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市场活动操作指引手册

市场活动操作指引手册
市场活动操作指引手册

1、活动策划书要筹备一次活动我们都会先有初步的计划,这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书,这样比较方便接下来活动的开展。更重要的是要让上级通过这份策划书明确的判断活动价值。策划书最主要的是目的、意义、活动内容、方式、宣传计划及经费预算等。

策划原则:

针对性:每个公共关系活动都有特定的主题、要影响的特定目标受众,达到特点的公共关系目标。

传播性:除了事件具有公共关系传播价值外,活动现场本身也是一个传播媒介,现场的信息传播和互动感染将对每位到场对象产生重要影响,并借助人际传播强化大众媒体的传播效果。

协调性:活动目标和活动内容相一致,活动内容要和表现形式相协调,活动管理流程更强调统一和协调。

有效性:公共关系活动区别于其他活动的一个重要特点直接为公共关系目标服务,能对目标受众产生直接影响。

经济性:经过充分调研和策划的活动,非常强调活动形式和目标的匹配,以经济、实惠的代价取得最大的效果,即考虑投入产出比的最大化。

2、方案评审的正式邮件一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合,这样就少不了一份正式的邮件评审及活动通知邮件,这也是一个很好的内部宣贯方式。

3、前期执行确认确认事项包含:

1、策划案最终确认,含活动主题、内容、目的、任务、意义等,即确认活动价值;

2、预算确认并启动内部申请流程;

3、涉及第三方合同的,确认合同条款。其中在接洽、谈判及合同条款中,须明确提出己方的价值诉求点,包括但不限于以下事项:

a、投入是否在我们接受范围内?

b、我方明确要求对方提供的服务或产品是否明文在列?其标准的描述是否与我方要求一致?

c、尽可能争取部分款项在合同验收并无违约后再支付,以此保障我方合法权益;

d、涉及到活动场地、停车场使用、餐饮服务等项目时,须与供应商明确安全、保质保量原则,对其提供的服务、产品及场内配套设备的使用等均有明确的描述,且在对方进行承诺的基础上,提前进场检审,验证对方承诺的有效性。(检审内容如:音响、灯光、舞台、电源、墙体结构、门窗位置、内外通道等)

4、宣传文案确定,如宣传主题、主要宣传语等;

5、活动最终场地确认并索取场地平面图或拍照

4、宣传物料设计目前的活动一般都有背景幕布,展板、海报等,一旦方案确定,我们需要事先量好舞台、背景板、主要墙体等关键部位的尺寸大小,然后进行宣传物料设计。

5、发送邀请函为了扩大宣传,我们有时会在一些活动中邀请领导和嘉宾莅临现场,所以我们须提前制作好邀请函并进行派发。邀请函的文案须通过主要业务负责人的审核。

6、多媒体(演示PPT或视频)活动中若需多媒体演示,则需事先准备好PPT演示文稿或者视频、动画等,同时落实投影仪和电脑,并进行预选调试。此项工作注意以下重点:1、谁准备多媒体文件?内容由谁最终审定?最晚何时提交完成版?谁主讲?

2、谁负责落实多媒体设备?有无特别要求?需要场地如何配合?

7、媒体传播媒体整合传播策略应在整体策划案中已经完成并最终获得通过,此处的媒体传播主要是指传播策略的实施执行,主要关注以下几点:

1、提前选择媒体并预约版面,若此前未有签署合作协议的,则重新签订媒介购买合同;

2、若发布硬广,则设计广告画面;若为软文,则事先准备文稿。发布主题为何?主要内容为何?设计画面与文案或者软文的最终审定是谁?

3、无论硬广、软文或者其他形式的媒介发布,均需逐一检视公司或产品的品牌元素、名称、地址、电话、联系人等的运用是否准确规范。

8、领导及嘉宾发言稿若活动安排有领导、嘉宾发言,考虑到领导和嘉宾对具体活动可能并不十分了解,所以最好事先准备好领导及嘉宾的发言稿,以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂,因为对活动的肯定、活动的意义、某些事项的推动要求等都要由领导讲出来。需关注的是:

1、谁撰稿?

