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Xx集团发文管理规定

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Xx集团发文管理规定

第一章总则

第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性,提高办事效率并为公文处理工作提供方便,参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要,特制定本规定。

第二条集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守,具备有关专业知识。

第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,改善办公手段,规范办公程序,努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重效用。

第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第二章公文格式

第一条外形格式

一、用纸:公文要求使用统一的纸形,以便于管理。

(一)公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)公文用纸;

(二)公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽,要折叠整齐。特殊情况下,可根据需要放大或缩小。

二、页边与图文区

(一)公文文面的天地页边要空留恰当,文字不得打印过满,以清晰悦目,便于阅读

(二)根据实际情况,版面尺寸可作调整,力求美观、整洁;

(三)图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排,正文

文字的每行长度与图文区宽度相等;

(四)字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用,尽力作到匀称、整齐;

(五)公文应采用页码编序,页码为阿拉伯数字,位于文件下端,居中排列。

二、装订

(一)装订要求:

1.公文版面是横书横排的,按照一般规律和阅读习惯,在左边装订;

2.装订时不要太靠边,也不要太靠里压字,给阅读带来不便;

3.装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置,以距两端各四分之一处装订为宜,平面平订装订线距左边12mm左右,书钉应与纸边平行,不要歪斜;

4.装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序;

5.凡有附件的公文,文件和附件要装订在一起,并在正文末尾注明各附件的标题;如不能装订在一起的,应在附件的首页上注明主件的文号,与主件同时报送。

第二条文头格式

一、份号:

(一)文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号,用3位数字码标识;

(二)份号印制在版头纸图文区第二行左起1~3字位置;

(三)一般文件的份号可以省略,但机密、绝密公文应该标识文件份号,且在发文时予以登记。

二、秘密等级:

秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件,不带密级的公文称之为平件(或普通件);

三、发文字号:

(一)发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号;

(二)发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成;

(三)发文号字体大小与正文字体大小相同;

(四)发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称,年度外使用方括号;

(五)公司发文字号规定为:

1、董事会下发文件文字号为“大x集董字”,主要为董事会会议名义下发的文件;

2、集团下发文件文字号为“大x集字”,主要为集团总裁会议名义下发的文件;

3、事业部下发文件文字号为“大XXX字”,主要为事业部会议名义下发的文件。

四、签发:

(一)所有下发的文件均需注明“签发人XXX”,董事会文件由集团董事长签发,集团文件由集团总裁签发,事业部文件由各事业部总裁签发。

(二)标注格式为:在发文字号右,打印“签发人:××ד,字体与正文相同,发文字号相应适当左移。

第三条主文格式

一、标题:

(一)标题应当准确,能正确地表达正文的主要内容,简短、扼要,一般不宜超过30个字;

(二)标题在某些公文的标题中,发文机关、事由可以省略,但在任何情况下文种不能省略;

(三)标题中一般不加书名号或其它标点符号;

(四)为了使标题突出鲜明,大标题一般用小二号或三号黑体字,小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文(或主送单位)之间应隔一行的距离;

(五)标题的排列:

1.标题居中排列,字数较多的标题可分成两行或三行;

两行标题一般有三种排法:齐行,上短下长,上长下短;

三行标题一般有两种排法:短长短,倒梯形;

2.标题分行时要注意不能把词或词组分割开,应遵循阅读习惯及版面美观的原则。

二、正文:

(一)正文起段空两个字,回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字,则字一般不应少于五个;

(二)正文一般用宋体四号或小四号字;

1.公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用;

2.文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体,一般公文的正文、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等,采用四号或小四号宋体字。

(三)正文中用数字表示多层次结构时,其方法如下:

第一级用:一、二、三……,序次语后面用顿号;

第二级用:(一)、(二)、(三)……,序次语后面不加标点符号;

第三级用:1.、2.、3. ……,序次语后面用圆点(.);

第四级用:⑴、⑵、⑶……,序次语后面不加标点符号;

第五级用:①、②、③……,序次语后面不加标点符号。

(四)用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条……的书写格式,序次语顶格书写,序次语后空一个字符的位置,采取正文字符提行时上下行左对齐的格式;或空二个字的位置书写序次语,正文提行顶格书写的格式。

(五)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外,一般用汉字标识。在同一公文中,数字的使用应保持前后一致。

(六)公文中正确书写标点符号,其方法如下:

1.不能把括号写成单书名号。如不能把“(一)”写成“<一>”;

2.横线分半字线(-)占半个字,一字线(—)占一个字,双连线(——)占两个字;

3.由低限到高限的范围号应用“~”,如“5~10年”;

4.七种点号:句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号,一律不能用在一行的开头。三种标号前半边不能放在一行的末尾,后半边不能放在一行的开头,包括:引号(单引号、双引号)、括号(圆括号、方括号、六角括号)、书名号(单书名号、双书名号)。省略号、破折号占两格,行首或行末都可放置,但不能分成两半而将一半置于一行的末尾,另一半置于下行开头;

5.间隔号(·)不能写在行首第一格。间隔号在一格的正中央,不能写成数学上的小数点(.);

6.用阿拉伯字表示的“年、月、日”数码在其下方用一个圆点,一位数的月、日前加“0”,如:1999.05.04。

7.关于数据的不能拆排两行:

8.夹杂在文中的分数或分式,尽量不要用叠式,改用斜式,以免多占一行位置。如写成1/2,同时,也不可写成2分之一。

三、附件:

