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Word文字处理技巧

Word文字处理技巧

1. 去除页眉的横线方法两则

在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线,如果这条横线影响你的视觉,这时你可以采用下述的两种方法去掉:用第一种的朋友比较多,即选中页眉的内容后,选取“格式”选项,选取“边框和底纹”,边框设置选项设为“无”,“应用于”处选择“段落”,确定即可。第二种方法更为简单,当设定好页眉的文字后,鼠标移向“样式”框,在“字体选择”框左边,把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”,便可轻松搞定。

2. 在Word中快速选择字体

为了能够快速地选择字体,我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。首先在Word 的工具栏上单击鼠标右键,在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡,再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的Windows 已安装的字体中,选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上,这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。

3. 用Word实现快速隔行删除

先将全文复制Word 中,按Ctrl+A 键全选,再选择“表格”下拉菜单中的“转换/ 文字转换成表格”,在弹出的对话框中,将“列数栏”定为“2 列”,将“文字分隔位置”选为“段落标记”,确定后便出现一个 2 列n 行的表格,再全选表格,右击鼠标“合并单元格”。

4. 清除Word文档中多余的空行

如果Word 文档中有很多空行,用手工逐个删除又太累人,直接打印吧,又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢?我们可以得用Word 自带的替换功能来进行处理。在Word 中打开编辑菜单,单击“替换”,在弹出的“查找和替换”窗口中,单击“高级”按钮,将光标移动到“查找内容”文本框,然后单击“特殊字符”按钮,选取“段落标记”,我们会看到“^p”出现在文本框内,然后再同样输入一个“^p”,在“替换为”文本框中输入“^p”,即用“^p”替换“^p^p”,然后选择“全部替换”,怎么样,多余的空行不见了吧。

5. 同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时,每个文件要逐一保存,既费时又费力,有没有简单的方法呢?在按下Shift键的同时,单击“文件”菜单,大家看,已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令,这可就方便多了。

6. 巧妙设置文档保护

在用Word2000/XP打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐,要暂时离开一下,关闭文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢?执行“工具”菜单中的“保护文档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体”,然后设上密码。怎么样,光标跑到了文件头,任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了,不错吧。等回来时,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一切又正常了。

7. 编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历:在使用Excel、Word编辑长文档时,有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦,还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置,发现鼠标指针变成双箭头,此时按住鼠标左键向下拖动,文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容,在下面编辑区找到需要粘贴的位置,这样你就可以复制内容了,而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

8. 取消“自作聪明”的超级链接

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,如果不小心在网址上按一下,就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能,就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?在Word中单击“工具→自动更正选项”,单击“键入时自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样,以后再输入网址后,就不会转变为超级链接了。

9. 巧设Word启动后的默认文件夹

Word 启动后,默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置,我们可以自定义Word 启动后的默认文件夹,步骤如下:(1) 单击“工具”菜单中“选项”命令,程序将会弹出“选项”的对话框;(2) 在对话框中,选择“文件位置”标签,同时选择“文档”;(3) 单击“更改”按钮,打开“更改位置”对话框,在“查找范围”下拉框中,选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4) 最后单击“确定”按钮,此后Word 的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

10. 在Word中快速输入汉字偏旁部首

作为语文老师,在用Word 编制练习时,常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“符号”标签下,将字体选定为“标准字体”,“子集”选定为“CJK 统一汉字”,你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的,选中你需要的( 如扌、攵、氵等) 偏旁部首,按“插入”按钮就行了。

11. 将Word表格巧妙转换为Excel表格

先打开带表格的Word 文件,接着选中整个表格,先将光标放在表格的任一单元,在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击,整个表格的字会变黑表示全部选中,单击右键,在出现的菜单中选择“复制”;然后打开Excel ,再单击右键,在出现的菜单中选择“选择性粘贴”,在出现的对话框中有6 项菜单可选,选择“文本”并确定就行了。

12. 巧存Word文档中的图片

有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word 文档,想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里,可以按照下面的方法来做:打开该文档,选择“文件”菜单下的“另存为Web 页”,指定一个新的文件名,按下“保存”按钮,你会发现在保存的目录下,多了一个和Web 文件名一样的文件夹。打开该文件夹,你会惊喜地发现,Word 文档中的所有图片,都在这个目录里保存着。