2、谁指导?

3、谁最终定稿?

9、主持稿为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接,为了让所有工作人员对整个活

动具体流程都了解,提前把主持稿写出来是很必要的。

10、准备拍摄相机、摄影机这个环节每个活动最好都要准备,以下几点需注意:

1、如果很重要的活动,最好邀请专业的人士;

2、如果场面很大,最好准备广角照像机;

3、条件许可的话,要同时准备多台。

(二)前期准备的物品类

1、现场广告物料列出现场广告物料清单,如易拉宝、背景板、展板等

2、现场宣传资料列出现场资料清单,包括企业或产品画册、产品手册/折页、DM单张等

3、灯光、音响等设备列出现场设备清单,逐一检视设备使用要求及需配合的事项。

4、现场辅助物资列出现场辅助物资清单,包含签到笔、签到本、水、鲜花、礼炮、水果、

桌椅、台布等等

5、观众座次表制作及张贴事先就要划分好区域,在座位贴上座位表或者放置铭牌。

6、领导座位签(牌)对出席活动的领导、嘉宾进行座次排定,并安放坐席牌

7、帐篷一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷,主要用

于音响、灯光和工作人员的避雨。

8、预定工作餐保障现场执行人员精神饱满,应本着节俭原则的前提下,首要满足人人饱

餐的需求。

9、统一服装有部分的活动需要统一服装,我们要按照活动的需求事前制作或是租借。

10、抽奖箱与小礼品如果活动设计有抽奖互动环节,则需事先准备些小礼品和抽奖道具。

11、提示板为了保持随时和主持人的联系,可能还应该准备好提示板。

12、礼仪及礼仪服、鞋子、礼仪盘、名片盒、胸花等隆重的现场活动都需要用到礼仪,因此需要联系好礼仪队,并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘、名片盒、胸花等。

(三)前期准备的其他

1、确定到场的领导及嘉宾活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾,以便准确的做好座位签

(牌),安排好座位。

2、确定主持人活动需要主持人的则需在活动开始之前确定主持人,所有活动环节都要先与主持人沟通,商量好一些细节的东西。主持人的选择要很慎重,性质不同的活动就要选择风格不同的主持人。

4、活动场地根据此前对各类场地的咨询(见上文)及实地考察,结合活动开展的实际需要和成本预算,最终确定活动的举办场地并签署相关合同,特别提醒:必须尽可能早的预订场地,以免受此制肘而打乱后续工作计划。

5、背景音乐应由专人负责,及早为活动现场准备好包含背景音乐在内的各类音乐,以

营造现场气氛。

6、特殊用电活动基本都需要用电,特别是室外的活动,我们都要事前提出申请,审批好电。如果需要电缆,则要提前联系好。关于电缆、插线板、电源线、数据连接线、视频音频线等配件,提前向场地方提出需求,若无法满足的,应提前自备。

7、活动前现场卫生清扫活动开始之前要把卫生清扫一遍,重点包括洗手间、抽屉等。

8、现场服务包含活动前的场地布置,即物料安装摆放、桌椅摆放

9、安排基本观众许多的活动到场的观众是不能保证人数的,为了活动的需要有时我们需安排基本观众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加,否则他们出去就会四处进行活动的负面宣传。

10、更衣间、化妆间、化妆人员、化妆物品如果是室外的活动,例如晚会、游园会这些类型的在租借活动场地之时我们要一起准备好更衣室与化妆间,当然化妆人员和化妆物品也自然不可少。听说这点有许多化妆公司都喜欢帮忙。

11、后勤人员安排、现场秩序维护人员、催场人员晚会、游园会等这些活动的现场一般会比较的混乱,所以在之前我们要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。

(二)前期准备的策划类

1、参展/参会方案策划策划内容:

