石油化工公司内部控制手册第部分业务流程B进口成品油业务流程制度格式

石油化工公司内部控制手册第部分业务流程B进口成品油业务流程制度格式 Final approval draft on November 22, 2020

进口成品油代理业务流程①

一、业务目标

1 经营目标

按时、按质、按量完成采购，并安全、及时地交付油品。

认真分析市场，确保合理的采购、运输价格。

保证及时收付货款。

2 财务目标

保证代理进口成品油业务会计核算真实、准确、完整。

3 合规目标

进口成品油业务符合国家有关外贸、外汇、海关政策及国际惯例。

进口成品油代理协议符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。

二、业务风险

1 经营风险

未经授权、委托或超越授权、委托范围及规定的贸

①进口成品油，是指中国石化汽油、柴油、煤油、化工轻油、蜡油和燃料

油，由联合石化代理进口。

易条件进行成品油进口采购、租船、投保，导致

风险和损失。

未能审慎地调查、核实客户是否拥有有效的进口配额和许可证，致使已签订进口合同的货物无法顺利报

关入境。

未能按照委托按时、按量、按质进口成品油，造成损失和不良影响。

未能审慎地核实和追踪用户的资信情况，导致货款回收风险，出现损失。

未能仔细地考察供货商的资信，出现交货风险，导致损失。

未能对进口货物及时、准确地投保，造成无法索赔，或货物出险后没有及时索赔，造成损失。

未按照合同条款履行资金收付责任，使股份公司的利益和信誉受损。

船舶未经确认，造成进口货物无法装卸。

未能随时跟踪船舶动态，及时安排报关、报验、装卸造成不必要的滞期损失。

未经审核和批准，变更合同标准文本中涉及权利、义务的主要条款导致风险和损失。

2 财务风险

未能真实、准确、及时、完整地进行代理进口成品油业务的会计核算，造成财务信息失真。

3 合规风险

代理进口成品油业务不符合国家有关法律和规定，受到处罚。

未按照国家外汇管理局的有关规定进行贸易项下的外汇支付，受到处罚。

进口成品油代理协议不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，国际贸易进口合

同不符合国际惯例，造成损失。

三、业务流程步骤与控制点

1 对贸易人员及签约人员授权

联合石化经理对其成品油部门及境外子公司成品油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员

和签约人员名单向交易对手备案。

2 对交易对手的资信评估

联合石化风险控制部门对新增交易对手的资信进行评估，经财务部门会签，分管副经理审核后报经理批

准，确定交易对手名单和交易限制条件。

3 签订成品油进口采购合同

联合石化成品油部门收到股份公司相关部门或分(子)公司的成品油进口委托后，审核是否符合股份公司

进口计划。

根据委托，联合石化成品油部门负责人授权境外

子公司成品油贸易人员对外询价，与进口委托方沟

通，并取得口头确认。在充分考虑效益最大化的原

则条件下，贸易人员与经过批准的供应商进行谈判,

达成交易意向。

贸易人员将交易意向通知进口委托方，取得对品种、数量、品质、价格、支付条件等主要条款书面确认

后，形成成品油进口成交报告，并交联合石化成品

油部门负责人或境外子公司负责人审批。贸易人员

按进口成交报告对外成交。联合石化需在成交后第

二个工作日将成交结果报生产经营管理部。

联合石化成品油业务人员、财务人员、法律人员共同对合同相关条款进行审核，由经授权的签约人签订

境外成品油采购合同。

如果进口委托方针对该笔交易进行了保值，委托保值结果应于成交日后第一个工作日取得委托方的书面

确认。

4 委托租船与投保

若合同以FOB条款成交,相关贸易人员向联合石化运输部门提交《租船内部联系单》，同时境外子公司

财务人员在规定时间内办理货物保险。

联合石化运输部门经办人员办理预租船，并根据船舶预租的主要条件填写《租船确认单》，由相关业务

负责人和运输部门负责人签字后交贸易人员。

联合石化境外子公司及成品油部门执行人员分别将船舶的技术规范提交装、卸港，申请靠泊。

5 签订成品油进口合同、代理协议

联合石化成品油部门经授权的签约人员依照进口委托方确认的《成品油进口成交报告》与委托方签订成

品油代理协议。

根据相关进口委托方确认的代理采购成品油品种、品质、数量、价格、时间及运输安排，联合石化成品