13. 在WordXP中巧输分数

启动WordXP ,选择“插入”菜单下的“域”命令,出现“域”对话框,在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”,“域名”项选中“Eq”,然后单击“域代码”按钮,单击“选项”按钮,在“开关”中选择“\F(,)”,按下“添加到域”,在下面的“域代码”中添加上分子和分母,如EQ\F(1,2) ,连按两次“确定”回到Word 编辑窗口,这样分数制作就完成了。

14. 快速输入大写数字

由于工作需要,经常要输入一些大写的金额数字( 特别是财务人员) ,但由于大写数字笔画大都比较复杂,无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现,利用Word200 0 可以巧妙地完成:首先输入小写数字如“123456”,选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令,接着会出现如图所示的对话框,选择“壹,贰,叁”项,点击“确定”即可,或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。

15. 在Word文档中插入MP3文件

在Word文档插入声音文件,一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”,从“剪贴库”中选取插入。但是,这种方法插入的声音文件只限于W A V和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件,可打开Word文档,把光标移到你要插入声音文件的位置,选择“插入”菜单下的“对象”选项,在打开的“对象”对话框中,选择“由文件创建”活页卡片,点击“浏览”按钮,从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件,并确定。当“浏览”对话框自动关闭后,点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮,稍等一会儿,插入点就会出现MP3文件的图标,双击它即可播放。但必须说明,在此操作之前必须在Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。

16. 在英文状态下快速输入中文标点符号

在输入中文过程中,经常会遇到一些英文单词或句子,此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来,标点符号也成英文的了,输入标点符号时,还要再将输入法转为中文,十分麻烦。有没有简便的方法呢?当然有。Office2000为用户提供了12组输入中文标点符号的快捷键(详见附表),不管在任何输入法状态下(当然包括英文),只需按下快捷键,即可输入中文标点符号,省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是:“,:;?!”等标点符号的中英文方式看似一样,其实是有区别的。

17. 为Word添加小助手

我们在使用Word2000进行文档处理时,经常使用工具栏中的“字数统计”功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息,非常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息,这时可以通过在工具栏上添加“属性”的方法,来快速查看文档的详细信息。

1.单击“工具”菜单,从其下拉菜单中选择“自定义”命令,打开自定义设置窗口。

2.在自定义设置窗口中,选择“命令”项。在其下面的“类别”中选择“控件工具箱”,然后在右边的“命令”中选择“属性”项。

3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在Word 的工具栏上,就出现了“属性”项。

当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时,只要单击工具栏上的“属性”项,那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了,也可以根据自己的需要,添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。

18. 找回Word中的菜单栏

首先,在工具栏右击,在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命令。再单击“命令(C)”选项,然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条,找到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令(D)”列表框中看到我们熟悉的“文件(F)”“编辑(E)”等菜单了。既然找到了,就动手一个个地把它们拖回去吧!当然,这些菜单既然能被拖到菜单栏中去,当然也能把它拖回对话框。

19. Word也能“自动求和”编辑Excel工作表时,相信大家对常用工具栏中的“自动求和”按钮情有独钟。其实,在Word2000/XP的表格中,也可以使用“自动求和”按钮呢!当然,这需要你事先把该按钮请出来,其方法是:

1.在“工具”菜单中,单击“自定义”命令。

2.选择“命令”选项,在“类别”框中,单击“表格”;在“命令”框中,找到并单击“自动求和”,然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。

3.关闭“自定义”对话框。

现在,把插入点置于存放和数的单元格之中,单击常用工具栏中的“自动求和”按钮,则Word将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时,上方求和优先。

20. 预览时可编辑文档

当你使用Word2000/2000的预览功能时,如果还要编辑文档,这时候不必回到视图模式,只

要点一下放大镜图标,这时候就会自动进入编辑模式,你可以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文档非常有用!特别是调整封面、拖动一些表格等。可以边预览,边编辑,既方便又准确。

20.浅谈Word中“分离下划线”

