成品油采购业务流程制
度格式
LEKIBM standardization office【IBM5AB- LEKIBMK08- LEKIBM2C】
成品油采购业务流程
一、业务目标
1 经营目标
保证适当的库存,满足市场需求。
寻求合理采购价格,降低采购成本。
保证采购的数量和质量。
2 财务目标
保证成品油采购会计记录及其账务处理真实、准确、完
整。
3 合规目标
成品油采购业务符合合同法等国家法律、法规和股份公
司内部规章制度。
二、业务风险
1 经营风险
库存不足、品种或结构不合理导致客户流失。
库存过高,占用资金增加。
外部采购未经授权或授权不当,导致资金损失、采购成
本增加或不必要的商业纠纷。
运输方案不合理导致运杂费增加。
采购的油品与订单不符,导致油品数量超耗、质量差
异。
未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2 财务风险
采购交易没有及时入账,期末发生截止性错误。
没有准确和完整的会计记录。
虚假记录采购交易,导致资产流失。
未按规定进行账务处理,导致账实不符。
3 合规风险
成品油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份
公司内部规章制度的要求,受到处罚,造成损失。
三、业务流程步骤与控制点
1 上报市场需求
省(市)分公司(区外销售公司)根据市场需求及经营
变化,编写年、季、月(度)经营及资源需求计划,由
分管经理审批后,于年前60天、季前50天、月前20
天上报销售大区分公司、油品销售事业部。
油品销售事业部汇总分省(市)的需求计划,综合平衡后
向生产经营管理部上报成品油经营及资源需求计划,并
与其协商拟定生产经营计划。
2 下达配置计划/外部采购计划
根据总裁批准的月度生产经营计划,油品销售事业部制
定石化资源收购计划、供应计划和成品油配置流向计
划,报事业部主管副主任批准下达销售大区分公司和省
(市)分公司(区外销售公司)。省(市)分公司(区外销售公司)
根据资源、市场和库存等情况,经分管经理审批后制定
下达本公司月度资源计划。【ERP】分(子)公司业务
部门按照油品销售事业部下达的配置计划在ERP系统中
维护采购订单。
油品销售事业部每月根据资源平衡情况,制定外部采购
计划,报事业部分管副主任批准下达销售大区分公司和
省(市)分公司(区外销售公司)。省(市)分公司(区外销售公
司)根据下达的外部采购计划,结合本单位库存情况制定
本区域外部采购计划,报省(市)分公司(区外销售公司)经
理批准下达。【ERP】分(子)公司财务部门根据批准
的预算指标在ERP系统中对采购基金中心的承诺项目进
行维护和下达。
3 内部采购
销售大区分公司根据油品销售事业部下达的配置流向计
划安排运输计划,如需调整运输计划,业务部门分管负
责人在授权内批准后下达执行,超出授权报分管经理审
批后下达执行。
销售大区分公司负责组织一次运输并通知驻厂办事处安排炼化分(子)公司发货。资源出厂后,大区驻厂办事处通
知省(市)分公司(区外销售公司)业务部门有关发货的数
量、时间和到站(港),省(市)分公司(区外销售公司)收到
发货通知后,向仓储部门发出收货通知单。
4 外部采购
各级业务部门跟踪了解市场变化情况,适时编制市场价
格材料,报部门负责人和本分(子)公司分管经理,作为
确定外部采购价格的依据。
大区统一外部采购:销售大区分公司根据油品销售事业
部下达的外部采购计划,合同签订人按规定权限签订购
销合同,衔接具体的价格、数量和品种,落实到港
(站)。
省(市)分公司(区外销售公司)外部采购:根据外部采购计
划,业务部门建议采购价格,填写外部采购申请表,报
分管副经理审批。需预付货款的,由业务部门组织对外
部供应商信用情况进行评价。按照法律事务部审定的标
准合同文本,合同签订人按规定权限与外部供应商签订采
购合同(明确交货方式、地点、时间、价格、数量、承付
方式、损耗率、违约责任等),并通知仓储、财务等部
