组织实施，同时报公司总部备案，坚决杜绝由使用部门直接自行采购本

部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。 第五条各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之内，除由总部需集中采购的生产消耗性物资外，可根据实际需要自主决定生产消耗性物资的采购，批准权限由各分公司自行制定并报公司总部备案； 第六条固定资产的采购原则上由公司总部统一采购，各分公司采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。 第七条公司总部、各分公司应设置专门的物资管理部门，设置物资主管岗位，在主管副经理（副厂长）的领导主持本单位的物资采购工作，设置物资采购员岗位，负责具体办理物资主管人员交办的物资采购任务。 第三节实施与执行 第八条公司总部、各分公司物资管理部门应根据本单位生产经营的范围、特点和供货地点的远近，保持本单位适当品种和数量的库存物资，并根据物资实际库存情况，在各自的采购权限内自主决定物资采购的品种、数量和地点，及时补充物资库存量。 第九条物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门的物资使用计划，如所需物资无库存或库存量不足，则由物资管理部门填写物资请购单，物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直接填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有批准采购权限的人员签字批准，再交采购员进行采购。无物资请购单的物资，仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。 第十条公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集

内部控制具体规范--采购与付款

企业内部控制具体规范——采购与付款 第一章总则 第一条为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购 与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。 第二条本规范所称采购与付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。第三条企业在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强 化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理； （二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定； （四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。 第二章职责分工与授权批准

第四条企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括： （一）请购与审批； （二）询价与确定供应商； （三）采购合同的订立与审核； （四）采购、验收与相关会计记录； （五）付款的申请、审批与执行。 第五条企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。 有资源整合条件的企业或企业集团，业务采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。 第六条企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。

物资采购支付管理制度

物资采购支付管理制度 第一章：总则 第二章：物资采购具体内容 第三章：采购业务原则和权限管理 第四章：采购流程

第一章总则 为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常秤经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。 第二章物资采购具体内容 一、本制度所指采购物料具体指： 1、日常办公用品、耗材：笔、打印纸、笔记本、办公用品等。 2、办公设备及交通工具：电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。 3、生产设备：所有生产用的机器、配件、工具用具等。 4、办公家具：桌椅、文件柜、保险柜等。 二、本制度所需招标的支出具体指： 1、大设备支出。 2、工程项目支出。 3、房屋建筑物支出。 第三章采购业务原则和权限管理 一、采购业务原则 1、公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。 日常办公用品、办公家具、由行政办公室负责； 生产设备及其他由生产部采购人负责；

2、供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供尖商或独家供应商，采购部门必须加以说明或解释； 3、合同管理原则，需经招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应订立采购合同； 4、为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购； 5、供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估，总经理批复后，总经理决定是否更换供应商； 6、采购货款除小额（1000元以下）采购外必须通过银行结算； 7、各类采购严格执行预算审批额度，超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。 二、本公司应按以下采购权限进行采购： 1、公司采购部是负责物品采购的管理部门。 2、在保障服务和节约成本的前提下，价值100以下的物品经公司使用部门负责人批准后由公司采购员于当地采购。 3、招标项目采购支出，须经公司股东会决议后进行招标，后由采购部执行采购。 4、公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。 第四章采购流程 一、物资采购流程 1、需要进行招标采购物资的程序

采购与付款内部控制制度

湖南赢利达城市建设工程有限公司 采购与付款内部控制制度 第一条为了加强对公司采购与付款的内部控制，对公司物品与劳务的流入、货币资金的流出、负债的发生实施监督与控制， 规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞 弊，根据《中华人民共和国会计法》和《深交所上市公司 内部控制指引》等法律法规，制定本规范。 第二条本制度适用于湖南赢利达城市建设工程有限公司及下属子（分）公司。 第三条采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制，其中请购与审批控制、 验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。 第四条公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关 的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加 强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭 证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第五条建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分 离、制约和监督，以保证对采购与付款业务实施有效控制。 1、不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务，应当实

行职务分离控制的岗位有以下几个方面： （1）物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出，经授权人员审批，由 采购部门负责采购； （2）采购合同的订立与审计； （3）采购订单的订立与审批职务必须分离； （4）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务； （5）物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作； （6）物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作； （7）审核付款的人员应同付款人员分离； （8）记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。 2、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗 位轮换。 第六条公司的所有采购业务归口采购部进行管理，非采购部门或个人不得采购各类物资，采购部门也不得采购申请门没有需求 申请的物资。 第七条采购管理部门应当根据本制度的原则出台采购业务内部控制的管理细则及相关人员的考核方案，加强对采购业务的控 制，降低公司风险。 第八条各子公司在编制年度经营预算的同时应当对公司生产经营