参与价值:每个活动都应有其价值,我们参与这个活动必定要达到我们想要的价值,分解之即为参与的目的、目标、任务及意义,价值明确了,才能决定后续的方案策划;

参与规模:包含投入规模、参与级别及宣传力度等,即预算、宣传方案等;

形式与内容:会议/展会活动是一个综合平台,我们可以通过不同的方式,展示不同的内容,最大化的引起关注,进而获得认可,进而获得市场机会;

内部组织方案:包含组建项目小组、现场人员确定、资源配备、现场物资

2、方案评审的正式邮件一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合,这样就少不了一份正式的邮件评审及活动通知邮件,这也是一个很好的内部宣贯方式。

3、前期执行确认确认事项包含:

1、参会/参展方案;

2、预算确认并启动内部申请流程;

3、涉及第三方合同的,确认合同条款。其中在接洽、谈判及合同条款中,须明确提出己方的价值诉求点,包括但不限于以下事项:

a、参与的费用。如果涉及赞助的,则我们的赞助级别与费用是否对应?

b、展会/会议明文承诺的参展/参会回报及我方额外争取且对方已允诺的权益,是否均明文在列?其标准的描述是否与我方要求一致?

c、涉及到展台位置、宣传品摆放及分发、演讲顺序、大会推荐等项目时,须在公司作出参展/参会决定后及早向组织方明确提出我方的展位要求、宣传品摆放与分发要求、演讲排序要求、推荐力度要求等。若对方不予明确承诺或拒绝,在执行层面争取未果的情况下,先向项目组领导发出预警,若预判最终无法解决,应及时上报相关领导,请求启动更高层面的运作,保障我方要求尽量得到落实。

4、宣传文案确定,如宣传主题、主要宣传语等;

5、活动现场确认并索取场地平面图并实地拍照、丈量现场相关尺寸。

4、宣传物料设计展会/会议的现场宣传品设计,如展位设计、展板设计、横幅设计等

5、指定资料配送主要是指在展会/会议现场摆放、分发的各类画册、折页、DM等,均需事先准备好并提前运送至活动所在地。此项工作注意以下重点:

1、准备哪些资料?

2、准备多少数量?

3、谁负责落实资料并配送?

4、谁接收?

6、多媒体(演示PPT或视频)若参展/参会需多媒体演示,则需事先准备好PPT演示文稿或者视频、动画等,同时落实投影仪和电脑或者电视机等,并进行预选调试。此项工作注意以下重点:

1、谁准备多媒体文件?内容由谁最终审定?最晚何时提交完成版?谁主讲?

7、媒体传播配合媒体整合传播策略应在整体策划案中已经完成并最终获得通过,此处的媒体传播主要是指传播策略的实施执行,主要关注以下几点:

1、提前选择媒体并预约版面,若此前未有签署合作协议的,则重新签订媒介购买合同;

2、若发布硬广,则设计广告画面;若为软文,则事先准备文稿。发布主题为何?主要内容为何?设计画面与文案或者软文的最终审定是谁?

3、无论硬广、软文或者其他形式的媒介发布,均需逐一检视公司或产品的品牌元素、名称、地址、电话、联系人等的运用是否准确规范。

8、准备拍摄相机、摄影机这个环节每个活动最好都要准备,以下几点需注意:

1、如果很重要的活动,最好邀请专业的人士;

2、如果场面很大,最好准备广角照像机;

3、条件许可的话,要同时准备多台。

(二)前期准备的物品类

1、现场广告物料列出现场广告物料清单,如易拉宝、背景板、展板等

2、演示电脑、灯光音响等设备列出现场设备清单,逐一检视设备使用要求及需配合的事项。

3、现场辅助物资列出现场辅助物资清单,包含签到笔、签到本、水、鲜花、资料袋、桌椅

、台布等等

4、预定工作餐保障现场执行人员精神饱满,应本着节俭原则的前提下,首要满足人人饱

餐的需求。

5、统一服装有部分的活动需要接待人员、现场执行人员统一服装,我们要按照活动的

需求事前制作或是租借。

6、小礼品在展会/会议现场派发,起到宣传及招徕人流作用。

7、礼仪及礼仪服、鞋子、礼仪盘、名片盒、胸花等隆重的现场活动都需要用到礼仪,因此需要联系好礼仪队,并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘、名片盒、胸花等。

