采购业务流程及管理制度(1)
采购业务流程及管理制度
一、货品采购：由货品主管办理、批准、采购。
1、对于大批量的货品采购（暂定为十万元），须由主管业务负责人审核批准后方可采购。
2、长期报价采购，对于经常采购的供应商厂家，商定长期订购、价格优惠、付款优惠政策，并签订一年以上采购优惠合同。
3、未经公司主管业务负责人书面同意，不得私自变更、替换现有货品供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。
4、询价、议价结束后，需公司主管业务负责人书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由经办人负全责。
5、采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。
6、适逢节假日等大宗采购合同签订由主管业务负责人及公司指定负责人共同审批书面申请后，方可执行。
7、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
8、货品主管接到各柜组货品申请单”后应依各柜组需求时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，并将结
果书面提交审核、监督人员签字后方可定价。
9、货品主管收到经审核、监督批准的“柜组货品采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以QQ、电子邮件或传真的方式确定交货(到货)日期。
10、若属分批交货者，货品主管应在“柜组货品采购单”上署名“分批交货”以供识别。
二、采购付款：付款、收货。
1、货品主管在采购过程中，需预付货款时，应在申请付款单一式三联上注明预付货款，该批货品为哪个柜组订购，并附采购合同或供应商采购协议复印文本，其中需标明货品数量、品类、单价、付款方式、优惠幅度、交货时间、方式等。自己留存一联备查；会计部门留存记账联记账；财务部审核监督留存一联，用以督促监督该批货品及时到达公司，以杜绝货品到达公司后，因业务繁忙、时间延误等原因遗漏后，造成货品不能及时上柜，公司资产滞押的不良后果。
2、货品到达公司后，收货人员应依照实收数量，进行分类整理核对，确认无误后，由货品管理人员到电脑入库人员处办理手续，并出具电脑入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额等）。入库单必须通过货品主管、收货人员签字后，并将记账联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由货品主管或公司主管业务负责人签字审批后，到财务部办理结算付款手续。
3、如收到货品后，有部分货品特殊原因未随该批量货品到达，
需由往来帐会计核算审核后，对未收到货品进行挂账申请处理，并于六日内交与会计进行账务处理。
三、市场价格：比对，
1、货品主管应调查主要货品市场与行情，并建立供应厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
2、货品采购主管应就公司所需要材料，提供市场行情资料，作为货品批准价格的参考。
本办法经董事长批准后实施。
货品主管岗位职责
岗位名称：货品主管
直接上级：公司主管业务负责人
负责对象：货品的采购
工作目标：要求将公司各专柜所需货品保质、保量、安全及时的满足权力与责任：
一、严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；
二、根据销售计划和资金情况，编制采购计划；
三、全面负责公司货品的采购工作；
四、掌握好实际库存和在加工货品的在途情况；
五、合理安排采购顺序，对紧缺货品及需长时间采购的货品应提前安
排采购计划及时购进；
六、对主要货品供应商进行考查；
七、负责签订购货合同；
八、严格执行货品入库审核制度；
九、随时掌握货品市场行情的负责；
十、采购管理制度、采购流程的执行与完善；
十一、考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组
织相关部门进行评估、审查。
十二、按照要求保质保量地组织好货品采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；
十三、负责收集新货品的信息，做好市场分析，对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略；业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购货品按时、按量、保质送达我公司，协调柜台货品销售的有效进行。订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益；
十四、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神；做好下属的管理工作。