大家知道,在Word中,为字符添加的下划线,默认情况下是紧靠字符下方的。能不能调整一下字

符和下划线之间的距离呢?答案是肯定的。

1.启动Word2003(其它版本请仿照操作),输入字符“分离下划线的制作”。

2.选中“下划线”及前后各一个(多个也可以)字符(即“离下划线的”),按“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头,在随后弹出的快捷菜单中(如图1),选定一种下划线类型(如“双下划线”等),并通过“下划线颜色”菜单,设置好下划线的颜色。

3.选中字符“离”,然后按住Ctrl键,再选中字符“的”(这样操作可以同时选中多处不连续的字符,本操作不支持Word2000及以前的版本),通过下划线颜色选项,将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。

4.选中字符“下划线”,执行“格式→字体”命令,打开“字体”对话框,切换到“字符间距”标签下,按“位置”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“提升”选项,然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的距离,此处为了突出这一效果,设置为30磅),确定返回即可。

21.用word安排会议

1. 安排会议

单击“工具”菜单之“联机协作”。注意:如果此时你的WORD中该菜单文字皆为灰色,那么,对不起,它表示你在安装OFFICE2000时没有装载可选项“MS NetMeeting(微软网络会议程序)”,而此程序却恰恰是本文的主角。请将它安装上。

现在单击“安排会议”选项,系统弹出“会议”对话框。就像我们填过无数次的个人简历一样,你只须对号入座就行了。但对其中几个关键的项目应注意:首先,你只须点击一下“收件人”按钮,并在“选择与会者及资源”的对话框中动动鼠标就行了。另外,那个“这是联机会议”的选项一定要选定,否则到时你可能无法实时收到对方的信息;在“目录服务器”和“组织者的电子邮件地址”栏中,你也要如实填入你所使用的服务器名称和你的Email 地址;最后,还要在“OFFICE文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”——我想还是“私有”最合适吧。一切搞定,单击“发送”

2. 现在开会

单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项,WORD应该弹出“联机会议”工具栏,同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标,两者缺一不可。

现在再右击系统托盘上的“NetMeeting”图标,选择“打开”——怎么样,咱们的“网络会议室”够豪华吧。赶快点击“呼叫”按钮(注意:此时,与点击“联机会议”工具栏上的“呼叫参加人”按钮效果相同,并在弹出窗口中选择相应的服务器,当然还有参加开会的朋友们。单击“呼叫”后你就静待佳音吧。此时,只要是参加进会议的朋友,首先看到的便是你在“安排会议”时所设的共享“OFFICE文档”。

也许性急的朋友现在已经坐不住了,这样的“联机会议”与Web浏览有什么区别啊?微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出(入)。运用起来都非常简单。其中的“聊天室”,只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可,交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异(而“音频视频输出(入)”呢,我因没有家用摄像头而无福消受,只能点点“工具”菜单上的“切换音频和视频”选项解解

眼馋了;倒是一个叫做“白板”的东西让我流连忘返,因为它可以让你发挥无尽的想象,把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来。

3. Web讨论

既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行?单击WORD2000“工具”菜单之“联机协作”之“WEB讨论”项,并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮,现在你就可以痛痛快快地高谈阔论了。注意:在输入讨论之前要确定主题,以便接收方便于查看。

需要说明的是,当你一旦收到或插入了讨论文字,WORD的窗口便会自动分成上下两截,上部是原文,下部是插话。插话的部分也并非全文显示,而是在其右边多出一个“信签”似的图标来表示。

将鼠标移动其上,即可看到讨论主题,而右击该图标,又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。真可谓傻瓜式的操作,精灵般的效果。

22.七种办法减少Word容量

利用Word生成的文档,每页在20KB左右,但看到用记事本生成的文档,相同的内容只有1KB左右,能让Word也减减肥吗?其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word 文档的容量。

1.取消快速保存

当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡,取消“允许快速保存”复选框即可

2.文件另存法

Word在保存DOC文件时,只把后来修改的信息存入,这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用“另存为”命令来保存文件,Word则会重新整理并存盘,如此一来,就可以有效地减小Word文件的容量。

23.隐藏在word汉字里面的玄机

1. 打开word

2. 在word里面敲入汉字“胡”

3. 圈住“胡”字,打开鼠标右键菜单,点击“字体”