二、活动现场

1、演讲发言

2、派发资料

3、咨询解答

4、演示讲解

5、协助体验

6、收集情报即收集其他参展/参会单位的资料、演讲稿等情报信息

7、现场记录即现场摄像、摄影

8、处理突发事件当到了互动环节需要观众发言时,我们要事先安排好礼仪专门传递话筒。三后期工作

1、媒体报导监控媒体沟通确认我们的参会/参展活动是否被报导。

2、整理照片、录像、新闻报道为了加大活动的宣传我们还要进行活动照片的整理,做好活动后期的报道。摄影的录像还应当及时刻成光盘,这样方能更大力度的宣传我们的活动。同时还需将整理好的资料分发活动相关领导,这是对领导进行信息反馈。

3、汇报工作活动结束后我们应该及时的向相关领导汇报我们活动的工作情况,请上级

指出我们的不足之处。

4、整理文件材料,存档最后我们要将所有的活动材料进行整理、存档,便于以后的学习和查阅。

注:

一、活动执行的通用注意事项:

1、策划方案要求目的、时间、费用、地点、针对人群等明确,主题鲜明且统一贯穿。方案应该是便捷可执行

2、方案的执行要给执行人员、外包公司充分的准备时间。

3、媒体邀请应该事先准备好资料袋,装齐宣传资料和新闻稿件等。应指定专人负责接待并准备好媒体签到台

4、活动场地应该要求执行人员或外包公司按要求提前进行实地勘察并要照顾到媒体到场的方便性。试驾路线

6、活动现场设计要求气氛热烈,可适当增加表演或抽奖等互动环节,并注意安全,做到卫生整洁、次序井然

7、现场尽可能要求播放产品宣传片并提供播放器材和播放格式参考。

8、要求所有物料制作精细、图案清晰,主题和整体策划主题统一。

9、为保证活动效果,现场物料种类不宜太少,尽量避免单一。

10、活动现场布置要求规范、安全,并有专人负责。

11、媒体车马费应提前准备。

12、活动费用应该视地域消费水平而定。

13、策划方案要兼顾到活动前、后的传播。活动应保证足够的宣传时间,以确保参加人数和宣传效果。

14、为保证活动顺利举行,策划案中要常规提醒执行人员进行活动彩排。

15、为保证策划方案顺利执行,应该事先对活动负责人员进行必要的培训。

16、活动策划需要提前预想到一些事件的发生,尽量细化活动策划方案和内部支持,做好相关预案。

17、尽量在工作中建立完善的沟通机制,保障执行者能及时向活动策划反馈活动中所存在的问题。

二、活动整体准备工作检视的基本项目:

1.预测检查每一环节是否都没有问题了。进一步在现场检查预测计划是否完备、对所有相关人员(内外、主客妥善协调、沟通到位、时间进度表详细、没有遗漏(如交通、吃饭、住宿、进场、长途赶来人员的身体状况、协作

2.后台人员、活动组织人员、主持人等比正式活动提前半小时以上进场,检查所有设备物品(话筒音量、灯光装、音响、道具、灯光等工作小组是否已经到位等),演练台词,等等,保证活动有序高效,没有不良状况出现。

3.随时有序安排好座位,避免非合适人员占用好位置,包括主席台、能控制全场的好位置、前排位置等。

4.若条件许可,在人财物的安排上都留有适当余地,以应付改变。比如除了一般分工,还可安排一至数个自由件。若人员充足,也可安排专人作场记,记录全场活动情况,作为以后改进的依据。

