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物资管理手册(完整版)

物资管理手册

序言

公司自2008年创建至今,秉承“技术,服务,文化立店”企业核心价值观,不懈追求“客户满意度和员工满意度”的企业使命,公司一直稳步发展,致力于为消费者量身打造,创造更加健康美好的生活方式为企业的发展战略目标,从而打造最具竞争力的世纪阳光物资支持体系。古人云“兵马未动,粮草先行”,物资部是公司正常运营的后勤补给站,也是公司控制运营成本的源头。只有做到“物美价廉,及时准确,保障有力”,才能有效提升世纪阳光在同行业的核心竞争力。物资部作为企业的重要组成部分,为了使本部门各项工作流程规范化,制度化,能再有序可循的情况下,使本部门的各项工作协调统一,并加强物资部与其他各门店各部门的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本手册。本部门所有人员及其他部门相关人员均以此为依据开展各项工作。

物资手册目录

一、物资管理规章制度--------------------------- ------------------------3

二、物资部在管理公司中的关系

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三、门店管理人员物资职责分配

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四、仓库物资分类规划

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五、物资管理5s原则

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六、门店物品管理流程

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七、附件:各类表单

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一、物资管理规章制度

物资管理分类制度:

1、物资出入库管理制度

2、物资验收制度

3、物资审批制度

4、物资采购制度

5、物资报损制度

6、物资调拨制度

7、物资安全保管制度

1、物资出入库管理制度

为使公司仓库管理规范化,进出物资保质,保量,提高库存物资使用率,特指定本制度,以加强公司仓储管理。

(一)物资入库

1.供货商将物资送达仓库,仓管员应按照物资部采购下货单中所述,验收物资的数量,质量,规格,符合采购标准方可入库,不合格货物应马上通知物资部.

2.仓管员验收货物要严格把关,有以下情况时可拒绝验收或入库

A)未经公司负责人批准采购的物品

B) 与采购订单不相符的货物

C)与公司采购标准不符合的货物

3、验收合格的物资应按照物品分类标准进行存放,并及时填写《入库单》,完善仓库账本,将相应单据及时上交至物资部。

5.入库货物原则上应当天完成验收入库及单据录入工作,但如当天到货时间较晚,数量较大,无法当日完成的,必须在次日完成.

6、物品经仓管验收入库后,若发生物资质量问题,数量缺少等问题,将按照相应制度,追究仓管责任,并赔偿公司损失。

(二)物资出库

A.门店出库

1. 各门店值班经理应根据本部门实际使用物品数量开具领货单,交给仓管员

2. 仓管员要求严格按领货单执行,不得随意自行更改

3. 确认库存,因别的原因造成物品不足的,发货前或交货后及时开具《申购单》上报物资部

4 领货人在和仓库核对完数量后签字,自行安全负责物品出仓至部门

5 仓管员做好出入帐记录并上交一联领货单到财务

B.总仓出库

1 总仓出库必须按照物资部开据的《调拨单》所述内容,按其种类,数量进行出库。

2,仓库管理员不得利用工作之便,向门店出库物资或借用总仓物资,一经发现,将按照制度,对仓管追究工作失职责任并做相应处罚。

3、总仓物资出库,要及时做帐,做好物资储量工作,物资储量不够时,要及时上报物资部,进行物资采购,做好物资保障工作。

4、总仓没有物资部开据的《调拨单》,物资不得向门店及个人进行出库,若出现物资丢失,数量缺少由仓库管理人员承担相应的责任处罚及赔偿。

2、物资验收管理制度

食品验收:

一、采购的食品原料及成品必须色、香、味、形正常,不采购腐败变质、霉变及其他不符食品安全标准的食品;

二、采购肉类食品必须索取检疫检验合格证明;

三、采购酒类、罐头、饮料、乳制品、调味品等食品,应向供方索取本批次的检验合格证或检验单;采购进口食品必须有中文标识;

四、采购定型包装食品,商标上应有品名、厂名、厂址、生产日期、保存期(保质期)等内容;

五、食品采购入库前应由库管人员进行验收,合格的入库储存,不合格的退回;有严重质量问题的,就地封存,并报告有关部门。

六、所有购进的食品、都应当建立查验登记,如实记录视频原料、食品添加剂等食品相关产品的名称、规格、数量、生产批号、供货者名称及联系方式、进货日期、有效期等内容。查验登记记录必须真实,保存期不少于两年。

其他物资验收:

一、验收必须严格按照物资部的采购订货单上所述内容进行产品材质,规格,数量及质

量标准进行验收

二、对于不符合采购标准的物品一律禁止验收入库,若验收工作没有按照要求,按照公

司制度直接追究当事人责任及处罚。

三、对于供货商私自更换产品及没有按照采购标准制造的物品,验收人可拒绝签收并及

时向物资部反映情况

四、物资在签收后,投放使用过程中发现的任何质量问题,统一反馈到物资部,由物资

部进行物资的调查协调和更换

3、物资审批管理制度

为了明确公司物资采购申请与审批规范,特指定本制度

一、物资采购申请部门分类:

1、仓储部门向物资部申购

仓库管理人员根据仓库库存数量,向物资部提出物资的采购申请,由物资部直接进行物资的采购审批工作。

2、各门店向物资部申购

门店向物资部提出的物资采购申请,由门店总经理审核确认,通过OA办公系统向物资部提出采购调拨申请,物资部根据申请内容进行逐级审批工作。

3、分部门向门店申购

分部门向门店提出部门物资采购申请,由部门经理审核确认,门店总经理审批后,向门店仓库提出请购申请。

4、管理公司向物资部申购

管理公司各部门需要新增物品的采购申请,由部门负责人向物资部提出物品采购申请,物

资部根据申请内容进行逐级审批工作。

二、审批制度

1、管理公司及各门店必须按照审批制度进行物资采购的审批工作,未经审批,不得擅自采购所需物资。

2、物资部要严格按照审批制度,对各门店提出的采购申请,认真审核,逐级审批,并按时完成采购任务。

3、特殊物资的采购申请及审批工作,必须以书面形式进行确认审批工作

4、未通过审批的物资采购申请,物资部要及时向申请发出门店进行回复工作。

4、物资采购管理制度

一、目的

为了提高公司采购效率,有效降低成本,进一步规范物资采购流程,加强与各门店间的配合,特制订此制度

权责

(一)由物资部负责本制度的拟定、修订、宣导、解释、废止及监督执行。

(二)由管理公司对本制度的核准及发布执行。

(三)公司全体员工配合执行并提出改善意见。

二、内容

(一)采购原则

1.采购是一项重要严肃的工作,各级管理人员及采购经办人必须高度重视

2.采购必须坚持“秉公办事,维护公司利益”的原则,并综合考虑价格,质量,要货比三家,择优选取。

(二)物资采购供应途径

1.门店通过向管理公司申购物资,由管理公司物资部进行物资调拨

2.门店自行采购零星用品及紧急物资。

(三)采购方式

1.定点采购:对于消耗大,长期需用且较稳定的物资,有稳定固定的供货途径,进行物资

的采购。

2.非定点采购:价值低或不经常采购的物资,紧急采购或需需要采购员自行采购的物资(四)采购要求

1.采购人员必须确保物资采购供应及时,不得影响现场运营,若因采购不及时对门店运营产生影响的,按照公司相关制度追究当事人责任并做出相应的处罚与赔偿。

2.采购物资要货比三家,采购价格合理,保证物资质量,采购的物资验收质量不合格,采购人员要第一时间进行退换货处理,不得推卸责任。

3.采购物资需按照门店申购要求(规格,材质,质量等),物品采购出现差异时,要及时与需求门店进行沟通协调,以提高采购效率。

4.对于金额较大的采购任务,采购人员要及时与供货方签订采购合同,确保物资采购的效率及物资质量,以防公司利益收到损害。

5.由采购人员工作疏忽,擅自做主,采购物资不合格等情况,使公司利益收到损害时,将

按照公司制度进行处罚与赔偿

6.采购人员不得利用职务之便,私自向门店或个人进行物资采购,必须按照物资部统一分配的采购任务进行物资的采购工作

7.采购人员要遵守良好的职业道德,不得泄露公司相关采购信息及机密

5、物资报损管理制度

为了加强公司财产物品的管理,规范物品的报损和赔偿工作,有效控制物资成本,拟订本制度

一、公司财产物品的范围

1、固定资产:是指使用年限在一年以上的与现场运营有关的机器,机械,运输工具,设施设备,器具,工具等。

2、低值易耗品:是指不能做为固定资产的各种用具物品,保障限产运营的基础物资:办公管理工具,清洁工具,玻璃器皿,纸类用品,项目用品等