4. 在“字体”属性栏里面,改变字体为“隶书”

改变效果为“空心”

改变大小为:初号

5. 关闭字体属性栏,将页面的显示比例设为“500%”,事情还没完呢,如果将字体设为"幼圆",

你再看看!胡万进?何许人也?搜索一下便知~~~~~~~

中国电子信息产业发展研究院综合协调处处长副秘书长:胡万进

中国计算机用户副主编:胡万进

中国电子信息产业发展研究院执行总编:胡万进

“卞扎珐翟”这几个字也同样的结果

24.Word技巧:一次特殊的查找和替换

前不久,领导吩咐我把一些材料整理出来。搞了好几个晚上,终于完工了。把整理好的几十页的材料送给领导审阅,领导很满意。不过,他提了一个小小的要求,就是要求把文中的所有的“第一章”、“第二章”等后面都加上一个顿号。

我心想,这还不简单,查找所有的“章”字,把它替换成“章、”不就行了吗?于是打开文档,进行了一次全面替换,可是,结果并不如我所料,虽然所有的“第一章”、“第二章”都变成了“第一章、”、“第二章、”,可是全文中其他出现的“章”也变成了“章、”。这可怎么办呢?好几十页呀,总不能真要我一个一个地去改吧?

想到Word的强大功能,总觉得应该有办法的。还不错,一会儿功夫,果然找到了好办法。打开“查找和替换”对话框,选择“替换”标签,在“查找内容”中输入“第章”,然后把光标移到两个字之间,单击下方的〔特殊字符〕按钮(如果没有这个按钮的话,单击〔高级〕按钮就会出现),选择“任意字符”(如图1),这时查找的内容就是“第^?章”。接下来,把光标移到“替换为”框中,单击〔特殊字符〕按钮,选择“查找内容”,就会插入“^amp;amp;”,再加上一个顿号,这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了,也就是“^amp;amp;、”,按下〔全部替换〕按钮即可,真是太方便了。

25.巧妙利用Word设置稿件格式

一、我的稿纸我做主

在Word 2003中,我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件,但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色。如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸,但找遍所有的菜单和工具栏,都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮,难道在Word 2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色,不能设置自己的稿纸方式吗?

其实在稿纸创建完毕后,依次选择“视图→页眉和页脚”菜单命令,在弹出的“页眉和页脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁,同时稿纸框线的颜色也变成较深的颜色。将鼠标指针指向稿纸的边框线,当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后,双击鼠标左键,这时Word 2003就会弹出“设置自选图形格式”界面,选择“颜色与线条”选项卡,然后在“线条”项目区中单击“颜色”下拉箭头,从线条颜色列表中选择所需要的稿纸边框颜色。提示:如果你对稿纸还有更高的要求,还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项目。设置完成后单击“确定”按钮,此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了。

下面我们修改稿纸网格线的颜色。将鼠标指针指向稿纸网格线,当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后,双击鼠标左键,打开“设置自选图形格式”对话框,然后在此对话框中进行稿纸网格线颜色的修改操作,此外还可以对风格的填充颜色进行设置。设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。关闭“页眉和页脚”工具栏。

此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了,文档编辑完成后,得到的稿纸效果,是不是很漂亮!

二、在文档末尾自动插入文章字数

写完一篇文章后,我们总希望知道它的字数。在Word中依次选择“工具→字数统计”菜单命令即可实现。但每次都要这样似乎有点麻烦,其实,使用“域”可以轻松完成上述任务。

1. 将光标定位到需要加入字数统计的地方,手工输入有关统计字符的提示信息,如“本文档的总字数为:”。

2. 依次选择“插入→域”菜单命令,打开“域”对话框。在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”,在“域名”列表框中选择“NumWords”。

3. 单击“确定”按钮,关闭所有对话框。此时,当前光标处就会显示出该文档的字数。对文档进行修改后,统计的字数并不会自动改变,只要将光标移到域代码上,待其变为灰色后用鼠标右击,执行“更新域”或按“F9”键,Word就会自动更新该域,显示出修改后的字数。如果你想一劳永逸,可直接打开Word的通用模式,将有关字数统计的域插入该模板文件并保存即可。

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