采购仓库管理制度及流程

采购、仓库管理制度及流程

一、目的

为了进一步健全企业采购管理制度,规范物资采购流程,提高公司采购效率,明确岗位职责,保证采购工作的正常化、规范化,加强与各部门间的配合,特制订本制度。

二、适用范围

适用于本公司所有采购的物资及耗材品。

三、基本原则

采购就是一项重要、严肃的工作,各级管理人员与采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑质量、价格因素,择优选取。

四、工作程序

（一）采购申请

1、采购之前,申购人应向仓库询问所需物资就是否有库存,以免重复采购。

2、申购部门应至少提前一周进行采购申请。采购较难或需要定做的物资,应酌情提前,给与采购部门充足的采购时间。

3、各部门申购人应依据所需物资的名称、规格、数量、需求日期及注意事项等,填写《采购计划单》(表1),并以每周四下班时间为结点,向行政部发送下一周采购计划,逾期将自动划分为次次周采购计划。

4、物资采购计划单由钉钉系统上报审批流程,经各部门领导审批后由行政部接收,汇总后派专人负责采购,行政部统一保管与发放。

5、物资采购计划单请规范填写,并尽量详尽。填写不规范或漏填的,将退回重新上报。因填写内容不明确或不详尽而造成采购物品与所需不符的,由申购部门自行负责。

6、如因特殊原因出现无法提前计划的紧急申购事项,则由申购部门负责人与行政部负责人直接沟通,并同时填写《紧急申购单》(表2)上报审批流程。

7、若撤销采购,应立即通知采购部门,以免造成不必要的损失。

（二）采购流程

1、采购部门每周五集中汇总全公司下一周物资采购计划,并做好相应工作

安排。

2、采购工作应在相关申购审批流程结束后开始进行;紧急申购可酌情处理。

3、到货后必须严格检查货品数量、质量等就是否符合要求。如不符合,应及时进行退换货处理;符合的货品做好采购台账,并办理入库登记。

（三）采购付款方式

1、采购人员以审批结束的《采购计划单》或《紧急申购单》为依据,到财务部备案后,办理借支采购费用,或通知财务办理汇款手续。

2、借支款项专款专用,不得用于与借款用途无关的开支。如无需开支时,借款人应主动归还财务部门借款,部门负责人及财务部需检查借款的使用。

3、借支采购金额以实际采购发票、收据等为准进行核销。财务部与采购人员做借支核销时,若所借金额大于报销金额,需把多余金额退回财务部,不得以私人借支形式与财务部挂账。

4、若因故无法提前进行采购借支,则需采购人员进行先行垫付,并尽快将发票或收据提交财务部门办理报销手续。

5、由财务部门直接付款的、有订金或滞纳金等形式的分期式付款,需采购人员与财务部门配合,确保付款的及时性与准确性。

（四）入库流程

1、采购物资验收后,仓库管理员需及时与采购人员交接,填写《入库单》(表3),办理物资入库。

2、商品核验无误后,仓库管理员依据入库单及时进行物资登记,更新库存账目,详细记录商品的名称、数量、规格、入库时间、存货单位等,做到帐、货相符。

3、将入库物资放入仓库,保证仓库整洁有序。

（五）领用出库流程

1、领用部门需先填写《领用出库单》(表4),再进行物资领取。

2、为倡导节约节俭,一般的常用物品损耗,需以破旧换新。

3、仓库管理员根据领用单,及时更新《库存台账》(表5)。

（六）采购流程图如下:

五、采购及仓库管理细则

（一）采购经办人行为规范

1、采购人员应严格按照本制度进行采购作业,采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全。

2、采购人员应合法发展与供应商的关系,在执行业务的过程中,要遵守所有适用于业务的法律、法规。

3、采购人员应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂。（二）采购部门职责

1、接收采购计划单后,应优先查瞧库存物资,以库存为优先使用。

2、无法于申购部门需求日期购置完成的,应提前通知申购部门。

3、无固定供应商的物资种类,采购经办人员必须货比三家,综合考虑到货时间、价格、质量、发票等方面,方可进行采购;有固定供应商的,需注意价格变动,保证到货时间。

4、需要外出采购的,应先获得部门负责人同意,并进行外出登记。外出期间禁止从事与采购工作无关的活动。

5、需签订交易合同的,应优先确保公司利益,准确填写交易内容、价格、时间地点、付款方式等相关信息,按公司合同审批流程进行审批上报。审批通过方可进入采购流程。

6、为了节约采购成本与提高采购效率,一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购,寻找供应商并签定年度供应协议,减少紧急采购。

7、公司规定的定期福利性物资采购,无需采购计划申请,但要做好出入库台账。

8、各类物资均应向正规商家采购,原则上要求所有采购物资均应开具发票。实在无法开具发票的,必须有收据。网络采购应保留聊天记录及付款证明。（三）采购经办人职责

1、建立供应商资料台账与价格记录。

2、进行询价、比价、议价及定购作业。

3、所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

4、建立采购台账,做好采购记录。

5、及时与供应商进行发票索要及对账工作。

（四）仓库管理员职责

1、应严格按照流程要求进行出库、入库的办理,并及时、准确维护库存及相关账目。

2、实时监控常用消耗品的库存量,当库存量降到安全库存以下时,及时上报申请补仓。

3、物资的领用,原则上采用先进先出的方式。

4、保证仓库环境卫生、过道畅通,并做好防火、防潮、防盗等安全防范工作,并学会使用灭火器等工具。监督任何人不得在仓库内吸烟。

5、若仓管人员变动,须在盘库后办理交接手续。

（五）库存盘点

1、仓库需根据经管物品重要程度及价值高低设定盘点频度,进行循环盘点。原则上要求所有库存物品每季度至少循环一次。

2、仓库应在财务部的组织下,每年进行一次全面盘点。

3、盘点后及时将实物数据与账面数据进行核对。如有差异应查证原因并及时跟进处理,修正库存。盘点表使用《库存盘点表》(表6)