采购与付款过程内部控制论文

浙江工业大学成人教育学院 毕业论文说明书 题目企业采购与付款内部控制问题探讨 专业会计学专升本 班级2012级业余（下沙教学点） 学生姓名吴文丽 指导教师金英雷舰 2014 年5月

摘要 本文章，我们将以一家国内生产板式换热器的A企业为研究对象，对其采购与付款的过程与流程进行现状的调查分析，以内部控制的五要素为研究要点，使用风险评估工具对其现状进行风险评估，找出目前的采购与付款过程存在的风险项目，以及这些项目会带来的危害，并评估出各项目的风险系数，针对风险系数高的项目，制定相应的改善或控制活动。针对企业的内部环境，信息与沟通，内部监督等要素上采取一系列的行动来健全针对采购与付款过程的内部控制体系，有效的降低此过程存在的风险，能够达到节省采购成本、避免财产流失的目的，能够维护企业的正常经营运作。 本文章的探讨过程和实施的改善内容给企业如何在某些管理环节上进行或改进内部控制，提供了一个有实践意义的案例。 【关键词】：内部控制采购与付款

目录 一、内部控制的五大要素 (1) （一）内部环境 (2) （二）风险评估 (2) （三）控制活动 (2) （四）信息与沟通 (2) （五）内部监督 (2) （六）五大要素直降的关系 (2) 二、内部控制的作用与目的 (4) 三、A企业采购与付款过程内部控制的现状与问题点 (5) （一）A 企业概况 (6) （二）A 企业采购与付款过程现状 (6) 四、从内部控制五大要素上看如何进行问题点的改进 (7) （一）风险评估实践 (7) （二）控制活动实践 (8) （三）内部环境改进 (8) （四）信息与沟通改进 (10) （五）内部监督 (10) 主要参考文献 (12) 致谢 (13)

采购与付款内控管理制度

采购与付款内控管理制度 一、为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为， 防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范》等法律法规，制定本制度。 二、本规范适用于公司全体在册人员 三、单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。 四、公司应该将采购与付款业务不相容岗位职能相分离，不得由一人同时完成采购、付款业务的全过程。采购与付款不相容岗位职能包括： （1）请购与审批相分离 （2）询价与确定供应商相分离 （3）采购合同的订立与审定相分离 （4）采购与验收相分离 （5）付款审批与付款执行相分离 五、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的各岗位人员进行 定期岗位轮换。 六、采购与付款应该严格按照授权审批规定及程序办理，不得超越审 批权限。 （一）由需购人提出《请购核准表》（附表一）写明所需数量、规格等，报主管审批；

附表一：请购核准表 制表人：________________ 说明：本表由请购人批准购买后交财务，作为付款依据及索票挂账依据；经办人购物后须负责将发票交财务，若无票挂经办人帐待票到销账。 （二）请购审批核准后分三种情况： （1）、机器设备零部件耗材，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由使用单位验收领用，由采购员将购物发票和验收单一并交与财务核对进行财务核算。 （2）、机器、电子设备，由采购业务部门签订合同，交由财务询价核价后，再交主管领导审核后购买；购后交由使用部门验收领用，将发票、验收领用单一并交与财务核对进行财务核算。 （3）、原材料，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由

公司物资采购管理规定

公司物资采购管理规定标准化管理部编码-[99968T-6889628-J68568-1689N]

南桐选煤厂对外物资采购及使用管理办法 总则 一．目的： 为规范南桐选煤厂对外采购的行为，加强对外物资采购的管理工作，使采购过程中的决策管理、价格监督、质量检验等工作步入规范化，制度化，做好成本控制，特制定本办法。 二．适用范围： 本办法适用于南桐选煤厂后勤物资，办公物品，接待用物资的对外采购行为。 一释义 (一)采购物资的分类 本办法所指采购物资分为三类： A类，后勤物资包括各种活动用奖品、办公物品，食堂用物资等。 B类，接待用物资包括烟、酒、礼尚往来物品等（电脑耗材也属于B类）。 C类，生产物资采购由材料工具室提计划报公司供应分公司。 (二)与采购物资管理相关联的二级单位的分类 1、需求使用单位 2、采购科室 (三)采购的方式分类 1、固定厂商、长期报价采购 2、即时询价采购 (四)采购科室划分 1、A类物资的采购科室为生活后勤科。 2、B类物资的采购科室为办公室。 (五)采购物资付款方式分为 1、货到凭发票报销付款。 2、货到后分期付款。 3、货到。 4、以上方式的结合。 二、职责 (一)需求使用单位负责 1、提报物资需求(采购)计划。 2、提送物资需求报告书。 (二)采购科室负责 1、A、B类物资需求(采购)计划的审核。 2、采购合同的编写、签订。 3、负责采购A、B类需求物资。 4、A、B类采购物资的入库检验或验证。

