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采购与付款管理制度

采购与付款管理制度

第一章总则

第一条为了加强对采购与付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,根据《中华人民共和国会计法》和财政部《企业内部控制基本规范》等法律法规,制定本管理制度。

第二条本规范适用于公司所有外购物资或接受劳务的采购与付款,包括原材料、配套(外协)件等。

第三条各物资采购采购部门可根据本制度,结合本部门业务特点和管理要求建立适合的管理办法,并组织实施。

第四条各部门负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章岗位分工与授权批准

第五条相关部门要明确相关岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括:

[一]请购与审批;

[二]询价与确定供应商;

[三]采购合同的订立与审核;

[四]采购与验收;

[五]采购、验收与相关记录;

[六]付款审批与付款执行。

公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

计划部:采购计划管理;确定请购物资清单;跟单采购;协助供应商办理验收手续。

成本科:体系优化;签定采购合同;确定采购比例并录入系统;对现结、预付业务办理付款申请手续;小批物资、辅料采购。

品技部:对来货质量进行判定,并出具判定结果。

仓库:打印验收单;根据验收单清点物资;办理物资验收、验退;

财务部:负责月结业务的对帐、付款;审核所有采购发票;对现结、月结付款价格审核;对签批的资金支付申请进行付款。

其他部门:涉及其他物品采购(如办公用品)的,使用部门为经办部门,提

出购买申请,办理付款手续等。财务部对其进行审核监督。

第六条公司各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第七条公司相关部门应当对采购与付款业务建立严格的批准制度,明确审批人对采购与付款业务的批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

第八条审批人应当根据采购与付款业务批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人或上级领导报告。

第九条对于重要和技术性较强的采购业务,应当组织相关部门进行论证,实行集体决策和审批(例如:超过最高库存备货等),防止出现决策失误而造成严重损失。

第十条严禁未经授权的部门或人员办理采购与付款业务。

第十一条各部门应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单[或采购合同]、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章请购与审批控制

第十二条采购人员具有请购权,部门分管副总行使审批权。采购人员根据生产计划安排和各部门实际需用,在考虑合理储备的基础上核算出计划采购数量,填制请购表,由部门负责人审核,交分管副总审批后实施采购。

在销售订单、生产计划或实际需用发生变动时,相关部门必须及时通知采购部门,采购人员必须及时调整采购计划,对正在采购的要调整采购数量,对已采购回厂的,采购部门和相关部门必须对多余部分明确处理办法,避免造成积压。

特殊物资采购须经总经理或公司办公会决定。

第四章采购与验收控制

第十三条采购部门应当根据审批后的请购物资及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式,小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

第十四条成本科应负责市场调研,将供应商的信誉、价格、质量等级、供应量等列表备选;对采购市场价格进行分析,并对价格合理性负责;并将以上情

况和市场情况进行综合,通过比质比价的程序确定供应商。小额零星采购也应由价格部门事先对价格等有关内容进行审查。采购部门对正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质等级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并由专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经采购、质检、技术等部门联合考核后才能进入。企业要制定严格的考核程序和指标,达到标准者才能成为归档供应商。

第十七条采购合同应按合同评审流程进行评审,应对采购合同进行审核,对于审批手续齐全,合同条款符合规定的才同意盖章。

第十八条检验部门或检验人员应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明。

对验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告;有关部门应查明原因,及时处理。

第五章付款控制与流程

第十九条财务部门应当按照《资金管理制度》、和《企业内部控制基本规范》等规定办理采购付款业务。特别要求:严禁办理现金交易,所有交易一律通过银行转帐或银行承兑汇票完成,而且银行转帐仅限于对公转帐,不得转入个人名下帐户。

第二十条财务部门在办理付款业务时,应当对采购发票、入库单相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。对于已支付的款项,必须有收款单位和收款人的收款证明。

第二十一条财务部应根据已经签批的资金付款申请进行付款。

第二十二条财务部门应当加强应付账款和应付票据的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。财务部对于应付账款,应根据资金状况、付款政策,审核采购部门的付款计划后,办理结算与支付。

第二十三条购进的各类物资、材料,原则上实行合同规定时间进行付款,严格控制提前付款。对确需提前付款的物资,由物资部门提出申请报告,财务部门严格审定供货合同或有关凭证后,按照资金审批要求办理手续后,方可办理提前付款。