附件是附在正文之后的文件、材料。

(一)附件名称写在正文之后(不留空行)、生效日期之前,另起一行,空两格书写;

(二)必须把附件的具体名称和件数写明,如附件种类较多,应设序码分别依次标明,附件名称不加书名号,末尾不用标点符号;

(三)附件上应标明是第几个附件与附件名称,每一个附件的页码应单独编排;

(四)在发文时,一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能随正文一起发出时,必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样;

四、发文机关

(一)发文机关即公文的成文单位,写在正文的下面偏右,一般又称“落款”。

(二)落款在隔离正文一定距离的右下方,字距要比正文字距稍大,落款最末一字与图文区右边沿相差四个字的距离;

(三)文件在排版时,应尽量避免出现“(此页无正文)”的情况。若文件正文占满了页面,则应在另页空白纸上落款,但落款要在空页的适当位置,不宜靠近顶端,宜在下半页,并在空白页第一行位置用圆括号注明“此页无正文”,

顶格书写;

五、印章

印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。印章必须清晰端正地盖在年、月、日的中间,骑年盖月。集团所有下发公文必须加盖印章,否则视为无效。

六、成文日期

成文日期即公文形成的日期。

(一)会议通过的公文,如决议等的成文日期为会议通过的日期;

(二)一般文件用领导人在“文稿的发文签”上签发的具体日期;

(三)一般性公文材料,如涉及具体事宜的通知、函等的成文时间,通常用它的印发的时间;

(四)会议通过的公文,其成文日期加圆括号在标题下方,与标题之间不空行;

其它公文的成文日期打印在落款的下方偏右一点,成文日期中的数字用汉字小写,成文日期必须年月日齐全。

第四条文尾格式

一、注释:

注释位于公文生效标识以下、主题词之上,用以说明在公文中的其他区域不便说明的各种事项;

二、主题词:

主题词用以表示公文中心内容的词,作为公文主题标引和检索使用。

主题词位于公文注释或特殊要求域以下,抄送机关标识域之上。按主题词构成因素顺序标识,每个主题词之间空一个字。主题词用黑体字,字号同正文。

三、抄报、抄送机关:

(一)抄报、抄送机关,位于主题词以下,印发说明之上。字体同正文。整个区域用两条等宽的平行细线作为界限;

(二)对需要了解公文内容的其他机关用“抄送”,并按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范简称。最末一个抄报、抄送机关的后面不加标点符号;

(四)在抄送栏的尾部打印存档份数。

四、印发机关与印发日期:

印发机关一般是发文机关的办公部门,印发日期是办公部门接到定稿后起印的时间。一般写成×××办公室,××××年×月×日印发。印发机关与印发日期在文尾的下部。

五、份数:

按分发范围包括上报、下发、抄送、留用、存档计算文件印制的总数。

印制份数一般在文尾印发日期的下方。文尾放在图文区的底部。

公司发文管理办法发文管理办法

广西创新港湾工程有限公司发文管理办法发文管理办法 第一章总则 第一条为规范和严肃公司发文工作,提高发文效率、保证发文质量,保证文书的安全、及时传递,特制定本管理办法。 第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。 第二章行文规则 第三条公文的种类 公文类别主要有:通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。 第四条公文格式 公文格式一般包括:标题、主送部门(领导)、正文、附件、发文单位(单位公章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 1.标题:公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2.主送部门:指公文主要送达的单位(领导)或部门,凡是向上级报送均为主送部门;一般只写一个主送部门,不得多头主送。如需要,同时报送另一上级,可以用抄报的形式。 3.正式公文的主体:文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4.发文单位:写在公文下面偏右,要写全称,如以领导个人名义行文,应冠以职务身份。 5.发文日期:公文必须注明发文日期,以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开,要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。

6.抄报、抄送单位:属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。 7.文件版头:正式公文一般都有版头,版头以红色大写印上“广西创新港湾工程有限公司文件”,下面加一道红线,通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。 8.公文编号:一般包括编字、年号、顺序号。 9.机密等级:机密公文应当根据机密程度划分等级,分别注明“绝密”,“机密”,“秘密”,“普通”字样。 10.附件:公文如有附件,应当在正文之后,发文部门之前注明附件名称和件数。 11.其它:公文排版要求详见附件。 第五条行文要求 1.行文须严格区分公文类别,并严格按相应格式书写、排版; 2.明确发文权限。属于全面的,重要的方针政策性问题,以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题,以有关部门名义行文。 3.公文由主办部门经办人拟稿,经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的,经办单位负责组织相关部门会签后,再上交办公室。 第六条关于公司的公文编字 为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅,将公司公文编字明确为:

Xx集团发文管理规定

Xx集团发文管理要求 第一章总则 第一条为了确保公文规范性、完整性、正确性和有效性,提升办事效率并为公文处理工作提供方便,参考国家相关行文发文管理措施及结合本集团实际需要,特制订本要求。 第二条集团各事业部及各职能部门应配置专职人员负责公文处理工作。文秘人员应该忠于职守,含有相关专业知识。 第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责工作作风,改善办公手段,规范办公程序,努力提升公文处理工作效率和质量。行文要少而精,重视效用。 第四条公文处理必需做到立即、正确、安全。集团对外公文由行政办公室统一收发、分办、传输、用印、立卷、归档和销毁。 第二章公文格式 第一条外形格式 一、用纸:公文要求使用统一纸形,方便于管理。 (一)企业文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)公文用纸; (二)公文附件中图纸、表格等尺寸过长或过宽,要折叠整齐。特殊情况下,可依据需要放大或缩小。 二、页边和图文区 (一)公文文面天地页边要空留合适,文字不得打印过满,以清楚悦目,便于阅读 (二)依据实际情况,版面尺寸可作调整,努力争取美观、整齐;

