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施工企业物资管理标准化手册

物资管理标准化手册

(第一版)

目录

编制说明

遵照工程局关于推进《项目管理实施手册》的要求和部署,由公司物资部牵头,在公司相关部门、各区域采购经理、业务骨干的支持与配合下,编制了《物资管理标准化手册》以下简称《手册》。

标准化管理功在当代,利在千秋。推动物资标准化管理工作有着深远的历史意义,自1998年进京开始,北京公司物资部便开始标准化管理的探索,经过多年的努力,已形成了较为完善的标准化管理体系,并取得阶段性成果。

随着中建集团“专业化、区域化、标准化、信息化、国际化”战略实施的深入,标准化管理已经从基础管理上升到战略管理层面,传统的管理模式已不能适应现代施工企业管理要求,作为施工企业基础性管理中最核心的物资管理工作,其标准化管理的推动显得尤为重要。

本手册总共25个章节,在《项目管理实施手册》的基础上,总结并提炼优秀管理经验,对项目物资管理重点环节进行标准化重组,形成管理闭环。旨在加强企业对项目的综合管控能力,以及服务水平,手册确定并形成了以成本为导向的物资管理模式,全面提升物资管理精细化水平。

总则

1目的

贯彻股份公司标准化管理方针,规范物资管理行为,促进公司机关、经理部(区域)、项目物资管理精细化水平。

2适用范围

本手册适用于中建三局(北京)物资部、司属各经理部(区域)、各项目。

3相关文件

《中建三局北京公司物资部标准化制度》

4组织机构(组织机构图)

5手册的使用与修订

本手册发至各经理部(区域)、各项目部。是企业内部文件,非经允许,不能复制、赠送。人员离职,应将手册交回物资部。本手册的解释由物资部负责。根据需要进行修订或换版。

第一章项目启动与投标管理

1主要材料需求

收到招标文件后,公司物资部分解由商务部门提供的材料清单,确定该项目主要物资需求量,形成《招标项目主材需求汇总表》(WZB-001)

2人员定岗定编

由人事部牵头,物资部配合编制《项目材料人员定岗定编标准》

根据项目情况,物资部负责人员配备,由人事部下达《员工调令》。需要调动的相关责任人办理好工作交接手续,形成《工作交接单》(WZB-002),报经理部(区域)、物资部备案。

3市场调研

公司物资部根据项目地理位置、周边环境、市场情况等进行调研,填写《项目周边环境调查表》(WZB-003)

4市场询价

公司负责投标的项目,由物资部信息组负责材料询价,填写由投标相关部门提供的材料报价表。经理部(片区)负责投标项目,由区域采购经理负责材料询价,填写材料报价表,并报公司物资部备案。投标过程报价记录形成《投标项目材料报价表》(WZB-004)(此表由投标相关部门提供)。

5投标总结

无论工程是否中标,投标人填写《项目主要材料投标总结表》(WZB-005)。

6投标交底

如工程中标,公司物资部(经理部(片区))向项目材料负责人进行投标报价交底,填写《项目材料投标交底记录》(WZB-006)

第二章物资策划与实施

1风险识别

经理部(片区)负责人指导项目材料负责人进行项目物资管理风险识别,并建立《项目风险评估表》(WZB-007)

2管理策划

根据商务部门提供的材料预算量,公司规定的损耗控制标准以及生产部门提供的进度计划,由项目物资部部确定《材料需求总计划》(WZB-008).

根据材料需用总计划、工程合同约定和分包管理方式,项目物资部制定《材料采购方案》(WZB-008),明确采购责任方,分析项目风险因素(见《项目风险评估表》(WZB-007)),制定采购成本控制措施。

根据生产管理部门提供的周转料具需用计划、自有资源储备情况和分包合同范围,制订《周转料具采购方案》(WZB-009),明确周转料具来源、分包管理方式,制订损耗控制目标和控制措施。

根据材料采购方案和分包材料涉及质量、安全、技术等要求制订对《分包材料的管理计划》(WZB-010),明确监督管理的材料种类、涉及材料质量安全技术要求等监控要点,制订监控办法。