3、食品原材料:是指制作食品,饮品的原料,包括调味品,水果,蔬菜等

二、各门店按照公司物品配置,建立物品盘点报表,财务部门应定期和不定期的对公司财产物品进行盘点与抽查,以督促各部门对物品的保管和使用。

三、物资报损是指无法继续使用或者不能保障现场正常运营的固定资产,低值易耗品,食品原材料等物品的损坏。

四、公司所有物品的报损,必须通过现场管理人员上交《物品报损单》,财务部门审核报损原因,数量,金额,上报门店总经理审批后方可报损,对于数量和金额较大(单项价值在

500元以上或者累计价值在2000元以上的物品),需由门店总经理上报管理公司财务中心物资部,查明报损原因,分清责任,物资部审批后,门店方可对报损物品进行处理和更新。

五、物品报损分类及报损流程

1、正常报损(自然损坏)与损耗:是指非人为的质量原因或使用寿命到期的损坏,破裂,非管理不善的变质,鼠咬以及其他不可避免因素造成的损坏。此类物品报损,按照门店正常物品报损流程,上报门店总经理审批即可。

2、不可抗力造成的报损:是指因自然灾害等原因(火灾,水灾,抢劫,无过错责任的被盗等)而导致的财产物品损失。此类物品报损必须通过公安司法部门立案或鉴定并以其书面处理结果为依据,按照公司物品报损流程,上报至管理公司物资部审批。

3、管理不善或工作失误造成的报损:是指由于人为因素所造成的物品损失,此类物品报损,门店需查清报损原因,分清责任及赔偿要求后,按照公司物品报损流程,上报门店总经理处审批即可。

六、公司财产物品报损,未经批准,不得擅自处理。

6、物资调拨制度

为了规范公司总仓与各门店仓库物资的调拨工作,合理有序的调拨物资,特拟订本制度。

一、公司各门店仓库管理人员必须清楚总仓物资种类,按照物资部相关规定进行物资的调

拨工作。

二、各门店必须按照物资部下发文件,每周一进行物资调拨申请,物资部将于每周二进行

物资的配送。

三、总仓与门店仓库的物资调拨,各门店仓库之间的物资调拨,由物资部统一进行调拨工

作,并开据公司调拨单作为凭证。

四、各门店要积极配合物资部物资调配的工作,合理利用公司物资,有效降低公司物资成

本。

五、在调拨工作中,门店签收人员若发现物资部调拨的物资与门店申请不符,或调拨物资

数量,种类等与调拨单所列物资有不符,可以拒绝签收,并上报物资部相关负责人。

六、各门店除了每周定期调拨物资,门店临时紧急调拨的物资,统一由门店总经理向物资

部提出调拨申请,物资部将按照门店申请进行物资的调配工作。

七、门店物资签收人员,在物资到达后,必须与仓管进行交接工作,单据及物资要及时交

给仓库管理人员,进行物资的入库及入账工作。

八、物资调拨的单据一式三联,物资部存根一联,各门店签收一联,财务存根一联,各门

店要妥善保管好调拨单据及做好每月物资调拨的核对工作。

九、为了合理利用公司物资资源,降低公司运营成本,各级仓库可回收利用的物资要及时

上报物资部,由物资部统一对此类物资进行调配工作。

7、物资安全保管制度

为了保证公司物资的存放安全,规范物资的仓库管理工作,有效降低物资损耗,特拟订本制度

一、仓库安全管理原则是“安全第一,预防为主”做好“防火,防汛,防盗”等工作。

二、仓库应定期进行安全检查,实行逐级负责的检查制度及岗位责任制度相结合。定

期检查仓库存在的安全隐患,要及时发现及时处理,并做好相关记录。

三、仓库管理人员每日要做好仓库安全的检查工作,无关人员禁止出入仓库,下班离

岗要做到随时锁门。

四、仓库内禁止吸烟,时刻保持仓库通道的畅通。

五、仓库管理人员要严格按照公司出入库管理规定,进行物品的出入库工作,严禁不

合格产品及危险物品进入仓库。

六、仓库内物品要按照物品分类标准进行摆放,不得随意囤积,垒压,易燃,易爆物

品要分别存放,包装完整。

七、仓库管理人员在发现安全隐患时,要及时上报物资部,在发生安全隐患后,懂得

消防知识及掌握应急逃生方案。

二、物资部在管理公司中的关系

物资管理手册(完整版)