(三)图文区内文字符号一律采取从上至下、从左向右横写横排,正文文字每行长度和图文区宽度相等; (四)字距、行距安排方便于阅读、郑重、大方为标准。可依据文种要求掌握选择,尽力作到匀称、整齐; (五)公文应采取页码编序,页码为阿拉伯数字,在文件下端,居中排列。 二、装订 (一)装订要求: 1.公文版面是横书横排,根据通常规律和阅读习惯,在左边装订; 2.装订时不要太靠边,也不要太靠里压字,给阅读带来不便; 3.装订通常全部应订两个书钉。两个书订位置,以距两端各四分之一处装订为宜,平面平订装订线距左边12mm左右,书钉应和纸边平行,不要歪斜; 4.装订好文件要不缺页、不重页、不错乱页码次序; 5.凡有附件公文,文件和附件要装订在一起,并在正文末尾注明各附件标题;如不能装订在一起,应在附件首页上注明主件文号,和主件同时报送。 第二条文头格式 一、份号: (一)文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份次序号,用3位数字码标识; (二)份号印制在版头纸图文区第二行左起1~3字位置; (三)通常文件份号能够省略,但机密、绝密公文应该标识文件份号,且在发文时给予登记。 二、秘密等级: 秘密密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件,不带密级公文称之为平件(或一般件); 三、发文字号: (一)发文字号是由发文单位按发文次序编排表明发文单位、时间、次序文件号; (二)发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文次序号三部分组成;

公司发文管理制度word版本

XXXXXXXX有限公司 发文管理制度 为提高发文质量,充分发挥公文在各项工作中的指导作用, 使之规范化、制度化、科学化,特制订本制度。 一、本文所指的文件是指: 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免以及向公司以外的单位、团体等发出的 正式文件等; 2、以各管理部门名义发出的文件。 二、公文种类及编号 1、公司内部使用的公文种类主要包括: ⑴决定:适用于对重要事项或重大行动做出的安排;任免和聘用管理人员; ⑵通知:适用于公司转发上级政府部门公文;发布规章制度;传达要求各部门执行的事项; ⑶通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况; ⑷报告:适用于下级部门向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等; ⑸请示:适用于下级部门向上级请求指示、批准; ⑹批复:适用于上级部门答复下级请示事项; ⑺函:适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复

问题; ⑻会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项; ⑼决议:适用于公司会议议定的重要事项; ⑽制度、管理办法:适用于公司明确和规范各项具体工作。 2、文件编号 ⑴对公司有重大影响的决议(定)、制度、办法、通知等文,由综合办以公司红头文统一编号下发,具体文件编号:XXXX[年份] 序号。 ⑵公司一般性的文件下发,以文件类别划分,如:人事、通知、通报、决定等,全部由综合办统一编文号,如XXXX(通知)[年份]序号、XXXX(通报)[年份]序号。 ⑶生产办如需对内下发文件的,全部到综合办编号存档,其余部门无发文权限。如其他部门确需下发通知等文,全部以厂部或与综合办联合下发。 ⑷简易(单)的通知、要求等文,无需编号,可以直接下发。 三、文件的签署与盖章 1、各部门均无对外发文权限,对外发文只能以公司名义;

公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度 一、目的: 为了完整保存有限公司的发展历程,清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能,特制订本管理制度。 二、适用范围: 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法: 1、公司文件产生的途径: (1)因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定(因内部管理而产生的日常通知或规定除外); (2)因外部合作与交流产生的法律文件; (3)因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部,承担发文和归档的工作。文件发布 后,需作为资料归档留存,一般性文件保存期限为3年,技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程: 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式: (1)文件密级分为四类:普通、秘密、机密、绝密; (2)文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。

注:不便由行政部发布,归档并备案的机密或绝密文件,由发文部门按本规定自行做好发布,归档并备案的工作,但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 (3)发文形式:公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行,文件拟订后统一提交给发文部门,由发文部门填写发文文件纸,附纸介质文件,报相关负责人审批。 审批通过,在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放,并登记文件签收单;其它文件的默认发布方式为电子邮件,如需加发纸介质,请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式,在公司总部行政部建立方便的查询系统; (1)文件编号原则: 首位:公司名称的缩写GYRT; 第二位:标示年度,如本年度为2002年,简写为“02”; 第三位:标示发文单位使用汉语拼音字头,总部各部门汉语拼音字头包括:行政部(XZ)、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部(KF2)、产品研发部(CY),所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部(XZ)备案,以保证发文的规范化;

发文管理办法

发文管理办法 第一章总则 第一条为规范和严肃公司发文工作,提高发文效率、保证发文质量,保证文书的安全、及时传递,特制定本管理办法。 第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。 第二章行文规则 第三条公文的种类 公文类别主要有:通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。 第四条公文格式 公文格式一般包括:标题、主送部门(领导)、正文、附件、发文单位(单位公章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 1.标题:公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2.主送部门:指公文主要送达的单位(领导)或部门,凡是向上级报送均为主送部门;一般只写一个主送部门,不得多头主送。如需要,同时报送另一上级,可以用抄报的形式。 3.正式公文的主体:文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4.发文单位:写在公文下面偏右,要写全称,如以领导个人名义行文,应冠以职务身份。 2012年春季招聘HR面试技巧精选版下载https://www.sodocs.net/doc/9d9601749.html,/thread-39592-1-1.html 5.发文日期:公文必须注明发文日期,以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开,要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。