3创效策划

项目材料负责人根据项目情况,编制创效策划(WZB-011),在施工过程中做好相关记录,形成《物资策划创效台账》(WZB-012)。

4物资策划实施计划

项目部应明确各部门、责任人员在材料管理过程中各项管理职责及流程关系,组织材料和项目相关部门共同落实材料策划的实施工作。

材料负责人编制《物资策划实施计划》(WZB-013)。

5动态调整

项目部材料部门每月对材料策划工作的实施情况进行检查,分析出现的问题,推动实施计划的有效落实。形成《策划动态检查记录》(WZB-014)。

项目实施期间,由于合同范围的调整、设计变更等原因需要调整材料需求总计划或管理方案时,项目部应对策划内容进行调整,并按策划管理程序上报审批。填写《策划调整审批表》(WZB-015)。

第三章临建管理

1临建平面布置

进场后,材料负责人参与临建规划与平面布置,提出可行性建议。

2临建投入方案

配合商务部门进行前期临建投入测算,报公司总经理审批后,公司物资部根据项目临建布置图、图纸、使用时间,确定临建房购置/租赁/调拨方案,组织协调临建房进场。

3成本构成与分析

根据临建成本测算,进行临建成本控制。

临建设施施工完成后由项目材料组编制《项目临建成本统计》(WZB-016)

4 临建房管理台账

由公司物资部根据各项目临建房使用动态过程,填写《临建房管理台账》(WZB-017)

第四章物资计划管理

1计划编制

根据公司材料计划管理办法的相关要求,项目部应设有专职或兼职的材料计划员,负责依据施工图纸,施工组织设计及施工需要,提出材料需用总计划、月度计划及日常计划。

计划内容应包括:项目名称,物资名称,规格型号,计量单位,数量,质量要求,

进场时间,使用部位、计划编制时间填写准确,不得涂抹。计划统计员、材料组长、项目经理三方签字手续应齐全。

材料需用计划分为总计划、月度及日常计划。材料总需用计划必须在项目开工进场后30天内编制完成;每月15号前完成下月材料需求月计划编制;

物资计划在报出的预前时间要考虑计划的执行周期,主材、批量材、安装材料、设备、装饰材料必须有根据月生产进度计划编制的月度物资计划;零星材料、小量材料的计划编制提前2天,至少1天。

计划统计员编制材料需用计划后,如果发生涉及变更等方面原因影响到该计划单材料的种类、数量等问题时,应第一时间告知项目材料组长,材料组长在接到变更通知后,按照项目意见及时处理已进场和未进场的材料。

2计划传递

材料计划由责任工程师编制,使用人签字确认,并上报商务部门审核,项目经理审批。

经审批后,材料员按照计划组织材料进场。

钢筋计划应按要求上报公司物资部钢筋采购负责人。

3计划落实

物资部钢筋采购负责人根据计划安排供应商、送货时间后,填写《已订货通知单》(WZB-039),传递至项目,项目按照已订货通知单安排接货。

4计划预警

项目每月15日向公司物资部报送主材物资进场月度计划,同时于次月20日随月

报表将《主材月进场量与月进场计划对比表》(WZB-040)一同报送公司。

各项目物资部应严格按照月计划量对项目材料进场量进行控制,当月进场量达到月计划量的90%时,项目物资部负责人应第一时间向项目经理及片区物资负责人汇报并预警;当主材进场量达到月计划量时,各项目不得再次通知物资进场,各项目物资负责人也不再具有通知该项主材进场计划的权利。若因特殊原因,某种主材必须追加补充计划,需由项目经理以报告形式说明超量原因、补充计划量报公司物资部分管领导审批同意后方可组织进场。

第五章供应商管理

1供应商资格预审

不在《合格供应商名册》范围内供应商,在参与投标前,应填写《供应商资格预审表》(WZB-086)

2供应商考察与评估

供应商通过考察与评估,进入公司合格供方名册,填写《供应商考察评估表》3供应商分级管理

公司物资部出台相应制度,完善供应商的分级管理制度。

4合格供方名册

合格供应商名册信息更新及时,实现动态管理。

5供应商考核与淘汰

每年年底进行供应商年度考核,对连续3年未合作或有不良合作记录的供应商实

行淘汰处理。

第四章物资采购与合同管理

1采购授权

大宗材料采购实行公司集中采购,公司物资部负责制度建设,并贯彻落实。经理部(区域)、直属项目、远征项目在采购授权范围内采购。

特殊情况,由公司进行采购授权,填写《采购授权委托书》(WZB-018????),委托组织采购。

2组织机构

公司成立招标小组,由材料、财务、法务、商务、技术、项目部等人员组成,由审计室牵头,其常设机构在公司物资部,负责评标、比价、定标事宜。

3招(议)标管理

原则上,材料采购采取招标方式,大宗材料或主要材料按照公司招标流程进行(LC-001)。价格低,批量小的材料,在授权范围,由经理部(片区、项目部)批准,进行阶段性定点采购。采购流程符合公司的招标管理制度。