5..确保后台前台、贵宾区、场外管理联系通道顺畅,电话手机对讲机齐备、线路通畅。

6.阻止外人进入后台影响工作。

7.提醒相关人员准备好或做好自己的事项(催场)。

8.观察嘉宾、客户、前台人员及相关人员的细微反应或问题,做好细节服务,避免他们有不满意之处及显露问(如端茶递水)。

9.提前做好因准备考虑不周、人员迟到、流程改变、活动随意、活动参与人员的无序及冲突、外人闯场、安全突发状况的应急预案。

10.掌控监测好时间和环境状况。

12、活动费用应该视地域消费水平而定。

13、策划方案要兼顾到活动前、后的传播。活动应保证足够的宣传时间,以确保参加人数和宣传效果。

14、为保证活动顺利举行,策划案中要常规提醒执行人员进行活动彩排。

15、为保证策划方案顺利执行,应该事先对活动负责人员进行必要的培训。

16、活动策划需要提前预想到一些事件的发生,尽量细化活动策划方案和内部支持,做好相关预案。

17、尽量在工作中建立完善的沟通机制,保障执行者能及时向活动策划反馈活动中所存在的问题。

二、活动整体准备工作检视的基本项目:

1.预测检查每一环节是否都没有问题了。进一步在现场检查预测计划是否完备、对所有相关人员(内外、主客妥善协调、沟通到位、时间进度表详细、没有遗漏(如交通、吃饭、住宿、进场、长途赶来人员的身体状况、协作

2.后台人员、活动组织人员、主持人等比正式活动提前半小时以上进场,检查所有设备物品(话筒音量、灯光装、音响、道具、灯光等工作小组是否已经到位等),演练台词,等等,保证活动有序高效,没有不良状况出现。

3.随时有序安排好座位,避免非合适人员占用好位置,包括主席台、能控制全场的好位置、前排位置等。

4.若条件许可,在人财物的安排上都留有适当余地,以应付改变。比如除了一般分工,还可安排一至数个自由件。若人员充足,也可安排专人作场记,记录全场活动情况,作为以后改进的依据。

5..确保后台前台、贵宾区、场外管理联系通道顺畅,电话手机对讲机齐备、线路通畅。

6.阻止外人进入后台影响工作。

7.提醒相关人员准备好或做好自己的事项(催场)。

8.观察嘉宾、客户、前台人员及相关人员的细微反应或问题,做好细节服务,避免他们有不满意之处及显露问(如端茶递水)。

9.提前做好因准备考虑不周、人员迟到、流程改变、活动随意、活动参与人员的无序及冲突、外人闯场、安全突发状况的应急预案。

10.掌控监测好时间和环境状况。

穿。方案应该是便捷可执行的、有创意的。

责接待并准备好媒体签到台。

体到场的方便性。试驾路线要考虑行车安全性。

,做到卫生整洁、次序井然。

加人数和宣传效果。

,做好相关预案。

所存在的问题。

所有相关人员(内外、主客、媒体、上下级等)的服务安排是否赶来人员的身体状况、协作分工等)。

设备物品(话筒音量、灯光明暗等)、场地布置、人员状况(服高效,没有不良状况出现。

好位置、前排位置等。

工,还可安排一至数个自由人,随时补充其他岗位或应付临时事畅。

他们有不满意之处及显露问题,及时满足相关人员的合理要求序及冲突、外人闯场、安全威胁、设备不良、物品丢失等出现的

加人数和宣传效果。

,做好相关预案。

所存在的问题。

所有相关人员(内外、主客、媒体、上下级等)的服务安排是否赶来人员的身体状况、协作分工等)。

设备物品(话筒音量、灯光明暗等)、场地布置、人员状况(服高效,没有不良状况出现。

好位置、前排位置等。

工,还可安排一至数个自由人,随时补充其他岗位或应付临时事畅。

他们有不满意之处及显露问题,及时满足相关人员的合理要求序及冲突、外人闯场、安全威胁、设备不良、物品丢失等出现的

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