6.抄报、抄送单位:属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。 7.文件版头:正式公文一般都有版头,版头以红色大写印上“广西创新港湾工程有限公司文件”,下面加一道红线,通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。 8.公文编号:一般包括编字、年号、顺序号。 9.机密等级:机密公文应当根据机密程度划分等级,分别注明“绝密”,“机密”,“秘密”,“普通”字样。 10.附件:公文如有附件,应当在正文之后,发文部门之前注明附件名称和件数。 11.其它:公文排版要求详见附件。 第五条行文要求 1.行文须严格区分公文类别,并严格按相应格式书写、排版; 2.明确发文权限。属于全面的,重要的方针政策性问题,以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题,以有关部门名义行文。 3.公文由主办部门经办人拟稿,经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的,经办单位负责组织相关部门会签后,再上交办公室。 第六条关于公司的公文编字 为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅,将公司公文编字明确为: 第三章发文程序及要求 第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程

关于集团公司文件管理的若干规定

关于集团公司文件管理的若干规定 为规范集团公司文件管理的运作程序,利用好文件资源,提高工作效率,强化基础管理,根据集团公司的实际情况,特拟定本管理办法。 纳入本规定管理的文件包括: 第一,集团公司内部请示、报告的管理; 第二,集团公司发文管理; 第三,外来公文管理; 第四,内部传阅文件的管理。 一、集团公司内部请示、报告的管理 (一)集团公司内部的请示、报告是指集团公司内部各部门及二级公司在日 常工作与生产经营活动过程中所需作出重要决定或处理重要事件时,需要获得集团公司领导明确的批示意见的书面文件。事先汇报为请示,事后汇报为报告。 (二)请示、报告的形成 1)部门认为有必要形成书面请示、报告时,由经办人起草文稿,并填写《集

团公司内部请示、报告单》(见附件一),交部门负责人审核签字,如事由涉及其他部门,由所涉及部门负责人签署会办意见后,统一报送总裁办公室总裁秘书。 2)二级公司的请示、报告参照部门的运行方式执行。 外地二级公司的请示、 报告可以传真、快递、挂号信及E—mail等形式呈报。 (三)请示、报告的报批、回复与督办 1)总裁秘书收到部门或二级公司的请示、报告后,负责做好登记编号工作。 2)请示、报告执行逐级报批制。上报的请示、报告由总裁秘书按文件的内 容情况分呈主管领导审批;当认为需要时,由主管领导签署意见后,报总裁阅示;报董事会审批的文件,由总裁确定。 3)请示、报告必须注明主呈的集团公司领导。二级公司报送请示、报告时, 同时还必须注明主送部门与抄送部门,由总裁秘书在呈报集团公司领导前,先送主管部门与会办部门流转签署处理意见。 4)请示、报告由总裁秘书负责反馈。若请示、报告需

公司发文管理制度

公司发文管理制度 XXXXXXX有限公司 发文管理制度 为提高发文质量,充分发挥公文在各项工作中的指导作用,使之规范化、制度化、科学化,特制订本制度。 一、本文所指的文件是指: 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免以及向公司以外的单位、团体等发出的正式文件等; 2、以各管理部门名义发出的文件。 二、公文种类及编号 1、公司内部使用的公文种类主要包括: ⑴决定:适用于对重要事项或重大行动做出的安排;任免和聘用管理人员; ⑵通知:适用于公司转发上级政府部门公文;发布规章制度;传达要求各部门执行的事项; ⑶通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况; ⑷报告:适用于下级部门向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等; ⑸请示:适用于下级部门向上级请求指示、批准; ⑹批复:适用于上级部门答复下级请示事项; ⑺函:适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复 公司发文管理制度

问题; ⑻会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项; ⑼决议:适用于公司会议议定的重要事项; ⑽制度、管理办法:适用于公司明确和规范各项具体工作。 2、文件编号 ⑴对公司有重大影响的决议(定)、制度、办法、通知等文,由综合办以公司红头文统一编号下发,具体文件编号:XXXX[年份]序号。 ⑵公司一般性的文件下发,以文件类别划分,如:人事、通知、通报、决定等,全部由综合办统一编文号,如XXXX (通知)[年份]序号、XXXX (通报)[年份]序号。 ⑶生产办如需对内下发文件的,全部到综合办编号存档,其余部门无发文权限。如其他部门确需下发通知等文,全部以厂部或与综合办联合下发。 ⑷简易(单)的通知、要求等文,无需编号,可以直接下发。 三、文件的签署与盖章 1、各部门均无对外发文权限,对外发文只能以公司名义; 2、以公司红头发布的文件应由公司董事长或总经理进行签署;收文部门必须签字,以便存档; 3、以公司名义发布的文件应盖公司公章;以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章,应经分管经理同