门。
【ERP】业务部门根据采购合同在ERP系统中维护采购
订单。
5 油库验收并办理入库手续
油库工作人员核对成品油的品种、数量和内容是否与收
货通知单一致,做好收货及后续工作。
收货前由质检人员对油品进行质量检验,出具油品质量
合格报告。出现质量问题或品种差异,查清原因报省
(市)分公司(区外销售公司),由相关部门提出处理意
见,报分管经理批准后处理。
【ERP】卸油前,油库经办人员核对成品油收货通知单的
品种、数量等与ERP系统采购订单(内向交货)是否
一致。
油品计量验收合格后,仓库保管人员凭质量合格报告、
计量报告、收货通知单办理入库,并签发入库单,油库
接卸人员按要求做好收货作业,填写收货作业台账。
油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编
号,并由经办人和复核人签字,存档并送相关部门。【ERP】在系统中录入相关计量数据办理入库,并打印系统生成的入库单。
卸油前后,油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的
计量。计算实际收油数量,填写《油罐动态分户账》和《油品运输超耗(溢余)通知单》。
出现运输超损耗问题,按规定填写《罐车验收及复测记
录》,查清原因报省(市)分公司(区外销售公司),由相
关部门提出处理意见,报分管经理批准后处理。
从外部单位油库的汽车发油台自行提油的,油品经抽检合格后可直接配送加油站或终端用户。直接配送加油站的油
品接卸验收按照《成品油零售管理业务流程》控制点执
行。直接配送终端用户的油品接卸验收按照《成品油直
销及分销业务流程》控制点执行。
6 内部/外部采购付款
内部采购付款:销售大区分公司收到炼化分(子)公司
增值税发票清单的传真件,复核无误后5日内付款。省
(市)分公司(区外销售公司)收到销售大区分公司付款通
知,复核无误后10日内付款。内部结算均须通过中国
石化财务有限责任公司。
外部采购付款:外部采购油品确认到货和收到发票后,
由各级业务经办人填写付款申请,按规定权限逐级审批
后,统一付款。
外部采购油品需要预付货款时,各级业务部门在签订合
同前应核查供应商的信用情况,由业务部门填制预付货
款申请单,经其负责人审核后交财务部门审核,按规定权
限报批后统一付款。
7 财务记账
各级财务人员对应付凭证的相关原始票据(发票、入库
单、付款通知书、外采合同等)进行审核,确认票据合
法、信息完整后进行账务处理,由不相容岗位人员对凭
证进行稽核。【ERP】财务人员在系统内进行发票校
验。
各级财务和相关业务部门至少每月核对预付货款和应付
货款,确保金额准确无误。业务部门检查油品的在途情
况,经本部门负责人审核后报财务部门。
省(市)分公司(区外销售公司)财务部门与销售大区分公司
和炼化分(子)公司及外部供应商至少每月进行对账。
8 经营活动分析
各级业务部门至少每月检查外部采购合同履行和验收情
况。合同执行完毕及时核销。发现问题及时查明原因,
由相关部门提出处理意见报分管经理审批后执行。
各级业务部门至少每月汇总分析外部采购油品的数量、
价格情况以及配置资源的运费情况,并提出改善建议。
9 考核评价
油品销售事业部每月对各级分(子)公司成品油外采业务进行分析考核,并25日前通知各分(子)公司。
四、相关制度目录 (制度后标号为《内控手册配套规章制度汇
编》目录索引号 )
1 关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则
(试行)》和《中国石油化工股份有限公司授权委托管
理办法(试行)》的通知(石化股份法2003]419号)--
--1.12.1
2 关于印发《中国石油化工股份有限公司成品油资源管理办
法》的通知(石化股份销 [2004]362号) --
--1.14.1
3 关于印发《销售企业外采油品质量管理指导意见(暂
行)》的通知(石化股份销质[2006]235号)----2.14.7