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物资部

南湖总仓

南湖现场仓

采购部

海景总仓

调拔

财务中心

海景现场仓

三、门店管理人员物资职责分配

为了加强门店物资统一管理,门店物资管理体系的建立。加强门店对物资的掌控,促进门店物资日常管理流程的建立。我们将对门店所有管理人员进行物品管理分工,责任到各个管理人员身上,将明确各管理人员对门店、部门、岗位、员工的具体职责的规定。(一)、店总

负责门店所有物资的管控及及制定物资管理计划,推动物品管理流程的执行。执行物资部制定的物品管理计划及规章制度的要求,制定各部门物资管理计划及过程的实施。全面掌控门店内物资的数据,并对各数据进行汇总并分析。针对不足的地方进行制定行动计划,并追踪跟进计划的实施。

(二)、店助

1、协助店总对门店所有物资的管理,传达物资管理制度及相关规定

2、对现场所有物资进行监管

3、对物资管理不旦的相关责任人进行物资管理处罚

4、不定期对各部门进行物资的检查及追踪

(三)、经理(服务部经理、前厅部经理、客户关系部经理)/厨师长

1、传达物资管理制度及处罚规定

2、每日检查部门内物资管理表单完成情况及未完成的责任人给予对应处罚

3、每周对部门内物资设备及物资金额大于100以上的物品进行核查,若发现破损及丢

失,立即应找出问题的原因。如自然破损应向店总及物资部申请破损处理等情况;

4、每月对部门物资进行盘点工作,按照物资部下发的表单进行填写及数据的汇总,将数

据差异大的物品进行分析,并进入门店的分摊处理。

5、对部门内的管理人员进行物资分工,明确规定部门内管理人员具体的物品管理职责及

处罚规定。

(四)、主任/储干

1、传达物资管理制度及处罚规定

2、根据部门经理分配的物资管理责任,进行现场实时管理

3、根据物资部的物品管理要求传达到各岗位员工的身上,确保各岗位的员工清晰了解岗

位物品管理职责及处罚规定

4、每日对各岗位表单完成情况进行检查,及时处理未完成的表单数据的填写。确保部门

员工不被部门经理或相关人员处罚。

5、检查每班次物资的使用情况及破损管理,确保各班次物资做到不丢失、不失窃、不乱

用。

6、每班次对岗位物资管理不旦的情况进行整改,并在班前会时强调物资管理的重要性,

确保不会再次发生类似情况。

(五)、仓管员

1、准确地做好物资进出仓库的帐务工作。

2、严格按照物资的验收要求做好物资验收工作。

3、不合格的物资坚决不予验收。

4、认真做好仓库月报、季报、年报表工作。

5、认真做好仓库物资的分类摆放和保管工作。

6、认真做好仓库安全防范及仓库卫生工作。

7、认真做好仓库发料工作。发料原则:凭现场主管签名的领料单进行发放;物品必须送至仓库门口交接(重物品除外);做好先进先出的原则,旧废料根据实际情况合理利用。8、认真做好退料工作。退料原则:不合要求材料及时通知采购员退回供货商并报财务;现场的剩余物品及时回收仓库保管。

9、认真做好现场物品使用的监控工作。避免重复领料和材料浪费。

10、完整、及时传递各种原始单据,并按要求提交财务归档管理;

11、严格控制库存,优化库存管理有责任提出仓库管理的合理建议。

12、认真配合现场做好各项物品管理和保护工作。

13、做好出入数据的整理及存档

(六)、门店现场物资管理员

1、配合物资部对现场物资的进行管控

2、配合执行物资部对现场仓的规划及分类工作

3、对物资部制定的物资管理流程进行各环节的执行及监督

4、对现场物资管理的所有表单进行追踪执行

5、对现场物资使用的物资量进行管控

6、根据物资部规定的相关制定及流程对现场物资管理不旦的行为进行事实收集

7、对现场各岗位员工物资使用程序进行指导

8、每月、每周对现场的物资进行分类盘点工作

9、对现场物资的差异进行分析及制定相关行动计划

10、协助仓库对现场物资破损的处理

11、负责现场物资的领料工作、及现场领料后的配发工作

12、对现场各部门领料单进行汇总,计算出日、周、月各类物资领料数据的统计

13、做好现场数据的收集、整理、分析,易耗品、布草及器皿使用量表、差异量表、破损量表

四、仓库物资分类规划

物资储存规划是仓库作业过程空间组织的重要内容之一,也是优化仓库作业空间组织的先决条件。物资储存规划得是否合理、对仓库作业活动的各项经济技术指标具有很大的影

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