企业发文管理办法

发文管理办法(试行) 第一章总则 第一条进一步加强公司发文管理,增强发文的严肃性和权威性,规范发文程序和格式,保障发文安全有序,提高发文质量和效率,根据公司实际情况,特制定本管理办法。以下简称为:办法。 第二条本办法所指的公文主要是指通过公司OA系统走流程发布的正式文件,如决定决议、规章制度、通知通报、人事任免、请示、通告、会议纪要等;以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件受本文约。 第三条本办法适用于公司所有部门。 第二章公文管理 第四条公司的公文管理部门为综合管理部,并由公文管理员负责发文流程的整理、发布、整理归档。 第五条其他部门、事业部应协助公文管理部门做好公文发布与管理工作。 第六条发文的流程除部门经理及以上公司领导可以发起外,总部部门、各事业部应指定并固定相关人员负责。 第七条申请人应按照规定选择发文流程,填写流程表单,填写正文内容。 第八条公文一经发布未经事业部总经理及以上领导同意的不得删除。 第三章选择发文流程

第九条公司的重大人事任免、公司重要的规章制度、重大组织架构调整、节假日通知、重要的工作通报等事项应选择公司发文。 第十条除公司发文的事项以外,总部部门提交的发文流程应选择部门发文。 第十一条除公司发文的事项以外,各事业部提交的发文申请应选择事业部发文。 第十二条团委/工会发文另行补充通知。 第十三条总部部门、各事业部如有重大事项需要请示公司批复的可以选择部门请示流程,总部部门内部、各事业部内部原则上不得提交本流程。 第四章流程表单 第十四条公司的主要发文类型为决定、决议、通知、通报、通告、会议纪要、规章制度等,申请人应根据文种的不同使用用途选择相应类型。 第十五条公司的发文密级有明文、秘密、机密、绝密四类;公司发文、部门发文的明文为公司全体员工可见,事业部发文的明文为事业部全体人员可见;部门经理及以上级别可见的发文选秘密、机密、绝密;公司事业部副总经理及以上可见选机密、绝密;部门请示流程发文为公司机密及绝密除请示流程相关审批人外,其他人员不得查看,转发,拷贝,公司另有规定的按照公司规定执行。 第十六条公司的发文级别有普通、加急、特急;不紧急的发文流程选择普通级别;需要2-3内发布的发文流程选择加急,需要当天发

发文管理制度流程.doc

发文管理制度 【变更记录】 第1条行政部作为公文归口管理部门 1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。 2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。第2条人力资源部作为培训主管部门,负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。 第3条各部门职责

1根据各部门需求,负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。 2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。 3负责发文的具体执行与监督工作。 第四章公文分类内容 第1条制度类:规定、制度、办法、决定及方案等。 第2条报告类文件:报告、申请、工作总结及工作计划等。 第3条 第五章 第1条 1 2 3 4 5 6 (1 (2)以公司名义发布的制度类文件,由行政部以邮件的形式发送全体员工;以部门名义下发的制度类文件,由拟稿部门负责发送,所有签发原件由行政部归档。 第2条报告类 1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。 第3条报表类文件

1拟稿:报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。 2审核:报表类文件编制完成后,由拟稿人提交部门负责人审核。 3签发:部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部,由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确认。 4用印:由行政部根据批准情况及业务需要予以加盖相关印章。 5执行:行政部将CEO签字后的报表类文件发回拟稿人,拟稿人根据情况需要发送相关部 第六章 第1条 第2条 第3条 第4条 第5条 第6条 第7条 第8条 第9条 1 如:行政部2018年第1号管理制度2018-ZD-X-001 业务部2018年第3号通知2018-TZ-Y-003 具体释义详情见表1 表1 发文编码表

(完整版)公司红头文件管理办法

第一节总则 第一条公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件,实行统一管理。文件的管理,要做到规范、准确、及时、安全。行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管,详见《保密管理制度》。 第三条文件机密等级,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。第六条草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观,实事求是。 3. 文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。 第八条公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的,还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。阅示完毕后,由行政人事部收回归档。第十条所有文件发放,一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文,一定要由行政人事部统一编号 1. 以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号; 2. 公司总经办文,用总经办字(××年)××号; 3. 财务部发文,用财字(××年)××号; 4. 工程部发文,用工字(××年)××号; 5. 技术部发文,用技字(××年)××号; 6. 营运部发文,用营字(××年)××号; 7. 人事行政部发文,用人行字(××年)××号; 第十二条红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定

发文管理制度

发文管理制度【变更记录】 【审批人员】 【分发情况】 1、本制度以邮件形式分发至全体员工。

第一章目的 第1条为了进一步规范公司管理制度、严肃发文工作,保证发文质量,统一规范文件的发放流程,特制定本制度。 第二章适用范围 第1条本规定适用于本公司内所有公文。 第三章管理职责与分工 第1条行政部作为公文归口管理部门 1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。 2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。 第2条人力资源部作为培训主管部门,负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。 第3条各部门职责 1根据各部门需求,负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。 2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。 3负责发文的具体执行与监督工作。 第四章公文分类内容 第1条制度类:规定、制度、办法、决定及方案等。 第2条报告类文件:报告、申请、工作总结及工作计划等。 第3条报表类文件:业绩统计报表、销售额统计报表及财务报表等相关统计报表。第五章各类发文流程(详情见附件1) 第1条制度类