第二十四条采购人员根据采购计划、供货合同,以及物资验收入库单、发票等单据,填制“资金支付申请单”,即:供货单位名称、开户行、账号、采购员、

或“零星采购”、物资名称、与发票相同的金额和税款及合计,并经部门负责人及有关领导签字后向财务部办理付款手续。

月结资金支付由财务部负责汇总制表,交相关部门及相关领导签字后方可支付款项。

第二十五条财务部对采购人员送来的单据审查无误后,经办人在付款单上签字,然后根据平衡后的资金状况,严格按照合同约定付款条件项下后实行滚动付款”的原则采用汇款、承兑汇票等不同的支付形式进行资金结算。

第二十六条对手续齐备的购进材料(指已收到发票及已验收入库的物资),财务人员应在当月作应付账款挂账处理,付款后直接冲减应付账款。

第二十七条采购的各类物资必须取得国家规定的增值税专用发票。对于确实不能开具增值税专用发票的物资,在定价时要扣除税点后定价。

第六章物资入库与检验流程

第二十八条采购的物资到达后,经办人员应通知品技部进行检验。品保部根据材料质保书或合格证等检验依据,在规定的期限内完成。其检验期限由品技部门与采购部门协定。品技部检验样品后,应及时出具检验报告。

第二十九条采购人员在取得所采购物资的检验报告后,应填制“物资验收入库单”,检验人员应在“物资验收入库单”签字确认”,仓库根据验收入库单办理入库或退货手续。

一、如材料验收不合格,检验人员必须在“材料判定书”上加盖“材料验收不合格专用章”作退货和拒付货款的依据。

二、各物资仓库管理人员根“物资验收入库单”及材料验收的检验报告,对物资进行过磅、点数。如有不符,应及时协调相关人员落实原因。

第三十条各类物资在到达后,要检验合格,办理完入库手续后,按资金管理办法要求进行付款。

付款期限的确认:1、合同要求;2、按发票提交时间。月结厂家在材料入库后按规定时间提交发票的则依据合同时间付款;超出提交发票时间的则以提交发票时间进行计算付款时间。

第三十一条为了保证会计核算质量,要做到认真复核外来原始凭证的真实性、完整性,及其价格、数量、金额与付款相符后及时报账、记账,确保采购物资的足额入库,做到账物相符。

第三十二条对帐:财务部负责与各供应商核对核对往来帐,如有不符,及时查找原因并做出处理,保证双方帐务一致。

第三十三条采购部门应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货

物出库、退货货款回收等做出明确规定。采购部门负责及时收回退货货款。

第七章采购物资的管理及考核

第三十四条材料采购入库后,各物资管理部门要保持材料、物资的完整性,收入、发出要有凭据,做到日清月结,做到账、卡、物三者相符;月底进行盘点、清查,如有盈亏应随时报告。对盘盈、盘亏物资,物资主管部门应写明原因,分清责任,明确责任人后提出处理意见。

第三十五条年终如有材料物资发生盘盈、盘亏、毁损(报废)等情况,须由物资主管部门填写明细资料并交财务部门审核。财务部门汇总后,向公司领导报批,根据核准数作账务处理。

第三十六条对毁损、报废物资,应由物资主管部门牵头,列出相应物资明细、数量、原因等报物资小组,物资小组织品保部、技术等相关部门进行技术鉴定,并出具书面鉴定及处理意见。

第三十七条财务部、配套部要对材料价格认真审核,确保合同、发票、ERP系统三者相符,保证材料成本核算的准确性。

第三十八条在物资采购支款、验收、报销业务中,对工作不认真负责,不按规定的时间报账,造成呆账、死账及因未主动自查造成未达账的人员建议有关部门停发效益工资,在当年内账目报清才予补发,跨年者不予补发。

第三十九条在物资采购、验收、报销业务中,工作极端不负责任,玩忽职守,给公司造成严重经济损失的,由当事人负责赔偿直接经济损失的1%-80%,并报请公司给予相应行政处分。

第四十条在物资管理过程中,工作不负责任,造成物资毁损、遗失、偷盗、报废及盘亏的,由物资管理部门分清责任,明确责任人,由当事人赔偿直接经济损失的50%-100%,并报请公司给予相应的行政处分。

第八章监督检查

第四十一条公司财务部负责对各部门的采购与付款内控管理工作定期或不定期地进行检查。检查人员将对各部门的采购与付款业务内部控制制度是否按规定效执行。

第四十二条采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括:

[一]采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

[二]采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点是大宗采购与付款业务

的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批的行为。

[三]应付账款和预付账款的管理。重点是应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

[四]有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点是凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全,使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三条对在实施过程、或者是在监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节,财务部及各部门应当采取措施,及时加以纠正和完善。

第九章附则

第四十四条本制度由财务部负责解释。

第四十五条本制度自发布之日起施行。

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