(三)厂各车间、科室分管厂领导负责 1、审议批准《物资需求(采购)计划》。 2、审议决定是否采取公开招标方式的采购事项。 (四)党政领导负责 1、的批准。 2、《申请报告书》的批准。 3、采购付款的批准。 (五)财务科科长负责 采购付款的审核。 (六)政工科室负责 的审查。 三、程序 (一)物资需求计划及发放程序 1、需求使用单位根据工作需要在需要使用物资前10天填写《物资需求(采购)计划》及《申请报告书》。 2、《物资需求计划》及《申请报告书》经厂分管领导审查，党政领导批准后，提报至需求物资的采购科室。 3、采购科室根据所需物资的库存情况出库发放物资。 (1)库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。 (2)库存数量不足的，执行《物资采购审批程序》后发放。 (3)库存数量充足但发放后库存数量不符合《物资基准库存量明细》规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行《物资采购审批程序》。 (4)所有的发放都必须经过党政领导或分管厂长审查后才能进行发放。 (二)需求使用单位物资发放程序 1、按采购计划内容到采购科室库房领取物品，并办理出库手续。 2、发放物品时使用单位要建立发放明细。 3、物品发放完毕后，按相关要求把明细整理好交财务科。 (三)物资采购审批程序 采购科室根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《物资需求计划》及《申请报告书》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式进行计划采购。 (四)物资采购实施程序 1、物资采购科室采购人员接到经批准的采购计划，先核对采购内容，查 阅其他相关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，进行采购。 2、原则上零星物资采购科室可灵活采购，批量物资应在大型商场，超市 进行采购。 3、特殊情况的采购员应在询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式 等内容洽谈完成后进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。 4、涉及到某些特殊物资的采购需要需求使用方与采购科室一起进行采 购。 (五)采购物资验收入库工作程序

物资采购管理规章制度范本

物资采购管理规章制度范本 第一章总则 第二条局机关、各直属单位所有物资的采购均适用本办法。 本办法所称物资采购，是指局机关、各直属单位用财政性及自有资金，通过购买、租赁等方式，获取货物、工程和服务的行为。 第三条物资采购应当公开、公平、公正，遵循竞争、择优、效益的原则。 第二章物资采购的组织 第四条局机关成立物资采购工作小组，由局长任组长，分管副局长和纪检组长任副组长，成员由局办公室、计划财务科、人事监察科和各业务科室主要负责人组成。各直属单位要相应成立物资采购工作小组，负责本单位的物资采购和管理工作。 第五条物资采购工作小组负责本单位采购计划的审定，组织实施采购事项。 第三章物资采购程序 第六条物资使用部门应在每年的9月份前，向本单位物资管理部门(如办公室、综合科等)，提出次年的物资采购计划，由单位物资管理部门汇总初审后，报物资采购工作小组审定。 物资采购计划应当包括采购项目的性质、用途、数量、技术规格等内容。 第七条物资采购计划经物资采购工作小组审定后，由财务部门列入下一年度的财政(单位)预算计划。 第九条办公室负责物资采购合同的签订，由物资采购工作小组组长签字确认后交财务部门办理付款事项。

第十条物资由办公室及使用部门派员共同验收。验收合格后由办公室登记入库管理，财务部门登记入帐。 第四章物资采购方式 第十一条物资采购的形式主要有：集中采购、部门集中采购、协议供货采购、分散采购。其中集中采购和部门集中采购采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价及单一来源等采购方式。公开招 标是物资采购的主要方式。 第十三条符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购： (一)具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的; (二)采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。 第十四条符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购： (一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的; (二)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的; (三)采用招标所需时间不能满足紧急需要的; (四)不能事先计算出价格总额的。 第十五条符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购： (一)只能从唯一供应商处采购的; (二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的; (三)必须保持原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分 之十的。

第2章-采购与付款管理

第2章采购与付款管理 2.1采购预算流程 2.1.1业务目标： ?采购预算经过适当授权审批，符合全面预算要求； ?采购预算达到合理、高效的组织采购活动，降低采购物资成本的目的； 2.1.2业务风险： ?如果采购预算未经过适当授权审批，不符合全面预算要求，可能因重大差错、 舞弊、欺诈而导致损失； ?采购预算编制依据不科学、不合理，将会导致企业资源浪费； 2.1.3关键控制活动： 采购预算编制经过适当授权审批，符合全面预算要求。 2.1.4业务流程描述: 各子公司生产部门根据销售预算与库存产品，编制年度生产计划—→各子公司总经理审核—→采购部编制年度采购预算表—→昌泰总经理审核—→财务运营中心平衡采购预算—→预算委员会审核，不适当则返回进行修正—→财务运营中心编制年度预算—→预算委员会审核—→总裁审批—→财务运营中心发布年度预算—→采购部组织执行采购预算—→采购部对采购预算资料归档保存。 2.1.5流程图：