油部门经授权的签约人员签订进口合同。

6 报关、接货的准备手续

货物到卸港前，联合石化成品油部门执行人员核对有关资料，按照国家有关规定申领《重要工业品自动

进口登记证明》。

联合石化成品油部门执行人员按照海关规定准备合同、发票、装船单据等报关文件，通知卸货港和相

关进口企业安排接货，由进口企业做好国内运输的

准备，并安排代理报关公司办理报关报验手续。

7 跟踪监控装船、航行和卸货过程

联合石化境外子公司执行人员密切跟踪装船及其计量、货损等情况；发现短量，立即查明原因，并于

当日通知运输部门、成品油部门、进口委托方和保

险公司，以备事后追溯。联合石化运输部门、成品

油部门、进口委托方在得知上述情况后，密切跟踪

成品油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况，

发现短量，立即查明原因，并于当日通知联合石化

境外子公司。联合石化成品油部门、运输部门、境

外子公司依据有关合同或约定分别向供货商、船

东、港口等责任方提出索赔，并将索赔结果书面通

知有关进口委托方。

联合石化运输部门执行人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态，监控滞期发生情况及责任原因，准

确计算滞期费，并将有关情况通知境外子公司、成

品油部门、进口委托方，以便办理索赔或理赔，有

关处理结果应书面通知进口委托方。

8 货款、保费等结算

联合石化境外子公司根据成品油进口合同规定，向联合石化财务部门提出开具付款承诺函的要求。财务

部门对付款承诺函条款进行审核并提交成品油部门

复核，上报联合石化分管副经理审批后，按合同约

定的时间向货物供应商或境外子公司申请开证银行

出具付款承诺函。

联合石化成品油部门执行人员按要求向财务部门提供《收款、付汇资金计划表》，并在货款到期前5个

工作日向进口委托方提交付款通知书催款。财务部门负责将收款信息及时反馈给成品油部门执行人

员。

联合石化成品油部门执行人员在付款日前2个工作日向财务部门提供经本部门负责人批准的进口成品油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函等文件，财务部门进行审核后，在合同规定付款日前1个工作日根据付款合同及发票填制银行付汇单据, 通知银行对外付汇。付汇后，成品油部门执行人员负责向财务部门提供报关单，由财务部门按照规定办理付汇核销手续，并根据银行付汇单开具代理手续费发票。

联合石化境外子公司执行部门及财务部门按照成品油进口合同规定，对供货商提供的发票进行审核，经境外子公司财务经理和总经理审批后，对供货商支付货款。境外子公司通知银行支付和备案程序参见《进口原油代理业务流程》控制点。

联合石化境外子公司财务人员对成品油保险费明细表、保险发票、保单副本等进行审核，经境外子公司财务经理和总经理审批后，在规定付款日对保险公司支付。

分（子）公司与联合石化按照进口成品油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算，并每月对账，

如有差异，查明原因并及时处理。对于合同尾款，

分（子）公司应与联合石化取得一致意见后，在半

年内结清。

9 账务处理与档案管理

联合石化及其境外子公司财务部门根据股份公司内部会计制度和注册地适用会计准则，对代理进口成品

油业务及资金结算进行账务处理，并经财务部门负

责人审核。

联合石化成品油部门与财务部门分别对业务卷宗和财务资料进行整理归档，并按照规定时间保存。

四、相关制度目录 (制度后标号为《内控手册配套规章

制度汇编》目录索引号 )

1 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实

施细则（试行）》的通知（石化股份法 [2003]419

号）

关于

印发《中国石油化工股份有限公司成品油资

源

管理办法》的通知（石化股份销 [2004]362号）

关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制

度（2006）508号》的通知关于印发《销售企业燃料油进口业务流程》的通知

（石化股份销进[2006]279号）关于印发《销售企业燃料油进口管理办法》的通知

（石化股份销业二[2006]81号）