1拟稿:由各部门根据需要起草相关制度。 2审核:由拟稿部门最高负责人审核。 3征求意见:部门审核后,由拟稿部门以邮件形式向相关部门征求意见,并根据反馈意见及切实需要进行修改,定稿。修订制度需要填写《制度修订表》(详情见附件2)。 4签发:由拟稿部门组织相关部门会签,再由CEO确认。 5用印:由行政部根据批准情况予以加盖相关印章。 6执行: (1)制度类文件均有试运行阶段,试运行阶段三个月,由拟稿部门负责总结、收集在试运行过程中遇到的问题、提出的建议等,结合实际情况决定是 否修改制度。 (2)以公司名义发布的制度类文件,由行政部以邮件的形式发送全体员工; 以部门名义下发的制度类文件,由拟稿部门负责发送,所有签发原件由 行政部归档。 第2条报告类 1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。 第3条报表类文件 1拟稿:报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。 2审核:报表类文件编制完成后,由拟稿人提交部门负责人审核。 3签发:部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部,由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确认。

红头文件发布管理规定

关于公司红头文件的发文规定(暂行) 各分(子)公司、中心、部门: 为规范公司红头文件发文工作,提高发文效率,保证发文质量,特做如下规定: 一、发文范围 1、公司的重要决定; 2、公司的体制机构变动或人事任免文件; 3、公布公司规章制度; 4、发布有关奖惩决定和通报; 5、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; 6、其他有关公司的重大决定。 二、发文要求 1、发文内容要情况属实,表述准确,条理清楚,字词规范,力求简短; 2、认真做好拟稿、初核、校对等工作,确保不出现文字、标点失误或不当之处等现象; 3、各单位发文内容应一文一事; 4、需要会签的文件,会签并最终审批领导批准后,再送总裁办发布。 三、保密要求

涉及公司秘密的公文,应当根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定准确标注密级、保密期限、份数序号,文件定密应当按照权限严格控制定密范围。 四、签发要求 1、各分(子)公司、中心、部门需要发红头的文件,必须填写公司发文单; 2、签发文件,统一用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔; 3、审稿人在发文原件上签字确认稿件内容。 五、发文流程 编制(文件起草部门)→部门审核(编制部门负责人)→需要会签的文件有关部门或领导会签→填写《公司发文单》→审批(分管副总裁)→编制部门将正式文稿、发文单及公文的电子版报送总裁办→编号下发及备案(总裁办)。 附件:1. 公司发文单模板 2. 公司发文模板 编制:XXX 二零一五年四月十五日

XXXXX有限公司发文单

密级(根据需要) XXXXX有限公司文件 X发〔201X〕XX号 关于XXXXXXXXXXXX的通知 各分(子)公司、中心、部门: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 特此通知。 附件:1.xxxxxxxx XXXXXXX有限公司 二零一五年xx月xx日 主题词:XX XX XX 抄送:xxxxxxxxxxxxx XXXXXXXX有限公司2015年xx月xx日印

发文管理制度

内部发文管理办法 第一章总则 第一条以公司名义对内发文,是一项十分严肃的工作,也关系到公司形象,为使发文工作做到规范、准确、及时、安全,形成统一规范的编写格式及处理程序,结合公司实际情况,特制定本管理办法。以下简称:办法。 第二条本办法以统一公司对内发文的文件编写标准、格式要求、拟发程序为原则。凡属于需要发放至公司所有部门并予以公示的文件,都属于本办法规定的发文范围。本办法中所涉及的文件,都出于本定义内容。 第三条本办法适用于公司所有部门。 第二章管理部门 第四条公司对内发文由公司行政部实行归口管理,公司任何其他部门及单位不得自行对内发送正式文件。 第三章发文程序 第五条拟稿 由需发文之部门指定专人负责起草书面文稿。文字要准确、精练,用语要规范、贴切,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密。首页之前应附上公司发文审批表单(详见附表1),并填妥有关内容,送相关分管领导审核。 第六条审核 书面文稿由拟稿部门相关负责人员递交至分管高级经理负责书面审核,审核痕迹应保留在审核原稿上。 第七条签发 公司对内发文的签发人为公司总经理。拟稿部门应指定专人送公司总经理审批签发,审批痕迹应保留在审核原稿上。 第八条发布 经总经理审批签发的书面文稿,应由拟稿部门相关负责人员递交行政部相关人员,经审核批准并修订完毕的电子文档(即正式文件的电子文档)应同时通过邮件方式递交至行政部,以便于按照发布系统要求进行格式转换及对照查验,查验完毕,应在发文审批表中的核稿记录中予以注明。 经审批签发后的文件由行政部指定专人负责发布。发布文件时应按照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布,最终发布时间应由发布人在审批表上予以注明。 第九条存档管理 已经审批签发的书面文件,由行政部指定专人负责登记,书面文件存档资

公司收文管理办法

公司收文管理办法 第一章收到公文的编号 第一条收到的公文按五类进行编号 一类:各级政府发文; 二类:董事会、股份公司发文; 三类:股份公司内部各专业公司发文; 四类:与公司签署合作合同的有关公司的来文; 五类:其他。 第二章公文的签收 第二条公司收到的一切公文,均由总经理办公室文秘主管负责签收,按第一条的分类建立“公文收文登记簿”(见附件一)。 第三条有关部门收到的涉及公司事务的公文,亦应在收到后2天内,转交总经理办公室文秘主管,由文秘主管按本办法的第二条办理。 第四条须由公司承办或归档的公司领导亲启公文,公司领导启封后,也应送交总经理办公室文秘主管,由文秘主管按本办法的第二条办理。 第三章公文的阅批与分转 第五条总经理办公室文秘主管将登记后的公文,贴上“公文处理传阅单”(见附件二),报总经理办公室主任,主任根据公