项目采购授权范围内的材料采购,必须经过项目经理审批。项目建立材料招投标小组,材料组组织招标,项目相关部门参与评标。

经理部(片区)/公司授权采购范围内材料,项目部填写《材料招标采购申请表》(WZB-019),报区域采购经理/物资部经理审核,区域经理/公司经理审批,由区域物资部/公司物资部组织招标。

公司物资部、区域采购经理收到采购权限范围内的材料招标采购申请表后,于计

划要求时间内完成招(议)标事宜。

《材料招标采购申请表》的编制应符合公司相关规定。

公司采购业务负责人、区域采购经理根据招标申请,在《合格供方名册》中选择有同类经历的供应商、项目推荐供应商(按供应商管理办法执行),进行供应商询价及相关服务咨询,填写《物资采购询价表》(WZB-020),确定标底,选择投标入围供应商。

入围供应商如不在《合格供方名册》内,按供应商管理办法执行。

招标在入围的合格供应商中进行,参与投标的供应商应不少于3家。

由公司物资部采购业务负责人、区域采购经理编制招标文件,报招标小组评审,填写《招标文件及合同评审表》(WZB-027)。根据评审意见修改相关内容。

经评审后,发放招标文件,填写《招标文件领取记录》(WZB-028)。供应商交标后,填写《招标文件回收记录》(WZB-029)。

在规定的时间当场开标,招标小组成员签到,填写《开标签到表》(WZB-030),共同参与评标,根据供应商报价填写《材料比价会审表》(WZB-031),和《议标记录》(WZB-032)。按照合理低价原则,确定中标供应商。

招标结果经公司领导审批后,向中标单位发放《中标通知书》(WZB-033),并签订合同。

与供应商签订的合同中应明确种类、规格、数量、质量与检验标准、价格、供货时间、运输责任、结算与付款方式、包装要求,及所需的售后服务等内容,并对项目部进行交底,填写《材料合同交底记录》(WZB-034)。

项目部材料组根据合同要求办理验收结算,供应商开具符合国家及地区要求的等额完税发票,并编制《材料款支付计划》(WZB-035)。

4合同谈判

由招标小组与中标供应商进行合同谈判,填写《合同谈判记录》(WZB-036)

5合同执行

签订合同后,应根据业主收入价、市场询价,合同价进行成本收入分析,填写《材料成本收入分析表》(WZB-036),核算成本降低率。

公司物资部、经理部(区域)负责对签订合同执行情况进行监督,项目每月填写《合同执行情况汇报》(WZB-037)。

原则上,验收额不应超过合同额5%;超过10%,应以报告形式报公司总经理审批,公司物资部向项目进行《合同超量预警》(WZB-038)

对项目安全、质量影响较大物资,签订合同时应上交履约保证金。

第六章物资进场验收检验与出场管理

1材料进场申请

项目部编制《材料进场验收检验计划》(WZB-041),由总工程师批准实施。

供应商、分包商材料进场前,应填写《材料进场申请单》(WZB-042),报项目物资部批准进场。

2材料验收与复核

材料进场验收由现场责任工程师、材料工程师、项目领导、分包材料员共同参与验收,如项目领导因特殊原因不能参与验收,应填写《材料进场复核记录》(WZB-043)。大宗材料、主要材料、劳保安全用品、易燃易爆品、地材等填写《材料进场验收记录》(WZB-044)。对材料材料质量、安全、环境有特殊要求的,应安排专业人员共同参与验收,业主提供或业主控制材料,应通知监理工程师和业主共同参与验收。

材料验收原则上在场内进行,材料验收包括《材料需用计划》、《已订货通知单》、发货单、材质证明与合格证明和其它相关资料。材料员填写《材质登记表》(WZB-045)

项目对需要进行检验的材料应及时通知试验工程师进行现场取样,填写《检测通知单》(WZB-046),未经检验合格不能使用。检验合格后,填写《检测回执单》(WZB-047)

分包材料员应有该单位出示的《授权委托书》(WZB-048)及身份证明。

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