2.2采购计划的编制与审批流程 2.2.1业务目标： ?采购计划经过适当授权审批； ?采购依据充分、合理，符合集团生产经营需要； 2.2.2业务风险： ?请购依据不充分、不合理，可能导致供货不足或供货过剩导致生产停滞或资 源浪费，影响集团运营； ?相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞 弊行为； ?采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损 失； 2.2.3关键控制活动： 采购计划经过适当授权审批。 2.2.4业务流程描述: 各子公司生产部门提出生产采购需求—→仓管员查看库存，若充足，则不需采购，若不充足—→各子公司生产部门填写采购请购单—→各子公司总经理审核—→昌泰总经理审核—→采购部整理汇总采购申请单，并编制采购计划—→昌泰总经理审核，若属于预算内的采购，审批后确定采购计划，若不属于预算内—→总裁审核—→采购部确定采购计划。 2.2.5流程图:

物资采购管理办法

物资采购管理办法 文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

物资采购管理办法 第一章总则 第一条为加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购成本，提高采购质量，制订本办法。 第二条本办法中的“物资”包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。 第二章部门分工及职责 第三条公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作。主要职责如下： 1、负责制定完善公司物资采购管理制度； 2、负责组织相关领导和部门确定采购方案，并报总经理审批； 3、监督指导相关部门实施采购方案； 4、组织相关部门进行采购物资的验收； 5、监督检查各部门实物管理和帐务管理。 第四条采购分工如下： 1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购； 2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购； 3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的采购； 4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。

各部门的职责如下： 1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划； 2、市场调研或谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核。 3、协助分管领导实施采购方案； 4、参与采购物资的验收入库工作； 5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续； 6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。 第三章采购计划管理 第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定，具体分工如下： 1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划； 2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划； 3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的采购计划； 4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。 第六条计划编制时间 1、按月度编制，每月25日前编制次月的采购计划； 2、非计划性的临时采购，编制临时计划。 第七条计划内容 采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。

采购与付款、销售与收款内部控制制度

采购与付款、销售与收款内部控制制度 第一章总则 第一条为规范公司的采购与付款、销售与收款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制定本公司采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第二条除非特别说明，本制度所称内部控制制度是指采购与付款、销售与收款内部控制制度。 第三条建立公司内部控制制度应达到以下基本目标： （一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现； （二）建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行； （三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整； （四）确保国家有关法律法规和公司内部规章制度的贯彻执行。 第四条公司内部控制坚持如下原则： （一）关键点控制原则：针对业务处理过程中的关键控制点，将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节； （二）符合国家有关法律法规和本公司的实际情况，全体员工必须遵照执行，任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力； （三）保证公司内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督； （四）成本效益原则：公司在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求，如果无法确认控制点所带来的

收益，则应考虑满足既定控制前提下，使控制成本最小。 第二章采购与付款内部控制制度 第五条公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、验收和会计处理等环节（附图一）。公司生产用物资采购，在需要时，对此流程进行修改，然后执行。 第六条公司各科研项目小组必须按照公司资金管理制度的有关规定，在月初合理预计本月的设备和物资采购量，财务部据之编制月度资金预算。 第七条公司所有固定资产和科研项目小组所须实验用试剂、物料实行零库存管理，在需要时，提出请购申请交采购部采购。 （一）科研项目小组需要采购设备或物资时，由使用人员填写请购单一式两联。 （二）职能部门需要采购设备时，由使用人填写申请单一式两联。 （三）科研项目小组请购单应交负责人签字，职能部门请购单应交部门经理签字，如果请购内容超出了月度资金预算，科研项目小组请购单须报中心主任签字、职能部门请购单应交执行总裁签字。 （四）经签字批准后的请购单一份请购人员留底，一份交物资采购部。 第八条公司职能部门和科研项目小组所须日用办公物品，由公司办公室统一保管，保管人员应该建立实物领用登记簿。每月初，办公室根据各科研项目小组和各职能部门的办公物品使用申请，合理确定本月办公物品采购量并报财务部。 第九条办公室办公物品管理员应该制定每种办公物品库存的控制上下限，执行限额管理。 （一）原则上，控制下限不超过公司一周的使用量，控制上限不高于公司一月的使用量。 （二）当办公物品库存不足控制下限时，填写请购单，请购数量