文内容、要求等确定公文的处理方式和程序,并在“公文处理传阅单”上签署意见。 第六条文秘主管将主任签批的公文放入固定的文件夹内,报有关人员阅示、阅办、阅知。 第七条为加速公文运转,文秘主管应在主任签批的当天,将公文报送有关领导或部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不能超过2天(特殊情况除外)。 第四章公文的传阅、催办、保管 第八条传阅公文应严格遵守传阅范围和保密规定,不准将传阅公文转借他人阅看,不得任意取走公文内任何文件及附件。 第九条阅读公文应抓紧时间,当天阅完后,应在下班前将公文回交文秘主管,阅批公文一般不准超过2天,阅后应签名以示负责;如领导有批示,应立即将公文交有关部门和人员按公文所提要求和领导批示办理。 第十条公文阅完后,应交文秘主管,严禁横传。 第十一条文秘主管对公文负有催办督促的责任,承办部门接到公文应立即指定专人办理;不得将公文压放分散,如需备查,经批准后复印或摘抄。 第十二条公文传阅完以后,文秘主管根据编号立卷归档暂存。 第十三条每年的7月1日至7月10日,1月5日至1月15日总经理办公室对公司收到来文的处理、归档情况进行检查、

发文管理制度

发文管理制度 一、本文所指的文件是指: 1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、 人事任免等; 2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件; 3、以各部门、管理处名义发出的文件; 二、文件格式如下: 1、以公司名义对外发文格式如下: 文件名称(黑体二号) 文件编号(黑体小四) 文件内容抬头靠边 (宋体四号) 正文内容提行向右移2字距 成都合力物业管理有限公司 年月日 主题词: 抄送: 发: 2、其余发文格式如下: 文件名称(黑体二号) 文件编号(黑体小四) 文件内容抬头靠边(宋体四号) 正文内容提行向右移2字距 公司名称 部门(管理处)名称 年月日 主题词: 抄送: 发: 注:当文件因张贴等原因对形式、纸张大小等有特殊要求时,可不受以上规定的限制,但也应

按要求编号、存档。 三、文件编号规定: 1、以公司名义对内发放文件编号:成都合力[200x]序号 2、以公司名义对外发放文件编号:成都合力(外) [200x]序号 3、以各部门名义对内或对外发文编号:如成都合力(行政)[200x]序号、成都合力(财务)[200x]序号,成都合力(现代城)[200x]序号,其余部门的编号以此类推。 四、文件的签署与盖章: 以公司名义对外发文和其余文件在正式发布之前均需签署,签署应用合力物业专用发文签,签署权限如下: 1、以公司名义对内发布的文件应由公司总经理进行签署。 2、以职能部门名义发出的文件应由职能部门经理签署。 3、以业务部门发出的文件应由管理处主任签署。 4、对外张贴的文件经部门或管理处负责人签署后方可张贴,张贴文件去掉发文签,张贴在指定告示栏内,有部门或管理处负责人签署的发文签(发文签要明确收回时间)与文件合订存档。 5、公司名义发布的文件应盖公司公章;以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章,应经行政部同意。 6、公司行政部负责对以公司名义对外发文的文件进行编号及管理。文件发布前应与总经理取得一致意见,并有总经理书面或电子邮件批准。 7、盖章应骑年盖月。 五、文件的登记与归档: 公司对内或对外发文由行政部进行登记和归档,各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有鲜章的

收发文管理制度

收发文管理制度 一、总则 1、为了规公司对收发文的管理,提高文件的利用效率,进而提高公司工作质量和工作效率,结合公司实际,特制定本制度。 2、公司文件是传达方针对政策,发布公司规章制度,指导工作,报告情况等的重要工具。因此,必须认真做好文件收发的管理工作,有效地为公司服务。 3、公司所收发文件由行政办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政办公室指定专职人员负责收文和发文,必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。 二、发文办理 发文处理:发文程序包括拟稿、审核、复核、打印、签发、用印、分发、存档等。 1、公文拟稿: 一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序,谁主管的事项由谁拟办,带有政策性、战略性、全局性的重要文件,有关负责人要亲自拟办,也可以集体研究,提出方案,再指定专人拟办。

2、公文审核 公文审核实行分级负责制,主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字,凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签。 审核容包括有无发文的必要;用什么名义和文种行文;容是否符合政策、法规;主送机关、抄送机关是否合适;提出的措施和要求是否明确具体;涉及有关部门和单位的问题是否协商一致;篇章结构是否紧凑合理,行文是否恰当等。 未经办公室核稿的公司级公文,公司领导不予签发。 3、签发 审核的公文,填制《发文审批单》的提交签发人。签发人审核修改后在"签发"栏同意签批,并签上和时间。公司领导口头同意印发的公文,事后,由其助理或下属让同意印发的领导补签。未经公司领导签发,办公室拒绝承印和盖章。 以公司名义发出的公文由董事长、总经理、行政总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发,其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后,根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。 以部门名义发出的公文,应由部门主要负责人签发。

公司发文及文件管理制度

公司发文及文件管理制度1 公司发文及文件管理制度 一、目的: 为了完整保存有限公司的发展历程,清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能,特制订本管理制度。 二、适用范围: 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法: 1、公司文件产生的途径: (1)因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定(因内部管理而产生的日常通知或规定除外); (2)因外部合作与交流产生的法律文件; (3)因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部,承担发文和归档的工作。文件发布 后,需作为资料归档留存,一般性文件保存期限为3年,技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程:

发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式: (1)文件密级分为四类:普通、秘密、机密、绝密; (2)文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。 注:不便由行政部发布,归档并备案的机密或绝密文件,由发文部门按本规定自行做好发布,归档并备案的工作,但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 (3)发文形式:公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行,文件拟订后统一提交给发文部门,由发文部门填写发文文件纸,附纸介质文件,报相关负责人审批。 审批通过,在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放,并登记文件签收单;其它文件的默认发布方式为电子邮件,如需加发纸介质,请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式,在公司总部行政部建立方便的查询系统; (1)文件编号原则: 首位:公司名称的缩写GYRT; 第二位:标示年度,如本年度为2002年,简写为“02”;

集团公司文件发放及行文管理流程

文件发放及行文管理流程(20 版) 1.编制目的 为规范企业经营管理,确保企业的政令畅通,有效提升工作效率和团队执行力,特制定本制度。 2.适用范围 金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。 3.内容 文件拟制要求 公司各部门在拟定文件时,必须注意上、下行文的规范化,具体要求如下: 专题专用,内容明确; 文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确; 符合行文格式要求,题目、内容书写要符合规范。 行文工作流程 由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件,先由部门承办人认真领会领导的要求,按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名,由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿,由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名,然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签; 由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批; 凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因;特殊情况下,在总经理认为必要时,将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。

文件签发时,由办公室统一编发文号。 文件签发后,办公室应将文件签收记录与原件一起存档。 收文工作流程 主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。 属于公司领导亲收的收文,由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。 收到文件后应于当日在收文本上登记,写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。 填写文件传阅单,附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任; 办公室主任审阅后,在文件传阅单上写明自己的建议,再请领导批阅; 急件或重要文件,须在第一时间送办公室交请领导批阅; 密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录,该文件不得携离办公室; 文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单,检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任;无批示的文件按类别归档。 3.3.8办公室在接到有批示的文件后,在按照批示要求涉及的部门或人员按批示办理的同时,根据文件的级别按照“督办原则”进行催办; 文件传阅须做到传阅及时,催办有效,防止积压误事。文件传阅单上必须注明处理结果及日期; 上级主管部门要求回收的文件必须在指定时间内交回并办理相关手续。 发文工作流程 以公司名义上报下发的文件范畴包括公司高层发出的信函; 以公司名义发出的(包括通知、通报、决定、人事任免等)各类文件,统一由办公室执行; 将以部门名义发出的文件按的要求报办公室审核签字后,依据提交文件部门注明的缓急程度依次序转呈总经理审批; 公司或发文部门将须发出的文件在发文登记本上登记,注明时间、发往单位、内容提要及份数; 文件经总经理签发后依据缓急程度,必须在半个工作日到一个半工作日内完成文件的发放;

行政公文行文规范及管理制度

公文行文管理制度 目录 第一章总则 (2) 第二章公文种类 (2) 第三章公文格式 (3) 第四章各类公文编制格式要求 (4) 第四章行文规则 (11) 第五章发文办理 (12) 第六章收文办理 (14) 第七章公文归档 (15) 第八章公文管理 (15) 第九章附则 (16) 附件 文件会签表 (17) 发文审批表 (18) 文件签收表 (19) 收文处理表 (20) 文件销毁申请表 (21)

第一章总则 第一条为树立公司良好形象,规范公司公文管理工作,参照《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》,同时结合公司实际情况,制 定本制度。 第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书,是规范管理和进行开展工作的重要工具 第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则,以及文件的办理、管理、整理(立卷)、归档等一 系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。 严格执行各项规定,确保公司秘密安全。 第五条公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。 第六条各部门(含分公司,以下同)的负责人应当高度重视文件处理工作,模范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。 第七条本制度适用于公司制发的公文(以下简称“公司文件”)及各部门制发的公文(以下简称“部门文件”)。 第二章公文种类 第八条本公司公文内容性质可分为以下10种类型: 一、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更 或者撤销下级部门不适当的决定事项,任免人员。 二、通知:适用于批转下级部门的公文,转发上级部门和不相隶属部门的公文,传 达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 三、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 四、议案:适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。 五、报告:适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。 六、请示:适用于向上级部门请求指示、批准。 七、批复:适用于答复下级部门的请示事项。 八、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

公司文件管理规定

公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本规定。 第二条文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中,公文指公司内外部发文文件,是具有法定效力和规范体式的文书。 第二章公文管理 第三条公文管理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第四条公文种类与应用范围 1.公文种类:决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员;变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告:适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知:适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文;传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。 2.4通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。 2.5报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问。 2.6请示:适用于向上级单位提出请求,并要求回复的公文。

2.7批复:适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见:适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函:适用于平行单位或不相隶属单位之间,相互商洽和联系工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项。 2.10会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门,负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿,专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发,制度规定类文件由法人代表签发,公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。 第六条发文规则 1.发文应当确有必要,注重效用;发文根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式,由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印,经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项,则须由董事会会签、总经理签发后成文。 3.公文的编号由综合部编写,发文字号简称为:XX公司发[XXXX]X号。 4.发文流程结束后,由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门;对外行文时由相关业务部门报送。 5.“请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。 6.“报告”不得夹带请示事项。 第七条发文办理 1.发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。 2.草拟公文时,应做到人名、地名、数字、引文准确;引用公文应当先引标题,后引发文字号;

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